ZASADY REDAGOWANIA PISM

Transkrypt

1 ZASADY REDAGOWANIA PISM Jedną z form komunikowania się firm i instytucji, polegającego na wymianie i stanowisk, przekazywaniu informacji, jest korespondencja biurowa. Słowem korespondencja określamy czynności polegające na sporządzaniu pism, ich wysyłaniu oraz czynności związane z otrzymywaniem pism z zewnątrz. Komunikowanie się za pomocą pism jest racjonalną formą nawiązywania kontaktów z firmami w całym świecie, oszczędzają nasz czas oraz koszty. Pismo to myśl lub zespół myśli wyrażonych za pomocą znaków pisarskich. Firmy wymieniają między sobą pisma o różnej treści i różnych formach. Zanim sporządzisz pismo, musisz umieć je sklasyfikować. Podział pism: ze względu na treść: pisma informujące, pisma przekonywujące; ze względu na formę: pisma sporządzane na blankietach specjalnych, pisma sporządzane na blankietach korespondencyjnych, pisma sporządzanie formularzach pisma sporządzanie w formie dosłownej ze względu na obieg pisma: pisma otrzymywane z zewnątrz, pisma wysyłane na zewnątrz, pisma wewnętrzne; ze względu na stopień pilności: pisma zwykłe, pisma pilne lub bardzo pilne, pisma terminowe; pisma ze względu na zapewnienie tajemnicy: pisma poufne, pisma tajne, pisma jawne, SPORZĄDZANIE PISM NA BLANKIETACH KORESPONDENCYJNYCH Korespondencja zewnętrzna powinna być sporządzana na firmowych blankietach korespondencyjnych. Zaleca to norma PN-76/HP-55315, która obowiązuje od 1 stycznia 1998 roku (Dz. Norm i Miar nr 20/76, poz. 80). Mimo, iż niektóre przepisy tej normy straciły swoją aktualność, to nie ma innego przepisu, który regulowałby tę sprawę. Norma ta wyróżnia cztery zasadnicze rodzaje blankietów korespondencyjnych oraz dziesięć ich odmian, różniących się układem, formatem i rozmieszczeniem pól. Wybór typu i odmiany blankietu zależy od: informacji zamieszczanych w piśmie, ilości i zawartości treści, rodzaju adresata. DATA Datę piszemy u góry po prawej stronie blankietu cyframi arabskimi, oddzielając poszczególne elementy kreskami poziomymi, kropkami lub spacjami. Przykład:

2 26 lutego roku 2007-V-31 nie używa się w dacie nie używa się skrótu r. pisząc pismo na papierze bez nadruku lub na blankiecie uproszczonym, miejsce i datę napisania pisma umieszcza się w prawym górnym jego rogu, po nazwie powinien być przecinek i słowo dnia, a potem data, Przykład: Kępno, dnia 30 marca 2007 roku Kępno, NAGŁÓWEK Nagłówek zawiera nazwę i adres nadawcy pisma. Można w nim zamieścić dodatkowe informacje o nadawcy, takie jak: numer telefonu, faksu, konta bankowego oraz inne dane. Nagłówek znajduje się w lewym górnym rogu lub pośrodku blankietu. Pisząc adres nadawcy pisma, nie należy oddzielać dodatkową interlinią nazwy od jego siedziby. Przykłady nagłówka: Zakład Przemysłu Odzieżowego Modny Strój ul. Fabryczna Warszawa tel.: , Konto bankowe PKO BP XV O/Warszawa Zakład Przemysłu Odzieżowego Modny Strój ul. Fabryczna Warszawa tel.: , Konto bankowe PKO BP XV O/Warszawa ADRESAT W polu adresowym umieszcza się adres odbiorcy pisma w układzie blokowym. Po dodaniu nazwy instytucji lub imienia i nazwiska adresata stosujemy dodatkowy skok. Miejscowość wraz z kodem wyróżniamy. Przy wypełnianiu pola adresata obowiązują następujące zasady: 1) nazwę i adres pisze się w kształcie prostokąta i stosuje się układ blokowy; 2) pomiędzy wierszami stosuje się pojedynczy odstęp; 3) wszystkie elementy nazwy adresata pisze się w pierwszym przypadku mianowniku;

3 4) każdy element nazwy i adresu pisze się w oddzielnym wierszu, 5) nie należy stosować skrótów skrótowców, z wyjątkiem: ul. ulica, mgr magister, inż. inżynier, pw. pod wezwaniem; 6) kolejność pisania poszczególnych elementów jest następująca: - nazwa firmy lub imię i nazwisko adresata, - interlinia, czyli dodatkowy odstęp podwójna interlinia (odstęp), - ulica, numer domu, ewentualnie mieszkanie, - kod pocztowy, nazwa miejscowości, które należy wyróżnić poprzez wielkie litery i pogrubiony druk, 7) w polu adresata niczego nie należy podkreślać i nie należy dzielić wyrazów, 8) imię i nazwisko adresata może być poprzedzone zwrotem grzecznościowym, tytułami zawodowymi i naukowymi. Zwrot należy umieścić w oddzielnym wierszu, np. Szanowny Pan, Szanowna Pani, Szanowni Państwo, Pani, Pan, Państwo Przykłady pól adresowych: Spółka z o.o. LUMI ul. Rejaka WARSZAWA Pan mgr Andrzej Gublinski Główny Księgowy Spółdzielnia Mieszkaniowa ul. Szczecińska Banie Niektóre instytucje mają formę graficzną pisma opracowaną dla siebie inną niż PN i należy wtedy dostosować się do tych wymogów. Adresując pisma do osób, które mogą posiadać tytuły naukowe, zawodowe lub rodowe, aby nie urazić adresatów, należy stosować zwrot Pleno Titulo, które oznacza dosłownie pełnym tytułem, a korespondencji tłumaczy się go: z zachowaniem należnych tytułów. Podając ten zwrot w adresie, pisze się go w skrócie P.T., np.: Szanowni Państwo P.T. Barbara i Tomasz Wożniak ul. B. Chrobrego 1/ Grufino

4 Zwrotu tego można też używać w treści pism do grupy nieznanych nam bliżej osób, z których część może posiadać takie tytuły, np. w zawiadomieniach, ogłoszeniach, listach otwartych, życzeniach decyzjach: Uprzejmie informujemy, że P.T. Klientów, że. Jeżeli pismo przeznaczone jest dla odbiorcy zagranicznego, wówczas adresuje się je według zasad obowiązujących w danym kraju. NADRUKI STAŁE Na blankietach korespondencyjnych BZ1, BZ2, BZ3 pod polem wpływu i adresowym znajdują się nadruki stałe. Umieszcza się je w jednym wierszu, na blankietach zwykłych i reklamowych pod polem wpływu i adresowym: Wasze pismo z dnia Znak Nasz znak Data Odpowiednie informacje wpisuje się pod tymi nadrukami w układzie blokowym np. Przy ich wypełnianiu obowiązuje układ blokowy. Miesiąc piszemy cyfrą arabską albo słownie w dopełniaczu: Wasze pismo z dnia Znak Nasz znak Data 26 lutego 2007 TK-II/34/64/2007 NA-V/26/65/ marca 2007 lub Wasze pismo z dnia Znak Nasz znak Data DK-17/25/2007 DFK/30/3/ lub Wasze pismo z dnia Znak Nasz znak Data DK-17/25/2007 NA-V/26/65/ W różnych krajach jest przyjęty inny system pisania dat. Data 12/10/97 w Wielkiej Brytanii odczytana zostanie jako 12 października, zaś w Stanach Zjednoczonych 10 grudnia. Aby uniknąć nieporozumień w odczytaniu daty w korespondencji pisanej za granicę, najlepiej miesiąc pisać słownie SPRAWA Przedmiot sprawy powinien być wyróżniony, określony zwięźle i wynikać z treści korespondencji. Określenie sprawy jest ważnym i obowiązkowym elementem pisma. Jest jakby tytułem pisma. Przykłady: Sprawa: organizacja praktyk uczniowskich Sprawa: niesłuszne obciążenie rachunku bankowego

5 Sprawa: niesłuszne obciążenie rachunku bankowego Sprawa: niesłuszne obciążenie rachunku bankowego Określenie sprawy umieszcza się w polu korespondencyjnym, poniżej pola wpływu. Na blankietach zwykłych i reklamowych wpisuje się je po nadruku stałym Sprawa:, zaś na blankietach uproszczonych i na papierze bez nadruku umieszcza się je również w polu korespondencyjnym, o 2-3 interlinie poniżej pola wypływu i adresowego. Pisząc określenie sprawy, zaczyna się je zawsze od wyrazu Sprawa, po którym stawia się dwukropek. Wyraz ten należy pisać wielką literą, bezpośrednio przy lewym marginesie. Następnie, po dwukropku wpisuje się właściwe określenie sprawy. Przy pisaniu określenia sprawy obowiązują następujące zasady: - właściwe określenie sprawy pisze się po dwukropku, zawsze małą literą, - pisze się w pierwszym przypadku, - ponieważ określenie sprawy jest tytułem pisma, po nim nigdy nie stawia się kropki, - określenie sprawy powinno być wyróżnione przez podkreślenie, pogrubienie, lub kursywę, przy czym nie należy wyróżniać słowa Sprawa, - najkrótszym i najczęściej stosowanym określeniem sprawy jest zwykle nazwa danego pisma. np.: Sprawa: zlecenie Sprawa: zamówienie Sprawa: awizo Sprawa: oferta Sprawa: przeszeregowanie TREŚĆ KORESPONDENCJI Treść korespondencji rozpoczynamy w odległości 2 3 interlinii poniżej określenia sprawy. Przy czym należałoby zwrócić uwagę na to, aby odległość od tekstu nazywającego adresata do określenia sprawy była większa niż odległość pomiędzy określeniem sprawy i tekstem. Spowodowane jest to tym, że określenie sprawy jest związane jest z tekstem, a nie z adresatem. Przed napisaniem tekstu, powinno się umieścić zwrot grzecznościowy rozpoczynający list i wtedy treść pisma należy rozpocząć w odległości 1 2 interlinii poniżej tego zwrotu. Zwrot grzecznościowy należy umieścić zamiast określenia sprawy i w jego miejscu, zaraz przy lewym marginesie, np.: Szanowna Pani Dyrektor, Szanowny Panie Prezesie, Szanowna Pani, Szanowny Panie, Szanowni Państwo. Jeśli po takim zwrocie grzecznościowym: - postawi się przecinek, to treść listu należy rozpocząć poniżej od małej litery, - nie postawi się żadnego znaku interpunkcyjnego, to treść listu zaczyna się również poniżej, ale od dużej litery. W treści pism nie należy pozostawiać spójnika lub przyimka na końcu wiersza. Nie należy też kończyć wiersza myślnikiem. W zasadzie nie zaleca się dzielenia wyrazów i przenoszenia ich części do następnego wiersza. Dzielenie wyrazów jest bardzo przydatne przy wyrównaniu

6 tekstu do lewego i prawego marginesu. Dzięki niemu zapewnia się równe odstępy pomiędzy wyrazami poszczególnych wierszach. Pismo powinno wypełniać całą przestrzeń pomiędzy marginesami. Wybierając format papieru, należy o tym pamiętać. Szczególnie zalecanymi formami są A4 (210 x 297 mm), który stosuje się w układzie pionowym i A5 (148 x 210 mm) w układzie poziomym. Te dwa formaty papieru stosowane są najczęściej w korespondencji biurowej. Pisma z niewielką ilością tekstu należy pisać na papierze o formacie A5. Na takim formacie najczęściej sporządza się: pisma przewodnie, zaświadczenia, karty urlopowe, upoważnienia itp. Podczas redagowania pisma należy pamiętać o tym, aby myśli w nim wyrażone były ułożone w przejrzysty i logiczny sposób. Dlatego też poszczególne zagadnienia ujmować należy w oddzielnych częściach tekstu pisma (akapity, bloki), a ważne informacje w treści pisma należy wyróżniać. Wyróżnia się dwa podstawowe układy treści pisma: 1. Układ blokowy stosuje się go obowiązkowo w treści pism pomiędzy jednostkami organizacyjnymi (urzędami, przedsiębiorstwami, instytucjami, firmami). Przykład układu blokowego: Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Układ ten charakteryzuje się rozpoczynaniem wszystkich wierszy równo z linią lewego marginesu oraz oddzieleniem poszczególnych części, zwanych blokami, zwiększonym (zwykle podwójnym) odstępem, który nazywany jest interlinią albo światłem. Tytuły, śródtytuły piszemy od lewej linii lewego marginesu, a odstępy wierszowe Układ a linea zwany też układem z wcięciem stosuje się zawsze w treści pisma skierowanego do osoby fizycznej. Wcięcie powinno wynosić od 2 do 5 znaków. Układ ten stosuje się niezależnie od tego, kto jest nadawcą pisma. Układ a linea stosuje się też przy redagowaniu tekstów specjalnych, jak: referaty lub przemówienia oraz w pismach do osób fizycznych. Przykład układu a linea: Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxx

7 Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxx W obu tych układach zarówno wcięcie, jak i interlinię stosuje się przy zmianie myśli i w ten sposób każda nowa myśl zawarta jest w nowym akapicie (układ a lina) lub w nowym bloku (układ blokowy). Bloki i akapity nie powinny być zbyt długie. Dopuszcza się nawet, aby blok lub akapit składał się tylko z jednego wiersza. Coraz częściej, pisząc pisma, używa się układów specjalnych, do których zalicza się - układy francuskie, - niemieckie, - angielskie, - amerykańskie. Korespondencja francuska jest pisana przeważnie w układzie a linea (z akapitami). Przeważa tu pojedynczy odstęp wierszowy z dodatkową interlinią między fragmentami oraz znacznie większym (nawet dwukrotnie) wcięciem akapitowym od przewidzianego polską normą. Listy angielskie pisane są także w układzie a linea ze zwiększonym odstępem wierszowym. W korespondencji niemieckiej przeważającym układem graficznym jest układ blokowy, przy czym stosuje się zarówno pojedynczy skok, jak i zwiększony odstęp wierszowy z dodatkowymi interliniami oddzielającymi fragmenty treści. W listach amerykańskich znajdują zastosowanie obydwa układy graficzne treści: blokowy i a linea (wcięcie 5 uderzeń) przy czym dominującym odstępem międzywierszowym jest odstęp pojedynczy, z uwzględnieniem oddzielenia fragmentów treści listu dodatkową interlinią. ZWROT KOŃCZĄCY W końcowych częściach pisma oraz coraz częściej używa się zwrotów pożegnalnych, które umieszcza się pomiędzy tekstem a podpisem, po nich nie należy stawiać kropki, np. Z poważaniem Załączam wyrazy szacunku Z wyrazami szacunku Z należnymi wyrazami Załączam pozdrowienia Oczekując na odpowiedź, pozostaję z poważaniem

8 Jeśli w piśmie zastosowano zwrot pożegnalny, podpis umieszcza się o 2-3 interlinie poniżej tego zwrotu. PODPIS Po zakończeniu treści pisma osoba upoważniona składa swój podpis. Pisma zewnętrzne powinny podpisywać tylko osoby upoważnione do reprezentowania firmy na zewnątrz, są to zwykle członkowie ścisłego kierownictwa i inne upoważnione osoby. Tekst, który nie posiada daty oraz podpisu, nie może być uznany za pismo. Przy podpisywaniu pism obowiązują następujące zasady: - podpis umieszcza się z prawej strony w odległości 2 3 interlinii od ostatniego wiersza tekstu, przy czym na piśmie jednostronnym podpis powinien być umieszczony tuż nad dolnym marginesem i jednocześnie przy prawym marginesie, - jeśli zamiast pieczątki imiennej, stanowisko oraz imię i nazwisko należy pozostawić odstęp (2 3 interlinie), który przeznaczony jest na podpis, - podpis musi być własnoręczny, - podpis powinien być wykonany długopisem lub piórem, - podpis powinien być pełny uważa się także podpis złożony z pierwszej litery imienia i nazwiska, - na kopiach można stosować skrócony podpis, czyli parafkę, niedopuszczalne jest to jednak na oryginale pisma, - przy wystawianiu zawiadomień, wezwań lub zaproszeń można stosować zamiast podpisu pieczątkę, która go odwzorowuje, czyli faksymile, - jeśli pismo podpisują dwie osoby, to obie składają podpisy w jednej linii obok siebie, przy czym z prawej strony podpis składa osoba zajmująca wyższe stanowisko, a z lewej strony niższe, np.: Gł. księgowy Maria Niska /mgr Maria Niska/ Kowalski/ Prezes zarządu Jan Kowalski /mgr inż. Jan - jeśli osoby podpisujące pismo zajmują różnorzędne stanowiska, to z prawej strony podpis składa zawsze osoba odpowiedzialna za załatwienie sprawy, która jest poruszana w piśmie, - jeżeli pisma nie może podpisać osoba upoważniona do podpisywania, podpis może wtedy złożyć inna, zastępująca ją osoba. Podpis musi być poprzedzony oznaczeniami: z up. z upoważnienia, wz. w zastępstwie, INFORMACJE DODATKOWE

9 Z lewej strony, bezpośrednio przy lewym marginesie, na wysokości podpisu umieszcza się informacje dodatkowe: o załącznikach, o tym, do czyjej wiadomości pismo wysłano, według jakiego rozdzielnika dokonano rozdziału. Przy umieszczaniu w piśmie informacji dodatkowych obowiązują następujące zasady. 1. Jeśli załączniki wymienione są w treści pisma z nazwy, w informacjach dodatkowych informuje się tylko o ich ilości nie podając dodatkowo ich nazwy, np. Załączniki:3, Załączników: 5 2. Jeśli załączników jest więcej niż 5 i wymienione są w treści pisma z nazwy, można napisać: Załączników: plik. Lepszym jednak rozwiązaniem jest podawanie każdorazowo liczby załączników. 3. Jeśli w treści pisma nie ma informacji o rodzaju załączników, należy je wymienić z nazwy w informacjach dodatkowych. Załączniki: 1. Plan zagospodarowania miasta. Dyrektor 2. Mapa osiedla Kopa. Jan Maliniak 3. Analiza finansowa. /inż. Jan Maliniak/ Lub też w formie: Załączniki: 1) plan zagospodarowania miasta, Dyrektor 2) mapa osiedla Kopa, Jan Maliniak 3) analiza finansowa. /inż. Jan Maliniak/ Specyficzne rozwiązanie stosowane jest w różnego rodzaju podaniach, w których zwykle się nie wymienia się nazw załączników w treści, tylko w informacjach dodatkowych. Wymieniając załączniki w tych pismach, ich nazwy poprzedza się informacją: Do podania załączam.np. Do podania załączam: 1. Kwestionariusz osobowy Dyrektor 2. Świadectwo pracy. Jan Maliniak 3. Orzeczenie lekarskie. /inż. Jan Maliniak/ Jeśli pismo oprócz adresata wysyłane jest do wiadomości innych odbiorców, to informacja o tym musi być umieszczona w informacjach dodatkowych, np.: Do wiadomości: Kurator Oświaty 1. Zespół Szkół Ekonomiznych Adam Nowicki 2. Liceum Ogólnokształcące /dr Adam Nowicki/

10 3. Zespół Szkół Zawodowych W sytuacji, gdy identyczne pismo wysyłane jest do kilku adresatów, w polu adresowym umieszcza się informację: Wg rozdzielnika, a rozdzielnik umieszcza się w informacjach dodatkowych. Oryginał pisma pozostaje wtedy wyjątkowo u nadawcy, a kopie przesyła się do wymienionych w rozdzielniku adresatów, przy czym w rozdzielniku należy podkreślić adresata, do którego dana kopia jest wysyłana. Postępowanie takie podyktowane jest tym, że wysyłanie do któregoś z adresatów oryginału byłoby wyróżnieniem go i zarazem nietaktem wobec pozostałych, np. Rozdzielnik: Kurator Oświaty 1. Zespół Szkół Zawodowych nr 1 w Kępnie Olaf Mały 2. Zespół Szkół Zawodowych nr 2 w Kępnie /dr Olaf Mały/ 3. Liceum Ogólnokształcące w Kępnie 4. Jeśli pismo odpisują się dwie osoby, informacje dodatkowe umieszcza się w odległości 2 3 skoków maszyny poniżej podpisów (też przy lewym marginesie). 5. Jeśli pod treścią pisma umieszczone są informacje o załącznikach, to rozdzielnik umieszcza się poniżej tych informacji. Literatura: Technika biurowa. Mirosława Wiśniewska-Sobolewska, Eugeniusz Witek. Wydawnictwo empi 2 s.c., Poznań Str. 71 Praca biurowa. Część 2 Praca w nowoczesnym biurze. Liceum Profilowane, Profil Ekonomiczno Administracyjny. Teresa Bogusławski. Wydawnictwo REA s.j. Warszawa 2003