Skrócona instrukcja obsługi Menedżera połączeń CommPilot

Transkrypt

1 Skrócona instrukcja obsługi Menedżera połączeń CommPilot

2 Skrócona instrukcja obsługi Menedżera połączeń CommPilot

3 Uzyskiwanie połączenia 1. Wybierz spis telefonów. Aby wyświetlić spis telefonów, kliknij zakładkę Firma. UWAGA: Opis tworzenia spisu telefonów znajduje się w rozdziale Spis telefonów. 2. Wybierz numer telefonu. Aby wypełnić pole Wprowadź numer telefonu, kliknij dowolną pozycje ze Spisu telefonów. 3. Kliknij przycisk Zadzwoń lub naciśnij klawisz Enter.

4 4. Przy pierwszym połączeniu zadzwoni telefon, a po podniesieniu słuchawki z widełek zadzwoni telefon u drugiego abonenta. Przy uzyskiwaniu drugiego połączenia, kliknięcie przycisku Zadzwoń spowoduje automatyczne podtrzymanie połączenia bez rozłączania. UWAGA: Numery telefonów można wybierać bezpośrednio z klawiatury komputera i wstawiać do pola Wprowadź numer telefonu), lub wybierać ręcznie na klawiaturze aparatu telefonicznego. Odbieranie drugiego połączenia Odbierając drugi połączenie, słuchawkę aparatu telefonicznego należy podnieść z widełek. 1. Aby wybrać połączenie, które chcesz odebrać, kliknij w polu Pole obsługi połączeń. 2. Kliknij przycisk Rozmowa (wcześniejsze połączenie zostanie zawieszone bez rozłączenia). Rozłączanie połączenia 1. Kliknij w polu Pole obsługi połączeń na połączeniu, które ma być rozłączone. 2. Kliknij przycisk Przerwij. UWAGA: Aby uzyskać kolejne połączenie, słuchawkę aparatu telefonicznego należy odłożyć na widełki po rozłączeniu wszystkich połączeń.

5 Podtrzymywanie połączeń bez rozłączenia 1. Kliknij w polu Pole obsługi połączeń na połączeniu, które ma być podtrzymane bez rozłączenia. 2. Kliknij przycisk Zawieś. Powracanie do połączenia podtrzymanego bez rozłączenia 1. Kliknij w polu Pole obsługi połączeń na połączeniu, do którego należy powrócić. 2. Kliknij przycisk Rozmowa. Powtarzanie ostatnio wybieranego numeru 1. Kliknij przycisk Dzwoń ponownie. 2. Jeśli nie ma aktualnie żadnego zestawionego połączenia, zadzwoni telefon, a po podniesieniu słuchawki z widełek zadzwoni telefon u drugiego abonenta. Pole Wprowadź numer telefonu jest puste.

6 Włączanie funkcji Nie przeszkadzać, Zawsze przekazuj połączenie lub Zdalne biuro Aby przejść do strony konfiguracji usługi, kliknij przycisk DND (Nie przeszkadzać) CFA (Zawsze przekazuj połączenie) lub RO (Zdalne biuro). UWAGA: Telefon nie będzie dzwonił, jeśli któraś z tych usług jest włączona. Połączenie konferencyjne trzech abonentów 1. Odbierz lub uzyskaj pierwsze połączenie. 2. Odbierz lub uzyskaj drugie połączenie. Pierwsze połączenie zostanie automatycznie podtrzymane bez rozłączenia. 3. Kliknij przycisk Konferencja. 4. Wszyscy trzej abonenci uczestniczą w połączeniu konferencyjnym. UWAGA: Aby rozłączyć połączenie z którymś z uczestników konferencji, wybierz to połączenie w polu Pole obsługi połączeń, a następnie kliknij przycisk Przerwij. Aby wyciszyć połączenie, kliknij przycisk Konferencja, a następnie przycisk Zawieś. UWAGA: Kliknij przycisk Transferuj, jeśli uczestniczysz w konferencji. Rozłączysz się w ten sposób, ale pozostali abonenci nadal mogą rozmawiać (połączenie znika z menedżera połączeń CommPilot).

7 Przyciski systemowe Wsparcie Otwórz nową wiadomość poczty elektronicznej i poinformuj serwis o problemie. Pomoc Po naciśnięciu przycisku umieszczonego na każdej stronie wyświetlą się instrukcje obsługi funkcji dostępnych na tej stronie. Konfiguruj Dostęp do stron konfiguracji usługi. Przekazanie połączenia telefonicznego na inny aparat bez powiadomienia 1. Kliknij w polu Pole obsługi połączeń na połączeniu, które ma być przekazane. 2. Kliknij przycisk Zawieś. 3. Korzystając z zakładek lub naciskając klawisz Enter wybierz numer telefonu. 4. Wybrany numer pojawia się w polu Wprowadź numer telefonu. 5. Kliknij przycisk Transferuj.

8 Przekazanie połączenia telefonicznego na inny aparat z powiadomieniem 1. Kliknij w polu Pole obsługi połączeń na połączeniu, które ma być przekazane. 2. Kliknij przycisk Zawieś. 3. Korzystając z zakładek lub naciskając klawisz Enter wybierz numer telefonu. 4. Wybrany numer pojawia się w polu Wprowadź numer telefonu. 5. Kliknij przycisk Zadzwoń. 6. Rozmawiaj z abonentem na linii. 7. Kliknij przycisk Transferuj (pole Wprowadź numer telefonu jest puste). 8. Obaj abonenci prowadzą rozmowę. Przekazywanie połączenia do poczty głosowej 1. Gdy zadzwoni aparat telefoniczny i na ekranie wyświetli się połączenie, kliknij w polu Pole obsługi połączeń na połączeniu, które ma być przekazane do poczty głosowej. 2. Aby przekazać połączenie do własnej skrzynki poczty elektronicznej, kliknij przycisk Wyślij do VM. 3. Aby przekazać połączenie do skrzynki poczty elektronicznej innego abonenta, wpisz jego numer wewnętrzny w polu Wprowadź numer telefonu, a następnie kliknij przycisk Wyślij do VM.

9 CommPilot Express Zarządzaj nadchodzącymi połączeniami zgodnie z profilami ustawionymi w CommPilot Express. Na internetowej stronie konfiguracji usługi Połączenia przychodzące CommPilot Express wprowadź informacje o swoim profilu. Aby wybrać aktualny status, kliknij rozwijaną strzałkę w menedżerze połączeń CommPilot Manager. UWAGA: Jeśli do połączeń z portalem internetowym używasz standardowej linii telefonicznej, oznacza to, że używasz CommPilot Express SR, gdzie profile Dostępny w pracy i Dostępny poza biurem różnią się od opisanych w tej instrukcji. Szczegółowe informacje znajdują się na internetowej stronie konfiguracji usługi Połączenia przychodzące CommPilot Express. Dostępny w pracy Określa sposób obsługi połączeń podczas twojej obecności w pracy. Mogą to być dodatkowe dzwonki w telefonie, oraz reguły postępowania w przypadku zajętości lub nieodebrania połączenia. Dostępny poza biurem Określa sposób obsługi połączeń jeśli możesz odbierać połączenia, ale nie ma cię w pracy. Możesz przekazać wszystkie połączenia do miejsca gdzie się aktualnie znajdujesz, nadchodzące połączenia mogą też być kierowane do systemu komunikatów głosowych. Nadejście nowego połączenia może być również sygnalizowane wiadomością tekstową.

10 Zajęty Określa sposób obsługi połączeń jeśli jesteś zajęty inną rozmową telefoniczną. Możesz przekazać połączenia inicjowane przez wybranych abonentów, nadchodzące połączenia mogą też być kierowane do systemu komunikatów głosowych. Nadejście nowego połączenia może być również sygnalizowane wiadomością tekstową. Niedostępny Określa sposób obsługi połączeń podczas twojej nieobecności w pracy, gdy jesteś np. na urlopie. Możesz przekazać połączenia inicjowane przez wybranych abonentów, dzwoniący abonenci mogą też wysłuchać przygotowanego przez ciebie odpowiedniego powitania. Brak Wybranie tej opcji oznacza wyłączenie wszystkich profili. Obsługa nadchodzących połączeń odbywa się zgodnie z regułami ustalonymi w inny sposób. UWAGA: Gdy używasz CommPilot Express nie powinieneś konfigurować innych usług, takich jak: powiadamianie o nadchodzącym połączeniu, przekazywanie połączeń lub jednoczesna sygnalizacja dzwonkiem. Na stronie konfiguracji usług CommPilot Express ustal sposób obsługi połączeń w różnych okolicznościach (zgodnie z wcześniejszymi wskazówkami), a następnie wybierz profile CommPilot Express z menedżera połączeń (po lewej stronie).

11 Spis telefonów Aby wyświetlić spis telefonów, kliknij odnośnik FIRMA na dole ekranu. Aby zamknąć spis, kliknij ponownie w tym samym miejscu. Aby wypełnić pole Wprowadź numer telefonu kliknij wybrany numer telefonu. UWAGA: Uzyskiwanie połączenia po kliknięciu myszą jest możliwe, jeśli na zakładce Preferencje włączono opcję Wybieranie jednym kliknięciem. Grupa Grupę konfiguruje administrator grupy i udostępnia ją w postaci listy numerów umieszczonej na zakładce FIRMA pod oknem menedżera połączeń CommPilot. Aby otworzyć nowe okno przeglądarki w celu wydrukowania pełnej listy telefonów (wyświetla się tylko wtedy, gdy jesteś uczestnikiem grupy), użyj przycisków Wyciąg i Szczegóły. Przedsiębiorstwo Grupę konfiguruje administrator grupy i udostępnia ją w postaci listy numerów umieszczonej na zakładce FIRMA pod oknem menedżera połączeń CommPilot. Aby otworzyć nowe okno przeglądarki w celu wydrukowania pełnej listy telefonów (wyświetla się tylko wtedy, gdy jesteś pracownikiem przedsiębiorstwa), użyj przycisków Wyciąg i Szczegóły.

12 Osobiste Ustawienia osobiste są tworzone i modyfikowane przez samych użytkowników. Na liście mogą się znaleźć najczęściej używane numery telefonów. Funkcja importowania (dostępna w Połączenia wychodzące Lista numerów osobistych) służy do przenoszenia plików tekstowych z nazwiskami i numerami telefonów do osobistego spisu telefonów abonenta. Aby dodać numery telefonów do osobistego spisu telefonów, przejdź na stronę konfiguracji usługi Połączenia wychodzące Lista numerów osobistych. Protokół połączenia Wyświetla informacje o odebranych, inicjowanych i nie odebranych połączeniach. OUTLOOK Informacje dotyczące integracji z Outlookiem znajdują się w kolejnym punkcie tego dokumentu. LDAP Jest to lista kontaktów pobrana z własnego katalogu LDAP. Aby znaleźć osobiste kontakty, wpisz kryteria wyszukiwania w polu tekstowym.

13 Integracja z Outlookiem Aby otworzyć kontakty Outlooka, kliknij zakładkę Outlook. Aby zamknąć kontakty, kliknij ponownie tę samą zakładkę. Aby wypełnić pole Wprowadź numer telefonu kliknij wybrany numer telefonu. Aby wyświetlić wizytówkę danego kontaktu, kliknij nazwisko na liście lub ikonę karty w polu Pole obsługi połączeń. Ikona karty umieszczona jest w polu Pole obsługi połączeń na lewo od nazwiska wybieranego lub dzwoniącego abonenta. Aby wyświetlić listę ostatnio wprowadzonych kontaktów, kliknij przycisk Odśwież. Suwakiem przeglądaj listę 25 kontaktów. Musisz zastosować funkcję wyszukiwania, aby znaleźć pozostałe kontakty. Możesz też użyć przycisków Pierwsza strona, Poprzednia, Następna lub Ostatnia strona. UWAGA: Przy kolejnej próbie skorzystania z listy kontaktów Outlooka, kliknij opcję Tak w polu ostrzeżeń o zabezpieczeniach, dzięki czemu zostanie zainstalowany i uruchomiony program BroadSoft udostępniający listę kontaktów Outlooka.

14 Preferencje Zakładka Preferencje umożliwia: Uzyskiwanie połączeń ze spisu telefonów do menedżera połączeń jednym kliknięciem myszy (serwer sieciowy musi być tak skonfigurowany, aby odrzucał prefiks 1 przy połączeniach międzymiastowych). Wyświetlanie określonej strony WWW (np. głównej strony bazy danych z klientami) przy odbieraniu lub inicjowaniu połączeń. Otwieranie Microsoft Journal przy inicjowaniu, odbieraniu połączeń, ew. w obu tych przypadkach jednocześnie. Określenie domyślnej lokalizacji dla kontaktów Outlooka. Wyszukiwanie 1. Zaznacz żądany folder Outlooka, który chcesz przeszukać. 2. Wybierz kryteria wyszukiwania w rozwijanym menu. 3. Wpisz kryteria wyszukiwania w polu tekstowym. 4. Kliknij przycisk Szukaj Wyświetli się lista maks. 25 kontaktów spełniających kryteria. Aby zawęzić obszar wyszukiwania, jeszcze raz wykonaj funkcję wyszukiwania, podając bardziej szczegółowe kryteria, lub przyciskami zmian stron wyświetl kolejne wyniki wyszukiwania. Ostatnio wprowadzone kontakty do Microsoft Outlooka wyświetlą się po kliknięciu przycisku Odśwież. UWAGA: Jeśli uruchomisz menedżera połączeń CommPilot przed otwarciem Outlooka, program Microsoftu zażąda weryfikacji ustawień. Kliknij przycisk OK i kontynuuj pracę. Aby pominąć to pole dialogowe, otwórz Outlooka przed uruchomieniem menedżera połączeń CommPilot Call Manager.