Protokol z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 26 czerwca 2009 r. w Urz~dzie Stanu Cywilnego w Ladzicach w zakresie przestrzegania przepis6w prawa i zasad sporz'tdzania dokument6w zwi'tzanych z rejestracj't stanu cywilnego. Kontrol~ przeprowadzila: Lucyna Kosmulska -starszy inspektor wojew6dzki w Referacie Paszportowym, w Delegaturze L6dzkiego Urz~du Wojew6dzkiego w Piotrkowie Tryb., na podstawie upowaznienia Nr 108/2009 z dnia 15 czerwca 2009 r. Jednostka Kontrolowana: Urz~d Gminy w Ladzicach Urz~d Stanu Cywilnego w Ladzicach ul. Wyzwolenia 36 97-561 Ladzice Regon 000551059 W 6jt Gminy Ladzice -Pani Wioletta Pichit. Kierownikiem Urz~du Stanu Cywilnego w Ladzicach jest Pani Florentyna Kocwin powolana na stanowisko uchwal~ Nr VII/39/2007 Rady Gminy Ladzice z dnia 27 kwietnia 2007 roku. z-c~ Kierownika Urz~du Stanu Cywilnego w Ladzicach jest Pani Danuta Jablecka, powolana na stanowisko uchwal'l Nr V 134/90 Rady Gminy Ladzice z dnia 22 pazdziernika 1990 roku. Kontrol~ przeprowadzono meto~ reprezentatywn'l w obecnosci Kierownika Urz~du Stanu Cywilnego. Kontrol,!. obj~to okres od stycznia 2008 f. do dnia kontroli Przedmiotem kontroli bylo przestrzeganie przepis6w prawa dotyc~cych rejestracji stanu cywilnego, 2. zawieranie malzenstw, 3 sprostowania, odtworzenia i uzupelnienia akt6w stanu cywilnego, 4. wydawania wieloj~zycznych odpis6w skr6conych akt6w stanu cywilnego, 5 6. mi~dzynarodowej wyrniany infonnacji z zakresu stanu cywilnego prowadzenia post~powall administracyjnych, a w szczeg61nosci przestrzegania tennin6w 7 rozpatrywania spraw, prowadzenia i przechowywaniaksiqg.. stanu cywilnego. 1
Wykaz akt6w prawnych dotycz lcych tematyki kontroli: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 f. Kodeks post~powania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2000 f. Nr 98, paz. 1071 z p6zn. zm.), 2. Ustawa z dnia 29 wrzesnia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U.z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z p6zn. zm. ), 3 Ustawa z dnia 25 1utego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekullczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z p6zn. zrn.), 4. Ustawa z dnia 10 kwietnia 1974 f. 0 ewidencji ludnosci dowodach osobistych (tekstjedn. Dz. u. z 2006 r. Nr 139, paz. 993 z p6zn. zm.), 5 Rozporz'l;dzenie Ministra Spraw Wewn~trmych i Adrninistracji z dnia 26 paidziernika 1998 r. w sprawie szczeg61owych zasad sporz,\.dzania akt6w stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksi(\g stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczania oraz wzor6w akt6w stanu cywilnego, ich odpis6w, zaswiadczen i protokol6w (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z p6zn. zm.), 6. Rozporz':J:.dzenie Ministra Spraw Wewn~trznych i Administracji z dnia 25 pazdziernika 1999 r. zmieniaj'tce rozpo~dzenie w sprawie szczeg61owych zasad sporz'tdzania akt6w stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiqg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczania oraz wzor6w akt6w stanu cywilnego, ich odpis6w, zaswiadczell i protokol6w (Dz. U. Nr 92, poz. 1058), Rozporz'l.dzenie Rady Ministr6w z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu post~powania w sprawach wydawania dowod6w osobistych, ich uniewaznienia, wyrniany, zwratu tub utraty (Dz. u. Nr 47, paz. 384), 8. Kanwencja Nr 16 datycz~ca wydawania wie1aj~zycznych adpis6w skr6canych akt6w stanu cywi1nega, padpisana w Wiedniu w dniu 8 wrzesnia 1976 r. (Dz. U. z 2004 r. Nr 166, paz. 1735), 9, Konwencja Nr 3 dotycz~ca mi~dzynarodowej wymiany informacji z zakresu stanu cywilnego, podpisana w Stambule w dniu 4 wrzesnia 1958 r. (Dz. U. z 2003 r. Nr 172, poz. 1667). Szczeg6lowe ustalenia kontroli Rejestracja stanu cywilnego, W okresie obj~tym kontrol~ zarejestrowano og61em 81 akt6w stanu cywilnego, w tym: 2 ~ 1
2008 2009 urodzen malzellstw 28 7 zgon6w 27 18 Wytypowano do kontroli nizej wymienione akty: -malzenstw: w 2008r. od Nr 18 do Nr 28 oraz w 2009 r. od Nr do Nr 7, zgonow: w 2008 r. od Nr 1 do Nr 27 oraz w 2009 od Nr 1 do Nr 18, Stwierdzono, co nast~puje: Akty stanu cywilnego sporz'ldzane S'l pismem r~cznym w gotowych ksi~gach, odr~bnych dla kazdego rodzaju akt6w. Ksi~ga urodzen obejmuje akty sporz'ldzone w latach 2007-2009. Ksi~ga malzenstw obejmuje akty sporz'ldzone w latach 2005-2009. Ksi~ga zgon6w obejmuje akty sporz'ldzone w latach 2008-2009. Prawidlowo stosowany jest przepis 12 rozporz'ldzenia wykonawczego, zgodnie z kt6rym po ostatnim akcie stanu cywilnego, sporz'ldzonym w danym roku kalelldarzowym, wpisuje si~ adllotacj~ O zamkni~ciu ksi~gi lla dally rok oraz adllotacj~ o otwarciu na rok nast~pny. Akty stanu cywilnego sporz~dzane s~ w spos6b staranny i czytelny, zgodnie z obowi'lzuj~cymj w tym zakresie przepisami i wytycznymi. Wolne miejsca w tresci akt6w i w rubryce "uwagi" -powykreslane s~ w spos6b uniemozliwiaj~cy dokonanie w tych miejscach jakichkolwiek wpis6w. Pomylki powstale przy sporz~dzeniu aktu stanu cywilnego wykreslane s~ lini~ ciqgl'\, a prawidlowe brzmienie wyrazu wykreslonego wpisywane jest w rubryce "uwagi". Dla poszczeg61nych rodzaj6w akt6w prowadzone sc:t oddzielne skorowidze alfabetyczne, Akty malzellstw zawartych w spos6b okreslony wart. 1 2 i 3 Kodeksu rodzinnego i opiekullczego, sporz~dzane s~ z zachowaniem terminu przewidzianego wart. 61 a ust. 2 Prawa o a.s.c. w trakcie kontroli stwierdzono, iz w cz~sci akt6w zgonu dokonano wpis6w godzin zgonu pomimo, ze godzina zgonu nie zostala okreslona w wystawionej karcie zgonu. Wzmianki marginesowe oraz przypiski pod aktami o zawarciu malzenstwa, czy zgonie nanoszone S'l na biez'lco. Dokumentacja zbiorowa do wyzej wymienionych akt6w prowadzona jest prawidlowo, zawiera wszystkie niezb((:dne dokumenty stanowi'l.ce podstaw((: sporz'l.dzenia aktu (przyjmowane S'l. w zdecydowanej wi~kszosci aktualne odpisy akt6w urodzen nupturient6w), b'l.dz naniesienia wzmianki marginesowej. Na biez'l.co przesylane S'l. stosowne zawiadomienia O kazdej zmianie stanu cywilnego do innych urz~d6w i organ6w ewidencji ludnosci 3 }<
2. Wydane decyzje administracyjne. W okresie obj~tym kontrol~ wydano l~cznie 17 decyzji administracyjnych z zakresu rejestracji stanu cywilnego z czego: 2008 2009 art. 28 Prawa o a.s.c. 11 2 art. 36 Prawa o a.s.c 2 art. 73 Prawa o a s.c. 2 Podczas kontroli zbadano nast~puj~ce decyzje administracyjne: -wydane na podstawie art. 28 Prawa o a.s.c. 3/08; 11/08; 1/09; 2/09; -wydane na podstawie art. 73 Prawa o a.s.c. 1/08; 2/08. Zgodnie z og61n~ zasad~ prawdy obiektywnej, oczywiste bl~dy wyst~puj~ce w aktach stanu cywilnego prostowane s~ na podstawie art. 28 Prawa o aktach stanu cywilnego. Wlasciwie stosowany jest przepis art. 28 Prawa o a.s.c, b~d~cy podstaw~ sprostowania oczywistego bl~du pisarskiego w akcie stanu cywilnego. Wlasciwie stosowany jest przepis art. 73 Prawa o a.s.c., dotycz'l.cy wpisywania zagranicznych aktow stanu cywilnego do polskich ksi!g. Zgodnie Z obowi'l.zuj'l.c'l. zasad'l. zupelnosci, akty wpisane do polskich ksi~ w trybie art. 73 Prawa o a.s.c zostaj'l.uzupelniane na podstawie art. 36 Prawa o a.s.c. Post~powania administracyjne prowadzone s~ z zachowaniem termin6w okreslonych wart. 35 K.p.a., zalatwiane bez zb~dnej zwloki. Zgodnie z art. 61 4 K.p.a. o wszcz~ciu post~powania zawiadamiano wszystkie osoby b~d~ce stronami w sprawie. Zar6wno informacj~ o wszcz~ciu post~powania jak i decyzje administracyjne s~ dor~czane za posrednictwem poczty, listem poleconym, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub tez odbierane s~ osobiscie przez strony, co jest potwierdzone podpisem wraz z dat~ odbioru. W kontrolowanych sprawach stwierdzono jednakze nieliczne uchybienia w zakresie przestrzegania przepis6w Kodeksu post~powania administracyjnego, a mianowicie: w jednym przypadku z akt sprawy nie wynika, aby druga strona post~powania brala udzial w prowadzonym post~powaniu i otrzymala decyzj~. w jednym przypadku w transkrybowanym akcie, stwierdzono brak uzasadnienia decyzji oraz brak daty odbioru decyzji przez strony. w jednej sprawie dot. sprostowania oczywistego bl~du pisarskiego material dowodowy nie 4
zostal zgromadzony w spos6b wyczerpuj!tcy (organ oparl si~ najednym dokumencie). w kontrolowanym okresie nie wydano zaswiadczenie w trybie art. 71 Prawo o a.s.c. stwierdzaj~cego, ze zgodnie z prawem polskim nie ma przeszk6d aby osoba, kt6rej zaswiadczenie dotyczy zawarla malzei1stwo za granic~. Wydano 34 zaswiadczenia w trybie art. 41 k.r.i.o. (w tym w 2008 r. -23, w 2009 r. -11). Wplyw zaswiadczen do Urz~du Stanu Cywilnego -wydanych w trybie art. 41 1 Kodeksu rodzinnego i opiekuf1czego -od os6b duchownych jest potwierdzany piecz~ci~ Urz~du Stanu Cywilnego w Ladzicach z dat~ wplywu, liczb~ dziennika i podpisem. Wydawane s~wieloj~zyczne odpisy akt6w stanu cywilnego, zgodnie z Konwencj~nr 16 W kontrolowanym okresie nie sporz~dzono zadnego aktu stanu cywilnego wymagaj~cego powiadomienia okreslonego wart. 1 Konwencji nr 3 Nie ma wydzielonego archiwum do przechowywania ksi~ stanu cywilnego. Ksi~gi stanu cywilnego oraz akty zbiorowe przechowywane S'l w pomieszczeniu biurowym Kierownika Urz~du Stanu Cywilnego Ladzicach w dw6ch metalowych szafach zamykanych na zamki. Pomieszczenie to wyposazone jest w urz'ldzenia kontroluj'lce temperatur~, wilgotnosc powietrza, jak r6wniez wyposazone jest w sprz~t przeciwpozarowy. Podczas kontroli udzielono Kierownikowi Urz~du Stanu Cywilnego w Ladzicach instruktazu oraz wskaz6wek w zakresie stosowania przepis6w ustawy Prawo o aktach stanu Fakt kontroli zostal wpisany w ksi~ce kontroli pod poz. Nr 1/2009, Protok61 sporz~dzono w dw6ch jednobrzmi~cych egzemplarzach, z kt6rych jeden przekazano kierownikowi podmiotu kontrolowanego. Kierownikowi kontrolowanej jednostki przysluguje, przed podpisaniem protokolu kontroli, prawo zglaszania umotywowanych zastrzezell, co do ustalell zawartych w protokole. Zastrzezenia nalezy zglasic na pismie arganawi zarz~dzaj~cemu kantral~ w terminie 14 dni ad atrzymania pratakalu kantrali. 5 ::K
Kierawnik jednastki kantralawanej tub asaba pelni~ca jega abawi(;tzki maze admowic padpisania pratakalu kantrali skladaj~c w terminie 7 dni ad dnia jega atrzymania pisemne wyjasnienia tej odmowy. t60zki URZAo WOJEWODZKI W loozi ODDZIAt. PASZPORTOWY WYDZiAtU SPRAW OBYWATELSKICH I CUDZOZIEMC6w W PIOTRKOWIE TRYBUNALSKIM 97.300 Piot~6w Trybunalski, ul. Sienkiewicza 16a JodPiS Kierownika Jednostki Podpis osoby kontroluj~cej / STARSZYINSPEKTOR ~~~ynk~smuisra ~~JE~6Dj~c Miejscowost, dnia.!(j(,.01.mop.'. 6