Obiegówka elektroniczna- wdrożenie i użytkowanie w jednostce UW (poradnik) Wstęp Niniejszy poradnik zawiera informacje dotyczące tworzenia obiegówki elektronicznej w jednostce Uniwersytetu Warszawskiego i jej użytkowania. Ilekroć w niniejszym opracowaniu jest mowa o e-obiegówce rozumie się przez to obiegówkę elektroniczną i obiegówkę. Środowiskiem e-obiegówki jest USOSweb (Moduły dodatkowe) (rys. 1). Rys. 1. Obiegówka w Modułach dodatkowych I. Role i uprawnienia w e-obiegówce Przystępując do wdrożenia e-obiegówki należy wyznaczyć osoby, które będą obiegówkę tworzyć i osoby, które będą ją wydawać. Jest to ważne z punktu widzenia nadawanych przez DAK uprawnień. W e-obiegówce występują poniższe role: Edytor/koordynator osoba mająca uprawnienia do tworzenia/edycji szablonu e-obiegówki oraz zmiany statusów szablonu, Wydający osoba mająca uprawnienia do wydawania e-obiegówki oraz zmiany statusów obiegówki. Może także odpowiadać na pytania (być Odpowiadającym), o ile ustawiono odpowiednie parametry o tym będzie dalej, Odpowiadający osoba udzielająca odpowiedzi na pytania obiegówki, Klient osoba, której obiegówka dotyczy (np. student). Może także odpowiadać na pytania (być Odpowiadającym), o ile ustawiono odpowiednie parametry o tym będzie dalej. W zależności od pełnionej roli i posiadanych uprawnień w menu obiegówki będą dostępne następujące elementy: moje obiegówki, pytania, szablony (rys.2). Rys. 2. Menu e-obiegówki AGNIESZKA WOLSKA, DZIAŁ APLIKACJI KOMPUTEROWYCH, UNIWERSYTET WARSZAWSKI 1
II. Tworzenie szablonu e-obiegówki Szablon e-obiegówki to inaczej mówiąc zestaw pytań, na które będą udzielane krótkie i zrozumiałe odpowiedzi. Proces tworzenia e-obiegówki rozpoczynamy od tworzenia owego szablonu. Należy uważać, aby nie mnożyć wielu szablonów. Szablon tworzy osoba, która otrzymała uprawnienia Edytora. Wniosek o nadanie uprawnień administratorskich w USOSweb znajduje się na stronie http://portal.uw.edu.pl/usos/usosweb (po zalogowaniu kontem CAS). Zalecane jest, aby taka osoba posiadała doświadczenie z systemami informatycznymi, znała ich ograniczenia i jednocześnie potrafiła tworzyć zwięzłe i jasne pytania. Przyda się też wiedza dotycząca wyrażeń regularnych. Pierwszy etap tworzenia szablonu e-obiegówki następuje po wybraniu przycisku + utwórz nowy szablon (rys. 3 i 4). Rys. 3. Tworzenie szablonu e-obiegówki a) Edytor wybiera język tworzonej obiegówki (do wyboru polski/angielski). Jeżeli obiegówka ma być dwujęzyczna, należy utworzyć dwie odrębne wersje: polską i angielską. b) Edytor nadaje nazwę obiegówki (np. Obiegówka MIM, Obiegówka FUW, Obiegówka WPed, Obiegówka OSA). Zalecane jest tworzenie nazwy krótkiej, choć jednoznacznej. c) Edytor wybiera z listy jednostkę, której szablon obiegówki dotyczy (można wyszukiwać z listy zarówno po nazwie, jak i po kodzie jednostki min. 3 znaki). Rys. 4. Nowy szablon Zalecane jest zapoznanie się z pomocnymi informacjami ukrytymi pod ikoną i. AGNIESZKA WOLSKA, DZIAŁ APLIKACJI KOMPUTEROWYCH, UNIWERSYTET WARSZAWSKI 2
Drugi etap tworzenia szablonu to tworzenie pytań, dołączanie innych obiegówek (np. obiegówki BUW, czy obiegówki PEJK i Biura Karier), uzupełnienie informacji dodatkowych dla Wydających oraz aktywowanie przygotowanego szablonu e-obiegówki (rys. 5). Rys. 5. Dołączanie dodatkowych szablonów i tworzenie pytań w obiegówce Utworzony szablon ma stan/status kopia robocza. Na tym etapie można: poprawić nazwę szablonu obiegówki, zmienić język szablonu obiegówki, uzupełnić dodatkowe informacje dla wydających obiegówkę, dołączyć dodatkowe szablony obiegówek (np. szablon obiegówki BUW i szablon obiegówki PEJK i Biura Karier). Wystarczy zaznaczyć dane pole i wybrać z rozwijalnej listy szablony dodatkowych aktywnych obiegówek. Obiegówkę o statusie kopia robocza można całkowicie usunąć (rys. 6). Jeśli obiegówka ma już status aktywny to wystarczy zmienić jej status na przestarzały. Po jakimś czasie obiegówka zostanie usunięta. Rys. 6. Usuwanie obiegówki Na rysunku6 widać także uprawnienia do edycji szablonu osobie zalogowanej do USOSweba. Kolumna Edycja dla danej obiegówki jest ustawiona na TAK. Widać tu także informacje co do ilości wydanych obiegówek. Możliwe jest wyszukiwanie szablonu po jego nazwie i kodzie jednostki tego szablonu (min. 3 znaki). Kolejnym i najważniejszym elementem tego etapu jest tworzenie pytań (rys. 7). AGNIESZKA WOLSKA, DZIAŁ APLIKACJI KOMPUTEROWYCH, UNIWERSYTET WARSZAWSKI 3
W celu utworzenia pytania należy wpisać jego treść i wybrać przycisk Dodaj. Brak znaku zapytania na końcu pytania uniemożliwi dodanie pytania. Zalecane jest zapoznanie się z pomocnymi informacjami pod ikoną i. Można obejrzeć przykład tworzenia pytania wybierając Zobacz przykład. Rys. 7. Tworzenie pytania W celu ustawienia parametrów dla dodanego pytania należy wybrać opcję edytuj. Utworzone pytanie można też usunąć (usuń) (rys. 8). Rys. 8. Edycja i usuwanie pytań AGNIESZKA WOLSKA, DZIAŁ APLIKACJI KOMPUTEROWYCH, UNIWERSYTET WARSZAWSKI 4
Podczas ustawiania parametrów pytania (rys. 9) można umieścić dodatkowe informacje dla odpowiadających. Rys. 9. Parametry pytania Jeśli pytanie przestaje być aktualne, należy oznaczyć je jako przestarzałe. Efekt będzie taki, jak na poniższym rysunku (rys. 10). Pytanie zostanie przekreślone. Rys. 10. Pytanie o statusie przestarzałe Flaga Domyślnie dołączaj do nowo wydanych obiegówek jest domyślnie zaznaczona i najczęściej tak powinno być. Wyjątek został opisany pod ikoną i. Uprawnieni do odpowiedzi w tym miejscu dopisywane z listy są osoby, które będą udzielały odpowiedzi na pytanie (rys. 11). Jeśli osób będzie więcej, zostaną wymienione wśród uprawnionych. Rys. 11. Wybór z listy osób uprawnionych do udzielania odpowiedzi Zaznaczenie flagi Pozwól osobie z obiegówki na samodzielne udzielenie odpowiedzi umożliwi udzielenie odpowiedzi na pytanie osobie, dla której obiegówka jest wydawana (np. student) (rys. 12). AGNIESZKA WOLSKA, DZIAŁ APLIKACJI KOMPUTEROWYCH, UNIWERSYTET WARSZAWSKI 5
Rys. 12. Student uprawniony do udzielenia odpowiedzi na pytanie obiegówki Zaznaczenie flagi Pozwól wydającym na samodzielne udzielenie odpowiedzi umożliwi udzielenie odpowiedzi na pytanie osobie, która wydała daną obiegówkę. Wydający staje się jednocześnie Odpowiadającym na pytanie (rys. 13). Rys. 13. Wydający w roli Odpowiadającego na pytanie Zaznaczenie flagi Pozwól wydającym na zdefiniowanie dodatkowych odpowiadających nada uprawnienia osobie Wydającej na dopisanie kolejnych osób uprawnionych do udzielenia odpowiedzi (rys. 14). Rys. 14. Uprawnienia dla dodatkowych odpowiadających Szybkie odpowiedzi zaleca się wpisywanie krótkich odpowiedzi typu TAK NIE oddzielonych pionową kreską, którą uzyskujemy wybierając prawy Shift i \. Odpowiedzi pozytywne i negatywne zawierają wyrażenia regularne (regexp). Odpowiedź pozytywna: ^TAK oznacza dowolną odpowiedź rozpoczynającą się od liter TAK, czyli np. odpowiedź TAK, konto zamknięte również zostanie uwzględniona jako pozytywna. Odpowiedź negatywna:^nie oznacza dowolną odpowiedź rozpoczynającą się od liter NIE. Zalecane jest zapoznanie się z pomocnymi informacjami pod ikoną i. Po zapisaniu pytania dane zostaną zaktualizowane. W taki sam sposób tworzone są kolejne pytania. Można zmienić kolejność pytań za pomocą przesuwania (w górę/w dół) przyciskiem. Utworzony szablon obiegówki może być wydany studentowi, o ile Edytor zmieni jego status na Aktywny. Ponowne przywrócenie stanu kopia robocza nie jest możliwe, gdyż obiegówka został już opublikowana. Edycja (w tym usuwanie nieaktualnych pytań, dodawanie nowych pytań) jest możliwe także przy statusie szablonu obiegówki Aktywny. Szablony obiegówek są widoczne dla wszystkich użytkowników USOSweba. Należy także zauważyć, że zmiana statusu szablonu obiegówki na Przestarzały wymusza oznaczenie każdego pytania obiegówki jako Przestarzałe. Jest to proces odwracalny, póki obiegówka nie zostanie całkowicie usunięta. Po przywróceniu statusu szablonu obiegówki na Aktywny należy pamiętać, aby w pytaniach odznaczyć flagę Oznacz jak przestarzałe. AGNIESZKA WOLSKA, DZIAŁ APLIKACJI KOMPUTEROWYCH, UNIWERSYTET WARSZAWSKI 6
III. Wydawanie obiegówki Na tym etapie osoba z uprawnieniami Wydającego może wydać studentowi obiegówkę. Uprawnienia są nadawane na podstawie prawidłowo wypełnionego formularza dostępu. Wniosek o nadanie uprawnień administratorskich w USOSweb znajduje się na stronie http://portal.uw.edu.pl/usos/usosweb (po zalogowaniu kontem CAS). Na rysunku 15można zobaczyć wyszukiwanie wydanych obiegówek wg kilku kryteriów: po statusie, po programie, po osobie wydającej oraz po osobie, której obiegówka dotyczy. Rys. 15. Wydawanie obiegówki Po naciśnięciu przycisku + wydaj nową obiegówkę pojawia się kolejny ekran, na którym Wydający wybiera: szablon danej obiegówki; studenta, którego obiegówka dotyczy (wyszukiwanie jest możliwe po imieniu i nazwisku lub numerze indeksu); program, z którym student jest związany (rys. 16). Rys. 16. Wybór studenta, któremu zostanie wydana obiegówka, AGNIESZKA WOLSKA, DZIAŁ APLIKACJI KOMPUTEROWYCH, UNIWERSYTET WARSZAWSKI 7
Na tym etapie zapisana obiegówka ma stan Zamknięty. Obiegówka posiada własny identyfikator (rys 17). Rys. 17. Kopia robocza wydanej obiegówki Można sprawdzić, jakie pytania będą uwzględnione w wydanej obiegówce po naciśnięciu przycisku + wybierz pytania i odpowiadających (rys. 18). Jeżeli jest taka potrzeba można odznaczyć flagę obok danego pytania. Wówczas zostanie ono pominięte na obiegówce. Można też po odpowiednim zdefiniowaniu parametrów danego pytania przez Edytora, umożliwić dopisanie przez Wydającego dodatkowych osób, które będą odpowiadać na dane pytanie. Rys. 18. Przegląd pytań nawydanej obiegówce AGNIESZKA WOLSKA, DZIAŁ APLIKACJI KOMPUTEROWYCH, UNIWERSYTET WARSZAWSKI 8
Obiegówkę o statusie Zamknięta (kopia robocza) można usunąć z pozycji menu moje obiegówki (rys. 19). Rys. 19. Usuwanie kopii roboczej obiegówki Aktywowanie kopii roboczej obiegówki (przycisk Aktywuj na rys. 17) powoduje oficjalne opublikowanie obiegówki na USOSwebowych kontach osób, z którymi obiegówka jest powiązana. Obiegówka staje się widoczna dla Studenta/Klienta i Odpowiadających. Wydający z danej jednostki widzą także obiegówki o statusie Kopia robocza. Wydana aktywna obiegówka może mieć kilka podstatusów: 1. aktywna (zaliczona) 2. aktywna (niewypełniona) 3. aktywna (odrzucona) 4. aktywna (do przejrzenia) 1. Obiegówka aktywna (zaliczona) wszystkie odpowiedzi obiegówki są pozytywne (rys. 20). Rys. 20. Obiegówka aktywna (zaliczona) Uwaga: Pytania w obiegówce PEJK i Biura Karier zostały skonstruowane za pomocą wyrażeń regularnych w taki sposób, że nawet szybka odpowiedź NIE jest odpowiedzią pozytywną. Obiegówki o statusie aktywna (zaliczona) systematycznie należy zamykać. Jeżeli istnieje taka konieczność, obiegówkę zamkniętą można ponownie aktywować (rys. 21). AGNIESZKA WOLSKA, DZIAŁ APLIKACJI KOMPUTEROWYCH, UNIWERSYTET WARSZAWSKI 9
Rys. 21. Ponowne aktywowanie zamkniętej obiegówki Obiegówka aktywna (niewypełniona) brakuje wszystkich lub kilku odpowiedzi pozytywnych. Na obiegówce nie udzielono odpowiedzi negatywnej (rys. 22). Rys. 22. Obiegówka aktywna (niewypełniona) Obiegówka aktywna (odrzucona) co najmniej jednak odpowiedź jest negatywna. Zmiana negatywnych odpowiedzi na pozytywne, zmieni jednocześnie status obiegówki na aktywną (zaliczoną) lub aktywną (niewypełnioną) w zależności od stanu odpowiedzi na pozostałe pytania (rys. 23). Rys. 23. Obiegówka aktywna (odrzucona) AGNIESZKA WOLSKA, DZIAŁ APLIKACJI KOMPUTEROWYCH, UNIWERSYTET WARSZAWSKI 10
Na rysunku 23 widać, że Wydający nie udzielił odpowiedzi na dwa pytania obiegówki. Jeżeli te pytania nie są obecnie wymagane, a obiegówka została wydana zanim status tych pytań zmieniono na przestarzałe, Wydający może je odznaczyć na ekranie, który pojawi się po najechaniu na przycisk + wybierz pytania i odpowiadających. Odznaczenie pozostałych pytań, także tych, na które udzielono odpowiedzi i zapisanie zmian spowoduje, że cała historia zostanie usunięta. Studentowi można w tej sytuacji przydzielić zestaw zaktualizowanych w szablonie pytań. Działanie to można wykonać na ekranie, który pojawi się po ponownym najechaniu na przycisk + wybierz pytania i odpowiadających. Obiegówka aktywna (do przejrzenia) przy pozostałych pozytywnych statusach odpowiedzi na obiegówce, na jednej lub kilku zaznaczono odpowiedź niejednoznaczną, typu Inna odpowiedź(rys. 24). Rys. 24. Obiegówka aktywna (do przejrzenia) IV. E-obiegówka z punktu widzenia Odpowiadającego Osoba odpowiadająca na pytania e-obiegówki w swoim USOSwebowym panelu (moje obiegówki) zobaczy opcję odpowiadanie seryjne, zaś w menu Odpowiadającego pojawią się pytania (rys. 25). Rys. 25. Widok e-obiegówki w roli Odpowiadającego AGNIESZKA WOLSKA, DZIAŁ APLIKACJI KOMPUTEROWYCH, UNIWERSYTET WARSZAWSKI 11
Zestaw bieżących pytań, które czekają na odpowiedzi najprościej znaleźć właśnie w menu Obiegówek pytania. Rys. 26. Bieżące zadania Odpowiadającego w menu pytania. Odpowiadający może jedynie udzielać odpowiedzi. Nie może zmieniać statusów obiegówek i statusów szablonów. Nie może również modyfikować pytań. Bibliografia: W. Rygielski (MUCI), Obiegówka w USOSweb Administrowanie obiegówkami, 2013 AGNIESZKA WOLSKA, DZIAŁ APLIKACJI KOMPUTEROWYCH, UNIWERSYTET WARSZAWSKI 12