Narzędzia do pisania Word oferuje wiele narzędzi ułatwiających pracę. Jedne służą do łatwego znalezienia i poprawienia błędów, inne pomagają nadać właściwą formę dokumentom przygotowanym do publikacji. Należy pamiętać, że żadne automatyczne narzędzia sprawdzające nie zastąpią starannego przeczytania tekstu i ręcznego zaznaczenia błędów. Wbudowane w Worda korektory są jedynie pomocą, lecz nie można na nich w pełni polegać. Korektor pisowni i korektor gramatyczny Oba korektory pomagają odszukać miejsca potencjalnych błędów. Można żądać, aby sprawdzanie miało miejsce od razu podczas pisania lub było uruchamiane dopiero wtedy, gdy dokument będzie ukończony. Korektor pisowni porównuje wpisane wyrazy z elementami swojego słownika głównego zawierającego wiele słów, również odmienionych. Jeżeli słowo nie zostanie odnalezione w słowniku głównym, Word przeszukuje aktywne słowniki użytkownika zapisane w oddzielnych plikach. Jeżeli jednak odpowiednik nie zostanie odnaleziony w żadnym z dostępnych słowników, słowo zostanie wyróżnione i pozostawione do ręcznej korekty. Korektor gramatyczny nie wyróżni słowa błędnie wpisanego, jeżeli istnieje ono w słowniku. Na przykład, jeżeli pisząc od przestawimy litery i wpiszemy do, wpisane słowo nie zostanie zaznaczone, jako błędne. Może się zdarzyć, że takie słowo zostanie zaznaczone przez korektor gramatyczny, lecz zależy to od kontekstu. Nigdy nie dodawaj do słownika użytkownika słowa, jeżeli nie jesteś pewny, że jest ono napisane poprawnie, ponieważ wpisanie słowa błędnego zablokuje wykrywanie błędu. Aby włączyć lub wyłączyć automatyczny korektor pisowni lub korektor gramatyczny wybierz polecenie Plik/Opcje/Sprawdzanie. Aby włączyć automatyczne sprawdzanie pisowni włącz Sprawdź pisownię podczas pisania. Aby włączyć automatyczne sprawdzanie gramatyki włącz Oznacz błędy gramatyczne podczas pisania. Obie opcje są w Wordzie włączone domyślnie. Aby włączyć lub wyłączyć automatyczne sprawdzanie pisowni i gramatyki w aktualnie otwartym dokumencie, w sekcji Wyjątki zaznacz nazwę aktualnie wybranego pliku. Wybierając Wszystkie nowe dokumenty, włączasz lub wyłączasz te opcje we wszystkich dokumentach tworzonych do tej pory. 1
Aby sprawdzić pisownię podczas pisania kliknij prawym klawiszem myszy słowo wyróżnione czerwoną falistą linią. Zostanie wyświetlone podręczne menu korekty pisowni. Wybierz właściwą opcję: U góry menu podręcznego pojawią się wyrazy ze słownika, którymi Word proponuje zastąpić wyraz uznany za błędny. Jeżeli wybierzesz jedną z opcji poprawka zostanie wykonana i zniknie czerwone podkreślenie wyrazu. Zignoruj wszystkie poleca zignorować ten wyraz w całym dokumencie. Dodaj do słownika 2
Hiperłącze pozwala wstawić hiperłącze zaznaczony fragment lub wyraz staje się aktywnym linkiem do podanej strony. Nowy komentarz pozwala dodać komentarz na marginesie. Korektor pisowni znajduje również powtórzenia słów i proponuje ich usunięcie. Aby sprawdzić poprawność gramatyczną podczas pisania podkreślone zieloną falistą linią słowo kliknij prawym przyciskiem myszy, co spowoduje wyświetlenie menu podręcznego. Wybierz właściwa opcję: U góry menu pojawią się propozycje poprawienia fragmentu uznanego za błędny. Jeżeli wybierzesz jedną z opcji poprawka zostanie wykonana i zniknie zielone podkreślenie wyrazu. Ignoruj zdanie Gramatyka otwiera okno dialogowe Gramatyka. Hiperłącze pozwala wstawić hiperłącze zaznaczony fragment lub wyraz staje się aktywnym linkiem do podanej strony. Nowy komentarz pozwala dodać komentarz na marginesie. Aby pisownię i gramatykę sprawdzać jednocześnie wybierz polecenie Recenzja/Pisownia i gramatyka lub wciśnij klawisz F7. Rozpocznie się sprawdzanie pisowni, po znalezieniu błędu wyświetlone będą zamiennie okna dialogowe Pisownia lub Gramatyka. 3
Autokorekta Jest narzędziem do automatycznego poprawiania błędów typograficznych w trakcie pisania. Do jej listy możesz dodawać kolejne elementy, wpisując tekst błędny i poprawny odpowiednio do pól Zamień i Na w oknie dialogowym Autokorekta. Każdy błąd, dla którego istnieje odpowiednia zamiana, zostanie poprawiony automatycznie zaraz po napisaniu. Aby ustawić opcje Autokorekty wybierz polecenie Plik/Opcje/Sprawdzanei/Opcje Autokorekty. Zostanie wyświetlone okno dialogowe, wybierz odpowiednie opcje. Aby dodać nowy element, do pola tekstowego Zamień wpisz tekst, który ma być automatycznie zamieniany, a w polu Na wpisz tekst, który ma zastępować tekst zamieniany. Kliknij Dodaj i OK. 4
Poza poprawianiem błędów literowych i ortograficznych Autokorekta potrafi też rozwijać skróty wpisywane przez użytkownika, co zaoszczędza wprowadzania długich fragmentów tekstu. Tezaurus Pozwala na znalezienie synonimów słów użytych w tekście dokumentu Worda. Aby szybko znaleźć synonim, kliknij prawym przyciskiem myszy odpowiednie słowo. Zostanie wyświetlone menu podręczne. Naprowadź kursor na Synonimy, aby zostało wyświetlone menu podrzędne z listą synonimów. Kliknij wybrany synonim, jeśli chcesz, aby zastąpił słowo w tekście. 5
Aby odszukać synonimy za pomocą okienka zadań Tezaurus zaznacz wybrane słowo, wybierz polecenie Recenzja/Tezaurus lub naciśnij Shift+F7. Aby zastąpić słowo w tekście jedną z propozycji, najedź kursorem na wybrany synonim, a następnie z listy rozwijanej wybierz polecenie Wstaw. Aby odszukać informacje o wybranym synonimie kliknij go. Pojawi się on wówczas w górnej części okienka zadań, a pod nim uaktualniona lista synonimów. Word zapamiętuje wszystkie słowa, które sprawdzałeś w okienku zadań Tezaurus. Klikając przycisk Wstecz, znajdujący się w jego górnej części, możesz powracać do już sprawdzonych definicji. 6
Aby skorzystać ze słownika, zaznacz wyraz, który chcesz wyszukać, i kliknij pozycję Recenzja/Definiuj. Możesz też po prostu kliknąć prawym przyciskiem myszy wyraz i kliknąć polecenie Definiuj. Zostanie otwarty słownik z definicjami tego wyrazu. Jeśli nie zainstalowano żadnego słownika, zamiast definicji zostanie wyświetlona lista słowników do pobrania. Wybierz odpowiedni słownik, a następnie kliknij pozycję Pobierz. Po zainstalowaniu słownika program Word automatycznie będzie otwierał ten słownik za każdym razem, gdy zostanie kliknięte polecenie Definiuj. 7
Dzielenie wyrazów Word może dzielić wyrazy, aby rozkład tekstu lepiej dopasowywać do długości wierszy. Dzielenie wyrazów może odbywać się automatycznie już w trakcie pisania lub dopiero po jego zakończeniu po wydaniu odpowiedniego polecenia. Funkcja ta pozwala uniknąć nierównego prawego marginesu w wypadku tekstu wyrównanego do lewej i zbyt dużych odstępów między wyrazami w wypadku tekstu wyjustowanego. Aby zabezpieczyć tekst przed dzieleniem wyrazów, zaznacz go i włącz opcję Nie dziel wyrazów na karcie Podziały wiersza i strony okna dialogowego Akapit. Aby ustawić opcje dzielenia wyrazów wybierz polecenie Układ strony/dzielenie wyrazów i ustaw opcje według potrzeb: Dziel wyrazy automatycznie Dziel wyrazy pisane WERSALIKAMI na przykład akronimów. Strefa dzielenia wyrazów to odległość od prawego wcięcia. Im mniejszą wartość tu wpiszesz, tym więcej wyrazów będzie dzielonych. Ograniczaj kolejne przenoszenie do określa maksymalną liczbę wierszy z przeniesionymi wyrazami, które mogą wystąpić jeden pod drugim. 8
Wyłączenie opcji Dziel wyrazy automatycznie usuwa już dokonane automatycznie podziały wyrazów. Aby ręcznie dzielić wyrazy w dokumencie należy upewnić się, że została wyłączona opcja Dziel wyrazy automatycznie, następnie kliknij przycisk Ręcznie. Po znalezieniu pierwszego słowa zostanie wyświetlone okno dialogowe Ręczne dzielenie wyrazów. Wykonaj jedną z czynności: Aby podzielić wyraz w miejscu poleconym, kliknij Tak. Aby podzielić wyraz w innym możliwym miejscu, kliknij odpowiedni znak łącznika (myślnika) i wybierz Tak. Aby kontynuować bez podzielenia danego wyrazu, kliknij Nie. Word rozpocznie przeszukiwanie kolejnych wyrazów i dla każdego wyświetli propozycję podziału w oknie dialogowym Ręczne dzielenie wyrazów. Aby dokonać podziału wyrazów tylko w części dokumentu, zaznacz ją przed rozpoczęciem działań. Można również wewnątrz wyrazów wstawiać ręcznie dwa rodzaje łączników: Łącznik opcjonalny powoduje dzielenie wyrazów, gdy jest to konieczne. Naciśnij Ctrl+- (znak minus), aby go wstawić. Łącznik opcjonalny pozostanie niewidoczny, jeżeli w miejscu jego wstawienia wyraz nie zostanie podzielony. Nie wiedząc, jaka część wyrazu zmieści się w danym wierszu, można wstawić kilka łączników opcjonalnych. Widoczny będzie tylko ten, który spowoduje podzielenie wyrazu. Używaj tego znaku, by ręcznie podzielić wyraz bez użycia okna dialogowego Ręczne dzielenie wyrazów. 9
Łącznik nierozdzielający Shift+Ctrl+_ powoduje wyświetlenie znaku łącznika, ale nie dopuszcza do podzielenia wyrazu w tym miejscu. Przydatne, gdy Word przenosi do kolejnego wiersza np. drugi człon nazwiska lub rozdziela wyrażenia typu: e-mail czy czarno-biały. Statystyka wyrazów W Wordzie można policzyć strony, wyrazy, znaki, akapity i wiersze w tekście zaznaczonym lub w całym dokumencie. Ta funkcja jest szczególnie przydatna dla autorów, którzy mają narzucony limit objętości lub otrzymują honoraria zależne od liczby napisanych znaków. Funkcja jest dostępna po wybraniu odpowiedniego polecenia na pasku stanu u dołu okna lub na karcie Recenzja. Po chwili obliczenia zostaną dokonane i wyświetlone będą wyniki. Aby uwzględnić w statystyce treść przypisów, włącz opcję Dołącz pola tekstowe, przypisy dolne i końcowe. Zmiana wielkości liter Okno dialogowe o tej nazwie pozwala zmieniać wielkość poszczególnych znaków. Wybierz odpowiednią ikonę na karcie Narzędzia główne. Dostępne jest pięć opcji: Jak w zdaniu zamienia pierwszą literę zdania na wielką. małe litery zamienia wszystkie litery na małe. WIELKIE LITERY Jak Nazwy Własne zamienia pierwszą literę każdego wyrazu na wielką. 10
Zamiana na małe/wielkie zamienia małe litery na małe i odwrotnie. Aby zmienić wielkość znaków bez zmieniania samych znaków, skorzystaj z opcji Kapitaliki lub Wszystkie wersaliki dostępnej na karcie Czcionka. 11