Instrukcja obsługi w Oprogramowaniu do obsługi Świadczeń (SR/SW/FA) usług grupowych (ZUS, MEN, MNSiW), dostępnych w ramach CSIZS Emp@tia Spis treści Obsługa raportów udostępnianych w ramach usług grupowych... 3 Przeglądanie zawartości pobranych raportów... 5 Dekretacja pozycji raportu na poszczególnych pracowników... 10 Weryfikacja wpływu informacji z raportu na podjętą wcześniej decyzję... 13 Nadawanie uprawnień do obsługi usług grupowych... 16 Generowanie sprawozdań dla usług grupowych... 18 26 kwietnia 2018 r.
Niniejszy dokument opisuje obsługę usług grupowych (ZUS, MEN, MNSiW) w Oprogramowaniu do Obsługi Świadczeń Rodzinnych (SR), Świadczeń Wychowawczych (SW) i Funduszu Alimentacyjnego (FA), dostępnych w ramach CSIZS Emp@tia. Usługi grupowe (ZUS, MEN, MNSiW) dostępne są dla obszarów SR, SW, FA i mają na celu monitorowanie sytuacji beneficjentów i ich rodzin w trakcie realizacji świadczeń. W ramach obsługi usług grupowych w Oprogramowaniu SR/SW/FA można: Pobierać raporty przygotowane przez Ministerstwo i systemy ZUS, SIO MEN, POLON MNiSW, zawierające zestawienia osób, co do których zaistniały okoliczności mogące mieć wpływ na realizację wypłat świadczeń, tj.: raporty dla usługi ZUS (Z1-CBB) raporty dla usługi MEN (SIO MEN) raporty dla usługi MNSiW (POLON MNSiW) Szczegółowy opis znajduje się w rozdziale Obsługa raportów udostępnianych w ramach usług grupowych. Uwaga! Informację o opublikowaniu raportu i możliwości jego pobrania do systemu dziedzinowego przekaże MRPiPS za pomocą komunikatu w CAS. Przeglądać zawartość pobranych raportów, patrz rozdział Przeglądanie zawartości pobranych raportów. Dokonać przydzielenia (dekretacji) pozycji z raportu na wskazanych pracowników uprawnionych do weryfikacji otrzymanych informacji, patrz rozdział Dekretacja pozycji raportu na poszczególnych pracowników. Wprowadzać odpowiednie statusy przy każdej z pozycji raportu, patrz rozdział Weryfikacja wpływu informacji z raportu na podjętą wcześniej decyzję. Generować sprawozdania zawierające statusy wprowadzone dla poszczególnych pozycji w raporcie, które następnie można wczytać do aplikacji CAS, patrz rozdział Generowanie sprawozdań dotyczących dla usług grupowych weryfikacji danych. Aby w Oprogramowaniu do Obsługi Świadczeń (SR/SW/FA) było możliwe pobieranie raportów dla usług grupowych, musi być poprawnie skonfigurowane połączenie internetowe z CSIZS Emp@tia. Domyślnie tylko rola Administracja, posiada uprawnienia uprawniające do korzystania z funkcjonalności dotyczących obsługi usług weryfikacji grupowych, co oznacza, że tylko Użytkownik, posiadający tę rolę może pobierać i obsługiwać raporty dla poszczególnych usług grupowych. Aby Użytkownik (nie Administrator) mógł korzystać z funkcjonalności usług grupowych, w tym pobierać raporty, dekretować pozycje na pracowników, modyfikować pozycje raportu, należy mu nadać odpowiednie uprawnienia, patrz rozdział Nadawanie uprawnień do obsługi usługi grupowych weryfikacji grupowych. 2
Obsługa raportów udostępnianych w ramach usług grupowych Jeżeli w aplikacji CAS odebrano komunikat, informujący o publikacji raportów dotyczących weryfikacji grupowych, to należy pobrać je do systemu dziedzinowego. W celu rozpoczęcia pracy w ramach obsługi usług grupowych należy w roli Administratora wybrać w głównym oknie aplikacji menu Administracja>Emp@tia>Weryfikacje grupowe. Otworzy się okno Weryfikacja danych w systemie zewnętrznym : Do systemu dziedzinowego należy pobrać raport zgodny z rodzajem i obszarem raportu, o którym informował komunikat w aplikacji CAS. Aby pobrać raport lub kilka raportów,należy wybrać przycisk Pobierz raporty. W oknie Pobierz raporty należy zdefiniować rodzaj i moduł raportu, który chcemy pobrać do systemu dziedzinowego. Uwaga! Niemożliwym jest pobranie raportów dotyczących wszystkich obszarów, jeżeli użytkownik pobierający raporty nie posiada uprawnień: do obsługi wszystkich obszarów. dedykowanych obsłudze pobierania raportów. Oznacza to, że każdy użytkownik, pobierający raporty może pobrać raporty dot. obszarów oraz systemów zewnętrznych, do obsługi których posiada uprawnienia i dostęp. Szczegółowy opis nadawania uprawnień użytkownikom został opisany w rozdziale Nadawanie uprawnień do obsługi weryfikacji grupowych. Wybór raportów do pobrania zatwierdzamy ikoną akceptacji. Rozpocznie się proces komunikacji z serwisem zewnętrznym i próba pobrania wskazanych raportów dla wybranych obszarów. Uwaga! Niemożliwym jest ponowne wczytanie do systemu dziedzinowego tego samego raportu (rodzaj, obszar, numer) za ten sam okres. 3
Jednocześnie podczas pobierania raportów system w tle wykona automatycznie próbę powiązania danych z raportu, wymagających weryfikacji (osób, decyzji) z danymi w systemie dziedzinowym (osobami, decyzjami, wnioskami). Szczegółowy opis obsługi dokumentów podlegających weryfikacji na podstawie danych zawartych w raporcie oraz ręcznego powiązania osób i dokumentów z raportu z danymi w systemie dziedzinowym znajduje się w rozdziale Przeglądanie zawartości pobranych raportów. Pobrane raporty zostaną wyświetlone na liście w oknie Weryfikacja danych w systemie zewnętrznym W oknie, w poszczególnych kolumnach listy prezentowane są szczegółowe informacje na temat raportu, np.: rodzaj raportu, obszar, którego dotyczy raport Uwaga! Jeśli zalogowany użytkownik nie ma pełnego dostępu do systemu i może pracować tylko w wybranych modułach, to na liście będą widoczne tylko raporty, dotyczące obszarów, do których obsługi użytkownik posiada dostęp. okres, którego raport dotyczy, data udostępnienia raportu przez Ministerstwo, data przekazania do CAS sprawozdania z wynikami przeprowadzonej weryfikacji, ilość dni na przesłanie sprawozdania do aplikacji CAS. Ilość dnijest wyliczana na podstawie daty udostepnienia raportu i daty do kiedy należy przekazać sprawozdanie do CAS. Uwaga! Data do kiedy należy przekazać sprawozdanie do CAS jest określana przez Ministerstwo i uzupełniana w systemie jako wartość parametru systemowego ILOŚĆ DNI NA OBSŁUGĘ INFORMACJI Z USŁUGI GRUPOWEJ [rodzaj weryfikacji]. Domyślnie parametr ten posiada wartość 60 co oznacza, że termin przekazania sprawozdania do CAS to 60 dni od daty udostępnienia raportu. Wartość parametru jest modyfikowalna dla użytkownika będącego administratorem systemu, co oznacza, że istnieje możliwość zmiany ilości dni na przesłanie sprawozdania do CAS, w usankcjonowanych przypadkach. Uwaga! Parametry ILOŚĆ DNI NA OBSŁUGĘ INFORMACJI Z USŁUGI GRUPOWEJ [rodzaj weryfikacji] powinny być modyfikowane jedynie w przypadku, gdy Ministerstwo poprosi o ponowne wysłanie sprawozdanie np. w sytuacji gdy ośrodek będzie miał w przekazanym sprawozdaniu dużo pozycji ze statusem sprawa w toku. W takiej sytuacji należy przestawić wartości parametrów, zgodnie z zaleceniem Ministerstwa, dokończyć weryfikację i ponownie wygenerować i przekazać sprawozdanie do CAS. Jeśli upłynął termin przekazania sprawozdania, to w kolumnie Ile dni do CAS jest widoczna wartość -. informacja o tym, czy raport został zarchiwizowany. Uwaga! Zarchiwizowany raport, to taki raport, dla którego zweryfikowano wszystkie decyzje (zmieniono status pozycji na inny, niż niezweryfikowana lub sprawa w toku, patrz rozdział Obsługa weryfikacji wpływu informacji 4
z raportu na dane w systemie). Zaznaczenie pola w kolumnie jest nieodwracalne. W raportach, w których pole zostało zaznaczone nie można wprowadzać żadnych modyfikacji! Po pobraniu raportów w oknie Weryfikacja danych w systemie zewnętrznym dostępne staną się pozostałe operacje i przyciski. Przeglądanie zawartości pobranych raportów Zawartość raportów pobranych do systemu dziedzinowego możemy przeglądać, korzystając z przycisków: (Zawartość raportu - możemy wyświetlić zawartość wybranego raportu lub Zawartość raportów bieżących możemy wyświetlić zawartość wszystkich pobranych niezarchiwizowanych raportów Po wskazaniu pobranego raportu i wybraniu przycisku Zawartość raportu otworzy się okno Zawartość raportu [rodzaj] [moduł] nr [nr raportu], które jest podzielone na dwie części: Na zakładce dane przesyłu prezentowane jest zestawienie osób, co do których zaistniały okoliczności mogące mieć wpływ na realizację wypłat świadczeń. W poszczególnych kolumnach listy prezentowane są szczegółowe informacje na temat osoby, np.: dane osobowe osoby podlegającej weryfikacji. numer urzędowy decyzji wysłanej do CBB, która podlega weryfikacji. ilość dni na przesłanie sprawozdania do aplikacji CAS, która jest wyliczana na podstawie daty udostepnienia raportu i daty do kiedy należy przekazać raport do CAS. status pozycji raportu, po odebraniu domyślnie ustawiony na niezweryfikowana. Szczegółowy opis sposobu zmiany statusu pozycji znajduje się w rozdziale Weryfikacja wpływu informacji z raportu na dane w systemie. pracownik weryfikujący, po odebraniu domyślnie kolumna jest pusta szczegółowy opis sposób przypisania pracownika do weryfikacji znajduje się w rozdziale Dekretacja. data przekazania sprawozdania do CAS, szczegółowe informacje dotyczące raportu, 5
status dekretacji, po odebraniu raportu domyślnie ustawiony na niezadekretowana szczegółowy opis sposób przypisania pracownika do weryfikacji znajduje się w rozdziale Dekretacja. W dolnej części okna znajdują się informacje zwrócone przez systemy zewnętrzne, dotyczące wskazanej pozycji raportu, czyli osoby, która jest podmiotem weryfikowanej decyzji lub członkiem jej rodziny. Dane w tej części okna zależą od rodzaju raportu. Dla raportu ZUS w dolnej części okna prezentowane są informacje o opłacanych składkach, np.: okres posiadania uprawnienia do ubezpieczenia, kod ubezpieczenia, tytuł ubezpieczenia, typ dokumentu, NIP płatnika składki, nazwa instytucji opłacającej składkę, dane osoby, której dotyczy weryfikacja. Dla raportu MEN w dolnej części okna prezentowane są informacje o statusie ucznia szkole, np.: okres, za jaki została pobrana informacja o zmianie sytuacji ucznia. status ucznia: uczeń, nie uczeń, nieprzypisany do oddziału. kod szkoły w Rejestrze Szkół i Placówek Oświatowych. dane szkoły, z której pochodzą informacje o statusie ucznia. Uwaga! Dla świadczeń, dla których wypłata jest uzależniona od tego czy dziecko się uczy (np. zasiłek rodzinny, świadczenie z funduszu alimentacyjnego) usługa sprawdza, czy zmienił się status ucznia w systemie MEN SIO z uczeń na nie uczeń. Jeśli usługa zwróci status Nie uczeń to może to oznaczać, że rodzina wyjechała za granicę i należy to wyjaśnić z klientem. Jeśli pojawi się status nie przypisany do oddziału to należy taką sytuację wyjaśnić ze szkołą. Usługa zwraca informację o wszystkich dzieciach w wieku powyżej 3 lat. Oznacza, to że w raporcie będą także dzieci w wieku od 3 do 5 lat, których nie dotyczy obowiązek szkolny. Wówczas nie ma potrzeby kontaktu z klientem, ale dla pozycji trzeba zmienić status np. na po weryfikacji przez jednostkę okazało się, że informacja nie ma wpływu na podjętą wcześniej decyzję. Szczegółowy opis sposobu zmiany statusu pozycji znajduje się w rozdziale Weryfikacja wpływu informacji z raportu na dane w systemie. Dla raportu MNISW w dolnej części okna prezentowane są informacje o okresie, za jaki została zwrócona informacja, że osoba nie jest studentem. Po wybraniuw oknie Weryfikacja danych w systemie zewnętrznym przycisku Zawartość raportów bieżących otworzy się okno Zawartość raportów bieżących, prezentujące zawartość wszystkich, niezarchiwizowanych raportów dla wszystkich obszarów i usług. Okno również jest podzielone na dwie części, w których prezentowane są analogiczne informacje, co w oknie prezentującym zawartość wybranego raportu: 6
Dla każdego rodzaju raportu z okna Zawartość raportu [rodzaj] [moduł] nr [nr raportu] oraz Zawartość raportów bieżących można: przeglądać decyzję, której dotyczy weryfikacja (przycisk Decyzja z ikoną przeglądania), przeglądać wniosek, na podstawie którego została wydana decyzja, której dotyczy weryfikacja (przycisk Wniosek z ikoną przeglądania), przeglądać dane osoby, której dotyczy weryfikacja (przycisk Osoba z ikoną przeglądania): przejść na listę: wszystkich decyzji, na której będą wyświetlone decyzje powiązane ze sprawą przez przycisk Decyzje (z tego miejsca będzie widoczna decyzja bieżąca i projekty decyzji zmieniających, nie będą widoczne decyzje zmienione). wszystkich wniosków, na której będą wyświetlone wnioski powiązane ze sprawą (wszystkie wnioski w ramach sprawy) przez przycisk Wnioski. Uwaga! Po przejściu na listę wniosków można dla wniosku wykonać weryfikację w systemie zewnętrznym, przez menu Weryfikacje > Emp@tia. korespondencji, do okna Przegląd korespondencji przez przycisk Korespondencja wnioskodawcy. Okno otworzy się w trybie modyfikacji, co oznacza, że z tego miejsca można dodawać nową korespondencję, która będzie wysyłana do osoby, w związku z przeprowadzaną weryfikacją. 7
przejść do okna Lista instytucji przez przycisk Instytucje: Okno otworzy się w trybie modyfikacji, co oznacza, że z tego miejsca można dodawać instytucje np. szkołę, do której trzeba wysłać korespondencje potrzebną do wyjaśnienia sytuacji ucznia. sprawdzić, czy w raportach znajdują się inne pozycje przesyłów dla osoby aktualnie zaznaczonej na liście (weryfikowanej) przez wybranie menu Operacje > Pozycje przesyłów dla da danej osoby: Otworzy się okno Pozycje raportów dla osoby [imię nazwisko] w którym prezentowane są wszystkie wystąpienia danej osoby w innych raportach z ostatnich 12 miesięcy, o statusie niezweryfikowane : 8
Uwaga! Dostępność operacji Pozycje przesyłów dla danej osoby dla użytkownika jest zależna od uprawnienia Pozycje przesyłów dla danej osoby. Szczegółowy opis sposobu obsługi uprawnień znajduje się w rozdziale Nadawanie uprawnień do usługi weryfikacji grupowych. dokonać ręcznego powiazania pozycji z raportu z danymi w systemie przez wskazanie pozycji na liście i wybranie menu Operacje > Powiąż dane. Podczas pobierania raportów system w tle wykona automatycznie próbę powiązania danych z raportu, wymagających weryfikacji (osób i dokumentów dotyczących tych osób) z danymi w systemie dziedzinowym. W szczególnych przypadkach może okazać się to niemożliwe. Wówczas przyciski znajdujące się w górnej części okna będą nieaktywne. Automatyczne powiązanie może nie nastąpić w przypadku, gdy decyzja została wysłana do CBB, a następnie usunięta z systemu dziedzinowego, ale informacja o usunięciu decyzji nie została przesłana do CBB. W takim przypadku wymaganym jest, aby wykonać operację powiązania danych. Uwaga! Dostępność operacji Powiąż dane dla użytkownika jest zależna od uprawnienia Powiąż dane. Szczegółowy opis sposobu obsługi uprawnień znajduje się w rozdziale Nadawanie uprawnień do usługi weryfikacji grupowych przejść do innego modułu: Jeśli pracownik zalogowany aktualnie np. do modułu SW otworzy okno prezentujące zawartość raportów bieżących przycisk Zawartość raportów bieżących i zaznaczy pozycje dotyczące modułu FA lub SR, to będzie miał nieaktywne przyciski z podglądem decyzji i wniosku. Aby podejrzeć takie pozycje z tego widoku może w oknie Zawartość raportu [rodzaj] [moduł] nr [nr raportu] wybrać w menu przycisk Zmiana aplikacji na SR lub Zmiana aplikacji na FA (jeśli pracownik jest aktualnie zalogowany do modułu SW). Przyciski w menu są aktywne w przypadku, gdy pracownik zalogowany np. do modułu SW zaznaczy w zawartości raportów bieżących pozycje dot. modułu SR lub FA. Dodatkowo, aby to menu było aktywne pozycje w raporcie muszą być powiązane z decyzjami w systemie i pracownik musi mieć uprawnienia do tych modułów. ograniczyć widoczność danych tylko do pozycji przydzielonych do pracownika aktualnie zalogowanego, przez zaznaczenie opcji Własne: 9
Lista pozycji własnych jest ograniczona do pozycji innych, niż archiwalne. Po pobraniu raportów do systemu dziedzinowego można wykonać dekretację, czyli przypisać poszczególnym pozycją z raportu pracownika, który będzie weryfikował dane otrzymane w raporcie. Operację tę można wykonać jedynie z poziomu okna Zawartość raportu [rodzaj] [moduł] nr [nr raportu]". Szczegółowy opis sposobu przypisywania pracownika weryfikującego został uwzględniony w rozdziale Dekretacja pozycji raportu na poszczególnych pracowników. Dekretacja pozycji raportu na poszczególnych pracowników Operację dekretacji można wykonać jedynie z poziomu okna Zawartość raportu [rodzaj] [moduł] nr [nr raportu]". Dekretacja to przypisanie pracownika, który będzie weryfikował dane otrzymane w raporcie. W aplikacji udostępniono możliwość dekretacji: automatycznej, ręcznej na siebie, ręcznej na pracownika. Szczegółowy opis wszystkich rodzajów obsługiwanych przez system dziedzinowy sposobów dekretacji został opisany poniżej, w tym rozdziale. Obsługa dekretacji jest ściśle powiązana i zależna od uprawnień, które zostały nadane użytkownikom obsługującym funkcjonalność oraz ustawień parametrów systemowych. Domyślnie każdy użytkownik obsługujący rolę administratora posiada uprawnienia do obsługi usług grupowych, w tym do obsługi i uczestniczenia w procesie dekretacji. Dostępność wszystkich trzech obsługiwanych przez system dziedzinowy sposobów dekretacji dla weryfikacji grupowych jest zależna od ustawień trzech parametrów systemowych: SPOSOBY DEKRETACJI DLA USŁUGI GRUPOWEJ POLON (MNISW) - Parametr dedykowany obsłudze weryfikacji grupowej POLON MNiSW; SPOSOBY DEKRETACJI DLA USŁUGI GRUPOWEJ SIO (MEN) - Parametr dedykowany obsłudze weryfikacji grupowej SIO MEN; SPOSOBY DEKRETACJI DLA USŁUGI GRUPOWEJ Z1 CBB - Parametr dedykowany obsłudze weryfikacji grupowej Z1 CBB. Domyślnie każdy z parametrów przyjmuje wartość 011. Każda pozycja wartości parametrów definiuje dostępność rodzaju dekretacji, wartość 1 oznacza, że rodzaj dekretacji jest włączony, natomiast zmiana na 0 oznacza, że rodzaj dekretacji jest wyłączony. Oznacza to, że domyślnie dla każdego rodzaju raportu domyślnie ustawiona jest dekretacja: automatyczna pierwsza pozycja wartości parametrów - wyłączona, ręczna na dowolnego użytkownika druga pozycja wartości parametrów - włączona, ręczna na siebie trzecia pozycja wartości parametrów - włączona. Uwaga! Przynajmniej jeden z rodzajów dekretacji musi być dostępny dla każdego rodzaju usługi grupowej weryfikacji, co oznacza, że dla każdego z parametrów musi być ustawiona przynajmniej jedna wartość 1. 10
Aby przypisać poszczególne pozycje raportu na poszczególnych pracowników uprawnionych do weryfikacji należy w oknie Zawartość raportu [rodzaj] [moduł] nr [nr raportu]" wybrać menu Operacje, a następnie odpowiedni rodzaj dekretacji: Uwaga! Operację dekretacji można wykonać dla wszystkich niezarchiwizowanych raportów. Dekretacja automatyczna jest domyślnie wyłączona. Aby ją włączyć trzeba zmienić wartość parametru systemowego SPOSOBY DEKRETACJI DLA USŁUGI GRUPOWEJ DLA... dla pozycji pierwszej, ustawiając wartość 1. Uwaga! Dla każdego rodzaju usługi grupowej istnieje oddzielny parametr dotyczący włączenia automatycznej dekretacji! Po wybraniu w menu Operacje>Dekretacja automatyczna otworzy się okno definiowania parametrów dekretacji: Dekretacja automatyczna może być wykonana: według pracownika opracowującego decyzje do weryfikacji zostaną automatycznie przypisane do pracowników, którzy daną decyzję opracowali w systemie, w tym celu należy zaznaczyć opcję według pracownika opracowującego. ilościowo decyzje zostaną proporcjonalnie podzielone między wszystkich pracowników z uprawnieniami do weryfikacji Przykład: Jeśli uprawnionych do obsługi weryfikacji jest 4 pracowników i w raporcie istnieje 20 decyzji, to każdy pracownik zostanie automatycznie przypisany do 5 decyzji. W przypadku 18 decyzji i 4 pracowników system zaokrągli w górę wynik dzielenia (18/4 = 4,5) i pierwszych trzech pracowników zadekretuje do 5 decyzji każdy, a ostatni pracownik zostanie zadekretowany do trzech decyzji. W sekcji Pozycje dodatkowo można zdefiniować zakres przypisywanych pozycji, tak aby: wykonać dekretację automatyczną dla zaznaczonych pozycji (w oknie Zawartość raportu [rodzaj] [moduł] nr [nr raportu]" zaznaczono wiele pozycji korzystając z multiselekcji) lub dla wszystkich pozycji w raporcie, zmienić pracownika na pozycjach już zadekretowanych, jeżeli zostanie zaznaczona opcja Czy przypisać pracownika pozycjom już zadekretowanym. Wówczas po akceptacji okna dekretacja automatyczna może pojawić się komunikat informujący o tym, że użytkownicy przypisani do wybranych pozycji zostaną nadpisani, a powtórne użycie opcji spowoduje wykonanie czynności mimo wyświetlonych ostrzeżeń lub informacji. Dekretacja manualna na siebie jest domyślnie włączona. Po wybraniu w menu Operacje>Dekretacja na siebie otworzy się okno definiowania parametrów dekretacji: 11
Dekretacja na siebie pozwala na przypisanie pracownika zalogowanego do systemu, nie można go zmienić na innego pracownika. W sekcji Pozycje dodatkowo można zdefiniować zakres przypisywanych pozycji, tak aby: wykonać dekretację na siebie dla zaznaczonych pozycji (w oknie Zawartość raportu [rodzaj] [moduł] nr [nr raportu]" zaznaczono wiele pozycji korzystając z multiselekcji) lub dla wszystkich pozycji w raporcie, zmienić pracownika na pozycjach już zadekretowanych, jeżeli zostanie zaznaczona opcja Czy przypisać pracownika pozycjom już zadekretowanym. Wówczas po akceptacji okna dekretacja automatyczna może pojawić się komunikat informujący o tym, że użytkownicy przypisani do wybranych pozycji zostaną nadpisani, a powtórne użycie opcji spowoduje wykonanie czynności mimo wyświetlonych ostrzeżeń lub informacji. Dekretacja manualna na pracownika jest domyślnie włączona. Po wybraniu w menu Operacje>Dekretacja na pracownika otworzy się okno definiowania parametrów dekretacji: Dekretacja na pracownika pozwala na przypisanie dowolnego (uprawnionego) pracownika. Pole Pracownik domyślnie jest puste. Korzystając z ikony strzałki, znajdującej się przy polu można wybrać pracownika, któremu mają zostać przypisane pozycje do weryfikacji. W sekcji Pozycje dodatkowo można zdefiniować zakres przypisywanych pozycji, tak aby: wykonać dekretację na pracownika dla zaznaczonych pozycji (w oknie Zawartość raportu [rodzaj] [moduł] nr [nr raportu]" zaznaczono wiele pozycji korzystając z multiselekcji) lub dla wszystkich pozycji w raporcie, zmienić pracownika na pozycjach już zadekretowanych, jeżeli zostanie zaznaczona opcja Czy przypisać pracownika pozycjom już zadekretowanym. Wówczas po akceptacji okna dekretacja automatyczna może pojawić się komunikat informujący o tym, że użytkownicy przypisani do wybranych pozycji zostaną nadpisani, a powtórne użycie opcji spowoduje wykonanie czynności mimo wyświetlonych ostrzeżeń lub informacji. Dekretacja jest operacją odwracalną. Czyszczenie dekretacji można wykonać dla zaznaczonych pozycji lub dla wszystkich pozycji w raporcie po wybraniu menu Operacje>Wyczyść dane dekretacji. Po wykonaniu tej czynności pozycje w raporcie zmienią status na niezadekretowane i z kolumny Pracownik weryfikujący zostaną usunięte dane pracownika, któremu wcześniej przypisano pozycję. Dla pozycji zadekretowanej dalsze czynności związane z weryfikacją wpływu informacji z raportu na podjętą decyzję są możliwe jedynie dla pracownika, dla którego pozycja została przypisana do weryfikacji. Szczegółowy opis weryfikacji znajduje się w rozdziale Weryfikacja wpływu informacji z raportu na podjętą wcześniej decyzję. 12
Weryfikacja wpływu informacji z raportu na podjętą wcześniej decyzję Zadekretowany pracownik jest zobowiązany do wykonania weryfikacji: istnienia w systemie informacji przesłanej w raporcie, wpływu informacji na podjętą decyzję, w przypadku, gdy w systemie nie zarejestrowano zmiany z raportu w tym celu należy wprowadzać odpowiednie statusy przy każdej z pozycji raportu, co zostało opisane poniżej w tym rozdziale. Aby ułatwić pracę użytkownikowi weryfikującemu istnienie w systemie informacji przesłanej w raporcie udostępniono przyciski umożliwiające szybsze poruszanie się pomiędzy poszczególnymi oknami systemu: Weryfikując występowanie w systemie informacji przesłanej w raporcie, pracownik powinien sprawdzić, czy dla decyzji wskazanie w raporcie istnieje decyzja zmieniająca. Jeśli nie ma decyzji, to wówczas należy zweryfikować, czy jest zarejestrowany wniosek o zmianę świadczenia np. z informacją o zmienionym dochodzie. Dodatkowo można zweryfikować, czy jest zarejestrowana korespondencji z osobą - dodatkowe pismo wyjaśniające sprawie. Jeśli w systemie nie ma żadnej informacji o zmianie sytuacji rodziny, to w celu wyjaśnienia sytuacji osoby można podjąć takie działania jak: wysłanie korespondencji pisemnej do ZUS/szkoły lub uczelni, wysłanie korespondencji pisemnej do wnioskodawcy, przeprowadzenie rozmowy telefonicznej z ZUS/ szkołą lub szkołą wyższą, przeprowadzenie rozmowy telefonicznej wnioskodawcą, wezwanie wnioskodawcy do złożenia dodatkowych dokumentów, sprawdzenie dokumentów posiadanych przez jednostkę, sprawdzenie danych w ramach usług udostępnionych przez CSIZS (Emp@tia), inne rozwiązania stosowane w jednostce. Po przeprowadzonej weryfikacji, w oknie Zawartość przesyłu [rodzaj] [moduł] nr [nr raportu] należy dla zweryfikowanej pozycji wprowadzić wynik weryfikacji, czyli zaznaczyć zweryfikowaną pozycję raportu i wybrać ikonę Modyfikuj. Otworzy się okno prezentujące szczegóły pozycji, w którym należy ustawić odpowiedni status pozycji: 13
Dla pozycji można ustawić statusy: informacja ma wpływ na podjętą wcześniej decyzję ustawienie takiego status oznacza, że zakończono weryfikację pozycji i po uwzględnieniu danych w raporcie podjęto działania związane ze zmianą decyzji. Status informuje o zakończeniu weryfikacji. po weryfikacji przez jednostkę okazało się, że informacja nie ma wpływu na podjętą wcześniej decyzję ustawienie takiego status oznacza, że zakończono weryfikację pozycji i po uwzględnieniu danych w raporcie stwierdzono, że informacje z raportu nie powodują konieczności zmiany decyzji. Status informuje o zakończeniu weryfikacji. informacja uzyskana nie ma wpływu na podjętą wcześniej decyzję, ponieważ jednostka miała już wcześniej informację o zmianie i obsługuje ją niezależnie od informacji uzyskanej w ramach monitoringu ustawienie takiego status oznacza, że zakończono weryfikację pozycji i po uwzględnieniu danych w raporcie stwierdzono, że informacje z raportu nie powodują konieczności zmiany decyzji. Status informuje o zakończeniu weryfikacji. nie ma wpływu zawiera błędną informację ustawienie takiego status oznacza, że zakończono weryfikację pozycji i po uwzględnieniu danych w raporcie stwierdzono, że informacje z raportu nie wpływają na wcześniej podjętą decyzję ponieważ raport zawiera błędne dane. Status informuje o zakończeniu weryfikacji. sprawa w toku ustawienie takiego status oznacza, że podjęto działania w celu wyjaśnienia sytuacji, ale jeszcze nie zakończono weryfikacji np. z powodu na oczekiwanie na odpowiedź instytucji. Status informuje o sprawie będącej w trakcie weryfikacji. niezweryfikowana pozostawienie takiego statusu oznacza, ze pozycja nie została jeszcze sprawdzona. Status informuje o niepodjęciu weryfikacji. Jeśli podjęto jakieś działania w sprawie należy zmienić status na sprawa w toku. W polu Opis pracownik może wprowadzić dodatkowe uwagi dotyczące weryfikowanej sprawy np. czynności, które zostały podjęte w celu wyjaśnienia. W przypadku modyfikacji pozycji, dla której termin wysłania sprawozdania minął, dostępne jest pole Status CAS, prezentujące status pozycji jaki został (lub zostanie) wykazany w sprawozdaniu. Do sprawozdania pobierane są statusy pozycji, ustawione przed końcem daty przekazania do CAS (datę wcześniejszą lub równą dacie, kiedy minął termin na przekazanie sprawozdania). Oznacza to, że pozycje które nie zostały zweryfikowane przed tym terminem będą mieć status CAS niezweryfikowane i tak zostaną wykazane do sprawozdania. 14
W ramach obsługi weryfikacji grupowych udostępniono w systemie możliwość uwzględnienia informacji, że decyzja jest wydawana w zawiązku z informacją otrzymaną z usług grupowych. Oznacza to, że w trakcie: tworzenia decyzji z automatu, modyfikacji decyzji (na zakładce Dane decyzji ), zatwierdzenia decyzji, użytkownik ma możliwość określenia, czy decyzja jest wydawana na podstawie informacji otrzymanych z usługi weryfikacji grupowych a także wskazania konkretnego raportu, z którego informacje pochodzą: Wybranie w polu Czy decyzja wydawana na podstawie informacji otrzymanych z usług grupowych wartości: NIE oznacza, że wydawana decyzja nie ma związku z usługami grupowymi. Po jej wybraniu można przejść do dalszego opracowywania decyzji, TAK oznacza, że wydawana jest decyzja w związku z informacjami otrzymanymi w raporcie z weryfikacji grupowych. W takim wypadku, w polu Raport trzeba wybrać z listy raportów dotyczących usług grupowych odpowiednią pozycję, wówczas można przejść do dalszego opracowywania decyzji. Uwaga! Konieczność uzupełniania sekcji dotyczącej weryfikacji grupowych w danych decyzji jest określana parametrem systemowym CZY DECYZJA JEST WYDAWANA W ZWIĄZKU Z INFORMACJĄ OTRZYMANĄ Z USŁUG GRUPOWYCH. Parametr domyślnie jest ustawiony na Nie, co oznacza, że podczas modyfikacji decyzji (na zakładce Dane decyzji ) oraz zatwierdzenia decyzji, nie ma wymagania na uzupełnienie sekcji dotyczącej weryfikacji grupowych. Dodatkowo podczas tworzenia decyzji z automatu nie pojawi się okno, w którym należy uzupełnić dane w sekcji dotyczącej weryfikacji grupowych. Jeśli parametr zostanie przestawiony na Tak, to wówczas podczas tworzenia/modyfikacji/zatwierdzania decyzji, w której nie uzupełniono informacji w sekcji dotyczącej weryfikacji grupowych wyświetli się twarda walidacja: Informacja, czy decyzja wydana na podstawie danych otrzymanych z usług grupowych musi być podana!. 15
Nadawanie uprawnień do obsługi usług grupowych Domyślnie tylko rola Administracja, posiada uprawnienia uprawniające do korzystania z funkcjonalności dotyczących obsługi usług weryfikacji grupowych, co oznacza, że tylko Użytkownik, posiadający tę rolę może korzystać z poszczególnych funkcjonalności usług grupowych. Wybrane uprawnienia, dotyczące obsługi usług weryfikacji grupowych: Nazwa uprawnienia Opis uprawnienia Weryfikacje grupowe Pobierz raporty Udział w dekretacji manualnej [symbol formularza raportu] - [obszar] Udział w dekretacji automatycznej [symbol formularza raportu] - [obszar] Dekretacja automatyczna [obszar] [system zewnętrzny] umożliwia wyświetlanie menu Weryfikacje grupowe w drzewku menu, w roli administratora umożliwia dostęp do obsługi pobierania raportów dostępnej z poziomu menu okna Weryfikacja danych w systemie zewnętrznym umożliwia wyświetlanie nazwiska użytkownika posiadającego to uprawnienie na liście użytkowników, podczas ręcznego przypisywania pracowników weryfikujących operacja Dekretacja na pracownika oraz Dekretacja na siebie umożliwia wyświetlanie nazwiska użytkownika posiadającego to uprawnienie na liście użytkowników, podczas automatycznego przypisywania pracowników weryfikujących operacja Dekretacja automatyczna umożliwia wyświetlanie opcji menu dla dekretacji automatycznej Dekretacja na pracownika [obszar] [system zewnętrzny] Dekretacja na siebie [obszar] [system zewnętrzny] Wyczyść dane dekretacji [obszar] Powiąż dane Pozycje przesyłów dla danej osoby Modyfikuj [obszar] - [symbol formularza raportu] umożliwia wyświetlanie opcji menu dekretacji manualnej na pracownika umożliwia wyświetlanie opcji menu dekretacji manualnej na siebie umożliwia wyświetlanie opcji menu obsługi czyszczenia danych dekretacji pozycji raportów umożliwia wyświetlanie opcji menu obsługi operacji ręcznego powiązania danych z raportu z danymi w systemie dziedzinowym umożliwia wyświetlanie opcji menu obsługi okna pozycji przesyłów dla danej osoby Uprawnia do modyfikacji pozycji raportu wprowadzania statusu pozycji raportu Aby Użytkownik (nie Administrator) mógł korzystać z poszczególnych funkcjonalności grupówek, należy mu nadać odpowiednie uprawnienie, poprzez zdefiniowanie nowej roli (lub zmodyfikowanie istniejącej roli) i przypisanie jej uprawnień, dotyczących grupówek. W celu nadania uprawnień do obsługi grupówek należy w oknie "Dane roli", na liście uprawnień odszukać uprawnienie, które chcemy nadać użytkownikowi i kliknąć dwukrotnie na nim (w kolumnie "Posiada"), tak aby w tej kolumnie została zaznaczona opcja. Zaznaczenie opcji w kolumnie "Posiada" oznacza, że użytkownik posiada dane uprawnienie. 16
Przykład 1: Chcemy nadać uprawnienie do obsługi weryfikacji grupowych wraz z możliwością pobrania raportu. W związku z tym dla uprawnieniń: Administracja -> Menu główne -> weryfikacje grupowe Okna aplikacji -> EMP0200L Weryfikacja danych w systemie zewnętrznym -> Menu -> Operacje -> Pobierz raport Okna aplikacji -> EMP0200L Weryfikacja danych w systemie zewnętrznym -> Pobierz raporty zaznaczamy opcję w kolumnie "Posiada", poprzez dwukrotne kliknięcie w tej kolumnie dla uprawnienia. Przykład 2: Chcemy nadać uprawnienie do obsługi dekretacji na pracownika dla wszystkich usług w module SR. W związku z tym dla uprawnieniń: Okna aplikacji -> EMP0201L-Zawartość raport -> Menu -> Operacje -> Dekretacja na pracownika SR ZUS Okna aplikacji -> EMP0201L-Zawartość raport -> Menu -> Operacje -> Dekretacja na pracownika SR MEN Okna aplikacji -> EMP0201L-Zawartość raport -> Menu -> Operacje -> Dekretacja na pracownika SR MNISW zaznaczamy opcję w kolumnie "Posiada", poprzez dwukrotne kliknięcie w tej kolumnie dla uprawnienia. Przykład 3: Chcemy nadać uprawnienie do obsługi dekretacji na pracownika dla usługi ZUS we wszystkich modułach. W związku z tym dla uprawnieniń: Okna aplikacji -> EMP0201L-Zawartość raport -> Menu -> Operacje -> Dekretacja na pracownika SR ZUS Okna aplikacji -> EMP0201L-Zawartość raport -> Menu -> Operacje -> Dekretacja na pracownika FA ZUS Okna aplikacji -> EMP0201L-Zawartość raport -> Menu -> Operacje -> Dekretacja na pracownika SW ZUS 17
zaznaczamy opcję w kolumnie "Posiada", poprzez dwukrotne kliknięcie w tej kolumnie dla uprawnienia. Generowanie sprawozdań dla usług grupowych Sprawozdania dla usług grupowych są generowane dla każdego pobranego raportu oddzielnie w ramach każdego obszaru. Oznacza, to że w przypadku, gdy Ministerstwo opublikuje: - raport ZUS dla obszarów SR, SW, FA i te trzy raporty zostaną pobrane do SD, należy wykonać trzy sprawozdania - w każdym module oddzielne sprawozdanie: SPR_ZUS_Z1_CBB_SR_G SPR_ZUS_Z1_CBB_FA_G SPR_ZUS_Z1_CBB_SW_G - wszystkie raporty ZUS, MEN i MNiSW dla obszarów SR, SW, FA i te osiem raportów zostanie pobrane do SD, należy wykonać osiem sprawozdań - w każdym module oddzielne sprawozdanie dla każdego raportu: SPR_ZUS_Z1_CBB_SR_G SPR_ZUS_Z1_CBB_FA_G SPR_ZUS_Z1_CBB_SW_G SPR_SIO_MEN_SR_G SPR_SIO_MEN_FA_G SPR_SIO_MEN_SW_G SPR_POLON_MNISW_SR_G SPR_POLON_MNISW_FA_G W celu sporządzenia sprawozdania w oknie "Lista sprawozdań wybieramy ikonę Dodaj. Otworzy się okno "Sprawozdanie do wykonania", w którym wskazujemy symbol formularza wykonywanego sprawozdania: W sekcji Okres sprawozdawczy należy ustawić cykl wykonania sprawozdania (nieregularnie - domyślny) oraz określić początek i koniec okres sprawozdawczego. W tym celu należy wybrać przycisk Ustaw okres. Otworzy się okno prezentujące listę wszystkich pobranych do systemu raportów, zgodnych z obszarem i rodzajem usług dla wybranego symbolu sprawozdania: 18
W oknie należy wskazać odpowiedni raport, na podstawie którego chcemy utworzyć sprawozdanie, a następnie zaakceptować wybór. Na podstawie danych raportu zawartych w kolumnach Okres od i Okres do zostaną podpowiedziane daty początku i końca okresu sprawozdawczego: Aby zatwierdzić wprowadzone dane sprawozdania ponownie wybieramy ikonę Akceptuj. Przechodzimy do okna "Lista sprawozdań", gdzie na liście pojawiło się utworzone sprawozdanie, o statusie "utworzone". Dla sprawozdania utworzonego aktywny jest przycisk Przygotuj. Po wybraniu tego przycisku rozpocznie się proces przygotowywania sprawozdania. Po pomyślnym zakończeniu procesu przygotowania pojawi się komunikat, informujący o tym fakcie. W oknie "Lista sprawozdań" dla przygotowanego sprawozdania dostępny jest przycisk Wykonaj. Po jego wybraniu rozpocznie się proces wykonywania sprawozdania. Po pomyślnym wykonaniu sprawozdania w oknie "Lista sprawozdań" możemy wybrać przycisk Zatwierdź. Wykonane sprawozdanie można przejrzeć w przeglądarce, korzystając z menu Operacje>Podgląd sprawozdania HTML. Zatwierdzone sprawozdanie można wyeksportować do pliku xml, korzystając z menu Operacje>Eksport do pliku. Wyeksportowane sprawozdanie należy wczytać do CAS. Sprawozdania z weryfikacji usług grupowych nie można modyfikować. 19