Załącznik nr 8 do OPZ WIZJA SYSTEMU ELEKTRONICZNEGO ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ Zarządzanie Dokumentami, Sprawami i Aktami
Ta strona została celowo pozostawiona pusta. Strona 2 z 12
OTOCZENIE BIZNESOWE Podstawowym narzędziem organizującym pracę administracji publicznej, na każdym szczeblu, jest dokument 1. Zarówno dokument tradycyjny papierowy, jak i dokument elektroniczny występują w różnorodnych formach. Pisma, notatki, umowy, formularze wniosków, faktury, email, arkusze kalkulacyjne, prezentacje i zapisy audio i video oraz wiele innych, to wszystko przykłady dokumentów. Tak jak w każdej innej domenie działalności człowieka również administracja publiczna w coraz większym stopniu posługuje się dokumentami w postaci elektronicznej oraz korzysta z narzędzi i mechanizmów wsparcia dostarczanych przez systemy i aplikacje teleinformatyczne. Do statutowych zadań administracji publicznej należy obsługa/załatwianie spraw 2 w relacji obywatel i urząd, przedsiębiorca urząd oraz urząd urząd. W trakcie załatwiania sprawy powstają dokumenty, jako nośniki danych i informacji koniecznych do załatwienia sprawy. Załatwiane sprawy muszą być dokumentowane, tzn. utworzone akta sprawy 3 muszą być przechowywane i zabezpieczone we właściwym dla rodzaju sprawy okresie. Sposób i okres przechowywania jest szczegółowo regulowany wieloma aktami prawnymi. W ponad 30-to letniej historii aplikacji wspierających pracę organów administracji zastały wyodrębnione trzy podstawowe zestawy narzędzi i mechanizmów odnoszących się odpowiednio do: Zarządzania Dokumentami, Zarządzania Sprawami, Zarządzania Aktami. 1 Dokument utrwalona informacja lub obiekt traktowane jako jednostka (PN ISO 15489-1:2001) 2 Sprawa zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości (Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (DZ.U. z 2011 r. Nr 14, poz.167) Sprawą - jest każde przedsięwzięcie, transakcja, usługa lub odpowiedź, która jest "otwierana" i "zamykana" w pewnym okresie czasu, aby osiągnąć rozwiązanie problemu, roszczenia, żądania, wniosku, rozwoju lub innej czynności złożonej. Może angażować wiele osób wewnątrz i na zewnątrz organizacji, pozostających w różnych relacjach, jak również wiele dokumentów (za AIIM-Association for Information and Image Management) 3 Akta sprawy informacja utworzona, przejmowana i utrzymywana jako dowód i informacja przez organizację lub osobę zgodnie z zobowiązaniami prawnymi lub transakcjami biznesowymi (PN ISO 15489-1:2001) Strona 3 z 12
W obszarze Zarządzania Dokumentami aplikacja powinna dostarczać narzędzia i mechanizmy wspierające definiowanie, utworzenie i modyfikację, gromadzenie i przechowywanie, wyszukiwanie i udostępnianie oraz publikowanie dokumentów w wielu formatach i na różnych nośnikach, dla możliwie wszystkich typów i rodzajów dokumentów wykorzystywanych w codziennej pracy organów administracji publicznej. Zarządzanie Sprawami angażuje szeroki zakres funkcjonalności. Do najważniejszych należą miedzy innymi Zarządzanie Dokumentami, Zarządzanie Treścią, Zarządzanie Procesami, Procedury Biznesowe, Umożliwienie i Zarządzanie Pracą Grupową oraz Narzędzia Analityczne. Aplikacja musi wspierać prowadzącego sprawę, umożliwiając mu gromadzenie wiedzy informacji i kompetencji innych pracowników wewnątrz i na zewnątrz organizacji niezbędnej dla załatwienia sprawy. Dostarczać narzędzia do wykorzystywania/przetwarzania wiedzy oraz dokumentowania wykonywanych czynności tworząc akta sprawy. Zarządzanie Sprawami to nie tylko zarządzanie procesami. Podstawowe różnice miedzy zarządzaniem sprawami a zarządzaniem procesami to: o Sekwencja czynności załatwienia sprawy jest bardziej nieprzewidywalna i zależy bardziej od wiedzy i kompetencji urzędnika niż kontrolującego proces sytemu czy strumienia procedur biznesowych. o Sprawy zawsze angażują urzędnika, podczas gdy zarządzanie procesem może nie angażować osoby. o Sprawy zawsze angażują dokumenty - treść dokumentów ponieważ na ich podstawie urzędnicy podejmują decyzje, natomiast proces może nie posługiwać się w ogóle dokumentami. o Urzędnicy załatwiając sprawę, decydują jakie czynności/działania są wymagane dla zakończenia/załatwienia sprawy. W procesie biznesowym, system/oprogramowanie dyktuje, jakie czynności zdefiniowane w modelu procesu należy wykonać. o Zarządzanie sprawami dostarcza urzędnikowi elastyczne narzędzia do rozwiązywania powtarzalnych zadań biznesowych. Zarządzanie procesami natomiast koncentruje się na zbudowaniu krok po kroku procedury rozwiązania zadania. o W systemach zarządzania sprawami zadania biznesowe są rozwiązywane przez urzędnika przy pomocy narzędzi i czynności, które nie koniecznie są Strona 4 z 12
o zamodelowane. W zarządzaniu procesami rozwiązanie zadania ściśle realizuje zamodelowaną sekwencję. Po zamknięciu sprawy, akta sprawy są dalej dostępne. W razie potrzeby sprawa może być powtórnie otwarta, jeżeli jest to wymagane. Zarządzanie Aktami to dziedzina zarządzania odpowiedzialna za skuteczną i systematyczną kontrolę wytwarzania, przyjmowania, zachowywania, użytkowania i brakowania akt, w tym za procesy gromadzenia i zachowywania dowodów i informacji prowadzenia działalności (w rozumieniu działalności biznesowej) w formie akt. Akta w jednostkach administracji publicznej to nie tylko akta spraw. Wszelkie dokumenty utworzone w urzędzie, przekazane do urzędu a mające wartość dowodowa prowadzonej działalności, stają się aktami i z mocy regulacji musza myć przechowywane przez określony czas oraz brakowane i niszczone zgodnie z właściwymi uregulowaniami prawnymi 4. Jako dziedzina zarządzania, Zarządzanie Aktami w szczególności elektronicznymi, jest szczegółowo opisana przez wiele dokumentów standaryzacyjnych, z których najważniejszym jest niewątpliwie PN ISO 15489 Informacja i Dokumentacja Zarządzanie Aktami opublikowany przez ISO już w roku 2001. Bardzo ważnym i pomocnym dla budowy i wdrażania systemów zarządzania aktami jest opracowana na zamówienie Komisji Europejskiej Specyfikacja Modułowych Wymagań dla Systemów Zarządzania Aktami MoReq2010 5, opublikowana w roku 2010. Specyfikacja MoReq2010 ma być pełnym, z założenia dającym się przystosować i zastosować (adaptowalnym i aplikowalnym) zestawem wymagań dla systemów aktowych. Specyfikacja proponuje usługowe podejście do budowy systemów zarządzania aktami, definiując zestaw usług podstawowych. Usługi podstawowe mogą być wykorzystywane przez różne typy systemów aktowych. Modułowa budowa i elastyczność definiowanych usług podstawowych ma umożliwiać ich inkorporowanie do wysoce specjalizowanych i dedykowanych aplikacji. 4 Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 167, poz. 1375) 5 http://moreq2010.eu/pdf/moreq2010_vol1_v1_1_en.pdf Strona 5 z 12
Każdy nowo budowany i implementowany system teleinformatyczny wspomagający zarządzanie w administracji publicznej powinien w jak najszerszym zakresie uwzględniać specyfikację wymagań MoReq2010 przede wszystkim, jako bogate źródło doświadczeń zgromadzonych i szeroko stosowanych i wykorzystywanych, nie tylko w systemach dla administracji publicznej, ale również w sektorze prywatnym w Unii Europejskiej i nie tylko. Buduje to znaczny potencjał dla interoperacyjności systemów zgodnych ze specyfikacją MoReq2010. Systemy spełniające wymagania specyfikacji MoReq2010 nie tyko rozumieją swoje encje i procesy, lecz także mogą je eksportować w zestandaryzowanym formacie zrozumiałym przez inny systemy zgodne z MoReq2010. Strona 6 z 12
FUNKCJONALNOŚĆ Cztery główne zestawy podstawowych wymaganych funkcjonalności odnoszą się do wymagań funkcjonalnych i mogą stanowić pierwszy etap budowy sytemu wspomagania procesów decyzyjnych, świadczenia usług na rzecz obywateli i przedsiębiorstw oraz wymiany informacji i dokumentów między jednostkami wszystkich szczebli administracji publicznej. Są to: Repozytorium Treści Centralne Repozytorium Treści umożliwia przechowywanie i udostępnianie wszystkich gromadzonych typów i formatów treści, związków i relacji między poszczególnymi pozycjami i stanowi fundament systemu zarządzania. Podstawowe cechy i możliwości to: Tworzone jest w oparciu o otwarte specyfikacje i standardy. Definiowanie Treści typów dokumentów, spraw, akt ich metadanych i wzajemnych relacji (modelowanie). Zestaw narzędzi umożliwiający pracownikom merytorycznym nie koniecznie informatykom w sposób zrozumiały i przystępny dynamiczne definiowanie nowych rodzajów struktur i ich meta danych. Pełno tekstowe indeksowanie treści repozytorium. Organizacja treści w struktury folderów. Przeglądanie i Wyszukiwanie zawartości repozytorium. Dostępny, przyjazny, graficzny mechanizm budowy, zapamiętywania i wielokrotnego wykorzystywania kwerend repozytorium. Nadawanie i odwoływanie uprawnień do dokumentów, spraw i akt oraz konfigurowalny audyt dostępu. Powinno umożliwiać integrację obsługi uwierzytelniania użytkowników z zewnętrznymi implementacjami usług katalogowych. Reguły oraz Operacje/Akcje. Ta funkcjonalność powinna umożliwiać deklaratywne definiowanie wykonania operacji/akcji, wybranych spośród Strona 7 z 12
zestawu dostępnych, na dodawanym, modyfikowanym lub usuwanym do/w/z repozytorium dokumencie. Wystąpienie zdefiniowanego zdarzenia powoduje automatyczne wykonanie operacji/akcji. Import/export wybranych elementów lub całej treści repozytorium. Powinien umożliwiać kopiowanie obszarów i ich zawartości z jednego repozytorium do innego. To więcej niż proste kopiowanie dodatkowo powinno przenosić wszystkie reguły, przypisane workflow, właściwości i meta dane, odnoszące się do kopiowanego obszaru, API umożliwiające szybkie opracowanie i wdrożenie nowych funkcjonalności oraz integrację z innymi aplikacjami. Opcjonalnie dostępność RESTful API bazujących na HTTP interfejsów do zasobów treści. Implementacja zestawu usług repozytorium CMIS Content Management Interoperability Services. Umożliwia dostęp do zasobów treści w różnych implementacjach repozytoriów, które implementują specyfikację CMIS. Zarządzanie Dokumentami Zarządzanie dokumentami to przede wszystkim obsługa i udostępnianie dokumentów biurowych, ale także wykorzystywanie usług procesowych do tworzenia, opiniowania, zatwierdzania i rozpowszechniania dokumentów. Podstawowe funkcjonalności to m.in.: Generowanie unikalnych globalnych identyfikatorów gromadzonych dokumentów. Usługi biblioteczne przechowywanie i udostępnianie dokumentów, audyt, wersjonowanie, check-in (dokument dostępny do odczytu i edytowania), check-out (dokument dostępny tylko do odczytu). Integracja z będącymi w masowym użytkowaniu pakietami aplikacji biurowych. Strona 8 z 12
Obsługa edytowania metadanych, klasyfikacji, tagowania, przechwytywania metadanych wraz z oryginałem dokumentu, indeksowania. Podgląd online dokumentów gromadzonych w repozytoriom bez względu na format oryginału. Zaawansowane wyszukiwanie i udostępnianie dokumentów (zobacz Repozytorium). W pełni konfigurowalny mechanizm workflow wewnętrznych procesów przetwarzania dokumentów. Usługi Transformowania. Aplikacja musi zapewniać mechanizmy konwersji miedzy różnymi formatami dokumentów i plików. Powinna również umożliwiać w miarę potrzeb definiowanie i dodawanie nowych mechanizmów konwersji. Usługi pracy grupowe m.in. poczta elektroniczna, czat tekstowy i głosowy, grupy dyskusyjne, wydzielona przestrzeń robocza, dokumenty współdzielone, kalendarz i harmonogram grupowy, czy system przepływu pracy. API mają umożliwiać szybkie opracowanie i wdrożenie nowych operacji/akcji oraz innych funkcjonalności w miarę powstających potrzeb z minimalnym nakładem czasu i środków finansowych. Zarządzanie Sprawami Zebranie wszystkich niezbędnych dokumentów i obsługa czasami wielu procesów do załatwienia sprawy, to zadanie złożone i czasochłonne. Narzędzia i mechanizmy zarządzania sprawami mają to zadanie ułatwić i przyspieszyć jego rozwiązanie. Do najważniejszych, które system zarządzania powinien dostarczyć, poza wymaganymi przez repozytorium i aplikacje zarządzania dokumentami i zarządzania aktami, należą: Strona 9 z 12
Utworzenie i obsługa Zespołu: Musi wspierać organizowanie pracy referenta sprawy, a także innych osób zaangażowanych w sprawę (tzw. Zespół). Zespół nie jest zdefiniowany, a jednym z zadań referenta jest identyfikacja osób, które są właściwe dla załatwienia/rozwiązania sprawy. Utworzenie i obsługa Teczki (folderu): Podstawową i fundamentalną koncepcją jest Teczka (folder) sprawy. W teczce gromadzone są wszystkie informacje i artefakty, które mogą być wymagane przez referenta sprawy. Nie ma predefiniowanego zbioru informacji; częścią pracy zespołu jest zlokalizowanie i zebranie informacji niezbędnych dla sprawy i ich umieszczenie w Teczce (folderze). Cele: Aby załatwić sprawę, zespół porozumiewa się co do celów (zadań), planowanych i istniejących harmonogramów wykonywania czynności dla osiągnięcia celów. Żaden z celów nie jest ustalony: dowolny cel może być zmieniony, dodany lub usunięty przez prowadzącego sprawę referenta sprawy. Historia: System utrzymuje informacje o każdej zmianie dotyczącej załatwianej sprawy. Bezpieczeństwo: Referent sprawy kontroluje dostęp do teczki sprawy. Komunikacja: System musi ułatwiać komunikację między członkami zespołu za pośrednictwem wielu kanałów: telefon, e-mail, wiadomości błyskawicznych, konferencji pulpitu i innych technologii. Adaptacyjność: Referent sprawy może otwierając nową sprawę, wykorzystywać struktury poprzednich spraw poprzez jakąś formę kopiowania lub ponownego wykorzystania wcześniejszych spraw, bez potrzeby żadnych specjalnych umiejętności zwłaszcza informatycznych. Z czasem referent spraw będzie mógł dostosować system do własnego stylu pracy, bez konieczności pomocy jakiegokolwiek specjalisty. Strona 10 z 12
Zarządzanie Aktami System Zarządzania Aktami pomaga przechwytywać, przechowywać oraz kontrolować najważniejsze zasoby informacyjne jednostki. Większość z nich zawarta jest w dokumentach wytworzonych lub/i przejętych przez jednostkę. Zasoby informacyjne, które jednostka jest zobowiązana zabezpieczać przechowywać w określonym przedziale czasu są uregulowane odpowiednimi przepisami. Szczegółowy zestaw wymagań funkcjonalnych dla tej klasy systemów/aplikacji zawiera specyfikacja MoReq2010. Specyfikacja została opracowana na zlecenie DLM Forum organizacji zrzeszającej krajowe archiwa państwowe krajów europejskich i sponsorowanej przez Komisje Europejską. Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych reprezentuje Polskę w DLM Forum. Specyfikacja wymienia jako podstawowe następujące usługi, które musi implementować każdy system aktowy system zarządzania aktami zgodny ze specyfikacją MoReq2010: usługa użytkownika i grupy, usługa roli, usługa klasyfikacji, usługa aktowa, usługa metadanych, usługa harmonogramowania brakowania, usługa wstrzymania brakowania, usługa wyszukiwania i raportowania, oraz usługa eksportowania. Każda z usługa, lub zespół usług, definiuje i obsługuje: i opcjonalnie: typy encji dla każdej encji zarządzanej przez usługę lub zestaw; encje zarządzane przez usługę lub zestaw; historię zdarzenia dla usługi lub zestawu; listę kontroli dostępu, metadane kontekstowe (rozszerzenia metadanych dla danej implementacji). Każda usługa lub zestaw usług ma swoje metadane, historię zdarzeń, i listę kontroli dostępu. Strona 11 z 12
ZASTOSOWANE TECHNOLOGIE Otwarte Standardy, Otwarty kod źródłowy, Gotowość do implementacji w chmurze, Dostępne i udokumentowane RESTful API, Wbudowany mechanizm (silnik) Workflow/BPM (zgodny z BPMN 2.0), Praca Grupowa, CMIS Content Management Interoperability Services implementowany przez repozytorium treści. ARCHITEKTURA Aplikacja Web owa - dostępna przez użytkowników w sieci Internet, Web-based klient przeglądarka internetowa, Rozszerzalność/Rozbudowa (scriptable extension), Stosowanie standardów, Modułowość modułowa struktura aplikacji znacznie ułatwia i obniża koszty jej rozbudowy, Niezależność od środowiska - (system operacyjny, baza danych, etc.) Strona 12 z 12