INFORMACJA. główny efekt pracy biurowej

Transkrypt

1 INFORMACJA główny efekt pracy biurowej Praca biurowa Zespół czynności technicznych występujących w procesie obiegu informacji, które są niezbędne do sprawnego funkcjonowania i zarządzania firmą. Informacja głównym produktem pracy Biurowej.

2 Informacja System przekazywania powiadomień w celu wywołania reakcji kształtujących procesy działania (stanowiących podstawę podejmowania decyzji kierowniczych w firmach i instytucjach) Elementy struktury informacji Elementy struktury informacji TREŚĆ NOŚNIK SYMBOL SPOSÓB PRZENOSZENIA Przykład Oferta, zamówienie, informacja Papier, dyskietka, CD, taśma magnetofonowa Litery, cyfry, rysunki, znaki umowne Poczta, faks, , sms, ustne,

3 Rodzaje informacji Informacje przekazywane mimowolnie np. burczenie w brzuchu, ziewanie. Informacje przekazywane celowo. ETAPY OBIEGU INFORMACJI 1. Zbieranie 2. Selekcja 3. Segregacja 4. Przetwarzanie 5. Przekazywanie 6. Przechowywanie

4 Etap I Zbieranie informacji polega na: odczytaniu, utrwaleniu, porządkowaniu, rejestrowaniu. Etap II Selekcja polega ba wyborze informacji i ma charakter wielostopniowy: I stopień wybór informacji celowych spośród masy zebranych inf. II stopień wybór informacji, które mają być utrwalone na nośniku III stopień wybór informacji w zaleŝności od potrzeb odbiorcy

5 Etap III Segregacja (klasyfikacja) polega na podziale przedmiotów oraz pojęć na podstawie ich podobieństw i róŝnic na klasy i działy róŝnych stopni. System alfabetyczny System chronologiczny System geograficzny System rzeczowy Etap IV Przetwarzanie informacji najtrudniejszy organizacyjnie etap obiegu informacji.

6 Etap V Przekazywanie informacji odbiorcom. 1. Aspekt organizacyjny 2. Aspekt techniczny Etap VI Przechowywanie informacji polega na przechowywaniu nośników treści informacji odpowiednio oznaczonych.

7 DOKUMENTACJA BIUROWA i jej rodzaje. Wstęp W kaŝdym przedsiębiorstwie przepływ informacji powinien być odpowiednio uregulowany, tzn. oparty na pewnych, z góry przyjętych, jednolitych zasadach postępowania. Bardzo waŝne jest ustalenie zasad przepływu informacji, a zwłaszcza dokumentów biurowych.

8 Rodzaje dokumentów Podział: ze względu na nadawcę i adresata ze względu na pilność sprawy ze względu na zapewnienie tajemnicy ze względu na nadawcę i adresata pisma otrzymywane (korespondencja przychodząca zewnętrzna), pisma wysyłane (korespondencja wychodząca, zewnętrzna), pisma wewnętrzne (korespondencja wewnętrzna)

9 ze względu na pilność sprawy pisma zwykłe, które załatwiane są w terminie zwyczajowo przyjętym lub określonych odrębnymi przepisami, pisma pilne przesyłane i załatwiane w pierwszej kolejności ze względu na zapewnienie tajemnicy pisma jawne, niezawierające Ŝadnej tajemnicy, pisma poufne, zawierające tajemnicę słuŝbową, pisma tajne, zawierające tajemnice państwową.

10 OBIEG DOKUMENTÓW w firmie Organizacja obiegu dokumentów I FAZA przyjmowanie dokumentów II FAZA załatwianie spraw III FAZA wysyłanie odpowiedzi

11 Punkty zatrzymania W kaŝdej fazie pisma zatrzymuje się w komórkach biurowych, w których wykonywane są niezbędne czynności biurowe z obiegiem pism. Punkty zatrzymania Kancelaria ogólna lub sekretariat Sekretariaty komórek organizacyjnych Kierownik komórki organizacyjnej Pracownik biurowy Aprobant Sala komputerów lub maszyn Kierownik

12 Zadanie 1 Sporządź wykres drogi obiegu pisma według podanego opisu. Plik zadanie1_zaoczne.doc INSTRUKCJA KANCELARYJNA

13 Instrukcją kancelaryjną Nazywamy zbiór przepisów ustalających tryb, zasady i normy postępowania, regulujące sprawne wykonywanie czynności biurowych. Zadania określa podstawowe pojęcia związane z pracą biurową, normuje sposób i zasady wykonywania czynności biurowych związanych z obiegiem pism, reguluje tryb postępowania z aktami jawnymi i poufnymi.

14 Zadanie 2 Wyszukaj za pomocą wyszukiwarki internetowej dowolną instrukcję kancelaryjną. Opisz jej podstawowe cechy i elementy z jakich się składa. SYSTEMY KANCELARYJNE

15 Rodzaje systemów kancelaryjnych System kancelaryjny dziennikowy. System kancelaryjny bezdziennikowy. System kancelaryjny dziennikowy To ustalony i przedstawiony w instrukcji kancelaryjnej sposób przyjmowania, porządkowania, oznaczania, obiegu (załatwiania, wysyłania) i przechowywania dokumentacji biurowej.

16 Rodzaje systemów kancelaryjnych dziennikowych System kancelaryjny dziennikowy System kancelaryjny bezdziennikowy System mieszany System kancelaryjny dziennikowy Zalety systemu pismo przedmiotem szczególnej troski, system prosty nr w dzienniku wskazuje miejsce przechowywania, kontrola pisma w kaŝdej fazie załatwiania sprawy.

17 System kancelaryjny dziennikowy Wady systemu bardzo pracochłonny, brak odpowiedzialnej, system kosztowny, hamuje sprawny obieg dokumentów, wydłuŝenie czasu załatwiania spraw. Podział systemu kancelaryjnego dziennikowego System jednodziennikowy, System dwudziennikowy.

18 Czynności wykonywane w ramach tego systemu: rejestracja przesłanie za pokwitowaniem do właściwej komórki org rejestracja gromadzenie i spisywanie w dzienniku pism do wysyłki Przechowanie oryginałów przez pracownika załatwiającego sprawę Dziennik korespondencyjny pisma wpływające do sekretariatu Nr kolejny Data otrzymania korespondencji Numer Data otrzymanej korespondencji OD KOGO Treść otrzymanej korespondencji Znak referenta 1. WSiP/DM/25/03 Wydawnictwo Szkolne i Pedagogiczne Katalog podręczników E.F PRP/3/03 Pracownia Reklamowa Pitrucha w Łodzi Informacja o przygotowanej reklamie E.S.P BUDU/DK/2/03 Firma BUDU z Łodzi Prośba o wynajęcie sali E.S.P

19 Dziennik korespondencyjny pisma wychodzące Data wysłanej Koresponden cji DO KOGO TREŚĆ wysłanej korespondencji Nr aktu Uwagi Wydawnictwo Szkolne i Pedagogiczne Warszawa Podziękowania za katalog TE/SG/1/03 poczta System kancelaryjny bezdziennikowy Nie wymaga tak szczegółowej rejestracji pism. Konieczne jest rejestrowanie tylko poszczególnych spraw (dokumentów dotyczących jednej sprawy).

20 Czynności wykonywane w ramach tego systemu odnotowanie daty wpływu, wpisanie symbolu komórki org. przesłanie za pokwitowaniem do właściwej komórki org doręczenie pisma pracownikowi pracownik rejestruje pismo w spisie spraw pismo załatwiające sprawę pracownik przekazuje do sekretariatu oryginały pism otrzymanych i kopie wysłanych przechowuje się w aktach sprawy Symbol pisma sprawy np. DK /2006 DK symbol komórki organizacyjnej 1401 symbol hasła z wykazu akt firmy 3 Kolejny nr sprawy ze spisu spraw 2006 rok 2006

21 Przykład z rejestracji dziennikowej L.Dz. 169/2006 Liczba dziennika rok nr kolejny Spis spraw 2006 DK DK-1401 Plany i programy szkolenia rok referent (symbol kom. org) (oznaczenie teczki) (tytuł teczki według wykazu akt) Lp. SPRAWA Od kogo wpłynęła Data Uwagi (sposób załatwienia) Znak pisma Z dnia Wszczęcia sprawy Ostatecznego załatwienia 1. Szkolenie komputerowe Firma szkoleniowa KOM BB/06/ Szkolenie z ADHD Wrocławskie Centrum Doskonalenia WCDN/SG/02 / Przeprowadzo no szkolenie

22 PRZECHOWYWANIE AKT Dokument biurowy KaŜde pismo, notatka, sprawozdanie, protokół, zestawienie, sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz.

23 Akta spraw Zbiór wszystkich dokumentów biurowych dotyczących określonej sprawy, np. akta osobowe pracownika. Akta spraw Akta spraw bieŝących Akta spraw załatwionych Obejmują sprawy oczekujące na załatwienie, w toku załatwiania i juŝ załatwione, ale do poprawy Obejmują sprawy ostatecznie załatwione, zamknięte akta archiwalne

24 Przechowywanie akt bieŝących WyróŜnia się dwa sposoby: Pracownik biurowy w komórce organizacyjnej. Registratura centralna. Przechowywanie akt archiwalnych Akta kategorii A wszystkie akta o znaczeniu historycznym, trwałe. Przechowywane: wieczyście, do końca istnienia firmy, a po jej likwidacji archiwum państwowe

25 Przechowywanie akt archiwalnych Akta kategorii B akta o czasowej wartości. Przechowywanie zgodnie z przepisami, określoną liczbę lat, a po upływie przekazywane na makulaturę. Akta kategorii B 5 Przechowywanie akt archiwalnych Akta kategorii C (B c ) akta manipulacyjne. Przechowywanie: do końca roku kalendarzowego w którym zostały sporządzone.

26 DZIĘKUJĘ!