UNIA EUROPEJSKA Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego INTERREG IVC seminarium 17.04.2008
Zasady kwalifikowalnoci wydatków oraz budet projektu zostały okrelone w Rozdziale 2.4 Programme Manual Zasady raportowania oraz archiwizowania dokumentów zostały okrelone w Rozdziale 4.3 Programme Manual
BUDET PROJEKTU Budet projektu dzielony na linie budetowe (BL) i komponenty Rodzaje komponentów: C 1 Koordynacja i zarzdzanie (management & coordination) C 2 Komunikacja i rozpowszechnianie informacji (communication & dissemination) C 3 Wymiana dowiadcze (exchange of experience) C 4 oraz C5 Działania pozostałe merytoryczne Rodzaje linii budetowych BL: 1) Personel 2) Administracja 3) Podróe i zakwaterowanie 4) Sprzt 5) Zewntrzne ekspertyzy i usługi 6) Sub-projekty (dotyczy wyłcznie mini-programów)
BUDET PROJEKTU Budet projektu okrelony w zatwierdzonym Wniosku Aplikacyjnym w podziale na partnerów. Budet dzielony na szeciomiesiczne okresy sprawozdawcze szczególnie zalecane Partnerom Wiodcym w celu planowania płatnoci oraz monitorowania wdraania projektu.
BUDET PROJEKTU Linia budetowa nr 1 Personel Koszty wynagrodze pracowników partnera projektu wymienionego oficjalnie we Wniosku Aplikacyjnym bezporednio zaangaowanych w realizacj projektu. W tej linii wyłcznie pracownicy zatrudnieni na umow o prac (inne formy zatrudnienia np. umowa zlecenie, umowa o dzieło w linii budetowej 5 zewntrzne ekspertyzy i usługi). Pracownicy zatrudnieni wyłcznie do realizacji projektu (musi wynika to z umowy o prac i zakresu obowizków) lub czciowo do realizacji projektu Kalkulacje kosztów osobowych w oparciu o rzeczywiste stawki wynagrodzenia danej osoby za godzin robocz w danym miesicu (wynagrodzenie za dany miesic/liczba godzin roboczych w danym miesicu) Kalkulacje kosztów osobowych w oparciu o ewidencj czasu pracy na rzecz projektu w kartach czasu pracy
BUDET PROJEKTU Linia budetowa nr 2 Administracja Koszty kwalifikowalne przykładowe rodzaje: artykuły biurowe, kserokopie opłaty pocztowe, telefon, faks i Internet ogrzewanie, elektryczno koszty utrzymania pomieszcze, gdzie pracuj osoby realizujce projekt np. usługi sprztania, konserwacja sprztu IT, usługi dozoru czynsz za wynajem biura, meble inne wydatki administracyjne ekonomicznie uzasadnione i absolutnie niezbdne do skutecznego przeprowadzenia operacji i jasno wynikajce z realizacji projektu Koszty te mog by bezporednimi lub porednimi kosztami ogólnymi. Bezporednie koszty ogólne mona okreli jako bezporednio przypisane do projektu. Porednie koszty ogólne (koszty ogólnego zarzdu zwizane z działaniami w ramach projektu) s obliczane i przypisywane do projektu proporcjonalnie. Oznacza to obliczenia proporcjonalne na podstawie faktycznych kosztów zgodnie z uzasadnion, rzeteln i sprawiedliw metod, która powinna obowizywa w tej samej postaci w całym okresie wdraania projektu.
BUDET PROJEKTU Linia budetowa nr 2 Administracja Kalkulacje kosztów porednich moliwe klucze: - stosunek liczby pracowników bezporednio pracujcych na rzecz projektu do liczby wszystkich pracowników jednostki - stosunek liczby godzin bezporednio przepracowanych na rzecz projektu w danym okresie do liczby wszystkich godzin przepracowanych w jednostce w danym okresie - stosunek powierzchni zajmowanej przez pracowników pracujcych bezporednio na rzecz projektu do powierzchni zajmowanej przez cał jednostk. Koszty administracyjne zwizane z usługami wiadczonymi przez ekspertów zewntrznych musz by ujmowane w linii budetowej nr 5 - Zewntrzne ekspertyzy i usługi.
Linia budetowa nr 3 Podróe i zakwaterowanie BUDET PROJEKTU Koszty podróy i zakwaterowania wyłcznie personelu partnera w zwizku z ich uczestnictwem w spotkaniach, seminariach, konferencjach majcych miejsce na terytorium krajów UE. Wszelkie wyjazdy musz by wyranie motywowane działaniami projektu i musz by niezbdne dla skutecznego wdraania projektu. Koszty podróy i zakwaterowania ekspertów zewntrznych musz by ujmowane w linii budetowej nr 5 - Zewntrzne ekspertyzy i usługi.
BUDET PROJEKTU Linia budetowa nr 3 Podróe i zakwaterowanie Koszty w tej linii musz by planowane z uwzgldnieniem krajowych przepisów dotyczcych delegacji słubowych pracowników partnera oraz przepisów wewntrznych regulujcych ww. kwestie obowizujcych w instytucji partnera. Podróe powinny odbywa si najbardziej ekonomicznym rodkiem transportu na danej trasie. Podobnie koszty zakwaterowania winny by ekonomicznie uzasadnione.
BUDET PROJEKTU Linia budetowa nr 4 Sprzt W linii tej mona raportowa zakup lub amortyzacj sprztu (przede wszystkim sprztu IT) uywanego w okresie realizacji projektu przez pracowników zaangaowanych w realizacj projektu. Amortyzacja musi by wyliczona zgodnie z przepisami krajowymi, a metoda amortyzacji musi by przechowywana dla celów ksigowych, kontroli i audytu. Parametry techniczne sprztu powinny odpowiada celom, do których sprzt uywany jest w projekcie. Co do zasady partner winien posiada sprzt niezbdny do realizacji projektu. Co wicej zakupy w tej linii nie mog stanowi podstawowego celu projektu. Rekomenduje si, aby koszty raportowane w tej linii nie przekraczały 5% kosztów całkowitych. Zakupy sprztu winny by dokonywane na długo przed zakoczeniem projektu i powinny by dokonane zgodnie z Prawem Zamówie Publicznych. Raportowa w projekcie mona sprzt zaplanowany w zatwierdzonym Wniosku Aplikacyjnym projektu.
BUDET PROJEKTU Linia budetowa nr 4 Sprzt Koszty amortyzacji sprztu mona planowa i rozlicza w projekcie wyłcznie dla sprztu, który: nie został ju sfinansowane z innych dotacji (np. europejskich, krajowych lub regionalnych) oraz nie został całkowicie umorzony tj. jest nadal amortyzowany w okresie realizacji projektu nie został ujty w innej linii budetowej np. Administracji jest absolutnie niezbdny dla wdroenia projektu. Koszty amortyzacji sprztu wykorzystywanego do realizacji projektu mog by przypisane do projektu w całoci wyłcznie w przypadkach, gdy dany sprzt jest wykorzystywany tylko i wyłcznie dla celów realizacji projektu. Jeli sprzt jest wykorzystywany take do innych ni realizacja projektu celów, amortyzacja moe by przypisana do projektu proporcjonalnie zgodnie z uzasadnion, rzeteln i sprawiedliw metod, która powinna obowizywa w tej samej postaci w całym okresie wdraania projektu.
BUDET PROJEKTU Linia budetowa nr 5 Zewntrzne ekspertyzy i usługi W linii tej naley umieci wydatki dokonywane przez partnerów na mocy zawartych umów/porozumie oraz faktur/rachunków z podmiotami zewntrznymi zarówno osobami fizycznymi, jak i prawnymi zatrudnionymi do realizacji działa, których partner nie ma moliwoci wykona własnymi siłami. Przykładowe koszty kwalifikowalne: organizacja spotka przez podmiot zewntrzny prelegenci i gocie z zewntrz na potrzeby spotka i konferencji pod warunkiem, e ich udział w spotkaniach przeniesie korzy projektowi tłumaczenia ekspertyzy, opracowania i analizy projektowanie, wykonanie stron internetowych oraz hosting wynajem sal na spotkania oraz catering zatrudnienie zewntrznego koordynatora merytorycznego i finansowego projektu przygotowanie, redagowanie, skład i drukowanie materiałów promocyjnych.
BUDET PROJEKTU Linia budetowa nr 5 Zewntrzne ekspertyzy i usługi Koszty zewntrznych ekspertyz i usług winny by zgodne z cenami rynkowymi a wybór wykonawców musi by dokonany zgodnie z Prawem Zamówie Publicznych. Zewntrzne ekspertyzy i usługi musz by wyspecyfikowane we Wniosku Aplikacyjnym. Na etapie planowania budetu naley okreli rodzaj i natur usług i ekspertyz zewntrznych, partnera odpowiedzialnego za ich realizacj oraz ich budet. Jeli koszty te maj by kosztami dzielonymi, naley okreli, którzy partnerzy bd w nich partycypowa.
BUDET PROJEKTU Linia budetowa nr 6 Sub-projekty Linia budetowa wystpujca wyłcznie w przypadku mini-programów (projekty co do zasady podobne do RFO wystpujcych w poprzednim okresie programowania). Kady mini-program moe mie max 12 sub-projektów, których realizacja powinna zakoczy odpowiednio wczeniej przed dat zakoczenia mini-programu. Na etapie planowania budetu naley okreli budet całkowity subprojektów, jakie planuje si wdroy w ramach mini-programu.
KOSZTY PRZYGOTAWCZE S to koszty bezporednio zwizane z przygotowaniem projektu i złoeniem Wniosku Aplikacyjnego, który finalnie został zaakceptowany do realizacji przez Komitet Monitorujcy. Musz one dotyczy działa realizowanych od dnia 1 stycznia 2007 do dnia złoenia Wniosku Aplikacyjnego. Koszty te musz by zaplanowane i opisane we Wniosku Aplikacyjnym w podziale na linie budetowe. S raportowane razem z kosztami pierwszego okresu sprawozdawczego musz do tego czasu by zapłacone. Maksymalny limit kosztów przygotowawczych wynosi 30.000 EUR. Przykładowe koszty: przygotowanie idei projektu, poszukiwanie przyszłych partnerów, spotkania przyszłych partnerów, udział w spotkaniach dla przyszłych partnerów wiodcych.
OKRES KWALIFIKOWALNO CI OGÓLNE RAMY CZASOWE Zgodnie z art. 56 rozporzdzenia (WE) nr 1083/2006, program musi si zakoczy dnia 31 grudnia 2015 r. Wszelkie działania w ramach projektów INTERREG IVC musz si zatem zakoczy najpóniej dnia 31 grudnia 2014 r.
OKRES KWALIFIKOWALNO CI Okres kwalifikowalnoci dla kosztów innych ni koszty przygotowawcze rozpoczyna si w dniu zatwierdzenia projektu przez Komitet Monitorujcy programu. Realizacja projektu powinna si zacz w cigu dwóch miesicy od daty zatwierdzenia projektu przez Komitet Monitorujcy. Kady projekt bdzie miał jedn oficjaln dat kocow jest to koniec miesica okrelonego w zatwierdzonym Wniosku Aplikacyjnym jako finalisation month Jest to data koca kwalifikowalnoci wydatków dla danego projektu. Oznacza to, e wszystkie wydatki aby by kwalifikowalne musz by dokonane przed t dat.
OKRES KWALIFIKOWALNO CI Zasady praktyczne: - wszystkie wydatki w ramach projektu musz by dokonane przed kocem okresu kwalifikowalnoci czyli przed kocem miesica okrelonego w zatwierdzonym Wniosku Aplikacyjnym jako finalisation month. - ustalajc okres trwania projektu oraz plan realizacji działa w ramach projektu naley przyj, e działania merytoryczne powinny si zakoczy 2-3 miesice przed zakoczeniem okresu kwalifikowalnoci ostatnie 2-3 miesice powinny by powicone na czynnoci administracyjne zwizane z zakoczeniem projektu.
ZASADY KWALIFIKOWALNO CI PODATEK VAT Podatek VAT nie stanowi wydatku kwalifikowalnego chyba, e został pierwotnie i ostatecznie zapłacony przez instytucj partnera. Podatek VAT, który mona odzyska, nie moe by uznany za kwalifikowalny nawet jeeli nie został faktycznie odzyskany przez instytucj partnera. Oznacza to, e w przypadkach gdy partner moe odzyska podatek VAT ale rezygnuje z tej moliwoci, podatek VAT jest niekwalifikowalny.
ZASADY KWALIFIKOWALNO CI OPŁATY FINANSOWE Opłaty transakcyjne za midzynarodowe transakcje finansowe s kwalifikowalne. Jeeli realizacja projektu wymaga otwarcia odrbnego rachunku, opłaty bankowe za otwarcie i administrowanie rachunkiem równie uznaje si za kwalifikowalne.
ZASADY KWALIFIKOWALNO CI PRZYCHÓD WYGENEROWANY PRZEZ PROJEKT Jeeli projekt generuje przychód np. poprzez usługi, opłaty za uczestnictwo w konferencji, sprzeda broszur lub ksiek, przychody te musz one by odjte od kosztów kwalifikowalnych w całoci lub proporcjonalnie, w zalenoci czy były generowane w całoci lub czci w wyniku dofinansowywanej operacji. Uwaga! Finansowanie z EFRR oblicza si na podstawie łcznych kosztów kwalifikowalnych po odliczeniu przychodów przypisanych do projektu.
ZASADY KWALIFIKOWALNO CI WYDATKI DOFINANSOWYWANE Z INNYCH RODKÓW UE LUB INNYCH DOTACJI KRAJOWYCH LUB REGIONALNYCH Wydatek, który otrzymał ju dofinansowanie z innego ródła finansowania w ramach funduszy europejskich nie uznaje si za kwalifikowalny w kontekcie projektów Interreg IVC. Jeli wydatek jest ju w pełni pokrywany przez inn dotacj krajow lub regionaln, równie nie moe by uznany za kwalifikowalny, gdy skutkowałoby to podwójnym finansowaniem.
ZASADY KWALIFIKOWALNO CI ZA NIEKWALIFIKOWALNE UWAANE S M.IN.: - wkłady rzeczowe pod adn postaci, - odsetki od zadłuenia, - grzywny, kary pienine i straty na rónicach kursowych, - odsetki karne, - koszty przygotowawcze, chyba e zostały zaakceptowane we zatwierdzonym Wniosku Aplikacyjnym, - wydatki inwestycyjne, chyba e zostały zaakceptowane we zatwierdzonym Wniosku Aplikacyjnym, - podatek VAT jeli moe by odzyskany.
KURSY WYMIANY Koszty i wydatki poniesione w walucie krajowej przeliczane na EUR po jednym z czterech moliwych kursów: kurs rynkowy z dnia poniesienia wydatku, kurs rynkowy z ostatniego dnia okresu raportowania tj. 30 czerwiec lub 31 grudzie, kurs redni miesiczny ustalony przez Komisj Europejsk z miesica poniesienia wydatku, kurs redni miesiczny ustalony przez Komisj Europejsk obowizujcy w ostatnim miesicu okresu raportowania tj. czerwiec lub grudzie. Koszty i wydatki poniesione w EUR powinny by raportowane w kwotach EUR wynikajcych z faktur VAT, rachunków i innych dokumentów o równowanej mocy dowodowej Uwaga: Oznacza to, e nie powinny mie miejsca sytuacje kiedy kwoty w EUR przeliczane s na PLN (dla celów ksigowych) i ponownie na EUR po kursie ustalonym dla wydatków w walucie krajowej Rodzaj kursu wymiany jaki winien zosta uyty jest ustalany przez Partnera Wiodcego projektu w porozumieniu z Partnerami projektu i winien obowizywa przez cały okres realizacji projektu.
OKRESY SPRAWOZDAWCZE Okres sprawozdawczy kolejne 6 kalendarzowych miesicy: stycze czerwiec lipiec - grudzie Partner składa raporty merytoryczne i finansowe za dany okres sprawozdawczy do Partnera Wiodcego, a Partner Wiodcy składa je do Wspólnego Sekretariatu Technicznego za okres stycze czerwiec do dnia 1 padziernika za okres lipiec grudzie do dnia 1 kwietnia
INSTYTUCJA ODPOWIEDZIALNA ZA KONTROL I STOPNIA: Władza Wdraajca Programy Europejskie Ul. Wspólna 2/4 00-926 Warszawa KONTROLA I STOPNIA Osoba odpowiedzialna za kontrol I stopnia przydzielana w momencie wpływu pierwszego rozliczenia Ten sam kontroler przez cały okres realizacji projektu Kontrola I stopnia = kontrola administracyjna dokumentów + kontrola na miejscu Dla Urzdów Marszałkowskich, Urzdów Wojewódzkich, Ministerstw i innych urzdów centralnych kontrol I stopnia mog prowadzi niezaleni od wdraania projektu kontrolerzy wewntrzni ww. instytucji. Jest to moliwe po uprzednim zatwierdzeniu kontrolera przez MRR.
DANE KONTAKTOWE Sylwia Tyszko Główny Ksigowy WWPE sylwia.tyszko@wwpe.gov.pl tel. 022 461 88 04 fax 022 461 87 22 Katarzyna Suda Starszy Specjalista WWPE katarzyna.suda@wwpe.gov.pl Dzikuj za uwag!