Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa wydarzenia AECM Annual Event (całość wydarzenia odbywa się w języku angielskim)

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa wydarzenia AECM Annual Event (całość wydarzenia odbywa się w języku angielskim) Zakres zamówienia Organizacja i obsługa wydarzenia AECM Annual Event Informacje ogólne: 1. Termin i miejsce realizacji zamówienia: czerwca 2018 r.: 1 dzień, Meeting of the Global Network of Guarantee Institutions (GNGI), budynek BGK (BGK organizuje we własnym zakresie) - Koktajl powitany hotel salon Opera, Hotel Sofitel Victoria Warszawa 2 dzień, Posiedzenie Walnego Zgromadzenia oraz Rady Dyrektorów - Hotel Sofitel Victoria Warszawa - Uroczysta kolacja - Aula Główna Politechniki Warszawskiej 3 dzień, Seminarium - Hotel Sofitel Victoria Warszawa - równolegle wycieczka (Warszawa) dla osób towarzyszących 4 dzień, Wycieczka (Warszawa) 3. Charakterystyka Stowarzyszenie European Association of Guarantee Institutions (AECM), organizuje, wspólnie z wybranym członkiem AECM, co roku kilkudniowe wydarzenie poświęcone sprawom związanym z funkcjonowaniem Stowarzyszenia oraz seminarium. Głównym tematem jest działalność gwarancyjna wspierająca sektor MŚP. Adresatami tego wydarzenia są w szczególności członkowie Stowarzyszenia, przedstawiciele sektora gwarancji i poręczeń, krajowe i europejskie organy władzy publicznej instytucje międzynarodowe, a także zainteresowane strony zaangażowane w finansowanie MŚP. Wydarzenie organizowane jest przez AECM wspólnie z Bankiem Gospodarstwa Krajowego, który jest odpowiedzialny za przygotowanie wydarzenia od strony logistycznej. 4. Koszty dot. hotelu oraz wynajmu auli PW Po stronie Zamawiającego pozostaje: podpisanie umowy z Hotelem Sofitel Victoria Warszawa i pokrycie kosztów związanych z wynajmem sal oraz lunchami, przerwami kawowymi, 1

2 podpisanie umowy Politechniką Warszawską oraz pokrycie kosztów związanych z wynajmem Auli PW, zapewnienie tłumaczenia. 5. Ramowy opis wydarzenia oraz liczba uczestników na poszczególnych częściach wydarzenia: Tabela nr 1 Harmonogram wydarzenia 2018 r. 13 czerwca (środa) 14 czerwca (czwartek) 15 czerwca (piątek) 16 czerwca (sobota) i Rada Dyrektorów AECM Liczba uczestników 25/30 miejsce: hotel - mała sala Salon Saski Walne Zgromadzenie AECM (sesja wewnętrzna) Liczba uczestników 100/150 Miejsce: hotel, sala balowa rejestracja Seminarium Liczba uczestników - 200/250 Miejsce: hotel, sala AB 12:45-13:00 wspólne zdjęcie Wycieczka (pół dnia) Liczba uczestników 100/ Lunch Miejsce: Budynek BGK Lunch Miejsce: Hotel, Kitchen Gallery 13: Lunch Miejsce: Hotel, Kitchen Gallery Spotkanie (GNGI) Liczba uczestników - 40 Miejsce: budynek BGK :00 Walne Zgromadzenie (sesja publiczna) Liczba uczestników 120/150 Miejsce: hotel, sala AB Wycieczka dla osób towarzyszących (pół dnia) Liczba uczestników 40/ Koktajl powitalny Liczba uczestników - 80 Miejsce: Hotel,Salon Opera 20: Uroczysta kolacja Liczba uczestników - 250/300 Miejsce: Aula PW Tabela nr 2 Lista wydarzeń odbywających się podczas AECM Annual Event Wydarzenie Opis Liczba spodziewanych uczestników Szczególne potrzeby GNGI Przyjęcie powitalne Spotkanie the Global Network of Guarantee Institutions (GNGI) Koktajl powitalny dla uczestników w wieczór przed rozpoczęciem wydarzenia 40/50 Napoje 80 Lekkie przekąski, napoje Rada Dyrektorów AECM Posiedzenie Rady Dyrektorów AECM 25/30 Sala dla 30 osób, kawa, tłumaczenia, wsparcie techniczne 2

3 Walne Zgromadzenie AECM (sesja wewnętrzna) Walne Zgromadzenie AECM (sesja publiczna) Posiedzenie Walnego Zgromadzenia AECM Posiedzenie Walnego Zgromadzenia AECM otwarte dla członków Stowarzyszenia oraz osób z zewnątrz. 100/ /150 Jak wyżej Sala konferencyjna, przerwa na kawę, lunch, wparcie techniczne przy projekcjach/mikrofonach, Tłumacze, foldery konferencyjne, hostessy w recepcji przy rejestracji, ciągła obecność hostess w sali, zapewniających pomoc techniczną. Serwis fotograficzny. Uroczysta kolacja Wydarzenie towarzyskie w godzinach wieczornych, połączone z uroczystą kolacją oraz występem artystycznym. 250/300 Możliwość wskazania szczególnych potrzeb związanych z dietą w momencie rezerwacji. Seminarium AECM Sesje seminaryjne otwarte dla wszystkich zarejestrowanych uczestników (członków AECM i osób spoza Stowarzyszenia), oraz sesje panelowe dotyczące głównego tematu wydarzenia. 200/250 Sala konferencyjna, przerwa na kawę, lunch, wparcie techniczne przy projekcjach/mikrofonach, Tłumacze, foldery konferencyjne, ciągła obecność hostess zapewniających pomoc techniczną. Fotograf. Wycieczka dla osób towarzyszących Trwająca pół dnia wycieczka w dniu Seminarium dla osób towarzyszących. 40/50 Wycieczka po Warszawie z przewodnikiem anglojęzycznym Wycieczka Trwająca pół dnia wycieczka dla wszystkich uczestników dzień po Seminarium. 100/150 Wycieczka po Warszawie/ w okolicach Warszawy z anglojęzycznym przewodnikiem Opis zamówienia Wymagania szczegółowe: Do zadań Wykonawcy przy organizacji wydarzenia AECM Annual Event należeć będzie: I. Aranżacja sali Opera w hotelu Sofitel Victoria Warszawa podczas koktajlu powitalnego II. Wsparcie logistyczne oraz techniczne podczas Rady Dyrektorów, Walnego Zgromadzenia oraz Seminarium III. Przygotowanie scenariusza uroczystej kolacji i koncepcji artystycznej IV. Przygotowanie programu kulturalno-rozrywkowego V. Przygotowanie projektu graficznego AECM Annual Event VI. Zorganizowanie obsługi fotograficznej VII. Logistyka (platforma do rejestracji gości wydarzania, obsługa płatności, fakturowanie potwierdzenie uczestnictwa). VIII. Ubezpieczenie wydarzenia 3

4 IX. Koordynacja AECM Annual Event X. Zakup upominków dla uczestników AECM Annual Event I. Aranżacja sali Opera w hotelu Sofitel Victoria Warszawa podczas koktajlu powitalnego W dniu poprzedzającym Konferencję tj. 13 czerwca 2018 r. w godzinach 19: zorganizowany będzie koktajl powitalny w Hotelu Sofitel Victoria w Warszawie, sala Opera. 1. W ramach realizacji koktajlu Wykonawca zapewni nagłośnienie obiektu tzn. muzykę w tle do godz Wykonawca zapewni oświetlenie wewnątrz obiektu oraz przygotuje i zrealizuje projekt wizualizacji, aranżacji wnętrza, w którym odbędzie się koktajl. Projekt będzie stanowił załącznik do oferty i będzie podlegał ocenie Komisji przetargowej jako jedno z kryteriów oceny. 3. Do obowiązków Wykonawcy należy uregulowanie wszelkich zobowiązań formalno-prawnych związanych z oprawą muzyczną, a także uregulowaniem opłaty do ZAIKS-u. II. Wsparcie logistyczne oraz techniczne podczas Rady Dyrektorów, Walnego Zgromadzenia oraz Seminarium Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia kompleksowej obsługi organizacyjnej i logistycznej posiedzenia Rady Dyrektorów, Walnego Zgromadzenia oraz Seminarium dla liczby osób wskazanych w Tabeli nr 2. Wydarzenia odbędą się w Hotelu Sofitel Victoria w Warszawie ul. Królewska 11, w terminie czerwca 2018 roku. 1. Obsługa techniczna i scenografia Salon Saski (Rada Dyrektorów) a) Do zadań Wykonawcy należy przygotowanie małej sali konferencyjnej na potrzeby posiedzenia Rady Dyrektorów tzn. przygotowanie ekranu, rzutnika, 3 mikrofonów bezprzewodowych. b) Oznakowanie małej sali, które ułatwi dotarcie na spotkanie Sala AB (Walne Zgromadzenie, Seminarium zwanych konferencją) c) Do zadań Wykonawcy należy przygotowanie projektu oprawy wizualnej i jego realizacja w przypadku Walnego Zgromadzenia oraz Seminarium tj. zaprojektowanie, wykonanie i instalację scenografii odpowiedniej do charakteru wydarzenia (sala konferencyjna). Wymagane elementy scenografii sali konferencyjnej, które zapewni Wykonawca: --ekran z tkaniny lub innego tworzywa za sceną, - dekoracja kwiatowa lub inna, - mównica z plexi z mikrofonem, - urządzenie multimedialne posiadające wbudowane dwa ekrany, jeden jako podgląd dla osoby prowadzącej prezentację przy mównicy, drugi z przodu do projekcji logo. 4

5 - ekran główny w części centralnej, na którym będą wyświetlane filmy, zdjęcia, prezentacje prelegentów lub inne materiały przygotowane przez Zamawiającego. Projekt będzie podlegał ocenie Komisji przetargowej jako jedno z kryteriów oceny. d) Do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie oświetlenia sali konferencyjnej, w tym oświetlenia sceny. e) Do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie na scenie odpowiedniej liczby foteli oraz stolików wynikającej z programu (dyskusje panelowe). f) Do zadań Wykonawcy należeć będzie nagłośnienie miejsca, w którym odbędzie się wydarzenie. g) Wykonawca zapewni w razie potrzeby niezbędne ekrany plazmowe lub inne urządzenia, dzięki którym możliwe będzie komfortowe oglądanie przebiegu Walnego Zgromadzenia i Seminarium. h) Do zadań Wykonawcy będzie należało także przygotowanie prezentacji multimedialnej, która wykorzystywana będzie podczas Walnego Zgromadzenia i Seminarium (do odtwarzania na scenie). Prezentacja obejmować będzie: logotyp BGK, logotyp AECM, plansze powitalne/pożegnalne, plansze z nazwiskami prelegentów, nazwy podmiotów i ich logotypy. Informacje do prezentacji Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej 14 dni przed planowaną datą wydarzenia. i) Wykonawca będzie informował Zamawiającego o kwestiach organizacyjnych związanych ze scenografią, aranżacją sali itp., które mogą mieć wpływ na przebieg wydarzenia. j) Wykonawca odpowiada za kompleksowe przygotowanie wszystkich wymaganych pomieszczeń do konferencji (montaż) oraz ich uprzątniecie po zakończeniu wydarzenia. k) Wszelkie prace i czynności techniczne przed uroczystością muszą być zakończone bezwzględnie w dniu konferencji, co najmniej na 2 h wcześniej przed godziną rozpoczęcia Walnego Zgromadzenia oraz Seminarium. l) Wykonawca odpowiada za koordynację pracy personelu obsługi technicznej, którą zapewni i sprawność urządzeń. 2. Pozostałe elementy dotyczące Walnego Zgromadzenia oraz Seminarium scena, organizacja recepcji, hostessy, identyfikatory a) Scena, którą zapewnia hotel (wymiary sceny 1100 cm x 500 cm x 93 cm), powinna zostać ujęta w scenariuszu wydarzenia. b) Wykonawca zapewni wyściełanie sceny materiałem. c) Wykonawca zapewni 3 bezprzewodowe mikrofony, komputer do obsługi prezentacji i materiałów filmowych, rzutnik, ekran. 5

6 d) Wykonawca zapewni min. 2 hostessy, które zajmą się m.in. obsługą recepcji, rozdawaniem mikrofonów na scenie oraz urządzeń z wersjami wielojęzycznymi. e) Hostessy powinny znać język angielski. Stroje hostess powinny nawiązywać do charakteru imprezy. f) Wykonawca zapewni recepcję wraz z obsługą min. 3 osoby oraz elektroniczną rejestracją gości przybywających na wydarzenie. Wykonawca przedstawi projekt identyfikatorów i przygotuje je. Identyfikatory dla uczestników wydarzenia mają być drukowane na miejscu, powinny zawierać nazwę konferencji oraz imię i nazwisko uczestnika. Projekt identyfikatora zostanie przesłany do akceptacji Zamawiającego na minimum 10 dni przed rozpoczęciem wydarzenia AECM Annual Event. g) Wykonawca przygotuje materiały w języku angielskim dla każdego uczestnika konferencji: Agenda wydarzenia, mapka Warszawy z zaznaczonymi atrakcjami historycznymi oraz kulturalnymi, adres hotelu, adres miejsca w którym odbywa się koktajl powitalny oraz uroczysta kolacja. Projekt materiałów zostanie przesłany do akceptacji Zamawiającego na minimum 10 dni przed rozpoczęciem wydarzenia AECM Annual Event. h) Wykonawca zapewni odpowiednie oznakowanie sal konferencyjnych w hotelu (kierunkowskazy). III. Przygotowanie scenariusza uroczystej kolacji oraz koncepcji artystycznej Uroczysta kolacja odbędzie się w budynku Auli Głównej Politechniki Warszawskiej. Miejsce będzie dostępne od 14 czerwca 2018 r. od godz. 8:00 do 15 czerwca 2018 r. do godz Scenariusz a) Projekt scenariusza w formie opisu Wykonawca przedstawi jako załącznik do oferty. W scenariuszu przedstawi ogólny program uroczystej kolacji i swój pomysł na atrakcję wieczoru/ występ artystyczny. b) W scenariuszu należy uwzględnić następujące elementy: welcome drink, wystąpienie prezesa zarządu BGK, wystąpienie Przewodniczącego AECM (treść tej ostatniej zostanie przygotowana przez AECM) atrakcję artystyczną wieczoru, kolację 1 danie główne serwowane oraz pozostałe dania ciepłe i zimne w formie bufetu z open barem. c) Zamawiający oczekuje scenariusza w formie ogólnej, szczegółowy scenariusz minutowy będzie doprecyzowany na etapie współpracy z wybranym Wykonawcą. Scenariusz nie ma zawierać treści wystąpień ten element będzie również dopracowywany w późniejszym terminie. d) Proponowany scenariusz uroczystej kolacji musi uwzględniać charakter spotkania, liczbę i rangę zagranicznych gości. Scenariusz, w szczególności, powinien uwzględniać motyw przewodni, z którego wynikać będą pozostałe elementy: scenografia, atrakcje sceniczne, stroje hostess itp. 6

7 e) Wykonawca przedstawi w scenariuszu opis koncepcji uroczystej kolacji łączącej ze sobą wszystkie elementy wydarzenia, dostosowanej do grupy docelowej i charakteru uroczystej kolacji oraz identyfikacji wizualnej BGK. 2. Przygotowanie scenografii a) Wykonawca będzie pośredniczył między Zamawiającym, a Politechniką Warszawską we wszystkich kwestiach związanych z organizacją wydarzenia. b) Wszelkie decyzje nieujęte w umowie pomiędzy BGK, a Politechniką Warszawską będzie podejmował Zamawiający. c) Projekt aranżacji przestrzeni z: oświetleniem, aranżacją sceny, strefą chillout, wyposażeniem (umeblowaniem), dekoracją, aranżacją wejścia (czerwony dywan). Projekt aranżacji przestrzeni, Wykonawca przedstawi jako załącznik do oferty w formie opisu i wizualizacji. Projekt będzie podlegał ocenie Komisji przetargowej jako jedno z kryteriów oceny. d) Wykonawca odpowiedzialny będzie za przygotowanie oprawy wizualnej uroczystości tj. zaprojektowanie, wykonanie i instalację scenografii odpowiedniej do charakteru wydarzenia, zgodnej z motywem przewodnim oraz identyfikacją wizualną BGK. e) Wykonawca będzie niezwłocznie informował Zamawiającego o kwestiach organizacyjnych związanych ze scenografią, aranżacją sali itp., które mogą mieć wpływ na przebieg uroczystej kolacji. f) Jeśli przed oraz podczas realizacji wydarzenia pojawi się konieczność zmiany wymogów technicznych (związanych m.in. ze scenografią, oświetleniem, nagłośnieniem itp.) oprawy artystycznej, osoby prowadzącej galę, Wykonawca odpowiada za spełnienie tych wymogów w ramach niniejszego zamówienia. g) Wykonawca odpowiada za zabezpieczenie elementów technicznych, wprowadzonych do Auli, tak aby nie stanowiły zagrożenia dla życia i zdrowia uczestników (kable, lampy, reflektory itp.) oraz nie naruszały estetyki miejsca i wydarzenia. h) Wszelkie prace i czynności techniczne przed wydarzeniami muszą być zakończone bezwzględnie co najmniej na 2 h przed rozpoczęciem uroczystej kolacji. 3. Oprawa techniczna i muzyczna uroczystej kolacji a) Do zadań Wykonawcy należy odpowiednie zaaranżowanie światła i dźwięku zgodnie z charakterem wydarzenia I scenariuszem przedstawionym przez Wykonawcę. b) Do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie oświetlenia miejsca, w którym odbędzie się uroczysta kolacja, wejścia, oświetlenia sceny, oświetlenia kolumn na balkonach, krużgankach. c) Do zadań Wykonawcy należeć będzie nagłośnienie miejsca, w którym odbędzie się uroczysta kolacja, sceny oraz innych miejsc ujętych w scenariuszu. Do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie odpowiedniej liczby bezprzewodowych mikrofonów scenicznych wynikających ze scenariusza. 7

8 d) Wykonawca zapewni w razie potrzeby niezbędne ekrany plazmowe lub inne urządzenia, dzięki którym możliwe będzie komfortowe oglądanie atrakcji na scenie. Liczba i rodzaj urządzeń musi wynikać ze scenariusza. e) Do zadań Wykonawcy należy zapewnienie oprawy muzycznej (ścieżki dźwiękowej/muzyki ilustracyjnej), tj. instrumentalnych utworów muzycznych stosownych do charakteru uroczystości, które będą emitowane podczas uroczystej kolacji jako muzyka w tle. Oprawa muzyczna podlega akceptacji Zamawiającego najpóźniej 10 dni przed wydarzeniem. f) Do obowiązków Wykonawcy należy uregulowanie wszelkich zobowiązań formalno-prawnych związanych, z prowadzeniem imprezy i oprawą muzyczną, a także uregulowaniem opłaty do ZAIKS-u. g) Wykonawca odpowiada za koordynację pracy personelu obsługi technicznej i sprawność urządzeń. 4. Zapewnienie sceny podczas Uroczystej kolacji a) Wykonawca zapewni odpowiednią scenę w miejscu, gdzie odbywać się będzie wydarzenie, dostosowaną do występu artystycznego. b) Scena musi być dostosowana wielkością do liczby osób, które będą na niej występować w czasie wydarzenia w tym osób przemawiających oraz artystów. c) Projekt sceny powinien być spójny ze scenografią wynikającą ze scenariusza uroczystej kolacji. Scena powinna być pokrytą materiałem, oświetlona, wyposażona w schody umożliwiające łatwe wejście. Powinna również być zbudowana w sposób, który umożliwi komfortowe oglądanie wydarzeń ze sceny siedzącym i stojącym gościom. Przyjęta scenografia oraz scena muszą uwzględniać konieczność sprawnego, bezkolizyjnego wchodzenia i schodzenia ze sceny, m.in. przez poszczególne osoby przemawiające. 5. Obsługa konferansjerska i występ artystyczny podczas Uroczystej kolacji a) Wykonawca odpowiada za zapewnienie profesjonalnej obsługi konferansjerskiej spotkania. Wykonawca przedstawi propozycje 3 kandydatów w scenariuszu. Konferansjer musi swobodnie posługiwać się językiem angielskim oraz mieć min. 2 letnie doświadczenie w zawodzie prezentera/ konferansjera. Propozycję konferansjerów wraz z opisem Wykonawca przedstawi jako załącznik do oferty. Zamawiający wymaga aby wśród propozycji był przynajmniej jeden mężczyzna. b) Wykonawca zorganizuje co najmniej jedno spotkanie robocze przedstawicieli Wykonawcy, konferansjera i BGK celem omówienia scenariusza i innych szczegółów organizacyjnych. Spotkanie musi odbyć się nie później niż 7 dni przed wydarzeniem. c) W dniu gali konferansjer musi być na miejscu nie później niż na 2 godziny przed rozpoczęciem uroczystości. d) Wykonawca zapewni obsługę muzyczną, tj. DJ a dostępnego do godz. 23:59. 8

9 e) Wykonawca zapewni główną atrakcję wieczoru np. występ artystyczny trwający max 45 min. Wykonawca przedstawi co najmniej 3 propozycje atrakcji w scenariuszu. Propozycje atrakcji wieczoru wraz z opisem Wykonawca przedstawi jako załącznik do oferty. Element ten będzie oceniany przez Komisję przetargową jako jedno z kryteriów oceny. Finalna propozycja atrakcji wieczoru musi być pisemnie zaakceptowana przez Zamawiającego. Wykonawca zapewni niezbędny sprzęt do realizacji występu artystycznego zgodny z riderem technicznym artysty/artystów. f) Do obowiązków Wykonawcy należy uregulowanie wszelkich zobowiązań formalno-prawnych związanych z wynagrodzeniem dla artysty, DJ, konferansjera, a także uregulowanie opłat do ZAIKS-u. 6. Zorganizowanie poczęstunku dla uczestników a) Wykonawca zapewni drink powitalny (wino musujące) oraz przekąski w formie finger food min. 4 szt. na osobę, które będą serwowane wszystkim gościom we foyer. b) Wykonawca zapewni uczestnikom gali, kolację w formule zasiadanej serwowanej danie główne. Stoły okrągłe, ośmioosobowe, powinny być nakryte obrusami, na środku świece oraz dekoracje z żywych kwiatów. Krzesła w pokrowcach ozdobnych. Na stole zastawa: obrus, zestaw sztućców, kieliszek do wina białego, kieliszek do wina czerwonego, goblet do wody, materiałowe serwetki. c) Kolacja powinna składać się z dania głównego serwowanego do stołu oraz odrębnego menu bufetowego, które powinno zawierać przynajmniej 5 rodzajów przekąsek zimnych, minimum 4 rodzaje sałat i sałatek, minimum 5 rodzajów dań ciepłych (w tym dania wegetariańskie, mięsne, rybne, jarzyny, dodatki skrobiowe), minimum 3 rodzaje deserów, owoce. Menu na jedną osobę musi wynieść minimum 800 g. Propozycję menu Wykonawca przedstawi jako Załącznik do oferty. Menu zostanie ocenione przez Komisję przetargową jako jedno z kryteriów oceny. Finalna propozycja menu musi być pisemnie zaakceptowana przez Zamawiającego. d) Wykonawca zapewni open bar (do 5 godzin) dla wszystkich uczestników uroczystej kolacji wraz z obsługą barmańską. W skład open-baru powinny wejść napoje zimne (woda: gazowana, niegazowana, soki owocowe: jabłkowy, pomarańczowy, grejpfrut, napoje gazowane: cola, fanta, sprite), napoje gorące (kawa i herbata), alkohol (piwo, wino białe i czerwone, wódka, whisky). Wykonawca zapewni obsługę barmańską w ramach open baru przy dwóch niezależnych stanowiskach barmańskich. e) Menu powinno uwzględniać również propozycje wegańskie, bez laktozy. f) Wykonawca zapewni odpowiednią obsługę kelnerską. g) Wykonawca zapewni utrzymanie jedzenia i napojów we właściwej temperaturze przez cały czas trwania wydarzenia, tj. od zakończenia części oficjalnej do zakończenia uroczystej kolacji. 9

10 h) Wykonawca zapewni odpowiednią do liczby uczestników ilość zastawy stołowej oraz sztućców, szklanek, kieliszków, serwetek. i) Wykonawca zapewni w strefie chillout odpowiednią liczbę stołów koktajlowych, krzeseł barowych, sof, foteli i niskich stolików adekwatną do liczby zaproszonych gości. j) Wykonawca odpowiada za sprawną, profesjonalną, dyskretną obsługę oraz zapewnienie porządku i czystości. k) Najpóźniej 30 dni przed imprezą Wykonawca przedłoży BGK menu do zatwierdzenia. BGK zastrzega sobie możliwość modyfikacji menu przedstawionego przez Wykonawcę. 7. Pozostałe a) Wykonawca zapewni min. 2 hostessy, które będą zapewniały pomoc techniczną m.in. we foyer będą rejestrować gości przybywających na uroczystą kolację. Hostessy powinny znać język angielski i być ubrane w stroje nawiązujące do charakteru wydarzenia. b) Wykonawca zapewni osoby do obsługi technicznej dostępne na miejscu w czasie montażu urządzeń technicznych oraz przez cały czas trwania wydarzenia. c) Wykonawca zapewni oznaczenie terenu wydarzenia (kierunkowskazy, oznaczenie parkingu). d) Wykonawca zapewni szatnię oraz obsługę adekwatną do liczby uczestników (min. 2 osoby) e) Wykonawca zapewni agregat prądotwórczy, jeśli będzie konieczny przy organizacji wydarzenia. f) Wykonawca zapewni kosze na śmieci na terenie auli oraz popielniczki przed aulą w odpowiedniej liczbie. g) Wykonawca zapewni zadaszenie, dywan oraz pachołki ozdobne przed wejściem do budynku Auli PW. h) Wykonawca spełni wymagania techniczne dot. transportu, garderoby i cateringu zarówno dla artystów, jak i prowadzących wydarzenie. IV. Przygotowanie programu kulturalno-rozrywkowego 1. Wykonawca zaproponuje scenariusz wycieczki dla gości: a) W dniu , godz wycieczka dla osób towarzyszących w dniu Seminarium b) W dniu kilkugodzinna wycieczka dla wszystkich uczestników, rozpoczynająca się ok godz c) Miejsce zbiórki - Hotel Sofitel Victoria w Warszawie, ul. Królewska 11, Warszawa 2. Wykonawca zapewni przewodników mówiących w języku angielskim. 10

11 3. Wykonawca zapewni lunch boxy (np. kanapka, baton, owoc) oraz napoje (woda, soki) dla uczestników wycieczki. 4. Wykonawca zapewni transport (busy). Pojazdy klasy PREMIUM, nie starsze niż 10 lat. V. Przygotowanie projektu graficznego AECM Annual Event Wydarzenie zwykle ma swój własny projekt graficzny, zawierający logo AECM oraz logo członka będącego gospodarzem (BGK). Projekt graficzny wykorzystywany jest w kanałach online oraz materiałach drukowanych. Projekt zostanie oceniony przez Komisję przetargową i stanowić będzie jedno z kryteriów oceny. 1. Wykonawca zaprojektuje i przestawi przynajmniej trzy projekty graficzne logo wydarzenia, które będą załącznikiem do oferty. 2. Wraz z przekazaniem dokumentów z projektem graficznym Wykonawca przekaże zamawiającemu autorskie prawa majątkowe do projektu z chwilą zapłaty. VI. Zorganizowanie obsługi fotograficznej 1. Wykonawca zapewni obsługę fotograficzną dla Walnego Zgromadzenia, Seminarium oraz Uroczystej kolacji i dostarczy zdjęcia (2 kopie CD) nie później niż w ciągu 5 dni roboczych po wydarzeniu do centrali BGK w Warszawie. 2. Wraz z przekazaniem zdjęć w formie zapisu cyfrowego na płycie CD Wykonawca przekaże Zamawiającemu do nich autorskie prawa majątkowe. 3. Wykonawca dostarczy łącznie nie mniej niż 200 zdjęć, w tym zdjęcia z przebiegu konferencji, wystąpień, zdjęć obrazujących występy artystyczne, zgodnie ze scenariuszem wydarzenia. Uprzednio Wykonawca dokona niezbędnej obróbki zdjęć, celem poprawy ich jakości. VII. Logistyka (platforma do rejestracji, obsługa płatności, fakturowanie, potwierdzenie uczestnictwa) Strona internetowa AECM Annual Event przygotowana będzie przez AECM. Zawierać będzie informacje na temat wydarzenia, program, informacje dotyczące kwestii logistycznych oraz link umożliwiający rejestrację uczestników. 1. Wykonawca przygotuje system online do rejestracji uczestników całej konferencji. Uczestnicy muszą mieć możliwość uiszczenia opłaty za udział w Seminarium, uroczystą kolację i zajęcia kulturalno-rozrywkowe (wycieczki) kartą lub przelewem z możliwością generowania dokumentu płatniczego (faktury/rachunku). Platforma umożliwi rejestrowanie się gości w terminie od r. do r. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany dat. 2. Wykonawca będzie również koordynował rezerwację pokoi w Hotelu Sofitel Victoria w Warszawie. Uczestnicy opłacą rezerwację hotelu na rzecz wybranej agencji albo hotelu, w zależności od ustaleń. 11

12 3. Jeśli zaistnieje konieczność Wykonawca będzie potwierdzał elektronicznie udział zaproszonych osób. VIII. Ubezpieczenie 1. Wykonawca powinien mieć ubezpieczenie OC organizatora imprez do kwoty zł. 2. Wykonawca powinien zapewnić zabezpieczenie medyczne wydarzenia w przypadku potwierdzenia udziału przez min. 300 osób. IX. Koordynacja AECM Annual Event 1. Wykonawca w czasie AECM Annual Event powinien zapewnić 2 koordynatorów, posługujących się językiem angielskim, jako osoby odpowiedzialne za kontakty z Zamawiającym przez cały czas przygotowań, trwania i rozliczenia imprezy, będące w stałym kontakcie z koordynatorami (2 os.) po stronie BGK. 2. Wykonawca odpowiada za zapewnienie sprawnej obsługi logistycznej, artystycznej i technicznej całej imprezy. 3. Wykonawca jest w stałym kontakcie z Zamawiającym podczas przygotowań do imprezy i w trakcie imprezy. X. Zakup upominków dla uczestników AECM Annual Event 1. Wykonawca przedstawi trzy propozycje drobnych upominków w liczbie 250 szt. dla uczestników AECM Annual Event. Upominkami mogą być: a) drobne pamiątki związane z Polską, b) słodycze np. torcik wedlowski, śliwki w czekoladzie, Wykluczamy albumy z uwagi na objętość oraz wagę. 2. Upominki powinny zostać oznakowane (logo BGK). Jeśli będzie to niemożliwe, dopuszczalne jest oznakowanie opakowania. 3. Upominki powinny zostać odpowiednio zapakowane i przygotowane do transportu lotniczego w bagażu podręcznym. 12