eksperci logistyki PEPCO CASE STUDY 1 O FIRMIE 2 PRZETARG 3 LIGENTIX 4 PODSUMOWANIE WSPÓŁPRACY www.vgl-group.com
1 O FIRMIE Pepco jest jedną z najbardziej rozpoznawalnych i najszybciej rozwijających się marek na rynku sieci dyskontowych, której początki sięgają 1999 roku. Dynamiczna ekspansja w ciągu kilkunastu lat pozwoliła zbudować sieć ponad 1300 sklepów w 8 krajach w Europie, a w samym wyłącznie 2017 roku powstało prawie 300 nowych salonów. Towary Pepco, wśród których dominuje odzież i artykuły wyposażenia wnętrz znajdują ponad 12 milionów klientów miesięcznie, a skala działalności rośnie z każdym miesiącem, o czym może świadczyć liczba zatrudnionych pracowników, która przewyższa 12 tysięcy.
2 PRZETARG W maju 2013 VGL Group zostało zaproszone do wzięcia udziału w przetargu na obsługę logistyczną. Zapytanie przetargowe miało wyłonić operatora logistycznego, który sprosta dalszym planom rozwojowym Pepco oraz posiada odpowiednie kompetencje i narzędzie pozwalające na ciągłą optymalizację procesów oraz kosztów transportu. Obszerna, ponad 60 stronnicowa odpowiedź przetargowa z przedstawieniem innowacyjnych rozwiązań pozwoliła zaprezentować bezpośrednio zespół firmy w kolejnej fazie przetargu. Pepco Poland po przeanalizowaniu wszystkich otrzymanych propozycji zdecydowało się na przekazanie wyłącznej obsługi na okres trzech lat dla spółki Ligentia sp. z o.o. będącej cześcią VGL Group.
3 LIGENTIX Wyłączność na obsługę przesyłek morskich pozwoliła na dokładne przeanalizowanie łańcucha dostaw i jego późniejsze przemodelowanie w możliwie najbardziej efektywny sposób. Kluczowe rozwiązanie stanowił system zarządzania zamówieniami Ligentix, który w czasie rzeczywistym pozwala kontrolować całość łańcucha dostaw (od momentu zakupu przez klienta - złożenie zamówienia, po dostawę do centrum dystrybucyjnego). Przetwarzanie i analiza dużych zbiorów różnorodnych danych (Big Data) pozwoliło na sprawne zarządzanie zamówieniami w czasie rzeczywistym. Nad wdrożeniem systemu pracował specjalnie powołany międzynarodowy zespół, a całość implementacji zajęła dwa miesiące. Podczas procesu wdrożenia odbyły się w Chinach warsztaty w których łącznie udział wzięło ponad 90% dostawców Pepco. Podsumowanie ustaleń zostało spisane w formie szczegółowego dokumentu SOP (Standard Operating Procedures), stanowiącego katalog procedur operacyjnych według których pracują wszystkie strony procesu logistycznego.
3 LIGENTIX Komunikacja z Pepco odbywa się poprzez system, który podzielony jest na sekcje odpowiadające poszczególnym etapom realizacji zleceń.
3 LIGENTIX ZAMÓWIENIA Zbudowane łącze EDI pozwala na wymianę danych z systemem operacyjnym klienta w czasie rzeczywistym. Autoryzacja wysyłek zamówień, które nie otrzymały automatycznej zgody dopasowując się do przyjętych przez klienta kryteriów - odbywa się poprzez specjalną sekcję systemu, która jasno podkreśla rozbieżność między planowanymi wartościami (wg zamówienia), a faktycznym bukingiem dostawcy, tym samym pozwala na sprawną weryfikację z działem planowania / zakupów klienta. Zarządzanie informacjami w sposób ciągły przez tzw. Control Tower, jaki stanowi system Ligentix pozwala na weryfikację realizacji zamówień oraz terminowości. Edukowanie i wsparcie, a także mierzenie dostawców (vendor management) to jeden z kluczowych aspektów na które kładziemy ciągły nacisk. Treningi systemowe są dostarczane na bieżąco w zależności od zgłaszanych potrzeb, a poszczególne biura w portach załadunku organizują cykliczne podsumowania z kluczowymi, bądź też problematycznymi dostawcami.
3 LIGENTIX BUKINGI Każdy z dostawców otrzymał indywidualny login do systemu celem składania bukingów online, a także odpowiednie przeszkolenie podczas zorganizowanych warsztatów. Całość zmian dotycząca bukingów jest dostępna w systemie na bieżąco, a odpowiednio przygotowane kroki milowe są w stanie określić realną datę dostawy do centrum dystrybucji w Polsce. Regularne mierzenie kosztów transportu per CBM, a także skuteczne zarządzanie Big Data przyczyniło się do spadku udziału kontenerów 20 DV o 13% i wzrostu 40 HC aż o 32 %.
3 LIGENTIX TRANSPORT Wprowadzone zostało zarządzanie wysyłkami w przejrzystej formie kalendarza z dostępem do bazy dokumentów online (m.in. dokumenty handlowe dotyczące zleceń), możliwością zarządzania zapasami i elektroniczną opcją zlecania dowozów w relacji port - Pepco DC. Odpowiednia obsługa celna i precyzyjność klasyfikacji towarów przyczyniła się do znacznego zmniejszenia ilości decyzji domiarowych będących wynikiem kontroli urzędu celnego, a inny sposób zarządzania doprowadził również do zwiększenia udziału dostaw intermodalnych, co przyniosło wymierne oszczędności finansowe.
3 LIGENTIX RAPORTOWANIE: Rozbudowany moduł pozwala na stały dostęp do kluczowych informacji, mierzenia parametrów, a także tworzenie nowych, indywidualnych raportów. Najważniejsze wskaźniki w postaci KPI (Key Performance Indicators) są przygotowywane w każdym miesiącu i obejmują analizę kilkudziesięciu parametrów, których omówienie odbywa się na cyklicznych spotkaniach. Najważniejsze wskaźniki w postaci KPI są analizowane podczas cyklicznych spotkań Ligentia - Pepco. Zmiany wdrożone z pomocą zespołu Ligentia / VGL Group pozytywnie wpłynęły na efektywność naszego łańcucha dostaw i pomogły w obniżeniu kosztów z nim związanych. A dzięki rozwiązaniom systemowym oferowanym przez Ligentia / VGL Group jesteśmy w stanie na bieżąco monitorować postępy przesyłek na wszystkich etapach procesu. Małgorzata Lipka, Import Manager / Pepco Poland
4 PODSUMOWANIE WSPÓŁPRACY Rozdrobnienie zamówień, ilość dostawców oraz szybki rozwój Pepco stanowiły spore wyzwanie, ale dzięki innowacyjnemu systemowi, doświadczonemu zespołowi i wprowadzanym zmianom udało się sprostać oczekiwaniom klienta.. Całość zaimplementowanych usprawnień skutkowała kontynuacją współpracy po wygaśnięciu pierwszego kontraktu. Aktualnie Ligentia / VGL Group już 6 rok z rzędu ma niewątpliwą przyjemność w dostarczaniu usług z zakresu TSL dla klienta Pepco, a dedykowany do obsługi zespół w dalszym ciągu stara się szukać możliwych optymalizacji. W całym okresie naszej współpracy zespół Ligentia / VGL Group dała się poznać jako rzetelny i godny zaufania kontrahent oraz kreatywny i elastyczny partner dostarczający nowoczesnych i niestandardowych rozwiązań logistycznych podsumowuje dotychczasową współpracę Małgorzata Lipka, Import Manager / PEPCO Poland.