Zmiany funkcjonalne DMS AutoStacja3 Opis - KLIENT AutoStacja (wersja 3.1010) Wersja 1.00 1
SPIS TREŚCI SPIS TREŚCI... 2 1. Ogólne... 3 1.1 Lokalny administrator Moduł konfiguratora (Ctrl+F3)... 3 1.1.1 Konfiguracja stopni trudności... 3 1.2 Logo dealera na wybranych dokumentach... 4 1.3 Dokumenty sprzedaży... 6 1.3.1 Modyfikacja funkcji Eksport FV do XML.... 6 1.4 Rozrachunki... 7 1.4.1 Logowanie zmian... 7 1.5 Kontrahenci... 7 1.5.1 Kontrahencie nowe pola w personalizacji... 7 1.5.2 Kontrahencie logowanie zmian adresu e-mail... 8 2. Dział Księgowości... 8 2.1 Dekretacja... 8 2.1.1 Nowa analityka O_MARKA.... 8 3. Dział Serwisu... 10 3.1 Formatka wydruku karty mechanika CORE rok produkcji pojazdu... 10 3.2 Raportowanie alokacji kosztów na punkty organizacyjne ( działy ASO)... 11 3.3 Status serwisowy oraz status części na zleceniach... 13 3.4 Informacja o wydaniu pojazdu na zakończenie zlecenia... 15 3.5 Kalendarz Nowe kolumny w kalendarzu RCP... 16 3.6 Kalendarz Dodanie dat na oknie usuniętych rejestracji RCP... 17 3.7 Usługi obce domyślna wartość zakupu... 18 3.8 Import zestawów operacji naprawczych ( przeglądowych)... 19 4. Dział Części... 21 4.1 Sprzedaż utracona Rozbudowa funkcjonalności... 21 4.2 Sprzedaż utracona - Raportowanie... 23
1. Ogólne 1.1 Lokalny administrator Moduł konfiguratora (Ctrl+F3) 1.1.1 Konfiguracja stopni trudności W systemie Autostacja3 dodano możliwość konfiguracji stopni trudności wykonania usług serwisowych. Dostęp do konfiguracji odbywać się będzie z poziomu modułu konfiguracji lokalnego administratora (Ctrl+F3/ Kartoteki/ Towary i usługi/ Katalog usług/ Stopnie trudności). Rozszerzenie wpisów w liście odbywać się będzie poprzez wpisanie nazwy oraz kodu w ostatnim, pustym wierszu listy. Usunięcie wpisanej wartości odbywać się będzie poprzez zaznaczenie wiersza w liście i użycie klawisza. Domyślność stopnia trudności polega na tym, że pojawiać się on będzie jako pierwszy podczas dodania pozycji robocizny rozliczanej wg czasu w dokumencie zlecenia. Uwaga. Domyślnie uprawnienia do w/w funkcjonalności systemu nadano pracownikom posiadającym dostęp do roli SV Lokalny administrator.
1.2 Logo dealera na wybranych dokumentach Na wybranych dokumentach dodano funkcjonalność umieszczania własnego loga dealera. W obecnej wersji systemu dodano obsługę własnego loga na dokumentach sprzedaży CORE PF oraz dokumentach sprzedaży CORE marża PF tj. wydrukach z obniżoną sekcją nagłówka oraz podwyższoną sekcji stopki dokumentu. Wydruki te przeznaczone są do nadruku na papier firmowy lub do tworzenia własnego papieru za pomocą mechanizmu dodawania logo. Dodawanie loga możliwe jest w dwóch miejscach tj. w definicji formatki wydruku oraz na szablonie dokumentu. Dodawanie logo na formatce wydruku W konfiguratorze dostępna jest lista formatek wydruków, gdzie odszukać można formatki dla których umożliwiono definiowania własnego loga. Do dodawania i usuwania własnego logo tj. plików graficznych JPG zawierających obrazy, które maja być drukowane na dokumentach służą pola Logo 1 oraz Logo 2. Dodatkowo należy określić rozmiar ramki na wydruku w którym nadrukowywane będzie logo. Rozmiar pliku graficznego powinien być taki sam jak określony rozmiar ramki. Gdy pliki graficzne zdefiniowane zostaną tylko na poziomie formatki wydruku to logo drukowane będzie na wydrukach wykonywanych z wszystkich dokumentów dla których dana formatka jest dostępna. 4
5
Dodawanie logo na szablonie dokumentu Gdy pliki graficzne zdefiniowane zostaną tylko na poziomie formatki wydruku to logo drukowane będzie na wydrukach wykonywanych z wszystkich dokumentów dla których dana formatka jest dostępna. Jeżeli jednak chcemy dodać logo na wydrukach powiązanych tylko w wybranymi szablonami dokumentów to definiujemy logo na szablonie dokumentu (zakładka formatki i okno powiązania formatki z szablonem). Logo zdefiniowane na poziomie szablonu dokumentu zawsze przeciąża logo wybrane na formatce wydruku. 1.3 Dokumenty sprzedaży. 1.3.1 Modyfikacja funkcji Eksport FV do XML. Do pliku XML eksportowanego z dokumentów sprzedaży dodano do sekcji auta dwie informacje : 6
- stan licznika - informacje z pola uwag na fakturze 1.4 Rozrachunki 1.4.1 Logowanie zmian W oknie listy rozrachunków dodano wywołanie logu zdarzeń zawężonego w kontekście zaznaczonych rozrachunków. 1.5 Kontrahenci 1.5.1 Kontrahencie nowe pola w personalizacji Do mechanizmu personalizacji w oknie listy kontrahentów dodano nowe pola tj. fax, WWW, państwo, województwo, powiat, gmina, poczta. 7
1.5.2 Kontrahencie logowanie zmian adresu e-mail Do okna edycji kartoteki kontrahenta dodano logowanie zmiany wartości pola e-mail. 2. Dział Księgowości 2.1 Dekretacja 2.1.1 Nowa analityka O_MARKA. W systemie Autostacja3 dodano nową analitykę ogólną pn.: O_MARKA. Zadaniem analityki będzie udostępnienie możliwości definiowania przeplotów kont księgowych w zależności od marki pojazdu zdefiniowanego w dokumencie. 8
Dostęp do analityki: Menu Dodatki/ System FK/ Konfiguracja dekretowania, następnie w oknie edycji Szablonów księgowań zakładka Analityki. Lista marek analityki budowana będzie wg następującej zależności: marka powinna być zdefiniowana jako marka ewidencyjna i posiadać unikalny w skali listy wszystkich marek systemu Autostacja3 Kod. Dostęp do konfiguracji listy marek systemu odbywać się będzie w sposób następujący: Edycja okna kartotek pojazdów; Menu klawisza Operacje (Lewa górna część okna); Wybór funkcji Dodaj model i tym pojazdu ; 9
Następnie klawisz edycji w linii Marka (Rodzaj + Producent). Zdefiniowanie Kodu marki oraz kategorii ewidencyjnej odbywa się w oknie edycji marki z listy marek samochodów. Uwaga. Dostęp do okna edycji Szablonów księgowań będą posiadać użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami. Uwaga. Lista dostępnych marek w oknie Lista marek samochodów może być różna w zależności od instalacji systemu Autostacja3. 3. Dział Serwisu 3.1 Formatka wydruku karty mechanika CORE rok produkcji pojazdu Na formatce wydruku karty mechanika CORE dodano rok produkcji pojazdu. 10
3.2 Raportowanie alokacji kosztów na punkty organizacyjne ( działy ASO) W celu raportowania faktu alokacji kosztów na zleceniu do poszczególnych działów ( punktów organizacyjnych) wprowadzono następujące modyfikacje: Rozbudowa formatki wydruku rozliczenia wewnętrznego z dokumentu zlecenia Na wydruku dokumentu rozliczenia wewnętrznego dodano informację na temat alokacji kosztu dla każdej zrealizowanej pozycji wydania w koszty. 11
Rozbudowa raportów kosztów ze zleceń. Na oknie raportów kosztów ze zleceń dodano filtr Sposób grupowania z wartościami: o Wg Alokacji kosztów o Wg Powodów niefakturowania W przypadku wyboru opcji Wg Alokacji kosztów raport będzie pogrupowany po alokacjach. 12
3.3 Status serwisowy oraz status części na zleceniach Do dokumentu zlecenia dodano dwa nowe pola : Status zlecenia Status magazynowy Pola te są też widoczne na liście zleceń, oraz jako filtry na liście zleceń i liście rozliczeń ze zleceń. 13
Gdzie kolumna SS oznacza status zlecenia ( serwisowy) a SC oznacza status części ( magazynu). Dodatkowo zostały dodane do Modułu Wielowymiarowej Analizy Danych w aspekcie zleceń. Wyróżnia się następujące statusy zlecenia ( serwisowe): Statusy Serwisu Nazwa statusu/ikona Opis statusu Nowe zlecenie Status domyślny - ustawi się automatycznie, dla każdego, nowego otwartego zlecenia Opracowane zlecenie będzie ustawiany ręcznie przez użytkownika pracownika serwisu. Zlecony transport będzie ustawiany ręcznie przez użytkownika pracownika serwisu. Potwierdzony przyjazd Ustawiany będzie ręcznie przez użytkownika po telefonicznym potwierdzeniu przyjazdu klienta serwisu. Przyjęto samochód Ustawi się automatycznie, po wydrukowaniu domyślnego wydruku. Trwa praca Ustawi się automatycznie, po wykonaniu, choćby jednej rejestracji mechanika w RCP do tego zlecenia. Przerwana praca Ustawi się automatycznie, jeśli do zlecenia istnieją zarejestrowane czasy w RCP i wszystkie są zamknięte, a nie ma Zezwolenia na zakończenie zlecenia. Odebrana praca Ustawi się automatycznie, gdy do zlecenia zostanie wykonana rejestracja w RCP Zezwolenie na zakończenie zlecenia Samochód wydany Ustawi się automatycznie, gdy podczas zamykania zlecenia użytkownik zadeklaruje wydane pojazdu klientowi. Opis poniżej. Wyróżnia się następujące statusy magazynowe (części): Nazwa Nowe zlecenie Części przygotowane Statusy magazynowe Opis Wartość domyślna tak więc ustawi się automatycznie, dla każdego, nowego otwartego zlecenia Ustawiany ręcznie przez pracowników magazynu lub serwisu, 14
Części niekompletne Części do zwrotu Niezrealizowane zamówienia Niewydane zamówienia Zakończona obsługa po weryfikacji dostępności potrzebnych części zamiennych, gdy wszystkie części będą dostępne Ustawiany ręcznie przez pracowników magazynu lub serwisu, po weryfikacji dostępności potrzebnych części zamiennych, gdy wystąpi częściowy brak części dla realizacji. Status ustawi się automatycznie gdy Doradca zakończył zlecenie, a w zleceniu w którym występują części zadysponowane do zwrotu do magazynu. I zwroty są niezrealizowane. Status ustawiany na zamykanie zlecenia. zwrot części w przypadku kiedy istnieją do zlecenia niezarezerwowane oraz niezrealizowane pozycje zamówień Status ustawi się automatycznie, gdy podczas zamykania zlecenia pozostaną powiązane z tym zleceniem zamówienia części, które nie są zrealizowane ( oznacza to iż nie są zarezerwowane oraz nie są anulowane lub w inny sposób zrealizowane) Status ustawiany na zamykanie zlecenia. zwrot części w przypadku kiedy istnieją do zlecenia zarezerwowane ale nie wydane pozycje zamówień na części Rezerwację wszystkich pozycji na zamówieniach części podpiętych do danego zlecenia jak było ono w statusie Niezrealizowane zamówienia Status ten ma się ustawiać automatycznie kiedy: Nie ma części do zwrotu ( patrz 2 statusy wyżej) Do zlecenia istnieją zamówienia na części i w ramach tych zamówień nie ma pozycji niezarezerwowanych a istnieje choć jedna pozycja zarezerwowana ale niewydana. Status ustawiany na zamykanie zlecenia. zwrot części w przypadku kiedy do zlecenia nie ma zamówień lub wszystkie pozycje zamówień są zrealizowane i wydane Wydanie części do zamówień na zlecenie kiedy nie zostaje już żadna pozycja nie wydana na zamówieniach na części przypisanych do tego zlecenia Każdy z wymienionych powyżej statusów może być ustawiony manualnie przez uprawnionego pracownika serwisu. 3.4 Informacja o wydaniu pojazdu na zakończenie zlecenia Podczas operacji zamykania zlecenia dodano pole Wydanie pojazdu z możliwymi wartościami TAK/NIE. Domyślna wartość w tym polu to TAK. 15
Informacja o wydaniu pojazdu skutkuje zmianą statusu serwisowego na Zakończona obsługa. Dodatkowo na liście zleceń wprowadzono filtr Tylko niewydane pozwalający na wylistowanie tych pojazdów, które nie zostały wydane klientom. 3.5 Kalendarz Nowe kolumny w kalendarzu RCP Do widoku tabelarycznego kalendarza RCP dodano kolumny : Nr zlecenia Nr nadwozia Nr rejestracyjny Marka-Model-Typ Kolumny te dodano również do personalizacji widoku. 16
Wszystkie te kolumny są uzupełnione o dane pobierane są z wpisu w kalendarzu RCP 3.6 Kalendarz Dodanie dat na oknie usuniętych rejestracji RCP W oknie Kalendarz - usunięte dodano filtry: Operacja od: Do: Pozwalające na filtrowanie usuniętych wpisów w RCP po dacie operacji 17
3.7 Usługi obce domyślna wartość zakupu Dodano pole Sugerowana cena zak. na kartotece usług obcych. W ten sposób w przypadku usług obcych wykonywanych w ramach pewnego stałego cennika będzie możliwe wprowadzenie ceny, tak aby się ona przepisywała na kolejnych dokumentach zakupu. 18
3.8 Import zestawów operacji naprawczych ( przeglądowych) Ścieżka dostępu do importu zestawów przeglądowych to Dodatki Przeglądanie bufora. Po dokonaniu wyboru otworzy się okno Bufor. Należy zaznaczyć dany zestaw, który ma zostać zaimportowany, klikając na nim myszką. Następnie z przycisku Operacje wybrać funkcję Wykonaj import. 19
Otworzy się okno Import. Należy nacisnąć przycisk Wykonaj. Rozpocznie się import zestawu operacji naprawczych (zestawu przeglądowego). Po wykonaniu importu pojawi się komunikat Ilość zaimportowanych rekordów 1. 20
Przyciskamy w nim. Okno Import można już zamknąć przyciskając. Lista zestawów będzie widoczna w oknie zestawów operacji naprawczych poprzez MENU Kartoteki Zestawy operacji naprawczych. 4. Dział Części 4.1 Sprzedaż utracona Rozbudowa funkcjonalności Do rejestracji sprzedaży utraconej dodano następujące kolumny: Data Data dodania wpisu w module sprzedaży utraconej. Data jest uzupełniana automatycznie i użytkownik nie jest w stanie jej zmienić. Wprowadził Użytkownik, który dokonał rejestracji sprzedaży utraconej. Jest ustawiany automatycznie na podstawie aktualnie zalogowanego użytkownika. 21
Pochodzenie Informuje w kontekście jakiego dokumentu dana rejestracja dokonana. Wyróżnione zostały następujące klasy dokumentów: o Dokument magazynowy o Dokument sprzedaży o Dokument zamówienia o Inne (bez dokumentu) Informacja o pochodzeniu jest wprowadzana automatycznie na podstawie kontekstu danego dokumentu. Kontrahent Informacja na temat kontrahenta dla którego dana sprzedaż utracona została zarejestrowana. Jest przepisywany automatycznie na podstawie kontrahenta z dokumentu w kontekście, którego została dana sprzedaż utracona zarejestrowana. W każdym przypadku informacja na temat kontrahenta może być przez użytkownika zmieniona. Dodatkowo do listy rejestracji sprzedaży utraconej dodano nowe filtry odpowiadające opisanym powyżej polom. Rozbudowana została także logika pobierania danych do rejestracji sprzedaży utraconej. W tym względzie dane na temat nazwy, numeru katalogowego są pobierane na podstawie zaznaczonej kartoteki towarowej. 22
4.2 Sprzedaż utracona - Raportowanie W celu raportowania sprzedaży utraconej w module raportów dodano dwa nowe raporty: Sprzedaż utracona syntetycznie Sprzedaż utracona analitycznie Raport sprzedaży utraconej syntetyczny pokazuje dane na temat rejestracji sprzedaży utraconej zgrupowane po numerze katalogowym. W ten sposób można się dowiedzieć ile razy w danym okresie dany numer katalogowy był zaliczony do sprzedaży utraconej. 23
Sprzedaż utracona analitycznie pokazuje natomiast każdą rejestracje oddzielnie. Dane w tym raporcie pokazują dodatkowo informację na temat daty dodatnia, pochodzeniu oraz kontrahencie do którego daną sprzedaż utraconą zarejestrowano. W ramach raportów zdefiniowano następujące filtry Dane za okres Standardowo podpowiada się okres od początku roku Numer katalogowy Numer katalogowy zarejestrowany w sprzedaży utraconej Wprowadził Wybór użytkownika, który wprowadził daną rejestrację Pochodzenie Wybór pochodzenia danej rejestracji Kontrahent Wybór kontrahenta na którego dokonano rejestracji Porządek sortowania Pozwala na wylistowanie sprzedaży utraconej albo po numerze katalogowym lub po ilości malejąco. 24