Wyjaśnienia w postępowaniu na organizację Gali Otwarcia Lubelskiego Centrum Konferencyjnego w Lublinie ZASMAKUJ LUBELSKIEJ KONFERENCJI

Transkrypt

1 ZP KD Lublin, dnia 4 lipca 2016 r. Wykonawcy Wyjaśnienia w postępowaniu na organizację Gali Otwarcia Lubelskiego Centrum Konferencyjnego w Lublinie ZASMAKUJ LUBELSKIEJ KONFERENCJI Zamawiający: Lubelskie Centrum Konferencyjne w Lublinie, działając na podstawie przepisu art. 38 ust. 2 i 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2164), udziela wyjaśnień i zmienia treść SIWZ w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na organizację Gali Otwarcia Lubelskiego Centrum Konferencyjnego w Lublinie ZASMAKUJ LUBELSKIEJ KONFERENCJI : Pytanie 1: Jaka jest maksymalna ilość spotkań, które winien odbyć Wykonawca z Zamawiającym? pkt II.4 Odpowiedź 1: Zamawiający nie jest w stanie na tym etapie podać ilości spotkań jakie odbędzie z Wykonawcą. Pytanie 2: Czy fontannę multimedialną, o której jest mowa w pkt III.1.1 zapewnia Zamawiający? Odpowiedź 2: Tak, fontannę multimedialną zapewnia Zamawiający. Pytanie 3: Czy wykonawca ma opłacić tantiemy również w związku z występem zespołu głównego? pkt VI.2

2 Odpowiedź 3: Zgodnie z umową zawartą pomiędzy Zamawiającym a Agencją reprezentującą Sound n Grace, obowiązek uiszczenia tantiem autorskich leży po stronie Zamawiającego. Pytanie 4: Czy pokazy akrobatyczne i zespół taneczny opisane w programie zapewnia Zamawiający? Odpowiedź 4: Zapewnienie pokazów akrobatycznych i występów artystycznych jest po stronie Zamawiającego. Pytanie 5: Proszę o ujawnienie kwoty brutto, którą dysponuje Zamawiający na zorganizowanie wydarzenia. Odpowiedź 5: Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2164), kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, Zamawiający podaje bezpośrednio przed otwarciem ofert. Pytanie 6: Pytanie dotyczy części III Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, pkt. 2, ust. 2.2 Sala Główna S2 Prosimy o wyjaśnienie jak należy rozumieć zapis: Wykonawca zobowiązany jest przygotować aranżację strefy foyer przeznaczonej na catering z wykorzystaniem tych samych technik co przy Sali S1? Czy jak w przypadku Sali Audytoryjnej S1 należy przygotować kompozycje z żywych kwiatów w donicach, jeśli tak, to w jakiej liczbie? Odpowiedź 6: Zmawiający dokonuje zmiany szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia (załącznik nr 1 do SIWZ) w części III opisu przedmiotu zamówienia - Wymagania Dotyczące Aranżacji Przestrzeni LCK, w punkcie 2.2. Sala Główna S2. Otrzymuje on brzmienie: Wykonawca zobowiązany jest wykonać główną scenografię w sali widowiskowej gdzie będzie przeprowadzona część oficjalna: wystąpienia władz samorządowych, VIP-ów, prezentacja filmów promocyjnych, występy artystów. Wykonawca zobowiązany jest przygotować aranżację strefy foyer przeznaczonej na catering z wykorzystaniem tych samych technik co przy Sali S5. W sali głównej będzie ustawionych 30 stolików koktajlowych ubranych w czarny streczowy materiał (stoliki wraz z materiałem Strona 2 z 8

3 zapewnione przez Zamawiającego). Na każdym stoliku Wykonawca umieści kwiaty w niskich prostokątnych doniczkach, współgrające z aranżacją kwiatową pod sceną. Aranżacja Sali musi uwzględniać wymogi wynikające z ridera technicznego zespołu muzycznego (załącznik do OPZ). Przed sceną Wykonawca umieści białe kwiaty (żywe, cięte 2 rodzaje z zaproponowanych np. amarylisy, hiacynty, lilie, storczyki) w min. 3 prostokątnych białych donicach (o wys. ok. 40 cm, dł. ok. 60 cm, gł. ok. 30 cm.) wykonanych z fiberglass lub innego materiału o zbliżonych walorach estetycznych. Dominującym kolorem będzie czarny w celu nadania eleganckiego i galowego charakteru. Zamawiający wymaga wykonania i dostarczenia kompozycji kwiatowych z żywych, ciętych kwiatów. Mają one znajdować się na każdym stoliku koktajlowym. Pytanie 7: Pytania dotyczą części III Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, pkt. 2, ust. 2.3 Foyer przy Sali Głównej. Czy do dekoracji stołów koktajlowych Zamawiający dopuszcza użycie szklanych wazonów przezroczystych? Czy możliwe jest ewentualne wykorzystanie lawendy zamiast wrzosu? Odpowiedź 7: Zamawiający dopuszcza zastosowanie szklanych wazonów przezroczystych. Do wykonania kompozycji kwiatowych, Wykonawca może użyć wrzosu koloru lawendowego lub lawendy. Pytanie 8: Pytania dotyczą części III Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, pkt. 2, ust. 2.5 Sala Wystawiennicza S5 Prosimy o wyjaśnienie jak należy rozumieć zapis: Wykonawca zaaranżuje salę S5 pod kolację dla gości w podobnej scenografii jak sala S2? Czy jak w przypadku Sali Głównej S2 należy przygotować kompozycje z żywych kwiatów w donicach, jeśli tak, to w jakiej liczbie? Czy do dekoracji stołów koktajlowych Zamawiający dopuszcza użycie szklanych wazonów przezroczystych? Czy możliwe są odstępstwa od podanych wymiarów wazonów, jeśli tak, to w jakim zakresie (np. +/- 5 cm)? Odpowiedź 8: Chodzi o aranżację stołów bufetowych oraz koktajlowych Zamawiający wymaga, by aranżacje na poszczególnych poziomach były spójne wizualnie. W przypadku wazonów przezroczystych Zamawiający wymaga, by Wykonawca użył wazonów w podanych rozmiarach, ze względu na to, że wskazane przez Zamawiającego wazony są proporcjonalne do rozmiaru stolika koktajlowego i gwarantują jego stabilność. Strona 3 z 8

4 Pytanie 9: Pytania dotyczą części III Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, pkt. 2, ust. 2.7 Foyer przy Sali S7 Czy zapis Aranżacja bufetu deserowego powinna być spójna z kompozycją kwiatową na stoliki koktajlowe należy rozumieć jako umieszczenie dekoracji kwiatowych jak na stolikach koktajlowych? Czy do dekoracji stołów koktajlowych Zamawiający dopuszcza użycie szklanych wazonów przezroczystych? Co należy rozumieć pod pojęciem bukiety z mchu oraz białych stokrotek, czy Zamawiający może przedstawić przykładowe zdjęcie takiej kompozycji? Odpowiedź 9: Zamawiający wymaga, by aranżacja kwiatowa stołów bufetowych była spójna z aranżacją stolików koktajlowych, co nie oznacza obowiązku zastosowania tych samych kwiatów. Zamawiający dopuszcza użycie szklanych wazonów przezroczystych. Zamawiający nie dysponuje fotografiami kompozycji z mchu. Kompozycje te mają być wykonane z mchu ułożonego w kulę, w którą należy w artystyczny sposób umieścić stokrotki, lub inne podobne kwiaty. Pytanie 10: Czy jeśli zrealizowaliśmy imprezę, którą chcemy wykazać w wykazie imprez potrzebnym do zakwalifikowania się do przedmiotowego przetargu, i była to nasza impreza autorska (a więc nikt jej u nas nie zamawiał = nie możemy przedstawić referencji), to opisane w SIWZ oświadczenie o jej prawidłowym zrealizowaniu wraz z podaniem wartości realizacji będzie odpowiednie aby spełnić wymagania państwa procedury przetargowej? Odpowiedź 10: Zgodnie z warunkiem udziału w niniejszym postępowaniu dotyczącym doświadczenia, Wykonawca musi wykazać się należytym wykonaniem, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, co najmniej 2 imprez o podobnych charakterze i wielkości, w skład których wchodziły co najmniej: usługa cateringowa, aranżacja przestrzeni, zapewnienie zaplecza technicznego i w których udział wzięło co najmniej 300 osób (w każdej). Wykaz zrealizowanych wydarzeń Wykonawca zobowiązany jest sporządzić z wykorzystaniem wzoru wykazu wykonanych głównych usług stanowiącym załącznik nr 6 do SIWZ i dołączyć do niego dokumenty potwierdzające należyte wykonanie wskazanych usług. Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane, w przypadku usług dowodami, potwierdzającymi należyte wykonanie usług są: Strona 4 z 8

5 1) poświadczenie; 2) oświadczenie wykonawcy - jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa w pkt 1; 3) w przypadku gdy zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie wykonanych usług, zostały wcześniej wykonane, wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, o których mowa w pkt 1 i 2. Pytanie 11: Jak rozumieć stwierdzenie: PATIO: białe kwiaty (amarylisy) w eleganckich szklanych naczyniach 10 szt. (wys. ok. 10cm). - wysokość 10 cm to wysokość wazonu, całej kompozycji czy kwiaty chcą mieć Państwo przycięte na taką wysokość? Odpowiedź 11: Wykonawca zobowiązany będzie umieścić 10 sztuk wazonów o wysokości ok. 10 cm (sam wazon) na 10 stolikach koktajlowych. Wysokość dotyczy samego wazonu. Pytanie 12: Czy pod stwierdzeniem Sala Główna S2: kwiaty w niskich prostokątnych doniczkach (30 szt.) - chcą Państwo białe kwiaty doniczkowe? Odpowiedź 12: Na każdym stoliku wykonawca umieści kwiaty w niskich prostokątnych doniczkach, współgrające z aranżacją kwiatową pod sceną. Pod sceną Wykonawca winien umieścić kwiaty żywe cięte 2 rodzaje z zaproponowanych (amarylisy, hiacynty, lilie, storczyki). Pytanie 13: Rozumiem, że w Foyer przy Sali Głównej S2: 10 szklanych, niskich, białych wazonów o wysokości maks. 10 cm wypełnionych bukietami lawendowego wrzosu. - mają to być wrzosy cięte? Odpowiedź 13: Tak, mają to być wrzosy cięte lub ewentualnie cięta lawenda. Pytanie 14: Czy donice typu fiberglass użyte na tarasie mają mieć kształt prostopadłościanu? Odpowiedź 14: Tak, świadczą o tym wymiary: (ok. min wys.40cm, dł. 60cm, szer cm). Pytanie 15: Strona 5 z 8

6 Zwracam się z prośbą o doprecyzowanie godzin serwowania posiłków dla gości. Czy poczęstunek powitalny tj. aperitif, który ma być dostępny na godzinę przed rozpoczęciem Gali serwowany jest w godzinach 18:00-20:00? W ramach bankietu dla uczestników Wykonawca zapewnia przystawki, dania główne, desery, digestif oraz napoje? Zgodnie z harmonogramem pierwszy bankiet rozpoczyna się od godziny 22:00. Czy wszystkie bufety mają być dostępne również od tej godziny czy wcześniej? Odpowiedź 15: Aperitif ma być dostępny godzinę przed oficjalnym rozpoczęciem gali od 19:00. W ramach bankietu Wykonawca zapewnia przystawki, dania główne, desery, digestif oraz napoje zimne i gorące. Wszystkie bufety (za wyjątkiem dań ciepłych) mają być dostępne od 19:00. Dania ciepłe mają być dostępne na godzinę przed rozpoczęciem bankietu, od 21:00. Pytanie 16: Czy rzut sali S8 przedstawiony jako załącznik do OPZ odpowiada zdjęciom sali zamieszczonej na Państwa stronie internetowej? Czy to są realne zdjęcia sali? Odpowiedź 16: Tak, rzut sali S8 przedstawiony jako załącznik nr r 6 do szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia odpowiada zdjęciom sali zamieszczonej na stronie internetowej Zamawiającego. Pytanie 17: Czy możemy liczyć na zdjęcie panoramiczne sali, wejścia do sali oraz foyer? Czy istnieje przesłanie filmiku na bazie wirtualnego spaceru? Odpowiedź 17: Nie, gdyż na chwilę obecną Zamawiający nie dysponuje takimi fotografiami. Zamawiający dopuszcza jednak możliwość wizji lokalnej obiektu. Pytanie 18: Jakie światło jest w sali S8? Naturalne/sztuczne? Jaka jest ilość okien w sali? Czy istnieje możliwość dodatkowego oświetlenia? Odpowiedź 18: W Sali jest dostęp światła dziennego. W Sali są 2 okna (uwidocznione na załączonym rzucie). Na stałe zamontowane jest halogenowe oświetlenie sufitowe. Ewentualne dodatkowe oświetlenie leży w gestii Wykonawcy Strona 6 z 8

7 Pytanie 19: Czy działania związane z aranżacją sali S8 ograniczają się tylko do granic sali czy mogą wyjść poza salę i obejmować foyer? Odpowiedź 19: Tak. Mogą obejmować część Foyer. Pytanie 20: Czy z sali S8 można wyprowadzić stoły celem realizacji koncepcji naszej wizji aranżacji? Odpowiedź 20: Tak, Wykonawca może użyć stoły w celu realizacji swej wizji aranżacji Sali. Pytanie 21: Czy możemy otrzymać rzuty sali S8 do wizualizacji wraz z wymiarami sali? Odpowiedź 21: Rzut Sali S8 załączony jest do dokumentacji postępowania, stanowi on załącznik nr 6 do szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia i zawiera dane dotyczące wielkości sali. Jest to rzut rzeczywisty. Pytanie 22: Czy zaaranżowana sala S8 ma być otwarta podczas całej gali czy poza częścią oficjalną? Odpowiedź 22: Zaaranżowana sala S8 ma być otwarta podczas całej Gali. Pytanie 23: Jaka jest Państwa wizja zwiedzania obiektu oraz sali S8 przez zaproszonych gości? Odpowiedź 23: Goście będą swobodnie przemieszczać się po całym budynku podczas całej Gali. Pytanie 24: Jaka jest ilość wind? Czy windy są ogólnodostępne dla wszystkich gości? Odpowiedź 24: W budynku znajdują się 4 windy 3 ogólnodostępne dla gości, oraz jedna towarowa. Podczas Gali dla gości udostępnione zostaną także klatki schodowe. Pytanie 25: Czy bankiet jest stojący czy zasiadany? Strona 7 z 8

8 Odpowiedź 25: Bankiet ma być zorganizowany na stojąco. Pytanie 26: Czy LCK posiada parking podziemny? Odpowiedź 26: Tak, LCK posiada parking podziemny w ilości 45 miejsc parkingowych. Parking przeznaczony jest dla samochodów do 2 m wysokości. Jednocześnie Zamawiający informuje, iż zmianie ulegają: 1) Termin składania ofert zmiana rozdziału XX ust. 1 SIWZ. Termin składania ofert wyznaczony zostaje na dzień 12 lipca 2016 r. godz ; 2) Termin otwarcia ofert zmiana rozdziału XX ust 2 SIWZ. Termin otwarcia ofert zostaje wyznaczony na dzień 12 lipca 2016 r. godz ; 3) Oznakowanie koperty zmiana rozdziału XIX lit. C SIWZ. Koperta powinna być oznakowana następującym tekstem: (nazwa i adres Wykonawcy) Oferta w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na Organizację Gali Otwarcia Lubelskiego Centrum Konferencyjnego w Lublinie ZASMAKUJ LUBELSKIEJ KONFERENCJI - [ZP KD] - nie otwierać przed dniem 12 lipca 2016 r. przed godz Dostarczyć do godz do Kancelarii Ogólnej LCK, w budynku przy ul. A. Grottgera 2 w Lublinie. 4) Wszelkie dokonane zmiany stają się integralną częścią SIWZ; 5) Pozostałe postanowienia SIWZ pozostają bez zmian. /-/ Radosław Dudziński Dyrektor Lubelskiego Centrum Konferencyjnego w Lublinie Strona 8 z 8