ZAPYTANIE OFERTOWE. I Opis przedmiotu zamówienia: Zleceniobiorca w ramach zaoferowanej ceny zapewni: 1) Zabudowę stoiska wraz z wyposażeniem:

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE W związku z realizacją projektu własnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego pod nazwą "Promocja walorów turystycznych województwa kujawsko-pomorskiego poprzez uczestnictwo w charakterze wystawcy w krajowych i międzynarodowych targach turystycznych oraz promocja produktu markowego województwa kujawsko-pomorskiego", współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata , Osi priorytetowej 5. Wzmocnienie konkurencyjności przedsiębiorstw, Działania 5.5 Promocja i rozwój markowych produktów, Departament Rozwoju Gospodarczego, Certyfikacji i Monitoringu Funduszy Unijnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko- Pomorskiego kieruje zaproszenie do złożenia oferty na zorganizowanie imprezy targowej pn. Targi Regiony Turystyczne NA STYKU KULTUR Łódź odbywającej się w dniach marca 2015r. w Łodzi. Postępowanie nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 907, 984, 1047, 1473 oraz z 2014 r. poz. 423 z późn. zm.) zgodnie z art. 4 pkt 8 ww. ustawy. W targach uczestniczyć będą przedstawiciele Partnerów projektu - tj. Gminy Miasta Toruń, Miasta Bydgoszcz oraz Gminy Miasta Grudziądz. Miejsce odbywania się targów: Hala Expo-Łódź, przy al. Politechniki 4 w Łodzi; Wydarzenie: XXI Targi Regiony Turystyczne NA STYKU KULTUR w Łodzi; Termin: marca 2015r.; Uczestnicy: W imprezie targowej weźmie udział 6 osób pełnoletnich. I Opis przedmiotu zamówienia: Zleceniobiorca w ramach zaoferowanej ceny zapewni: 1) Zabudowę stoiska wraz z wyposażeniem: Opis stoiska: - stoisko o wymiarach 24m 2 (frontowe - otwarte z trzech stron); - 3 lady, po jednej dla każdego z wystawców, plus po dwa krzesła (hokery) dla każdej z lad tj. 6 hokerów; - miejsce na magazyn/zaplecze 4m 2, wyposażony w (zlew, małą lodówkę, regał na materiały, termę), zamykany na klucz, umieszczony na stoisku w taki sposób, aby każdy z Partnerów projektu posiadał równy i swobodny dostęp do magazynu/zaplecza; każda ze ścian magazynu/zaplecza powinna składać się z jednej płyty; - miejsce do rozmów ( jeden stolik i 4 krzesła); - stoisko wyłożone podwójną wykładziną; 1

2 Grafika na stoisku: - grafika z folii na górnych kolorowych fryzach. Logo na fryz stanowić będzie napis visitkujawsko-pomorskie.pl i słoneczko (materiały - logo na grafiki - zostaną udostępnione Zleceniobiorcy przez Zleceniodawcę drogą elektroniczną w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy); - wydruki wielkoformatowe na ladach (materiały zostaną udostępnione Zleceniobiorcy przez Zleceniodawcę drogą elektroniczną w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy); - wydruki wielkoformatowe na ścianach magazynu/zaplecza do zaproponowania przez Zleceniobiorcę w oparciu o linię graficzną oferty turystycznej województwa. Zabudowa podstawowa: Zleceniobiorca w ramach zabudowy podstawowej zobowiązany jest do: a) przygotowania projektu architektonicznego (zabudowa stoiska w 2 rzutach z określeniem jego wysokości, długości i szerokości); b) przygotowania projektu instalacji technicznej i elektrycznej z zaznaczeniem sugerowanego miejsca doprowadzenia przyłącza energetycznego oraz miejsca doprowadzenia przyłącza wodno-kanalizacyjnego; c) zatwierdzenia rysunków technicznych; d) położenia wykładziny i folii ochronnej; e) zapewnienia serwisu technicznego podczas imprezy targowej ; f) ułożenia dwóch warstw płyt umożliwiających rozprowadzenie instalacji elektrycznej; g) zapewnienia tablicy rozdzielczej dla obwodu elektrycznego 0,1-9,0 kw (3x16 A); h) wykonania nietypowych ścian zaplecza; i) wykonania górnego fryzu; j) uiszczenia opłaty dla organizatora targów za infrastrukturę k) wypożyczenia mebli: (1 stół, krzesła białe - łącznie 4 szt. hoker biały - 6 szt., regał magazynowy - na całą ścianę magazynu 1 szt., lodówka mała 1 szt., szafka ze zlewem i termą, szafka kuchenna stojąca 1 szt., wieszak wiszący 1 szt., kosz na śmieci 1 szt. stojak na materiały promocyjne z trzema kieszeniami 1 szt.) Zleceniobiorca zobowiązany jest do zapoznania się z informacjami dla realizatora zabudowy zamieszczonymi na stronie (przepisy techniczne, przeciwpożarowe i BHP). Ponadto, Zleceniobiorca zobowiązany będzie do: - posprzątania stoiska po montażu oraz demontażu (odkurzenia, wywozu śmieci, itp.); - demontażu stoiska; - zamieszczenia na stoisku, w dowolny sposób informacji o współfinansowaniu projektu tj. logotypu Programu Regionalnego Narodowej Strategii Spójności, herbu Województwa Kujawsko-Pomorskiego, godła Unii Europejskiej oraz sformułowania: projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata oraz ze środków budżetu Województwa Kujawsko-Pomorskiego, Miasta Bydgoszcz, Gminy 2

3 Miasta Grudziądz, Miasta Inowrocław, Powiatu Nakielskiego, Miasta Nieszawa, Gminy Miasta Toruń. Logotypy należy pobrać ze strony: %20promocji%20RPO%20WK-P%20obowiazujace.pdf i rozmieścić z zachowaniem odpowiednich parametrów określonych w Załączniku do Strategii Komunikacji: Księdze identyfikacji wizualnej Narodowej Strategii Spójności, która znajduje się pod adresem: %20Strategii%20Spojnosci.pdf). W terminie 14 dni od podpisania umowy Zleceniobiorca przedstawi trzy różne wizualizacje wyglądu stoiska do wyboru przez Zleceniodawcę. Zleceniodawca będzie miał prawo modyfikacji przedstawionych projektów. Okresy montażu, aranżacji i demontażu stoiska: Montaż w dniach r. w godz. 10:00 22: r. w godz. 8:00 22:00 Aranżacja w dniu r. w godz. 8:00 22:00 Demontaż w dniu r. w godz. 16:00 22:00 Zleceniobiorca zobowiązany jest do poniesienia kosztów związanych z pozyskaniem karty wstępu dla ekip budujących stoiska, upoważniającej do wstępu na tereny targowe na okres montażu i demontażu (10,00 zł + 23%VAT) oraz ponieść opłatę manipulacyjną obejmującą koszty zabezpieczenia obiektów targowych, sprzątania oraz koszty eksploatacyjne obiektów podczas montażu i demontażu, w wysokości 10,00 zł/m % VAT zabudowywanej powierzchni. 2) Transport uczestników oraz materiałów promocyjnych na targi: Zleceniobiorca zapewni transport uczestników imprezy (6 osób) jednym busem na trasie Grudziądz Toruń Bydgoszcz Łódź Bydgoszcz Toruń Grudziądz własnym lub udostępnionym przez firmę przewozową busem. Wyjazd nastąpi w dniu poprzedzającym targi tj r., o godzinie wyjazdu oraz miejscach zbiórki Zleceniobiorca poinformuje Zleceniodawcę najpóźniej do dnia r. Zleceniobiorca zapewni transport bagażu uczestników oraz materiałów promocyjnych z miejsc zbiórki do miejsca zakwaterowania i z powrotem, bez narażania na kradzież lub uszkodzenie. 3) Atrakcje na stoisku: a) W dniu 13 marca 2015r. Zleceniobiorca w celach promocyjnych zapewni osobę wypiekającą pierniki, przebraną w średniowieczny strój, zachęcającą do samodzielnego wypieku piernika. Zleceniobiorca na stoisku zorganizuje formy piernikowe, ciasto piernikowe oraz piec do wypieku pierników. Aranżacja stoiska powinna nawiązywać tematycznie do wypieku piernika. Elementami dekoracyjnymi 3

4 powinny być przyprawy piernikowe, miód, tak aby odwiedzający stoisko mieli możliwość dekorowania wypieczonych pierników; b) Zleceniobiorca zobowiązany jest do zapewnienia na stoisku w dniach 14 oraz 15 marca 2015r. w godzinach od do foto budki umożliwiającej wykonanie zdjęć w formacie 10x15, bez limitu w trakcie trwania wynajmu. Foto budka powinna wykonywać trwałe i wysokiej jakości zdjęcia, które będą na miejscu drukowane. Zleceniodawca powinien mieć możliwość personalizacji wyglądu foto budki oraz personalizacji tła zdjęciowego. Zleceniobiorca zapewni możliwość zaprojektowania własnego tekstu (zaproponowanego przez Partnerów projektu Gminę Miasto Grudziądz oraz Miasto Bydgoszcz) na wydrukach zdjęć. Ponadto, Zleceniobiorca po zakończeniu pracy urządzenia przekaże przedstawicielowi Partnera projektu - Gminy Miasta Grudziądz nośnik danych pendrive zawierający wszystkie zdjęcia wykonane przy użyciu sprzętu, przygotuje teledysk video ze wszystkimi wykonanymi zdjęciami i muzyką w tle oraz udostępni przez okres 1 miesiąca galerię internetową chronioną hasłem. 4) Dokumentację: Zleceniobiorca zobowiązany jest do przygotowania pisemnego sprawozdania z przebiegu imprezy targowej, (określającego m.in. liczbę gości targowych, którzy odwiedzili stoisko Województwa Kujawsko-Pomorskiego) wraz z dokumentacją fotograficzną. II. Termin i warunek realizacji zamówienia: 1. W terminie umożliwiającym prezentację oferty turystycznej regionu na Targach - Regiony Turystyczne NA STYKU KULTUR w Łodzi odbywających się w dniach r. Zamówienie należy zrealizować do dnia 12 marca 2015r. 2. Realizacja zamówienia może nastąpić wyłącznie po zaakceptowaniu przez Zleceniodawcę wizualizacji wyglądu stoiska. III. Opis kryteriów, którymi Zleceniodawca będzie kierował się przy wyborze najkorzystniejszej oferty: Przedstawiona oferta będzie przedmiotem oceny, której kryterium stanowi w 100% cena. Informacja o wynikach postępowania zostanie opublikowana na stronie internetowej bip.kujawsko-pomorskie.pl. Po rozstrzygnięciu zapytania ofertowego pomiędzy stronami zostanie zawarta umowa w sprawie udzielenia zamówienia. IV. Modyfikacja treści zapytania ofertowego: W uzasadnionych przypadkach Zleceniodawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić zapytanie ofertowe. W takim przypadku zmienione zapytanie ofertowe zostanie przekazane niezwłocznie tym Zleceniobiorcom, którym przekazano pierwotne zapytanie oraz zostanie podane do publicznej wiadomości. Jeżeli w wyniku zmiany zapytania ofertowego niezbędny będzie dodatkowy czas na przygotowanie nowej oferty lub wprowadzenie zmian w ofercie pierwotnej, Zleceniodawca przedłuży termin składania ofert. 4

5 V. Odstąpienie od wyboru Zleceniobiorcy: Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość odstąpienia od wyboru Zleceniobiorcy bez podawania przyczyn. VI. Miejsce i termin złożenia oferty: Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres j.walecka@kujawsko-pomorskie.pl. Termin złożenia oferty upływa dnia 16 stycznia 2015 r., godz Oferty przesłane po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane. VII. Forma płatności i finansowanie: 1. Ze Zleceniobiorcą zostanie podpisana umowa na realizację wyżej opisanego zamówienia. Zleceniodawca uiści płatność przelewem na rachunek bankowy Zleceniobiorcy w terminie 21 dni od skutecznego doręczenia Zleceniodawcy prawidłowo wystawionej faktury na Województwo Kujawsko-Pomorskie, Plac Teatralny 2, Toruń, NIP Wzór umowy stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania. 2. Realizacja przedmiotu zapytania będzie współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Działania 5.5 Promocja i rozwój markowych produktów, Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w ramach projektu pod nazwą "Promocja walorów turystycznych województwa kujawsko - pomorskiego poprzez uczestnictwo w charakterze wystawcy w krajowych i międzynarodowych targach turystycznych oraz promocja produktu markowego województwa kujawsko - pomorskiego". VIII. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz sposób dokonywania oceny spełnienia tych warunków: O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Zleceniobiorcy, którzy: 1. są uprawnieni do wykonywania określonej działalności; 2. posiadają niezbędną wiedzę, doświadczenie, potencjał techniczny oraz dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; Zleceniobiorca wykaże, że w okresie ostatnich dwóch lat wykonywał co najmniej jedną usługę polegającą na organizacji imprezy targowej o wartości nie niższej niż ,00 zł brutto; 3. znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej prawidłowe i terminowe wykonanie zamówienia; 4. nie otwarto ich likwidacji, ani nie ogłoszono upadłości; 5. nie orzeczono wobec nich zakazu ubiegania się o zamówienie; 6. złożą ważną ofertę w terminie wyznaczonym do składania ofert (formularz ofertowyzałącznik nr 1, Wykaz zrealizowanych zamówień załącznik nr 2) Zleceniodawca dokona spełnienia warunków udziału w postępowaniu poprzez zastosowanie kryterium spełnia nie spełnia, poprzez sprawdzenie, czy oferta została złożona na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania oraz czy zostało załączone oświadczenie Zleceniobiorcy (wykaz zrealizowanych zamówień) stanowiące Załącznik nr 2 (weryfikacja formalna oferty, w tym jej kompletności i zgodności z załączonymi wzorami). Brak któregokolwiek z wymaganych dokumentów lub załączenie ich w niewłaściwej formie lub niezgodnie z określonymi wymaganiami będzie skutkowało wykluczeniem Zleceniobiorcy z udziału w postępowaniu. 5

6 Oferta oraz wszystkie załączniki powinny być podpisane oraz opieczętowane przez osobę/osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Zleceniobiorcy, zgodnie z zasadą reprezentacyjności wynikającą z postanowień odpowiednich przepisów prawnych. Oferta winna być sporządzona w języku polskim na komputerze, maszynie do pisania lub czytelnym pismem ręcznym. Wszystkie zmiany i skreślenia (poprawienia własnej pomyłki) dokonane w ofercie muszą zostać zaparafowane (podpisane) przez Zleceniobiorcę, wraz z pieczątką. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Oferent może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że Zleceniodawca otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty, przed upływem terminu składania ofert. IX. Oferta na przedmiot zapytania powinna zawierać poniższe dokumenty: - ofertę cenową opracowaną zgodnie z zał. nr 1 do zapytania ofertowego; - aktualny odpis z właściwego rejestru lub aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, lub inny odpis aktu założycielskiego spółki; - wykaz zrealizowanych zleceń, niezbędnych do przedstawienia spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia w zakresie realizowanego zadania, w okresie 2 lat przed upływem składania oferty, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu i odbiorców oraz załączenia dokumentu potwierdzającego, że usługi zostały zrealizowane należycie (referencje, protokół odbioru lub inne posiadane przez Wykonawcę dokumenty), zgodnie ze wzorem stanowiącym zał. nr 2 do niniejszego zapytania; X. Kontakt: W przypadku pytań osobą do kontaktu w sprawie przedmiotu zamówienia jest pani Joanna Wałecka, j.walecka@kujawsko-pomorskie.pl, tel. (0-56) XI. Załączniki: 1. Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy; 2. Załącznik nr 2 Wykaz zrealizowanych zamówień; 3. Załącznik nr 3 Wzór umowy. 6