Regulamin Dialogu Technicznego

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do Procedury zakupów w PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o. Regulamin Dialogu Technicznego

2 1 Definicje Do wyjaśnienia znaczenia pojęć występujących w niniejszym dokumencie należy stosować definicje zawarte w 1 Procedury zakupów w PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o. 2 Postanowienia ogólne 1. Celem Dialogu Technicznego, zwany dalej Dialogiem, jest pozyskanie przez Zamawiającego informacji, które mogą być wykorzystane przy przygotowywaniu: opisu przedmiotu Zakupu, SIWZ/Regulaminu Postępowania lub określeniu warunków Umowy. 2. Dialog może zostać zorganizowany przez Inicjatora Postępowania na etapie tworzenia Wniosku zakupowego o dokonanie Zakupu lub przez Komisję Przetargową na etapie poprzedzającym wszczęcie Postępowania o dokonanie Zakupu. 3 Podmioty zaangażowane w Dialog W Dialog Techniczny zaangażowane są następujące podmioty: 1) Organizator Dialogu Inicjator Postępowania albo Komisja Przetargowa, na wniosek którego/której organizowany jest Dialog Techniczny oraz powoływana jest Komisja Dialogu Technicznego, zwany dalej Organizatorem, 2) Przewodniczący Komisji Członek Komisji odpowiedzialny za kierowanie pracami Komisji oraz za obsługę organizacyjną i należyte udokumentowanie prac Komisji, 3) Zastępca Przewodniczącego Komisji - Członek Komisji odpowiedzialny za wsparcie prac Przewodniczącego Komisji oraz odpowiedzialny za prawidłowe przygotowanie wymagań merytorycznych w Dialogu Technicznym, 4) Członek Komisji Członek Komisji, będący lub niebędący pracownikiem PGNiG Obrót Detaliczny, który jest zaangażowany w bieżące prace merytoryczne Komisji, 5) Uczestnik Dialogu podmiot zewnętrzny ubiegający się o udział w Dialogu Technicznym lub zaproszony do udziału w Dialogu, zwany dalej Uczestnikiem. 4 Zasady działalności Komisji Dialogu 1. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem Dialogu wykonuje powołana przez Organizatora Komisja Dialogu, zwana dalej Komisją. 2. Komisja rozpoczyna prace z dniem powołania. 3. Komisja składa się z co najmniej trzech osób, w tym Przewodniczącego Komisji i zastępcy Przewodniczącego Komisji powoływanych spośród pracowników PGNiG Obrót Detaliczny. W skład Komisji mogą być również powołane osoby niebędące pracownikami PGNiG Obrót Detaliczny, jeśli jest to niezbędne, w szczególności z uwagi na ich wiedzę dotyczącą przedmiotu Dialogu. 4. Organizator może w toku prowadzonego Dialogu dokonywać w każdym czasie zmian w składzie Komisji. 5. W skład Komisji wchodzą: Przewodniczący Komisji, Zastępca Przewodniczącego Komisji oraz Członkowie Komisji. 2

3 6. Pracami Komisji kieruje Przewodniczący Komisji, a w przypadku jego nieobecności Zastępca Przewodniczącego Komisji. 7. Członkowie Komisji mają prawo do: 1) wglądu do wszystkich dokumentów związanych z pracą Komisji, 2) zgłaszania Przewodniczącemu Komisji pisemnych zastrzeżeń dotyczących pracy Komisji. 8. Członkowie Komisji nie mogą bez zgody Przewodniczącego Komisji, ujawniać osobom trzecim żadnych informacji związanych z pracami Komisji. 9. Komisja może wykonywać czynności przy obecności co najmniej połowy Członków Komisji. 10. Komisja podejmuje decyzje zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy Członków Komisji. W wypadku równej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego Komisji, w przypadku jego nieobecności - głos Zastępcy Przewodniczącego Komisji. 5 Okoliczności wyłączenia z prac i odwołania Członków Komisji 1. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem Dialogu wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. 2. Członkowie Komisji podlegają wyłączeniu z prac Komisji, jeżeli: 1) pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z Uczestnikiem Dialogu, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych Uczestnika Dialogu, 2) przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia Dialogu pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z Uczestnikiem Dialogu lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych Uczestnika Dialogu, 3) pozostają z Uczestnikiem Dialogu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób, 4) zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. 3. Obowiązkiem Członków Komisji jest złożenie z chwilą powołania w skład Komisji, na ręce Przewodniczącego Komisji, w wyznaczonym przez niego terminie pisemnego oświadczenia o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w ust Organizator na wniosek Przewodniczącego Komisji wyłącza z jej prac Członka Komisji, który: 1) złożył oświadczenie o zaistnieniu którejkolwiek z okoliczności, o których mowa w ust.3, 2) nie złożył oświadczenia, o którym mowa w ust. 3 w terminie wyznaczonym przez Przewodniczącego Komisji, 3

4 3) złożył oświadczenie, o którym mowa w ust. 3, niezgodne z prawdą - w takim wypadku wyłączenie następuje z chwilą uzyskania wiadomości wskazujących na nieprawdziwość oświadczenia. 5. Członek Komisji, niezależnie od złożenia oświadczenia o braku istnienia okoliczności, o który mowa w ust. 2 jest obowiązany w każdym czasie powstrzymać się od udziału w pracach Komisji, jeżeli uzyska informacje o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 2, o czym niezwłocznie informuje Przewodniczącego Komisji poprzez złożenie oświadczenia o zaistnieniu jednej z tych okoliczności. Postanowienie ust. 4 stosuje się odpowiednio. 6. Czynności podjęte przez Członka Komisji podlegającego wyłączeniu na skutek: 1) uzyskania przez niego informacji o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 2, 2) niezłożenia oświadczenia, o którym mowa w ust. 3, 3) złożenia oświadczenia, o którym mowa w ust. 3 niezgodnego z prawdą, powtarza się, za wyjątkiem podjętych czynności, które nie miały wpływu na wynik Dialogu. 7. Członek Komisji niezwłocznie informuje Przewodniczącego Komisji o fakcie wystąpienia okoliczności uniemożliwiających mu wykonywanie powierzonych obowiązków. 8. Organizator może odwołać Członka Komisji w sytuacji: 1) w której z przyczyn obiektywnych nie może on wykonywać swoich obowiązków, 2) długotrwałej nieusprawiedliwionej nieobecności Członka Komisji na posiedzeniach Komisji, 3) niewykonywania przez Członka Komisji nałożonych na niego obowiązków lub obowiązków wynikających z przepisów prawa, 4) wyłączenia z przyczyn, o których mowa w ust O odwołaniu Członka Komisji z przyczyn, o których mowa w ust. 4 pkt 3 oraz w ust. 8 pkt 2 i 3 Przewodniczący Komisji zawiadamia niezwłocznie Dyrektora Komórki Organizacyjnej, w której zatrudniony jest Członek Komisji. 6 Przebieg i organizacja Dialogu 1. Przeprowadzenie Dialogu w Postępowaniu publicznym wymaga ogłoszenia. 2. Zamawiający publikuje ogłoszenie o Dialogu na stronie internetowej PGNiG Obrót Detaliczny, a także w inny sposób może upublicznić informację o Dialogu, z zastrzeżeniem ust Zamawiający zaprosi do Dialogu Uczestników, którzy złożą prawidłowo sporządzone, w języku polskim zgłoszenie do udziału w Dialogu oraz ewentualnie dodatkowe oświadczenia, stanowiska lub dokumenty, których Zamawiający zażąda w ogłoszeniu, w terminie i w trybie w nim wskazanym. 4. Zamawiający, po publikacji ogłoszenia o Dialogu może bezpośrednio poinformować o wszczęciu Dialogu konkretne podmioty, które w ramach prowadzonej działalności wykonują Dostawy, świadczą Usługi lub wykonują Roboty budowlane będące przedmiotem planowanego Zakupu 4

5 5. Uczestnicy zaproszeni do udziału w Dialogu zostaną poinformowani o tym fakcie przez Zamawiającego, w sposób określony w treści ogłoszenia. 6. Zamawiający nie jest zobowiązany do prowadzenia Dialogu w określonej formie z wszystkimi Uczestnikami oraz może decydować o różnych formach Dialogu z różnymi Uczestnikami, w zależności od merytorycznej treści stanowisk przedstawionych przez Uczestników w związku z Dialogiem, z poszanowaniem zasad przejrzystości, uczciwej konkurencji i równego traktowania Uczestników. 7. W uzasadnionych sytuacjach, ogłoszenie może przewidywać dodatkowe warunki, od których uzależnione jest dopuszczenie do Dialogu. Warunki te nie mogą naruszać zasad przejrzystości, uczciwej konkurencji i równego traktowania Uczestników. 8. Niezwłocznie po przesłaniu zaproszeń, o których mowa w ust. 5, Zamawiający sporządza harmonogram spotkań z Uczestnikami. 9. Termin spotkania lub innej wskazanej w ogłoszeniu formy prowadzenia Dialogu może zostać przesunięty na wniosek Uczestnika jedynie po wyrażeniu zgody przez Zamawiającego, z zastrzeżeniem, że wyznaczenie nowego terminu nie spowoduje znaczącego wydłużenia procedury związanej z przeprowadzeniem Dialogu. 10. Zamawiający może w każdej chwili zrezygnować z prowadzenia Dialogu z wybranym Uczestnikiem, jeżeli uzna, iż przekazywane przez niego informacje nie są przydatne do osiągnięcia celu Dialogu. 11. Zamawiający żąda złożenia przez Uczestników oświadczenia o zachowaniu poufności informacji przekazywanych im w toku Dialogu. 12. Zamawiający może żądać przedstawienia proponowanego sposobu realizacji przedmiotu Zakupu (rozwiązanie wstępne), możliwego do zastosowania przez Zamawiającego w ramach planowanego Zakupu. 13. Dialog prowadzony jest do dnia, w którym Zamawiający będzie w stanie określić, w wyniku porównania rozwiązań proponowanych przez Uczestników, rozwiązanie lub rozwiązania najbardziej spełniające jego potrzeby lub do dnia wskazanego w ogłoszeniu o Dialogu, z zastrzeżeniem ust Zamawiający może zakończyć Dialog Techniczny na każdym jego etapie. Zakończenie Dialogu nie wymaga podania uzasadnienia. 15. Uczestnik może w każdym czasie zrezygnować z uczestnictwa w Dialogu bez podania przyczyny, informując o tym fakcie Zamawiającego. 16. O zakończeniu Dialogu Zamawiający informuje wszystkich Uczestników przekazując informację o przeprowadzeniu Dialogu. 17. Informacja o przeprowadzeniu Dialogu jest jawna i może być zamieszczona na stronie internetowej PGNiG Obrót Detaliczny, z zastrzeżeniem 7 ust Komisja zobowiązana jest do zapewnienia bieżącego prowadzenia protokołu Dialogu Technicznego. 19. Po zakończeniu Dialogu Przewodniczący Komisji przedkłada protokół Dialogu Technicznego Organizatorowi celem zatwierdzenia. 20. Wzór ogłoszenia o Dialogu, informacji o przeprowadzeniu Dialogu oraz protokołu Dialogu określi Dyrektor Biura Zakupów. 7 Zasady prowadzenia Dialogu Technicznego 1. Dialog winien być prowadzony w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie potencjalnych Wykonawców i oferowanych przez nich rozwiązań. 5

6 2. Dialog jest prowadzony w języku polskim, zaś wszelkie dokumenty sporządzone przez Uczestnika w języku obcym składane są wraz z tłumaczeniem na język polski. 3. Postępowanie ma charakter jawny, z zastrzeżeniem ust Jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem Dialogu wymaga specjalistycznej wiedzy, Organizator może powołać biegłych lub innych doradców. 5. Dialog może przybrać w szczególności formę: 1) wymiany korespondencji w formie pisemnej lub elektronicznej, 2) spotkania indywidualnego z Uczestnikami, 3) spotkania grupowego z Uczestnikami. 6. Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, zgodnie z wyborem Zamawiającego, mogą być przekazywane pomiędzy Zamawiającym oraz Uczestnikami na piśmie, bezpośrednio, faksem lub drogą elektroniczną. Każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 7. Zamawiający nie może ujawnić informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Uczestnik zastrzegł, że przekazywane informacje nie mogą być udostępniane innym podmiotom. 8. Koszty związane z uczestnictwem w Dialogu ponoszą Uczestnicy. Koszty uczestnictwa w Dialogu nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego. 9. Złożone przez Uczestników plany, rysunki, modele, próbki, wzory, programy komputerowe oraz inne materiały pozostają w dyspozycji Zamawiającego i nie podlegają zwrotowi po zakończeniu Dialogu. Zamawiający może zwrócić Uczestnikowi, na jego żądanie, próbki, sprzęt lub inne materiały przekazane w ramach Dialogu. 10. Uczestnicy Dialogu udzielają bezwarunkowej zgody na wykorzystanie przekazywanych informacji oraz utworów stanowiących przedmiot praw autorskich na potrzeby przygotowania i realizacji przedmiotu planowanego Zakupu. Uczestnicy zezwalają Zamawiającemu na rozporządzanie i korzystanie z opracowań tych utworów, jak również zapewniają, że wykorzystanie utworu przez Zamawiającego nie będzie naruszało praw osób trzecich. 11. Od decyzji Zamawiającego wydanych w toku Dialogu Uczestnikom Dialogu nie przysługują żadne środki odwoławcze. 12. Ogłoszenie i prowadzenie Dialogu nie zobowiązuje Zamawiającego do przeprowadzenia Postępowania oraz do dokonania Zakupu. 6