Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ Ewelina Kaatz-Drzeżdżon Zespół ds. Funduszy Europejskich WFOŚiGW w Gdańsku Gdynia, 17 grudnia 2012 r.
Kontrole projektu Umowa o dofinansowanie Wytyczne w zakresie kontroli realizacji POIiŚ 2007-2013 Zakres kontroli określony w piśmie informującym o jej wszczęciu: Dokumenty Zestawienia Informacje pisemne
Kontrola na zakończenie realizacji projektu 1. Złożenie przez beneficjenta wniosku o płatność końcową 2. Kontrola na dokumentach 3. Kontrola na miejscu 4. Zatwierdzenie wniosku o płatność końcową 5. Wypłata płatności końcowej
Kontrola na dokumentach Cel kontroli zapewnienie, że istnieją i są dostępne wszystkie dokumenty obrazujące cykl życia projektu, niezbędne dla udokumentowania ścieżki audytu Polega na sprawdzeniu, czy IW posiada całość dokumentacji przekazanej przez beneficjenta związanej z realizacją projektu oraz czy dokumentacja ta jest zgodna z przepisami oraz właściwymi procedurami Obejmuje weryfikację wykonania rzeczowego projektu
Kontrola na miejscu Zakres kontroli Obszar instytucjonalny Obszar finansowo-księgowy Obszar rzeczowy Zamówienia publiczne Informacja i promocja Pozostałe obszary
Funkcje kontroli 1. Wspomaganie zarządzania 2. Oddziaływanie prewencyjne 3. Zapobieganie powstawaniu uchybień i nieprawidłowości 4. Wykrywanie uchybień i nieprawidłowości
Obszar instytucjonalny Powołanie MAO i JRP Powierzenie obowiązków związanych z realizacją projektu MAO, z-cy MAO i pracownikom JRP Powierzenie obowiązków po zakończeniu realizacji projektu w zakresie: Rozliczenia projektu (w tym efektu ekologicznego), opracowywania raportów z osiągniętych efektów, monitorowania trwałości projektu, udostępniania informacji o projekcie
Obszar instytucjonalny (cd.) Procedury wewnętrzne: Beneficjent realizuje projekt zgodnie z własnymi procedurami, zgodnymi z zasadami obowiązującymi w systemie realizacji POIiŚ ( 4 ust. 11 UoD) Oświadczenie do wniosku o dofinansowanie: Procedury weryfikacji, czy roboty, usługi i/lub dostawy zostały wykonane zgodnie z umową Procedury przygotowywania wniosków o płatność Procedury archiwizacji
Obszar instytucjonalny (cd.) Przechowywanie i archiwizacja dokumentów: 3 lata od uzyskania informacji o zamknięciu POIiŚ (art. 90 rozporządzenia ogólnego 1083/2006) Okres archiwizacji dłuższy od przewidzianego w ustawie o rachunkowości i ustawie Prawo zamówień publicznych Powierzenie obowiązków dotyczących przechowywania oraz archiwizacji dokumentacji projektu pracownikom beneficjenta
Obszar finansowo-księgowy Polityka rachunkowości i zasady obiegu dokumentów odrębna ewidencja księgowa/kod księgowy dla wszystkich operacji dot. projektu zapewnienie właściwej ścieżki audytu (powiązanie zapisów księgowych z dokumentami dowodowymi) (art. 15 rozporządzenia wykonawczego 1828/2006) Zakaz podwójnego finansowania Faktyczne dostarczenie towarów i usług Zgodność dokumentów przekazywanych do IW z oryginalną dokumentacją projektu
Obszar finansowo-księgowy (cd.) Potwierdzenie finansowego zaawansowania projektu z aktualnym HRP Dodatkowy opis na dowodach księgowych dot. wydatków niekwalifikowanych (nr umowy o dofinansowanie) Dokumenty OT/PT (sprawdzamy również pod kątem zakresu rzeczowego)
Obszar finansowo-księgowy (cd.) Zestawienie OT/PT: Nr OT/PT Nazwa środka trwałego Koszty robót budowlanych Koszty nadzorunad robotami Koszty dokumentacji Koszty zarządzania (JRP) Pozostałe może uwzględniać podział na koszty kwalifikowane i niekwalifikowane koszty informacji i promocji nie zwiększają wartości początkowej środków trwałych pozostałe koszty mogą obejmować koszty niezwiązane z projektem lub np. koszty finansowe
Obszar rzeczowy Odbiory końcowe i dopuszczenie do użytkowania wybudowanych obiektów Roboty dodatkowe Wykonanie rzeczowe projektu w odniesieniu do wartości wskaźników produktu Osiągnięcie wskaźników rezultatu Wizja w terenie Mapy schematyczne sieci wg projektu i wykonania Zestawienie ilościowe wykonanych robót
Zamówienia publiczne Kontrola na próbie: dla umów objętych ustawą Pzp umowa na najwyższą kwotę oraz wszystkie postępowania prowadzone w trybie innym niż podstawowy dla umów nie objętych ustawą Pzp - umowa na najwyższą kwotę W przypadku wykrycia nieprawidłowości rozszerzenie próby
Informacja i promocja Sposób prowadzenia działań informacyjnopromocyjnych, ich udokumentowania oraz zgodność z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów POIiŚ 2007-2013 Tablice pamiątkowe (nazwa projektu)
Pozostałe obszary kontroli Realizacja zasady trwałości dochody incydentalne kary umowne (traktowane również jako dochód incydentalny) Zgodność z polityką ochrony środowiska Wdrożenie zaleceń pokontrolnych (z wcześniejszych kontroli) Skompletowanie dokumentów obrazujących cykl życia projektu
Cykl życia projektu Wnioski o dofinansowanie wraz z załącznikami (kolejne wersje) Potwierdzenie IP w sprawie dofinansowania projektu Umowa o dofinansowanie (aneksy i załączniki) Wnioski o płatność wraz z załącznikami Dokumenty księgowe wraz z zapisami księgowymi w systemie księgowym, Decyzje administracyjne Dokumentacja związana z wyborem wykonawcy Specyfikacje techniczne, dokumentacja projektowa i powykonawcza Protokoły odbioru i dokumenty OT Informacje/opinie pokontrolne z przeprowadzonych kontroli projektu Zalecenia pokontrolne Dokumenty potwierdzające realizację zaleceń pokontrolnych Raporty z osiągniętych efektów, raporty dot. trwałości Dokumenty potwierdzające osiągnięcie efektu ekologicznego
Wynik kontroli na zakończenie realizacji projektu Lista sprawdzająca do przeprowadzonej kontroli na zakończenie realizacji projektu (na miejscu) Informacja pokontrolna oraz opinia z przeprowadzonej kontroli zamówienia publicznego Nie wydaje się zaleceń pokontrolnych Lista sprawdzająca do wniosku o płatność Protokół na zakończenie realizacji projektu
Dziękuję