Wdrożenie modułu Kadry i Płace na wakacjach enova KADRY I PŁACE (WERSJA 1.0) JOANNA WALENTEK Spis treści: Trzy najważniejsze punkty, które pozwolą nam przeprowadzić wdrożenie Kadr i Płac (w trakcie roku) z sukcesem. 2 Proces wdrożenia.. 3 Załączniki 4
Moduł Kadry i płace Elastyczna konfiguracja modułu Kadry i Płace oraz możliwość migracji danych z różnych systemów daje nam możliwość wdrażania tego modułu niezależnie od pory roku. Wdrożenie kadr i płac na wakacjach może być dobrym wstępem do wdrożenia pozostałych modułów w późniejszym okresie. Trzy najważniejsze punkty, które pozwolą nam przeprowadzić wdrożenie Kadr i Płac (w trakcie roku) z sukcesem. 1. Ustalenie zakresu prac Prawidłowe określenie zakresu prac do wykonania daje nam możliwość precyzyjnego określenia czasu jaki będziemy musieli poświęcić na wdrożenie oraz kosztów jakie Klient poniesie przy wdrożeniu. 2. Ustalenie harmonogramu prac Harmonogram prac powinien być przygotowywany razem w Klientem uwzględniając z nim ograniczenia czasowe Klienta ( sezon urlopowy osób, które mają uczestniczyć we wdrożeniu) i nasze plany ( bieżąca obsługa innych Klientów). 3. Ustalenie zasad komunikacji z Klientem, czasu reakcji na zgłaszane problemy Bardzo ważną kwestią na początku wdrożenia jest ustalenie osób decyzyjnych po stornie Klienta, po stronie firmy wdrożeniowej, jak również, które osoby stanowią zespół roboczy po obu stronach. Powinny również zostać ustalone zasady komunikacji. Najbardziej popularną formą jest: 1. Przy spotkaniach u Klienta: protokół z wizyty ( przykładowy stanowi załącznik nr 1 ) 2. Mail, telefon - przy czym z formalnego punktu widzenia telefon powinien stanowić tylko wsparacie przy wdrożeniu, ale prace powinny być potwierdzane pisemnie. 3. Protokół postępu prac po każdym etapie wdrożenia czyli: protokół potwierdzający migracje danych, protokół ze szkolenia użytkownika, protokół odbioru wdrożenia. Poniżej zaprezentowany jest przykładowy schemat zespołu projektowego 2
Proces wdrożenia Wdrożenie modułu kadry i płac dzielimy na etapy, dostosowując do indywidualnych potrzeb Klienta, aby w trakcie prac maksymalnie wykorzystać potencjał oprogramowania i podnieść efektywność procesów biznesowych Klienta. W zależności od charakteru projektu wdrożenia nie wszystkie etapy są konieczne do realizacji. Pełny proces wdrożenia po podpisaniu umowy powinien przedstawiać się następująco: ETAP nr I Analiza wdrożeniowa, przekazanie danych do próbnej migracji Dobrze przygotowana analiza przedwdrożeniowa stanowi 50% sukcesu wdrożenia. W analizie powinny zostać opisane dokładne oczekiwania co do systemu, jak Klient chce mieć zdefiniowaną: strukturę organizacyjną, składniki płacowe, jakie oczekuje wydruki, punktem żelaznym analizy powinno być też określenie zakresu migracji danych. Określenie liczby użytkowników i ich uprawnień. Warunki odbioru systemu. Do końca lipca zostanie udostępniona przykładowa analiza przedwdrożeniowa. Będzie dostępna pod mailem: place@enova.pl Po każdym etapie powinien następować punkt kontrolny i podsumowanie w formie protokołu Na końcu artykułu załączone są przykładowe protokoły postępu prac oraz zakończenia wdrożenia. ETAP nr II 3
Konfiguracja systemu 1. Odzwierciedlenie procesów w enovie z analizy konfiguracji 2. Przygotowanie wydruków Po podpisaniu protokołu analizy przez obie strony powinniśmy przystąpić do skonfigurowania systemu zgodnie z analizą. Punkt kontrolny protokół postępu prac ETAP nr III Instalacja oprogramowania na serwerze i końcówkach u każdego Punkt kontrolny protokół postępu prac ETAP nr IV Migracja danych w zależności od dostępności zasobów (etap równoległy z III lub V) I część : Dane kadrowe 12 ostatnich wypłat Weryfikacja migracji przez Klienta II część: Protokół odbioru migracji część I Historia wypłat Protokół odbioru migracji część II Migracja danych w module kadrowo- płacowym jest istotnym elementem wdrożenia. Czasami jest również elementem krytycznym i powodem niepowodzenia wdrożenia. Warto w analizie przedwdrożeniowej dokładnie określić zakres wdrożenia. Nie obiecywać wszystkiego, bo pod tym słowem Klient może rozumieć zupełnie co innego niż my. Warto również ustalić z Klientem punkty krytyczne migracji bez, których nie możemy zacząć pracy produkcyjnej oraz zakres migracji, którą możemy zrobić trochę później. Dobrym przykładem mogą być wypłaty pracowników. Jeżeli mamy pracowników etatowych to nim zacznie się praca produkcyjna powinny być przemigrowane: podstawowe dane pracownicze, Historia zatrudnienia, wykształcenia, rachunki bankowe, historia etatu oraz listy płac z 12-tu ostatnich miesięcy. Z migracją pozostałych danych takich jak wypłaty za wcześniejsze lata, szkolenia BHP, badania lekarskie możemy poczekać i równolegle prowadzić prace wdrożeniowe. Kolejną istotnym elementem migracji danych jest kwestia ustalenia formatu danych w jakim zostaną dostarczone dane przez Klienta. Jako załącznik do niniejszego dokumentu została przedstawiona lista pytań do Klienta, która pozwala ustalić potrzeby migracyjne Klienta. ETAP nr V Szkolenie użytkowników: 1. Szkolenie z modułu Kadry 2. Szkolenie z modułu Płace Punkt kontrolny protokół postępu prac Zgodnie z analizą przedwdrożeniową powinny zostać zdefiniowane dostępy poszczególnych użytkowników oraz przeprowadzone szkolenia użytkowników. Etap VI Start pracy produkcyjnej: - wprowadzanie danych kadrowych na bieżąco - weryfikacja migracji danych - naliczenie pierwszej wypłaty - poprawki konfiguracyjne - migracja pozostałych danych 4
asysta w module kadry i płace przy bieżącej pracy Na tym etapie pojawia się najwięcej problemów. Zazwyczaj następuje tutaj eskalacja potrzeb, które nie zostały zgłoszone na etapie analizy przedwdrożeniowej. Warto na tym etapie analizować czy te potrzeby są potrzebami istotnymi z punktu widzenia startu pracy produkcyjnej, czy też realizacje należy odłożyć na późniejszy termin wprowadzając korekty na harmonogram. Zdarza się, że pojawiają się potrzeby, które należy wycenić dodatkowo. Tu wsparciem jest analiza przedwdrożeniowa, gdzie im bardziej szczegółowy opis potrzeb tym na tym etapie łatwiej współpracować z Klientem. Protokół odbioru wdrożenia Etap VII Asysta powdrożeniowa: - koniec działań wdrożeniowych :) Protokół powdrożeniowy Wraz z przykładową analizą zaprezentowany zostanie harmonogram z prac wdrożeniowych, gdzie wdrożenie odbyło się w trakcie roku. Harmonogram był opracowywany w ścisłej współpracy z Klientem, co pozwoliło obu stronom uświadomić ile mamy pracy przed sobą i jeżeli każda ze stron się opóźni w jakimś tematem to będzie miało odzwierciedlenie w przesunięciu wdrożenia, co będzie pociągało za sobą dodatkowe koszty, po obu stronach. 5
Załącznik nr 1. Przykład weryfikacji danych do migracji Zakres danych Szczegóły TAK NIE Dane osobowe pracowników Kod, Imię, Nazwisko, NIP, PESEL, data (zawartośd formularza Kadry urodzenia, miejsce urodzenia Imię Ojca, Ogólne) Matki, Nazwiska rodowe, Adres zameldowania Adresy (zawartośd formularza Kadry Adres zamieszkania, adres Adresy) korespondencyjny, telefon, e-mail Dane podatkowe (zawartośd formularza Kadry Dane podatkowe) Dane ubezpieczeniowe (zawartośd formularza Kadry Dane ubezpieczeniowe Zatrudnienie w poprzednich firmach (zakładka Kadry Historia zatrudnienia) Rachunki bankowe (zawartośd formularza Kadry Rachunki bankowe) Rodzina (zakładka Kadry Rodzina) Wykształcenie (zakładka Kadry Wykształcenie) Badania (zakładka Kadry pozostałe Badania lekarskie) Szkolenia BHP (zakładka Kadry pozostałe Szkolenia BHP) Uprawnienia (zakładka Kadry pozostałe Uprawniania) Dane dotyczące zatrudnienia w firmie (formularz Etat Ogólne) Dane dotyczące stałych elementów wynagrodzenia (zakładka Etat Dodatki) Urząd skarbowy pracownika, wysokośd kosztów, wysokośd ulgi Prawo do renty, emerytury, stopieo niepełnosprawności Dane dotyczące historii zatrudnienia poza firmą Rachunki bankowe pracownika Dane członków rodziny (imię, nazwisko, data urodzenia, podleganie ubezpieczeniu) Informacje o ukooczonych szkołach i należnym z tego tytułu stażu do urlopu. Badania lekarskie pracownika, rodzaj okres obowiązywania. Rodzaj i okres obowiązywania szkoleo BHP Dane dotyczące dodatkowych uprawnieo Okres zatrudnienia, wydział, stanowisko, stawka zaszeregowania, wymiar etatu. Koniczne określenie zakresu. Migracje wszystkich aktualizacji- pełna historia. Migracja tylko jednego zapisu najbardziej aktualnego. Nazwa i okres obowiązywania elementu (np. dodatek funkcyjny, składka PZU itd.) 6
Limity nieobecności (zakładka Kalendarz Limity nieobecności) Nieobecności (zakładka Kalendarz Nieobecności) Nazwa limitu, okres obowiązywania (np. urlop wypoczynkowy, opieka nad dzieckiem, urlop dodatkowy ) istotne określenie zakresu czy migrujemy poprzedni rok czy tylko bieżący) Nazwa nieobecności, okres obowiązywania Umowy cywilnoprawne (zakładka Umowy Umowy) Przynależnośd do fundusz PKZP i ZFM (zakładka PKZP ZFM PKZP ZFM Wypłaty pracownika (zakładka Płace Wypłaty) Podstawy naliczania zwolnieo ZUS (zakładka Kalendarz Podstawy naliczania zwolnieo ZUS) Umowy zlecenia, o dzieło, okres obowiązywania, stawka, temat. Istotne określenie szczegółowego zakresu migracji ( czy tylko obecnie obowiązujące, ty wszystkie historyczne) Data przynależności do funduszy wysokośd wkładu, dane dotyczące pożyczki wysokośd, ilośd rat) Dane zawsze migrujemy jako bilans otwarcia tj wysokośd pożyczki i ilośd rat na moment startu systemu) Wypłaty ( elementy, kwoty, składki, podatki, kwota do wypłaty). Konieczne doprecyzowanie zakresu migracji. Migracja ostatnich 12 miesięcy, lub migracja ostatniego roku kalendarzowego (tak by były wszystkie dane do deklaracji PIT 11) lub migracja całości. Nie zawsze jest konieczna, czasami wystarcza migracja wypłat i nieobecności. 7
Załącznik 2 Protokół wykonania prac (wzór) Miejscowość: Data:.. 1. Podstawa wykonania prac/usług. 2. Miejsce wykonania prac/usług.. 3. Zakres wykonanych prac/usług: Dotyczy modułów: Kadry Płace ZZL 3.1. Instalacja aktualnej wersji oprogramowania 3.2. Uzgodnienia dodatkowe. 3.3. Przekazanie materiałów.... instalacyjna płyta CD z oprogramowaniem, instrukcja obsługi. 3.4. Odebranie materiałów.... 3.5. Wdrożenia (szkolenia) stanowiskowe.. 3.6. Wprowadzenie przykładowych - rzeczywistych danych... 3.7. Inne prace / usługi.. 3.8. Zrealizowana liczba godzin pracy ogółem (do rozliczenia - zafakturowania):.. Protokół przyjęto bez zastrzeżeń / zgłoszono zastrzeżenia...... podpis klienta podpis dostawcy 8
Załącznik nr 3 Protokół Odbioru Wdrożenia (Wzór) I. Sporządzony dnia...w... w sprawie odbioru wdrożenia...... wykonango wg umowy nr... z dnia... Skład Komisji Przedstawiciele...... (dostawca) 1.... 2.... (imię i nazwisko) (stanowisko) Przedstawiciele... ( klient) 1.... 2.... (imię i nazwisko) (stanowisko) II. Ustalenia Komisji dotyczące wyników pracy: 1. praca została wykonana zgodnie z umową 2. w stosunku do umowy wskazuje następujące odchylenia...... III. Inne wnioski Komisji... Na tym protokół zakończono i podpisano: Członkowie: Przedstawiciele klienta Przedstawiciele dostawcy...... (podpisy) (podpisy) 9