1. Utworzyć wzór pisma urzędowego. <data pisma> <logo lub dane nadawcy> <logo lub dane odbiorcy> <temat pisma> <kolejne akapity tekstu> <podpis/pieczątka> 2. Utworzyć wzór pisma orzekającego. <data pisma> <dane nadawcy/miejsce na pieczątkę> <dane odbiorcy> <temat przewodni orzeczenia> <sentencja wstępna> <orzeczenie> <wyjaśnienie> <podpis/pieczątka> 3. Utworzyć wzór sprawozdania <data utworzenia> <dane podmiotu sporządzającego> <dane podmiotu zamawiającego> <tytuł sprawozdania> <cel sprawozdania> <informacje wstępne> <rozwinięcie sentencji> <podsumowanie>
<podpis> Powyższe wzory należy wykonać dla fikcyjnych podmiotów/fikcyjnych wystawców. Wszystkie pisma powinny posiadać dołączoną kopertę z możliwością wypełnienia nadawcy/odbiorcy. Wszystkie pola wiadomości powinny być tworzone w oparciu o style (nie powinny być tworzone indywidualnie dla każdej linii osobno). Style (wielkości fontu, krój, stylizacja, marginesy itp.) muszą być dobrane w taki sposób by pismo mogło być wysłane do urzędu i/lub potencjalnego klienta (np. niedozwolone jest wysłanie pisma z krojem Comic Sans Ms). Pisa muszą zostać wysłane w postaci plików odt, doc lub docx na pocztę prowadzącego (podaną na zajęciach). Tylko w ten sposób prowadzący może sprawdzić poprawność wykonania zadań. WSKAZÓWKI: a) Pokazywanie/ukrywanie znaków specjalnych: Domyślnie program Ms Word nie pokazuje niedrukowalnych znaków. Tego typu znaki są nieodzowną częścią każdego dokumentu tworzonego przy pomocy wspomnianego narzędzia gdyż to dzięki nim procesor tekstu wie gdzie wstawić nowy akapit, kiedy złamać linię, pokazywać spacje (biała przestrzeń też jest znakiem), utworzyć tzw. twarde dowiązanie itp. Aby pokazać/ukryć znaki specjalne można wcisnąć ikonę przypominającą literę Pi w Narzędziach głównych: Poniżej przykład wyświetlania znaków specjalnych w dokumencie:
b) Wstawianie w dokumencie stron w różnych układach: Należy przejść na zakładkę Układ: Wybrać znaki podziału, a następnie z podmenu Podziały sekcji Następna strona (nazewnictwo może się minimalnie różnić pomiędzy wersjami programu Ms Word): W zależności, której stronie chcemy zmienić rozmiar i/lub orientację przechodzimy na nią (kursor tekstowy musi znajdować się na interesującej nas stronie) i klikamy Rozmiar -> wybieramy interesujący nas rozmiar (np. Koperta #10):
Można także zmieniać orientację, dodawać/usuwać kolumny oraz zmieniać marginesy. c) Dodawanie pól tekstowych: W przypadku kopert ciężko może być poprawnie wpisać dane adresata i odbiorcy używając standardowych akapitów. W związku z tym lepszym pomysłem może być użycie pól tekstowych. Wstawianie ich możliwe jest poprzez zakładkę Wstawianie -> Pole tekstowe: Można wybrać jedno z bogatej kolekcji wstępnie zaprojektowanych pól lud dodać pole proste (Proste pole tekstowe): Po dodaniu pola możemy je rozciągać (przytrzymując lewy przycisk myszy na jednym z kółek) zarówno w pionie poziomie (środkowe punkty) jak i powiększać/pomniejszać w obu płaszczyznach (punkty na rogach). Jeżeli zajdzie potrzeba możliwe jest obrócenie pola (strzałka ułożona w kółko). Można również decydować o ułożeniu pola względem treści w dokumencie (prawy kwadrat z ikoną). Jeżeli chcemy przemieścić pole tekstowe należy:
- zaznaczyć je - najechać kursorem myszy na dowolną krawędź ramki (kursor musi zmienić ikonę na krzyżyk złożony z 4 strzałek) - nacisnąć i przytrzymać lewy przycisk myszy - przesunąć kursor (a wraz z nim ramkę) w dowolne miejsce strony dokumentu Przemieszczanie może być ograniczone przez nałożone marginesy. By móc przemieszczać ramkę w dowolne miejsce należy zmienić jej opływ (Opcje układu) na swobodny (Przed tekstem): Wewnątrz ramki tekstowej możemy operować na tekście tak samo jak w pozostałych częściach dokumentu. Ramki posiadają domyślnie obramowanie. Można je usunąć poprzez: - wybranie ramki, którą chcemy edytować - wybranie menu Formatowanie (podsekcja Narzędzia do rysowania) - zmianę opcji Kontury kształtu (na dowolny kolor, grubość bądź brak zrzut poniżej):
Ramki tekstowe można używać do specjalnej stylizacji tekstu, umieszczenie go w dowolnym miejscu i formie w dokumencie, czy też jako pól na podpisy, wzory i/lub pieczątki firmowe. d) Tworzenie korespondencji: Większość programów do edycji tekstowej posiada możliwość utworzenia szablonu koperty poprzez odpowiednią opcję. W tym wypadku można wybrać pole Korespondencja: Pojawi się okno, w którym możemy dodać adresata oraz odbiorcę. Wpisu można dokonywać ręcznie bądź wykorzystać do tego wspólną bazę np. z programu Otlook:
Jak widać można zmieniać rozmiar koperty, czcionek oraz dostosować opcje drukowania (głównie chodzi o dopasowanie opcji podajnika w naszej drukarce). Jeżeli klikniemy przycisk zapisz dokument to do naszego dokumentu zostanie dodana nowa strona będąca kopertą.
Należy jednak pamiętać by zaraz za kopertą wstawić podział sekcji (inaczej wszystkie nasze strony zamienią się na rozmiar koperty). Ponadto jeżeli chcemy by nasza koperta miała lepszą jakość wizualno-projektową możemy być zmuszeni do ręcznego zaprojektowania koperty (poprzez pola tekstowe opisane wcześniej). e) Wstawianie obiektów graficznych do dokumentu Niekiedy może zajść konieczność wstawienia do dokumentu dodatkowej grafiki, np. pola z grafiką rastrową (np. logo, zdjęcie), zaznaczenia fragmentu dokumentu (np. ramką prostokątną) bądź wstawienia do niego dodatkowej grafiki uatrakcyjniającej cały dokument (np. Clipart). Tego typu opcje znajdziemy w zakładce Wstawianie: Przykład menu Wstawiania Kształtów. Większość tego typu elementów będzie zachowywać się dokładnie tak samo jak opisywane wcześniej pole tekstowe. Między innymi posiadają dokładnie takie same opcje tła, ramek czy też efektów graficznych. W ten sam sposób można je przemieszczać i ustawiać reakcję tekstu na ich występowanie. f) Praca ze stylami Style znajdują się bezpośrednio w zakładce Narzędzia główne: Klikając przycisk więcej (podświetlony na zrzucie) można zobaczyć wszystkie predefiniowane style. Z kolei klikając przycisk więcej opcji można otworzyć okno do zarządzania stylami:
Możemy np. utworzyć nowy styl (czerwona ramka). Po kliknięciu przycisku otworzy nam się takie okno:
Tutaj można wybrać używany przez styl zestaw czcionek, ich wyrównanie, wielkość, efekty specjalne. Ponadto można określić czy tworzony styl ma używać innego stylu jako podstawy (opcja Styl na podstawie). Style mogą być różnego typu (powyżej mamy wybrany styl Akapitu, nie przeszkadza to jednak tworzyć z tego miejsca stylu dla tabeli czy pojedynczych znaków). Ważne jest by utworzyć odpowiednią nazwę dla stylu (na zrzucie nazwą jest Styl1). Ciekawą opcją jest pole Styl następnego akapitu. Dzięki tej opcji, gdy zakończymy obecnie edytowany akapit (klawisz Return/Enter) tak powstały akapit otrzyma inny styl akapitu (ten, który będzie wybrany w tym polu). Ostatnią ciekawą rzeczą jest przycisk Formatuj. Pozwala on na dodatkowe zmiany opcji stylu czcionek:
g) Opcje zaawansowane w programie Word Wstążka, chociaż dość intuicyjna i przyjazna użytkownikom, posiada pewne niedogodności, takie jak chociażby ograniczona ilość miejsca do prezentacji wszystkich właściwości wskazanego elementu dokumentu. W związku z tym jeżeli jakieś właściwości nie możemy znaleźć lecz wiemy pod jaką kategorią dana właściwości powinna być, możemy kliknąć w przycisk Więcej (o ile jest dostępny): Zaznaczone na czerwono przyciski pozwalają na otwarcie dodatkowe okna z opcjami danej kategorii. Dzięki nim mamy możliwość edycji dodatkowych opcji dokumentu.