Zarządzenie nr 3/2009

Transkrypt

1 ACK-DN /09 Zarządzenie nr 3/2009 Dyrektora ACK Cyfronet AGH z dnia 15 maja 2009 roku w sprawie wprowadzenia Zasad rozliczania, księgowania (polityka rachunkowości) i obiegu dokumentów w projektach współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych (Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego). Na podstawie 6 oraz 10 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego ACK Cyfronet AGH z dnia 28 kwietnia 2005 roku zarządza się co następuje: 1. Wprowadza się do stosowania Zasady rozliczania, księgowania (polityka rachunkowości) i obiegu dokumentów w projektach współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych (Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego) stanowiące załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia. 2. Zobowiązuję wszystkie osoby uczestniczące w realizacji lub rozliczaniu projektów finansowanych z funduszy EFRR oraz EFS do stosowania zasad, o których mowa w Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Dyrektor ACK Cyfronet AGH (-) prof. dr hab. inż. Kazimierz Wiatr

2 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 3/2009 Zasady rozliczania, księgowania (polityka rachunkowości) i obiegu dokumentów w projektach współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych (Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego) 1. Zasady ogólne. ACK Cyfronet AGH uczestniczy w realizacji projektów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych w charakterze Beneficjenta (koordynatora) lub Partnera na podstawie decyzji/umowy o dofinansowaniu podpisanej przez właściwą dla danego priorytetu i działania Instytucję Pośredniczącą. Podstawą realizacji projektu są: przepisy prawa krajowego i wspólnotowego oraz zasady polityk wspólnotowych, dokumenty programowe: Narodowa Strategia Spójności , Program Operacyjny oraz Szczegółowy opis priorytetów Programu Operacyjnego, Wytyczne krajowe: horyzontalne i szczegółowe (programowe) oraz wytyczne unijne, Umowa o dofinansowanie projektu Wniosek o dofinansowanie wraz ze studium wykonalności Umowy z Partnerami Za realizację merytoryczną i finansową projektu (w tym osiągniecie założonych we wniosku o dofinansowanie wskaźników produktu i rezultatu) odpowiedzialny jest Kierownik Projektu/Koordynator Merytoryczny. Za realizację poszczególnych zadań odpowiadają Kierownicy Zadań przed Kierownikiem Projektu/Koordynatorem Merytorycznym. Nadzór nad przebiegiem wszystkich projektów sprawuje Dyrektor ACK Cyfronet AGH. Dla potrzeb obsługi administracyjnej i koordynacji działań finansowo-księgowych winno być powołane Biuro Projektu (i/lub Koordynator Finansowy). Jeśli nie powołano Biura jego zadania przejmuje wyznaczona osoba/osoby. Ilekroć w niniejszych zasadach mowa o Biurze Projektu rozumie się przez to odpowiednio Biuro Projektu lub wyznaczoną osobę/osoby. Projekty są finansowane ze środków funduszy strukturalnych w określonej części zgodnie z dokumentami programowymi. Pozostała część kosztów pokrywana jest z budżetu państwa lub stanowi wkład własny ACK Cyfronet AGH. 1

3 Wszystkie dokumenty muszą być opisane zgodnie z zasadami informacji i promocji projektu wynikającymi z umowy o dofinansowanie i wytycznych w tym zakresie. W szczególności jest to drukowanie na papierze firmowym projektu, nalepki, przybita pieczątka itp. z logo Programu Operacyjnego, emblematem Unii Europejskiej, odniesieniem słownym do Unii Europejskiej i funduszu strukturalnego, z którego następuje współfinansowanie oraz hasłem określonym przez Instytucję Zarządzającą. 2. Tryb uruchamiania decyzji finansowych. Biuro Projektu prowadzi wszelkie sprawy dotyczące danego projektu i przechowuje dokumentację z tym związaną przez okres wymagany przepisami prawa i umową o dofinansowanie. Każdy wydatek w projekcie (z wyj. poleceń wyjazdu służbowego krajowego) uruchamiany będzie na pisemny wniosek Kierownika Projektu /Koordynatora Merytorycznego po potwierdzeniu zgodności z harmonogramem rzeczowo-finansowym przez Biuro Projektu i/lub Koordynatora Finansowego. Po potwierdzeniu zabezpieczenia finansowego przez Zastępcę Dyrektora ds. Finansowo-Ekonomicznych wydatek (przed uruchomieniem zamówienia) jest zatwierdzany przez Dyrektora ACK Cyfronet AGH. 3. Sprawozdawczość projektu. Obowiązki w zakresie sprawozdawczości danego projektu określa umowa. Zgodnie z nią Beneficjent jest zobowiązany do przedkładania Instytucji Pośredniczącej informacji kwartalnych, rocznych i końcowych z realizacji projektu w określonych umową terminach oraz do składania wniosków o płatność co miesiąc lub co kwartał. W przypadku gdy ACK Cyfronet AGH pełni funkcję koordynatora projektu, na podstawie otrzymanych od partnerów informacji merytorycznych i finansowych sporządza wspólny wniosek o płatność i informację merytoryczną w wersji papierowej i elektronicznej. Zasady i sposób przekazywania pomiędzy partnerami w projekcie, przedkładanych do Instytucji Pośredniczącej informacji, określają umowy partnerskie. W sytuacji gdy, ACK Cyfronet AGH jest w projekcie partnerem, przekazuje dane finansowe i merytoryczne, niezbędne do przygotowania wniosku o płatność i informacji merytorycznej, do instytucji będącej koordynatorem całego projektu. Całość prac związanych ze sprawozdawczością koordynuje Biuro Projektu i/lub Koordynator Finansowy. W porozumieniu z Działem Ekonomiczno-Finansowym, przygotowuje wniosek o płatność zaliczkową, pośrednią i końcową. Do wniosku załączane są kopie wymaganych 2

4 przez Instytucję Pośredniczącą dokumentów potwierdzających dokonanie wydatków (umów, faktur, przelewów itp.) potwierdzone za zgodność z oryginałem. Informację merytoryczną sporządza i podpisuje Kierownik Projektu/Koordynator Merytoryczny. Wniosek o płatność i informacje merytoryczne dotyczące przebiegu prac w projekcie składane do Instytucji Pośredniczącej /lub Koordynatora są zatwierdzane i podpisywane przez Dyrektora ACK Cyfronet AGH i Zastępcę Dyrektora ds. Finansowo-Ekonomicznych na podstawie szczególnego upoważnienia Rektora AGH. Kopie dokumentów za zgodność z oryginałem podpisywane są przez upoważnioną dla danego projektu osobę (np. Koordynator Finansowy). 4. Szczególne zasady (polityka rachunkowości) projektów. 4.1.Wyodrębnione konta księgowe Ewidencja księgowa projektów stanowi część całej ewidencji księgowej działalności ACK Cyfronet AGH i podlega zasadom ogólnym opisanym w polityce (zasadach) rachunkowości ACK Cyfronet AGH z wyjątkami opisanymi w niniejszym dokumencie. Zgodnie z zasadami określonymi w przepisach prawa wspólnotowego oraz umowie na dofinansowanie ACK Cyfronet AGH wyodrębnia wszelkie operacje i zdarzenia gospodarcze stanowiące podstawę do ustalenia wszystkich poniesionych wydatków w projekcie zarówno kwalifikowanych jak i niekwalifikowanych. Na potrzeby projektów finansowanych z funduszy strukturalnych są utworzone odrębne konta syntetyczne w każdym zespole, z wyjątkiem kont zespołu 3 i 4. Analityka oparta jest o klasy kont i skorowidze przyjęte w ogólnych zasadach rachunkowości jednostki. Każdy projekt otrzymuje numer w skorowidzu źródeł finansowania (numeracja tego typu projektów zaczyna się od 300), który wyróżnia operacje związane z danym projektem. Plan kont syntetycznych z analityką wyodrębniony dla projektów strukturalnych przedstawia się następująco: Konto 010 środki trwałe zakupione z funduszy strukturalnych Analityki: źródło finansowania- GUS-analityka_011 Konto 021 wartości niematerialne i prawne zakupione z funduszy strukturalnych Analityki: źródło finansowania analityka_011 Konto 072 umorzenie środków trwałych zakupionych z funduszy strukturalnych Analityki: źródło finansowania GUS- analityka 070 3

5 Konto umorzenie wartości niematerialnych i prawnych zakupionych z funduszy strukturalnych Analityki: źródło finansowania analityka 070 Konto 082 Środki trwałe w budowie zakup z funduszy strukturalnych 01 - zakupy gotowych środków trwałych Analityki: Źródło finansowania zadania 02 - roboty budowlano-montażowe Analityki: Źródło finansowania zadania Konto 103 Kasa środków funduszy strukturalnych Analityki: źródło finansowania Konto 134 Rachunek bankowy środków funduszy strukturalnych Analityki: źródło finansowania Konto rozrachunki z dostawcami i odbiorcami z tyt. funduszy strukturalnych Analityki: źródło finansowania - dostawcy Konto 231 Rozrachunki z tyt. wynagrodzeń -- analityka w podziale na rodzaje wynagrodzeń (klasy konta) Analityki: źródło finansowania Konto 232 Rozliczenie list płac -- analityka w podziale na składniki listy płac (klasy konta) Analityki: źródło finansowania, Konto 242 rozliczenie środków przekazywanych partnerom PL-GRID (to konto ma zastosowanie tylko dla projektu PL-GRID, którego koordynatorem jest ACK Cyfronet AGH) Analityka : 01-PCSS -1 środki przekazane 2 środki rozliczone sprawozdaniem do koordynatora 02- TASK -1 środki przekazane 2 środki rozliczone sprawozdaniem do koordynatora 03- ICM -1 środki przekazane 2 środki rozliczone sprawozdaniem do koordynatora 04-WCSS -1 środki przekazane 2 środki rozliczone sprawozdaniem do koordynatora 05-Cyfronet -1 środki przekazane 2 środki rozliczone sprawozdaniem do koordynatora Konto 243- Rozliczenie z MNiSzW PL-GRID 1- środki przekazane 4

6 2- środki rozliczone sprawozdaniem zbiorczym Konto 500 Koszty działalności podstawowej Analityki: źródło finansowania - zadania - koszty rodzajowe Konto 610 Produkcja niezakończona Analityki: źródło finansowania - zadania - koszty rodzajowe Konto 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów Analityki: źródło finansowania - zadania - koszty rodzajowe Konto 702 Koszt własny sprzedaży Analityki: źródło finansowania Konto 740 Rozliczenie dotacji Analityki: źródło finansowania Konto 840 Międzyokresowe rozliczenia przychodów Analityki: źródło finansowania Konto Konto pozabilansowe dla każdego projektu Analityki: źródło finansowania - zadania - koszty rodzajowe 4.2. Zasady kwalifikowania kosztów i opisu dokumentów księgowych Koszty związane z realizacją projektu są określone w harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu. Koszty dzielone są na kwalifikowane i niekwalifikowane. Zasady kwalifikowalności danego wydatku w projekcie określają dokumenty programowe oraz wytyczne w zakresie kwalifikowalności kosztów określone dla danego programu/działania i w wersji obowiązującej na moment składania wniosku o dofinansowanie. Z punktu widzenia księgowego w tego typu projektach rozróżnia się albo jedynie koszty bezpośrednie (w tym koszty ogólne) albo koszty bezpośrednie i pośrednie (rozliczane ryczałtem) w zależności od zasad finansowania w danym programie/priorytecie/działaniu. Poniesione koszty (faktycznie zapłacone) są wykazywane we wniosku o płatność i stanowią rozliczenie zaliczek z Instytucji Pośredniczącej albo są podstawą do refundacji. Aby wydatek został zaliczony do kosztów kwalifikowanych musi być związany z realizacją projektu, poniesiony zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie w okresie kwalifikowalności, faktycznie zapłacony i prawidłowo udokumentowany. Dla potrzeb projektów strukturalnych są wprowadzone odrębne symbole dokumentów, a dokumenty źródłowe będące podstawą zapisu w księgach są gromadzone i przechowywane przez Dział Finansowo-Ekonomiczny w odrębnych segregatorach. Po zakończeniu projektu dokumenty 5

7 będą przechowywane przez czas wynikający z zapisów umowy o dofinansowanie w Archiwum ACK Cyfronet AGH. Opis każdego dowodu księgowego zawiera następujące elementy: 1) opis wydatku wraz z przedstawieniem celowości i związku wydatku z projektem oraz podpisem osoby dokonującej zakupu 2) tytuł projektu, datę zawarcia i numer umowy o dofinansowanie 3) informację o współfinansowaniu wydatku ze środków funduszy strukturalnych 4) odniesienie do numeru zadania i kategorii wydatku zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym 5) wysokość kosztu kwalifikowanego 6) sposób zapłaty 7) nr księgowy/ewidencyjny 8) potwierdzenie merytoryczne wydatku przez Kierownika Projektu/ Koordynatora Merytorycznego 9) potwierdzenie zgodności zakupu z zamówieniem/umową 10) podstawę prawną udzielenia zamówienia zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych z 29 stycznia 2004r. z podpisem osoby odpowiedzialnej za zamówienia publiczne w ACK Cyfronet AGH 11) inne informacje dotyczące zakupionych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (nr fabryczne, przyjęcie na pole spisowe itp.) z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania 12) kwalifikację źródła finansowania 13) dekretację dowodu księgowego 14) zatwierdzenie do zapłaty i księgowania - podpisy osób upoważnionych 15) określenie prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT 4.3. Księgowanie przychodów i kosztów projektu. Wsparcie udzielone beneficjentowi projektu ze środków publicznych (dofinansowanie ze środków funduszy strukturalnych) ma formę dotacji rozwojowej, o której mowa w art. 106 ust 2 pkt 3a ustawy z dn r. o finansach publicznych. W związku z powyższym udzielone dofinansowanie nie stanowi obrotu w rozumieniu Ustawy o podatku od towarów i usług. 6

8 Dofinansowanie może mieć formę dotacji do kosztów (tzw. część eksploatacyjna) lub dotacji do aktywów (tzw. część inwestycyjna) lub obie te formy jednocześnie. Wpływ zaliczki księgowany jest na koncie rozliczeń międzyokresowych przychodów (z wyjątkiem przypadku, gdy koordynatorem projektu jest ACK Cyfronet AGH-opisany niżej). Na koniec roku budżetowego (ew. innego okresu sprawozdawczego wynikającego z terminu zakończenia projektu) przychody z tyt. dotacji na część eksploatacyjną (ujęte na koncie rozliczeń międzyokresowych przychodów) zaliczane są do przychodów działalności podstawowej okresu bieżącego do wysokości zaakceptowanych wniosków o płatność. Pozostałe poniesione koszty nie ujęte w zaakceptowanych wnioskach o płatność stanowią produkcję w toku do rozliczenia w następnym roku. Przychody z tytułu dotacji na część inwestycyjną (ujęte na koncie rozliczeń międzyokresowych przychodów) zaliczane są do pozostałych przychodów operacyjnych równolegle do dokonywanych odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych zakupionych z tej dotacji. Wniosek o płatność jest rozliczany wg zasady kasowej, tj. ujęte są w nim koszty zapłacone w danym okresie, za który sporządzany jest wniosek. Wszystkie koszty projektu (kwalifikowane i niekwalifikowane zapisane w umowie) księgowane są na kontach zespołu 4 (z odpowiednim licznikiem), a następnie poprzez konto 490 Rozliczenie kosztów na koncie 500 dotyczącym danego projektu. Do księgowania na koncie 500 kosztów niekwalifikowanych zapisanych w umowie służy licznik 90. W przypadku zaistnienia kosztów nie przewidzianych wcześniej w umowie (a jednocześnie związanych z realizacją projektu) stanowiących również koszty niekwalifikowane będą one ponoszone ze środków własnych i dodatkowo księgowane na koncie pozabilansowym projektu. Na koniec projektu konto 500 dla danego projektu będzie przedstawiało wszystkie koszty poniesione w związku z realizacją danego projektu przewidziane w umowie. Wynik na projekcie (ustalany jako różnica pomiędzy kontem 740 a 702) będzie równy zero lub może być stratą w wysokości sumy kosztów niekwalifikowanych (tj. koniecznych do poniesienia w celu realizacji projektu, a zgodnie z wytycznymi Instytucji Pośredniczącej nie uznanych jako koszty kwalifikowane). W przypadku, gdy Koordynatorem, a więc uprawnionym do rozdzielania środków w danym projekcie, jest ACK Cyfronet AGH ewidencja przekazywanych środków i ich rozliczenia w oparciu o wnioski o płatność jest dokonywana w oparciu o konto rozrachunkowe w Zespole 2 7

9 (np. dla Projektu PL-GRID jest to konto 242). Kwoty dotyczące ACK Cyfronet AGH są rozliczane zgodnie z zasadami opisanymi na wstępie tego punktu. 5. Szczegółowa instrukcja obiegu dokumentów 5.1.Wyjazdy krajowe i zagraniczne 1) Zgłoszenie wyjazdu służbowego przez zainteresowanego do Biura Projektu ( ). 2) Akceptacja przez Kierownika Projektu/Koordynatora Merytorycznego i potwierdzenie zabezpieczenia finansowego w planie finansowo-rzeczowym projektu przez Koordynatora Finansowego. 3) Wystawienie polecenia wyjazdu służbowego przez Sekretariat i zatwierdzenie przez Dyrektora ACK Cyfronet AGH. 4) Opisanie druku polecenia wyjazdu służbowego wg zasad promocji projektu przez Biuro Projektu. 5) Na druku delegacji musi być potwierdzenie odbycia delegacji. 6) Rozliczenie delegacji po przedstawieniu przez pracownika delegacji do rozliczenia Biuro Projektu dołącza informację o współfinansowaniu z funduszy strukturalnych. Po podpisaniu rozliczenia przez Kierownika Projektu/ Koordynatora Merytorycznego, akceptacji finansowo-merytorycznej dokonuje Zastępca Dyrektora ds. Ekonomiczno- Finansowych i Dyrektor ACK Cyfronet AGH Zakupy materiałów, towarów, usług, środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych Rodzaj działania 1) przygotowanie zamówienia na papierze firmowym projektu z określeniem źródła finansowania (nazwa projektu), z podaniem informacji o współfinansowaniu z funduszy strukturalnych (EFS, EFRR), numerze zadania i kategorii Dział /Jednostka Dział merytorycznie związany z zakupem w porozumieniu z Biurem Projektu (Koordynatorem Finansowym) i Działem Administracyjnym (zamówienia publiczne). 8

10 Rodzaj działania Dział /Jednostka wydatku zgodnym z planem rzeczowo-finansowym projektu 2) określenie trybu zamówienia Dział Administracyjny (zamówienia publiczne). publicznego, ewidencja w rejestrze zamówień publicznych 3) potwierdzenie merytoryczne Kierownik zadania, następnie Kierownik zamówienia/wydatku Projektu/Koordynator Merytoryczny. 4) potwierdzenie zabezpieczenia Zastępca Dyrektora ds. Ekonomicznofinansowego Finansowych. 5) akceptacja wydatku Dyrektor ACK Cyfronet AGH. 6) przeprowadzenie postępowania o Dział Administracyjny (zamówienia publiczne) udzielenie. zamówienia publicznego jeśli jest przeprowadzane postępowanie. (jeśli jest konieczne) Dział merytorycznie związany z zakupem w porozumieniu z Biurem Projektu i Działem Administracyjnym (zamówienia publiczne) jeśli nie jest przeprowadzane postępowanie. 7) podpisanie umowy z wykonawcą Parafka osoby merytorycznie odpowiedzialnej za (wymóg spisania umowy powyżej kwoty realizację umowy, weryfikacja treści umowy 2000 zł brutto) przez osobę odpowiedzialną za zamówienia publiczne w Cyfronecie, podpis Kierownika Projektu, podpis Zastępcy Dyrektora ds. Ekonomiczno-Finansowych, Podpis Dyrektora. 8) przyjęcie towaru, wykonanej usługi Sekretariat rejestruje wpływ faktury do ACK otrzymanie faktury Cyfronet AGH, przekazuje do Działu Ekonomiczno-Finansowego. 9) opis merytoryczny faktury Osoba merytorycznie odpowiedzialna za zakup (kierownik zadania, działu, zespołu) potwierdza odbiór towaru/usługi. W przypadku środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych przyjęcie na stan: podpis osoby odpowiedzialnej za pole spisowe (ustalane każdorazowo na dokumencie OT). 9

11 Rodzaj działania Dział /Jednostka 10) opis faktury zgodnie z wymogami Biuro Projektu. promocji projektu 11) opis faktury zamówienia Dział Administracyjny (zamówienia publiczne) publiczne 12) akceptacja merytoryczna Kierownik Projektu/Koordynator Merytoryczny. 13) zatwierdzenie do księgowania i Zastępca Dyrektora ds. Ekonomiczno zapłaty Finansowych, a następnie Dyrektor ACK Cyfronet AGH. 14) księgowanie dokumentu i Dział Ekonomiczno-Finansowy. dokonanie zapłaty 5.3. Wynagrodzenia Do uruchomienia wynagrodzeń w projekcie stosowane są obowiązujące w AGH wspólne dla wszystkich rodzajów działalności (projektów) zasady wynagradzania pracowników. Są to: ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym z r., Rozporządzenie MNiSzW z r. w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej, Uchwała Senatu AGH nr 26/2008 z dnia 27 lutego 2008r. w sprawie przeznaczenia środków na zwiększenie wynagrodzeń pracowników AGH, Zarządzenie nr 4/2008 Rektora AGH z dn r. Kierownik Projektu/Koordynator Merytoryczny składa do Dyrektora ACK Cyfronet AGH wniosek o zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, zawarcie umowy zlecenia, umowy o dzieło, przyznanie dodatków do wynagrodzeń, wynagrodzenia uzupełniającego, itp. kwalifikowanych do finansowania w projekcie. Po potwierdzeniu zabezpieczenia finansowego przez Zastępcę Dyrektora ds. Ekonomiczno-Finansowych i akceptacji Dyrektora ACK Cyfronet AGH następuje przygotowanie umów przez Dział Administracyjny (umowy o pracę) lub Dział Ekonomiczno-Finansowy (umowy zlecenia/o dzieło). Sporządzaniem list płac, przygotowaniem rachunków do umów zlecenia i umów o dzieło zajmuje się Dział Ekonomiczno-Finansowy. Przelanie wynagrodzeń następuje po zatwierdzeniu do księgowania i zapłaty przez Zastępcę Dyrektora ds. Ekonomiczno-Finansowych i Dyrektora ACK Cyfronet AGH. 10

12 Do umów o pracę oraz umów zlecenia finansowanych w ramach projektów strukturalnych są sporządzane karty czasu pracy podpisywane przez osobę wykonującą pracę oraz akceptowane przez Kierownika Zadania, a następnie przez Kierownika Projektu/Koordynatora Merytorycznego przed dokonaniem wypłaty. Oryginały kart czasu pracy są dołączane do listy płac, natomiast kopie są przekazywane do osoby prowadzącej sprawy kadrowe (Dział Administracyjny) oraz do Biura Projektu. Wypłata wynagrodzeń następuje do 10-go dnia następnego miesiąca. Sprawy kadrowe prowadzi Dział Administracyjny. Umowy zlecenia/umowy o dzieło rejestruje Dział Ekonomiczno-Finansowy. 11