VC-01 Wymagania dla przedsiębiorstw

VC-01 Wymagania dla przedsiębiorstw

SPIS TREŚCI 0. HISTORIA DOKUMENTU 3 I. WPROWADZENIE 4 II. POWAŁANIA NORMATYWNE 5 III. DEFINICJE OGÓLNE 6 A. DEFINICJE SYSTEMOWE 7 IV. WYMAGANIA A. WYMAGANIA ORGANIZACJI 1. Rejestracja 8 1. Władze firmy 8 3. Organizacja 8 4. Identyfikacja wymagań 8 5. Osoba odpowiedzialna za system VAT Control 9 6. Świadomość pracowników 9 7. Dokumentacja 9 B. WYMAGANIA SYSTEMOWE 1. Dostawcy 11 2. Zakupy 13 3. Sprzedaż 14 4. Formy płatności 16 5. Rozliczenia księgowe 16 C. WYMAGANIA SYSTEMU ZARZĄDZANIA 1. Audyt wewnętrzny 17 2. Reklamacje 17 3. Działania korygujące i zapobiegawcze 17 4. Przegląd zarządzania księgowego 17 V. DOKUMENTACJA POWIĄZANA 19 2

0. HISTORIA DOKUMENTU Numer wersji dokumentu 1.1. 1.2. Dotyczy Opis Data zatwierdzenia II. Powołania normatywne Zaktualizowano akty prawne Wyjątek od podanych wymagań stanowi B.WYMAGANIA SYSTEMOWE obrót towarami z kontrahentami, z Pkt. 3.5, pkt. 3.8. którymi miesięczny obrót nie przekracza 15 000 zł brutto. 2018-01-25 B. WYMAGANIA SYSTEMOWE Pkt. 4.1. Uczestnik może rozliczyć się z kontrahentem gotówkowo do kwoty 15000 brutto/ m-c 0. Historia dokumentu Dodano historię dokumentu C.WYMAGANIA SYSTEMU Usunięto oznaczenie K.O. dla wymagania ZARZĄDZANIA. 3.2. w części Pkt. 3.2. 2018-01.31 3

I. WPROWADZENIE System VAT Control powstał z myślą o możliwości przedstawienia przez Uczestnika organowi podatkowemu lub kontrahentom dodatkowego dowodu na wdrożenie wymagania dotyczącego zapewnienia należytej staranności w systemie rozliczeń księgowych. System Vat Control nakłada na przedsiębiorców dodatkowe zasady nadzoru nad dostawcami, systemem księgowym wewnątrz organizacji oraz zarządzaniem organizacją. Ma to na celu uszczelnienie systemu zabezpieczenia organizacji przed niezamierzonym udziałem w wyłudzeniach z tytułu zwrotu podatku VAT oraz innych złych praktykach w zakresie rozliczeń podatkowych. Niektóre z określonych wymagań podane zostały wprost do zastosowania. Inne mają na celu wymuszenie na przedsiębiorcy określenia właściwych, najlepszych dla siebie zasad i procedur pozwalających na realizację danego wymagania. Opisy umieszczone w nawiasach kwadratowych [ ] są doprecyzowaniem wymogów określonych w danym punkcie. Mają one na celu wskazanie możliwości realizacji wymagania lub wyjaśnienia konkretnego wymagania. Właścicielem systemu VAT Control jest Best Control Sp. z o.o., która udostępnia do wglądu wersję elektroniczną systemu dla stron zainteresowanych. Best Control Sp. z o.o. nie wyraża zgody na kopiowanie systemu, ani jego części, bez pisemnej zgody Operatora systemu 1. 1 1 Zgodnie z zastrzeżeniem na ostatniej stronie dokumentu 4

II. POWOŁANIA NORMATYWNE Poniższy wykaz nie definiuje pełnych wymagań prawnych w zakresie podatku od towarów i usług 2. Ma on na celu jedynie wskazanie głównych źródeł dla wymagań systemu VAT Control. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004, nr 54, poz. 535) Ustawa z dnia 9 marca 2017 r. o systemie monitorowania drogowego przewozu towarów (Dz.U. 2017, poz. 708) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2013, poz. 363) Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących z dnia 20.12.2017 rr. (Dz.U. 2017 poz. 2454) Obwieszczenie Ministra Finansów z dnia 24 lutego 2014 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykazów towarów do celów poboru podatku od towarów i usług w imporcie (Dz.U. 2014, poz.743) Ustawa z dnia 18 marca 2011r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy Prawo o miarach (Dz.U. 2011, nr 64, poz. 332) Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej z późniejszymi zmianami (Dz.U. 2004, nr 173, poz. 1807) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 listopada2014 r. w sprawie określenia podatników niemających obowiązku składania zgłoszenia rejestracyjnego (Dz.U. 2014, poz.1624) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie towarów i usług, dla których obniża się stawkę podatku od towarów i usług, oraz warunków stosowania stawek obniżonych (Dz.U. 2013, poz. 1719) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. 2013, poz. 1485 ) 2 2 Uczestnik zobligowany jest do śledzenia zmian prawnych na bieżąco i ich spełniania. Operator zastrzega sobie, że poniższy spis będzie weryfikowany przy wydawaniu kolejnej wersji dokumentacji. Istnieje jednak możliwość, że między aktualizacjami pewne akty prawne lub ich przepisy ulegną zmianie lub zostaną zniesione. 5

III. DEFINICJE OGÓLNE Poniżej przytoczono podstawowe definicje, dla ułatwienia zrozumienia wymagań systemu VAT Control. W zakresie niewymienionym obowiązują definicje stosowane w Ustawie o podatku od towarów i usług. 1) Ustawa Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004, nr 54, poz. 535); 2) Terytorium kraju rozumie się przez to terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, z zastrzeżeniem art. 2a Ustawy; 3) Państwo członkowskie rozumie się przez to państwo członkowskie Unii Europejskiej; 4) Towary rozumie się przez to rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii; 5) Import towarów rozumie się przez to przywóz towarów z terytorium państwa trzeciego na terytorium Unii Europejskiej; 6) Eksport towarów rozumie się przez to dostawę towarów wysyłanych lub transportowanych z terytorium kraju poza terytorium Unii Europejskiej przez: a) dostawcę lub na jego rzecz lub b) nabywcę mającego siedzibę poza terytorium kraju lub na jego rzecz, z wyłączeniem towarów wywożonych przez samego nabywcę do celów wyposażenia lub zaopatrzenia statków rekreacyjnych oraz turystycznych statków powietrznych lub innych środków transportu służących do celów prywatnych jeżeli wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej jest potwierdzony przez właściwy organ celny określony w przepisach celnych; 7) Import usług rozumie się przez to świadczenie usług, z tytułu wykonania których podatnikiem jest usługobiorca, o którym mowa w ustawie (art. 17 ust. 1 pkt 4 ); 8) Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) wywóz towarów z Polski (w wykonaniu czynności opodatkowanych) na terytorium innego państwa członkowskiego, po spełnieniu warunków określonych w ustawie o VAT (art. 13 ); 9) Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) nabycie prawa do rozporządzania jak właściciel towarami, które w wyniku dokonanej dostawy są wysyłane lub transportowane na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium państwa członkowskiego rozpoczęcia wysyłki lub transportu przez dokonującego dostawy, nabywcę towarów lub na ich rzecz, spełniających warunki ustawy o VAT (art. 9 ust 2 i 3); 10) Urząd skarbowy rozumie się przez to urząd skarbowy, przy pomocy którego właściwy dla podatnika naczelnik urzędu skarbowego wykonuje swoje zadania; 11) Sprzedaż rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów; 12) Faktura rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie; 13) Faktura elektroniczna rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym; 14) Zarejestrowany odbiorca rozumie się przez to podmiot, o którym mowa w art. 2 ust. 1 pkt 13 Ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym; 6

DEFINICJE SYSTEMOWE 1) VAT Control system certyfikacji zdefiniowany we wszystkich opublikowanych na stronie Operatora systemu dokumentach VAT Control; 2) Operator systemu / operator systemu VAT Control - firma Best Control Sp. z o.o. z siedzibą w Lesznie, twórca i właściciel systemu VAT Control; 3) Organizacja/uczestnik podmiot prowadzący działalność gospodarczą, będący uczestnikiem systemu VAT Control; 4) Jednostka certyfikująca to bezstronna, niezależna organizacja w rozumieniu Ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, która działając w ramach wybranego przez siebie i uznanego systemu certyfikacji, ma prawo wystawiania certyfikatu podmiotom certyfikowanym i prowadzi w Organizacjach ocenę procesów oraz zgodności z systemem VAT Control; 5) Audyt systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodów z audytu oraz jego obiektywnej oceny, przez podmiot audytowany, objęty zakresem certyfikacji (PN-EN ISO 19011); 6) Kwalifikowany dostawca dostawca zweryfikowany i uznany przez podmiot za wiarygodny zgodnie z wewnętrzną procedurą Uczestnika; 7) Audytor osoba posiadająca kompetencje do przeprowadzenia audytu, w zakresie zgodności z systemem certyfikacji; 8) Certyfikat dokument wydany przez uprawnioną jednostkę certyfikującą, potwierdzający, że Uczestnik systemu VAT Control spełnia wymagania systemu VAT Control; 9) Krytyczne wymaganie [K.O.] wymaganie, które organizacja musi spełnić, aby otrzymać certyfikat zgodności z VAT Control. Niespełnienie tego wymagania skutkuje wyznaczeniem na audycie certyfikującym krytycznej niezgodności [ patrz VC-03 Proces certyfikacji]; 10) Okresowo oznacza minimum raz w roku, chyba że ustalono w wymaganiu systemu VAT Control inaczej; 11) Dostawca podmiot dostarczający uczestnikowi towary lub usługi; 12) Podstawowe kryteria przetargu kryterium, które jest wiodącym kryterium w przetargu (daje najwyższą liczbę punktów), ale nie mniej niż 40%; 13) Pierwotne pochodzenie towaru kraj, w którym towar został wytworzony/wydobyty; 14) SENT elektroniczny rejestr zgłoszeń stworzony na potrzeby realizacji ustawy o systemie monitorowania drogowego przewozu towarów. Dostęp do SENT ma miejsce za pośrednictwem usługi e-przewóz na Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo- Celnych (PUESC) 15) Towary wrażliwe towary, które podlegają systemowi monitorowania drogowego i zostały określone w art. 3 ust. 2 Ustawy z 9 marca 2017 r. o systemie monitorowania drogowego przewozu towarów (Dz.U. 2017, poz. 708); 7

IV. WYMAGANIA A. WYMAGANIA ORGANIZACJI 1. Rejestracja 1.1. Podmiot został zarejestrowany u Operatora systemu i otrzymał unikalny numer identyfikacyjny. [Rejestracja odbywa się za pośrednictwem jednostki certyfikującej zgodnie z dokumentem VC-03 Proces certyfikacji.] 1.2. Podmiot posiada we własnych dokumentach systemowych podpisany przez przedstawiciela prawnego firmy Regulamin systemu VAT Control. 2. Władze firmy 2.1. Kierownictwo firmy jest świadome konieczności przestrzegania prawa i znaczenia systemu VAT Control w organizacji. 2.2. Kierownictwo zapewnia wszelkie konieczne zasoby w celu realizacji wymagań systemu Vat Control. 3. Organizacja 3.1. Schemat organizacyjny uczestnika jest dostępny, także dla pracowników. 3.2. Uczestnik zatrudnia pracowników w formach określonych przez obowiązujące przepisy prawa, a wszelkie wymagane prawem świadczenia są opłacane i są dostępne na to dowody. 3.3. Zakresy obowiązków zostały określone, szczególnie dla pracowników, którzy są odpowiedzialni za realizację wymagań systemu VAT Control. 3.4. [K.O.] Uczestnik powinien okresowo pozyskiwać informację od organów odpowiedzialnych o nie zaleganiu w opłacaniu świadczeń pracowniczych. Dotyczy to przynajmniej właściwego Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. 4. Identyfikacja wymagań 4.1. Organizacja zobowiązana jest do identyfikacji wymagań prawnych dotyczących jej działalności. 4.2. Organizacja powinna określić system nadzoru nad identyfikacją nowych wymagań i okresową weryfikacją obowiązujących przepisów prawnych. 4.3. [K.O.] Organizacja zapewnia, że wszelkie wymagania prawa są przestrzegane wewnątrz organizacji. 4.4. Kierownictwo wyznacza osobę lub zespół osób odpowiedzialnych za bieżące identyfikowanie przepisów prawa, z naciskiem na prawo podatkowe. Zmiany w przepisach prawnych są śledzone i wdrażane na bieżąco. 8

5. Osoba odpowiedzialna za system VAT Control 5.1. Kierownictwo firmy wyznacza pracownika odpowiedzialnego za nadzorowanie wewnątrz organizacji systemu VAT Control. Nie zwalnia to jednak innych pracowników, a tym bardziej najwyższego kierownictwa, z odpowiedzialności za przestrzeganie przepisów prawa, wymagań systemu VAT Control, ani zakresu obowiązków. 5.2. Osoba odpowiedzialna za system VAT Control: a. zarządza dokumentacją wewnętrznego systemu VAT Control, b. odpowiada za dokonanie okresowej weryfikacji wewnętrznego systemu VAT Control, c. odpowiada za rozpowszechnienie wymagań systemu VAT Control w organizacji wśród pracowników odpowiedzialnych za realizację jego wymagań, d. jest bezzwłocznie informowana o wystąpieniu nowych zdarzeń, które nie występowały do tej pory w Organizacji [np. rozpoczęcie sprzedaży eksportowej, rozpoczęcie importu, sprzedaż nieruchomości inwestycyjnych itp.]. Jeśli jest to możliwe powinna być informowana o planowaniu takich zdarzeń, jeszcze przed ich wystąpieniem. 6. Świadomość pracowników 6.1. Każdy pracownik organizacji mający wpływ na proces handlowy, w tym reprezentanci prawni firmy, pracownicy handlowi, logistyczni, magazynowi itp. są szkoleni z zakresu należytej staranności i systemu VAT Control. Szkolenie odbywa się przed rozpoczęciem pracy w Organizacji oraz okresowo. 6.2. Szkolenia podlegają dokumentowaniu z uwzględnieniem: a. tematyki i zakresu szkolenia b. daty szkolenia c. listy osób przeszkolonych wraz z ich podpisami d. nazwiska trenera. 7. Dokumentacja 7.1. Uczestnik sporządza udokumentowany wewnętrzny system zarządzania oparty na wymaganiach systemu VAT Control. 7.2. Dokumentacja wewnętrznego systemu zarządzania VAT Control jest: a. zatwierdzona przez Kierownictwo organizacji b. dostosowana do organizacji c. dostępna, także dla pracowników odpowiedzialnych za jego realizację d. rozpowszechniana i przestrzegana w organizacji e. archiwizowana do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych. 9

7.3. Organizacja zapewnia, że wewnętrzny system zarządzania oparty na wymaganiach systemu VAT Control podlega okresowej weryfikacji na zgodność z: a. aktualnymi wymaganiami systemu VAT Control b. aktualnymi przepisami prawa. 7.4. Uczestnik udostępnia audytorowi dokumentację niezbędną do przeprowadzenia audytu [np. dokumenty handlowe, wyniki kontroli urzędowych]. 8. Powoływanie się na certyfikację VAT Control 8.1. Znak i nazwa systemu VAT Control stosowane są zgodnie z dokumentem VC-05 Zasady stosowania nazwy i logo systemu VAT Control. 10

B. WYMAGANIA SYSTEMOWE 1. Dostawcy 1.1. [K.O.] Organizacja prowadzi wewnętrzny, transparentny system nadzoru nad doborem dostawców. 1.2. System nadzoru nad doborem dostawców obejmuje: a. potwierdzenie prowadzenia działalności b. potwierdzenie posiadanych uprawnień [np. koncesji, decyzji] na prowadzenie określonej działalności c. identyfikację wszystkich dostawców d. ocenę i kwalifikację dostawców e. okresową weryfikację dostawców f. zasady nadzoru nad dochowaniem należytej staranności przez dostawcę g. audyty u dostawców jeśli organizacja uzna to za wymagany środek nadzoru h. inne istotne dla uczestnika elementy. 1.3. [K.O.] Uczestnik potwierdza, przed nawiązaniem współpracy z dostawcą, potencjalny kontrahent prowadzi działalność gospodarczą poprzez przynajmniej jedno z poniższych: a. weryfikację wpisu w KRS lub CEIDG, b. uzyskanie aktualnego wyciągu z KRS lub zaświadczenia z rejestru CEIDG, c. potwierdzenie, że kontrahent posiada status czynnego podatnika VAT np. poprzez uzyskanie potwierdzenia z organu podatkowego lub złożenie VAT-R. Ponadto zaleca się: d. pośrednie sprawdzenie istnienia danego podmiotu [potwierdzenie posiadania przez kontrahenta określonych certyfikatów, atestów, świadectw jakościowych oczekiwanych w tego rodzaju transakcjach u ich wystawców lub w stosownych rejestrach], e. ustalenie, czy zawierane transakcje odpowiadają profilowi działalności kontrahenta [KRS, CEIDG, REGON, w tym prowadzenie strony internetowej szczególnie zakładki O nas ], f. sprawdzenie domeny e-mail, w przypadku współpracy opartej wyłącznie na korespondencji elektronicznej, w celu weryfikacji wiarygodności potencjalnego kontrahenta. 1.4. Jeśli uczestnik działa na podstawie umów zawiera w nich zapis o zobowiązaniu stron do niezwłocznego powiadomienia kontrahenta o zmianie statusu podatnika VAT, w tym o: a. zamknięciu działalności, b. zawieszeniu prowadzenia działalności, c. utracie koncesji lub licencji na wykonanie działalności. 1.5. Zawierane umowy podpisywane są przez reprezentantów prawnych podmiotu lub na podstawie upoważnienia, do którego dołączony jest dowód dokonania opłaty skarbowej za to upoważnienie. Kopie upoważnień dołączane są do umów. 11

1.6. [K.O.] W ramach nadzoru nad dostawcami uczestnik wymaga od swoich dostawców okresowych zaświadczeń z właściwego Urzędu Skarbowego o nie zaleganiu w płatnościach z tytułu należnego podatku od towarów i usług minimum raz na pół roku, a dla towarów i usług importowanych minimum raz na kwartał, w okresie dokonywania transakcji. [Chyba, że dostawca podlega wymaganiom pkt. 1.7. części B. WYMAGANIA SYSTEMOWE]. 1.7. Jeżeli dostawca nie jest uczestnikiem systemu VAT Control, a miesięczna wartość transakcji z nim przekracza 10% rocznego obrotu uczestnika, to: a. podlega on okresowym audytom prowadzonym przez lub w imieniu uczestnika. W ramach audytu weryfikowane jest ze szczególną uwagą, czy dostawca przestrzega wymagań związanych z właściwym rozliczaniem podatku od towarów i usług oraz zachowanie przez dostawcę należytej staranności; lub b. uczestnik przynajmniej raz na miesiąc, w okresie dokonywania transakcji, weryfikuje na portalu Ministerstwa Finansów, czy dostawca jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, a w przypadku kontrahentów zagranicznych na Portalu VIES, czy podatnik jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT EU. Wynik takiej weryfikacji powinien być udokumentowany; oraz c. przedkłada on uczestnikowi okresowe zaświadczenia z właściwego Urzędu Skarbowego o nie zaleganiu w płatnościach z tytułu należnego podatku od towarów i usług minimum raz na kwartał, a dla towarów i usług importowanych minimum raz na miesiąc w okresie dokonywania transakcji. [Dotyczy podmiotów rozliczających import towarów na zasadach ogólnych i nie korzystających z uproszczeń art. 33a ustawy o VAT]. 1.8. [K.O.] Uczestnik zobowiązany jest do weryfikacji wyników kwalifikacji dostawcy, okresowej oceny oraz audytu. W przypadku niezadowalających wyników uczestnik weryfikuje wpływ stwierdzonych niezgodności na własną działalność. Jeśli zidentyfikowano taki wpływ i stanowi on niezgodność z wymaganiami przepisów prawa lub systemem VAT Control uczestnik podejmuje niezwłoczne działania naprawcze. Jeśli niezgodność wpłynęła na rozliczenia podatkowe uczestnika wprowadza on niezbędne korekty w zeznaniu podatkowym i składa je do właściwego Urzędu Skarbowego oraz dokonuje stosowanych korekt finansowych [jeśli to konieczne]. Ponad powyższe uczestnik podejmuje także właściwe działania korygujące i zapobiegawcze w celu wyeliminowania możliwości posiadania dostawcy nie spełniającego ustalonych wymogów. W ramach działań zapobiegawczych uczestnik może: a. zmodernizować wewnętrzny system nadzoru nad dostawcami, b. uznać działania korygujące wdrożone przez dostawcę i poddać go ponownej ocenie lub audytowi, 12

c. wdrożyć dodatkowe środki nadzoru po potwierdzeniu, że dostawca wdrożył stosowne i skuteczne działania korygujące, d. inne działania, które uczestnik uzna za odpowiednie. 1.9. Jeśli uczestnik korzysta z podwykonawców [np. magazynowanie, biuro handlowe] zobowiązany jest do: a. zawarcia pisemnej umowy z podwykonawcą określającą szczegółowo obowiązki stron; b. zobowiązanie do realizacji ww. umowy zgodnie z wymaganiami wewnętrznymi organizacji w zakresie należytej staranności i systemu VAT Control; c. nadzorowania działań podwykonawcy w powierzonym zakresie. 1.10. [K.O.] Uczestnik powinien określić szczególne, udokumentowane środki ostrożności dla dostawców wysokiego ryzyka, tzn.: a. działają na rynku krócej niż 12 m-cy, b. oferują szczególnie korzystne warunki transakcji [np. cena, termin płatności, nietypowa forma płatności, udzielanie rabatu w przypadku płatności gotówkowej] w stosunku do innych potencjalnych dostawców, c. proponują nietypowe miejsca przekazania towarów [np. na trasie], d. wystawiających faktury w wielu różnych wersjach graficznych, e. występują rozbieżności w informacjach podawanych przez dostawcę dotyczące pochodzenia towaru lub miejsca jego przekazania, f. deklarujący eksport towaru lub wewnątrzwspólnotową dostawę towaru, a określający [tymczasowe] miejsce dostawy w kraju dostawcy [np. w celu przeładunku, krótkiego zmagazynowania. Nie dotyczy to składów podatkowych], g. oferują towar, który jest importowany, a dostawca nie chce określić dla niego pierwotnego kraju pochodzenia lub krajem pierwotnego pochodzenia tego towaru jest kraj nabywcy. Dowody na realizację tych środków powinny być dostępne. 2. Zakupy 2.1. Uczestnik prowadzi proces zakupów zgodnie z wewnętrzną procedurą zakupów. Należy określić w niej zasady dokonywania zakupów i ich dokumentowania z uwzględnieniem wyszczególnienia dokumentacji towarzyszącej transakcji np. kwity wagowe, dokumenty PZ i WZ, zlecenia transportowe. Każdy dokument powinien być oznaczony datą i podpisem wystawiającego. 2.2. Wszystkie zakupy prowadzone przez organizację są właściwie dokumentowane. 2.3. [K.O.] Organizacja prowadzi zakupy u kwalifikowanych dostawców. Zakupy towarów oraz usług dokonywane są na podstawie faktur lub innych równoważnych dokumentów księgowych. 2.4. W przypadku dokonywania zakupów na podstawie przetargów, w których określono zasady wyboru dostawcy na podstawie ceny (jako jedynego lub jednego z podstawowych 13

kryteriów wyboru dostawcy), organizacja dokonuje zakupu od podmiotu, który nie jest producentem dostarczanego surowca tylko w przypadku, gdy: a. dostawca złoży oświadczenie o niezaleganiu w podatkach należnych z tytułu towarów i usług, b. dostawca określił kraj pierwotnego pochodzenia towaru, c. towar nie był importowany, jeśli pierwotnym krajem pochodzenia był kraj nabywcy. 2.5. Uczestnik weryfikuje zgodność dostarczonego towaru z zamówieniem. Wynik takiej weryfikacji jest rejestrowany oraz autoryzowany datą i podpisem osoby przyjmującej towar. 2.6. W przypadku transakcji, których przedmiotem są towary, o których mowa w załączniku 13 do ustawy o podatku VAT, dokonanie sprawdzenia na stronie http://kaucjagwarancyjna.mofnet.gov.pl/index.php?czystka=1, czy kontrahent widnieje w wykazie podmiotów, które złożyły kaucję gwarancyjną. Zapis ze sprawdzenia jest dostępny. 2.7. Uczestnik, w przypadku zakupu towarów wrażliwych odnotowuje na fakturze lub dokumencie dostawy numer SENT. 2.8. Ujmowanie w systemie finansowo-księgowym faktur elektronicznych następuje wyłącznie wtedy, gdy jednostka wyraziła wyraźną zgodę na otrzymywanie dokumentów elektroniczną drogą przekazu. 3. Sprzedaż 3.1. Uczestnik prowadzi proces sprzedaży zgodnie z wewnętrzną procedurą sprzedaży. Należy określić w niej zasady sprzedaży i jej dokumentowanie. 3.2. [K.O.] Sprzedaż towarów i usług prowadzona przez organizację jest właściwie dokumentowana. 3.3. [K.O.] Sprzedaż towarów oraz usług dokonywana jest na podstawie faktur lub innych równoważnych dokumentów księgowych. 3.4. Towary wydawane są na podstawie dokumentu potwierdzającego jego wydanie [np. dokument WZ]. 3.5. Dla sprzedaży towarów eksportowanych Uczestnik wymaga od odbiorcy przekazania dowodu na to, że towar przekroczył granicę [chyba, że podmiot posiada taki dowód z innego źródła]. Wyjątek od tego punktu stanowi obrót towarami z kontrahentami, z którymi miesięczny obrót nie przekracza 15 000 zł brutto. 3.6. Na fakturach umieszczany jest zapis: a. w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi wyrazy odwrotne obciążenie, 14

b. w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 Ustawy albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 Ustawy wskazanie: przepisu ustawy albo aktu wydanego w oparciu o ustawę, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku, przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia. 3.7. W przypadku sprzedaży do krajów UE lub sprzedaży eksportowej towaru objętego 0% stawką VAT uczestnik weryfikuje podmiot realizujący transport, jeżeli jest to inny podmiot niż sam uczestnik lub jego kontrahent. Weryfikacja obejmuje przynajmniej: a. dla podmiotu krajowego weryfikację wpisu w KRS lub CEIDG, b. dla podmiotu zagranicznego, który dysponuje VAT UE weryfikacje na portalu VIES, czy podatnik jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT EU, c. dla pozostałych podmiotów dokument urzędowy poświadczający, że podmiot prowadzi działalność w zakresie świadczenia usług transportowych. [Dla podmiotów krajowych i zagranicznych zaleca się dokumentowanie wydruków z VIATOLL]. 3.8. W przypadku sprzedaży towarów, których transport wykonywany będzie przez stronę trzecią, za której wybór odpowiada nabywca, konieczne jest przekazanie podmiotowi zbywającemu pisemnej informacji o nazwie podmiotu transportującego i innych niezbędnych informacji w celu ustalenia podmiotów i osób uprawnionych do odbioru towaru. Podmiot wydający towar zobowiązany jest do odnotowania: a. nazwy podmiotu transportującego, b. numerów identyfikujących wszystkie środki transportu [np. numery rejestracyjne pojazdu, naczep i przyczep/numery wagonów/numery ładowni], c. imienia i nazwiska osoby odpowiedzialnej za transportowanie ładunku [np. kierowcy]. Wyjątek od tego punktu stanowi obrót towarami z kontrahentami, z którymi miesięczny obrót nie przekracza 15 000 zł brutto. 3.9. Uczestnik, w przypadku zakupu towarów wrażliwych, odnotowuje na fakturze lub dokumencie dostawy numer SENT. 15

4. Formy płatności 4.1. Organizacja może rozliczać się z kontrahentami gotówkowo, w przypadku, gdy dokonuje transakcji: a. do 15 000 zł brutto z jednym kontrahentem w ciągu jednego miesiąca, b. dla których nie ma możliwości dokonania płatności bezgotówkowej. W takim przypadku każdorazowo uczestnik dokumentuje przyczynę/uzasadnienie takiej formy płatności. Uczestnik prowadzi rejestr takich transakcji. 4.2. W przypadku płatności na konto kontrahenta uczestnik dokonuje przelewu tylko na konto kontrahenta. Jeżeli istnieje tytuł prawny do nabycia przez inny podmiot takiej wierzytelności uczestnik na tej podstawie dokonuje przelewu na wskazane w tytule konto. Kopia tytułu prawnego musi być dostępna w organizacji. 4.3. W przypadku otrzymania płatności od innego podmiotu niż kontrahent uczestnik wystosowuje zapytanie do kontrahenta i podmiotu, który dokonał płatności o podstawę zmiany płatnika. Informacja taka podlega archiwizacji. Uczestnik prowadzi rejestr takich transakcji. 5. Rozliczenia księgowe 5.1. Uczestnik bierze pełną odpowiedzialność za dokonywane rozliczenia księgowe i przestrzeganie wymogów prawa podatkowego. 5.2. Uczestnik wyznacza pracownika lub podwykonawcę posiadającego właściwe kompetencje do prowadzenia rozliczeń księgowych i podatkowych w organizacji. 5.3. Organizacja może korzystać z usług podwykonawcy z zakresu rozliczenia rachunkowoksięgowego, jeśli spełni następujące wymagania: a. podpisze z podwykonawcą umowę na świadczenie usług rachunkowo- księgowych, w której zostaną dokładnie sprecyzowane wymagania dotyczące obowiązków obu stron, b. będzie dokonywać okresowej oceny usług zleceniobiorcy, a wyniki tej kontroli będą satysfakcjonujące. W przypadku negatywnej oceny organizacja wdroży stosowane działania korygujące i zapobiegawcze, c. posiada właściwe kompetencje. 16

C. WYMAGANIA SYSTEMU ZARZĄDZANIA 1. Audyt wewnętrzny 1.1. Rzetelne audyty wewnętrzne powinny być prowadzone zgodnie z zatwierdzonym programem audytu i powinny obejmować co najmniej wszystkie wymagania systemu VAT Control. Zakres i częstotliwość audytu wewnętrznego określane są przez analizę niezgodności stwierdzanych w danym obszarze. 1.2. Audytorzy powinni posiadać odpowiednie kompetencje i być niezależni od audytowanego obszaru. 1.3. Wyniki audytu należy przekazać Kierownictwu i stronom zainteresowanym. W przypadku wykazania niegodności w ramach audytu wewnętrznego należy wdrożyć działania korygujące. 2. Reklamacje 2.1. Uczestnik określa zasady zarządzania reklamacjami, które dotyczą przynajmniej systemu rozliczeniowo- księgowego wewnątrz organizacji. 2.2. Reklamacje należy poddać ocenie przez kompetentnych pracowników. Jeśli jest to uzasadnione, należy podjąć odpowiednie działania korygujące lub zapobiegawcze. 2.3. Wyniki analiz reklamacji należy udostępnić odpowiednim osobom odpowiedzialnym za powstanie reklamacji. 3. Działania korygujące i zapobiegawcze 3.1. Organizacja określa udokumentowaną procedurę dotyczącą nadzoru nad niezgodnościami i potencjalnymi niezgodnościami z niniejszym systemem i wewnętrznymi procedurami, w celu uniknięcia ponownego ich wystąpienia przez wdrożenie działań korygujących lub zapobiegawczych. 3.2. Należy w transparentny sposób dokumentować niezgodności i bezzwłocznie podejmować działania korygujące. Należy jasno określić odpowiedzialność i terminy wprowadzenia działań korygujących. Należy dokumentować wykonanie wdrażanych działań korygujących i potwierdzić ich skuteczność. 4. Przegląd zarządzania księgowego 4.1. Kierownictwo dokonuje okresowego przeglądu danych wejściowych w celu określenia prawidłowości funkcjonowania systemu VAT Control w organizacji. 4.2. W przeglądzie zarządzania należy uwzględnić następujące dane wejściowe dotyczące systemu księgowego: a) wyniki urzędowych kontroli i inspekcji, 17

b) wyniki audytów wewnętrznych, dostawców i jednostek certyfikujących, c) analizę reklamacji i innych informacji zwrotnych od klienta, d) stan realizacji działań korygujących i zapobiegawczych, e) zmiany, które maja wpływ na działanie organizacji, w tym zmiany w wymaganiach prawnych, f) realizację zaleceń z poprzedniego przeglądu zarzadzania. 4.3. W wyniku przeglądu zarzadzania Kierownictwo powinno określić kierunki zmian w systemie zarządzania księgowego lub wewnętrznym systemie zarządzania opartym na wymaganiach systemu VAT Control w celu jego doskonalenia. 18

4. DOKUMENTACJA POWIĄZANA VC-01 Wymagania dla przedsiębiorstw VC-02 Wymagania dla jednostek certyfikujących i audytorów VC-03 Proces certyfikacji VC-04 System opłat od uczestników systemu VC-05 Zasady stosowania nazwy i logo systemu VAT Control Regulamin certyfikacji systemu VAT Control 19

Wszelkie prawa zastrzeżone. Niniejszy dokument jest własnością firmy Best Control Sp. z o.o. Właściciel upoważnia strony zainteresowane do odczytu elektronicznego niniejszego dokumentu w celach informacyjnych. Zabrania się kopiowania, przetwarzania, publikowania lub wykorzystywania w inny sposób niniejszego dokumentu bez pisemnej zgodny właściciela. 20