ACK DN 021 1 15/18 Zarządzenie nr 15/2018 Dyrektora ACK Cyfronet AGH z dnia 29 czerwca 2018 roku w sprawie wprowadzenia Zasad (polityki) rachunkowości projektu pn. System operacyjnego gromadzenia, udostępniania i promocji cyfrowej informacji satelitarnej o środowisku (Sat4Envi) Na podstawie 6 oraz 10 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego ACK Cyfronet AGH z dnia 28 kwietnia 2005 roku oraz art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 395 z późn. zm.) zarządzam co następuje: 1 Wprowadzam do stosowania w Akademickim Centrum Komputerowym Cyfronet AGH Zasady (politykę) rachunkowości projektu pn. System operacyjnego gromadzenia, udostępniania i promocji cyfrowej informacji satelitarnej o środowisku (Sat4Envi), stanowiące załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia. 2 Zasady (polityka) rachunkowości projektu pn. System operacyjnego gromadzenia, udostępniania i promocji cyfrowej informacji satelitarnej o środowisku (Sat4Envi) obowiązują od 1 lutego 2018 r. 3 Zasady (polityka) rachunkowości projektu pn. System operacyjnego gromadzenia, udostępniania i promocji cyfrowej informacji satelitarnej o środowisku (Sat4Envi) są uzupełnieniem Zasad (polityki) rachunkowości ACK Cyfronet AGH wprowadzonych Zarządzeniem nr 10/2010 Dyrektora ACK Cyfronet AGH z dnia 5 lipca 2010 r. z późniejszymi zmianami. 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Dyrektor ACK Cyfronet AGH ( ) prof. dr hab. inż. Kazimierz Wiatr
2
Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 15/2018 Dyrektora ACK Cyfronet AGH z dnia 29.06.2018. Zasady (polityka) rachunkowości projektu pn. System operacyjnego gromadzenia, udostępniania i promocji cyfrowej informacji satelitarnej o środowisku (Sat4Envi) W związku z rozpoczęciem od 01.02.2018 r. realizacji projektu pn. System operacyjnego gromadzenia, udostępniania i promocji cyfrowej informacji satelitarnej o środowisku (Sat4Envi), akronim Sat4Envi, wprowadza się następujące zasady prowadzenia i rozliczania finansowego projektu oraz zasady księgowania operacji związanych z projektem (polityka rachunkowości). 1. Informacje ogólne ACK Cyfronet AGH jako partner projektu, którego Beneficjentem jest Instytut Meteorologii i Gospodarki Wodnej Państwowy Instytut Badawczy, realizuje projekt pn. System operacyjnego gromadzenia, udostępniania i promocji cyfrowej informacji satelitarnej o środowisku (Sat4Envi) współfinansowany w ramach Działania 2.3 "Cyfrowa dostępność i użyteczność informacji sektora publicznego" Poddziałania 2.3.1. "Cyfrowe udostępnienie informacji sektora publicznego ze źródeł administracyjnych i zasobów nauki" Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa, nr projektu POPC.02.03.01 00 0024/17 00. Instytucją Pośredniczącą jest Centrum Projektów Polska Cyfrowa z siedzibą w Warszawie. Podstawą realizacji projektu są: Przepisy prawa krajowego i wspólnotowego oraz zasady polityk wspólnotowych Dokumenty programowe Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego Umowa o dofinansowanie projektu Wniosek o dofinansowanie wraz ze studium wykonalności Za realizację merytoryczną i finansową projektu (w tym osiągnięcie założonych we wniosku o dofinansowanie wskaźników produktu i rezultatu) odpowiedzialny jest Kierownik Projektu. Nadzór nad realizacją projektu sprawuje Dyrektor ACK Cyfronet AGH. Za obsługę administracyjną i prowadzenie sprawozdawczości finansowej i merytorycznej projektu (w tym przygotowywanie wniosków o płatność, opis dokumentów księgowych oraz archiwizację dokumentacji) odpowiada Dział Obsługi Projektów. Za księgowość 1
projektu odpowiada Dział Ekonomiczno Finansowy. Za sprawy kadrowe oraz związane z zamówieniami publicznymi odpowiada Dział Administracyjny. Wszystkie dokumenty muszą być opisane zgodnie z zasadami promocji projektu wynikającymi z umowy o dofinansowanie i dokumentów programowych. W szczególności jest to wykorzystanie w trakcie realizacji projektu papieru firmowego projektu, nalepek itp. z logo Programu, emblematem Unii Europejskiej, odniesieniem słownym do Unii Europejskiej i funduszu strukturalnego, z którego następuje współfinansowanie oraz hasłem określonym przez Instytucję Zarządzającą. 2. Tryb uruchamiania decyzji finansowych Dział Obsługi Projektów prowadzi wszelkie sprawy dotyczące danego projektu i przechowuje dokumentację z tym związaną. Każdy wydatek w projekcie uruchamiany jest na wniosek Kierownika Projektu po potwierdzeniu przez Dział Obsługi Projektów zgodności z harmonogramem rzeczowo finansowym. Po potwierdzeniu zabezpieczenia finansowego przez Zastępcę Dyrektora ds. Ekonomiczno Finansowych wydatek jest zatwierdzany przez Dyrektora ACK Cyfronet AGH. 3. Sprawozdawczość projektu Obowiązki w zakresie sprawozdawczości określa umowa o dofinansowanie. Zgodnie z nią ACK Cyfronet AGH jest zobowiązany do przedkładania (za pośrednictwem Beneficjenta) do Instytucji Pośredniczącej wniosków o płatność refundacyjną i końcową. Całość prac związanych ze sprawozdawczością koordynuje Dział Obsługi Projektów. Wnioski o płatność przygotowywane są zgodnie z zaleceniami Instytucji Pośredniczącej oraz wymogami Beneficjenta. Wszystkie wydatki przedstawiane do wniosku o płatność potwierdzane są skanami dokumentów oryginalnych (listy płac, potwierdzenia przelewów, faktury, umowy itp.), które są umieszczane w elektronicznym systemie obsługi projektów SL2014 przez upoważnionych do tego pracowników ACK Cyfronet AGH. Wszystkie dokumenty w projekcie składane do Instytucji Pośredniczącej są zatwierdzane i podpisywane przez Dyrektora ACK Cyfronet AGH i Zastępcę Dyrektora ds. Ekonomiczno Finansowych na podstawie szczególnego upoważnienia Rektora AGH. 4. Ewidencja księgowa projektu Ewidencja księgowa projektu stanowi część całej ewidencji księgowej ACK Cyfronet AGH i podlega zasadom ogólnym opisanym w polityce (zasadach) rachunkowości ACK Cyfronet AGH z uszczegółowieniem opisanym w niniejszym dokumencie. Zgodnie z zasadami określonymi w przepisach prawa wspólnotowego oraz umowie na dofinansowanie ACK Cyfronet AGH wyodrębnia wszelkie operacje i zdarzenia gospodarcze stanowiące podstawę do ustalenia wszystkich poniesionych wydatków w projekcie. 2
A) W budżecie projektu System operacyjnego gromadzenia, udostępniania i promocji cyfrowej informacji satelitarnej o środowisku (Sat4Envi) zostały przewidziane wydatki na wykonanie systemu obsługi klienta hurtowni danych satelitarnych koszty wynagrodzeń oraz koszty pośrednie. Wydatki są dofinansowane w 100% (84,63% z Regionalnego, 15,37% z budżetu państwa). Europejskiego Funduszu Rozwoju Koszty pośrednie rozliczane są jako rzeczywiste koszty na podstawie dokumentów księgowych. ACK Cyfronet AGH realizuje zadanie nr 4.2. Dla projektu jest założony wyodrębniony rachunek bankowy refundacyjny. B) Analityka oparta jest o klasy kont i skorowidze przyjęte w ogólnych zasadach rachunkowości jednostki. Na potrzeby projektu Sat4Envi (z uwagi na specyfikę rozliczeń) zostały ustalone następujące numery analityczne: w ramach skorowidza Źródła finansowania3: 320 Sat4Envi Do celów ewidencjonowania operacji projektu pn. System operacyjnego gromadzenia, udostępniania i promocji cyfrowej informacji satelitarnej o środowisku (Sat4Envi) przeznaczone są następujące konta syntetyczne wraz z analityką: 139 320 > Rachunek bankowy Sat4Envi refundacja Konto służy do ewidencji stanu środków pieniężnych i operacji pieniężnych na wyodrębnionym refundacyjnym rachunku bankowym projektu. Z rachunku refundacyjnego dokonywane są wszystkie płatności w projekcie. Rachunek służy ewidencji otrzymywanych refundacji od Beneficjenta. 231(1.poziom analityki w oparciu o klasy kont: rodzaje wynagrodzeń; 2. poziom analityki skorowidz: źródło finansowania3) > rozliczenie wynagrodzeń 232(poziomy analityki w oparciu o klasy kont: składniki listy płac; ostatni poziom analityki: skorowidz: źródło finansowania3) > Rozrachunki z tyt. wynagrodzeń osobowych, bezosobowych i innych tytułów 240 03 320 > Rozrachunki z tytułu projektów dotacje i dofinansowania projekt Sat4Envi Na koncie tym ewidencjonuje się należną od Instytucji Pośredniczącej refundację kosztów ujętych we wnioskach zatwierdzonych niezrefundowanych jak i niezatwierdzonych na dzień bilansowy w ostatnim roku kalendarzowym trwania projektu. 3
500 320 000 analityka: k.rodzajowe analityka kwalifikowalności > Koszty bezpośrednie projekt Sat4Envi Na koncie tym księgowane są koszty wynagrodzeń osób bezpośrednio realizujących prace w projekcie oraz rzeczywiste koszty pośrednie. Przykłady kont: 500 320 000 43101 01 > koszty bezpośrednie projekt Sat4Envi koszty ogółem koszty wynagrodzeń osobowych kwalifikowalne Z uwagi na realizację tylko jednego zadania w projekcie dofinansowanego w 100% ze źródeł zewnętrznych nie wyodrębnia sie numeru zadania w ramach skorowidza zadań. W takim przypadku stosuje się numer 000 koszty ogółem. 610 320 000 analityka: koszty rodzajowe analityka kwalifikowalności > Produkcja niezakończona projekt Sat4Envi Na konto to przenoszone są na koniec roku bilansowego koszty z konta 500 320 nie zatwierdzone przez Instytucję Pośredniczącą. W kolejnym roku po ich zatwierdzeniu są przenoszone na konto kosztu własnego sprzedaży 702 320. 702 320 analityka dotacji > Koszt własny sprzedaży projekt Sat4Envi Na konto to przeksięgowywane są na koniec okresu bilansowego koszty zaewidencjonowane na kontach 500 320 poniesione ze środków projektu w formie refundacji (w analityce: 2 środki z instytucji krajowych dotacja) Przeniesienie kosztów musi być zgodne ze złożonymi wnioskami o płatność. Przeniesienie kosztów na konto kosztu własnego sprzedaży następuje, jeśli koszty zostały zatwierdzone przez Instytucję Pośredniczącą. W przypadku braku zatwierdzenia wniosku o płatność do 31 stycznia roku następującego po roku bilansowym koszty są przenoszone na konto 610 320 produkcji w toku. W przypadku ostatniego roku realizacji projektu, jeśli na dzień bilansowy nie zostały zatwierdzone wnioski o płatność to koszty w całości są przenoszone z konta 500 320 na konto kosztu własnego sprzedaży 702 320. Niezrefundowana część kosztów (zarówno z wniosków zatwierdzonych niezrefundowanych, jak i z wniosków niezatwierdzonych na dzień bilansowy) zostaje przeniesiona na konto 240 03 320 jako należność z tytułu dofinansowania projektu. 740 320 > Rozliczenie dotacji projekt Sat4Envi Na koncie tym ewidencjonowane są środki dofinansowania zaliczone jako przychody roku bilansowego rozliczane z kontem 845 01 320 lub 240 03 320. 845 01 320 analityka dotacji > Międzyokresowe rozliczenia przychodów krótkoterminowe projekt Sat4Envi Na koncie tym ewidencjonowane są otrzymane środki finansowe na realizację projektu (refundacje). Podlegają one rozliczeniu z kontem 740 320 na koniec każdego roku bilansowego w wysokości zgodnej z kontem 702 320 2 do wysokości środków otrzymanych. 4