Funkcja Tablice planowania projektów
1. Wstęp Funkcja Tablice planowania w BeeOffice ułatwia komunikację w zespołach pracujących nad projektami lub innymi wspólnymi przedsięwzięciami. Pozwala zebrać i zwizualizować dowolny zestaw zadań, z datą rozpoczęcia...zakończenia, osobą odpowiedzialną, a następnie rejestrować postęp prac. W obecnej wersji (listopad 2017) funkcja ta NIE jest powiązana z Grupami zadań lub Zadaniami (które definiujemy w menu Aktywności), ani z Terminarzem pracowników w BeeOffice. Może to być zarówno wadą (mniejsza integracja, niektóre dane trzeba wprowadzić dwa razy), jak i zaletą (większa elastyczność, prostsze użycie). Tablice planowania są traktowane głównie jako narzędzie do wizualizacji planów i komunikacji zadań do wykonania, a nie szczegółowego rozliczania czasu pracy. 2. Wymagane uprawnienia 2.1. Uprawnienia na poziomie ról Podstawowe uprawnienia, jakich potrzebuje użytkownik żeby korzystać z tablic planowania to tablice-planowania.wyświetlanie (1350) możliwość przeglądania danych tablice-planowania.edycja (1351) możliwość dodawania i edycji zadań na istniejącej tablicy Osoba, która będzie zakładać nowe tablice (lub aktualizować ich definicje) powinna dodatkowo otrzymać uprawnienie: tablice-planowania.administracja (1352) 2.2. Uprawnienia na poziomie grup dostępu Przewidziane są dwa rodzaje korzystania z tablic planowania: 1. Tablice dostępne dla pracowników całej firmy 2. Tablice dostępne dla wybranej grupy osób W drugim trybie pracy należy dodatkowo założyć odpowiednie grupy uprawnień w menu: Administracja->Konfiguracja->Ogólne->Grupy uprawnień np. zespół pracujący nad projektem X możemy zebrać w grupę Projekt X
3. Definiowanie nowej tablicy planowania Osoba z uprawnieniami administratora może utworzyć nową tablicę w menu: Administracja -> Konfiguracja -> Ogólne -> Tablice (jeśli ta opcja w drzewie konfiguracji nie jest dostępna, proszę sprawdzić uprawnienia użytkownika, por. opis w sekcji Uprawnienia) Przykładowa definicja tablicy: Znaczenie poszczególnych pól: nazwa i opis informacja czego dotyczy tablica opiekun osoba, która będzie uprawniona do edycji definicji tablicy start...koniec horyzont czasu, w którym będzie można umieszczać zadania na tablicy ważna od.. do.. zakres czasu, w którym tablica będzie widoczna do wyboru na liscie tablic planowania dla użytkowników; jest to oddzielny zakres dat od start...koniec, ponieważ nawet po zakończeniu projektu zwykle chcemy do niego powrócić i przeglądać dane, a z drugiej strony wskazujemy datę końcową żeby lista wyboru tablic po kilku latach nie była zbyt długa / nie zawierała projektów które są już definitywnie zamknięte odczyt / edycja wszystkich zadań wybór: Wszyscy lub wg Filtra, w tym drugim przypadku należy wskazać zdefiniowaną wcześniej grupę osób, które będą korzystać z danej tablicy
4. Praca z tablicą planowania 4.1. Wprowadzenie Po założeniu nowej tablicy (zgodnie z instrukcją w poprzedniej sekcji) użytkownicy mogą przeglądać i uzupełniać zadania. menu: Aktywności -> Tablica główny ekran planowania zadań menu: Aktywności -> Tablica-lista prezentacja zadań w postaci listy np. do eksportu, raportowania, itp. Ekran jest podzielony na trzy części: [1] przegląd / harmonogram zadań [2] lista zadań; z poziomu tej listy możemy też dodawać nowa zadania [3] edycja szczegółów pojedynczego zadania
4.2. Dodawanie nowych zadań W sekcji [2] należy wpisać tytuł zadania i potwierdzić przyciskiem [Dodaj] Zadanie pojawia się z datą rozpoczęcia odpowiadającą dacie, na którą ustawiony jest ekran przeglądu harmonogramu. Powtarzając tę czynność kilka razy możemy dodać pierwsze zadania do projektu...
4.3. Planowanie zadań Można przenosić zadania do innych terminów przy pomocy operacji drag and drop na ekranie. Jeśli złapiemy i przesuniemy tylko lewą lub prawą krawędź zadania możemy zmienić tylko datę rozpoczęcia lub zakończenia, bez zmian drugiej daty: Przesuwanie zadań w osi pionowej góra/dół pozwala na dowolne ułożenie na ekranie, lecz nie ma w obecnej wersji innego znaczenia niż tylko wizualizacja danych, tzn. nie tworzy relacji zadań nadrzędnych/składowych bądź relacji następnik-poprzednik.
4.4. Opracowanie dodatkowych atrybutów zadania W trzecim panelu (w dolnej-prawej części ekranu) dla wybranego zadania możemy zaktualizować jego nazwę i dłuższy opis, zmienić daty rozpoczęcia/zakończenia oraz wskazać: % realizacji - będzie prezentowany jako pasek postępu w ramach zadania osobę odpowiedzialną jej zdjęcie lub inicjały zostaną dodane do zadania zmienić kolor zadania aby pogrupować np. wg rodzaju działań (IT, produkcja, marketing...) Z poziomu tego panelu można też usunąć zadanie. Przykładowy efekt końcowy uzupełnionego planu zadań po dodaniu osób, kolorów, itp.
4.5. Inne funkcje i wskazówki Zapisywanie zmian ekran planowania tablic nie zawiera przycisku zapisz, ponieważ zmiany zostają zastosowane automatycznie od razu po ich wykonaniu, np. przesunięcie zadania lub przypisanie osoby. Wybór tablicy - Jeśli w systemie zostało zdefiniowanych więcej tablic, możemy przełączać się między nimi nie opuszczając panelu planowania, wystarczy wybrać jedną z dostępnych tablic z listy rozwijanej w górnej części ekranu Projekty z długim harmonogramem dla ułatwienia pracy z długimi projektami można skorzystać z funkcji powiększ/pomniejsz tablicę ikony lupy w górnej części ekranu