8. MAGAZYN 8.1. Magazynowanie i obsługa zapasów Magazynowanie Przebieg procesu magazynowania

Transkrypt

1 8. MAGAZYN 8.1. Magazynowanie i obsługa zapasów Magazynowanie zespół czynności związanych z gospodarowaniem zapasami lub organizowanie wejścia i wyjścia, przypływów i odpływów towarów w organizacji. Produkty znajdujące się w magazynach są w fazie względnego spoczynku, ponieważ patrząc z punktu widzenia logistyki, magazynowanie to niepożądane przerwy w przepływie tych produktów. Niestety w/w przerwy są nieuniknione i należy się z nimi liczyć, a przede wszystkim podejmować odpowiednie decyzje dotyczące gospodarki magazynowej. Do podstawowych zadań magazynowania w sferze zaopatrzenia zaliczamy: utrzymywanie zapasów dla potrzeb bieżącej działalności przedsiębiorstwa; konfekcjonowanie, czyli zestawianie różnych produktów różnych wytwórców w jednym miejscu według zamówień odbiorców; konsolidowanie, czyli kompletowanie małych partii towarów w jedną dużą partię wysyłkową ; dekonsolidowanie, czyli proces odwrotny do wyżej wymienionego - rozdzielanie danej partii towarów na partie mniejsze zgodnie z zapotrzebowaniem odbiorców. Aby skutecznie realizować w/w zadania należy uwzględnić szereg następujących czynników: warunki techniczne magazynów jako budynków i ich przystosowanie do pełnionej funkcji oraz wyposażenie techniczne magazynów (np. w odpowiedni sprzęt do rozładunku itp.) ; strumienie towarowe (w tym: wielkości dostaw, ich strukturę, rozkład dostaw w czasie, sposób załadunku i wyładunku, kontroli jakości dostaw itp.); czasowy i ilościowy rozkład zapotrzebowania; organizację (obieg dokumentacji, system informacji, przygotowanie dostaw, obszary zadaniowe itp.); Przebieg procesu magazynowania Przystępując do opracowania organizacji logistycznego procesu magazynowego należy: ustalić charakterystykę techniczną i wielkość partii wyrobów przewidzianych do składowania (co, ile i w jakiej postaci jest przedmiotem magazynowania); 143

2 określić wymagane terminy dostaw oraz możliwości przestrzegania zasady JUST IN TIME (dokładnie na czas); określić punkty strumieni dostaw materiałów i czas ich przechowywania; opracować odpowiedni do zadań system tworzenia i przepływu informacji, a także rodzaj dokumentacji i ewidencji rejestrującej przepływ dóbr materialnych; opracować technologię przepływów dóbr, tj. określić postać jednostek ładunkowych i urządzenia do ich tworzenia (opakowania, palety, pojemniki, kontenery), a także urządzenia pomocnicze (np. mostki przeładunkowe, wagi); opracować projekt wstępny systemu logistycznego i kosztorys jego wdrożenia po uzgodnieniu go z przedstawicielami wszystkich ogniw łańcucha logistycznego. W procesie magazynowania możemy wyróżnić fazy jego przebiegu, które wyznaczają następujące strefy funkcjonalne: strefa przyjęć materiałów (operacje i czynności przyjmowania), która obejmuje: rozładunek środków transportu zewnętrznego (samochodowego i kolejowego), kontrolę ilościową i jakościową, segregowanie, sortowanie, przepakowywanie i oznakowanie dostawy zgodnie z ustaloną organizacją magazynu strefa składowania materiałów, tj. składowanie i przechowywanie w określonym czasie. ochrona kondycjonowanie (stopniowe pozyskanie pożądanych właściwości materiałów) strefa komplementacji materiałów (operacje i czynności związane z realizacją zamówienia), która obejmuje: przeformowanie materiałów (towarów), wybieranie materiałów według zamówień, przemieszczanie materiałów do wydania. strefa wydań materiałów (operacje i czynności wydania), obejmująca: pakowanie i formowanie jednostek, przygotowanie do wysyłki i załadunek środków transportu zewnętrznego, kontrolę wyjścia itp. Czynności przyjęcia, składowania, komplementacji i wydania wpływają na wielkość oraz sposób ukształtowania i wyposażenia poszczególnych powierzchni magazynowych, co powoduje, że rozpatrywane są one jako odrębne układy (strefy) funkcjonalne magazynu. Przebieg procesu magazynowania rozpoczyna się od odbioru i przyjęcia. Przychód dóbr do magazynu może nastąpić jako dostawa z zewnątrz bądź z wewnątrz przedsiębiorstwa. 144

3 Odbiór polega na ilościowym oraz jakościowym sprawdzeniu dostarczanych dóbr materialnych. Sprawdzenie ma na celu ujawnienie braków lub nadwyżek ilościowych oraz wad i braków jakościowych, ujęcie spostrzeżeń w odpowiednie protokoły i przekazanie dokumentacji do komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za dalszy tok sprawy. Przyjęcie polega na skontrolowaniu strony formalnej, tj. zgodności dostawy z zamówieniem, wystawieniu dowodów przychodowych, zaewidencjonowaniu przychodu. Odbiór może być dokonany: w magazynie odbiorcy, w magazynie dostawcy, od przewoźnika na jego terenie. Dobra materialne nie przyjęte do magazynu ze względu na braki ilościowe i wady jakościowe oraz niezgodności formalne w zamówieniu i dostawie, a także materiały, dla których brak pewności, że zostały przeznaczone dla przedsiębiorstwa, materiały inwestycyjne, materiały oddane na przechowywanie zostają wprowadzone do magazynu jako depozyt. Proces magazynowy przebiega najsprawniej wówczas, gdy jednostki ładunkowe wchodzące do magazynu mogą pod taką postacią, w jakiej zostały dostarczone, przechodzić do strefy składowania. Czynności wykonywane w sferze składowania polegają na prowadzeniu różnego rodzaju zabiegów konserwacyjnych chroniących materiały przed zniszczeniem i zepsuciem. Charakter tych zabiegów zależy od właściwości fizycznych i chemicznych przechowywanych materiałów. Zapewnienie odpowiednich warunków w czasie składowania jest podyktowane nie tylko ich ochroną, ale również procesami kondycjonowania, czyli stopniowym pozyskiwaniem pożądanych właściwości. Ze względu na organizację przebiegu pracy magazynu ważne jest rozmieszczenie towarów w strefie składowej. Odpowiednio do warunków pracy magazynu organizacja rozmieszczenia towarów wpływa na cykl realizacji operacji magazynowych, ich pracochłonność, wielkość potrzeb przestrzeni składowej oraz zarządzanie magazynem. Wyróżnia się następujące podstawowe metody rozmieszczania asortymentów towarowych w strefie składowej: Rozmieszczenie metodą stałych miejsc składowych, polegające na przeznaczeniu dla poszczególnych grup towarowych stałych miejsc składowania. Metoda daje przejrzystość zagospodarowania przestrzeni, łatwość odszukania pożądanego asortymentu. W metodzie tej potrzebna jest duża przestrzeń składowa, równa maksymalnym zapasom każdego asortymentu. 145

4 Rozmieszczenie metodą wolnych miejsc składowych, polegające na zagospodarowaniu przestrzeni składowej odpowiednio do wolnego miejsca w przestrzeni składowej, czyli tam gdzie jest wolne. W metodzie tej potrzebna jest przestrzeń na poziomie średnich zapasów każdego asortymentu. Ponieważ częstotliwość przyjmowania i wydawania asortymentów towarowych jest zazwyczaj różna, dla składowanych zapasów jest potrzebna przestrzeń mniejsza o 20-25%. Rozmieszczenie towarów według częstotliwości pobierania (rotacji), pozwalające wyodrębnić w strefie składowej sektory składowe zgodnie z kryteriami analizy ABC zapasów, a mianowicie podziału zapasów według cenności. Inne metody rozmieszczenia towarów w strefie składowej; w zależności od potrzeb stosuje się metody rozmieszczenia według: grup asortymentowych, szybkości rotacji, dostawców lub dostaw, odbiorców lub odbiorów, przynależności do określonego wyrobu (według kompletów), zastosowanych pomocniczych urządzeń magazynowych. Istnieje możliwość realizacji różnorodnych kombinacji organizacji rozmieszczenia. Dobór metody jest uzależniony od wymagań, jakie muszą być spełnione względem składowanego zapasu oraz wynikają z funkcji i zadań magazynu w łańcuchu dostaw, przy czym bezwzględne jest przestrzeganie zasady: pierwsze przyszło-pierwsze wyszło" wobec składowanych grup towarowych. W sferze kompletacji wykonywane są czynności, w wyniku których następuje zestawienie towarów zgodnie z ilościowym i asortymentowym zapotrzebowaniem poszczególnych klientów. Może odbywać się w miejscu składowania lub w specjalnie wyodrębnionych do tego celu stanowiskach kompletacyjnych. Uzależnione jest to przede wszystkim od: czasu realizacji zamówienia im krótszy tym większa skłonność do prowadzenia czynności kompletacyjnych w miejscu składowania. wielkości zamówienia w przypadku większej partii towarów wskazane jest wykonanie czynności kompletacyjnych w miejscu składowania. Trzeba kierować się zasadą racjonalności działania. Z organizacyjnego punktu widzenia kompletacja może odbywać się według: sposobu jednostopniowego (zlecenie po zleceniu), sposobu dwustopniowego (artykuł po artykule), 146

5 kierunku dostawy i tras, kolejności rozładunku. Zagospodarowanie strefy przyjęć. Jest to rozmieszczenie w niej stanowisk roboczych, kontrolnych, pól odkładczych oraz dróg zapewniających funkcjonalny i sprawny przepływ dóbr materialnych z frontu przeładunkowego, zlokalizowanego zazwyczaj na rampie do miejsca przekazania w strefie składowej. Istnieje kilka czynników zazwyczaj niezależnych od działań przedsiębiorstwa, ale wpływających w znaczący sposób na zagospodarowanie strefy przyjęć: postać przyjmowanych dóbr, zróżnicowanie asortymentowe, wielkość obrotu dobowego, długość i rozwiązanie frontu przeładunkowego. Zagospodarowanie strefy wydań Zagospodarowanie strefy wydań to rozmieszczenie w niej pól odkładczych oraz dróg zapewniających funkcjonalny i sprawny przepływ towarów z miejsca przekazania (strefa składowa, strefa kompletacji) do frontu przeładunkowego wydań Materiały Materiały są to kontrolowane przez jednostkę rzeczowe zasoby majątkowe, które powinny w przyszłości spowodować do jednostki wpływ korzyści ekonomicznych. Ich istotę stanowi to, że zużywają się jednorazowo w danym cyklu produkcyjnym, oddając całą swoją wartość wytwarzanemu produktowi. W rezultacie konieczne jest posiadanie i odnawianie zapasów materiałów dla zapewnienia stałego i płynnego procesu produkcyjnego. Z punktu widzenia przeznaczenia, materiały można podzielić na: 1) materiały podstawowe (surowce, półfabrykaty, opakowania bezpośrednie), 2) materiały pomocnicze, 3) paliwa (zużywane na cele technologiczne, energetyczne oraz opałowe), 4) części zapasowe (do remontów i konserwacji), 5) opakowania (chroniące w czasie transportu przed uszkodzeniem), 6) odpadki (pozostałości, złom), 7) inwentarz żywy (zwierzęta zakupione jako surowiec do wyrobów masarskich), 147

6 Dla wyceny wartości rozchodu materiałów oraz wartości materiałów na składzie, przyjmuje się najczęściej następujące rozwiązania: 1. FIFO (ang. first in first out) pierwsze przyszło, pierwsze wyszło ; wycena następuje wg najwcześniejszej dostawy znajdującej się w magazynie, a po jej wyczerpaniu podstawą będzie wartość dostawy następnej w kolejności. FIFO najczęściej stosowana jest w firmach o szybkiej rotacji zapasów. 2. LIFO (ang. last in first out) ostatnie przyszło, pierwsze wyszło ; wycena następuje w oparciu o ostatnią dostawę znajdująca się w magazynie, która jako pierwsza wydawana jest do zużycia w procesie produkcyjnym. LIFO najczęściej stosowana jest w warunkach wysokiej inflacji. 3. HIFO (ang. highest in first out) najdroższe przyszło, pierwsze wyszło. Do zużycia wydawane są w pierwszej kolejności te materiały, które maja najwyższą cenę zakupu. W warunkach wysokiej inflacji, kiedy ceny rosną w sposób ciągły, metoda LIFO daje te same rezultaty co metoda HIFO. 4. LOFO (ang. lowest in first out) najtańsze przyszło, pierwsze wyszło. W praktyce metoda ta jest stosowana bardzo rzadko. Powoduje zaniżenie kosztów i w konsekwencji zawyżenie płaconego podatku dochodowego. Może być jednak wykorzystana w przypadku, kiedy firma chce zaniżyć poziom poniesionych kosztów (zbyt wysokich w stosunku do przychodów ze sprzedaży, np. ograniczyć stratę generowaną z działalności operacyjnej). 5. Cena średnioważona (albo przeciętna bądź bieżącej ceny przeciętnej) po każdej dostawie ustala się tu średnią ważoną cenę materiałów zgromadzonych w magazynie, ważoną ich ilością. Stosowana przy rzadkich dostawach danego materiału. 6. Stałe ceny ewidencyjne ustalane na poziomie: ceny zakupu (rzeczywista cena, po której dokonuje się zakupu materiałów) ceny nabycia (cena zakupu powiększona o koszty zakupu, np. transport, ubezpieczenie w drodze, załadunek, rozładunek, montaż). Ewidencja materiałów Ewidencja materiałów składa się z: ewidencji ilościowej; prowadzi ja na bieżąco magazynier na luźnych kartach odrębnych dla każdego asortymentu, chronologicznie, ewidencji ilościowo-wartościowej; prowadzona w formie kartoteki dla każdego materiału. Dane ewidencji ilościowej i wartościowej powinny być zgodne co do ilości, ewidencji wartościowej, prowadzonej wg zasady podwójnego zapisu. 148

7 Za materiały oraz prawidłową gospodarkę magazynową ponosi materialna odpowiedzialność magazynier. Obroty magazynowe muszą być więc udokumentowane. Główne dokumenty przyjęcia i wydania z magazynu to: Pz przyjecie z zewnątrz (do magazynu); zwiększa ilość towaru na stanie, wymaga podania kontrahenta, od którego przyjmowany jest towar, Rw rozchód wewnętrzny (wydanie materiałów do produkcji); zmniejsza ilość towaru na stanie, nie wymaga podania kontrahenta, dla którego przeznaczony jest towar, Zw zwrot wewnętrzny (przyjecie materiałów nie wykorzystanych w produkcji), Mm przesuniecie międzymagazynowe (do innego magazynu); wykorzystywany dla opcji wielu magazynów FIFO. Pozwala na przesunięcie towaru z jednego magazynu do innego. Nie wpływa na sumaryczną ilość towaru we wszystkich magazynach; wpływa na ilości towarów w magazynach powiązanych tym dokumentem. Najczęściej wykorzystywany jest w celu przeniesienia partii towaru z magazynu, do którego został dokonany zakup towaru, do innych magazynów zdefiniowanych przez użytkownika Zarządzanie magazynem w programie Microsoft Business Solutions Navision Zarządzanie Magazynem w Microsoft Business Solutions Navision zapewnia elastyczność oraz funkcje niezbędne do optymalizacji pełnego cyklu zarządzania magazynem zgodnie z określonymi wymaganiami. Główne zalety: sprawne przesunięcia wewnętrzne i zewnętrzne optymalizacja wykorzystania obszaru magazynowego (automatyczny dobór lokacji) redukcja kosztów operacyjnych poprzez np.: zmniejszenie rozmiaru magazynu lub obniżenie kosztów pracy możliwość szybkiej reakcji na zmiany wielkości popytu Główne funkcje: rejestracja towarów oraz ich rozmieszczanie wiele wymiarów magazynowych, kontrola numerów seryjnych oraz numerów partii kontrola lokacji automatyczny dobór lokacji 149

8 arkusze przyjęć (moduł zaawansowany) strefy magazynowe (moduł zaawansowany) Łatwiejsza obsługa zapasów Zarządzenie Magazynem ułatwia identyfikację, etykietowanie, rozmieszczanie oraz przesunięcia przyjętych do magazynu towarów. Wszystkie czynności są rejestrowane w historii transakcji, co pozwala na odtworzenie kolejności operacji w każdym momencie dla każdego towaru. Kontrola numerów seryjnych oraz numerów partii Obsługa numerów seryjnych oraz numerów partii umożliwia automatyczne znakowanie zapasów numerami powiązanymi z wysyłkami i dostawami. Można utworzyć dowolną liczbę grup numerów seryjnych/partii w celu automatycznej numeracji jednostek magazynowych zapasów. Grupa numerów seryjnych/partii przypisywana jest do głównej transakcji magazynowej, a same numery mają postać alfanumeryczną tworzoną w oparciu o szablon i numerację porządkową. Konfiguracja priorytetów dla obszarów magazynowych Zarządzanie Magazynem oferuje szczególną elastyczność w logice rozmieszczania produktów. System zapewnia podział magazynu na strefy o różnym przeznaczeniu. Na przykład, można utworzyć specjalną strefę dla towarów wymagających bardzo niskich temperatur przechowywania. Magazyn może też być podzielony na strefy zgodnie z wielkością produkcji dla różnych pozycji magazynowych. Pozycje o wysokim priorytecie automatycznie odkładane są w pobliżu doków. Lokacje magazynowe definiowane są w oparciu o pięć poziomów: magazyn, korytarz, regał, półka oraz pojemnik. Dla każdej lokacji definiuje się specjalne parametry, np. rozmiary, wysokość nad podłogą, dopuszczalne typy palet itd. Tymczasowo niedostępne lokacje mogą być blokowane tak, by nie wysłać palet na uszkodzone półki czy regały, które są np. w trakcie remontu. Mechanizm automatycznego doboru lokacji Zarządzanie Magazynem zapewnia skuteczne wykorzystanie przestrzeni w magazynie. Podczas przyjmowania towarów system określa optymalną lokację magazynową. System opiera swoją propozycję na porównaniu parametrów stref i lokacji oraz parametrów przyjmowanej pozycji magazynowej. Rejestracja przyjmowanych towarów W niektórych przypadkach zachodzi konieczność sprzedaży towarów, które nie zostały jeszcze zarejestrowane w systemie, a znalazły się już w magazynie. Jeśli używany jest moduł Zarządzania Magazynem, towary można rejestrować natychmiast po ich otrzymaniu. Oznacza 150

9 to, że towary w systemie Microsoft Business Solutions Navision są widoczne i dostępne do sprzedaży lub produkcji nawet wtedy, gdy jeszcze nie zostały rozmieszczone. Szybsza lokalizacja towarów Zarządzanie Magazynem zapewnia funkcje, które umożliwiają szybkie i łatwe wyszukiwanie towarów znajdujących się na stanie w magazynie. Funkcje te są używane w połączeniu z pobieraniem, pakowaniem, inwentaryzacj ą oraz podczas przesunięć towarów. Wymiary magazynowe Poziom szczegółów wymagany w transakcjach magazynowych, zdefiniowany w procesie konfiguracji, uzależniony jest od wielkości zapasów oraz ich typu. Zapis danych, związanych między innymi z położeniem towaru w magazynie, realizowany jest w oparciu o mechanizm wymiarów magazynowych. Dla poszczególnych grup indeksów magazynowych definiowane są odrębne ustawienia uwzględniające śledzenie wybranych spośród dostępnych wymiarów. Wymiary obejmują: Magazyn, Numer partii (identyfikacja określonej partii towaru), Lokację (półka, pojemnik, itd.), Identyfikator palety (numer palety, na której towary są składowane) oraz Numer seryjny (unikalny identyfikator jednostki towaru). Wymiary magazynowe umożliwiają określenie dokładnego położenia towaru w magazynie. Są one również skutecznym narzędziem do śledzenia numerów partii oraz numerów seryjnych. Microsoft Business Solutions Navision wyposażony jest w elastyczny mechanizm prezentowania ich w formularzach. Na przykład, przegląd ilości dostępnej dla danego indeksu może zostać rozbity na dowolną kombinację wymiarów. Podczas wprowadzania zamówienia sprzedaży można zarezerwować towar z określonej lokacji lub z wybranej partii. Taka rezerwacja respektowana jest przez wszystkie funkcje systemu Microsoft Business Solutions Navision, np: spisy inwetaryzacyjne, planowanie produkcji itd. Szybsze pobieranie i pakowanie Zarządzanie Magazynem umożliwia obsługę przesunięć wewnętrznych, oraz wysyłek zewnętrznych. Wysyłki można zdefiniować jako zestaw pozycji magazynowych, które mają być zapakowane na tej samej palecie lub wysłane w tym samym czasie. Funkcjonalność wysyłek pozwala również na obsługę specyfikacji struktur wyrobów (BOM), dzięki czemu materiały i półprodukty mogą być wysyłane bezpośrednio z magazynu na produkcję. Zawansowane pobieranie towarów Pobieranie z magazynu ilości mniejszych niż ilość na palecie realizowane jest przez mechanizm ścieżki pobrania. System automatycznie układa kolejność towarów w ścieżce tak, by droga magazyniera była najkrótsza. Budując ścieżki pobrania system uwzględnia szereg parametrów, np. strefy, wysokość lokacji nad podłogą, sprzęt konieczny do transportu, reguły 151

10 wspólnego pakowania itd. Podczas tworzenia ścieżki pobrania system pozwala na uwzględnianie w jednej ścieżce wielu zamówień (pobieranie zbiorcze). Umożliwia to lepsze wykorzystanie miejsca na paletach oraz ekonomiczne zarządzanie magazynem.zorganizowanie elementów menu zarządzania magazynem odzwierciedla procedury pracy typowego magazynu. Menu odpowiada przychodzącym, wychodzącym i wewnętrznym przepływom zapasów w magazynie, udostępnia także kilka nowych funkcji. Jest to standardowe menu dla wszystkich magazynów, jednak dostępne elementy menu będą zależeć od zakresu określonego w licencji. Ten obszar aplikacji przeznaczony jest do wspomagania procesów magazynowych dotyczących przyjmowania, odkładania, przydzielania, pobierania i wydawania zapasów. Przepływy zapasów Drogę danego zapasu przez magazyn można opisać za pomocą dokonywanych czynności z udziałem tego zapasu. W menu dotyczącym zarządzania magazynem znajduje się pięć punktów reprezentujących pięć głównych czynności magazynowych: Opcja Przyjęcie stosowana jest do rejestrowania przyjęć zapasów na magazyn. Przy księgowaniu stosownego przyjęcia magazynowego, zapasy podlegają rejestrowaniu w ewidencji magazynowej. Opcja Odłożenie służy planowaniu zadania polegającego na odkładaniu przyjętych i zaewidencjonowanych zapasów. Po odłożeniu i zaksięgowaniu zapasów, można je przydzielić. Opcja Przydział wykorzystywana jest do przydzielania do konkretnych użytkowników zapasów do pobrania z magazynu (dzięki zastosowaniu filtrów do wierszy przydziału można optymalizować pobrania). Opcja Pobranie służy do lokalizowania pobieranych zapasów i sortowania ich w razie konieczności, na przykład według nabywcy, terminu realizacji dostawy, numeru półki/pojemnika, czy według innych kryteriów. Opcję Wydanie stosuje się do organizowania wydań zapasów z magazynu. Można tu zastosować kilka filtrów, na przykład według spedytora, metody dostawy czy terminu realizacji Ustawienia zarządzania magazynem Obszar aplikacji Magazyn może być wykorzystywany dopiero po określeniu pewnych kryteriów w oknie Ustawienia zarządzania magazynem, dostępnym pod menu Magazyn Ustawienia Ustawienia magazynu. Aby można było zastosować funkcję Wielu Lokalizacji, należy także zdefiniować Lokalizacje. W tym celu należy wybrać Magazyn Ustawienia Lokalizacje. 152

11 Zadanie: Zdefiniować lokalizację dla nowego magazynu ZIELONY (Magazyn zielony); przyjmując następujące zasady obsługi magazynu: wymagane przyjecie TAK wymagane wydanie TAK wymagane odłożenie TAK wymagane pobranie NIE. Informacje ogólne dotyczące magazynu oraz dane teleadresowe podobnie jak dla magazynu NIEBIESKI: kod ZIELONY nazwa Magazyn zielony adres Kochanowskiego 9 kod pocztowy/miasto Jelenia Góra kod kraju PL nr telefonu nr faksu adres wgrit@ae.jgora.pl strona główna Rozwiązanie: Wybrać Magazyn Ustawienia Lokalizacje, okno Kartoteka lokalizacji 153

12 Lista innych dostępnych lokalizacji: Lokalizacja -> Lista 154

13 Dokumenty źródłowe Z dokumentów źródłowych (na przykład zamówień sprzedaży, zamówień zakupu, zleceń przesunięcia czy zleceń produkcyjnych) pobierane są przez program wiersze czynności magazynowych. W momencie zwolnienia dokumentu źródłowego tworzona jest czynność magazynowa do realizacji dla każdej lokalizacji zawartej w wierszach tego dokumentu. W momencie rozpoczęcia operacji magazynowych, obszar aplikacji Magazyn przejmuje kontrolę nad księgowaniem wierszy uruchamiających daną czynność magazynową do realizacji. Oznacza to, że znajdujące się w obszarze aplikacji Magazyn informacje dotyczące ilości do wydania oraz śledzenia zapasów mają pierwszeństwo przed tymi samymi informacjami pochodzącymi z dokumentu źródłowego. Próba zmiany w dokumencie źródłowym ilości do wydania czy danych dotyczących śledzenia zapasu spowoduje wyświetlenie przez program ostrzeżenia. Czynności magazynowe do realizacji Każda czynność magazynowa do realizacji powiązana jest z leżącym u jej podstaw dokumentem źródłowym. Czynności magazynowe do realizacji są etapem pośrednim w programie między dokumentami źródłowymi a czynnościami magazynowymi. Czynności magazynowe do realizacji nie są bezpośrednio widoczne dla użytkownika. Uwaga: Dokumenty źródłowe dla modułu Magazyn to w naszym przypadku przede wszystkim (jeśli nie wyłącznie) zamówienia zakupu i zamówienia sprzedaży; te dokumenty są podstawą czynności magazynowych, więc w uproszczeniu: zanim przyjmiemy towar do magazynu musimy towar kupić (zamówienie zakupu), zanim wydamy towar z magazynu musimy go sprzedać (zamówienie sprzedaży (musza być zdefiniowani kontrahenci: dostawcy i nabywcy oraz musza być przygotowane kartoteki zapasu). Poniżej zamieszczono kartoteki dostawców sprzętu, który będzie przyjmowany do magazynu. 155

14 Dostawcy Kartoteka dostawcy1: Kartoteka dostawcy 2: Zapasy Kartoteka zapasu1 (dysk twardy Hitachi 250 GB, dostawca: firma Shift ): 156

15 157

16 158

17 Kartoteka zapasu2 (dysk twardy Seagate 500 GB, dostawca: firma EnterEK): 159

18 160

19 Pobieranie wierszy dla celów przyjęcia lub przydziału zapasów Informacje niezbędne do odłożenia czy pobrania zapasów odczytuje się za pomocą funkcji Pobierz dokumenty źródłowe albo Pobierz wybrane dokumenty źródłowe w oknach Przyjęcie magazynowe i Przydział magazynowy. Polecenie Pobierz dokumenty źródłowe pobiera wszystkie dostępne dokumenty źródłowe, ale możliwe jest tu zastosowanie filtrów wybierających, na przykład, tylko te dokumenty, w 161

20 których wierszach zawarte są określone zapasy czy lokalizacje. Filtry można zapisywać do powtórnego wykorzystania, nadając im odnośny kod. Za pomocą funkcji Pobierz wybrane dokumenty źródłowe można w oknie Wybór dokumentu źródłowego wybrać dokumenty do pobrania, zaznaczając je klawiszami Ctrl + F1. W razie niewybrania żadnego wiersza w ten sposób, program wybierze wiersz, w którym aktualnie znajduje się kursor. Księgowanie Podczas księgowania z okien Przyjęcie magazynowe lub Wiersze wydania z magazynu, program aktualizuje i księguje przyjęcia i wydania w dokumentach źródłowych. Program wykorzystuje przy tym zwykłą procedurę księgowania typową dla danego dokumentu źródłowego. Na przykład, przy księgowaniu przyjęcia magazynowego, program aktualizuje zamówienie zakupu i uruchamia dotyczącą tego zamówienia funkcję Księguj Przyjęcie. W przypadku księgowania z okna Pobranie magazynowe za pomocą polecenia Księguj Pobranie i Wydanie, program aktualizuje zamówienie sprzedaży i uruchamia dotyczącą tego zamówienia funkcję Księguj wydanie. Przyspieszanie czynności magazynowych w stosunku do określonych wierszy Istnieje możliwość przyspieszenia realizacji zamówienia zakupu lub sprzedaży czy zlecenia przesunięcia poprzez ominięcie zwykłych procedur magazynowych dotyczących objętych nimi zapasów. Dokonuje się tego poprzez bezpośrednie utworzenie przyjęcia lub przydziału magazynowego z danego zamówienia czy zlecenia. Funkcje uruchamiające te skróty dla przyspieszanych zamówień czy zleceń to Utwórz przyjęcie i Utwórz przydział, i dostępne są z danego zamówienia sprzedaży lub zakupu bądź ze zlecenia przesunięcia poprzez kliknięcie przycisku Funkcja i wybranie odpowiedniej opcji. Wybranie jednego z tych skrótów powoduje, że program umieszcza wiersze danego zlecenia czy zamówienia w oknie Przyjęcie magazynowe lub, odpowiednio, Przydział magazynowy dotyczącym stosownego magazynu, zgodnie z kodem lokalizacji znajdującym się w zamówieniu/zleceniu. W trakcie definiowania magazynu podejmowane są decyzje dotyczące sposobu funkcjonowania danego magazynu oraz żądanego poziomu szczegółowości i złożoności. Podjęte decyzje mają wpływ na sposób wykonywania operacji w programie (większość opisu dotyczy sytuacji, jak w poprzednim zadaniu) Przyjmowanie zapasów Po dostarczeniu zapasów do magazynu, dla którego zdefiniowano przetwarzanie przyjęć magazynowych, należy pobrać wiersze zwolnionego dokumentu źródłowego, który wyzwolił przyjęcie. Następnie należy wprowadzić ilości otrzymanych zapasów i zaksięgować przyjęcie. Dokumentem źródłowym dla przyjęcia może być zamówienie zakupu, zamówienie zwrotu sprzedaży lub zlecenie przesunięcia dla zapasów przychodzących. 162

21 Aby przyjąć zapasy: 1. Otwórz okno Przyjęcie magazynowe i wypełnij przynajmniej pola po lewej stronie nagłówka przyjęcia. Przy pobieraniu wierszy dokumentu źródłowego program kopiuje do każdego wiersza informacje z nagłówka. 2. Kliknij kolejno pozycje Funkcje i Pobierz dokumenty źródłowe. Zostanie wyświetlone okno Dokumenty źródłowe. 3. Wybierz dokumenty źródłowe, dla których mają zostać przyjęte zapasy, i kliknij przycisk OK. Spowoduje to wyświetlenie wierszy dokumentu źródłowego w oknie Przyjęcie magazynowe. Program już wypełnił pole Ilość do przyjęcia ilością pozostałą dla każdego wiersza, jednak ilość tę można w miarę potrzeby zmienić. W przypadku usunięcia zawartości pola Kod pojemnika w nagłówku przed pobraniem wierszy należy w każdym wierszu przyjęcia wprowadzić odpowiedni kod pojemnika. Uwaga: Aby wypełnić to pole we wszystkich wierszach wartością zero, można kliknąć kolejno pozycje Funkcje i Usuń ilość do przyjęcia. Aby wypełnić je jeszcze raz pozostałą ilością, wystarczy kliknąć pozycje Wprowadź autom. ilość do przyjęcia. Uwaga: Ilość przyjmowanych zapasów nie może przekraczać wartości określonej w polu Ilość pozostała w wierszu dokumentu źródłowego. Aby przyjąć takie dodatkowe zapasy, należy pobrać inny dokument źródłowy zawierający wiersz dla tego zapasu, używając funkcji filtru w celu pobrania dokumentów źródłowych z danym zapasem. 4. Zaksięguj przyjęcie magazynowe. Program zaktualizuje pola ilości w dokumentach źródłowych i zarejestruje zapasy jako część zapasów firmy. W momencie dotarcia zapasów do magazynu należy zarejestrować ich ilość w stosownym dokumencie przyjęcia. Przyjęcie można potem zaksięgować, dzięki czemu program zarejestruje objęte nim zapasy w ewidencji magazynowej firmy. Dzięki temu zapasy można później przydzielić do odłożenia (zapasy, chociaż zostały już przyjęte, nie mogą zostać pobrane do momentu ich odłożenia). Przyjęcie może objąć nie więcej zapasów niż ilość zawarta w dokumencie źródłowym (zamówieniu). Przed przyjęciem dodatkowych zapasów trzeba dokonać aktualizacji dokumentu źródłowego Odkładanie zapasów Przed odłożeniem zapasu należy zaksięgować obejmujące go przyjęcie magazynowe. Spowoduje to automatyczne wyświetlenie wierszy z zaksięgowanego przyjęcia w oknie 163

22 Jeśli informacje dotyczące odkładania mają być organizowane i rejestrowane w programie przy użyciu dokumentów, należy zaznaczyć pole wyboru Wymagane odłożenie w kartotece lokalizacji. Wskazuje to, że ewentualne odłożenie zapasów przychodzących do danej lokalizacji magazynowej na podstawie przychodzących dokumentów źródłowych ma zostać obsłużone przez system i w nim zarejestrowane. Przychodzącym dokumentem źródłowym może być zamówienie zakupu, zamówienie zwrotu sprzedaży, zlecenie przesunięcia dotyczące zapasów przychodzących lub zlecenie produkcyjne, dla którego powinna zostać odłożona produkcja. Jeśli daną lokalizację zdefiniowano w ten sposób, że wymagane jest przetwarzanie odłożeń, ale nie jest wymagane przetwarzanie przyjęć, dokument Odłożenie zapasu służy do organizowania i drukowania informacji dotyczących odłożenia, wprowadzania wyników odłożenia oraz księgowania informacji o odłożeniach, które powoduje także księgowanie informacji o przyjęciach dla dokumentu źródłowego. W przypadku zlecenia produkcyjnego w procesie księgowania księgowana jest produkcja dla zlecenia i zlecenie to zostaje zakończone. Informacje o zaksięgowanym odłożeniu można przejrzeć w oknie Zaksięgowane odłożenia zapasów. Jeśli daną lokalizację zdefiniowano w ten sposób, że wymagane jest przetwarzanie przyjęć i odłożeń, czyli zaznaczone zostały pola wyboru Wymagane przyjęcie i Wymagane odłożenie na karcie lokalizacji, proces odkładania zapasów jest nieco inny. W tym przypadku odłożenia są obsługiwane za pomocą dokumentu Odłożenie magazynowe. Funkcja Odłożenie magazynowe działa podobnie do funkcji Odłożenie zapasów. Jedyna różnica polega na tym, że zamiast księgowania informacji dotyczących odłożenia jest ono rejestrowane. Przyjęcie może zostać zaksięgowane przed zarejestrowaniem odłożenia, jednak w przypadku niezaksięgowania przyjęcia zarejestrowanie odłożenia nie powoduje zaksięgowania przyjęcia zapasów. Zarejestrowane informacje dotyczące odłożeń można przejrzeć w oknie Zarejestrowane odłożenia Odkładanie zapasów przy użyciu funkcji odłożenie magazynowe Jeśli lokalizacja została zdefiniowana w taki sposób, że jest wymagane przetwarzanie odłożeń i pobrań magazynowych, do sterowania odkładaniem zapasów należy użyć dokumentów odłożeń magazynowych. Podczas księgowania przyjęcia magazynowego program aktualizuje dokumenty źródłowe (zamówienie zakupu, zlecenie przesunięcia dla zapasów przychodzących lub zamówienie 164

23 zwrotu sprzedaży), księguje przyjętą ilość w księdze zapasów i wysyła wiersze dotyczące przyjętych zapasów do funkcji odłożeń w magazynie. Jeśli stosowane są wewnętrzne odłożenia i pobrania, funkcja wewnętrznego pobierania może także tworzyć wiersze dla odłożenia. W zależności od sposobu zdefiniowania magazynu program albo udostępnia wiersze w arkuszu odłożenia, albo natychmiast tworzy instrukcje odłożenia. Wszystkie wiersze przyjętych zapasów, w tym także te połączone i posortowane w arkuszu, stają się ostatecznie wierszami odłożenia. Wiersze odłożenia zawierają sugestie utworzone przez program bądź pracownika na wyższym stanowisku dotyczące określonego rozmieszczenia zapasów w pojemnikach. Odkładanie zapasu: 1. Otwórz okno Odłożenie magazynowe (Magazyn Obsługa towarów-wiele zamówień Odłożenia) i naciśnij klawisz F5, aby wyświetlić listę wszystkich utworzonych dokumentów odłożenia. Po wybraniu żądanego dokumentu można posortować wiersze według różnych kryteriów, na przykład według zapasu, numeru półki lub terminu realizacji, i w ten sposób zoptymalizować proces odłożenia. 2. W polu Ilość do realizacji wprowadź ilość, która ma zostać odłożona. 3. Po odłożeniu zapasów kliknij kolejno pozycje Rejestrowanie oraz Rejestruj odłożenie, aby zarejestrować wykonanie czynności i udostępnić zapasy do pobrania Wydania Jeśli magazyn został zdefiniowany w taki sposób, że wymagane jest przetwarzanie wydań na podstawie dokumentów magazynowych, funkcja ta służy do przygotowywania wydań wymaganych przez dokumenty źródłowe. Jeżeli lokalizacja wymaga przetwarzania pobrań, można tworzyć instrukcje pobrania dla każdego wydania lub zwalniać wiersze wydania do arkusza pobrania, który pozwala zaplanować bardziej wydajną serię pobrań dla wielu wydań. Po pobraniu wszystkich zapasów przez pracowników można zakończyć przygotowywanie wydania, a następnie je zaksięgować. Jeżeli magazyn został zdefiniowany w taki sposób, że wymagane jest przetwarzanie wydań magazynowych, zapasy można wydawać tylko na podstawie dokumentów źródłowych zwolnionych do magazynu przez inne jednostki firmy w celu wykonania czynności. Dokumenty źródłowe w przypadku wydań to miedzy innymi zamówienia sprzedaży, zamówienia zwrotu zakupu i przesunięcia dotyczące zapasów wychodzących. Przed wydaniem dowolnych zapasów należy najpierw otworzyć dokument wydania oczekujący na przeprowadzenie czynności lub utworzyć nowe wydanie z zamówień, które zostały 165

24 zwolnione do magazynu i prawdopodobnie wymagają jedynie standardowej szybkości wysyłki. Aby otworzyć już utworzone wydanie: 1. Otwórz okno Wydanie magazynowe i naciśnij klawisz F5 w celu wyświetlenia okna Lista wydań magazynowych. 2. Wybierz jeden z dokumentów wydania dla danej lokalizacji. Niektóre z tych wydań mogły zostać utworzone poza magazynem (w dziale sprzedaży lub w innym miejscu).. Aby utworzyć nowe wydanie: a) Otwórz okno Wydanie magazynowe. b) Wypełnij pola w każdym wierszu dziennika. c) Wypełnij nagłówek wydania. Aby utworzyć pusty nagłówek, naciśnij klawisz F3, wprowadź kod lokalizacji oraz, jeżeli używane są pojemniki, określ pojemnik. Jeśli używane są bezpośrednie odłożenia i pobrania, wprowadź kod strefy (o ile program nie zrobi tego automatycznie). 3. Kliknij kolejno pozycje Funkcje i Pobierz dokumenty źródłowe, a następnie wybierz jeden lub kilka dokumentów źródłowych. Możesz też kliknąć kolejno pozycje Funkcje i Użyj filtrów do pobrania dok. źródł., aby pobrać określone wiersze wydania, na przykład dla wybranego nabywcy lub spedytora. Możliwe jest tworzenie dokumentów wydania zawierających wiersze z kilku zamówień sprzedaży. 4. zaksięguj wydanie magazynowe Księgowanie -> Księguj wydanie. Zadanie: Utworzyć przyjęcie magazynowe dla 40 sztuk dysków Hitachi po 170 zł (koszt bezpośredni) wykorzystując okno Zamówienie zakupu 166

25 Rozwiązanie: 1. po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych informacji w oknie zamówienie zakupu zwolnic dokument do następnego etapu przetwarzania (Funkcje -> Zwolnij) 2. utworzyć przyjecie magazynowe: a) Funkcje -> Utwórz przyjecie magazynowe 167

26 b) pobrać odpowiedni dokument źródłowy zamówienie zakupu: wybrać Funkcje -> Pobierz dokumenty źródłowe c) zaksięgować dokument: Księgowanie -> Księguj przyjęcie 168

27 Aby zaksięgować przyjecie z poziomu zamówienia zakupu, należy otworzyć ponownie dokument: Zamówienie zakupu-> Funkcje -> Otwórz ponownie dopiero wtedy można dokonać księgowania: Księgowanie -> Księguj (Faktura) Po zaksięgowaniu mamy następującą sytuację (zakładamy 12% zysk): Zapasy zostały przyjęte, jednak nie mogą zostać pobrane/wydane, zanim nie zostaną odłożone. Zadanie samodzielne: Wykorzystując okno Zamówienie zakupu utworzyć przyjecie magazynowe na 30 szt. dysków Seagate (400zł/szt, dostawca: EnterEK). Zadanie: Wykorzystując moduł Magazyn utworzyć przyjecie magazynowe na 10 szt. dysków Hitachi (firma Shift, 180 zł/szt.) Magazyn-> Planowanie i wykonywanie -> Przyjęcia Rozwiązanie: a) okno Przyjęcie magazynowe: nowe przyjęcie magazynowe (F3) magazyn Zielony b) pobrać odpowiedni dokument źródłowy zamówienie zakupu: Funkcje -> Pobierz dokumenty źródłowe. 169

28 otrzymujemy: c) zaksięgować dokument: Księgowanie -> Księguj przyjęcie kartoteka zapasu wygląda następująco: 170

29 Zadanie: Odłożyć zapas Dysk twardy Hitachi 250 GB przyjęty w ilości 40 sztuk w cenie 170 zł. Rozwiązanie: 1. Wybrać Magazyn Obsługa towarów - wiele zamówień Odłożenia 2. z listy odłożeń magazynowych wybrać magazyn ZIELONY 171

30 3. zarejestrować odłożenie Rejestrowanie -> Rejestruj odłożenie Odłożone zapasy można już pobierać i wydawać. Zadanie samodzielne: Odłożyć wszystkie zapasy przyjęte wcześniej do magazynu. Zadanie: 1. przygotować zamówienie sprzedaży na 15 sztuk dysków Hitachi (nabywca: Break ); zwolnić dokument do następnego etapu przetwarzania 2. przygotować dokument wydania dla zamówionego towaru Rozwiązanie (pkt 2): a) wybrać Magazyn Planowanie i wykonywanie Wydania b) przygotować nowe wydanie (F3) z magazynu ZIELONY c) pobrać dokument źródłowy zamówienie sprzedaży (wybrać Funkcje -> Pobierz dokumenty źródłowe) 172

31 d) zaksięgować wydanie Księgowanie -> Księguj wydanie Warto teraz sprawdzić kartotekę zapasu: po dokonaniu sprzedaży i wydaniu z magazynu 15 szt. dysków Hitachi na stanie magazynu pozostało 35 szt. dysków. 173

32 Uwaga: po ponownym otwarciu (Funkcje -> Otwórz ponownie) można zaksięgować zamówienia zakupu i zamówienia sprzedaży. 8. MAGAZYN Magazynowanie i obsługa zapasów Przebieg procesu magazynowania Materiały Zarządzanie magazynem w programie Microsoft Business Solutions Navision Ustawienia zarządzania magazynem Dokumenty źródłowe Przyjmowanie zapasów Odkładanie zapasów Odkładanie zapasów przy użyciu funkcji odłożenie magazynowe Wydania