jak w optymalny sposób dostosować się do wdrożenia nowych wymagań organu podatkowego Zyskaj umiejętności zawodowe, dzięki którym prawidłowo zastosujesz nowe przepisy dotyczące JPK i uzyskasz uznanie szefa i współpracowników
Kierownik Grupy Wydawniczej: Ewa Marmurska-Karpińska Wydawca: Norbert Pawlikowski ISBN: 978 83 269 5292 0 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 Skład i łamanie: IGAWA Ireneusz Gawliński Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, 03 918 Warszawa tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10 Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. 3
Spis treści Wstęp 4 Lekcja 1. Terminy, od których podatnicy mają obowiązek przekazywania danych w postaci elektronicznej 5 Lekcja 2. Koszty wdrożenia Jednolitego Pliku Kontrolnego 8 Lekcja 3. Sankcje za nieterminowe złożenie JPK 9 Lekcja 4. Finalna wersja JPK 10 Lekcja 5. Dostosowanie systemu informatycznego 12 Lekcja 6. Zasady ochrony danych osobowych 14 Lekcja 7. Podsumowanie ekursu 18 Wstęp Już od 1 lipca 2016 roku niektórzy podatnicy są zobowiązani do przekazywania danych z ksiąg podatkowych i dowodów księgowych na żądanie organu podatkowego w formie ujednoliconego pliku elektronicznego, czyli tzw. Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Przystępując do wdrożenia JPK należy zaplanować nakłady ekonomiczne przeznaczone na jego implementację oraz upewnić się, za co i w jakiej wysokości grożą kary. Ten kurs to zbiór wiedzy jak w optymalny sposób dostosować się do wdrożenia nowych wymagań organu podatkowego. Po zapoznaniu się z jego treścią zyskasz umiejętności, które będziesz mógł wykorzystać dla rozwoju swojej kariery zawodowej. 4
Lekcja 1. Terminy, od których podatnicy mają obowiązek przekazywania danych w postaci elektronicznej Od lipca 2016 r. duże firmy mają obowiązek przekazywania ksiąg podatkowych organom podatkowym w formie JPK. Ponadto duże przedsiębiorstwa muszą obowiązkowo przesyłać do urzędu skarbowego, co miesiąc informacje o ewidencji VAT w formacie JPK. Po zapoznaniu się z tą lekcją dowiesz się również, jakie są terminy, od których pozostali podatnicy będą mieć obowiązek przekazywania danych w postaci elektronicznej. Zyskasz pewną wiedzę, którą będziesz mógł natychmiast wykorzystać w swojej pracy. Jeszcze podatnicy nie wdrożyli funkcji przesyłania na żądanie organu podatkowego Jednolitego Pliku Kontrolnego w formacie xml, zgodnie ze standardem OECD SAFT 2.0, a już Sejm (13 maja 2016 r.) dokonał kolejnej zmiany ustawy Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw. Zmiany dotyczą obligatoryjnego dostarczania danych organom podatkowym w zakresie prowadzenia ewidencji VAT za okresy miesięczne w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. Powyższe zmiany będą obowiązywać od 1 lipca 2016 r. w odniesieniu do tzw. dużych przedsiębiorców. Dane dotyczące pozostałych struktur niedotyczących prowadzonej ewidencji VAT będą przesyłane jedynie na żądanie organu podatkowego w wyznaczonym terminie wszczęcia kontroli zgodnie z art. 282b. Ordynacja podatkowa z 29 sierpnia 1997 r. tekst jednolity z 8 kwietnia 2015 r. (Dz.U. 2015, poz.613 z późniejszymi zmianami). W wyniku nowelizacji ustawy z 13 maja 2016 r. został dodany art. 82 1b w brzmieniu: 1b. Osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, prowadzące księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych, są zobowiązane, bez wezwania organu podatkowego, do przekazania, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych informacji o prowadzonej ewidencji, o której mowa w art. 109 ust.3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art.193a 2, na zasadach dotyczących przesyłania ksiąg podatkowych lub ich części określonych w przepisach wydanych na podstawie art.193a 3, za okresy miesięczne w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, wskazując miesiąc, którego ta informacja dotyczy. Majowa nowelizacja uporządkowała także sprawę obowiązku przekazywania danych w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej przez mikroprzedsiębiorców. Zmieniono brzmienie art.29 w ustawie z 10 września 2015 r. o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015r. poz.1649) na następujące: Mikroprzedsiębiorcy, mali i średni przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy zmienionej w art. 12 w okresie od dnia 1 lipca 2016 r. do dnia 30 czerwca 2018 r. mogą przekazywać dane w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej o której mowa w art.193a 2. 5
Ustalono nowe obligatoryjne terminy od których podatnicy będą zobowiązani do obowiązkowego okresowego dostarczania danych organom podatkowym w zakresie ewidencji VAT. Duzi przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2015 r. poz. 584 z późniejszymi zmianami), są obowiązani do dostarczania danych za okres od 1 lipca 2016 r. w okresach miesięcznych w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, wskazując miesiąc, którego ta informacja dotyczy. Średni i mali przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2015 r. poz.584 z późniejszymi zmianami), za miesiące, które przypadają od 1 lipca 2016 r. do 31 grudnia 2016 r. nie są obowiązani do przekazywania informacji o których mowa w art. 82 1b za pośrednictwem JPK. Natomiast mikroprzedsiębiorcy za miesiące, które przypadają od 1 lipca 2016 r. do 31 grudnia 2017 r. nie są obowiązani do przekazywania informacji o których mowa w art. 82 1b za pośrednictwem JPK. Nowelizacja dokonała zmian nie tylko w zakresie modelu funkcjonowania JPK w zakresie ewidencji VAT. Z zasady obowiązku przekazywania danych na żądanie organów podatkowych dokonano zmiany na obowiązkowe okresowe dostarczanie danych organom podatkowym. Skrócono także okres dostosowawczy w zakresie przekazywania danych za pośrednictwem JPK obejmujący ewidencję VAT w odniesieniu do średnich i małych podatników o 18 miesięcy, jak również mikroprzedsiębiorców o 6 miesięcy. WAŻNE Średnie i małe przedsiębiorstwa nie powinny zatem zwlekać z podjęciem prac dotyczących wdrożenia Jednolitego Pliku Kontrolnego, aby zdążyć z terminowym wywiązaniem się z obowiązku nałożonego przez organy podatkowe. Na podstawie z art.193a 1 Ordynacji Podatkowej (Dz. U. z 2015 r. poz.1649 z dnia 10 września 2015 r. o zmianie ustawy Ordynacja Podatkowa oraz niektórych innych ustaw) podatnik prowadzący księgi rachunkowe przy użyciu programów komputerowych na żądanie organu podatkowego określonego w art.13 Ordynacji Podatkowej (Dz.U. z 2015r. poz.613 z późniejszymi zmianami) którym stosownie do swojej właściwości jest: 1) Naczelnik urzędu skarbowego, Naczelnik urzędu celnego, 2) Dyrektor izby skarbowej, Dyrektor izby celnej, 3) Minister właściwy do spraw finansów publicznych przekazuje całość lub część ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych zgodnie z finalną wersją struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego udostępnioną przez Ministerstwo Finansów w dniu 9 marca 2016 r. 6
Począwszy od 1 lipca 2016 r. implementacja Jednolitego Pliku Kontrolnego dotyczy podatników, którzy co najmniej w jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych, czyli w 2014 roku oraz 2015 roku: 1) zatrudniali przynajmniej 250 pracowników z wyłączeniem osób przebywających na urlopach macierzyńskich, wychowawczych a także zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego, 2) osiągnęli roczne obroty netto co najmniej 50 mln EURO, lub 3) suma aktywów bilansu przewyższała kwotę 43 mln EURO. UWAGA Od 1 lipca 2018 r. obowiązek będzie dotyczył wszystkich podatników. Przekazywanie dokumentów będzie się odbywało za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu poprzez bramkę Ministerstwa Finansów lub za pośrednictwem nośników zewnętrznych odpowiednio oznakowanych np. pendrive, płyta DVD. Dane będą przekazywane w standardzie XML OECD SAFT 2.0. Z tej lekcji zapamiętaj: 33Od 1 lipca 2016 r., w odniesieniu do tzw. dużych przedsiębiorców obowiązują przepisy w zakresie przekazania całości lub części ksiąg rachunkowych oraz dowodów księgowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w określonej strukturze JPK. 33Natomiast w odniesieniu do małych i średnich przedsiębiorców, w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, nowe przepisy zaczną obowiązywać 1 lipca 2018 r. Jednak w okresie od 1 lipca 2016 r. do 30 czerwca 2018 r. mali i średni przedsiębiorcy mogą przekazywać dane w postaci elektronicznej dobrowolnie. To oznacza, że od 1 lipca 2018 r. praktycznie obowiązek będzie dotyczył wszystkich przedsiębiorców. W następnej lekcji znajdziesz odpowiedź na pytanie jakie są koszty wdrożenia Jednolitego Pliku kontrolnego. 7
Lekcja 2. Koszty wdrożenia Jednolitego Pliku Kontrolnego Przystępując do wdrożenia Jednolitego Pliku Kontrolnego należy zaplanować nakłady ekonomiczne przeznaczone na implementację JPK. Z tej lekcji dowiesz się jakie koszty wiążą się z dostosowaniem firmy do nowych wymagań organu podatkowego. Koszty obejmują między innymi: y szkolenia zewnętrzne przeprowadzane z zakresu JPK, y delegowanie pracowników do nowych zadań lub zatrudnienie nowych osób na czas wdrożenia JPK, y stworzenie grupy projektowej odpowiedzialnej za wdrożenie JPK, y koszty pracy poświęcone na wypracowanie optymalnej metodologii ewidencji faktur zakupowych z uwzględnieniem opisu każdej linii w języku polskim, y koszty pracy poświęcone na mapowanie pól JPK na dane z systemu, uwzględniając prace y nad zmianą dokumentów związanych z Polityką Rachunkowości w przedsiębiorstwie, y koszty dopasowania funkcjonalności JPK przez producentów oprogramowania, y koszty indywidualnych rozwiązań systemowych umożliwiających sprawne raportowanie JPK, y koszty testowania JPK, y wartość nowego oprogramowania, jeśli stare oprogramowanie okaże się zawodne, y koszty czasu pracy wdrożenia nowych zasad zamykania ksiąg w tym tworzenie JPK. Z tej lekcji zapamiętaj: 33Przystępując do wdrożenia Jednolitego Pliku Kontrolnego należy zaplanować nakłady ekonomiczne przeznaczone na implementację JPK. W następnej lekcji poznasz odpowiedź na pytanie czy są przewidziane kary za nieterminowe złożenie JPK. Dowiesz się, co robić, by uniknąć konfliktów z organami podatkowymi. 8
Lekcja 3. Sankcje za nieterminowe złożenie JPK Dodatkowymi kosztami mogą być także sankcje karno-skarbowe. Po zapoznaniu się z tą lekcją dowiesz się jakie sankcje są przewidziane za niezastosowanie się do żądań organu podatkowego. Organ podatkowy jest w pełni umocowany do nakładania sankcji wynikających z art. 262 pkt 2a Ordynacji Podatkowej w postaci kar porządkowych, których maksymalna wysokość może wynosić 2.800 zł. Zwyczajowo wysokość mandatu zależy od sytuacji materialnej sprawcy czynu i wynosi kilkaset złotych. Uporczywe niestosowanie się do żądań organu podatkowego może być uznane za utrudnianie czynności kontrolnych w zakresie czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub skarbowej poprzez udaremnianie lub utrudnianie wykonania czynności służbowych, co stanowi czyn z artykułu 83 ustawy Kodeksu karnego skarbowego kwalifikowane jako przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe. Maksymalna wartość kary to 720 stawek dziennych. Nominalna wartość kary grzywny wynosi od 617 zł do 17.769.600 zł. Z tej lekcji zapamiętaj: 33Organ podatkowy jest w pełni umocowany do nakładania sankcji wynikających z art. 262 pkt 2a Ordynacji Podatkowej w postaci kar porządkowych. 33Za uporczywe niestosowanie się do żądań organu podatkowego kwalifikowane jako przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe. Maksymalna wartość kary to 720 stawek dziennych. W następnej lekcji znajdziesz odpowiedź na pytanie jak wygląda finalna wersja Jednolitego Pliku Kontrolnego. Zyskasz praktyczne umiejętności, dzięki którym prawidłowo zastosujesz nowe przepisy dotyczące kontroli podatników. 9
Lekcja 4. Finalna wersja JPK Tę lekcję poświęciliśmy finalnej wersji Jednolitego Pliku Kontrolnego. Po zapoznaniu się z jej treścią dowiesz się, jakie dane będą zawierać poszczególne struktury. Zyskasz wiedzę, jak stosować w praktyce nowe przepisy dotyczące implementacji JPK. Finalna wersja Jednolitego Pliku Kontrolnego została już udostępniona przez Ministerstwo Finansów. Jest ona tożsama z wersją testową i składa się z 7 struktur. Struktura 1 Księgi Rachunkowe, Struktura 2 Wyciągi bankowe, Struktura 3 Magazyn, Struktura 4 Ewidencja Zakupu i Sprzedaży, Struktura 5 Faktury VAT, Struktura 6 Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów, Struktura 7 Ewidencja przychodów. Struktura Księgi Rachunkowe przedstawia dane dotyczące: y zapisów na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych, y dziennika księgi głównej, y zestawienia obrotów i sald. Jeśli w księdze głównej mamy pozycje zagregowane, a w księdze pomocniczej pojedyncze transakcje wtedy przesyłamy z księgi głównej dane zagregowane, a z księgi pomocniczej pojedyncze transakcje ponieważ ustawodawca dał nam możliwość przesyłania wielu plików. Jeśli w wyniku przejęcia firmy mamy kilka ksiąg głównych, ustawodawca dał analogiczną możliwość przesłania wielu plików, czyli kilku ksiąg głównych. Struktura Wyciągi Bankowe przedstawia dane dotyczące: y wszystkich informacji o przepływach pieniężnych w postaci szczegółowych zapisów z wyciągu bankowego dla rachunków prowadzonych przez przedsiębiorców. Można generować jeden plik dla jednego rachunku, ponieważ ustawodawca dał nam możliwość przesyłania wielu plików. Struktura Magazyn przedstawia dane dotyczące: y materiałów, produktó, półproduktów ze szczegółowością do pojedynczej sztuki, y wydanie wewnętrzne, przesuniecie międzymagazynowe, przyjęcie z zewnątrz, wydanie na zewnątrz. 10
Struktura Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT przedstawia dane dotyczące: y struktura za dany okres ma uzgodnić się z deklaracją VAT 7 przypisaną do tego okresu, y plik musi odpowiadać wszystkim korektom, które zostały złożone do danego okresu, y plik musi uzgadniać się do ostatecznej korekty, dlatego należy zapisywać wersję JPK odzwierciedlające deklaracje VAT-7 i jej kolejne korekty. Ewidencja powinna zawierać informację, czy dana jednostkowa faktura została uwzględniona w danym rozliczeniu, gdzie kwota podatku VAT zawsze powinna być wykazywana w PLN. Struktura Faktury VAT przedstawia dane dotyczące: y struktura za dany okres ma uzgodnić się z deklaracją VAT 7 przypisaną do tego okresu y istnieje wiele pól opcjonalnych, y zawiera faktury sprzedaży, zakupu, faktury korygujące, faktury zaliczkowe oraz w odniesieniu do dokumentów zrównanych z fakturą w tym biletów kolejowych, y szczegółowość zapisu linia faktury. Przekazując dane w postaci JPK możemy ujmować dane z Hurtowni Danych, Excela, Ksiąg Pomocniczych. Istnieje możliwość generowania oddzielnych plików z różnych systemów. WAŻNE Przed przekazaniem danych do Urzędu Skarbowego, Urzędu Kontroli Skarbowej należy dokonać przetestowania danych, które przesyłamy za pośrednictwem Jednolitego Pliku Kontrolnego. Ministerstwo Finansów będzie weryfikowało poprawność JPK na podstawie testów logicznych, merytorycznych, kompletności danych zgodnie z ustawą o rachunkowości i ustaw podatkowych. Wdrożenie jednakowego formatu Jednolitego Pliku Kontrolnego dla wszystkich podmiotów może stanowić ułatwienie podczas audytów rocznych dokonywanych przez audytorów zewnętrznych i wewnętrznych. Przynajmniej częściowa kontrola JPK będzie stanowiła od przyszłego roku zakres audytu. Ważnym aspektem implementacji Jednolitego Pliku Kontrolnego jest ochrona danych osobowych, zachowanie tajemnicy transakcji handlowych, tajemnicy bankowej. Według kontrowersyjnego projektu, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych ma być wyłączony z kontroli nad danymi podatkowymi. Oznaczałoby to brak kontroli zewnętrznej nad przetwarzaniem danych osobowych przekazywanych przez podatników. Kontrowersyjny projekt to projekt ustawy o szczególnych zasadach wykonywania niektórych zadań z zakresu informatyzacji administracji podatkowej i kontroli skarbowej, który w lutym 2016 r. Ministerstwo Finansów opublikowało na stronie internetowej Rządowego Centrum Legislacji. 11
Z tej lekcji zapamiętaj: 33Finalna wersja Jednolitego Pliku Kontrolnego została już udostępniona przez Ministerstwo Finansów. Jest ona tożsama z wersją testową i składa się z 7 struktur. 33Przed przekazaniem danych do Urzędu Skarbowego, Urzędu Kontroli Skarbowej należy dokonać przetestowania danych, które przesyłamy za pośrednictwem Jednolitego Pliku Kontrolnego. W następnej lekcji znajdziesz odpowiedź na pytanie jak dostosować system informatyczny na potrzeby JPK. Zyskasz wiedzę m.in. jakie wymagania techniczne należy spełnić dla informatycznych nośników danych na których księgi mogą być zapisane i przekazywane. Lekcja 5. Dostosowanie systemu informatycznego Zanim na żądanie organu podatkowego wysłany zostanie należy w sposób rzetelny przeprowadzić jego wdrożenie oraz zabezpieczyć go przed dostępem osób niepowołanych. Po zapoznaniu się z tą lekcją dowiesz się m.in. jakie wymagania techniczne należy spełnić dla informatycznych nośników danych na których księgi mogą być zapisane i przekazywane. Przystępując do wdrożenia Jednolitego Pliku Kontrolnego należy dokonać następujących czynności: y Zidentyfikować wszystkie systemy IT pod kątem zawartości danych z perspektywy poszczególnych 7 struktur szczegółowo omówionych w artykule: Finalna wersja Jednolitego Pliku Kontrolnego. Odpowiedzieć na pytanie, czy korzystamy z jednego systemu, wielu systemów zintegrowanych ze sobą, wspomagamy się Excelem, Hurtownią Danych. y Sporządzić listę systemów i przyporządkować do nich dane odpowiadające strukturze Jednolitego Pliku Kontrolnego. Przy tej czynności niezbędna jest współpraca całego zespołu powołanego do wdrożenia Jednolitego Pliku Kontrolnego w tym osób odpowiedzialnych za wprowadzanie danych do księgi głównej, księgowanie wyciągów bankowych, wprowadzanie danych do systemów magazynowych, wprowadzanie danych do rejestru VAT, sporządzanie deklaracji VAT, osób delegowanych z działu IT. y Dokonać mapowania danych z systemów informatycznych do pól określonych w Jednolitym Pliku Kontrolnym oraz przeglądu istniejących w przedsiębiorstwie raportów, które zawierają dane wymagane przez JPK. y Wygenerować wypracować proces raportowania na bazie istniejących danych w wielu systemach, bądź zmodyfikować główny system, jeśli jest ich kilka, udostępnić funkcjonalność JPK przez producentów oprogramowania. y Przetestować przed wysyłką dokumentu należy dokonać testowania merytorycznego, walidacji kompletności danych i zgodności z ustawą o rachunkowości i ustawami podatkowymi. 12
Tak wdrożony JPK jest gotowy do wysyłki na żądanie organu podatkowego. Dokonując przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg przedsiębiorca musi spełniać wymagania techniczne określone dla informatycznych nośników danych, na których księgi mogą być zapisane i przekazywane. Powyższe wymagania są określone w projekcie z 14 marca 2016 r. Rozporządzenia Ministra Finansów: Na podstawie art. 193a 3 ustawy z 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2015r. poz. 613, z późniejszymi zmianami) zarządza się, co następuje: 1 y Księgi mogą być przesyłane za pomocą oprogramowania interfejsowego dostępnego na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. y Księgi przesyłane w sposób, o którym mowa w ust.1, są opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013r. poz. 262 z 2014r. poz. 1662 oraz 2015r. poz. 1893). y Sposób opatrywania ksiąg bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu określa załącznik do rozporządzenia. y Struktura logiczna urzędowego poświadczenia odbioru ksiąg jest udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw publicznych. y Urzędowe poświadczenie odbioru wydane przez elektroniczną skrzynkę podawczą systemu teleinformatycznego administracji podatkowej, po przeprowadzeniu prawidłowej weryfikacji struktury logicznej, poprawności danych, autentyczności ksiąg oraz umocowania do podpisywania tych ksiąg: zapewnia integralność przekazanych ksiąg zgodnie z przepisami ustawy z dnia 17 lutego 2005r. o informacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014r. poz. 1114): stanowi dowód i potwierdza termin przekazania ksiąg. 3 Informatyczne nośniki danych, na których księgi mogą być zapisane i przekazywane, powinny być: y oznakowane w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację; y przystosowane do przenoszenia pomiędzy powszechnie dostępnymi urządzeniami odczytującymi; Informatyczne nośniki danych, o których mowa w ust. powinny zapewniać możliwość wiernego odczytywania danych w urządzeniach produkowanych przez różnych producentów, właściwych dla danego typu nośnika. 13
Z tej lekcji zapamiętaj: 33Dokonując przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg przedsiębiorca musi spełniać wymagania techniczne określone dla informatycznych nośników danych, na których księgi mogą być zapisane i przekazywane. 33Księgi przesyłane w sposób, o którym mowa w ust.1, są opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013r. poz. 262 z 2014r. poz. 1662 oraz 2015r. poz. 1893). W następnej lekcji znajdziesz odpowiedź na pytanie czego dotyczy obowiązek ochrony danych osobowych w przypadku JPK. Lekcja 6. Zasady ochrony danych osobowych Dane wrażliwe dotyczące wynagrodzeń oraz danych osobowych pracowników i współpracowników zarówno z księgi głównej, pomocniczej jak również z wyciągów bankowych stanowiących strukturę Jednolitego Pliku Kontrolnego powinny być przekazywane zgodnie z polityką ochrony danych osobowych. Po zapoznaniu się z tą lekcją zyskasz nowe kompetencje zawodowe z zakresu ochrony danych osobowych w przypadku JPK. Tę wiedzę z pewnością doceni Twój szef oraz współpracownicy. WAŻNE Za nieprzestrzeganie zasad ochrony danych osobowych może grozić karą w wysokości nawet 4% całkowitego rocznego obrotu przedsiębiorstwa. Podatnik prowadzący księgi rachunkowe przy użyciu programów komputerowych na żądanie organu podatkowego musi przekazać całość lub część ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych zgodnie z finalną wersją struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego udostępnioną przez Ministerstwo Finansów w dniu 9 marca 2016 r. Wynika to z art.193 a 1 Ordynacji Podatkowej (Dz. U. z 2015 r. poz.1649 z dnia 10 września 2015 r. o zmianie ustawy Ordynacja Podatkowa oraz niektórych innych ustaw). Organy podatkowe, które mogą wezwać podatnika do przedstawienia dokumentów określone są w art.13 Ordynacji Podatkowej (Dz.U. z 2015 r. poz.613). Może to być: y naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celnego, y dyrektor izby skarbowej, dyrektor izby celnej, y minister właściwy do spraw finansów publicznych. 14
Struktura dotycząca księgi głównej, co do zasady przedstawia następujące dane: y zapisy na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych, y dziennika księgo głównej, y zestawienia obrotów i sald. Jeśli w księdze głównej mamy pozycje zagregowane, a w księdze pomocniczej pojedyncze transakcje, wtedy przesyłamy z księgi głównej dane zagregowane, a z księgi pomocniczej pojedyncze transakcje, ponieważ ustawodawca przewidział możliwość przesyłania wielu plików. Sytuacja jest odmienna w sytuacji przekazywania informacji za pośrednictwem Jednolitego Pliku Kontrolnego w postaci danych wrażliwych dotyczących wynagrodzeń oraz danych osobowych pracowników i współpracowników zarówno z księgi głównej, pomocniczej jak również z wyciągów bankowych stanowiących strukturę Jednolitego Pliku Kontrolnego numer 2. Dane te zgodnie z zapewnieniami uzyskanymi przeze mnie od pracowników Ministerstwa Finansów z zespołu wdrożeniowego JPK powinny być przekazywane zgodnie z polityką ochrony danych osobowych obowiązującą u Administratorów Danych Osobowych, czyli w formie zagregowanej zabezpieczającej interesy pracowników i współpracowników. Ochrona danych osobowych oraz przestrzeganie zasad określonych w ustawie o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2015 r. poz.2135) w odniesieniu do danych wrażliwych przekazanych pracodawcy przez pracowników wynika z art. 22¹Kodeksu Pracy (Dz.U. z 2014 r. poz.1502, 1662 z 2015r. poz.1066, 1224, 1240, 1268, 1735). Zgodnie z cytowanymi przepisami Prawa Pracy art.22¹ 1 Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: 1) imię (imiona) i nazwisko, 2) imiona rodziców, 3) datę urodzenia, 4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), 5) wykształcenie, 6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Zgodnie z 2, pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa w 1, także: y innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, jeśli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, y numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL). 15
Na podstawie 3, udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w 1 i 2. W 4 pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w 1 i 2, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Natomiast 5 w zakresie nieuregulowanym w 1 4 do danych osobowych, o których mowa w tych przepisach, stosuje się na podstawie przepisy o ochronie danych osobowych. Mając na uwadze ryzyko udostępniania danych wrażliwych osobom niepowołanym do przetwarzania danych osobowych, występujące podczas używania przenośnych dysków, pamięci flash, pendrive, płyty CD RW do zapisu danych wrażliwych pracowników oraz współpracowników, należy ograniczyć powyższą formę przetwarzania danych osobowych, w tym w formie pliku JPK. Należy mieć także na uwadze ryzyko finansowe w postaci kar pieniężnych z tytułu działań niezgodnych z ustawą o ochronie danych osobowych oraz konsekwencje wynikające z przyjęcia w dniu 14 kwietnia 2016 r. przez Parlament Europejski pakietu legislacyjnego dotyczącego nowych unijnych ram prawnych ochrony danych osobowych przewidujące między innymi nakładanie administracyjnych kar pieniężnych za nieprzestrzeganie zasad ochrony danych osobowych (nawet w wysokości 4% całkowitego rocznego obrotu przedsiębiorstwa) i ich zdecydowane egzekwowanie. Nowe przepisy dyrektywy mają na celu ochronę osób w związku z przetwarzaniem danych osobowych w zakresie zapobiegania, dochodzenia, wykrywania lub ściągania przestępstw lub wykonywania sankcji karnych. Przekazując jakiekolwiek dane osobowe jednostka gospodarcza musi kierować się zasadami compliance określonymi przez dział prawny. Nowe regulacje będą stosowane bezpośrednio we wszystkich państwach członkowskich UE dwa lata po wejściu w życie rozporządzenia. Z tej lekcji zapamiętaj: 33Dane wrażliwe dotyczące wynagrodzeń oraz danych osobowych pracowników i współpracowników zarówno z księgi głównej, pomocniczej jak również z wyciągów bankowych stanowiących strukturę Jednolitego Pliku Kontrolnego powinny być przekazywane zgodnie z polityką ochrony danych osobowych. 33Za nieprzestrzeganie zasad ochrony danych osobowych może grozić karą w wysokości nawet 4% całkowitego rocznego obrotu przedsiębiorstwa. 33Mając na uwadze ryzyko udostępniania danych wrażliwych osobom niepowołanym do przetwarzania danych osobowych, występujące podczas używania przenośnych dysków, pamięci flash, pendrive, płyty CD RW do zapisu danych wrażliwych pracowników oraz współpracowników, należy ograniczyć powyższą formę przetwarzania danych osobowych, w tym w formie pliku JPK. 16
Następna lekcja będzie podsumowaniem wiedzy zawartej w Twoim kursie Jednolity Plik Kontrolny jak w optymalny sposób dostosować się do wdrożenia nowych wymagań organu podatkowego. Otrzymasz również informacje o dodatkowych materiałach, które przygotowaliśmy dla Ciebie, dotyczących interesujących Cię zagadnień. Podstawa prawna Wprowadzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego jest wynikiem zmiany ustawy Ordynacja Podatkowa (Dz.U. z 1997r., poz. 926 ze zm.) z dnia 10 września 2015r., zwanej zmiana ustawy Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015r., poz.1649), polegającej na nałożeniu na podatników obowiązku przekazywania danych z ksiąg podatkowych i dowodów księgowych na żądanie organu podatkowego w formie ujednoliconego pliku elektronicznego. Zobowiązanie do wdrożenia JPK wynika z: art. 193a 1 Ordynacji Podatkowej: w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w 2 wskazującej rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą, art. 193a 2 Ordynacji Podatkowej: nakazuje, aby struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych z uwzględnieniem możliwości wytworzenia jej z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców oraz automatycznej analizy danych, była dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, art. 193a 3 Ordynacji Podatkowej: Minister Finansów określi, w drodze rozporządzenia, sposób przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych, części tych ksiąg oraz dowodów księgowych w postaci elektronicznej oraz wymagania techniczne dla informatycznych nośników danych, na których księgi, część tych ksiąg oraz dowody księgowe mogą być zapisane i przekazywane, uwzględniając potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności i niezaprzeczalności danych zawartych w księgach oraz potrzebę ich ochrony przed nieuprawnionym dostępem. Barbara Dąbrowska absolwentka studiów MBA, dyrektor ds. finansów i compliance w firmie consultingowej, menedżer w firmie leasingowej należącej do międzynarodowej grupy kapitałowej 17
Lekcja 7. Podsumowanie ekursu Gratulujemy! Zapoznałeś się już z najważniejszymi kwestiami dotyczącymi wdrożenia Jednolitego Pliku Kontrolnego. W trakcie ekursu jak w optymalny sposób dostosować się do wdrożenia nowych wymagań organu podatkowego, w ramach 6 lekcji, otrzymałeś fachowe materiały szkoleniowe, potwierdzone przez naszego eksperta ds. finansów. Zapraszamy do podsumowania wiedzy zawartej w Twoim ekursie: Lekcja 1. Terminy, od których podatnicy mają obowiązek przekazywania danych w postaci elektronicznej Od 1 lipca 2016 r., w odniesieniu do tzw. dużych przedsiębiorców obowiązują przepisy w zakresie przekazania całości lub części ksiąg rachunkowych oraz dowodów księgowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w określonej strukturze JPK. Lekcja 2. Koszty wdrożenia Jednolitego Pliku Kontrolnego Przystępując do wdrożenia Jednolitego Pliku Kontrolnego należy zaplanować nakłady ekonomiczne przeznaczone na implementację JPK. Lekcja 3. Sankcje za nieterminowe złożenie JPK Organ podatkowy jest w pełni umocowany do nakładania sankcji wynikających z art. 262 pkt 2a Ordynacji Podatkowej w postaci kar porządkowych. Lekcja 4. Finalna wersja JPK Finalna wersja Jednolitego Pliku Kontrolnego została już udostępniona przez Ministerstwo Finansów. Jest ona tożsama z wersją testową i składa się z 7 struktur. Lekcja 5. Dostosowanie systemu informatycznego Dokonując przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg przedsiębiorca musi spełniać wymagania techniczne określone dla informatycznych nośników danych, na których księgi mogą być zapisane i przekazywane. Lekcja 6. Zasady ochrony danych osobowych 18
Dane wrażliwe dotyczące wynagrodzeń oraz danych osobowych pracowników i współpracowników zarówno z księgi głównej, pomocniczej jak również z wyciągów bankowych stanowiących strukturę Jednolitego Pliku Kontrolnego powinny być przekazywane zgodnie z polityką ochrony danych osobowych. Dziękujemy za udział w ekursie! Podnoś swoje kwalifikacje z portalem FK. Sprawdź ekursy, które mogą Cię zainteresować: y Rozliczanie VAT bez problemów jak prawidłowo stosować przepisy wprowadzone w 2015 roku y Rozliczanie VAT w transakcjach transgranicznych bez tajemnic zbiór niezbędnej wiedzy podpartej przykładami Udoskonalaj swoje umiejętności zawodowe z portalem FK, by zdobyć wymarzoną pracę. 19
Więcej ekursów o tematyce finansowo-księgowej: www.ewiedzafk.pl/ekursy-11 WF24 ISBN: 978 83 269 5292 0