1 Logowanie do portalu Zmiana hasła Strona główna portalu Zdalna pomoc... 3

Transkrypt

1 Podręcznik użytkownika GTS Personal Web Portal portal.uc.gtsce.com Spis treści 1 Logowanie do portalu Zmiana hasła Strona główna portalu Zdalna pomoc Modyfikowanie nazwy użytkownika Call Manager (Menedżer połączeń) Korzystanie z wybranych funkcji Przekierowywanie połączeń Simultaneous ringing (Dzwonienie równoczesne) Funkcja DND Przejmowanie połączeń w ramach grupy Przekierowanie połączeń przy pomocy kodów Kody serwisowe... 9 Strona 1 z 9

2 Wprowadzenie Web Portal to aplikacja on-line, umożliwiająca: obsługę połączeń za pomocą komputera (click-to-dial, odbieranie połączeń, ), konfigurowanie funkcji (przekierowania połączeń, połączenia konferencyjne, wybieranie skrócone, ). Aby skorzystać z aplikacji Web Portal, należy dysponować przeglądarką internetową Microsoft Explorer w wersji 6 lub nowszej. Prawidłowe działanie niektórych funkcji, np. menedżera połączeń (Call Manager) wymaga również instalacji na komputerze oprogramowania Java. Problemy techniczne dotyczące dostępu i korzystania z portalu, należy zgłaszać swojemu administratorowi. 1 Logowanie do portalu Używając identyfikatora użytkownika oraz hasła otrzymanego od GTS zaloguj się pod adresem portal.uc.gtsce.com. ID użytkownika (User ID): 48xxxxxxxxx@pl.uc.gtsce.com Hasło (Password): xxxxxxxxx Uwaga! Identyfikator i hasło są nadawane indywidualnie każdemu użytkownikowi portalu, umożliwiając korzystanie ze wszystkich dostępnych funkcji. Nie należy ich udostępniać osobom trzecim. Strona 2 z 9

3 2 Zmiana hasła Przy pierwszym logowaniu do portalu aplikacja zażąda zmiany hasła, w celu zabezpieczenia ustawień osobistych i danych osobowych użytkownika. 3 Strona główna portalu Korzystanie z portalu rozpoczyna się od wizyty na stronie głównej, zawierającej następujące elementy:: 1) menu Settings (Ustawienia) zawiera łącza do poszczególnych sekcji portalu, odpowiedzialnych za konfigurację dostępnych funkcji; 2) okno główne portalu zawiera szczegółowe ustawienia i informacje na temat aktualnie wybranej funkcji; 3) menu Application (Aplikacja) pozwala na szybki wybór żądanej funkcji (Call Manager Menedżer połączeń, Operator Console Konsola operatora, Receptionist Recepcja) 4 Zdalna pomoc Za pomocą łącza Help (Pomoc), w nowym oknie przeglądarki, otwieramy stronę Pomocy, która dotyczy aktualnie przeglądanej zawartości portalu. Sekcja Pomoc zawiera instrukcje, objaśniające sposób korzystania z aktualnie używanych funkcji. Przykład: Blokada połączeń anonimowych Strona 3 z 9

4 5 Modyfikowanie nazwy użytkownika Nazwa użytkownika pełni rolę jego wizytówki w firmowej książce telefonicznej dostępnej w narzędziu Call Manager (Menedżer połączeń). Jeżeli więc zachodzi potrzeba jej zaktualizowania lub skorygowania, należy wykonać następujące czynności: Ścieżka: Homepage (Strona główna) Profile (Profil) Profile (Profil) Po wprowadzaniu modyfikacji, kliknij Apply (Zastosuj). 6 Call Manager (Menedżer połączeń) Call Manager (Menedżer połączeń) to narzędzie umożliwiające wykonywanie i odbieranie połączeń za pomocą komputera. Jego elementem jest firmowa książka telefoniczna, której konfiguracja następuje automatycznie. Dzięki temu można z niej korzystać bezpośrednio po zalogowaniu się do portalu, bez konieczności tworzenia własnego spisu kontaktów. Aby uruchomić narządzie Call Manager (Menedżer połączeń), należy wybrać ją z menu, znajdującym się w prawej górnej części okna portalu. Pojawi się poniższe okno. Call Manager pełni funkcję zdalnej klawiatury telefonu użytkownika, zapewniając obsługę wszystkich jego standardowych funkcji. Umożliwia wprowadzanie numerów za pomocą klawiatury numerycznej oraz ich kopiowanie i wklejanie. Posiada również dostęp do firmowej i osobistej książki telefonicznej. Strona 4 z 9

5 Ścieżka: Home page (Strona główna) Client Applications (Aplikacje klienckie) Call Manager (Menedżer połączeń) Przykładowe zastosowanie: Zamiast szukać numeru telefonu do danej osoby i wybierać go za pomocą klawiatury telefonu, możemy wyszukać tą osobę w firmowej (Corporate) lub osobistej (Personal) książce telefonicznej. Następnie należy kliknąć jej dowolny numer (wewnętrzny lub komórkowy) i przycisk Dial (Wybierz). Spowoduje to wywołanie wskazanego numeru z naszego własnego telefonu. Wykonywanie połączenia Wprowadź numer, który chcesz wywołać lub wybierz go z książki telefonicznej i naciśnij Dial (Wywołaj). Numer zostanie wywołany po podniesieniu słuchawki przez użytkownika. Aby zakończyć połączenie, kliknij przycisk Hang up (Rozłącz) lub odłóż słuchawkę. Odbieranie połączeń Po zasygnalizowaniu przychodzącego połączenia można je odebrać przez podniesienie słuchawki telefonu, lub za pomocą Menedżera połączeń. W przypadku połączenia przychodzącego, funkcja Menedżer połączeń pozwala: przełączyć je na inny numer numer docelowy należy wprowadzić w polu Telephone number i zatwierdzić go przyciskiem Transfer (Przełącz), przekierować je na pocztę głosową kliknięciem przycisku Send to voic (Przekieruj do poczty), odrzucić przyciskiem End (Zakończ). Przełączanie połączeń Aby przełączyć rozmowę, należy wprowadzić numer docelowy lub wybierać go z książki telefonicznej, a następnie kliknąć przycisk Transfer (Przełącz). Strona 5 z 9

6 Historia połączeń (Call history) Zawiera listę połączeń wybranych, odebranych i nieodebranych. Stan usługi: DND i CFA To przyciski służą do uruchamiania funkcji DND Do Not Disturb (wówczas numer telefoniczny jest zajęty ) i CFA Call Forward All (bezwarunkowe przekierowanie wszystkich połączeń). Korzystanie z grupowej i osobistej książki telefonicznej Przyciski Group (Grupowa) i Personal (Osobista) umożliwiają przeglądanie książek telefonicznych. Książkę osobistą można modyfikować w menu Outgoing calls (Połączenia wychodzące) Personal telephone directory (Osobista książka telefoniczna). Przechowywane w niej kontakty można wyszukiwać, przeglądając całą książkę lub używając pola wyszukiwania. Zawartość książki można też sortować po poszczególnych jej kolumnach (nazwisko, numer, rozszerzenie, ). Aby wykonać połączenie, należy dwukrotnie kliknąć wybrany numer), a następnie przycisk Dial (Wywołaj). Na stronie Settings (Ustawienia) można też zaznaczyć opcję wybierania połączeń jednym kliknięciem. 7 Korzystanie z wybranych funkcji Poniżej został opisany sposób konfigurowania kilku najważniejszych funkcji. Pozostałe funkcje konfiguruje się w analogiczny sposób. Zachęcamy do zapoznania się z zawartością menu i odnalezienia w nim poszukiwanych funkcji. 7.1 Przekierowywanie połączeń Istnieje możliwość każdorazowego przekierowaniapołączeń lub przekierowania ich tylko w przypadku, gdy numer jest zajęty, bądź nie dopowiada. Ścieżka: Home page (Strona główna) Inbound calls (Połączenia przychodzące) Strona 6 z 9

7 Kliknięcie wybranejfunkcji otwiera nowe okno, w którym można wprowadzić numer docelowy dla przekierowań. Wskazówka: Przekierowywanie połączeń z numeru stacjonarnego na telefon komórkowy: Załóżmy, że chcemy aby wszystkie połączenia przychodzące na nasz stacjonarny telefon służbowy w trakcie naszej nieobecności w biurze były przekierowywane na nasz telefon komórkowy. W takim przypadku należy wykonać następujące czynności. Ścieżka: Homepage (Strona główna) Inbound calls (Połączenia przychodzące) Unconditionally forwarded calls (Połączenia przekierowywane bezwarunkowo) 1) Włącz (Activate) lub wyłącz (Deactivate) wszystkie połączenia przychodzące. 2) Wprowadź numer docelowy dla przekierowań. Zapisz ustawienia, klikając przycisk Apply (Zastosuj), a następnie zatwierdź zmiany przyciskiem OK. Strona 7 z 9

8 7.2 Simultaneous ringing (Dzwonienie równoczesne) Dzięki tej funkcji połączenie przychodzące jest jednocześnie sygnalizowane na kilku urządzeniach. To rozwiązanie doskonale sprawdza się w sytuacjach, gdy nie ma nas w biurze, a chcemy być dostępni pod telefonem komórkowym. Ścieżka: Homepage (Strona główna) Inbound calls (Połączenia przychodzące) Simultaneous personal ringing (Dzwonienie równoczesne) 1) Włącz (Activate) lub wyłącz (Deactivate) funkcję. 2) Pola, w których można wprowadzić konkretne numery 3) Lista przypisanych numerów Zapisz ustawienia, klikając przycisk Apply (Zastosuj), a następnie zatwierdź zmiany przyciskiem OK. 7.3 Funkcja DND Uruchomienie funkcji Do not disturb (Nie przeszkadzać), wstrzymuje konieczność odbierania połączeń przychodzących na wskazanym numerze. Aby włączyć: *78 Aby wyłączyć: * Przejmowanie połączeń w ramach grupy Ta funkcja pozwala odbierać połączenia w zastępstwie za innego użytkownika należącego do tej samej grupy. Aby włączyć tą funkcję, należy wprowadzić kod dostępu *97, a następnie wybrać numerwewnętrzny użytkownika, którego połączenia mają być przejmowane, tj. np Przykład: * Przekierowanie połączeń przy pomocy kodów Funkcja ta umożliwia przekierowywanie połączeń przychodzących na inny numer, którym może być zarówno numer wewnętrzny w firmie, np. 1111, jak i numer poza nią, np Aby włączyć: *21* # Aby wyłączyć: #21# Strona 8 z 9

9 8 Kody serwisowe Umożliwiają zarządzanie większością funkcji telefonu, bez konieczności używania Menedżera połączeń.włączenie lub wyłączenie danej funkcji możemy uzyskać poprzez wybranie określonego kodu, przy pomocy klawiatury telefonu. Pełna lista kodów jestdostępna w zakładce Pomoc. Ścieżka: Homepage (Strona główna) Help (Pomoc) Service access codes (Kody serwisowe) Przedstawiony opis dotyczy sposobu konfigurowania kilku najważniejszych funkcji. W celu zapoznania się z nieopisanymi wyżej funkcjami, zachęcamy do skorzystania ze wskazówek zawartych w zakładce Pomoc. Dziękujemy za wybór oferty GTS. Strona 9 z 9