VC-03 Proces certyfikacji

Transkrypt

1 VC-03 Proces certyfikacji

2 SPIS TREŚCI 0. HISTORIA DOKUMENTU 3 I. WPROWADZENIE 4 II. POWAŁANIA NORMATYWNE 5 III. DEFINICJE 6 Definicje systemowe 7 IV. ZASADY CERTYFIKACJI 1. Ogólne zasady certyfikacji w ramach systemu VAT Control 8 2. Rodzaje audytów przedsiębiorców 8 3. Wyłączenia 9 4. Zakres audytu 9 5. Certyfikacja wielooddziałowa 9 6. Czas trwania audytu Ocena działań Wynik audytu Ponowna certyfikacja 12 V. PROCES CERTYFIKACJI 1. Wpis do rejestru operatora systemu Umowa o przeprowadzenie certyfikacji Wybór audytora Plan audytu Audyt certyfikujący Raport z audytu Decyzja o wydaniu certyfikatu Wycofanie/ zawieszenie certyfikatu Raportowanie 16 VI. DOKUMENTACJA POWIĄZANA 17 ZAŁĄCZNIK 1 Lista kontrolna 18 2

3 0. HISTORIA DOKUMENTU Numer wersji dokumentu Dotyczy Opis Data zatwierdzenia II. Powołania normatywne Zaktualizowano akty prawne IV. Zasady certyfikacji Zmieniono zasady określania zasad 4. Zakres zakresu certyfikacji systemu IV. Zasady certyfikacji Biuro rachunkowe może podlegać Certyfikacja wielooddziałowa audytowi jako kolejna lokalizacja. IV. Zasady certyfikacji 6. Czas trwania audytu Doprecyzowano 0. Historia dokumentu Dodano historię dokumentu Załącznik 1 Usunięto K.O. dla pkt części C

4 I. WPROWADZENIE System VAT Control powstał z myślą o możliwości przedstawienia przez Uczestnika organowi podatkowemu lub kontrahentom dodatkowego dowodu na wdrożenie wymagań dotyczących zapewnienia należytej staranności w systemie rozliczeń księgowych. System VAT Control nakłada na przedsiębiorców dodatkowe zasady nadzoru nad dostawcami, systemem księgowym wewnątrz organizacji oraz zarządzaniem organizacją. Ma to na celu uszczelnienie systemu zabezpieczenia organizacji przed niezamierzonym udziałem w wyłudzeniach z tytułu zwrotu podatku VAT oraz innych złych praktykach w zakresie rozliczeń podatkowych. Niektóre z określonych wymagań podane zostały wprost, do zastosowania. Inne mają na celu wymuszenie na przedsiębiorcy określenia właściwych, najlepszych dla siebie zasad i procedur pozwalających na realizację danego wymagania. Nadzór nad Uczestnikami systemu oraz ich certyfikację w zakresie z systemu VAT Control prowadzą wyłącznie uprawnione przez Operatora Systemu niezależne jednostki certyfikujące. Zadaniem jednostek certyfikujących jest dokonanie oceny działalności uczestników Systemu VAT Control na zgodność z kryteriami określonymi w dokumencie VC-01 Wymagania dla przedsiębiorstw. Wszystkie jednostki certyfikujące, które uczestniczą w tym systemie certyfikacji, muszą spełnić wymagania określone w dokumencie VC-02 Wymagania dla jednostek certyfikujących i audytorów oraz uzyskać wpis u Operatora systemu do Bazy Uznanych Jednostek Certyfikujących. Spełnienie określonych wymagań ma na celu zagwarantowanie, że jednostki certyfikujące działają jako niezależna strona trzecia w procesie audytowania i certyfikacji. Powyższy dokument określa szczegółowe zasady przeprowadzania procesu certyfikacji oraz zasady wydawania certyfikatów zgodności z systemem VAT Control. 4

5 II. POWOŁANIA NORMATYWNE Poniższy wykaz nie definiuje pełnych wymagań prawnych w zakresie podatku od towaru i usług. Ma on na celu jedynie wskazanie głównych źródeł dla wymagań systemu VAT Control. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004, nr 54, poz. 535) Ustawa z dnia 9 marca 2017 r. o systemie monitorowania drogowego przewozu towarów (Dz.U. 2017, poz. 708) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2013, poz. 363) Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących z dnia r. (Dz.U poz. 2454) Obwieszczenie Ministra Finansów z dnia 24 lutego 2014 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykazów towarów do celów poboru podatku od towarów i usług w imporcie (Dz.U. 2014, poz.743) Ustawa z dnia 18 marca 2011r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy Prawo o miarach (Dz.U. 2011, nr 64, poz. 332) Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej z późniejszymi zmianami (Dz.U. 2004, nr 173, poz. 1807) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 listopada2014 r. w sprawie określenia podatników niemających obowiązku składania zgłoszenia rejestracyjnego (Dz.U. 2014, poz. 1624) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie towarów i usług, dla których obniża się stawkę podatku od towarów i usług, oraz warunków stosowania stawek obniżonych (Dz.U. 2013, poz. 1719) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. 2013, poz ) 5

6 III. DEFINICJE Poniżej przytoczono podstawowe definicje, dla ułatwienia zrozumienia wymagań systemu VAT Control. W zakresie niewymienionym obowiązują definicje stosowane w Ustawie o podatku od towarów i usług. 1) Ustawa Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004, nr 54, poz. 535); 2) Terytorium kraju rozumie się przez to terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, z zastrzeżeniem art. 2a Ustawy; 3) Państwo członkowskie rozumie się przez to państwo członkowskie Unii Europejskiej; 4) Towary rozumie się przez to rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii; 5) Import towarów rozumie się przez to przywóz towarów z terytorium państwa trzeciego na terytorium Unii Europejskiej; 6) Eksport towarów rozumie się przez to dostawę towarów wysyłanych lub transportowanych z terytorium kraju poza terytorium Unii Europejskiej przez: a) dostawcę lub na jego rzecz lub b) nabywcę mającego siedzibę poza terytorium kraju lub na jego rzecz, z wyłączeniem towarów wywożonych przez samego nabywcę do celów wyposażenia lub zaopatrzenia statków rekreacyjnych oraz turystycznych statków powietrznych lub innych środków transportu służących do celów prywatnych jeżeli wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej jest potwierdzony przez właściwy organ celny określony w przepisach celnych; 7) Import usług rozumie się przez to świadczenie usług, z tytułu wykonania których podatnikiem jest usługobiorca, o którym mowa w ustawie (art. 17 ust. 1 pkt 4 ); 8) Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) wywóz towarów z Polski (w wykonaniu czynności opodatkowanych) na terytorium innego państwa członkowskiego, po spełnieniu warunków określonych w ustawie o VAT (art. 13 ); 9) Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) nabycie prawa do rozporządzania jak właściciel towarami, które w wyniku dokonanej dostawy są wysyłane lub transportowane na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium państwa członkowskiego rozpoczęcia wysyłki lub transportu przez dokonującego dostawy, nabywcę towarów lub na ich rzecz, spełniających warunki ustawy o VAT (art. 9 ust 2 i 3); 10) Urząd skarbowy rozumie się przez to urząd skarbowy, przy pomocy którego właściwy dla podatnika naczelnik urzędu skarbowego wykonuje swoje zadania; 11) Sprzedaż rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów; 12) Faktura rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie; 13) Faktura elektroniczna rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym; 6

7 14) Zarejestrowany odbiorca rozumie się przez to podmiot, o którym mowa w art. 2 ust. 1 pkt 13 Ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym; DEFINICJE SYSTEMOWE 1) VAT Control system certyfikacji zdefiniowany we wszystkich opublikowanych na stronie Operatora systemu dokumentach VAT Control; 2) Operator systemu firma Best Control Sp. z o.o. z siedzibą w Lesznie, twórca i właściciel systemu VAT Control; 3) Organizacja/uczestnik podmiot prowadzący działalność gospodarczą, będący uczestnikiem systemu VAT Control; 4) Jednostka certyfikująca to bezstronna, niezależna organizacja w rozumieniu Ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, która działając w ramach wybranego przez siebie i uznanego systemu certyfikacji, ma prawo wystawiania certyfikatu podmiotom certyfikowanym i prowadzi w Organizacjach ocenę procesów oraz zgodności z systemem VAT Control; 5) Audyt systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodów z audytu oraz jego obiektywnej oceny, przez podmiot audytowany, objęty zakresem certyfikacji (PN-EN ISO 19011); 6) Kwalifikowany dostawca dostawca zweryfikowany i uznany przez podmiot za wiarygodny zgodnie z wewnętrzną procedurą Uczestnika; 7) Audytor osoba posiadająca kompetencje do przeprowadzenia audytu, w zakresie zgodności z systemem certyfikacji; 8) Certyfikat dokument wydany przez uprawnioną jednostkę certyfikującą, potwierdzający, że Uczestnik systemu VAT Control spełnia wymagania systemu VAT Control; 9) Okresowo oznacza minimum raz w roku, chyba że ustalono w wymaganiu systemu VAT Control inaczej; 10) Dostawca podmiot dostarczający uczestnikowi towary lub usługi; 11) Podstawowe kryteria przetargu kryterium, które jest wiodącym kryterium w przetargu (daje najwyższą liczbę punktów), ale nie mniej niż 40%; 12) Pierwotne pochodzenie towaru kraj, w którym towar został wytworzony/wydobyty; 13) SENT elektroniczny rejestr zgłoszeń stworzony na potrzeby realizacji ustawy o systemie monitorowania drogowego przewozu towarów. Dostęp do SENT ma miejsce za pośrednictwem usługi e-przewóz na Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo- Celnych (PUESC) 14) Towary wrażliwe towary, które podlegają systemowi monitorowania drogowego i zostały określone w art. 3 ust. 2 Ustawy z 9 marca 2017 r. o systemie monitorowania drogowego przewozu towarów (Dz.U. 2017, poz. 708); 7

8 IV. ZASADY CERTYFIKACJI 1. Ogólne zasady certyfikacji w ramach systemu VAT Control System VAT Control jest systemem certyfikacji należytej staranności w rozumieniu ustawy oraz działań z nią powiązanych. Proces certyfikacji przeprowadzają Jednostki certyfikujące, które uzyskały wpis do Bazy Uprawnionych Jednostek Certyfikujących zgodnie z dokumentem VC-02 Wymagania dla jednostek certyfikujących i audytorów. Proces certyfikacji inicjuje podmiot chcący uzyskać certyfikat zgodności z systemem VAT Control poprzez złożenie stosownego wniosku do jednostki certyfikującej. Jednostka certyfikująca po przyjęciu wniosku postępuje zgodnie z wewnętrznymi procedurami. Przed wykonaniem audytu podmiot wnioskujący o certyfikację za pośrednictwem jednostki certyfikującej musi zostać zarejestrowany u Operatora systemu [patrz VC-02 Wymagania dla jednostek certyfikujących i audytorów]. Jednostka certyfikująca zobowiązana jest podpisać z podmiotem wnioskującym o certyfikację, przed audytem certyfikującym, stosowną umowę na przeprowadzenie certyfikacji. Pozytywne przejście audytu certyfikującego jest warunkiem uzyskania certyfikatu zgodności z systemem VAT Control. Certyfikat zgodności z systemem VAT Control (certyfikat VAT Control) wydawany jest maksymalnie na okres 12 miesięcy. Audytor ma prawo do oceny dowodów audytowych obejmujących okres od momentu, w którym Podmiot zatwierdził swój wewnętrzny system zarządzania oparty na systemie VAT Control do 6 lat poprzedzających dzień audytu. 2. Rodzaje audytów przedsiębiorców Audyt certyfikujący pierwszy i kolejny prowadzony przez jednostkę certyfikującą, audyt zgodności działań Uczestnika z wymaganiami systemu VAT Control, który ma na celu uzyskanie przez audytowanego certyfikatu VAT Control. Audyt przeprowadzany jest w ustalonym z audytowanym terminie. Audyt nadzoru audyt prowadzony przez jednostkę certyfikującą: - w ramach zlecenia przez Operatora systemu wykonania dodatkowego audytu realizowanego przez jednostkę certyfikującą, w przypadku poważnego podejrzenia o naruszeniu wymagań systemu VAT Control lub - w przypadku stwierdzenia min. 3 dużych niezgodności na audycie certyfikującym. Audyt taki może być audytem niezapowiedzianym. Zapowiedź audytu nadzoru może nastąpić nie wcześniej niż 5 dni roboczych przed jego realizacją. 8

9 Podmiot może zgłosić Jednostce certyfikującej do 15 dni roboczych w roku, w których nie ma możliwości (np. z powodu urlopów) przyjęcia audytu nadzoru. Zgłoszenie takie nie może jednak wpłynąć do Jednostki certyfikującej później niż dokonana została zapowiedź wykonania audytu nadzoru. 3. Wyłączenia Podmiot poddający się certyfikacji VAT Control zobowiązuje się do realizacji wszystkich wymagań systemu. W ramach systemu VAT Control dopuszcza się wyłączenia wymagań w obszarach, które wykraczają poza obszar działalności podmiotu (np. wymagania dla importu, w przypadku braku realizacji przez podmiot zakupów z importu). System VAT Control nie przewiduje możliwości wyłączenia części działań np. certyfikację jednego pionu firmy (np. w przypadku działalności obejmującej handel pojazdami i usługami transportowymi oba piony podlegają certyfikacji). Podmiot ma możliwość złożenia wniosku o odstępstwo w tym zakresie do Operatora systemu za pośrednictwem Jednostki Certyfikującej. Udzielenie takiego odstępstwa każdorazowo zależne jest od decyzji Operatora systemu i wymaga pisemnej zgody na odstępstwo w certyfikacji systemu VAT Control. 4. Zakres systemu Podmiot zobowiązany jest do określenia zakresu certyfikacji. Zakres musi odzwierciedlać faktyczne działania firmy. 5. Certyfikacja wielooddziałowa W ramach audytu certyfikującego audytowi podlega siedziba firmy oraz jej oddziały zgodnie z poniższym - do 2 oddziałów poza siedzibą wszystkie lokalizacje - od 3 do 6 oddziałów połowa oddziałów, zaokrąglając w górę [np. dla 3 oddziałów 2 poddawane są audytowi]. - powyżej 6 oddziałów pierwiastek z ilości oddziałów, zaokrąglając w górę [np. dla 10 oddziałów audytowi podlega siedziba i 4 oddziały]. Do powyższego nie wlicza się oddziałów, w których nie prowadzi się działań księgowych i handlowych [np. magazyn, jeśli nie odbywają się tam inne procesy poza magazynowaniem nie podlega audytowi]. Oddział taki poddawany jest audytowi w ramach audytu siedziby, dokumentacja do wglądu audytora jest wymagana. Oddziały, w których znajdują się: - sklepy, punkty handlowe, - dział zakupów/ dział sprzedaży/ dział kontraktacji, podlegają audytowi. 9

10 W przypadku korzystania z biura rachunkowego na zewnątrz to podmiot decyduje czy dokumentację księgową udostępni we własnej lokalizacji, czy wykaże biuro księgowe jako dodatkową lokalizację podlegającą audytowi. Lokalizacji biura rachunkowego nie umieszcza się na certyfikacie. 6. Czas trwania audytu Czas trwania audytu określa jednostka certyfikująca, uwzględniając poniższe kryteria. Jeśli Jednostka certyfikująca uzna to za zasadne może wydłużyć sugerowane czasy audytów. Uzasadnienie musi zostać udokumentowane. Podstawowy czas audytu Dla każdej dodatkowej lokalizacji Mikroprzedsiębiorstwo Małe przedsiębiorstwo Średnie przedsiębiorstwo Duże przedsiębiorstwo 8 h 12 h 14 h 16 h A + 1 h + 1 h + 1 h + 1 h B + 4 h + 6 h + 6 h + 8 h A- Lokalizacja objęta audytem, ale w której nie przeprowadza się audytu [patrz punkt 4 Zakres audytu] B- Dodatkowa lokalizacja objęta audytem Określanie wielkości przedsiębiorstwa następuje zgodnie z poniższymi wytycznymi. Wielkość przedsiębiorstwa Ilość pracowników Roczny obrót Mikroprzedsiębiorstwo Do 10 2 mln euro Małe przedsiębiorstwo Od 11 do 50 >2 mln euro; 10 mln euro Średnie przedsiębiorstwo Od 51 do 250 >10 mln euro; 50 mln euro Duże przedsiębiorstwo Powyżej 250 > 50 mln euro Wielkość przedsiębiorstwa określa jest na podstawie ilości pracowników i rocznego obrotu. Jeśli firma w ramach jednego z tych kryteriów znajduje się w większym przedsiębiorstwie należy ją do tej grupy przypisać [np. firma zatrudniająca 20 osób, a generująca roczny obrót na poziomie 30 mln euro kwalifikowana jest jako średnie przedsiębiorstwo]. Do prezentowanych czasów jednostka certyfikująca wg wewnętrznych kryteriów dolicza czas niezbędny do działań przygotowawczych do audytu, jak i formalnych np. raportowanie. 10

11 7. Ocena działań W ramach oceny zgodności działań podmiotu z kryteriami systemu VAT Control audytor może określić: - nie dotyczy w przypadku, gdy wymaganie odnosi się do działalności nierealizowanej przez podmiot (patrz pkt.3); - spełnienie wymagania gdy kryterium zostało spełnione, dowody na jego spełnienie są jednoznaczne; - obserwację gdy kryterium zostało spełnione, ale dowody są niejednoznaczne lub działanie podmiotu może realnie w przyszłości stanowić niezgodność z kryteriami systemu VAT Control; - małą niezgodność gdy kryterium zostało spełnione częściowo lub nie zostało spełnione, ale niezgodność ta nie wpłynie na wiarygodność podmiotu w ramach realizacji należytej staranności. Nie można wyznaczyć małej niezgodności dla całkowicie niewdrożonego wymagania zawartego w Części B Wymagania systemowe dokumentu VC-01 Wymagania dla przedsiębiorstw. Małe niezgodności nie wpływają na proces certyfikacji, jeśli nie ma ich więcej niż 10. W przypadku większej ilości audytor wyznacza dodatkową dużą niezgodność z zakresu wymagania 3.2. Działania korygujące i zapobiegawcze część C Wymagania systemu Zarządzania dokumentu VC-01 Wymagania dla przedsiębiorstw; - dużą niezgodność gdy audytor: - stwierdzi, że wymaganie Części B Wymagania systemowe dokumentu VC- 01 Wymagania dla przedsiębiorstw nie zostało wdrożone, ale nie stwierdzi sprzeczności z wymaganiami prawnymi i nie dotyczy to wymagań krytycznych lub - wyznaczy więcej niż 10 małych niezgodności (niezgodność z zakresu wymagania 3.2. Działania korygujące i zapobiegawcze część C Wymagania systemu Zarządzania dokumentu VC-01 Wymagania dla przedsiębiorstw) lub - stwierdzi małą niezgodność, dla której Uczestnik nie może wdrożyć skutecznych działań korygujących w ciągu 30 dni od jej stwierdzenia lub - stwierdzi, że dla małej niezgodności z poprzedniego audytu nie wdrożono działań korygujących. W przypadku stwierdzenia do 3 dużych niezgodności podmiot uzyskuje certyfikat zgodności z systemem VAT Control, z zastrzeżeniem konieczności wykonania u niego dodatkowego audytu nadzoru w okresie od 90 do 190 dni po audycie certyfikującym. Duże niezgodności muszą zostać zamknięte do dnia audytu nadzoru. [Uczestnik powinien założyć, że dla dużej niezgodności 11

12 musi wdrożyć skuteczne działania korygujące w ciągu 90 dni, od dnia audytu certyfikującego.] W przypadku stwierdzenia większej ilości dużych niezgodności [4 i więcej] audytor nie rekomenduje podmiotu do uzyskania certyfikatu zgodność z systemem VAT Control; - krytyczną niezgodność [K.O.] gdy: 8. Wynik audytu - podmiot nie wdroży działań dla wymagań krytycznych lub gdy podmiot działa wbrew prawu i niegodność ta wpływa na wiarygodność Uczestnika, - podmiot nie wdroży skutecznych działań korygujących dla dużych niezgodności stwierdzonych na audycie certyfikującym do dnia audytu nadzoru. W przypadku stwierdzenia krytycznej niezgodności audytor nie rekomenduje podmiotu do uzyskania certyfikatu zgodność z systemem VAT Control. Wynik audytu musi zostać zaprezentowany audytowanemu. W przypadku stwierdzenia niezgodności audytor sporządza raport niezgodności i przekazuje go audytowanemu na audycie certyfikującym (patrz pkt. 5 Raport z audytu w rozdziale V. Proces certyfikacji). Na podstawie oceny ilości i wagi stwierdzonych niezgodności [zgodnie z punktem 7] audytor wydaje rekomendację do wydania podmiotowi certyfikatu zgodności z systemem VAT Control lub ich nie wydaje. W przypadku stwierdzenia dużych niezgodności audytor wydaje rekomendację do wydanie certyfikatu VAT Control z zastrzeżeniem konieczności wykonania audytu nadzoru. Jednostka certyfikująca przekazując Operatorowi systemu informację o wydaniu certyfikatu dla takiego podmiotu załączając jednocześnie Raport niezgodności. Raport audytu wraz z listą kontrolną audytor przekazuje jednostce certyfikującej, która dokonuje dalszych czynności zgodnie w wewnętrznymi procedurami w celu podjęcia decyzji o wydaniu certyfikatu VAT Control. W ramach tych czynności weryfikator dokonuje weryfikacji pracy audytora. Wszystkie dokumenty związane z wykonaniem audytu oraz wydaniem certyfikatu muszą być dostępne w jednostce certyfikującej przez min. 6 lat. Jednostka certyfikująca zobowiązana jest wydać decyzję o wydaniu certyfikatu VAT Control w ciągu 45 dni od dnia audytu certyfikującego. Gdy audytowany podmiot uzyskał negatywną ocenę audytu może wnioskować on o ponowną certyfikację po 6 miesiącach od dnia audytu. 9. Ponowna certyfikacja Aby podmiot utrzymał ciągłość certyfikacji działania audytowe muszą zakończyć się przed ostatnim dniem ważności certyfikatu. Nowy certyfikat wydawany jest z datą kolejnego dnia po ostatnim dniu ważności poprzedniego certyfikatu. 12

13 Przykład Certyfikat VAT Control ważny jest do dnia 30 września, audyt certyfikujący zaplanowano na 5 września. Decyzję o wydaniu certyfikatu VAT Control jednostka certyfikująca podjęła w dniu 20 września. Jednostka wydaje certyfikat ważny od 1 października do 30 września kolejnego roku. Ponowny audyt nie może być wykonany wcześniej niż na 45 dni przed końcem ważności poprzedniego certyfikatu VAT Control, chyba, że za zgodą Uczestnika jednostka certyfikująca wyda nowy certyfikat VAT Control z datą nie późniejszą niż 45 dni od dnia audytu certyfikującego, a poprzedni (ważny jeszcze certyfikat) wycofa. Przykład Certyfikat VAT Control ważny jest do dnia 31 sierpnia, audyt certyfikujący zaplanowano ( za zgodą Uczestnika) na 5 lipca. Decyzję o wydaniu certyfikatu VAT Control jednostka certyfikująca podjęła w dniu 20 lipca. Jednostka wydaje certyfikat ważny od 19 sierpnia do 18 sierpnia kolejnego roku. 13

14 V. PROCES CERTYFIKACJI 1. Wpis do rejestru Operatora systemu W imieniu podmiotu chcącego poddać się certyfikacji na zgodność z systemem VAT Control jednostka certyfikująca składa wniosek o rejestrację podmiotu u operatora systemu [patrz VC-02 Wymagania dla jednostek certyfikujących i audytorów]. Jednostka certyfikująca przed złożeniem wniosku powinna zweryfikować otrzymane dane rejestrowe [CEIDG/ KRS] oraz stosowne zgody i oświadczenia dotyczące przekazywanych danych i udostępniania danych osobowych. Po otrzymaniu prawidłowo wypełnionego wniosku Operator systemu dokonuje wpisu podmiotu do Rejestru podmiotów zgłoszonych do certyfikacji VAT Control w ciągu 7 dni roboczych. Potwierdzenie wpisu do rejestru Operator systemu przesyła em do Jednostki certyfikującej i osoby kontaktowej wskazanej we Wniosku o rejestrację podmiotu. 2. Umowa o przeprowadzenie certyfikacji Jednostka certyfikująca podpisuje umowę o certyfikację z podmiotem przystępującym do certyfikacji. Umowa taka powinna zostać podpisana przed audytem certyfikującym. Umowa ta musi zawierać: - zobowiązanie Uczestnika do działania zgodnie z systemem VAT Control - zobowiązanie Uczestnika do poddania się audytom nadzoru, jeśli Operator systemu uzna to za konieczne -zobowiązanie do pokrycia kosztów opłat związanych z audytem certyfikującym, audytem nadzoru i rejestracją podmiotu - potwierdzenie stron, że zapoznały się i akceptują regulamin systemu VAT Control zamieszczony na stronie Operatora systemu. 3. Wybór audytora Jednostka certyfikująca wyznacza do przeprowadzenia audytu certyfikującego audytora wpisanego do Wykazu audytorów kwalifikowanych do przeprowadzania audytów systemu VAT Control [patrz VC-02 Wymagania dla jednostek certyfikujących i audytorów]. Jednostka certyfikująca musi wykazać, że audytor nie posiada konfliktu interesów z audytowanym [np. poprzez uzyskanie stosownego oświadczenia]. Jeden audytor może wykonać 2 kolejne audyty jako audytor u jednego uczestnika. Kolejny [trzeci] audyt wymaga zmiany audytora lub dołączenia drugiego audytora do Zespołu audytowego pełniącego funkcje przewodniczącego tego zespołu. 14

15 4. Plan audytu Jednostka certyfikująca przekazuje audytowanemu plan audytu. Ilość szczegółów zawartych w planie powinna odzwierciedlać zakres i złożoność audytu. Plan audytu powinien być wystarczająco elastyczny by umożliwić zmiany, które mogą okazać się niezbędne w trakcie przeprowadzania audytu certyfikującego. 5. Audyt certyfikujący Audyt certyfikujący jest realizowany przez audytora zgodnie z planem audytu. Odstępstwa od planu audytu powinny zostać udokumentowane. W ramach audytu audytor potwierdza zgodność działań podmiotu z wymaganiami systemu VAT Control, a dowody dokumentuje w Liście kontrolnej (patrz załącznik 1). W przypadku, gdy powołany został zespół audytowy należy udokumentować rolę poszczególnych audytorów. 6. Raport z audytu Audytor wynik audytu zapisuje w raporcie z audytu. Do raportu z audytu dołączana jest lista kontrolna. W przypadku stwierdzenia niezgodności do raportu dołączany jest Raport niezgodności wraz z Planem działań opracowanym przez audytowanego. Plan działań zatwierdza audytor. Dla dużych niezgodności audytowany musi przedstawić dowody wdrożenia działań korygujących w ciągu 30 dni od ostatniego dnia audytu. Dla pozostałych niezgodności oraz obserwacji audytor ocenia podjęte działania na kolejnym audycie. 7. Decyzja o wydaniu certyfikatu W ramach decyzji o wydaniu certyfikatu VAT Control jednostka certyfikująca może: a. wydać certyfikat VAT Control na okres 12 miesięcy, jeśli na audycie certyfikującym nie stwierdzono niezgodności krytycznych i nie więcej niż 3 duże niezgodności; b. wydać certyfikat VAT Control na okres 12 miesięcy z zastrzeżeniem konieczności przeprowadzenie u audytowanego audytu nadzoru. c. odmówić wydanie certyfikatu VAT Control, gdy na audycie certyfikującym stwierdzono: - krytyczną niezgodność - więcej niż 3 duże niezgodności lub podmiot nie dokonał stosownych opłat na rzecz jednostki certyfikującej z tytułu przeprowadzonego audytu. 15

16 8. Wycofanie/ zawieszenie certyfikatu Jednostka certyfikująca ma prawo do podjęcia decyzji o wycofaniu/ zawieszeniu certyfikatu. Certyfikat może zostać zawieszony w przypadku, gdy: - podmiot uchyla się od przyjęcia audytu nadzoru lub - podmiot nie dokonał stosownych opłat na rzecz jednostki certyfikującej z tytułu przeprowadzonego audytu. Certyfikat zawieszony może zostać odwieszony na podstawie decyzji jednostki certyfikującej. Decyzja o zawieszeniu, jak i odwieszeniu certyfikatu musi zostać uzasadniona przez jednostkę certyfikującą. Certyfikat zostaje wycofany, gdy audytu nadzoru wykazał: - krytyczną niezgodność - więcej niż 3 duże niezgodności lub podmiot nie dokonał stosownych opłat na rzecz jednostki certyfikującej z tytułu przeprowadzonego audytu nadzoru. 9. Raportowanie Jednostka certyfikująca raportuje do Operatora systemu wydanie, wycofanie, zawieszenie certyfikatu w ciągu 7 dni od podjęcia takiej decyzji. Raport może być przekazywany w formie zbiorczej. Ponad powyższe jednostka certyfikująca przesyła Operatorowi systemu raport roczny do 31 stycznia za rok ubiegły. Raport zawiera co najmniej: - nazwę, adres i NIP audytowanego, - datę audytu certyfikującego lub nadzoru, - określenie rodzaju audytu, - imię i nazwisko audytora, - określnie działania: wydanie, wycofanie, zawieszenie lub odwieszenie certyfikatu, - datę sporządzenia raportu, - imię i nazwisko osoby sporządzającej raport. Raporty należy przekazać em na adres: biuro@vatcontrol.pl. 16

17 VI. DOKUMENTACJA POWIĄZANA VC-01 Wymagania dla przedsiębiorstw VC-02 Wymagania dla jednostek certyfikujących i audytorów VC-03 Proces certyfikacji VC-04 System opłat od uczestników systemu VC-05 Zasady stosowania nazwy i logo systemu VAT Control Regulamin certyfikacji systemu VAT Control 17

18 LISTA KONTROLNA ZAŁĄCZNIK 1 Numer Wymaganie Ocena Opis/ Uwagi Treść S,O,M,D, KO, ND* A. WYMAGANIA ORGANIZACJI 1.1. Podmiot został zarejestrowany u Operatora systemu i otrzymał unikalny numer identyfikacyjny 1.2. Podmiot posiada we własnych dokumentach systemowych podpisany przez przedstawiciela prawnego firmy Regulamin systemu VAT Control Kierownictwo firmy jest świadome konieczności przestrzegania prawa i znaczenia systemu VAT Control w organizacji 2.2. Kierownictwo zapewniło wszelkie konieczne zasoby w celu realizacji wymagań systemu Vat Control 3.1. Schemat organizacyjny uczestnika jest dostępny, także dla pracowników 3.2. Uczestnik zatrudnia pracowników w formach określonych przez obowiązujące przepisy prawa, a wszelkie wymagane prawem świadczenia są opłacane i są dostępne na to dowody 3.3. Zakresy obowiązków zostały określone, szczególnie dla pracowników, którzy są odpowiedzialni za realizację wymagań systemu VAT CONTROL 3.4. [K.O.] Uczestnik pozyskuje min. raz w roku dowody od organów właściwych (US, ZUS) o nie zaleganiu w opłacaniu świadczeń pracowniczych 4.1. Organizacja zidentyfikowała wymagania prawne dotyczące jej działalności 4.2. Określono system nadzoru nad identyfikacją nowych wymagań i okresową weryfikacją obowiązujących przepisów prawnych 4.3. [K.O.] Wymaganie prawne są przestrzegane w organizacji 4.4. Kierownictwo wyznaczyło osobę lub zespół osób odpowiedzialnych za bieżące identyfikowanie przepisów prawa, z naciskiem na prawo podatkowe. Zmiany w przepisach prawnych są śledzone i wdrażane na bieżąco 18

19 Numer Wymaganie Ocena Opis/ Uwagi Treść 5.1. Kierownictwo firmy wyznaczyło pracownika odpowiedzialnego za nadzorowanie wewnątrz organizacji systemu VAT Control. Wszyscy pracownicy wg własnego zakresu odpowiadają za przestrzeganie przepisów prawa 5.2. Określono odpowiedzialność dla osoby odpowiedzialnej za VAT Control 6.1. Wszyscy właściwi pracownicy podlegają okresowym szkoleniom z zakresu należytej staranności i systemu VAT Control 6.2. Szkolenia są właściwie dokumentowane 7.1. Uczestnik sporządził udokumentowany wewnętrzny system zarządzania oparty na wymaganiach systemu VAT Control 7.2. Dokumentacja wewnętrznego systemu zarządzania jest: zatwierdzona, dostosowana, dostępna, rozpowszechniona i archiwizowana 7.3. Dokumentacja wewnętrznego systemu zarządzania podlega okresowej weryfikacji 7.4. Uczestnik udostępnia audytorowi dokumentację niezbędną do przeprowadzenia audytu 8.1. Znak i nazwa systemu VAT Control stosowane są zgodnie z dokumentem VC-05 Zasady stosowania nazwy i logo systemu VAT Control [K.O.] S,O,M,D, KO, ND* B. WYMAGANIA SYSTEMOWE Organizacja prowadzi wewnętrzny transparentny system nadzoru nad doborem dostawców 1.2. System nadzoru nad doborem dostawców obejmuje: a. Potwierdzenie prowadzenia działalności b. Potwierdzenie posiadanych uprawnień [ np. koncesji, decyzji] na prowadzenie określonej działalności c. Identyfikację wszystkich dostawców d. Ocenę i kwalifikację dostawców e. Okresową weryfikację dostawców f. Zasady nadzoru nad dochowaniem należytej staranności przez dostawcę g. Audyty u dostawców- jeśli organizacja uzna to za wymagany środek nadzoru h. Inne istotne do uczestnika elementy 19

20 Numer 1.3. [K.O.] Wymaganie Ocena Opis/ Uwagi Treść Uczestnik potwierdza, przed nawiązaniem współpracy z dostawcą, że kontrahent prowadzi działalność gospodarczą 1.4. Jeśli uczestnik działa na podstawie umów zawiera w nich zapis o zobowiązaniu stron do niezwłocznego powiadomienia kontrahenta o zmianie statusu podatnika VAT 1.5. Zawierane umowy podpisywane są przez reprezentantów prawnych podmiotu lub na podstawie upoważnienia, do którego dołączony jest dowód dokonania opłaty skarbowej za to upoważnienie. Kopie upoważnień dołączane są do umów 1.6. Uczestnik wymaga od dostawcy zaświadczeń z właściwego Urzędu Skarbowego o nie zaleganiu w płatnościach z tytułu należnego podatku od towarów i usług ( co 3 lub 6 m-cy) 1.7. Jeżeli dostawca nie jest uczestnikiem systemu VAT Control, a miesięczna wartość transakcji przekracza min. 10% rocznego obrotu Uczestnika, to: a. Podlega on okresowym audytom lub b. Uczestnik posiada dowody na weryfikacje dostawcy jako czynnego podatnika VAT oraz c. Uczestnik posiada od dostawcy zaświadczenia z Urzędu Skarbowego o nie zaleganiu w podatku VAT (Dotyczy podmiotów rozliczających import towarów na zasadach ogólnych i nie korzystających z uproszczeń art. 33a ustawy o VAT) 1.8. [K.O.] Uczestnik weryfikuje wyniki kwalifikacji dostawcy, okresowej oceny oraz audytu. W stosowanych przypadkach podejmuje działania korekcyjne, korygujące i zapobiegawcze 1.9. Uczestnik korzystający z usług podwykonawców: a. Zawiera z nim stosowną umowę b. Zobowiązuje strony do działania zgodnie z wymaganiami wewnętrznymi organizacji w zakresie należytej staranności i systemu VAT Control c. Nadzoruje działania podwykonawcy S,O,M,D, KO, ND* 20

21 Numer [K.O.] Wymaganie Ocena Opis/ Uwagi Treść Uczestnik określił szczególne, udokumentowane środki ostrożności dla dostawców wysokiego ryzyka. Dowody na realizację tych środków powinny być dostępne S,O,M,D, KO, ND* 2.1. Uczestnik prowadzi proces zakupów zgodnie z wewnętrzną procedurą zakupów oraz posiada określone w niej podpisane i opatrzone datą dokumenty towarzyszące transakcji 2.2. Wszystkie zakupy prowadzone przez organizację są właściwie dokumentowane 2.3. [K.O.] Organizacja prowadzi zakupy u kwalifikowanych dostawców. Zakupy towarów, oraz usług dokonywane są na podstawie faktur lub innych równoważnych dokumentów księgowych 2.4. W przypadku dokonania zakupów na podstawie przetargów, w których określono zasady wyboru dostawcy na podstawie ceny (jako jedynego lub jednego z podstawowych kryteriów wyboru dostawcy) organizacja dokonała zakupu od podmiotu, który nie jest producentem dostarczanego surowca tylko w przypadku, gdy: a. dostawca złożył oświadczenie o niezaleganiu w podatkach należnych z tytułu towarów i usług b. dostawca określił kraj pierwotnego pochodzenia towaru c. towar nie był importowany jeśli pierwotnym krajem pochodzenia był kraj nabywcy 2.5. Uczestnik weryfikuje zgodność dostarczonego towaru z zamówieniem. Wynik takiej weryfikacji jest rejestrowany i autoryzowany datą i podpisem osoby przyjmującej towar 2.6. W przypadku transakcji, których przedmiotem są towary, o których mowa w załączniku 13 do ustawy o podatku VAT- dokonanie sprawdzenia, czy kontrahent widnieje w wykazie podmiotów, które złożyły kaucję gwarancyjną. Zapis ze sprawdzenia jest dostępny Uczestnik, w przypadku zakupu towarów wrażliwych odnotowuje na fakturze lub dokumencie dostawy numer SENT 21

22 Numer Wymaganie Ocena Opis/ Uwagi Treść 2.8. Ujmowanie w systemie finansowoksięgowym faktur elektronicznych następuje wyłącznie wtedy, gdy jednostka wyraziła pisemną zgodę na otrzymywanie dokumentów elektroniczną drogą przekazu 3.1. Uczestnik posiada wewnętrzną procedurę sprzedaży 3.2. Sprzedaż towarów i usług jest właściwie [K.O.] dokumentowana 3.3. [K.O.] Sprzedaż towarów oraz usług dokonywana jest na podstawie faktur lub innych dokumentów księgowych 3.4. Towary wydawane są na podstawie dokumentu potwierdzającego jego wydanie 3.5. Uczestnik wymaga od odbiorców, którzy importują od niego towary, okresowych zaświadczeń z właściwego Urzędu Skarbowego o nie zaleganiu w płatnościach z tytułu należnych podatków (minimum raz na pół roku) w okresie dokonywania transakcji lub raz w roku jeśli odbiorca jest uczestnikiem systemu VAT Control z uwzględnieniem VAT Control 3.6. Faktury są w stosownych przypadkach właściwie opisane 3.7. W przypadku sprzedaży do krajów UE lub sprzedaży eksportowej towaru objętego 0 % stawką VAT Uczestnik weryfikuje podmiot realizujący transport, jeżeli jest to inny podmiot niż sam Uczestnik lub jego Kontrahent 3.8. dla sprzedaży towarów, których transport wykonywany był przez stronę trzecią, za której wybór odpowiadał nabywca przekazano podmiotowi zbywającemu pisemną informację o nazwie podmiotu transportującego i innych niezbędnych informacjach w celu określenia podmiotów i osób uprawnionych do odbioru towaru 3.9. Uczestnik, w przypadku zakupu towarów wrażliwych odnotowuje na fakturze lub dokumencie dostawy numer SENT 4.1. Organizacja rozlicza się z kontrahentami gotówkowo tylko dla dozwolonych transakcji S,O,M,D, KO, ND* 22

23 Numer Wymaganie Ocena Opis/ Uwagi Treść 4.2. Płatności dokonywane są na konto kontrahenta, chyba że udokumentowano tytuł prawny do nabycia przez inny podmiot wierzytelności 4.3. W przypadku otrzymania płatności od innego podmiotu niż kontrahent uczestnik podjął stosowne środki wyjaśniające. Wyjaśnienie podlega archiwizacji. Uczestnik prowadzi rejestr takich transakcji 5.1. Uczestnik bierze pełną odpowiedzialność za dokonywane rozliczenia księgowe i przestrzeganie wymogów prawa podatkowego 5.2. Uczestnik wyznacza pracownika lub podwykonawcę posiadającego właściwe kompetencje do prowadzenia rozliczeń księgowych i podatkowych w organizacji 5.3. Jeśli Organizacja korzysta z usług podwykonawcy z zakresu rozliczenia rachunkowo-księgowego to podpisuje z nim stosowna umowę, dokonuje jego okresowej oceny, a podwykonawca posiada właściwe kompetencje S,O,M,D, KO, ND* C. WYMAGANIA SYSTEMU ZARZĄDZANIA 1.1. Uczestnik planuje i wykonuje audyty wewnętrzne obejmujące wymagania VAT Control. Zakres i częstotliwość audytu wewnętrznego określane są przez analizę niezgodności stwierdzanych w danym obszarze 1.2. Audytorzy posiadają odpowiednie kompetencje są niezależni od audytowanego obszaru 1.3. Wyniki audytów są prezentowane kierownictwu i stronom zainteresowanym 1.4. W przypadku wykazania niegodności w ramach audytu wewnętrznego wdrożono działania korygujące 2.1. Określono zasady zarządzania reklamacjami, które dotyczą przynajmniej systemu rozliczeniowoksięgowego wewnątrz organizacji 2.2. Reklamacje poddawane są ocenie przez kompetentnych pracowników. Jeśli jest to uzasadnione, podejmowane są odpowiednie działania korygujące lub zapobiegawcze. 23

24 Wymaganie Ocena Opis/ Uwagi S,O,M,D, Numer Treść KO, ND* 2.3. Wyniki analiz reklamacji udostępniane są odpowiednim osobom odpowiedzialnym za powstanie reklamacji 3.1. Organizacja określiła udokumentowaną procedurę dotyczącą nadzoru nad niezgodnościami i potencjalnymi niezgodnościami z systemem VAT Control i wewnętrznymi procedurami, w celu uniknięcia ponownego ich wystąpienia przez wdrożenie działań korygujących lub zapobiegawczych 3.2. W transparentny sposób udokumentowano niezgodności i bezzwłocznie podjęto działania korygujące. Określono odpowiedzialność i terminy wprowadzenia działań korygujących. Udokumentowano wykonanie działań korygujących i potwierdzono ich skuteczność 4.1. Kierownictwo dokonuje okresowego przeglądu danych wejściowych w celu kreślenie prawidłowości funkcjonowania systemu VAT Control w organizacji 4.2. W przeglądzie zarządzania uwzględniono wymagane dane wejściowe dotyczące systemu księgowego, w tym: a) Wyniki urzędowych kontroli i inspekcji b) Wyniki audytów wewnętrznych, dostawców i jednostek certyfikujących c) Analizę reklamacji i innych informacji zwrotnych od klienta d) Stan realizacji działań korygujących i zapobiegawczych e) Zmiany, które maja wpływ na działanie organizacji, w tym zmiany w wymaganiach prawnych f) Realizację zaleceń z poprzedniego przeglądu zarzadzania 4.3. W wyniku przeglądu zarzadzania Kierownictwo określiło kierunki zmian w systemie zarządzania księgowego lub wewnętrznym systemie zarządzania opartym na wymaganiach systemu VAT Control w celu jego doskonalenia S- spełnione wymaganie, O- obserwacja, M- mała niezgodność, D- Duża niezgodność, KO- krytyczna niezgodność, ND- nie dotyczy 24

25 Wszelkie prawa zastrzeżone. Niniejszy dokument jest własnością firmy Best Control sp. z o.o. Właściciel upoważnia strony zainteresowane do odczytu elektronicznego niniejszego dokumentu w celach informacyjnych. Zabrania się kopiowania, przetwarzania, publikowania lub wykorzystywania w inny sposób niniejszego dokumentu bez pisemnej zgodny właściciela. 25