Fundusze Europejskie w Internecie. Dlaczego trzeba dobrze zaplanować budowę narzędzi komunikacji w sieci i co zrobić, żeby skutecznie przejść od planu do realizacji.
82,5 mld euro Ponad 200 tys. zrealizowanych projektów!
Komunikacja Funduszy Europejskich
Strategia komunikacji to konieczność Bez jasnej i spójnej strategii działania marketingowe nie spełnią swojego celu. Wiele form, komunikatów, brak koordynacji czasowej to brak wyników działań, a tylko poniesione nakłady.
Dokumenty regulujące komunikację FE Dokumenty strategiczne Wytyczne Ministra w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020 Dokumenty operacyjne horyzontalna Strategia komunikacji polityki spójności na lata 2014-2020 Strategie komunikacji programów operacyjnych na lata 2014-2020 Roczny plan działań informacyjnych i promocyjnych Instytucji Koordynującej Umowę Partnerstwa Roczne plan działań informacyjnych i promocyjnych dla programów operacyjnych
Programy objęte strategią komunikacji * Programy 30 listopada EWT 2015 w ograniczonym zakresie
Konsultacje i analizy przed stworzeniem strategii Eksperci zewnętrzni - 2012 r. /2013 r. Prace analityczne (metaewaluacja wyników dotychczasowych badań ewaluacyjnych dotyczących informacji i promocji Funduszy Europejskich), Opracowanie podstaw i wytycznych, służących za podstawę do dalszych prac nad strategią. Współpraca z partnerami - 2013 r. organizacje pozarządowe, organizacje przedsiębiorców, organizacje reprezentujących środowiska osób z niepełnosprawnościami. Konsultacje społeczne - IV/V 2014 r. Strategia komunikacji polityki spójności na lata 2014-2020 VI 2015 r.
Kierunki działań komunikacyjnych ułatwienie dostępu do informacji dla potencjalnych beneficjentów i beneficjentów m.in. przez konsolidację sieci informacyjnych oraz spójny system stron internetowych, wskazanie zasad koordynacji działań komunikacyjnych, popularyzacja słabiej identyfikowanych obszarów i form wsparcia Funduszy Europejskich przez mieszkańców Polski, większa dostępność treści dla osób z niepełnoprawnościami, propagowanie stosowania czytelnego i zrozumiałego powszechnie języka, realizacja działań w partnerstwie współpracę z partnerami społecznymi i gospodarczymi, liderami opinii i mediami, lepsze wykorzystanie potencjału promocyjnego beneficjentów; posłuży temu m.in. znaczniejsze wspieranie beneficjentów w działaniach informacyjnopromocyjnych, wzmocnienie osobistej perspektywy odbiorcy na Fundusze Europejskie; badania wskazują bowiem, że Polacy dostrzegają korzyści z wejścia do Unii Europejskiej bardziej na poziomie ogólnym, stosunkowo trudniej im przełożyć je na własne, codzienne doświadczenie.
Cel komunikacji Funduszy Europejskich Komunikacja wspomaga wykorzystanie środków europejskich dla realizacji celów rozwojowych kraju Komunikacja Funduszy Europejskich: 1. aktywizuje polskie społeczeństwo w ubieganiu się o wsparcie z Funduszy Europejskich, 2. wspiera beneficjentów w realizacji projektów, 3. zapewnia społeczeństwu informację na temat projektów współfinansowanych z Funduszy Europejskich, 4. zapewnia szeroką akceptację społeczną dla działań rozwojowych realizowanych przy pomocy Funduszy Europejskich.
Główny komunikat Fundusze Europejskie Liderzy zmian Zmiany Wszyscy korzystają Fundusze Europejskie wspierają tych, którzy realizując dobre pomysły, zwiększają możliwości i poprawiają jakość życia mieszkańców Polski.
Grupy docelowe komunikacji beneficjenci (faktyczni i potencjalni) to segment bezpośrednio zaangażowany we wprowadzanie zmian, osoby i organizacje ubiegające się lub mogące się ubiegać o współfinansowanie projektów ze środków europejskich lub osoby, które otrzymały dofinansowanie są to liderzy zmian. uczestnicy projektów (faktyczni i potencjalni) to osoby aktywnie uczestniczące w projektach wspieranych przez Fundusze Europejskie, wśród których szczególne znaczenie mają członkowie grup społecznych stojących przed wyzwaniami/problemami mogącymi ograniczać ich udział w życiu społecznym i gospodarczym; odbiorcy rezultatów rozumiani jako szeroko pojęta opinia publiczna, która jest ostatecznym adresatem i obserwatorem wszystkich zmian dokonujących się dzięki Funduszom Europejskim i która korzysta z efektów tych zmian.
Znak Znaki programów bazują na znaku marki Wizualizacja marki Fundusze Europejskie stanowi kontynuację linii graficznej przyjętej dla FE w latach 2007-2013. Wprowadziiśmy niewielkie zmiany unowocześniające i upraszczające znak.
Podział kompetencji pomiędzy instytucjami Koordynacja komunikacji w programie Koordynacja systemu komunikacji polityki spójności Działania adresowane do grup potencjalnych beneficjentów i beneficjentów poszczególnych działań Działania informacyjno-promocyjne na poziomie krajowym lub regionalnym odnoszące się do zakresu tematycznego danego programu Horyzontalne działania informacyjnopromocyjne odnoszące się do więcej niż jednego programu
Wparcie beneficjentów Informacja skierowana do potencjalnych beneficjentów i beneficjentów jest dostępna non-stop przez strony www, wielokanałowa i wielopoziomowa oraz użyteczna. Główne narzędzia to: Portal www.funduszeeuropejskie.gov.pl, Strony internetowe instytucji zarządzających, pośredniczących i wdrażających Fundusze Europejskie, Punkty Informacyjne Funduszy Europejskich, Kontakt z osobą udzielającą informacji w instytucji ogłaszającej konkurs, Kontakt z opiekunem projektu, Materiały informacyjne instytucji systemu wdrażania FE, Szkolenia, konferencje, spotkania informacyjne.
Nasze założenia www 1. Zapewnienie spójności systemu informacji o FE jednolita architektura informacji, wspólna grafika dla wszystkich stron. 2. Hierarchiczny system treści (komplementarny wobec siebie): Portal Funduszy Europejskich informacje przekrojowe o FE dla ogółu społeczeństwa, Strony instytucji informacja szczegółowa o programach/ wybranych działaniach. 3. Zwiększenie kompleksowości treści oraz odpowiednia segregacja informacji na PFE i stronach IZ wspólne zasady w celu unifikacji sposobów komunikowania, np. ogłoszenia o naborach, wytycznych, listy projektów wybranych do dofinansowania.
System stron przed 2013 r.
Zróżnicowana architektura informacji i nawigacja serwisów
Analiza spójności komunikacyjnej i funkcjonalności serwisów, badania użyteczności Główne słabości: hermetyczny, formalny język, wiele etykiet oznaczających to samo pojęcie, szum informacyjny, rozbudowana, nieintuicyjna nawigacja (megamenu), niezrozumiała hierarchia nawigacji, problem z dostępnością, brak spójności w ramach serwisów, brak możliwości zarządzania wynikami wyszukiwania, brak narzędzi pomocy, mało czytelna prezentacja.
Model pracy Projektowanie zorientowane na użytkownika podejście do projektowania, w którym potrzeby, wymagania i ograniczenia użytkownika są szczegółowo badane, użytkownicy zostają zaangażowani w proces projektowania, aby jak najlepiej rozpoznać i zaspokoić ich potrzeby, a także przeciwdziałać ograniczeniom w realizacji celów, które sobie stawiają.
Przebieg prac: od badania potrzeb
do layoutu graficznego
Projektowanie systemu stron - lipiec 2013 r. /marzec 2014 r. Warsztaty i badania warsztaty i spotkania z ekspertami użyteczności, z pracownikami ministerstwa i urzędów marszałkowskich, konsultacje on-line, badania (m.in. analiza funkcjonalna i komunikacyjna serwisow, cardsorting, badania użyteczności makiet z użytkownikami i ekspertami).
Uruchomienie serwisów Analiza wymagań i funkcjonalności - marzec/sierpień 2014 r. Wdrożenie - kwiecień 2014 r. / styczeń 2015 r. (kwiecień 2015 r.), zgłosiliśmy ponad 1000 błędów. Uruchomienie części serwisów, w tym Portalu www.funduszeeuropejskie.gov.pl 19 stycznia 2015 r.
Co nam się udało? 1. Projekt architektury informacji oraz layoutu graficznego 12 stron (w tym 1 modelowej dla 16 regionów), w tym ponad 40 widoków stron, 2. Przygotowanie layoutu strony głównej i wskazówek dotyczących zawartości dla modelowej strony pozostałych instytucji, 3. Uruchomienie 8 stron wraz z ich wersjami angielskimi (Portal Funduszy Europejkich i strony krajowych programów), 4. Uruchomienie Wyszukiwarki Dotacji, 5. Uruchomienie 16 stron programów regionalnych, 6. Przygotowanie prawie 100 tekstów.
Portal Funduszy Europejskich i serwisy programów Proste w obsłudze, Intuicyjne, Czytelne i przejrzyste, Bardziej dostępne.
Spójność grafiki, architektury, treści
Użyteczność, dostępność, zgodność z nowoczesnymi trendami
Wyszukiwarka Dotacji
Zalety przyjętego rozwiązania Systemowi realizacji Funduszy Europejskich w latach 2014-2020 towarzyszy komplementarny system stron internetowych. Strony tworzą spójny system informacji pod kątem: struktury, grafiki, treści. Ujednolicona struktura i spójna prezentacja treści ułatwiają użytkownikom nawigację i dotarcie do aktualnej informacji. Spójna identyfikacja wizualna wpływa na wzmocnienie marki Funduszy Europejskich.
Statystyki Portal Funduszy Europejskich ok. 1,1 mln użytkowników ponad 3,4 mln sesji ponad 300 redaktorów najczęściej odwiedzane strony: ogłoszenia o naborach wniosków, Wyszukiwarka Dotacji.
Badanie użyteczności Portalu - analiza heurystyczna
Badanie użyteczności Portalu badanie z użytkownikami 1. Badanie użyteczności - wykonywanie przez użytkownika zdefiniowanych wcześniej zadań jest obserwowane i oceniane przez prowadzącego. 2. Indywidualne wywiady pogłębione (IDI) - jakościowa metoda zbierania informacji podczas indywidualnej rozmowy z respondentem. 3. Eksploracja serwisu jakościowa metoda, podczas której użytkownik swobodnie zaznajamia się z serwisem. 4. Metoda kontekstowa - rozwinięcie metody głośnego myślenia, wykonywanie przez użytkownika określonych przez prowadzącego zadań przy jednoczesnym opisywaniu i komentowaniu wykonywanych przez siebie czynności oraz odpowiadaniu na pytania prowadzącego, dzięki czemu możliwe jest określenie postrzegania obiektu przez użytkownika i prześledzenie jego procesów myślowych.
Kto wziął udział w badaniu? 3 ekspertów 12 użytkowników 1 pracownik administracji samorządowej z referatu pozyskującego Fundusze Europejskie, 3 pracowników instytucji zajmujących się funduszami, 1 osoba w wieku 50+, z wykształceniem średnim, pracująca, bez doświadczeń w korzystaniu z Funduszy Europejskich, 1 student, niepracujący, bez doświadczeń w korzystaniu z Funduszy Europejskich; 3 przedsiębiorców, 1 dziennikarz mediów regionalnych, specjalizujących się w tematyce gospodarczej, 1 pracownik kadry naukowej w szkole wyższej, 2 pracowników organizacji pozarządowych.
Obszary do poprawy nawigacja na stronie Wyszukiwarki Dotacji, trudny, specjalistyczny język, nieintuicyjne przekierowania do podstron programów, brak konkretnych informacji (lub niezrozumiała informacja) o tym, z czego, i w jaki sposób potencjalni beneficjenci mogą skorzystać, brak uproszczonego przewodnika po możliwościach.
Promocja źródeł informacji o Funduszach Kampania promocyjna: 4 października 2015 r. do 17 stycznia 2016 r. Media: stacje telewizyjne ogólnopolskie, tematyczne i regionalne, stacje radiowe oraz Internet, w tym: Telewizja - TVP 1, TVP 2, Polsat oraz stacje tematyczne TVP i Polsat, stacje regionalne TVP W kampanii jest emitowanych 19 spotów telewizyjnych (emisja rotacyjna przez cały okres kampanii), 1 radiowy (emitowany przez 6 tygodni)., 100% emisji w stacjach telewizyjnych przewidziano w prime time w godzinach 18.00-23.00. Radio - ZET Total, RMF 3D, Joker, Internet - reklama w wyszukiwarce Google, Internet - reklama wideo z użyciem 16 filmów regionalnych oraz ogólnopolskiego spotu poświęconego Wyszukiwarce Dotacji na serwisie YouTube oraz na największych portalach. Reklama odsyła do stron Portalu Funduszy Europejskich z adresami punktów informacyjnych w danym województwie, Internet - reklama na Facebooku wykorzystująca targetowane do poszczególnych grup potencjalnych beneficjentów i uczestników projektów posty oraz geotargetowane na województwa filmy video, Internet - reklama bannerowa na największych portalach.
Prosto do Funduszy
Dziękuję za uwagę! Marianna Sidoroff Departament Informacji i Promocji Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju + 48 22 273 74 00 marianna.sidoroff@mir.gov.pl