Dr Marta Janina Skrodzka Podstawowe zasady postępowania mediacyjnego Ze względu na swoją nieformalność, elastyczność, a także brak szczegółowych 1 regulacji prawnych w polskim systemie prawnym w odniesieniu do postępowania mediacyjnego w sprawach gospodarczych, określających zasady postępowania mediatora i prowadzenia mediacji, postępowanie to - w zależności od kategorii spraw - może różnić się od siebie. Pomimo wskazanych czynników wpływających na różnorodność procesu mediacji, wykształcona w tym zakresie wieloletnia praktyka międzynarodowa, pozwala na wskazanie najważniejszych zasad wspólnych, którymi powinien kierować się mediator podczas prowadzenia sesji mediacyjnych. Zasada dobrowolności Podstawową zasadą postępowania mediacyjnego jest dobrowolność odnosząca się zarówno do uczestniczenia w procesie mediacji, jak i zawieraniu porozumienia. Mediator nie może zmusić stron ani do podjęcia mediacji, ani do osiągnięcia porozumienia. Przed rozpoczęciem mediacji strony uzyskują informację o możliwości wycofania się na każdym jej etapie oraz o możliwości wybrania innego mediatora. Ponadto mediator powinien być wyraźnie zaakceptowany przez strony. Dobrowolność oznacza także możliwość zrezygnowania przez mediatora z prowadzenia postępowania mediacyjnego, w sytuacji gdy strony procesu nie respektują ustalonych zasad konkretnego procesu (m.in. szacunek, nie przerywanie sobie nazwajem, nie obrażanie się zakaz używania wulgaryzmów). Zasada poufności Kolejną ważną zasadą postępowania mediacyjnego jest poufność, w ramach której sam proces, jak i jego przebieg i rezultaty są objęte tajemnicą. Mediator nie ujawnia nikomu informacji, które uzyskuje podczas prowadzenia mediacji, z wyjątkiem przestępstw wymienionych w art. 240 kodeksu karnego. Mediator lub ośrodek mediacyjny przechowuje dokumentację z mediacji w sposób respektujący zasadę poufności. Dokumentacja może obejmować pisemną zgodę stron na udział w mediacji, zarejestrowanie sprawy mediacyjnej, 1 Zob. przepisy ustawy z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 101, ze zm.). Dalej jako k.p.c. Art. 183 1 1 k.p.c. mediacja jest dobrowolna. Art. 183 3 k.p.c. mediator powinien zachować bezstronność przy prowadzeniu mediacji. Art. 183 4 1 k.p.c. postępowanie mediacyjne nie jest jawne.
podstawowe dane uzyskane od stron (wraz z zapisem o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji postępowania mediacyjnego), deklarację przestrzegania zasady poufności przez osoby trzecie obecne na sesjach mediacyjnych, kopię porozumienia mediacyjnego i kopię protokołu z postępowania mediacyjnego przekazywanego do sądu, jeśli sąd skierował sprawę do mediacji. Inne sposoby gromadzenia dokumentacji z mediacji wymagają wyraźnej zgody stron. Bezstronność i neutralność mediatora Istotnymi zasadami postępowania mediacyjnego są również te odnoszące się do mediatora. Kluczową rolę odgrywają tu beztronność oraz neutralność. Bezstronność mediatora winna być rozumiana jako nie przychylanie się do racji żadnej ze stron; prowadzenie mediacji w taki sposób, aby ewentualna nierównowaga między stronami nie wpływała na przebieg mediacji ani na jej ostateczny rezultat. Jeśli mediator nie jest w stanie prowadzić mediacji w bezstronny sposób, jest zobowiązany do wycofania się z postępowania mediacyjnego. Mediator wystrzega się stronniczości lub okazywania uprzedzeń i oceniania stron ze względu na ich pochodzenie, wykształcenie, wiek, płeć lub zachowanie podczas mediacji. W związku z prowadzoną mediacją mediator nie nawiązuje takich relacji, które mogą budzić wątpliwości co do jego bezstronności, a w szczególności mediator nie daje stronom ani nie przyjmuje od stron żadnych prezentów lub innych korzyści, z wyłączeniem wynagrodzenia mediatora. Mediator nie podejmuje się mediacji lub wyłącza się z jej kontynuowania, jeżeli uzna, że istnieje konflikt interesów o charakterze profesjonalnym lub osobistym ze stronami lub ich pełnomocnikami. Mediator ujawnia stronom wszelkie z nimi związki o charakterze zawodowym lub prywatnym i uwzględnia ich stanowisko w tym zakresie. Neutralność zaś oznaczaja neutralność mediatora wobec przedmiotu sporu. Mediator nie narzuca stronom rozwiązań. Jest rzecznikiem rzetelnej procedury, sprzyjającej osiągnięciu dobrowolnego porozumienia. Rzetelność, profesjonalizm mediatora Postępowanie mediacyjne winno cechować się także rzetelnością oraz profesjonalizmem. Przy czym przez rzetelność, winno rozumieć się uczciwe i staranne informowanie stron o istocie i przebiegu mediacji. Przed rozpoczęciem postępowania mediacyjnego mediator przedstawia stronom zasady, przebieg, cele i możliwe rezultaty mediacji, a w szczególności:
a. informuje strony, że jest bezstronny i neutralny; b. informuje strony, że ewentualne porozumienie zawarte w wyniku mediacji, będzie sprawdzone przez sąd pod kątem zgodności z prawem i zasadami współżycia społecznego (w przypadku nadania klauzuli wykonalności lub zatwierdzenia przez sąd); c. informuje strony o możliwości spotkań na osobności, a w szczególności wyjaśnia zasady przestrzegania poufności podczas tych spotkań; d. informuje strony o ewentualnej obecności innych osób podczas postępowania mediacyjnego i uzyskuje na to zgodę stron; e. opisuje swoje obowiązki, a w szczególności przestrzeganie zasady poufności; f. uprzedza strony, w jakich okolicznościach mediator może przerwać lub zakończyć postępowanie mediacyjne, oraz że strony mogą przerwać lub zakończyć mediację w dowolnym momencie. Mediator powinien odebrać od stron zgodę na udział w postępowaniu mediacyjnym oraz poinformować strony, że w trakcie postępowania mediacyjnego mogą korzystać z wiedzy i porady specjalistów. Mediator wyraźnie odróżnia swoją rolę jako mediatora od innych ról zawodowych, które pełni i upewnia się, że strony są świadome tej różnicy. Zasada elastyczności Ważną zasadą postępowania mediacyjnego jest również zasada elastyczności. Postępowanie mediacyjne charakteryzuje się tzw. odformalizowaniem, które odnosi się m.in. do czasu, terminu, ilości sesji mediacyjnych czy samej procedury. Oprócz wskazanych tutaj bardzo ogólnych zasad, mediacja jest bowiem procesem uzależnionym m.in. od indywidualnych celów i interesów stron, czy też charakteru sporu. To strony wraz z mediatorem ustalają w zależności od swoich potrzeb i możliwości miejsce prowadzenia postępowania mediacyjnego, terminy i godziny oraz częstotliwość spotkań. W postępowaniu mediacyjnym nie wykorzystuje się sztywnych reguł obowiązujących w postępowaniu sądowym, nie prowadzi się np. postępowania dowodowego. Cały proces polega na rozmowie i wymianie informacji, prowadzonych w kontrolowanej atmosferze, w obecności beztsronnego i neutralnego mediatora, który pomaga skonfliktowanym stronom wypracować satysfakcjonujące je rozwiązanie. Pomimo tego, że postępowanie mediacyjne można podzielić na kilka etapów, etapy te mogą się ze sobą płynnie łączyć, mogą też być pomijane. Zasada szybkości postępowania
Niezmiernie istotną zasadą postępowania mediacyjnego jest jego szybkość. Skonfliktowane strony wybierając postępowanie mediacyjne decydują się na tę procedurę właśnie ze względu na fakt, że jest to szybszy w stosunku do postępowania sądowego sposób rozwiązania konfliktu. Zgodnie bowiem ze statystykami prezentowanymi przez Ministerstwo Sprawiedliwości 2, w roku 2014 średni czas postępowania sądowego w sądzie rejonowym, w sprawie cywilnej wynosił prawie 10 miesięcy, zaś w sprawie gospodarczej (także w sądzie rejonowym) ponad 18 miesięcy. Porównując te dane z faktem, że zgodnie z przepisami k.p.c. 3 sąd wyznacza czas trwania postępowania mediacyjnego na okres do miesiąca (strony mogą jednak wnosić o wydłużenie terminu), można przyjąć że przeciętny czas trwania postępowania mediacyjnego zwłaszcza w odniesieniu do mediacji sądowej - wynosi 30 dni. Wskazane statystyki wyraźnie przemawiają na korzyść postępowania mediacyjnego. Zasada niskich kosztów Kolejną ważną zasadą postępowania mediacyjnego, która ma znaczący wpływ na jej wybór w odniesieniu do rozwiązywania konfliktów zwłaszcza w odniesieniu do spraw cywilnych i gospodarczych, jest niski - w stosunku do postępowania sądowego - koszt prowadzenia mediacji. Zgodnie z przepisami prawa 4, w odniesieniu do mediacji sądowej, w sprawach o prawa majątkowe wynagrodzenie mediatora wynosi 1% wartości przedmiotu sporu, jednak nie mniej niż 30 złotych i nie więcej niż 1 000,00 złotych za całość postępowania mediacyjnego. W sprawach o prawa majątkowe zaś, w których wartości przedmiotu sporu nie da się ustalić, oraz o prawa niemajątkowe wynagrodzenie mediatora za pierwsze posiedzenie mediacyjne, przeprowadzone w wyznaczonym przez sąd czasie mediacji wynosi 60,00 złotych, a za każde następne posiedzenie 25,00 złotych 5. 2 MST VII sprawność postępowań sądowych za rok 2014, dokument dostępny na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości pod adresem: file:///c:/users/sfdfo0jd'6tg-l5v6tb7/downloads/sprawnosc-postepowansadowych-w-2014-r_.pdf (20.2.2015). 3 Art 183 10 k.p.c. 4 Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 30.11.2005 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 218). 5 Dodatkowo, zgodnie z przepisami wskazanego rozporządzenia, także w związku z mediacją sądową, wynagrodzenie mediatora może zostać zwiększone o 10% jeżeli sąd upoważni mediatora do zapoznania się z aktami sprawy. Dodatkowo mediatorowi należy się zwrot udokumentowanych i niezbędnych wydatków mediatora, które on poniesie, w związku z przeprowadzeniem mediacji na pokrycie kosztów przejazdów, zawiadomień stron, zużytych materiałów biurowych, czy wynajmu pomieszczenia niezbędnego do przeprowadzenia posiedzenia mediacyjnego, w wysokości nieprzekraczającej 50,00 zł za jedno posiedzenie. Należy także mieć na uwadze, że wskazane wynagrodzenie mediatora, będącego podatnikiem zobowiązanym do rozliczenia podatku od towarów i usług, wskazane wynagrodzenie i wydatki mediatora, podwyższa się o obowiązującą stawkę podatku od towarów i usług przewidzianą dla tego rodzaju czynności w przepisach o podatku od towarów i usług.
Inne zasady Wśród innych zasad postępowania mediacyjnego, w literaturze przedmiotu 6 wymienia się również: zasadę autonomii konfliktu, rozumianą jako uprywatnienie sporu, który pozostaje w rękach samych zainteresowanych jego rozwiązaniem, a nie w rękach sądu, czy pełnomocników procesowych; zasadę poszanowania godności wszystkich uczestników, polegającą m.in. na prowadzeniu postępowania mediacyjnego w kontrolowanej pod względem emocji, kulturalnej atmosferze; czy też zasadę satysfakcji obu stron, w oparciu o którą strony wspólnie szukają takiego rozwiązania problemu, który pzowoliłby na osiągnięcie korzyści przez każdą ze strom. Podsumowanie Wskazane zasady mediacji czynią z tej pozasądowej metody rozwiązywania sporów atrakcyjne i przyjazne dla skonfliktowanych stron narzędzie rozwiązywania sporu, które warto upowszechniać i stosować w przypadku różnego rodzaju konfliktów, zwłaszcza gospodarczych. 6 Zob. np.: A. M. Arkuszewska, J. Plis, Zarys metodyki pracy w sprawach cywilnych, Warszawa 2014, s. 85-87.