PROTOK6L przeprowadzonej w dniu 24 kwietnia 2006r. w Rawie Mazowieckiej, w zakresie przestrzegania i zasad sporz8c.dzania dokument6w przez Kierownika Urz~du cis. z dnia Monika Panasiuk -starszy inspektor w Referacie w Delegaturze w Skiemiewicach L6dzkiego Urz~du w Lodzi, na podstawie upowaznienia do kontroli Nr 16/06 2006r. Jednostka kontroiowana: Urz3c.d Miasta w Rawie Mazowieckiej Urz3c.d Stanu CywiInego PI. Marszalka J. Pilsudskiego 5 96-200 Rawa Mazowiecka Regon- 000526481 w Rawie Mazowieckiej Burmistrz Miasta Rawa Mazowiecka -Eugeniusz G6raj Kierownik Urz~du Stanu Cywilnego -Puchalska Danuta Zast~pca Kierownika USC -Szybalska Barbara Fakt kontroli odnotowano w ksi~zce kontroli pod poz.2/06. Przedmiotem kontroli bylo przestrzeganie przepis6w: ustawy z dnia 29.09.1986r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004r.nr 161, poz.1688 ), ustawy z dnia 25 lutego 1964r. Kodeks rodzinny (Dz.U. z 1964r. Nr 9, poz.59 z p6zn. zm.), i opiekunczy ustawy z dnia 14.06.1960r. Kodeks post~powania administracyjnego (Dz.U.z 2000r., Nr 98, poz. 1071 z p6in. zm.), ustawy z dnia z dnia 15.11.1956r. o zmianie imion i nazwisk (Dz.U. z 2005r. Nr 233, poz.1992) rozporz~dzenia Ministra Spraw Wewn~trznych i Administracji z dnia 26.10.1998r. w sprawie szczeg61owych zasad sporz~dzania akt6w stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiqg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywaniu i zabezpieczenia oraz wzor6w akt6w stanu cywilnego, ich odpis6w, zaswiadczen i protokol6w (Dz.U. z 1998r. Nr 136, poz.884 z p6zn.zm. ),
2 Nr 3 dotycz~cej mi~dzynarodowej wymiany informacji z zakresu podpisanej w Stambule 4.09.1958r. (Dz.U. z 2003r. Nr 172, Nr 16 dotycz~cej wydawania wieloj~zycznych odpis6w akt6w stanu cywilnego, podpisanej w Wiedniu 8.09.1976r. (Dz.U. z 2004r. Nr 166, poz.1735), Kontrol~ przeprowadzono metod~ reprezentatywn~ p. Danuty Puchalskiej Kierownika USC w Rawie Mazowieckiej. w obecnosci Kontrol8c. obj~to nast~puj8c.ce zagadnienia: 1. Prawidlowosc sporz~dzania akt6w stanu cywilnego. 2. Kompletowanie akt zbiorowych do akt6w stanu cywilnego. 3. Nanoszenie przypisk6w pod aktami stanu cywilnego. 4. Wydawanie wieloj~zycznych odpis6w akt6w stanu cywilnego oraz mi~dzynarodow~ wymian~ informacji w zakresie stanu cywilnego. 5. Prawidlowosc wydawanych akt6w prawnych a w szczeg61nosci prowadzenie post~powan administracyjnych i przestrzeganie terminowosci rozpatrywanych spraw. Rejestracja stand cywilnego 200Sr. 2006r. I. akty urodzenia -transkrypcja 454 8 130 2 2. akty malzedstwa -w formie wyznaniowej -cywilnych -transkrypcji 153 13 110 38 5 5 8 3. akty zgonow -transkrypcji 331 1 95 1
3 aktach stanu cywilnego stwierdzono co nast~puje: 1. akty sporz~dzane s~ komputerowo na luznych drukach, a po zakonczeniu roku kalendarzowego poszczeg61ne akty zszywane s~ w ksi~gi, 2. data zdarzenia (urodzenia, malzenstwa, zgonu) wpisywana jest do aktu slownie, a nast~pnie cyframi umieszczonymi w nawiasie, w kolejnosci: dzien, miesi~c, rok, 3. wolne miejsca w poszczeg61nych rubrykach, jak r6wniez w rubryce "uwagi" zakreslane s~ w spos6b uniemozliwiaj~cy dokonanie w tych miejscach jakichkolwiek wpis6w, 4. Pomylki zdarzaj~ce si~ bardzo rzadko podczas sporz~dzania akt6w, omawiane s~ w spos6b prawidlowy, 5. Akty malzenstw konkordatowych sporz~dzane s~ z zachowaniem terminu przewidzianego wart. 61a pkt 2 Pr. o a.s.c. 6. Wzmianki marginesowe nanoszone s~ do akt6w w spos6b opisowy i zawieraj~ wszystkie niezb~dne elementy takie jak podstaw~ prawnc:\, dat~ i podpis, 7. Akta zbiorowe do kontrolowanych akt6w stanu cywilnego prowadzone s~ zgodnie z obowi~zuj~cymi przepisami, dokumenty nie budz~ w~tpliwosci, na biez~co wl~czane s~ dokumenty stanowi~ce podstaw~ naniesienia zmian w aktach (decyzje, wyroki itp.). Odpisy akt6w urodzen skladane do aktu malzenstwa w wi~kszosci przypadk6w s~ nowo wydane, natomiast te, kt6re zostaly wydane duzo wczesniej- s~ czytelne. Wszystkie zawieraj~ oplat~ skarbow~. 8. Do wszystkich ksi~ stanu cywilnego prowadzone s~ skorowidze alfabetyczne (komputerowo ). 9. Przypiski pod aktami zawieraj~ wszystkie informacje odnosnie akt6w sporz~dzonych w USC w Rawie Mazowieckiej, natomiast informacje z innych urz~d6w nanoszone s~ na biez~co, w miar~ ich naplywu. W kontrolowanych aktach nie stwierdzono zadnych uchybien. w kontrolowanym okresie nie odnotowano przypadku sporz~dzenia b~dz transkrypcji aktu zagranicznego zgodnie z postanowieniami Konwencji Nr 3 dotycz~cej mi~dzynarodowej wymiany informacji z zakresu stanu cywilnego. Wydano 20 wieloj~zycznych odpis6w akt6w stanu cywilnego na podstawie Konwencji Nr 16 dotycz8c.cej wydawania wieloj~zycznych odpis6w skr6conych akt6w stanu cywilnego. Z wniosk6w os6b ubiegaj8c.cych si~ o wydanie takich
4 ze dokumenty te wydawane s~zgodnie z art.83 Pr. o a.s.c. oraz stosowna oplata skarbowa. W okresie obj~tym kontrol3c.wydano: -30 decyzji z art.28 pr. o a.s.c. (sprostowanie oczywistego bl~du pisarskiego) 4 decyzje z art. 36 pr. o a.s.c. (uzupelnienie tresci aktu stanu cywilnego) 17 decyzji z art. 73 ust. 1 pr. o a.s.c. (wpisanie do ksi~ polskich aktu stanu cywilnego sporz3c.dzonego za granic~ 4 decyzje z art. 2 ustawy o zmianie imion i nazwisk (zmiana nazwiska) 155 zaswiadczen z art. 4 1 k.r.i op. (stwierdzaj3c.cych brak okolicznosci wyl3c.czaj3c.cych zawarcie malzenstwa wyznaniowego ze skutkami cywilnymi) Na podstawie kontrolowanych akt6w prawnych stwierdzono co nast~puje: 1. Post~powania adrninistracyjne prowadzone s8c. z zachowaniern terrnin6w okres1onych w KPA, sprawy zalatwiane s8c.bez zb~dnej zwloki. 2. Do wszystkich stron post~powania wysylane s8c. zawiadornienia o wszcz~ciu post~powania. Tylko w przypadkach gdy wyst~puje z z8c.daniem jedyna strona post~powania odst~iono od tej procedury. 3. Przepis art.73 pr.o a.s.c. dotycz8c.cy wpisywania zagranicznych akt6w stanu cywilnego jest stosowany wlasciwie. Dokumenty przedkladane do transkrypcji nie budz8c. w8c.tpliwosci co do swojej autentycznosci. 4. Zgodnie z obowi8c.zuj8c.c8c. zasad8c. zupelnosci, akty kt6re nie zawieraj8c. wszystkich danych s8c.uzupelniane na podstawie przepisu art.36 pr.o a.s.c. 5. Wszystkie decyzje zostaly dor~czone stronom, co zostalo potwierdzone podpisem na decyzji b8c.dz na zwrotnym potwierdzeniu odbioru. 6. Decyzje zgodne z z8c.daniem stron, kt6re zostaly wykonane przed uplywem terminu do wniesienia odwolania, zawieraj8c. stosown8c. klauzul~. 7. W szystkie decyzje wydane w kontrolowanyrn okresie s8c. pozytywne i od zadnej z nich nie wniesiono odwolania 8. Zaswiadczenia dla os6b zamierzaj8c.cych zawrzec zwi8c.zek malzenski w forrnie wyznaniowej wydawane s8c. z zachowaniem ustawowego terrninu. w urz~dzie prowadzony jest rejestr zaswiadczell wydawanych w trybie art.4 1 1 Kodeksu rodzinnego i opiekullczego. Podczas kontroli udzielono instruktazu w zakresie kontrolowanych spraw, ze szczeg6lnym uwzgl~dnieniem procedur dotycz~cych stosowania przepis6w Kodeksu post~powania administracyjnego.
5 sporz8c.dzono w dw6ch jednobrzmi8c.cych egzemplarzach, przekazano kierownikowi podmiotu kontrolowanego..podmiotu kontrolowanego przysluguje, przed podpisaniem protokolu kontroli, prawo zgloszenia umotywowanych zastrzezen, co do ustalen w nim zawartych. Zastrzezenia nalezy zglosic na pismie organowi zarz,\.dzaj,\.cemu kontrol~ w terminie 14 dni od otrzymania protokolu kontroli. Kierawnik padmiotu kontrolowanega lub osaba pelnic::t:.ca jego obowic::t:.zki, maze admowic padpisania pratokalu kantroli skladajc::t:.c w terminie 7 dni ad daty jego atrzymania pisemne wyjasnienie tej admawy. Podpis osoby kontrolujqcej: ~.9~ Monika Panasiuk -st. inspektor Podpis kierownika podmiotu kontrolowanego: 1~.:.l?fj:.~~..~~.~~~... Data i miejscepodpisania protokolu