Zapytanie ofertowe nr 6/3.5/POKL/2014

Pabianice, dnia 11.12.2014 roku Zapytanie ofertowe nr 6/3.5/POKL/2014 Dyrektor Powiatowego Ośrodka Doskonalenia Nauczycieli i Doradztwa Metodycznego w Pabianicach w związku z realizacją projektu Nowy system doskonalenia nauczycieli powiatu pabianickiego współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Priorytetu III. Wysoka jakość systemu oświaty, Działania 3.5 Kompleksowe wspomaganie rozwoju szkół Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, kieruje przedmiotowe zapytanie ofertowe w celu wyłonienia Wykonawcy, który zrealizuje usługę cateringu w wyznaczonych przez Zamawiającego miejscu. I. ZAMAWIAJĄCY Powiatowy Ośrodek Doskonalenia Nauczycieli i Doradztwa Metodycznego w Pabianicach 95-200 Pabianice, ul. Kazimierza 8 www.podn-pabianice.pl II. TRYB POSTĘPOWANIA 1. W oparciu o art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2013r. poz. 907 z późn. zmianami) zamówienie poniżej 30 tys. euro netto oraz zgodnie z obowiązującym u Zamawiającego Regulaminem udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej poniżej kwoty 30.000 euro netto. 2. Zapytanie w celu wybrania najkorzystniejszej oferty zostaje umieszczone na stronie internetowej i BIP Zamawiającego. III. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiot zamówienia obejmuje świadczenie usługi cateringu w związku z realizacją projektu pn. Nowy system doskonalenia nauczycieli powiatu pabianickiego realizowanego w ramach Priorytetu III Wysoka jakość systemu oświaty Działanie 3.5. Kompleksowe wspomaganie rozwoju szkół, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Opis przedmiotu zamówienia: 1. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji zamówienia w dwóch odsłonach w trakcie prowadzonych przez Zamawiającego warsztatów i wykładów, bez możliwości składania ofert częściowych: Catering na potrzeby Sieci tematycznych - w postaci serwisu kawowego, Catering na potrzeby RPW - w postaci obiadu i/lub serwisu kawowego. 2. Usługa (przygotowanie, dowóz, podanie i bieżąca obsługa oraz uporządkowanie) będzie realizowana w 28 wskazanych przez Zamawiającego n/w placówkach oświatowych zlokalizowanych na terenie Powiatu Pabianickiego: Przedszkole Miejskie nr 2 w Pabianicach, Przedszkole Miejskie nr 4 w Pabianicach, Przedszkole Miejskie nr 14 w Pabianicach, Przedszkole Miejskie nr 16 w Pabianicach, Szkoła Podstawowa w Dłutowie, Szkoła Podstawowa w Dobroniu, Szkoła Podstawowa nr 5 w Konstantynowie Łódzkim, Szkoła Podstawowa nr 3 w Pabianicach, Szkoła Podstawowa nr 8 w Pabianicach, Szkoła Podstawowa nr 9 w Pabianicach, Szkoła Podstawowa nr 13 w Pabianicach, Szkoła Podstawowa nr 14 w Pabianicach, Szkoła Podstawowa w Bychlewie, Szkoła Podstawowa w Pawlikowicach, Szkoła Podstawowa w Petrykozach, Szkoła Podstawowa w Woli Zaradzyńskiej, Gimnazjum w Piątkowisku, Gimnazjum nr 3 w Pabianicach, Gimnazjum nr 2 w Pabianicach, Gimnazjum w Dłutowie, Gimnazjum w Dobroniu, Gimnazjum nr 1 w Konstantynowie Łódzkim, II Liceum Ogólnokształcące w Pabianicach,

I Liceum Ogólnokształcące w Pabianicach, Technikum w Zespole Szkół Nr 1 w Pabianicach, Technikum w Zespole Szkół Nr 2 w Pabianicach, Technikum w Zespole Szkół Nr 3 w Pabianicach, Liceum Ogólnokształcące w Konstantynowie Łódzkim. oraz w Powiatowym Ośrodku Doskonalenia Nauczycieli i Doradztwa Metodycznego w Pabianicach i w Pedagogicznej Bibliotece Wojewódzkiej im. prof. T. Kotarbińskiego - Filia w Pabianicach. 3. Usługa cateringowa będzie wykonywana - sukcesywnie od dnia podpisania umowy do 30.06.2015 roku, według bieżących potrzeb Zamawiającego. Zamawiający w terminie 5 dni przed każdym spotkaniem powiadomi Wykonawcę o rodzaju spotkania, jego miejscu i liczbie osób w nim uczestniczących oraz zakresie godzinowym świadczenia usługi. 4. Zakres ilościowy świadczonej usługi: 4.1. Catering na potrzeby Sieci tematycznych - 16 razy, na których należy zapewnić serwis kawowy dla maksymalnie 320 osób (16 x 20 osób). 4.2. Catering na potrzeby RPW - 234 razy w podziale: - 26 razy, na których w sumie należy zapewnić obiad oraz serwis kawowy dla maksymalnie 370 osób (2 x 20 osób + 18 x 15 osób + 6 x 10 osób), - 152 razy, na których w sumie należy zapewnić serwis kawowy dla maksymalnie 2345 osób (33 x 20 osób oraz 99 x 15 osób oraz 20 x 10 osób), - 56 razy, na których w sumie należy zapewnić serwis kawowy dla maksymalnie 860 osób. Zamawiający może dokonać ograniczenia faktycznej liczby uczestników, na każdym spotkaniu (a tym samym zmianę szacowanej liczby posiłków (poczęstunków) oraz wynagrodzenia należnego Wykonawcy, wyliczonego na podstawie określonych w ofercie cen jednostkowych i faktycznej liczby osób biorących udział w warsztatach, wykładach). 5. Informacje ogólne: a) W ramach świadczenia usług cateringu Wykonawca zobowiązany jest do: świadczenia usług cateringowych, wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, dostaw półproduktów, produktów i gotowych posiłków w odpowiednich, przeznaczonych do tego celu oraz czystych pojemnikach, zapewniających zabezpieczenie przedmiotu dostawy przed wpływem jakichkolwiek szkodliwych czynników,

przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. nr 171 poz. 1125 ze zm.). b) Wykonawca zobowiązany jest do rozpoczęcia świadczenia usługi w wymaganym zakresie we wskazanym przez Zamawiającego miejscu z min. 15 minutowym wyprzedzeniem przed wskazaną przez Zamawiającego godziną. c) Dania i napoje serwowane będą w naczyniach nie jednorazowego użytku, ceramicznych oraz szklanych nieuszkodzonych (np. niewyszczerbionych) wraz z metalowymi sztućcami oraz serwetkami papierowymi i materiałowymi, obrusami materiałowymi. d) Dostarczone dania gorące muszą posiadać temperaturę: pierwsze i drugie danie 62 o C, gorące napoje min. 80 o C, surówki 4 o C. e) Zamawiający zapewni nieodpłatnie miejsce, w którym będzie odbywał się serwis kawowy oraz będzie podawany obiad. f) Wykonawca usługi zapewni obsługę kelnerską (występującą w jednolitym stroju) w trakcie trwania każdego spotkania (warsztatu, wykładu), rozstawienie i bieżąca wymianę naczyń oraz dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia, co w przypadku obiadu Zamawiający rozumie rozłożenie naczyń oraz nałożenie posiłku dla każdego z uczestników następnie zebranie naczyń po skończonym posiłku. g) Wykonawca po zakończeniu danego spotkania w ciągu min. 30 min - doprowadzi miejsce świadczenia usługi do stanu sprzed rozpoczęcia jej świadczenia (w szczególności odbierze naczynia i sztućce oraz inne materiały będące własnością Wykonawcy, wykorzystywane w trakcie świadczenia usługi). 7. Szczegółowy opis zakresu cateringu: 7.1. Serwis kawowy w formie szwedzkiego stołu według poniższych wymagań: a) kawa (świeżo parzona kawa z ekspresu ciśnieniowego i/lub z zaparzacza), herbata (co najmniej 3 rodzaje herbaty do wyboru) wraz z dodatkami (cytryna, mleko, cukier, itp.), woda butelkowana (mineralna gazowana i niegazowana) i w dzbanku (mineralna niegazowana z cytryną i świeżą miętą), 4 rodzaje soków; b) minimum 3 rodzajów ciasta porcjowanego i/lub ciasteczek. 7.2. Obiad (dwudaniowy) w formie szwedzkiego stołu według poniższych wymagań: a) pierwsze danie (zupa) 2 propozycje (co najmniej 300 ml na osobę), b) drugie danie - co najmniej 3 propozycje łącznie z dwoma dodatkami skrobiowym (co najmniej 450-500 g na osobę, w tym dodatek mięsny, rybny lub jarski nie mniej niż 150 g),

- jako dodatek skrobiowy rozumie się ziemniaki, ryż, kaszę lub makaron; - danie główne obejmować będzie potrawy mięsne (jeden rodzaj), rybne (jeden rodzaj), jarskie (jeden rodzaj); - dodatek - sałatka warzywna (co najmniej 150 g na osobę) i co najmniej 3 rodzaje ciast (łącznie co najmniej 100 g na osobę). Dla potrzeb przygotowania niniejszej oferty w wycenie prosimy ująć całkowity koszt usługi dla wszystkich uczestników spotkań wraz z informacją nt. kosztu jednostkowego oferta. IV. WARUNKI REALIZACJI USŁUGI 1. Termin realizacji - od dnia podpisania umowy do 30.06.2015 roku. 2. Sposób rozliczeń - rozliczenie etapowe, w systemie miesięcznym po wykonaniu usługi za dany okres. Każdorazowo podstawą do wystawienia faktury (rachunku) będzie obustronnie podpisany protokół potwierdzający realizację usługi. Ostateczna wartość należnego wynagrodzenia zostanie ustalona na podstawie potwierdzonej liczby uczestników spotkań (warsztatów, wykładów) przemnożonej przez ceny jednostkowe podane przez Wykonawcę w formularzu oferty. 3. Termin płatności każdorazowo, do 21 dni od daty otrzymania oryginału prawidłowo wystawionego dokumentu (faktury, rachunku) przez Zamawiającego. V. KWALIFIKACJE Nie formułuje się szczególnych wymagań w tym zakresie. VI. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim na komputerze, podpisana przez osobę upoważnioną. Na kopercie należy umieścić napis: Zapytanie ofertowe 6/3.5/POKL/2014 - oferta na realizację usługi cateringu. 2. Wykonawca składa tylko jedną ofertę. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 3. Wymagane dokumenty: a) wypełniony i podpisany formularz oferty załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia, b) w przypadku składania oferty przez podmiot gospodarczy (podmiot prawa handlowego, osobę prowadzącą działalność gospodarczą) wymagane jest przedłożenie wydruku lub kopii zaświadczenia z CEiDG lub KRS z datą wydruku i/lub odpisu nie wcześniejszą niż 6 miesięcy przed wyznaczoną datą składania ofert.

VII. KRYTERIA OCENY OFERTY: 1. Kryterium formalne zgodność z warunkami zapytania. W przypadku niespełnienia któregokolwiek z wymogów formalnych oferta nie zostanie dopuszczona do oceny merytorycznej. 2. Kryterium merytoryczne: Cena 100% VIII. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT Oferty należy składać w zamkniętej kopercie osobiście w sekretariacie Powiatowego Ośrodka Doskonalenia Nauczycieli i Doradztwa Metodycznego w Pabianicach lub listem poleconym w terminie do 19.12.2014 roku do godz. 15.00 (decyduje data i godzina dostarczenia oferty do ośrodka). Oferta złożona po terminie nie będzie rozpatrywana. IX. FORMALNOŚCI PO WYBORZE OFERTY 1. Informacja o wyniku zapytania będzie umieszczona na stronie internetowej BIP Zamawiającego. 2. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę spośród pozostałych, bez obowiązku przeprowadzania ich ponownej oceny. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia dodatkowych negocjacji w przypadku, gdy oceniani Wykonawcy otrzymali taką samą liczbę punktów. 4. Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy, jeżeli cena wybranej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. X. POZOSTAŁE INFORMACJE 1. Zapytanie ma charakter porównania ofert i nie stanowi zobowiązania do podpisania umowy. 2. Wszelkie pytania merytoryczne należy kierować na adres mailowy ośrodka. Załącznik nr 1 Wzór formularza oferty