INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU HERMES 2009 (sprawdzian i egzamin gimnazjalny) OKE Poznań
Wstęp.... 2 Instalacja programu... 3 Uruchomienie programu... 5 Wprowadzanie i edycja danych.... 8 Zakładka Szkoła... 9 Zakładka Oddziały... 12 Zakładka Uczniowie... 14 Przyciski i klawisze skrótu.... 18 Zapisywanie i eksport danych.... 19 Zmiana klucza dostępu do plików programu Hermes... 24 Zgłaszanie uczniów poprzez serwis internetowy OKE.... 25 Najczęściej popełniane błędy... 26 1
Wstęp Szanowni Państwo Przekazujemy program komputerowy Hermes 2009, działający w środowisku Windows. Aplikacja umożliwia wprowadzanie: danych o szkole, danych egzaminacyjnych o uczniach. Powyższe dane są wymagane przez okręgowe komisje egzaminacyjne w celu przeprowadzenia sprawdzianu oraz egzaminu gimnazjalnego. Niniejszy przewodnik zawiera instrukcje i ilustracje dotyczące instalacji i użytkowania programu Hermes 2009. Korzystanie z aplikacji będzie możliwe po wprowadzeniu identyfikatora szkoły oraz klucza szyfrującego. Zalecane jest zapoznanie się z treścią całej instrukcji przed przystąpieniem do pracy z aplikacją Hermes 2009, ponieważ ułatwi to późniejszą pracę. 2
Instalacja programu W celu prawidłowej instalacji programu Hermes 2009 należy wykonać następujące czynności: 1. Odinstalować poprzednią wersję programu Start -> Programy -> Hermes -> uninstall. 2. Uruchomić plik Hermes2009.exe i postępować zgodnie z poleceniami pojawiającymi się na ekranie (Rys.1). Rys 1. 3
Aby zmienić domyślne miejsce instalacji programu należy kliknąć przycisk Wybierz i wybrać nową lokalizację. Zalecamy instalację programu w folderze o nazwie Hermes2009. Jeśli nie chcemy uruchamiać programu zaraz po instalacji należy odznaczyć pole. 3. W celu rozpoczęcia instalacji należy kliknąć przycisk Dalej. 4. Po zakończeniu procesu instalacji pojawi się okno (Rys.2). Rys.2 4
Uruchomienie programu W celu uruchomienia programu należy kliknąć Start -> Programy-> Hermes-> Uruchom aplikację Hermes2009. Po wykonaniu czynności ujrzymy okno programu (Rys.3). Rys.3 Aby wprowadzić dane dla nowej sesji sprawdzianu (egzaminu gimnazjalnego) należy wybrać Plik ->Nowy (Rys. 4). Rys.4 Użytkownik zostanie wtedy poproszony o wprowadzenie identyfikatora i klucza szyfrującego oraz wybór sesji egzaminacyjnej (wiosna/lato lub zimowa) i roku, w którym odbędzie się egzamin. (Rys.5). 5
6
Rys.5 Program sprawdza poprawność wpisanych danych. Błędnie wpisane dane zostaną podświetlone na czerwono. Ważne jest, aby użyć właściwego identyfikatora i klucza przyznanego danej szkole. Identyfikator i klucz podane w Rys. 5 zostały podane jako przykład, nie należy zgłaszać szkół pod wskazanym wyżej identyfikatorem. Należy zwrócić szczególną uwagę podając rok i rodzaj sesji sprawdzianu/egzaminu. Wprowadzenie błędnej wartości spowoduje odrzucenie zgłoszenia przez serwis internetowy. ZGŁOSZENIE SZKOŁY NIE ZOSTANIE PRZYJĘTE Prawidłowo wprowadzony identyfikator i klucz zostaną wyświetlone na czarno i uaktywniony zostanie przycisk OK. 7
Wprowadzanie i edycja danych. Po wejściu do programu ukaże się okno umożliwiające wprowadzanie i edycję danych. Zawiera ono trzy zakładki: Szkoła, Oddziały, Uczniowie (Rys. 6). Rys. 6 W celu wpisania danych należy kliknąć kursorem na wybrane pole. W dolnym oknie pojawią się informacje dotyczące wybranego pola. Można je uzyskać także po wciśnięciu klawisza F1 (po wybraniu określonego pola). Zostanie wtedy wyświetlone następujące okno (Rys. 7). Rys. 7 8
Zakładka Szkoła Zawiera informacje dotyczące danej jednostki m.in. takie jak nazwa i rodzaj placówki, dane teleadresowe, położenie, nazwisko dyrektora oraz nazwa i rodzaj organu prowadzącego. Następnym krokiem jest wpisanie wszystkich niezbędnych informacji. Podanie Danych szkoły (Rys. 8), Adresu (Rys. 9), Danych podstawowych (Rys. 10) i danych dotyczących Organu prowadzącego (Rys 11.) Rys. 8 Wpisując nazwę szkoły i inne dane należy stosować się do zasad pisowni, w szczególności używać właściwie dużych i małych liter oraz nie wprowadzać znaków tabulatora, zbędnych spacji itp. Pisownia oryginału jest zachowywana w bazie danych i występuje w wytwarzanych później dokumentach. 9
Rys. 9 Rys. 10 10
Rys. 11 Jak widać na Rys. 11 pola, które muszą zostać uzupełnione (wymagalne) zaznaczone zostały czerwoną kreską. Nie wypełnienie pól tego typu uniemożliwi zgłoszenie szkoły. W przypadku wpisania błędnych wartości program przekreśli wpisane dane na czerwono, muszą one zostać bezwzględnie poprawione (Rys. 12) Rys. 12 Uwaga: nie wpisujemy do pól niewymagalnych sformułowań brak, nie dotyczy lub nie ma gdy nie chcemy wprowadzać w te pola danych pozostawiamy je niewypełnione. 11
Zakładka Oddziały Zakładka Oddziały jest tworzona na podstawie wartości wprowadzonych w zakładce Szkoły (Rys. 13) należy wybrać oznaczenie ostatniego oddziału (oznaczenia literowe) i/lub oddziału dodatkowego. Rys.13 12
Dla podanych oddziałów (klas) należy podać numer ostatniego ucznia znajdującego się w danym oddziale (Rys. 14). Jeżeli któryś z oddziałów nie istnieje lub z danego oddziału żaden uczeń nie przystępuje do sprawdzianu/egzaminu gimnazjalnego, można taki oddział oznaczyć jako nieistniejący (Rys. 15). Rys. 14 Rys. 15 13
Zakładka Uczniowie Zakładka Uczniowie zawiera ilość wierszy odpowiadającą danym wprowadzonym w zakładce Oddziały. Zawiera informacje o uczniach i zdawanych przez nich egzaminach. Podaje się tutaj Dane osobowe poszczególnych uczniów, takie jak płeć, drugie imię, miejsce urodzenia, informacje o dysleksji i typie arkusza. Zakres danych zbieranych programem Hermes w przypadku egzaminu gimnazjalnego jest w stosunku do sprawdzianu wzbogacony o informacje o trzech częściach egzaminu i tylko w tym zakresie obsługa programu różni się dla obu typów szkół (Rys. 16a szkoła podstawowa, Rys. 16b - gimnazjum). Rys. 16a 14
Rys. 16b Wypełniając dane dla Części humanistycznej i Części matematyczno-przyrodniczej należy wpisać nr sali, w której zdawana będzie dana część egzaminu oraz w przypadku uczniów przystępujących do zdawania w języku mniejszości narodowej język zdawania (w takim przypadku należy, w polu Mniejszość narodowa wybrać tak oraz wybrać właściwy język w polu Język mniejszości) (Rys.17). Nowością w Hermesie 2009 w przypadku szkół gimnazjalnych jest Część językowa. Wymaga ona określenia jaki język obcy będzie zdawał dany uczeń i w której sali (Rys. 18). Uwaga: Nie wpisujemy do pól niewymagalnych sformułowań brak, nie dotyczy lub nie ma. Gdy nie chcemy wprowadzać w te pola danych pozostawiamy je niewypełnione. 15
Rys. 17 Rys. 18 16
Wpisując kolejne dane należy w polu! pozostawić "+" jeśli pod danym numerem w dzienniku jest wpisany uczeń lub wybrać "-" jeśli uczeń został wykreślony lub z innych przyczyn nie będzie zdawał egzaminu (Rys. 19). W wierszu oznaczonym "-" nie wpisuje się innych danych. Rys. 19 Rys. 20 17
Przyciski i klawisze skrótu. Funkcje przycisków zgromadzonych w prawej, górnej części okna z przyporządkowanymi im klawiszami skrótu. Wstaw rekord ucznia F5 Wytnij rekord ucznia F6 Kopiuj rekord ucznia F7 Wklej rekord ucznia F8 Zapisz F9 Znajdź błędną wartość pola F10 Wstaw znak F11 (Rys. 21) Pomoc F12 (Rys. 22) Rys. 21 Rys. 22 18
Zapisywanie i eksport danych. Po wpisaniu wszystkich wymaganych danych należy sprawdzić ich poprawność korzystając z przycisku (F10, znajdź błędną wartość pola). Program wskaże dane wymagające korekty. Po jej dokonaniu należy ponownie wcisnąć klawisz. Jeśli wszystkie dane zostały poprawnie wprowadzone zostanie wyświetlony komunikat (Rys. 23) Rys. 23 Następnie należy zapisać dokument korzystając z przycisku (F9, zapisz). Po tych czynnościach można zamknąć okno edycji przyciskiem. Pojawi się wówczas komunikat przedstawiony na rysunku (Rys.24). Rys. 24 Po zamknięciu podsumowania w oknie programu pojawi się plik z identyfikatorem szkoły. Z prawej strony obok nazwy pliku, są widoczne informacje dotyczące szkoły oraz dane mówiące o tym której sesji i którego roku szkolnego dotyczy plik ze zgłoszeniem uczniów (Rys. 25). Rys. 25 Po podświetleniu pliku w menu będą dostępne nowe opcje, zalecamy wydrukowanie wprowadzonych danych (Rys. 26) 19
Rys. 26 Istnieje możliwość wyboru wydruku tabelarycznego lub ramkowego (Rys. 27) Rys. 27 Wydruk tabelaryczny: Wydruk ramkowy: 20
Uwaga: Po wydrukowaniu wprowadzonych danych o uczniach należy je zweryfikować (porównać z danymi w dokumentacji szkoły). Po zweryfikowaniu danych i ew. poprawkach można przystąpić do wygenerowania pliku dla Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej. Należy zdać sobie sprawę, że samo wygenerowanie pliku nie jest jednoznaczne z wysłaniem go do OKE i złożeniem zamówienia na arkusze. W dalszej części instrukcji znajduje się opis jak poprawnie wysłać plik. W celu wygenerowania pliku dla OKE należy kliknąć w menu OKE i wybrać polecenie Utwórz plik dla wskazanej szkoły. Jednocześnie przypominamy, że opcja ta zadziała tylko i wyłącznie w przypadku kiedy wprowadzone dane nie będą zawierać błędów i plik szkoły będzie podświetlony (Rys. 28) Rys. 28 W kolejnym oknie należy wskazać folder, w którym program zapisze plik. Folder, do którego eksportujemy plik musi być pusty. W podanym przykładzie (Rys. 29) jest to folder C:\OKE. 21
Rys. 29 Jeżeli wszystko zostanie wykonane poprawnie, na ekranie pojawią się komunikaty (Rys. 30) Rys. 30 Następnie na ekranie pojawi się okno raportu (Rys. 31). Raport podaje łączne zapotrzebowanie na arkusze określonego rodzaju oraz liczbę zdających w poszczególnych salach pozwalając zbiorczo zweryfikować dane. Raport można wydrukować. Wydruk raportu sumowań dla poszczególnych arkuszy dostępny jest także za pośrednictwem polecenia OKE -> Generuj raporty. 22
Rys. 31 UWAGA: Wydrukowany raport nie jest potwierdzeniem zgłoszenia uczniów! Jeżeli do otwarcia nowego pliku użyto klucza zawierającego same litery bądź same cyfry, konieczne jest jeszcze przed zamknięciem programu dokonanie zmiany klucza na nowy, zgodnie z procedurą opisaną w następnym rozdziale. Niezastosowanie się do tej procedury może spowodować brak dostępu do zapisanych wcześniej danych. Pracę kończymy zamykając program poleceniem Plik -> Zakończ. Zostanie wówczas wyświetlony komunikat z pytaniem Czy chcesz wyeksportować dane. Jeśli wyeksportowaliśmy już wcześniej dane wybierając z menu OKE -> Eksportuj wskazany plik, klikamy na Nie. W przeciwnym wypadku klikając Tak postępujemy zgodnie z procedurą przedstawioną wcześniej. 23
Zmiana klucza dostępu do plików programu Hermes Nowością w aplikacji Hermes 2009 jest możliwość samodzielnego zmieniania klucza dostępu do plików z danymi uczniów. Aby zmienić klucz dostępu należy: w menu Edycja wybrać Zmień identyfikator i klucz (Rys. 32) Rys. 32 Po podaniu starego klucza należy podać nowy klucz, który wprowadza się dwukrotnie w celu uniknięcia pomyłek. Nowy klucz nie może składać się wyłącznie z samych liter lub samych cyfr. Przykłady kluczy: - niepoprawny AbckwZAppax - niepoprawny 91234567890 - poprawny Ab12yjwX3a1 Jeżeli dotychczas używany klucz nie spełnia powyższego kryterium należy zmienić go na właściwy przy pierwszym użyciu programu. Nie zastosowanie się do tego grozi brakiem dostępu do wpisanych danych. Klucz należy dobrze zapamiętać, a zapisany przechowywać w bezpiecznym miejscu. Utrata klucza uniemożlliwi dostęp do własnych danych. Kiedy wszystko zostanie wykonane poprawnie na ekranie pojawi się następujący komunikat (Rys. 33) Rys. 33 Uwaga: Dostęp do chronionych stref serwisu internetowego OKE umożliwia wyłącznie klucz przesłany przez OKE, nie należy w tym celu używać klucza zmienionego powyższą procedurą. 24
Zgłaszanie uczniów poprzez serwis internetowy OKE. Zweryfikowany i wyeksportowany plik o nazwie zawierającej identyfikator szkoły i nazwę sesji z rozszerzeniem *.gpg (np. 306401-ZZGZX_092_H09.gpg) należy przesłać za pośrednictwem strony internetowej www.oke.poznan.pl: W przypadku szkół gimnazjalnych w zakładce Egzamin gimnazjalny -> Zgłoszenie uczniów do egzaminu W przypadku szkół podstawowych w zakładce Sprawdzian -> Zgłoszenie uczniów do sprawdzianu Aby przesłać plik eksportowy tym mechanizmem należy wypełnić formularz na stronie i po kliknięciu przycisku Przeglądaj podać lokalizację pliku. Przesłanie danych następuje po kliknięciu przycisku Wyślij. Uwaga: w przypadku zespołu szkół powyższą procedurę należy wykonać kolejno dla każdej szkoły należącej do zespołu wypełniając formularz jej własnymi danymi tak, aby przesłane zostały wszystkie pliki wyeksportowane programem Hermes 2009. Skuteczne przesłanie pliku potwierdzane jest stosownym komunikatem pojawiającym się na stronie po kliknięciu przycisku Wyślij oraz po pewnym czasie e-mailem przysyłanym na podany w formularzu adres internetowy szkoły. W przypadku błędu na stronie, z której wysyłane są dane pojawia się stosowny komunikat, a pole wymagające korekty wyróżnione jest kolorem czerwonym. 25
Najczęściej popełniane błędy Poniżej znajduje się lista najczęściej popełnianych przez Państwa błędów występujących podczas pracy z programem Hermes. Instalowanie programu Hermes w folderze, w którym była poprzednia wersja. Wpisywanie zgłoszenia do nowej sesji w starym pliku co uniemożliwia przesłanie tych danych do OKE. W celu stworzenia nowego pliku z danymi na bieżącą sesję należy postępować zgodnie z instrukcją na stronie 5. Błędnie wskazany rok i sesja egzaminu (sprawdzianu) co skutkuje brakiem możliwości przesłania zgłoszenia. Prawidłowy sposób znajduje się na stronie 6. Brak kontroli wprowadzonych danych (bardzo ułatwia ją przeczytanie wydruków danych uczniów). Stąd literówki w nazwiskach i imionach, dysleksje zaznaczone uczniom bez orzeczeń, błędne daty urodzenia, nr PESEL itp. Wpisywanie w pola niewymagane wartości: BRAK, nie posiada, nie ma itd., podczas gdy należy pozostawić je puste. Wpisywanie tekstu bez stosowania zasad pisowni (m.in. złe stosowanie małych i dużych liter). Zwracamy uwagę, że od jakości wprowadzonych przez Państwa danych zależy bardzo wiele. Dane, z których tworzona jest baza OKE pochodzą z nadesłanych ze szkoły plików eksportowych programu Hermes. Wszelkie zawarte w nich błędy mogą skutkować niewłaściwie zaplanowaną i przeprowadzoną sesją, brakami materiałów egzaminacyjnych, błędnie wydrukowanymi dokumentami. Mamy nadzieję, że powyższa Instrukcja Obsługi Programu Hermes 2009 pozwoli uniknąć Państwu pomyłek i prawidłowo zgłosić uczniów do sprawdzianu/egzaminu. 26