Protokół nr 13/XII/2018 z posiedzenia plenarnego Rady Nadzorczej SM Skarpa Marymoncka w dniu 19 grudnia 2018 r. Zebranie odbyło się w pomieszczeniu administracyjnym znajdującym się w budynku Zabłocińska 2 w Warszawie. Przebieg zebrania był nagrywany. Obecni: członkowie Rady Nadzorczej pp.: Stanisława Bazylko Mleczko, Krzysztof Bernatowicz, Joanna Boreczek, Paweł Burza, Monika Grzegorek, Józefa Katana, Barbara Narecka, Katarzyna Szeliga Radwańska, Piotr Wiśniewski oraz prezes Zarządu p. Jerzy Kabala i członek Zarządu p. Ewa Kępińska. Lista obecności stanowi zał. nr 1 do oryginału protokołu. Otwarcie posiedzenia. Posiedzenie plenarne Rady Nadzorczej w dniu 19 grudnia 2018 r. otworzył przewodniczący Rady p. Krzysztof Bernatowicz. Powitał obecnych, poinformował, że zebranie zostało zwołane zgodnie z postanowieniami Statutu Spółdzielni i Regulaminu Rady Nadzorczej. W związku z tym, że w chwili rozpoczęcia zebrania na sali obrad było kworum (9 członków RN), Rada Nadzorcza miała zdolność do podejmowania uchwał w sprawach objętych porządkiem obrad. Ad 1. Przyjęcie porządku obrad. Pani Józefa Katana stwierdziła, że jeśli chodzi o punkt porządku obrad dotyczący regulaminów, to nie powinien być rozpatrywany, ponieważ nie ma uzasadnienia, dlaczego regulaminy są połączone, a także nie ma opinii radcy prawnego. Pan Krzysztof Bernatowicz zaproponował, aby te sprawy omówić w punkcie: Sprawy wniesione, na co p. Józefa Katana nie zgłosiła sprzeciwu. Pani Katarzyna Radwańska poinformowała, że musi opuścić zebranie o godzinie ósmej, a w związku z tym, że pod koniec zebrania przewidziane są do omówienia sprawy osobowe Zarządu, poprosiła, aby w jej imieniu mogła zabrać głos p. Barbara Narecka, ponieważ stanowisko w tej sprawie zostało uzgodnione przed zebraniem. Innych wniosków nie zgłoszono. Rada Nadzorcza jednogłośnie: 9 głosów za przyjęła proponowany porządek obrad posiedzenia (zał. nr 2 do oryginału protokołu) w następującym brzmieniu: Otwarcie spotkania 1. Przyjęcie porządku obrad. 2. Przyjęcie protokołów z zebrań RN odbytych w dniach 24.10.2018, 07.11.2018. 3. Informacja Przewodniczącego RN o sprawach bieżących. 4. Informacja Zarządu o sprawach bieżących. 5. Omówienie spraw związanych z ochroną danych osobowych oraz aktualizacją oświadczeń w związku z RODO, podjęcie uchwał w sprawie: a) uchwalenia Regulaminu ochrony danych osobowych; b) uchwalenia Regulaminu Forum internetowego. 6. Pytania do Zarządu o status starych spraw do realizacji.
7. Sprawy wniesione. Przerwa w obradach Kontynuacja obrad Rady Nadzorczej - bez udziału członków Zarządu Spółdzielni. 8. Omówienie spraw osobowych członków Zarządu podjęcie stosownej uchwały. 9. Zamknięcie obrad. Ad 2. Przyjęcie protokołów z zebrań RN odbytych w dniach 24.10.2018, 07.11.2018. Pani Józefa Katana zapytała, gdzie są załączone jej dwa pisma skierowane do Rady Nadzorczej - pismo z 22 października 2018 r. z załącznikiem (l. dz. 301) i pismo z 11 października 2018 r. z załącznikiem (l. dz. 272), które pisała na posiedzenie plenarne Rady w dniu 24 października 2018 r. Pisma nie zostały załączone do protokołu, a powinny być załączone. Druga uwaga dotyczy protokołu z 07 listopada 2018 r. W pkt. Ad 6 nie było rozpatrywane pismo od mieszkańców. Na str. 9 protokołu znajduje się zapis, że Rada Nadzorcza upoważniła Zarząd do głosowania w imieniu Spółdzielni za uchwałą w sprawie przyjęcia planu gospodarczo finansowego na rok 2019. Pani Katana stwierdziła, że nie przypomina sobie, aby Rada w tej sprawie głosowała lub wnioskowała, tym bardziej, że nie ma podstawy, aby Rada Nadzorcza miała dokonać takiego upoważnienia. Pani Katarzyna Radwańska stwierdziła, że mnogość pism składanych przez p. Józefę Katanę oraz jej popleczników jest tak duża, że Rada Nadzorcza gubi się, które pismo, czego dotyczyło i jeśli jest to możliwe, to proponuje ograniczenie ilości pism, po to, aby Rada wiedziała, o co, w którym piśmie chodzi. Pan Krzysztof Bernatowicz poddał pod głosowanie przyjęcie protokołów z poprawkami p. Józefy Katany. Pani Katarzyna Radwańska stwierdziła, że jest za przyjęciem protokołów, ale bez uwag pani Katany, ponieważ p. Katana nie przedstawiła, o jakie pisma chodzi, a podanie numeru dziennika i daty wpływu nie jest wystarczające. Zaproponowała oddzielne głosowania nad przyjęciem protokołów w przedstawionym brzmieniu i nad poprawkami p. Józefy Katany. Pani Józefa Katana poinformowała, że jeśli chodzi o protokół z 24 października, to wstrzymuje się od głosu, ponieważ była nieobecna na posiedzeniu, ale złożyła pisma i chciałaby, aby zostały dołączone do protokołu. Pan Krzysztof Bernatowicz poddał pod głosowanie przyjęcie protokołów z zebrań Rady Nadzorczej odbytych 24 października i 07 listopada 2018 r. w wersji bez poprawek zgłoszonych przez p. Józefę Katanę. Protokoły z posiedzeń Rady Nadzorczej zostały przyjęte w głosowaniu: 8 głosów za, bez głosów przeciwnych, przy 1 głosie wstrzymującym. W związku z wynikiem głosowania jw. poprawki zgłoszone przez p. Józefę Katanę nie zostały poddane pod głosowanie. Pan Krzysztof Bernatowicz zapytał, czy w Regulaminach Spółdzielni jest wskazany obligatoryjny termin, w którym Rada Nadzorcza ma obowiązek odpowiedzieć na kierowane do niej pisma? Pani Joanna Boreczek odpowiedziała, że nie ma takiego terminu, ale odpowiedzi na pisma zostały udzielone. Pan Bernatowicz poprosił członków Rady o opinię nt. wdrożenia zasady, że odpowiedzi na pisma będą udzielane w określonym terminie? 2
Pani Katarzyna Radwańska odpowiedziała, że problem był podnoszony na Walnym Zgromadzeniu i z opinii przedstawionej przez p. prawnik jednoznacznie wynikało, że zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego odpowiedź powinna być udzielana w ciągu 30 dni. Terminy te są dotrzymywane. Jeśli ktoś składa pismo, to otrzymuje na nie odpowiedź, ale gorsza sytuacja jest wtedy, kiedy składane pisma dotyczą bez przerwy tych samych spraw, co ma znamiona nękania. Pani Joanna Boreczek poinformowała, że w związku z tym, iż niejednokrotnie pisma dotyczą spraw, w których zachodzi potrzeba udzielenia szczegółowych wyjaśnień Rada Nadzorcza prosi o pomoc przy ich przygotowaniu Zarząd. Pan Krzysztof Bernatowicz stwierdził, że jego zdaniem, jeśli pismo jest kierowane do Rady Nadzorczej, to właśnie Rada (bez wchodzenia w szczegóły) powinna na nie odpowiadać. Ad 3. Informacja przewodniczącego Rady Nadzorczej o sprawach bieżących. 1. Pan Krzysztof Bernatowicz poinformował, że do Rady Nadzorczej wpłynęła korespondencja pisma od p. Józefy Katany (treść pism została przekazana członkom Rady elektronicznie przed zebraniem): a) pismo skierowane do Zarządu i do wiadomości Rady Nadzorczej, b) pismo skierowane do Rady Nadzorczej podpisane przez ok. 40 członków Spółdzielni. Pani Katarzyna Radwańska zwróciła uwagę, że członkowie Rady Nadzorczej podpisali oświadczenia o poufności otrzymywanych informacji i w związku z tym powinni otrzymywać informację o osobach, które podpisały się pod pismami. Pani Ewa Kępińska wyjaśniła, że na dziennik podawczy składane są dwa egzemplarze jednego pisma. Do egzemplarza skierowanego do Zarządu dołączone są podpisy mieszkańców, a w egzemplarzu skierowanym do Rady Nadzorczej znajduje się zapis, że bez listy podpisów. Pan Krzysztof Bernatowicz poinformował, że odpowiedź na pisma zostanie przygotowana. Stwierdził także, że ilość wątków zawartych w piśmie przekracza jego możliwości odnośnie udzielenia szczegółowych odpowiedzi. Rada Nadzorcza jest organem, który ma kontrolować działanie Zarządu i w jego ocenie adresatem tych pism powinien być właśnie Zarząd. Zaproponował, aby pisma kierowane do Rady Nadzorczej były krótsze, formułowane w sposób jasny i klarowny, ponieważ tylko taki sposób konstrukcji pism pozwoli na ich merytoryczne rozpatrzenie i udzielenie odpowiedzi. 2. Do Spółdzielni wpłynęła prośba od członkini Spółdzielni o rozłożenie na raty zaległości wynikających z rozliczenia wody. W związku z tym, że nie wszyscy członkowie Rady Nadzorczej podpisali oświadczenie o poufności, a w piśmie zawarte są dane wrażliwe, rozpatrywanie sprawy zostało przeniesione do punktu Sprawy wniesione. Ad 4. Informacja Zarządu o sprawach bieżących. Prezes Zarządu p. Jerzy Kabala poinformował, co następuje: 1. W dniu 15 listopada 2018 r. zawarte zostały trzy umowy na remonty klatek schodowych w budynkach: Smoleńskiego 27A oraz Zabłocińska 4, 6. Mieszkańcy zostali poinformowani o planowanych robotach w budynkach. W budynku Smoleńskiego 27A prace rozpoczęły się 22 listopada br., a ich zakończenie planowane jest 28 lutego 2019 r. W budynkach Zabłocińska 4 i 6 roboty rozpoczęły się 17 grudnia 2018 r., a zakończenie planowane jest 3
30 kwietnia 2019 r. Obecnie trwa skuwanie tynków oraz usuwanie wygrodzeń korytarzy. Roboty wykonywane są zgodnie z ustaleniami i harmonogramem robót. 2. Trwa remont pomieszczenia gospodarczego po hydroforni z przeznaczeniem na pomieszczenie gospodarcze do przetrzymywania przez mieszkańców rowerów. Pan Kabala przypomniał, że wszystkie urządzenia, które znajdowały się w hydroforni zostały usunięte bezpłatnie praktycznie za cenę złomu urządzenia zostały zdemontowane, pocięte, wyniesione i wywiezione. Członkowie Rady Nadzorczej obejrzeli na zdjęciach: wyremontowane pomieszczenie, w którym zaplanowano 49 miejsc na rowery, zjazd dla rowerów (szyna zamontowana blisko ściany budynku), a także usytuowanie kamer (przy wejściu do pomieszczenia). Podgląd kamer znajduje się w biurze Spółdzielni, a zapis z kamer będzie dostępny w cyklach, co 14 dni. Po podpisaniu stosownych oświadczeń osoby korzystające z pomieszczenia otrzymają uprawnienia do korzystania z tego miejsca. Kontrola dostępu do pomieszczenia jest niezbędna chociażby po to, aby pomieszczenie było przeznaczone tylko i wyłącznie na rowerownię. Na roboty związane z hydrofornią, z wyłączeniem stojaków, zadaszenia oraz zjazdu zaplanowano wydatkowanie kwoty 17.000 zł netto. Stojaki rowerowe kosztowały ok. 4.200 zł. Planowane zadaszenie zostanie rozliczone kosztorysem powykonawczym. Kamery będą kosztowały ok.2.900 zł netto, a kontrola dostępu ok. 2.500 zł. 3. W wyniku awarii instalacji kanalizacyjnej konieczny był remont łazienki w pomieszczeniu administracyjnym. W celu usunięcia awarii wykonano nowe podejścia odpływowe przy pionie instalacji, zamontowano miskę klozetową wraz ze zbiornikiem płuczącym, a także wymieniono ścianki z karton gipsu oraz część glazury. Awaria została zgłoszona do ubezpieczyciela. W ostatnim czasie miała także miejsce awaria instalacji kanalizacyjnej w biurze Spółdzielni w wyniku której nastąpiło cofniecie ścieków i zalanie biura. 4. Zarząd będzie proponował Radzie Nadzorczej uchwalenie zasad (Regulaminu) korzystania z pomieszczenia gospodarczego - rowerowni. Należy określić zasady, czy będzie to odpłatne, czy nieodpłatne i jaki zastosować klucz przydziału miejsc, biorąc również pod uwagę, że mieszkańcy w budynku Zabłocińska 8 nie posiadają pomieszczenia wózkarni. 5. W dniu 26 listopada br. Zarząd spotkał się z Naczelnikiem Biura Gospodarki Nieruchomościami w celu ustalenia ostatecznego sposobu działań w sprawie nabycia dzierżawionych nieruchomości wzdłuż ulicy Zabłocińskiej. Spółdzielnia podtrzymała swój ostatni wniosek o nabycie ww. nieruchomości w trybie bez przetargowym. Poważny problem stanowi sprawa związana z przyłączeniem tej nieruchomości do działki 5/2, ponieważ Urząd dopatrzył się tego, że praktycznie od wielu lat powinien obciążać Spółdzielnię 3% stawką opłat za użytkowanie wieczyste (obecnie Spółdzielnia płaci 1%). Opłata roczna z tytułu wieczystego użytkowania gruntu tj. działki 5/2 oraz nabytej działki 11/15 może wynosić ok.300 000 zł. rocznie. 6. Trwają rozmowy w sprawie podpisania aneksu do umowy dotyczącej dzierżawy nieruchomości. Aneks ma na celu zmniejszenie opłat. 7. Zarząd przygotowywał indywidualne zawiadomienia dla mieszkańców o stanie konta na dzień 31 października 2018 r. Mieszkańcy otrzymali także nowe formularze oświadczeń w których należy wskazać ilość osób zamieszkałych w lokalu oraz dane do korespondencji. Nowe oświadczenia dostosowane są do wymogów RODO - Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. Przygotowano także indywidualne zawiadomienia o zamianie opłat za lokale od 01 kwietnia 2019 roku. 8. W tym bardzo trudnym dla Spółdzielni okresie (remonty) Zarząd przygotowywał indywidualne odpowiedzi na zbiorowe pisma mieszkańców. Sprawy poruszane w pismach dotyczyły takich zagadnień jak: Plan gospodarczo finansowy na rok 2019, uchwały właścicieli oraz tryb zbierania głosów pod uchwałami właścicieli, informacja o planowanych 4
remontach oraz kosztach remontów, usuwanie wygrodzeń z krat w częściach wspólnych w budynkach na korytarzach, kalkulacje nowych opłat. 9. Wszyscy właściciele (mieszkańcy) zostali poinformowani o projekcie uchwały w sprawie planu gospodarczo - finansowego na rok 2019 oraz o podjęciu uchwały w sprawie etapowej realizacji robót budowlanych związanych z realizacją projektu budowlanego dostosowania budynków do warunków bezpieczeństwa pożarowego. Informacje na klatkach schodowych wisiały do wczoraj, a dzisiaj zostały powieszone kolejne. Dotychczasowe informacje zostały uzupełnione o wskazanie kierownika robót i inspektora nadzoru, łącznie z numerami telefonów. Ma to na celu umożliwienie mieszkańcom zgłoszania nieprawidłowości. 10. Zarząd odpowiadał na pisma mieszkańców, przy czym należy stwierdzić, że udzielenie odpowiedzi wymagało czasu, ponieważ pisma były złożone i wielowątkowe. Pisma dotyczyły takich spraw jak: kalkulacja opłat eksploatacyjnych, planowane remonty, usuwanie wygrodzeń na korytarzach klatek schodowych i podstawa prawna tego działania, plan gospodarczo - finansowy na rok 2019 i plan remontów, a także środki na remonty. Był to także bardzo trudny okres dla gospodarzy budynków, którzy przez cały czas roznosili korespondencję do mieszkańców odpowiedzi na pisma zbiorowe i pozostałe zawiadomienia. Niezależnie od listów, jakie wpływały od mieszkańców na piśmie, Zarząd na bieżąco udzielał odpowiedzi na e-maile dotyczące spraw technicznych. 11. Zarząd odbył spotkanie z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w sprawie wprowadzania w Spółdzielni procedur związanych z ochroną danych osobowych w sposób określony w RODO. Spotkanie miało na celu uporządkowanie spraw dotyczących oświadczeń pracowników w sprawie ochrony danych osobowych, wprowadzenia nowych Regulaminów ochrony danych osobowych oraz dostępu do danych, Regulaminu forum internetowego, a także podpisania z kontrahentami stosownych aneksów do umów w związku z przetwarzaniem danych osobowych. 12. Zawarto dwie kolejne umowy notarialne na wyodrębnienie lokali mieszkalnych w budynku Zabłocińska 4 oraz w budynku Zabłocińska 8, co wiązało się z koniecznością przygotowania dokumentów dla notariusza. 13. Zarząd zajmował się poszukiwaniem najemcy na lokal użytkowy. Udało się znaleźć najemcę, który chce w lokalu prowadzić centrum stomatologiczne. Przyszły najemca mógłby rozpocząć działalność od 01 lutego 2019 roku. Udało się wynegocjować kwotę najmu w wysokości 12.800 zł netto miesięcznie. Przez pierwsze trzy miesiące najemca otrzymałby bonifikatę w wysokości 50% stawki najmu na adaptację pomieszczeń. Pan prezes Kabala poprosił członków Rady Nadzorczej o stanowisko odnośnie tej propozycji. Rada Nadzorcza nie zgłosiła zastrzeżeń, jeśli chodzi o wybór najemcy, rodzaj prowadzonej działalności, wynegocjowanej stawki, a także wysokości bonifikaty przez pierwsze trzy miesiące trwania umowy najmu. Następnie p. prezes Jerzy Kabala odpowiadał na pytania członków Rady Nadzorczej. - Poinformował, że Spółdzielnia nie może liczyć na bonifikatę przy wykupie dzierżawionego terenu, ponieważ jest to teren, na którym nie stoją budynki mieszkalne (pytanie p. S. Bazylko Mleczko). - Pani Józefa Katana zapytała, czy jest zgoda gminy Bielany na zmianę funkcji budynku hydroforni osiedlowej na roweronię, ponieważ zgodnie z art. 33 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami, umowa o oddanie gruntu w użytkowanie wieczyste może zostać rozwiązana przed upływem terminu, jeżeli użytkownik korzysta z gruntu w sposób sprzeczny z jego przeznaczeniem, określonym w umowie. Przypomniała, że na jednym z posiedzeń Rady Nadzorczej prezes zobowiązał się do załatwienia tej sprawy. 5
Pan prezes Kabala odpowiedział, że pomieszczenie nie zmieniło swojej funkcji, ponieważ przez cały czas było traktowane jako pomieszczenie gospodarcze. Najpierw służyło jako hydrofornia, a po likwidacji znajdujących się w nim urządzeń i remoncie nadal będzie pomieszczeniem gospodarczym służącym mieszkańcom jako pomieszczenie do przetrzymywania rowerów mieszkańców. W tym przypadku nie należy mówić o zmianie sposobu użytkowania chociażby z tego względu, że nadal trwają w nim prace remontowe, które nie zostały odebrane. W związku z tym, że stanowisko p. Katany poparła p. Bazylko Mleczko, p. Kabala wyjaśnił, że w tej sprawie Zarząd udał się do Wydziału Architektury i rozmawiał z inspektorem, który zajmuje się terenem Spółdzielni. Zarząd przedstawił sprawę i zapytał, czy w związku z tym, że w pomieszczeniu po byłej hydroforni zostanie naprawiona posadzka i położone płytki, a do posadzki zostaną przykręcone stojaki rowerowe Spółdzielnia musi występować do Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego, że zmienia sposób użytkowania. Inspektor odpowiedział, że nie ponieważ w jego ocenie nie zachodzą przesłanki określone w art. 71 prawa. Pan Kabala poinformował, że jeśli będzie taka potrzeba i okaże się, że Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego ma inne zdanie w tej sprawie, to Zarząd wystąpi ze stosownym wnioskiem zanim pomieszczenie zostanie przekazane do użytku. Pan Krzysztof Bernatowicz poprosił, aby w czasie posiedzeń Rady Nadzorczej wyciszać dzwonki telefonów, ponieważ przeszkadza to w prowadzeniu obrad. Ad 6. Pytania do Zarządu o status starych spraw do realizacji. - Pani Joanna Boreczek poprosiła, aby w związku z prowadzonymi remontami wystosować do mieszkańców bardzo szczegółową informację i pouczenie, że wymieniane drzwi wejściowe do mieszkań, kartony, folie itp. muszą być wynoszone w jedno wskazane przez Spółdzielnię miejsce. Zwróciła także uwagę, że firma wymieniająca drzwi ma obowiązek zabrać stare. - Pani Katarzyna Radwańska zapytała, czy od strony przepisów RODO jest właściwe, że nazwiska członków Rady Nadzorczej są podawane do publicznej wiadomości (protokoły z posiedzeń RN na stronie internetowej i tablice ogłoszeń). Pani Ewa Kępińska odpowiedziała, że jest to zgodne z obowiązującymi przepisami. - Pan Krzysztof Bernatowicz zapytał, kiedy rowerownia zostanie oddana do użytkowania i uzyskał odpowiedź od prezesa Kabali, że po zakończeniu wszystkich prac, najprawdopodobniej w styczniu przyszłego roku. Pani Stanisława Bazylko Mleczko zwróciła uwagę, że Spółdzielnia powinna zrobić porządek ze starymi popsutymi rowerami, które składowane są w pomieszczeniach wózkarni. Zarząd powinien przygotować ogłoszenie w tej sprawie. Pan Krzysztof Bernatowicz zaproponował, aby przy okazji remontu uporządkować tę sprawę i np. podzielić te pomieszczenia na strefy dla rowerów i wózków. - Pani Barbara Narecka poruszyła sprawę badania sprawozdania finansowego Spółdzielni i lustracji działalności Spółdzielni za ostatnie trzy lata. Zaproponowała, aby Zarząd występując do podmiotów wykonujących lustrację zapytał, czy istnieje możliwość połączenia tych kontroli. - Pan Krzysztof Bernatowicz poinformował, że wadliwie działa system elektroniczny monitorujący wpłaty członków Spółdzielni i sposób naliczania odsetek. Stwierdził, że jego wpłaty na konto nie są monitorowane na bieżąco. Ponadto informacja w systemie o tym, kiedy należy dokonać wpłaty za czynsz (26 dzień miesiąca) nie jest spójna z informacją 6
księgowej, kiedy należy dokonać wpłaty (ostatni dzień miesiąca), co skutkuje tym, że płaci odsetki. Pan Jerzy Kabala poinformował, że wpłaty czynszowe wnoszone są do ostatniego dnia miesiąca, za dany miesiąc, a odsetki naliczane są od następnego dnia po ostatnim dniu miesiąca. Za datę wpływu uważany jest dzień wpływu należności na konto Spółdzielni. Pan Bernatowicz zaproponował, aby biorąc pod uwagę te problemy zastanowić się nad tym, czy od nowego roku nie byłoby zasadne wprowadzenie opłat z góry, a nie z dołu. Pan Kabala stwierdził, że wniosek przewodniczącego Rady jest zasadny i go popiera, ale najpierw należy dokonać zmian w statucie. - Pan Krzysztof Bernatowicz stwierdził, że wywieszony w budynku Smoleńskiego 27A harmonogram robót ma się nijak do wykonywanych robót na określonych piętrach, co miało wpływ na to, że nie mógł zabezpieczyć zamków w drzwiach. Stwierdził, że bardzo cieszy się, iż roboty wyprzedzają przyjęty harmonogram, ale chodzi o zasadę. - Pan Krzysztof Bernatowicz stwierdził, że przy remontach klatek schodowych udało się wyegzekwować od mieszkańców, że zostały zabrane wszystkie rzeczy z klatek. Poprosił, aby po remoncie, podczas sprawdzania stanu czystości przez Zarząd (raz w tygodniu) sprawdzać także, czy na korytarzach jest pusto i nie pojawiają się nowe sprzęty. Ze względów pożarowych, po remoncie na korytarzach nie mają prawa stać rowery, wózki, szafki itp. Pan Kabala przychylił się do stanowiska p. Bernatowicza dodając, że są to części wspólne nieruchomości i Zarząd będzie starał się, aby ściany nie zostały zdewastowane po remoncie, a korytarze na nowo zastawione sprzętami. Pani Katarzyna Radwańska złożyła obecnym życzenia świąteczne i noworoczne, a następnie (zgodnie z zapowiedzią na początku zebrania) opuściła posiedzenie Rady Nadzorczej. - Pan Krzysztof Bernatowicz poprosił o informację, czy została już dokładnie określona powierzchnia działki, którą Spółdzielnia obecnie dzierżawi i zamierza nabyć od Miasta st. Warszawy. Pan Jerzy Kabala poinformował, że na tę chwilę Spółdzielnia nie zna dokładnej powierzchni dzierżawionej nieruchomości, ponieważ wszystkie prace wykonują geodeci zatrudnieni przez Urząd Miasta. st. Warszawy. Prace są na ukończeniu i dopiero nowe podziały geodezyjne określą dokładną powierzchnię. Fakt, że Spółdzielnia zamierza nabyć nieruchomość w trybie bez przetargowym ograniczy procedurę administracyjną, w tym wysyłanie zapytań do wszystkich współwłaścicieli majątku Spółdzielni. Nieruchomość zostanie przekazana na mocy uchwały Rady m. st. Warszawy. Po nabyciu nieruchomości pojawią się opłaty związane z użytkowaniem wieczystym. Nieruchomość zostanie przyłączona do działki 5/2. Zgoda współwłaścicieli wymagana jest w trybie przetargowym. - Odpowiadając na pytanie p. Józefy Katany dotyczące niemożności uzyskania zmienionego statutu Spółdzielni p. Jerzy Kabala poinformował, że zmiany statutu nie zostały przez Sąd zarejestrowane. Zarząd napisał skargę na opieszałość referendarza, który rozpatruje wniosek Spółdzielni. Ad 5. Omówienie spraw związanych z ochroną danych osobowych oraz aktualizacją oświadczeń w związku z RODO, podjęcie uchwał w sprawie: - uchwalenia Regulaminu ochrony danych osobowych; - uchwalenia Regulaminu Forum internetowego. Pan Jerzy Kabala poinformował, że dotychczas w Spółdzielni obowiązują dwa regulaminy tzn. Regulamin ochrony danych osobowych w Spółdzielni Mieszkaniowej Skarpa Marymoncka uchwalony uchwałą nr 4/RN/2011 Rady Nadzorczej SM Skarpa Marymoncka w dniu 12 maja 7
2011 r. oraz Regulamin dostępu do dokumentów w Spółdzielni Mieszkaniowej Skarpa Marymoncka w Warszawie uchwalony uchwałą nr 6/RN/2012 Rady Nadzorczej SM Skarpa Marymoncka w dniu 26 kwietnia 2012 r. Na podstawie audytu przygotowanego przez firmę współpracującą ze Spółdzielnią w zakresie RODO, Zarząd uznał, że należy przygotować jeden regulamin dotyczący tych dwóch spraw, który dodatkowo będzie zawierał uregulowania wprowadzone ustawą o ochronie danych osobowych. Dodatkowo zostały przygotowane nowe oświadczenia dla członków Spółdzielni, którzy będą chcieli zapoznać się z dokumentami spółdzielni. Kolejnym regulaminem wymagającym znowelizowania i dostosowania do przepisów RODO jest Regulamin Forum internetowego. Pani Józefa Katana stwierdziła, że nie wie, dlaczego dwa regulaminy zostały połączone, a także nie wie, dlaczego Regulamin o ochronie danych osobowych ma uchwalać Rada Nadzorcza, która nie ma nad nim żadnej kontroli w innych spółdzielniach regulamin uchwalany jest przez Zarząd. Pan Jerzy Kabala wyjaśnił, że zgodnie z przepisami statutu w Spółdzielni Skarpa Marymoncka regulaminy uchwala Rada Nadzorcza. Projekty regulaminów uzyskały akceptację Inspektora ochrony danych osobowych i radcy prawnego. W związku z tym, że innych głosów w dyskusji nad projektami regulaminów nie było p. Krzysztof Bernatowicz odczytał i poddał pod głosowanie projekt uchwały w sprawie uchwalenia Regulaminu ochrony danych osobowych i udostępniania dokumentów w Spółdzielni Mieszkaniowej Skarpa Marymoncka w Warszawie. Rada Nadzorcza w głosowaniu: 7 głosów za ; 1 głos przeciw (p. J. Katana) podjęła uchwałę nr 7/XII/2018 w sprawie uchwalenia Regulaminu ochrony danych osobowych i udostępniania dokumentów w Spółdzielni Mieszkaniowej Skarpa Marymoncka w Warszawie w następującym brzmieniu: 1 Rada Nadzorcza Spółdzielni Mieszkaniowej Skarpa Marymoncka w Warszawie działając na podstawie 67 ust.1 pkt 6) Statutu Spółdzielni uchwala Regulamin ochrony danych osobowych w Spółdzielni Mieszkaniowej Skarpa Marymoncka w Warszawie o treści jak w załączniku nr 1 do niniejszej uchwały. Traci moc: 2 1. Regulamin ochrony danych osobowych w Spółdzielni Mieszkaniowej Skarpa Marymoncka uchwalony uchwałą nr 4/RN/2011 Rady Nadzorczej SM Skarpa Marymoncka z dnia 12 maja 2011 r. 2. Regulamin dostępu do dokumentów w Spółdzielni Mieszkaniowej Skarpa Marymoncka w Warszawie uchwalony uchwałą nr 6/RN/2012 Rady Nadzorczej SM Skarpa Marymoncka z dnia 26 kwietnia 2012 r. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia. Uchwała nr 7/XII/2018 stanowi zał. nr 3 do oryginału protokołu. 3 Następnie p. Krzysztof Bernatowicz odczytał i poddał pod głosowanie projekt uchwały w sprawie uchwalenia Regulaminu Forum internetowego Spółdzielni Mieszkaniowej Skarpa Marymoncka w Warszawie. Rada Nadzorcza w głosowaniu: 7 głosów za ; 1 głos przeciw (p. J. Katana) podjęła uchwałę nr 8/XII/2018 w sprawie uchwalenia Regulaminu Forum internetowego Spółdzielni Mieszkaniowej Skarpa Marymoncka w Warszawie w następującym brzmieniu: 8
1 Rada Nadzorcza Spółdzielni Mieszkaniowej Skarpa Marymoncka w Warszawie działając na podstawie 67 ust.1 pkt 6) Statutu Spółdzielni uchwala Regulamin Forum internetowego Spółdzielni Mieszkaniowej Skarpa Marymoncka w Warszawie o treści jak w załączniku nr 1 do niniejszej uchwały. 2 Traci moc Regulamin Forum internetowego Spółdzielni Mieszkaniowej Skarpa Marymoncka w Warszawie uchwalony uchwałą nr 1/III/2018 Rady Nadzorczej SM Skarpa Marymoncka z dnia 20 marca 2018 r. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia. Uchwała nr 8/XII/2018 stanowi zał. nr 4 do oryginału protokołu. 3 Pan Paweł Burza złożył obecnym życzenia świąteczne i noworoczne, a następnie przeprosił i poinformował, że jest zmuszony opuścić zebranie Rady Nadzorczej. Ad 7. Sprawy wniesione. 1. Pan Krzysztof Bernatowicz poruszył sprawę domofonów stwierdzając, że zamontowana kratka nie jest najlepszym rozwiązaniem i zaproponował wdrożenie innego rozwiązania. Następnie poinformował, że wszyscy członkowie Rady Nadzorczej i p. prezes otrzymali tabelkę, w której wpisał wszystkie sprawy, które Rada Nadzorcza miała zrealizować lub wdrożyć. Poprosił, aby p. prezes ustosunkował się do treści tej tabeli wpisując, które sprawy zostały wykonane, a w przypadku tych jeszcze nie wykonanych wpisał możliwy termin realizacji. Pan Jerzy Kabala poinformował, że oczywiście ustosunkuje się do tego materiału, nie mniej zwrócił uwagę, że wiele spraw ma związek z wydatkowaniem środków finansowych i w związku z tym Rada Nadzorcza powinna przyjąć te wnioski do realizacji i zalecić Zarządowi ich wykonanie. Pan Krzysztof Bernatowicz poinformował, że na następnym zebraniu Rady Nadzorczej wszystkie sprawy zostaną przez Radę Nadzorczą przegłosowane. 2. Pani Józefa Katana zapytała, czy od wynajmowanego mieszkania gospodarzom budynków powinien być odprowadzony podatek dochodowy i składki ZUS jako przychód ze stosunku pracy tj. zaświadczenie pozapłacowe? Ta sprawa nie jest uregulowana w regulaminie wynagradzania pracowników Spółdzielni. Należy sprawdzić, czy występuje przysporzenie, tzn. uzyskanie korzyści po stronie wynajmujących i czy jest rozliczana podatkowo ta sprawa przez Spółdzielnię? Pan Jerzy Kabala poinformował, że z tytułu wynajmu lokali Spółdzielnia nie uzyskuje żadnych dochodów, tylko zwrot kosztów poniesionych na utrzymanie lokali. Poprosił, aby p. Katana przygotowała pytania na piśmie, a Zarząd postara się na nie odpowiedzieć. Lokale są własnością Spółdzielni. W związku z tym, że p. Józefa Katana nie podpisała zobowiązania o poufności, które podpisali pozostali członkowie Rady Nadzorczej na czas omawiania kolejnej sprawy wniesionej opuściła salę obrad. 3. Pan Krzysztof Bernatowicz poinformował, że do Spółdzielni wpłynęła prośba od mieszkanki z budynku Zabłocińska 6 o przedłużenie terminu spłaty zadłużenia z tytułu 9
rozliczenia wody (zadłużenie wynosi 1.300 zł). W trakcie dyskusji padły dwie propozycje spłaty zadłużenia: zadłużenie ma być spłacane w równych ratach do czerwca 2019 r. i zadłużenie ma być spłacone do końca czerwca 2019 r. Rada Nadzorcza w głosowaniu: 6 głosów za ; 1 głos przeciw wyraziła zgodę na spłatę zadłużenia do końca czerwca 2019 r. 4. Ustalono, że następne posiedzenie Rady Nadzorczej odbędzie się w trzecim tygodniu stycznia 2019 r. 5. Innych spraw wniesionych nie było. Przewodniczący RN zarządził przerwę w obradach na czas opuszczenia zebrania przez Zarząd. Poinformował, że zebranie będzie kontynuowane bez udziału członków Zarządu Spółdzielni i nie będzie protokołowane. Pan Jerzy Kabala w imieniu Zarządu złożył członkom Rady Nadzorczej życzenia świąteczne i noworoczne, a następnie Zarząd opuścił zebranie. Ad 8. Omówienie spraw osobowych członków Zarządu podjęcie stosownej uchwały. Po zebraniu p. Krzysztof Bernatowicz poinformował (e-mailowo), że w tym punkcie porządku obrad, po dyskusji Rada Nadzorcza podjęła następujące uchwały: W głosowaniu: 5 głosów za ; 1 głos przeciw w sprawie przyznania nagrody rocznej członkowi Zarządu Prezesowi Zarządu Spółdzielni Mieszkaniowej Skarpa Marymoncka uchwała nr 9/XII/2018 zał. nr 5 do oryginału protokołu. W głosowaniu: 5 głosów za ; 1 głos przeciw w sprawie przyznania nagrody rocznej członkowi Zarządu Spółdzielni Mieszkaniowej Skarpa Marymoncka uchwała nr 10/XII/2018 zał. nr 6 do oryginału protokołu. Ad 9. Zamknięcie obrad. Pan Krzysztof Bernatowicz podziękował obecnym za udział i zakończył zebranie plenarne Rady Nadzorczej w dniu 19 grudnia 2018 r. Na tym protokół zakończono. Protokół sporządziła Dorota Hajkiewicz Sekretarz Rady Nadzorczej Joanna Boreczek Przewodniczący Rady Nadzorczej Krzysztof Bernatowicz Załączniki do oryginału protokołu 6 szt., w tym: 1. Lista obecności. 2. Porządek obrad. 3. Uchwała nr 7/XII/2018. 4. Uchwała nr 8/XII/2018. 5. Uchwała nr 9/XII/2018. 6. Uchwala nr 10/XII/2018. 10