Renata Mroczkowska Pracownik samorządowy od zatrudnienia do zwolnienia Dokumentacja kadrowa z komentarzem i suplementem elektronicznym ODDK Spó³ka z ograniczon¹ odpowiedzialnoœci¹ Sp.k. Gdañsk 2014 Gdañsk tel./faks 58 554 29 17 www.oddk.pl
Spis treœci Spis treści Spis treści Wstęp... 7 I. Pracownik samorządowy... 9 1. Definicja... 9 2. Stanowiska pracowników samorządowych i ustawowe wymagania... 9 3. Doradca, asystent... 10 4. Sekretarz... 12 5. Organy uprawnione do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy... 14 II. Akta osobowe... 16 1. Lista kontrolna teczki osobowej pracownika z instrukcją prowadzenia... 16 2. Instrukcja prowadzenia akt osobowych... 17 III. Nabór na wolne stanowiska urzędnicze... 19 1. Procedura naboru na wolne stanowiska urzędnicze... 19 2. Regulamin naboru na wolne stanowiska urzędnicze... 20 2.1. Wniosek o zatrudnienie pracownika załącznik nr 1... 26 2.2. Formularz opisu stanowiska pracy załącznik nr 2... 26 2.3. Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko pracy załącznik nr 3... 28 2.4. Protokół z przeprowadzonego naboru kandydatów na stanowisko pracy załącznik nr 4... 30 2.5. Informacja o wynikach naboru (negatywna) załącznik nr 5a... 31 2.6. Informacja o wynikach naboru (pozytywna) załącznik nr 5b... 32 IV. Dokumenty wymagane przed zatrudnieniem... 33 1. Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie... 33 2. Oświadczenie dla kandydatów... 34 3. Spis dokumentów, które winna przedłoŝyć osoba przed zatrudnieniem... 35 4. Skierowanie na wstępne badania lekarskie... 35 V. Dokumentacja nawiązania stosunku pracy... 37 1. Stosunek pracy zasady ogólne... 37 2. Wybór... 37 3. Powołanie... 38 4. Umowa o pracę zagadnienia ogólne... 40 5. Umowa o pracę wzór podstawowy... 42 6. Umowa o pracę na czas określony... 44 7. Umowa o pracę dla pracownika podejmującego pracę na stanowisku urzędniczym po raz pierwszy... 46 8. Umowa o pracę dla doradcy/asystenta... 46 9. Umowa o pracę na zastępstwo... 47 10. Umowa o pracę na czas nieokreślony... 48 VI. Ślubowanie... 51 1. Treść ślubowania... 51 VII. Dokumenty wymagane po zatrudnieniu... 52 1. Zakres czynności pracownika... 52 2. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z treścią regulaminu pracy... 53 3. Podstawowa informacja określona w art. 29 3 Kodeksu pracy u pracodawcy posiadającego regulamin pracy... 54 4. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z przepisami zakładowymi i zakresem informacji objętych tajemnicą oraz o przeszkoleniu w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpoŝarowej... 55 VIII. SłuŜba przygotowawcza... 56 1. Zarządzenie w sprawie sposobu przeprowadzania słuŝby przygotowawczej... 56 1.1. Umowa na czas określony z osobą podejmującą po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym załącznik nr 1... 60 1.2. Opinia kierownika komórki o zakresie i proponowanym terminie słuŝby przygotowawczej załącznik nr 2... 62 1.3. Decyzja kierownika jednostki o skierowaniu pracownika do słuŝby przygotowawczej załącznik nr 3... 62 1.4. Wniosek kierownika komórki o odstąpienie od skierowania do słuŝby przygotowawczej załącznik nr 4... 63 1.5. Decyzja o odstąpieniu od odbycia słuŝby przygotowawczej przez pracownika załącznik nr 5... 64 1.6. Opinia o pracowniku sporządzona przez opiekuna załącznik nr 6... 64
4 Spis treści 1.7. Zaświadczenie o pozytywnym ukończeniu słuŝby przygotowawczej załącznik nr 7... 66 1.8. Zaświadczenie o negatywnym ukończeniu słuŝby przygotowawczej załącznik nr 8... 66 IX. Obligatoryjne zawiadomienie komornika, WKU... 68 1. Zawiadomienie komornika o zatrudnieniu pracownika... 68 2. Zawiadomienie wojskowej komendy uzupełnień o zatrudnieniu pracownika... 69 X. Obowiązki pracownika samorządowego... 70 1. Katalog obowiązków... 70 2. Podnoszenie kwalifikacji zasady ogólne... 70 2.1. Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych... 70 3. Polecenia słuŝbowe zasady ogólne... 72 3.1. Pisemne potwierdzenie polecenia słuŝbowego... 72 4. Oświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej... 73 5. Oświadczenie o stanie majątkowym... 74 XI. Oceny okresowe... 76 1. Zarządzenie w sprawie przeprowadzania ocen okresowych pracowników samorządowych... 76 2. Regulamin przeprowadzania ocen okresowych pracowników samorządowych... 77 2.1. Wzór arkusza oceny załącznik nr 1... 82 2.2. Wykaz kryteriów oceny załącznik nr 2... 85 2.3. Powiadomienie o nowym terminie oceny załącznik nr 3... 89 2.4. Rozwiązanie za wypowiedzeniem stosunku pracy z powodu otrzymania ponownej negatywnej oceny okresowej załącznik nr 4... 89 3. Instrukcja w sprawie zasad przyznawania i refundacji kosztów okularów korygujących pracownikom wykonującym pracę przy monitorach ekranowych... 90 XII. Wynagrodzenia... 94 1. Wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia na konto bankowe... 94 2. Dodatek specjalny... 95 2.1. Wniosek o przyznanie dodatku specjalnego z tytułu zwiększonych obowiązków lub powierzenia dodatkowych zadań... 95 2.2. Przyznanie dodatku specjalnego... 96 3. Dodatek funkcyjny... 96 3.1. Przyznanie dodatku funkcyjnego... 96 4. Dodatkowe wynagrodzenie prowizyjne... 97 4.1. Wniosek o dodatkowe wynagrodzenie prowizyjne... 97 4.2. Przyznanie dodatkowego wynagrodzenia prowizyjnego... 98 4.3. Wniosek o odebranie dodatkowego wynagrodzenia prowizyjnego... 98 5. Nagrody... 99 5.1. Wniosek o przyznanie nagrody za szczególne osiągnięcia zawodowe... 99 5.2. Przyznanie nagrody za szczególne osiągnięcia zawodowe... 100 5.3. Przyznanie nagrody jubileuszowej... 100 5.4. Przyznanie jednorazowej odprawy... 101 6. Premie... 102 6.1. Przyznanie premii... 102 XIII. Urlopy... 103 1. Urlop wypoczynkowy pisma pracowników... 103 1.1. Wniosek pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego... 103 1.2. Wniosek pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego na Ŝądanie... 103 1.3. Wniosek pracownika o podział urlopu wypoczynkowego na części... 104 1.4. Wniosek pracownika o przesunięcie urlopu wypoczynkowego... 104 1.5. Wniosek o urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim... 105 2. Urlop wypoczynkowy pisma pracodawcy... 106 2.1. Plan urlopów... 106 2.2. Przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego pracownika... 107 2.3. Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego... 107 3. Urlop macierzyński... 108 3.1. Pisma pracowników... 108 3.1.1. Wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego... 108 3.1.2. Wniosek o urlop macierzyński przed przewidywaną datą porodu... 109 3.1.3. Oświadczenie pracownicy o rezygnacji z urlopu macierzyńskiego po upływie 14 tygodni... 110 3.1.4. Zaświadczenie pracodawcy ojca dziecka o terminie rozpoczęcia części urlopu macierzyńskiego po rezygnacji matki dziecka... 110 3.1.5. Wniosek pracownika-ojca o udzielenie części urlopu macierzyńskiego... 111
Spis treści 5 3.1.6. Wniosek o przerwanie urlopu macierzyńskiego w związku z hospitalizacją dziecka... 112 3.1.7. Wniosek o udzielenie pozostałej części urlopu macierzyńskiego po powrocie dziecka ze szpitala... 112 3.2. Pisma pracodawcy... 113 3.2.1. Udzielenie urlopu macierzyńskiego... 113 3.2.2. Udzielenie części urlopu macierzyńskiego pracownikowi-ojcu wychowującemu dziecko... 113 4. Dodatkowy urlop macierzyński... 114 4.1. Pisma pracowników... 114 4.1.1. Wniosek o udzielenie dodatkowego urlopu macierzyńskiego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim... 114 4.1.2. Wniosek o udzielenie części dodatkowego urlopu macierzyńskiego... 114 4.1.3. Wniosek o łączenie dodatkowego urlopu macierzyńskiego z wykonywaniem pracy... 115 4.1.4. Oświadczenie w sprawie rezygnacji z dodatkowego urlopu macierzyńskiego... 116 4.2. Pisma pracodawcy... 117 4.2.1. Udzielenie dodatkowego urlopu macierzyńskiego... 117 5. Urlop rodzicielski... 117 5.1. Pisma pracowników... 117 5.1.1. Wniosek o udzielenie urlopu rodzicielskiego bezpośrednio po wykorzystaniu dodatkowego urlopu macierzyńskiego... 117 5.1.2. Wniosek o udzielenie kolejnej części urlopu rodzicielskiego... 118 5.1.3. Oświadczenie w sprawie rezygnacji pracownika z urlopu rodzicielskiego... 119 5.1.4. Wniosek o udzielenie urlopu rodzicielskiemu ojcu dziecka... 119 5.2. Pisma pracodawcy... 121 5.2.1. Udzielenie urlopu rodzicielskiego... 121 5.2.2. Udzielenie pracownikowi-ojcu urlopu rodzicielskiego... 121 6. Dodatkowy urlop macierzyński i urlop rodzicielski... 122 6.1. Wniosek o dodatkowy urlop macierzyński i urlop rodzicielski... 122 7. Urlop ojcowski... 122 7.1. Wniosek pracownika-ojca wychowującego dziecko o udzielenie urlopu ojcowskiego... 122 7.2. Udzielenie urlopu ojcowskiego pracownikowi-ojcu wychowującemu dziecko... 123 8. Urlop wychowawczy... 124 8.1. Pisma pracowników... 124 8.1.1. Wniosek pracownika o udzielenie urlopu wychowawczego... 124 8.1.2. Oświadczenie drugiego z rodziców lub opiekunów dziecka o zamiarze lub braku zamiaru jednoczesnego korzystania z urlopu wychowawczego... 124 8.1.3. Wniosek pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego o obniŝenie wymiaru czasu pracy... 126 8.1.4. Zawiadomienie pracodawcy o zamiarze podjęcia pracy podczas urlopu wychowawczego... 127 8.1.5. Rezygnacja z urlopu wychowawczego... 128 8.2. Urlop wychowawczy pisma pracodawcy... 128 8.2.1. Udzielenie urlopu wychowawczego... 128 8.2.2. Wezwanie pracownika do podjęcia pracy... 129 9. Uprawnienia związane z rodzicielstwem po powrocie do pracy... 129 9.1. Wniosek pracownicy o udzielenie przerw w pracy na karmienie dziecka piersią... 129 9.2. Oświadczenie pracownika-rodzica (opiekuna) o korzystaniu z uprawnień... 130 9.3. Oświadczenie pracownika-rodzica (opiekuna) dziecka (2 dni)... 131 9.4. Zwolnienie od pracy w związku z opieką nad dzieckiem... 131 10. Urlop bezpłatny... 132 10.1. Wniosek pracownika o udzielenie urlopu bezpłatnego... 132 10.2. Udzielenie urlopu bezpłatnego pracownikowi... 132 11. Nieobecność usprawiedliwiona... 133 11.1. Wniosek pracownika o zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy... 133 11.2. Wniosek pracownika o urlop okolicznościowy... 134 XIV. Czas pracy... 136 1. Karta ewidencji miesięcznej czasu pracy... 136 2. Roczna karta ewidencji czasu pracy... 137 3. Rozkład czasu pracy pracownika... 139 4. Wniosek pracownika o ustalenie indywidualnych godzin rozpoczynania pracy... 140 5. Wniosek pracownika o ustalenie indywidualnego rozkładu jego czasu pracy... 141 6. Wniosek pracownika o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy... 141 7. Zawiadomienie Okręgowego Inspektoratu Pracy o przedłuŝeniu okresu rozliczeniowego... 142 8. Porozumienie w sprawie wprowadzenia okresu rozliczeniowego (art. 129 2 k.p.)... 142 XV. Praca nadliczbowa... 145 1. Zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych... 145
6 Spis treści 2. Wniosek pracownika o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych... 146 3. Udzielenie pracownikowi czasu wolnego w zamian za godziny nadliczbowe... 147 XVI. Instrukcja w sprawie zasad dokumentowania i rozliczania wyjść prywatnych... 148 XVII. Wypowiedzenie warunków pracy i płacy... 151 1. Wypowiedzenie warunków pracy (zmiana stanowiska)... 151 2. Wypowiedzenie warunków płacy (zmniejszenie wynagrodzenia)... 152 XVIII. Awans wewnętrzny... 154 1. Awans wewnętrzny porozumienie zmieniające warunki zatrudnienia między pracodawcą i pracownikiem... 154 XIX. Czasowe powierzenie innej pracy... 155 1. Polecenie czasowego wykonywania pracy innej niŝ określona w umowie o pracę... 155 XX. Przeniesienie do innej jednostki... 156 1. Przeniesienie pracownika samorządowego na inne stanowisko urzędnicze ze względu na waŝne potrzeby po stronie jednostki przejmującej... 156 2. Protokół przekazania dokumentacji pracowniczej... 156 XXI. Reorganizacja jednostki... 158 1. Przeniesienie pracownika samorządowego w razie reorganizacji urzędu na inne stanowisko urzędnicze... 158 XXII. Zawieszenie w pełnieniu obowiązków pracowniczych... 159 1. Informacja o zawieszeniu w pełnieniu obowiązków pracowniczych... 159 2. Informacja o wyrównaniu wynagrodzenia, które zostało obniŝone do połowy w związku z tymczasowym aresztowaniem... 159 XXIII. Odpowiedzialność kary porządkowe... 161 1. NałoŜenie kary porządkowej... 161 2. Sprzeciw od wymierzonej kary porządkowej... 162 XXIV. Odpowiedzialność majątkowa funkcjonariuszy publicznych za raŝące naruszenie prawa... 163 1. Zasady odpowiedzialności... 163 1.1. Katalog podmiotowy urzędników, którzy mogą odpowiadać majątkowo za raŝące naruszenie prawa... 163 1.2. Przesłanki odpowiedzialności urzędników... 163 1.3. Tryb postępowania... 164 1.4. Zasady i granice kwotowe ponoszenia przez urzędników samorządowych odpowiedzialności majątkowej... 164 2. Wniosek kierownika podmiotu zobowiązanego do wypłaty odszkodowania do prokuratora o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego... 165 XXV. Rozwiązanie stosunku pracy... 167 1. Pracownicy z wyboru zasady ogólne... 167 2. Pracownicy powołani i mianowani zasady ogólne... 167 3. Pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę... 169 3.1. Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem... 169 3.1.1. Wypowiedzenie umowy o pracę... 169 3.1.2. Wypowiedzenie umowy o pracę z powodu otrzymania ponownej negatywnej oceny okresowej... 170 3.2. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika... 170 3.2.1. Oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika art. 52 Kodeksu pracy... 170 3.3. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia bez winy pracownika... 171 4. Obowiązki pracodawcy związane z rozwiązaniem stosunku pracy... 172 5. Okres wypowiedzenia zasady obliczania długości... 174 XXVI. Wygaśnięcie stosunku pracy... 175 1. Informacja o wygaśnięciu umowy o pracę z powodu śmierci pracownika... 175 2. Informacja o wygaśnięciu stosunku pracy na skutek upływu trzymiesięcznego okresu tymczasowego aresztowania... 176 XXVII. Świadectwo pracy... 177 1. Wzór świadectwa pracy... 177 2. Instrukcja wypełnienia świadectwa pracy... 179 3. śądanie przez pracownika wydania świadectwa pracy... 182 4. Wniosek pracownika o sprostowanie świadectwa pracy... 183