System sprawozdawczy w ramach PL08 Szkolenie dla Beneficjentów programu PL08 Warszawa, dnia 9-06-2014 MAREK GÓŹDŹ NACZELNIK WYDZIAŁU DEPARTAMENT FUNDUSZY EUROPEJSKICH
Agenda spotkania 10.00-10.15 Rozpoczęcie szkolenia 10.15 13.00 I część szkolenia: Wdrażanie i rozliczanie projektów w ramach Programu 13.00-14.00 Przerwa obiadowa 14.00-14.30 II część szkolenia: Fundusz Współpracy Dwustronnej część B 14.30-15.30 Pytania, dyskusja
Plan szkolenia System sprawozdawczy i wniosek o płatność Kwalifikowalność wydatków Zamówienia publiczne Rozliczanie partnerstw Zmiany w projekcie Informacja i promocja Kontrola i audyt / Nieprawidłowości.
Cele szkolenia Zapoznanie uczestników szkolenia z wymogami Programu Zaprezentowanie dokumentów regulujących kwestie związane z wdrażaniem projektów w ramach Programu Przedstawienie procedur obowiązujących przy realizacji projektów współfinansowanych w ramach Programu
Korzyści z udziału w szkoleniu Zrozumienie zasad i procedur obowiązujących w ramach Programu Usystematyzowanie wiedzy związanej z wdrażaniem i rozliczaniem Projektu Poznanie osób opiekujących się projektem po stronie MKiDN
Sprawozdawczość Częstotliwość: 3 razy w roku + raport końcowy Termin: 10 dni roboczych po zakończonym okresie sprawozdawczym Konstrukcja raportu: I części merytoryczna, II część finansowa Zawartość: a) Informacje o działaniach i wydatkach własnych b) Informacje o działaniach i wydatkach partnerów c) Informacje w raporcie okresowym muszą odnosić się do danego okresu sprawozdawczego
Formularz raportu
Procedura raportowania Okres sprawozdawczy 10 dni roboczych Raport w MKiDN Beneficjent Raport 30 dni roboczych Informacja Operator Programu Korekta Akceptacja Poprawiony Raport 15 dni roboczych 20 dni roboczych Wypłata kolejnej transzy Czas
Płatności Pierwsza płatność / płatności okresowe: 1. System zaliczkowy: 95% wartości dotacji 2. Termin: 20 dni roboczych od dnia zatwierdzenia raportu 3. Warunek: wydatkowanie co najmniej 70% przekazanego grantu 4. Ograniczenie: art. 168 ustawy o finansach publicznych Ostatnia płatność: 1. Refundacja: 5% wartości grantu 2. Termin: 20 dni roboczych od dnia zatwierdzenia raportu 3. Warunek: pozytywny wynik kontroli
Wydatki kwalifikowane Wydatki na prace przygotowawcze Wydatki na proces inwestycyjny Wydatki na opinie/ekspertyz Wydatki na zarządzanie projektem Wydatki na informacje i promocję projektu Wydatki na opłaty finansowe VAT gdy przepisy prawa nie pozwalają na jego odzyskanie
Kwalifikowalnośc wydatków są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu zostały uwzględnione w Planowanym budżecie, zostały faktycznie poniesione w okresie kwalifikowalności wydatków dla projektu zostały prawidłowo zaksięgowane, rzetelnie udokumentowane i są możliwe do zweryfikowania nie są finansowane z innych środków pomocowych są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa
Dokumentowanie wydatków faktury VAT /faktury korygujące druki delegacji krajowych / zagranicznych listy płac rachunki do umowy zlecenia / o dzieło umowy kupna - sprzedaży noty obciążeniowe/ noty księgowe /noty korygujące raport niezależnego biegłego rewidenta (wyłącznie w przypadku kosztów ponoszonych przez Partnera/ów projektów z Państw-Darczyńców) koszty ustalone poprzez system księgowości analitycznej
Opisywanie dokumentów WZÓR OPIS DOKUMENTU FINANSOWEGO w ramach PL08 MF EOG 2009-2014 * Opis wydatku ( uszczegółowienie):... poniesionego w ramach Projektu:.(nazwa Projektu) dofinansowanego ze środków: Mechanizmu Finansowego EOG i Ministra KiDN w ramach umowy finansowej nr. z dnia.... Kwota wydatku kwalifikowanego:... PLN w ramach dokumentu finansowego, w tym VAT kwalifikowalny:.pln lub*** Kwota wydatku kwalifikowanego:.. PLN poniesionego w ramach kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, w tym VAT kwalifikowalny:.pln Nr pozycji w Planowanym budżecie Projektu... (numer i nazwa działania wg. obowiązującego Planu budżetu projektu) Poziom dofinansowania nn. dokumentu w ramach Projektu:..%, z tego: MF EOG 85% Min. KiDN 15% Poziom współfinansowania nn. dokumentu w ramach Projektu: % ** Nr ewidencji księgowej Zakup /usługa/roboty budowlane*** dokonany/a/e zgodnie z art ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29.01.2004 r., umowa nr. z dnia... z (Wykonawcą).. oraz zgodnie z Wytycznymi MIR w zakresie udzielania zamówień. Sprawdzono pod względem merytorycznym:... /podpis i pieczęć osoby uprawnionej/ Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym:... /podpis i pieczęć osoby uprawnionej/ */ Opis sporządza się na rewersie dokumentu finansowego. W przypadku braku wystarczającej ilości miejsca na rewersie dokumentu finansowego zaleca się zamieścić wszystkie niezbędne informacje na dodatkowej kartce papieru oznaczając ją jako: Załącznik do Faktury VAT/Rachunek Nr.z dnia, a na dokumencie finansowym (głównym) należy zamieścić zapis o treści: Opis niniejszego dokumentu zamieszczono na Załączniku Nr. **/ o ile dotyczy ***/ należy niewłaściwe usunąć
Dokumentowanie płatności wyciąg z rachunku bankowego / potwierdzenie przelewu rozliczenie zaliczki pobranej przez pracownika raport kasowy uwzględniający dany wydatek
Koszty pośrednie Koszty pośrednie to wszystkie kwalifikowane wydatki, które nie mogą być jasko wskazane, jako bezpośrednio związane z projektem, ale które można wskazać i uzasadnić w ramach systemu rachunkowości, jako poniesione w związku z kosztami kwalifikowanymi projektu rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków ich poziom jest określany w umowie finansowej warunkiem ich rozliczenia przez Beneficjenta jest posiadanie systemu księgowości analitycznej oraz przedstawienie uzasadnionej metody kalkulacji
Koszty niekwalifikowane koszt zakupu ziemi i nieruchomości wkład rzeczowy, w tym wolontariat opłaty za transakcje finansowe i inne koszty czysto finansowe, z wyjątkiem kosztów związanych z rachunkami wymaganymi przez KMF, Krajowy Punkt Kontaktowy lub obowiązujące prawo oraz koszty usług finansowych nałożonych przez umowę finansową podatek VAT, gdy przepisy prawa pozwalają na jego odzyskanie
Zamówienia publiczne Art. 7.16 Regulacji: Beneficjent, który uzyskuje dofinansowanie sięgające 50% lub więcej wydatków kwalifikowalnych projektu w ramach MF EOG /NMF na lata 2009-2014 powinien przeprowadzić procedurę zamówienia publicznego dla tego projektu zgodnie z krajowym prawem zamówień publicznych Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie udzielania zamówień w ramach MF EOG oraz NMF na lata 2009-2014, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
Wytyczne MIR dot. PZP - progi Przetarg zgodnie z PZP 1) WWW 2) Oferta 3) Telefon > 30 000 > 3500 PLN < 30 000 3 500 PLN
Wytyczne MIR dot. PZP 1. Tożsamość przedmiotowa 2. Tożsamość czasowa 3. Tożsamość podmiotowa
Wytyczne MIR dot. PZP - wyjątki
Partner w Projekcie Beneficjent rozlicza cały projekt, a jego stosunki z partnerami reguluje umowa partnerska Sposoby rozliczania wydatków partnerów: Metoda 1: kopia dokumentów finansowych i dowodów zapłaty Metoda 2: nota obciążeniowa Metoda 3: raport niezależnego biegłego rewidenta dotyczy tylko partnerów z Państw Darczyńców
Zmiany w projekcie ZMIANA OP 14 dni przed zmianą MERYTORYCZNA FINANSOWA zawsze 20% linii budżetowej 20% linii budżetowej
Informacja i promocja Zgodnie z planem komunikacji określonym we wniosku Wymagane elementy: Wsparcie udzielone z funduszy norweskich i funduszy EOG, pochodzących z Islandii, Liechtensteinu i Norwegii, oraz środków krajowych. Supported by a grant from Iceland, Liechtenstein and Norway through the EEA and Norway Grants and co-financed by the Polish funds.
Informacja i promocja PLAKAT TABLICA INFORMACYJNA Supported by a grant from Iceland, Liechtenstein and Norway through the EEA and Norway Grants and cofinanced by the Polish funds.
ROLL UP NEWSLETTER Informacja i promocja SOCIAL MEDIA
Kontrola i audyt BENEFICJENT Przez cały okres Realizacji projektu PROJEKT MKIDN KPK KMF Do 5 lat po zakończeniu projektu PROJEKT / BENEFICJENTA
Nieprawidłowości Nieprawidłowość to jakiekolwiek naruszenie przepisów ze strony Beneficjenta wynikające z działania lub zaniechania, które spowodowało lub mogło spowodować szkodę w ramach Programu Dla nieprawidłowości przy PZP zastosowanie mają wytyczne COCOF07/0037/03
Przydatne informacje Jak rozliczać koszty osobowe? Jak rozliczać delegacje? Jak rozliczać koszty transportu?!!! Podręcznik beneficjenta!!! Jak wdrażać projekty
Dziękuję za uwagę Marek Góźdź Naczelnik wydziału Departament Funduszy Europejskich mgozdz@mkidn.gov.pl