Regulamin Podlaskiego Centrum Arbitrażu i Mediacji przy Izbie Przemysłowo-Handlowej w Białymstoku

Transkrypt

1 Projekt pn. Centra Arbitrażu i Mediacji projekt pilotażowy jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego na podstawie umowy nr POKL /14 Regulamin Podlaskiego Centrum Arbitrażu i Mediacji przy Izbie Przemysłowo-Handlowej w Białymstoku Postanowienia ogólne Podlaskie Centrum Arbitrażu i Mediacji, zwane dalej Podlaskim Centrum, działa przy Izbie Przemysłowo-Handlowej w Białymstoku. 2. Siedzibą Podlaskiego Centrum jest siedziba Izby Przemysłowo-Handlowej w Białymstoku, znajdująca się przy ul. Antoniukowskiej 7, Białystok. Cele i zadania Podlaskiego Centrum Podlaskie Centrum podejmuje i realizuje działalność organizacyjną, informacyjno-promocyjną oraz edukacyjną, w zakresie alternatywnych metod rozwiązywania sporów, w szczególności: negocjacji, mediacji, koncyliacji oraz arbitrażu. 2. Przedmiot działania Podlaskiego Centrum obejmuje w szczególności prowadzenie postępowań mediacyjnych i koncyliacyjnych (w sposób określony w Regulaminie Postępowania Mediacyjnego i Koncyliacyjnego stanowiącym załączniku nr 1 do niniejszego Regulaminu). 3. Do zadań Podlaskiego Centrum należy również podjęcie działań zmierzających do utworzenia Wschodniego Sądu Arbitrażowego przy Izbie Przemysłowo-Handlowej w Białymstoku. 4. Do zadań Podlaskiego Centrum należy także propagowanie idei alternatywnych metod rozwiązywania sporów w tym: negocjacji, mediacji, koncyliacji oraz arbitrażu, w szczególności poprzez organizowanie konferencji i szkoleń dotyczących alternatywnych metod rozwiązywania sporów oraz współpraca z innymi Centrami Arbitrażu i Mediacji w tym zakresie. Obszar działalności Podlaskiego Centrum 3. Obszar działalności Podlaskiego Centrum obejmuje przede wszystkim właściwość terytorialną działania Izby Przemysłowo-Handlowej w Białymstoku, przy czym przewiduje się również możliwość prowadzenia działalności na terenie całej Rzeczpospolitej Polskiej oraz w ramach aktywności międzynarodowej w krajach trzecich, z zachowaniem obowiązujących przepisów prawa. Organy Podlaskiego Centrum Organami Podlaskiego Centrum są: 1) Kierownik Podlaskiego Centrum; 2) Sekretarz Podlaskiego Centrum;

2 2. Organem opiodawczo - doradczym Podlaskiego Centrum jest Rada Podlaskiego Centrum Kierownik Podlaskiego Centrum powoływany jest przez Izbę Przemysłowo-Handlową w Białymstoku wraz z udzieleniem umocowania do działania zgodnie z niniejszym Regulaminem. 2. Kierownik Podlaskiego Centrum reprezentuje Podlaskie Centrum oraz w szczególności: 1) odpowiada za przestrzeganie zasad organizacji wynikających z Katalogu Zasad Działania Centrów; 2) organizuje pracę Biura Podlaskiego Centrum i sprawuje nad nim nadzór; 3) sporządza roczny plan działania Podlaskiego Centrum i przedkłada go Izbie Przemysłowo- Handlowej w Białymstoku; 4) sporządza roczne sprawozdanie z działalności Podlaskiego Centrum i przedkłada je Izbie Przemysłowo-Handlowej w Białymstoku; 5) sprawuje nadzór nad działalnością Sekretarza Podlaskiego Centrum; 6) zwołuje posiedzenia Rady Podlaskiego Centrum; 6) wyznacza mediatora w przypadkach wskazanych w Regulaminie prowadzenia mediacji; 7) zatwierdza wzory dokumentów w postępowaniu mediacyjnym przedłożone mu przez Sekretarza Podlaskiego Centrum; 8) organizuje konferencje i szkolenia, o których mowa w 2 ust. 3; 9) podejmuje decyzje w sprawach praktyk i staży w Podlaskim Centrum; 10) ustala w porozumieniu z Izbą Przemysłowo-Handlową w Białymstoku Taryfę Opłat mediacyjnych i koncyliacyjnych Sekretarz Podlaskiego Centrum powoływany jest przez Izbę Przemysłowo-Handlową w Białymstoku wraz z udzieleniem umocowania do działania zgodnie z niniejszym Rgulaminem. 2. Sekretarz Podlaskiego Centrum w szczególności: 1) kieruje pracami sekretariatu Biura Podlaskiego Centrum; 2) prowadzi listę mediatorów; 3) przyjmuje i analizuje wnioski o wpisanie i wykreślenie z listy mediatorów; 4) wpisuje i wykreśla mediatorów z listy Podlaskiego Centrum; 5) uzgadnia terminy mediacji, przygotowuje sesje mediacyjne i zapewnia im obsługę biurową; 6) zawiadamia mediatora i strony o terminie i miejscu mediacji; 7) przechowuje dokumentację związaną z prowadzeniem mediacji w szczególności protokoły z mediacji; 8) sporządza odpisy protokołów mediacji; 9) odpowiada za terminowość korespondencji pomiędzy Podlaskim Centrum a mediatorem i stronami mediacji; 10) odpowiada za prawidłowość rozliczeń ze stronami mediacji i mediatorem za mediację; 11) współpracuje z innymi Centrami Arbitrażu i Mediacji; 12) zapewnia obsługę biurową mediacji skierowanych do Podlaskiego Centrum przez sądy; 13) wykonuje inne zadania zlecone przez Kierownika Podlaskiego Centrum. 14) opracowuje wzory dokumentów w mediacji i przedkłada je do zatwierdzenia Kierownikowi Podlaskiego Centrum.

3 Rada Podlaskiego Centrum składa się z 5-10 członków powoływanych przez Izbę Przemysłowo - Handlową w Białymstoku, przy czym 4 członków wskazywanych jest spośród środowiska przedsiębiorców, zaś pozostałe osoby zapraszane są do udziału w Radzie z grona przedstawicieli środowiska naukowego i prawniczego oraz z grona mediatorów. 2. Przedstawiciel środowiska przedsiębiorców pełni funkcję Przewodniczącego Rady Podlaskiego Centrum. 3. Członkowie Rady Podlaskiego Centrum pełnią swoje funkcje społecznie przez czas nieokreślony, przy czym przewiduje się możliwość rezygnacji członka Rady Podlaskiego Centrum z pełnionej funkcji lub odwołanie decyzją Izby Przemysłowo-Handlowej w Białymstoku. 4. Rada Podlaskiego Centrum zbiera się na posiedzeniach w miarę potrzeb nie rzadziej jednak niż raz na kwartał. Posiedzenie Rady Podlaskiego Centrum zwołuje Kierownik Podlaskiego Centrum lub Przewodniczący Rady Podlaskiego Centrum z własnej inicjatywy. 5. Z posiedzenia Rady Podlaskiego Centrum sporządza się protokół. 6. Rada Podlaskiego Centrum podejmuje decyzje w formie uchwał. 1) Uchwały Rady Podlaskiego Centrum podejmowane są większością głosów członków obecnych na posiedzeniu; 2) Członek Rady Podlaskiego Centrum ma prawo pełnić funkcję mediatora Podlaskiego Centrum; 7. Zadaniem Rady Podlaskiego Centrum jest: 1) opiniowanie strategicznych kierunków działania Podlaskiego Centrum; 2) przedstawianie, na wniosek Kierownika Podlaskiego Centrum, opinii we wszystkich kwestiach związanych z działalnością Podlaskiego Centrum; 3) przedstawianie, na wniosek Kierownika Podlaskiego Centrum, opinii w zakresie wpisów na listę mediatorów Podlaskiego Centrum; 4) wspieranie Podlaskiego Centrum w propagowaniu idei alternatywnych metod rozwiązywania sporód wśród środowisk współpracujących z Podlaskim Centrum. Negocjacje 8. Podlaskie Centrum promuje, wspiera i koordynuje podejmowanie procesów komunikacji, których celem jest osiągnięcie porozumienia, zarówno w ramach rozwiązywania zaistniałego sporu, jak też w ramach zawierania umów i eliminowania powstawania sporów w przyszłości. W tym celu Podlaskie Centrum oferuje możliwość udostępnienia stronom infrastruktury Podlaskiego Centrum, celem przeprowadzenia negocjacji. Zakres wsparcia będzie określony w trybie odrębnych umów. Mediacje i koncyliacje 9. Podlaskie Centrum prowadzi postępowania mediacyjne i koncyliacyjne koordynując działania podejmowane przez mediatorów i koncyliatorów Mediatorem Podlaskiego Centrum może być osoba fizyczna: 1) posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych;

4 4 2) korzystająca z pełni praw publicznych; 3) posiadająca właściwe i udokumentowane kwalifikacje do prowadzenia mediacji w sprawach, w których co najmniej jedną ze stron jest przedsiębiorca. 2. Mediator zobowiązany jest podnosić swoje kwalifikacje zawodowe. 3. Wpis na listę mediatorów następuje na wniosek zainteresowanego. 4. Wniosek, o którym mowa w ust. 3, zawiera: 1) imię, nazwisko, numer telefonu i adres poczty elektronicznej; 2) wskazanie wykonywanego zawodu; 3) oświadczenie o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystaniu z pełni z praw publicznych; 4) informacje o kwalifikacjach i doświadczeniu udokumentowane zaświadczeniami i certyfikatami o ukończeniu szkoleń; 5) informacje o publikacjach, których autorem jest osoba ubiegająca się o wpis; 6) zgodę na przetwarzanie danych osobowych. 5. Skreślenie z listy mediatorów następuje: 1) na wniosek mediatora; 2) w przypadku rażącego naruszenia przez mediatora Regulaminu Postępowania Mediacyjnego i Koncyliacyjnego (stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu) lub Zasad Etyki Mediatora i Koncyliatora Podlaskiego Centrum Arbitrażu (stanowiących załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu), w szczególności naruszenia przez mediatora zasad poufności, bezstronności lub neutralności; 3) w przypadku powtarzających się zastrzeżeń stron do pracy mediatora; 4) w przypadku powtarzających się odmów prowadzenia mediacji Koncyliatorem Podlaskiego Centrum może być mediator Podlaskiego Centrum. 2. Postanowienia niniejszego Regulaminu odnoszące się do mediatora i postępowania mediacyjnego stosuje się odpowiednio do koncyliatora i postępowania koncyliacyjnego. Arbitraż Podlaskie Centrum podejmuje aktywne działania celem utworzenia Wschodniego Sądu Arbitrażowego przy Izbie Przemysłowo Handlowej w Białymstoku. 2. W ramach współpracy ze Wschodnim Sądem Arbitrażowym przy Izbie Przemysłowo Handlowej w Białymstoku przewiduje się możliwość prowadzenia postępowań mediacyjnych i koncyliacyjnych określonych w niniejszym Regulaminie.

5 5 Zał. Nr 1 do Regulaminu Podlaskiego Centrum Arbitrażu i Mediacji Regulamin postepowania mediacyjnego i koncyliacyjnego Podlaskiego Centrum Arbitrażu i Mediacji przy Izbie Przemysłowo Handlowej w Białymstoku POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Regulamin określa zasady prowadzenia postępowania w celu rozwiązania sporu przekazanego do prowadzenia a ramach funkcjonowania Podlaskiego Centrum Arbitrażu i Mediacji przy Izbie Przemysłowo Handlowej w Białymstoku, zwanego dalej Podlaskim Centrum, w sporach, w których co najmniej jedną ze stron jest przedsiębiorca Podlaskie Centrum organizuje: 1) sesje mediacyjne prowadzone przez mediatorów Podlaskiego Centrum; 2) sesje koncyliacyjne prowadzone przez osoby wpisane na listę mediatorów Podlaskiego Centrum. 2. Podlaskie Centrum organizuje sesje mediacyjne jeśli strony zwróciły się o pomoc w rozwiązaniu sporu z udziałem mediatora. 3. Podlaskie Centrum organizuje sesje koncyliacyjne jeśli strony zwróciły się o przeprowadzenie sesji, której rezultatem miałoby być wskazanie sposobu rozwiązania konfliktu. Do postępowania koncyliacyjnego przepisy Regulaminu dotyczące postępowania mediacyjnego stosuje się odpowiednio. 4. Podlaskie Centrum może organizować indywidualne lub grupowe sesje informacyjne w celu poinformowania skonfliktowanych stron o możliwościach rozwiązania sporu w formie mediacji przez Podlaskie Centrum. Indywidualne sesje informacyjne mogą mieć również miejsce w przypadku skierowania wniosku o wszczęcie postępowania tylko przez jedną stronę konfliktu - jeśli wnioskodawca zawnioskuje o przeprowadzenie takiej sesji z drugą stroną W przypadku skierowania przez sąd mediacji sądowej na adres Podlaskiego Centrum do mediatora wpisanego na listę mediatorów Podlaskiego Centrum - Podlaskie Centrum jest organizatorem procesu mediacji. 2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, przepisy Regulaminu stosuje się odpowiednio. PODSTAWOWE ZASADY POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO 4. Strony kierując sprawę do mediacji zobowiązują się współpracować z mediatorem i działać w dobrej wierze w szczególności co do przedkładania dokumentów, udzielanych informacji,

6 zajmowanych stanowisk oraz rozwiązań konfliktu w spornej sprawie Przebieg postępowania mediacyjnego ma charakter poufny. 2. Informacje uzyskane przez mediatora w trakcie mediacji nie mogą być przez niego ujawnione chyba że wymagają tego powszechnie obowiązujące przepisy prawa. Obowiązek zachowania poufności istnieje również po zakończeniu postępowania mediacyjnego. 3. Informacje uzyskane przez mediatora od strony w trakcie mediacji mogą być przekazane drugiej stronie jedynie za jej zgodą. 4. Strony postępowania mediacyjnego zobowiązane są do zachowania poufności i nie mogą wykorzystywać ani przedstawiać w charakterze dowodów w postępowaniu sądowym, arbitrażowym lub innym, jakichkolwiek informacji ujawnionych w trakcie postępowania mediacyjnego w szczególności: 1) ustępstw poczynionych w trakcie postępowania mediacyjnego; 2) propozycji rozwiązań konfliktu; 3) faktu, że jedna ze stron wyrażała zamiar lub nie wyrażała zamiaru przyjęcia propozycji drugiej strony. 6. Strona może być reprezentowana w postępowaniu mediacyjnym przez pełnomocnika. Pełnomocnikiem strony może być każda osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. 7. W sesjach mediacyjnych mogą uczestniczyć osoby trzecie za zgodą mediatora i stron mediacji Mediator może zaproponować stronom postępowania skorzystanie z pomocy odpowiedniego eksperta. Decyzję o skorzystaniu z pomocy eksperta podejmują wspólnie strony postępowania mediacyjnego. 2. Mediator, współpracując ze ekspertami, o których mowa w ust. 1, nie może naruszać zasad poufności. 3. W trakcie mediacji mediator nie powinien występować w roli eksperta, o którym mowa w ust. 1, nawet jeżeli posiada fachową wiedzę z danej dziedziny. ZADANIA I OBOWIĄZKI MEDIATORA Mediator prowadzi mediację zgodnie z postanowieniami Regulaminu z zachowaniem Zasad Etyki Mediatora Podlaskiego Centrum Arbitrażu i Mediacji przy Izbie Przemysłowo Handlowej w Białymstoku. 2. Rolą mediatora jest pomoc stronom w rozwiązaniu konfliktu. 3. W przypadku naruszenia przez mediatora postanowień niniejszego Regulaminu lub Zasad Etyki Mediatora Centrum Arbitrażu i Mediacji przy Izbie Przemysłowo Handlowej w Białymstoku mediator niezależnie od odpowiedzialności na zasadach ogólnych możne być skreślony z listy mediatorów Podlaskiego Centrum.

7 Mediator prowadząc mediację kieruje się zasadami neutralności, bezstronności i poufności. 2. Mediator składa do akt sprawy pisemne oświadczenie, w którym oświadcza, że zachowa poufność przebiegu mediacji oraz oświadczenie o swojej bezstronności i neutralności, w którym powinien wskazać wszelkie okoliczności, które mogą wywołać uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności i neutralności w szczególności obowiązany jest wskazać wszelkie okoliczności z okresu ostatnich 3 lat dotyczące relacji pomiędzy nim a stronami oraz pomiędzy nim a pełnomocnikami stron i ich kancelariami. 11. Mediator nie rozstrzyga sporu pomiędzy stronami postępowania mediacyjnego i nie udziela stronom porad prawnych. 12. Mediator może w trakcie mediacji sporządzać notatki na własny użytek. Z chwilą zakończenia mediacja mediator zobowiązany jest zniszczyć notatki Mediator może odmówić prowadzenia mediacji jedynie z ważnych powodów. 2. Mediator powinien odmówić prowadzenia mediacji jeśli istnieją lub pojawią się okoliczności mające wpływ na jego neutralność czy bezstronność. 3. W przypadku gdy mediator odmówił prowadzenia mediacji powinien niezwłocznie zawiadomić o tym Kierownika Podlaskiego Centrum i strony wskazując powody odmowy prowadzenia mediacji. 14. Jeśli mediację prowadzi więcej niż jeden mediator mediatorzy współpracują ze sobą. WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO 15. Postępowanie mediacyjne może być wszczęte: 1) na zgodny wniosek stron; 2) na wniosek jednej ze stron pod warunkiem, że pozostałe strony wyraziły zgodę na mediację; 3) z inicjatywy Podlaskiego Centrum, jeśli strony wyraziły zgodę na mediację; 4) w wyniku skierowania sprawy do mediacji przez sąd Wniosek o wszczęcie mediacji, o którym mowa w 15 pkt 1 i 2, zawiera: 1) oznaczenie stron postępowania mediacyjnego, ich dane teleadresowe, dane pełnomocników jeśli będą uczestniczyć w mediacji, ich dane teleadresowe i pełnomocnictwa do uczestniczenia w mediacji; 2) oświadczenia stron o wyrażeniu zgody na mediację; 3) określenie okoliczności sporu; 4) oświadczenia stron o zapoznaniu się i akceptacji treści Regulaminu;

8 8 5) oświadczenia stron o zachowaniu poufności przebiegu mediacji; 6) wskazanie mediatora lub mediatorów albo wniosek o wyznaczenie mediatora przez Kierownika Podlaskiego Centrum. 2. We wniosku może być wskazane miejsce przeprowadzenia mediacji. 3. Wniosek może zawierać także inne dane i załączniki niż te, o których mowa w ust Wniosek składany przez jedną ze stron zawiera odpis wniosku dla pozostałych stron strony wraz z załącznikami Postępowanie mediacyjne wszczyna się po wniesieniu opłat za przeprowadzenie mediacji. 2. Niezwłocznie po wpłynięciu wniosku o wszczęcie mediacji lub po wyrażeniu zgody na mediację przez drugą stronę w przypadku wniosku złożonego tylko przez jedną ze stron, Sekretarz Podlaskiego Centrum zwraca się do stron o uiszczenie zryczałtowanej kwoty, o której mowa w 31 ust. 1 pkt 1. W przypadku nieuiszczenia opłaty w terminie 7 dni postępowanie uważa się za niewszczęte. 3. Przepisów ust. 2 nie stosuje się do mediacji w sprawie skierowanej do Podlaskiego Centrum przez sąd W przypadku gdy wniosek o wszczęcie mediacji, o którym mowa w 15 pkt 1 i 2, nie spełnia wymogów, o których mowa w 16 ust. 1 pkt 1-5 i ust. 4, Sekretarz Podlaskiego Centrum wzywa wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni. 2. W przypadku nieuzupełnienia wniosku w terminie, o którym mowa w ust. 1, Sekretarz Podlaskiego Centrum odmawia przyjęcia wniosku. WYZNACZANIE MEDIATORA Mediację prowadzi mediator lub mediatorzy wskazani przez strony. 2. Jeśli strony we wniosku o wszczęcie mediacji nie wskazały mediatora ani nie zawarły wniosku o wyznaczenie mediatora przez Kierownika Podlaskiego Centrum - mediatora wyznacza Kierownik Podlaskiego Centrum. 20. W przypadku gdy wskazany przez strony mediator nie może prowadzić mediacji, odmówił prowadzenia mediacji lub został skreślony z listy mediatorów, Kierownik Podlaskiego Centrum wzywa strony do wskazania innego mediatora w terminie 7 dni. W przypadku niewskazania mediatora w terminie, o którym mowa w zdaniu poprzednim, Kierownik Podlaskiego Centrum niezwłocznie wyznacza mediatora Każda ze stron może w trakcie mediacji zrezygnować z mediatora. W takim przypadku stosuje się postanowienia W przypadku rezygnacji z mediatora i wskazania lub wyznaczenia nowego mediatora, mediatorowi z którego usług zrezygnowano wynagrodzenie nie przysługuje. Postanowienie to nie

9 dotyczy wynagrodzenia mediatora, który prowadził mediację ze skierowania sądu. 9 PRZEBIEG POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO Postępowanie mediacyjne przeprowadzane jest na sesjach mediacyjnych. 2. Rozpoczęcie sesji mediacyjnej następuje z chwilą rozpoczęcia mediacji przez mediatora Mediacja może być prowadzona na sesji wspólnej z udziałem wszystkich stron lub na sesjach odrębnych z każdą ze stron oddzielnie. 2. Jeżeli co najmniej jedna ze stron postępowania mediacyjnego przejściowo nie może uczestniczyć w postępowaniu mediacyjnym, w szczególności gdy ze względu na stan fizyczny lub psychiczny nie jest zdolna do uczestniczenia w mediacji, mediator powinien przerwać postępowanie mediacyjne Postępowanie mediacyjne prowadzi się w siedzibie Podlaskiego Centrum. 2. Na zgodny wniosek stron mediacja może być prowadzona za zgodą mediatora poza siedzibą Podlaskiego Centrum. 3. Mediacja może być też prowadzona w wykorzystaniem technologii komunikowania się na odległość Mediacja prowadzona jest w języku polskim. 2. Na zgodny wniosek stron mediacja może być prowadzona w innym języku niż polski pod warunkiem pokrycia przez strony kosztów tłumaczenia. DORĘCZENIA Pisma w postępowaniu mediacyjnym doręcza się na adres strony i adres pełnomocnika strony wskazane we wniosku o wszczęcie mediacji. 2. Strona i jej pełnomocnik mają obowiązek poinformowania Podlaskiego Centrum o zmianach adresu. ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO Postępowanie mediacyjne kończy: 1) zawarcie lub niezawarcie ugody przez strony; 2) rezygnacja z prowadzenia mediacji zgłoszona przez stronę lub strony postępowania mediacyjnego;

10 10 3) oświadczenie mediatora o bezcelowości lub niemożności prowadzenia mediacji; 4) niewniesienie opłat, od których uzależnione jest prowadzenie mediacji. 2. Mediator powinien zakończyć postępowanie mediacyjne przed zawarciem porozumienia, jeżeli uzna, że: 1) przestał być bezstronny lub neutralny w sprawie; 2) strona trwale nie może uczestniczyć w postępowaniu mediacyjnym; 3) strona nie chce uczestniczyć w postępowaniu mediacyjnym; 4) strona uczestniczy w postępowaniu mediacyjnym w celu osiągnięcia nieuczciwych korzyści; 5) osiągnięcie porozumienia w sprawie nie jest możliwe; 6) strona chce zawrzeć porozumienie, którego skutków nie jest świadoma Niezwłocznie po zakończeniu mediacji mediator sporządza protokół z przeprowadzonej mediacji. 2. Protokół zawiera: 1) oznaczenie miejsca i czasu przeprowadzenia mediacji; 2) imię nazwisko albo nazwę każdej ze stron; 3) imię i nazwisko mediatora oraz adres mediatora; 4) wynik mediacji. 3. Jeśli mediacja zakończyła się ugodą załącza się ją do protokołu. 4. Mediator podpisuje protokół. 5. Protokół wydaje się każdej ze stron. 6. Niezwłocznie po porządzenia protokołu mediator niszczy notatki dotyczące postępowania mediacyjnego oraz zwraca stronom dokumenty jeśli był w ich posiadaniu. 29. Wniosek o wszczęcie mediacji oraz protokół z przeprowadzonej mediacji wraz z zawartą ugodą przechowuje się w Podlaskim Centrum przez okres 5 lat. 30. Ugoda zawarta w drodze mediacji może być zatwierdzona przez sąd. KOSZTY POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO Na koszty postępowania mediacyjnego składają się: 1) opłata za prowadzenie mediacji zgodna z Taryfą Opłat mediacyjnych ustalaną przez Kierownika Podlaskiego Centrum w porozumieniu z Izbą Przemysłowo Handlową w Białymstoku 2) wydatki. 2. Wydatkami są: 1) koszty podróży i noclegów mediatora; 2) koszty ekspertyz i opinii biegłych; 3) wynagrodzenie tłumaczy; 4) koszt najmu sal, w których prowadzona była mediacja w przypadku mediacji przeprowadzanej poza siedzibą Podlaskiego Centrum; 4. O zasadności poniesienia wydatków każdorazowo decydują mediator i strony.

11 11 5. Strony ponoszą wydatki w częściach równych chyba, że umówią się inaczej. 6. Podlaskie Centrum może żądać od stron wpłacenia zaliczki na poczet wydatków. 7. W przypadku zakończenia postępowania mediacyjnego przed rozpoczęciem sesji mediacyjnej strony obowiązane są uiścić wydatki poniesione w związku z organizacją sesji w szczególności koszty podróży mediatora oraz koszty najmu sali. 8. Po zakończeniu postępowania mediacyjnego Podlaskie Centrum wystawia stronom fakturę za wykonaną usługę. 32. W przypadku sprawy skierowanej do mediacji przez sąd koszty postępowania mediacyjnego ustala mediator według zasad określonych przez Ministra Sprawiedliwości. NADANIE UGODZIE FORMY WYROKU SĄDU ARBITRAŻOWEGO Na zgodny wniosek stron o nadanie ugodzie zawartej w wyniku mediacji formy wyroku sądu arbitrażowego Sekretarz Centrum przekazuje sprawę sekretarzowi Sądu Arbitrażowego w celu wyznaczenia arbitra uprawnionego do wydania wyroku. 2. Koszty związane z wydaniem wyroku określa Sąd Arbitrażowy. PRZEKAZANIE SPRAWY DO POSTĘPOWANIA ARBITRAŻOWEGO W przypadku niezawarcia ugody przez strony mediator może zaproponować stronom przekazanie sprawy do postępowania arbitrażowego w celu rozstrzygnięcia sporu. 2. W przypadku zgody stron na przekazanie sprawy do postępowania arbitrażowego mediator informuje o tym Sekretarza Podlaskiego Centrum. Sekretarz Podlaskiego Centrum informuje o zgodzie stron sekretarza Sądu Arbitrażowego w celu nadania sprawie biegu. 3. Koszty postępowania arbitrażowego mogą zostać pomniejszone o opłatę za prowadzenie mediacji.

12 Zał. Nr 2 do Regulaminu Podlaskiego Centrum Arbitrażu i Mediacji 12 Zasady Etyki Mediatora i Koncyliatora Podlaskiego Centrum Arbitrażu i Mediacji przy Izbie Przemysłowo-Handlowej w Białymstoku Celem Zasad Etyki jest: 1) promowanie wysokich standardów etycznych mediatorów Podlaskiego Centrum Arbitrażu i Mediacji; 2) budowanie wiarygodności i profesjonalizmu mediatora Podlaskiego Centrum Arbitrażu i Mediacji; 3) wspieranie mediatorów Podlaskiego Centrum Arbitrażu i Mediacji w rozwiązywani problemów związanych z wykonywaniem praktyki mediatora. Zasady Etyki implementują definicje kluczowych pojęć dokonane przez Społeczną Radę do Spraw Alternatywnych Metod Rozwiązywania Sporów, uznając dorobek przedstawicieli środowisk i organizacji zrzeszających mediatorów. Ponieważ wykonywanie obowiązków mediatora nakłada na niego szereg ważnych obowiązków wobec klientów - stron konfliktu, sądów i innych mediatorów, niezbędne jest by mediator reprezentował wysokie standardy etyczne. I. Zasada bezstronności mediatora 1. Mediator powinien zachować bezstronność przy prowadzeniu mediacji. 2. Mediator powinien poinformować strony o wszelkich relacjach o charakterze zawodowym jak i osobistym łączących go z każdą ze stron postępowania. Jeżeli istnieją jakiekolwiek okoliczności, które mogą, faktycznie lub pozornie, podważać niezależność mediatora lub powodować konflikt interesów pomiędzy mediatorem a stroną postępowania, powinien on poinformować strony o takich okolicznościach przed rozpoczęciem lub kontynuowaniem mediacji. 3. Mediator nie powinien okazywać uprzedzeń stronie postępowania mediacyjnego ani dokonywać ocen ze względu na jej pochodzenie, wykształcenie, wiek, płeć lub zachowanie podczas mediacji. 4. Mediator nie powinien nawiązywać ze stroną postępowania takich relacji, które mogłyby budzić wątpliwości co do jego niezależności w sprawie. 5. Mediator nie powinien przyjmować od stron postępowania korzyści innych niż ustalone wynagrodzenie mediatora. 6. Jeśli mediator nie jest w stanie prowadzić mediacji w sposób bezstronny lub usunąć wątpliwości co do swej bezstronności powinien zrezygnować z prowadzenia mediacji. II. Zasada neutralności mediatora 1. Mediator jest neutralny wobec przedmiotu sporu. 2. Mediator nie powinien przychylać się do racji ani rozwiązań zaproponowanych przez stronę postępowania 3. Mediator nie powinien podejmować się mediacji lub wyłączyć się z jej prowadzenia, jeżeli uzna, że nie jest neutralny lub nie może być neutralny w sprawie.

13 13 III. Zasada poufności mediacji 1. Mediator powinien zachować w tajemnicy fakt prowadzenia mediacji, jej przebieg, a także wynik, zarówno przed jej rozpoczęciem, w trakcie jej prowadzenia jak i po jej zakończeniu. 2. Mediator jest obowiązany zachować w tajemnicy informacje, które uzyskał w związku z prowadzeniem mediacji, chyba że strony zwolnią go z tego obowiązku lub obowiązek ujawnienia takich informacji wynika z przepisów prawa powszechnie obowiązującego. 3. Miejsce prowadzenia mediacji powinno być gwarantować stronom i mediatorowi poczucie bezpieczeństwa, zachowanie prywatności stronom, a także gwarantować przestrzeganie zasad poufności. 4. Mediator powinien prowadzić dokumentację z mediacji w sposób gwarantujący przestrzeganie zasad poufności. IV. Zasady dobrowolności podejmowania postępowania mediacyjnego i rozstrzygnięć w tym postępowaniu oraz zasada akceptowalności 1. Mediator nie powinien nakłaniać stron do podjęcia postępowania mediacyjnego. 2. Mediator może podjąć się prowadzenia mediacji w sprawie tylko wtedy gdy jest zaakceptowany przez wszystkie ze stron postępowania mediacyjnego. 3. Mediator nie powinien gwarantować stronom osiągnięcia określonych wyników postępowania mediacyjnego. 4. Mediator nie powinien nakłaniać stron do osiągnięcia określonego porozumienia w postępowaniu mediacyjnym. 5. Przed rozpoczęciem postępowania mediacyjnego mediator powinien poinformować strony o zasadach, przebiegu, celu i możliwych rezultatach mediacji, a w szczególności o: 1) uprawnieniach strony w postępowaniu mediacyjnym; 2) roli i zasadach działania mediatora w postępowaniu mediacyjnym; 3) prawie do zakończenia mediacji przez każdą ze stron w dowolnym momencie mediacji oraz o prawie do zmiany mediatora w trakcie postępowania mediacyjnego. V. Relacje z innymi mediatorami Mediator powinien przestrzegać zasad lojalności i koleżeństwa wobec innych mediatorów wpisanych na listę mediatorów Podlaskiego Centrum Arbitrażu i Mediacji. VI. Obowiązek podnoszenia kwalifikacji przez mediatora Mediator powinien stale pogłębiać i doskonalić swoje umiejętności, a także dbać o wysoki poziom świadczonych przez siebie usług. VII. Zasady informowania o usługach mediatora 1. Mediator może promować swoje usługi w sposób profesjonalny, uczciwy i godny. 2. Mediator może informować o instytucji mediacji, o korzyściach z niej płynących oraz jej kosztach. Informacja taka powinna być rzetelna i wyczerpująca. 3. Mediator jest odpowiedzialny za przestrzeganie zasad, o których mowa w pkt 1 i 2, przez podmioty reklamujące jego usługi i działające w jego imieniu. 4. Mediator powinien rzetelnie informować o swoich kwalifikacjach i przynależności do stowarzyszeń, związków lub innych organizacji zawodowych oraz o funkcjach w nich pełnionych.

14 14 5. Mediator może powoływać się na posiadane stopnie naukowe, certyfikaty a także potwierdzone kwalifikacje. VIII. Obowiązek dbania o dobre imię Podlaskiego Centrum Arbitrażu i Mediacji Mediator ma obowiązek dbać o dobre imię Podlaskiego Centrum Arbitrażu i Mediacji.