Zintegrowany System Zarządzania Firmą HERMES MODUŁ KSIĘGA HANDLOWA

Transkrypt

1 Zintegrowany System Zarządzania Firmą HERMES MODUŁ KSIĘGA HANDLOWA Radom, czerwiec 2005

2 Powielanie w jakiejkolwiek formie, całości lub fragmentów podręcznika, bez pisemnej zgody Humansoft Sp. z o.o. jest zabronione. Copyright Humansoft Sp. z.o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. Microsoft, MS-DOS, Windows, Visual FoxPro są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Microsoft Corporation. Opracowanie: Aktualizacja: Katarzyna Nadolska Tomasz Fidos Edyta Szczepanowska Elżbieta Maruszak Radom VI, 2005 Humansoft Sp. z o. o Radom, ul. Wernera 29/31 tel/fax (048) , , humansoft@humansoft.pl 2

3 SPIS TREŚCI 1. OBIEG DOKUMENTÓW W HERMESIE WDRAŻANIE KSIĘGI HANDLOWEJ DZIENNIKI OKRESY BILANS OTWARCIA W KH AUTOMATYCZNE GENEROWANIA BO PLAN KONT DODANIE KONTA DO PLANU KONT POPRAWIANIE I USUWANIE KONTA Z PLANU KONT OPERACJE DLA TABELI PLAN KONT SCHEMATY KSIĘGOWE SCHEMAT KSIĘGOWY - FORMULARZ PRZYKŁADY SCHEMATÓW KSIĘGOWYCH KATEGORIE OPERACJI POLECENIA KSIĘGOWANIA (PK) POLECENIE KSIĘGOWANIA - FORMULARZ KONFIGURACJA PRZEKSIĘGOWANIA KOSZTÓW DEKRETACJA DOKUMENTÓW AUTOMATYCZNE DEKRETOWANIE RĘCZNE I PÓŁAUTOMATYCZNE DEKRETOWANIE USUNIĘCIE DEKRETÓW FILTRY DLA DEKRETOWANYCH DOKUMENTÓW WYDRUK DEKRETÓW KSIĘGOWANIE DOKUMENTÓW OBROTY KONTA W ROKU OBROTY DZIENNIKÓW ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD ZAPISY NA KONTACH ZAPISY NA KONTACH - PARAMETRY ZAPISY NA KONTACH - POZYCJE

4 17. SPRAWOZDANA KSIĘGOWE DEFINIOWANIE SPRAWOZDANIA WYKONANIE SPRAWOZDANIA DEKLARACJA CIT DEKLARACJA PIT ARCHIWIZACJA I ODTWORZENIE KH PORZĄDKOWANIE TABEL KH WYKAZ ZBIORÓW TWORZĄCYCH KH Z OPISEM STRUKTURY, PROGRAMÓW I ALGORYTMÓW

5 Podręcznik zawiera opis modułu Księga Handlowa (KH), będącego jedną z części Zintegrowanego Systemu Zarządzania HERMES. Moduł KH nie funkcjonuje samodzielnie, może być używany tylko z Pakietem Podstawowym (modułem Sprzedaż) systemu Hermes, gdzie powstają dokumenty, rozrachunki, rejestry VAT. Prowadząc więc ewidencję księgową przy użyciu Księgi Handlowej nie należy skupiać się tylko na module KH ale sięgać również do części podstawowej systemu, która zawiera niezbędne do pracy funkcje i informacje. W module Księga Handlowa odbywa się księgowanie zdarzeń gospodarczych zarejestrowanych przy pomocy dokumentów w modułach Sprzedaż, Zakupy, Gospodarka magazynowa, Kasa/Bank, Rozrachunki, Środki Trwałe oraz Kadry i Płace. System daje się tak skonfigurować, aby księgowania tych dokumentów przebiegały w pełni automatycznie. Księgowanie automatyczne usprawnia pracę, a jednocześnie eliminuje większość typowych błędów popełnianych w tradycyjnej technice księgowania. Do modułu KH można również zaimportować dokumenty wystawiane w oddziałach firmy patrz Podręcznik Podstawowy Część II - rozdział Dla firm wieloodziałowych System Hermes nie posiada wbudowanych gotowych algorytmów księgowań. Opisany w dalszej części podręcznika mechanizm Schematów księgowych ułatwia księgowanie, ale za merytoryczną poprawność schematu autorzy programu nie odpowiadają. Podobnie dla Sprawozdań księgowych system Hermes dostarcza narzędzia do ich samodzielnego zdefiniowania, jednak odpowiedzialność za ich merytoryczną poprawność spoczywa na Użytkowniku. Ochrona danych księgowych Dane księgowe w systemie Hermes są chronione przez kilka mechanizmów, które utrudniają ingerencję w nie osób niepowołanych. Jednocześnie należy nadmienić, że żadne znane systemy nie chronią danych w stu procentach. Hermes dostarcza kilku mechanizmów ochrony opisanych poniżej. Użytkownik z kolei musi chronić we własnym zakresie komputery i sieć komputerową przed dostępem niepowołanych osób. Ochrona hasłem Każdy operator systemu Hermes ma własne hasło dostępu do programu. System uprawnień System uprawnień Hermesa pozwala blokować poszczególnym operatorom dostęp do określonych opcji programu. W szczególności osoby niepowołane nie będą w stanie wpłynąć na stan księgowań. 5

6 Nieodwracalność niektórych operacji Księgowanie dokumentów oraz zamykanie okresów są operacjami nieodwracalnymi. Żaden operator nie zmodyfikuje dokumentu zaksięgowanego. Nie możliwe jest również zaksięgowanie dokumentu do okresu zamkniętego. Ochrona danych przed uszkodzeniem Dane komputerowe zapisane na dysku twardym komputera mogą ulec uszkodzeniu. Uszkodzeniu może ulec również sam dysk oraz cały system komputerowy. Dla tego bardzo ważną czynnością jest archiwizacja danych firmy. Program potrafi archiwizować na dany moment zarówno wszystkie dane systemu jak też dane samej Księgi Handlowej. 6

7 1. Obieg dokumentów w Hermesie Proces obróbki dokumentów w systemie Hermes można podzielić na następujące etapy. 1. Tworzenie lub rejestrowanie dokumentów źródłowych. 2. Przenoszenie dokumentów do Księgi Handlowej. 3. Dekretacja dokumentów. 4. Księgowanie dokumentów. Etap 1. Realizowany jest głównie w innych modułach systemu np. Zakupy, Sprzedaż itd. Jedynym dokumentem tworzonym bezpośrednio w module KH jest Polecenie księgowania (PK). Etap 2. Realizowany jest on w opcji Funkcje administracyjne. patrz Podręcznik Podstawowy Część II - rozdział Funkcje administracyjne -> Przenoszenie dokumentów do KH Dokumenty przeniesione do KH są niemodyfikowalne. Oznacza to, że operator nie zdoła już poprawić faktury, która trafiła do księgi. Dokumenty trafiają do opcji Dekretacja dokumentów. Przenoszenie do księgi jest czynnością odwracalną. Używając opcji Usuń w tabeli Dekretacja dokumentów, można dokument usunąć z księgi o ile nie został tam zaksięgowany. Etap 3. Operacje dekretacji wykonuje się w opcji Księga Handlowa -> Dekretacja dokumentów. Wykonana może być ona automatycznie, półautomatycznie lub ręcznie. patrz rozdział Dekretacja Automatyczne dekretowanie jest możliwe wyłącznie dla dokumentów z przypisanym schematem księgowym lub w przypadku dowodów KP, KW, BP, BW ze wskazaną kategorią operacji. Zadaniem dekretacji jest: - określenie miesiąca i roku księgowania - dokonanie dekretacji kwot na poszczególne konta. Zadekretowane dokumenty otrzymują status D. 7

8 Etap 4. Operację księgowanie wykonujemy w opcji Księga Handlowa -> Dekretacja dokumentów. Jest to czynność nieodwracalna. Należy więc wykonywać ją z rozwagą. Operacja ta ma za zadanie nadać dokumentowi unikalny, kolejny numer w dzienniku i datę zaksięgowania. Zadekretowane dokumenty otrzymują status K. 8

9 2. Wdrażanie Księgi Handlowej Wdrożenie Księgi Handlowej jest bardzo ważny momentem, gdyż to jak zostanie przeprowadzone ma znaczenie dla dalszej pracy systemu. Wdrożenie KH polega nie tylko na ustawieniach w samym module Księga Handlowa ale sięga także do innych opcji systemu współpracujących z księgowością. W procesie wdrożenie KH należy wykonać następujące operacje: 1. Ustalenie początku roku obrachunkowego i otwarcie okresów księgowych - opcja Księga handlowa -> Okresy. 2. Wprowadzenie dzienników - opcja Księga handlowa -> Dzienniki. 3. Zdefiniowanie planu kont - opcja Księga handlowa -> Plan kont. 4. Zdefiniowanie schematów księgowych - opcja Księga handlowa -> Schematy księgowe. 5. Przypisanie rejestrom dokumentów odpowiednich schematów księgowych i dzienników - opcja Konfiguracja -> Definicje dokumentów. 6. Przypisanie zdefiniowanym kasom i rachunkom bankowym symboli kont księgowych i dzienników - opcje Konfiguracja -> Kasy, Rachunki bankowe. 7. Zdefiniowanie kategorii operacji kasowo-bankowych, które służą do wskazywania przy dowodach kasowych i bankowych kont przeciwstawnych - opcja Kasa/Bank -> Kategorie operacji. 8. Wprowadzenie pozycji księgowych do tabeli Artykuły - opcja Kartoteki -> Artykuły. Pozycje te będą wykorzystywane do rejestrowania i księgowania kosztów. 9. Zdefiniowanie sprawozdań księgowych i deklaracji podatkowych. 10. Wprowadzenie bilansu otwarcia oraz dotychczasowych obrotów kont. Niektóre operacje wykonuje się w innych opcjach niż Księga Handlowa i zostały one opisane w podręcznikach: Podręcznik Podstawowym Część I i Część II. patrz Podręcznik Podstawowy Część I i Część II. Opisy operacji wykonywanych w KH znaleźć można w dalszych rozdziałach tego podręcznika, dlatego też nie będą tu omawiane. Poruszony zostanie tylko temat wprowadzenia dotychczasowych zapisów na kontach w przypadku wdrażania systemu nie od początku roku obrachunkowego. Zapisy kont księgowych, powstałe przed wdrożeniem KH wprowadza się do systemu dokumentami Polecenia księgowania (PK). 9

10 Istnieje kilka sposobów wprowadzenia startowych informacji o obrotach kont. Wybór powinien być uzależniony np. od momenty roku obrachunkowego w jakim przeprowadzane jest wdrożenia jak również od ilości kontrahentów z którymi firma prowadzi rozrachunki. Jeden ze sposobów polega na wprowadzenie dokumentem PK do okresu 00 bilansu otwarcia z początku roku, a następnymi PK do poszczególnych miesięcy sumarycznych obrotów wszystkich kont. Otrzymujemy w ten sposób pełną informację o tym co się działo (sumarycznie) na kontach we wszystkich miesiącach przed wdrożeniem systemu. Pozwala to np. wykonać sprawozdania księgowe za cały rok czy za poszczególne miesiące. Sposób ten można zastosować tylko w przypadku wdrażania systemu najdalej w trzecim czy czwartym miesiącu roku obrachunkowego, gdyż uzupełnienie obrotów kont np. z siedmiu miesięcy trwałoby bardzo długo, a w niektórych przypadkach byłoby w ogóle niemożliwe ze względu na bieżąca pracę. Również duża ilość obsługiwanych kontrahentów utrudnia to zadanie, gdyż w każdym miesiącu trzeba wprowadzić obroty kont rozrachunkowych. Już w przypadku kilkudziesięciu kontrahentów operacja ta może pochłonąć masę czasu. Dlatego wdrażając Księgę Handlową w późniejszych miesiącach można zastosować sposób uproszczony, który polega na wprowadzeniu na jednym dokumencie PK sald wszystkich kont na dzień wdrożenia systemu. Np. rozpoczynając pracę w module KH z początkiem miesiąca 8-go, wprowadzamy PK do okresu 07 i zapisujemy w nim salda wszystkich kont na ostatni dzień miesiąca 7-go. Wykorzystując ten sposób nie można np. obejrzeć obrotów w miesiącu 4-tym albo wykonać sprawozdań za miesiące sprzed wdrożenia, ale jest on znacznie szybszy i wygodniejszy w realizacji. Jeżeli moduł Księga Handlowa jest wdrażany w czasie gdy inne moduły systemu Hermes już działają np. Sprzedaż, Zakupy, a co za tym idzie i Rozrachunki, wtedy po wprowadzeniu danych bilansowych do KH należy porównać je z danymi poszczególnych modułów. Funkcje pomocne w uzgodnieniu sald znaleźć można w opcji Analizy. patrz Podręcznik Podstawowy Część II - rozdziały Analiz -> Uzgodnienie sald z KH, Uzgodnienie rozrachunków z KH Wdrażając moduł Księga Handlowa razem z Rozrachunkami można zautomatyzować proces tworzenia rozrachunków bilansowych. Należności i zobowiązania powstałe przed wdrożeniem systemu Hermes wprowadza się za pomocą dokumentów IN i IZ w opcji Rozrachunki. patrz Podręcznik Podstawowy Część II rozdział Rozrachunki -> Dokumenty IN i IZ. 10

11 Tworząc w Księdze Handlowej bilansowy dokument PK wprowadzamy do niego salda poszczególnych kont. Jeżeli dane konto powiązane jest z np. kontrahentem to program przy zapisie dekretu zadaje pytanie: Odpowiedź Tak powoduje przywołanie formularza IN lub IZ (w zależności od strony zapisu) i umożliwia wypełnienie go szczegółowymi informacjami (numer i data dokumentu rozrachunkowego, termin płatności itp.). Zamknięcie dokumentu IN/IZ przenosi informację do opcji Rozrachunki. W ten sposób wypełniając dokument PK wprowadzamy również informacje na rozrachunki. Należy pamiętać o tym, że dokument PK i dokumenty IN/IZ nie są ze sobą powiązane, tzn. po ich utworzeniu jakakolwiek zmiana zapisu w dokumencie PK nie zmienia zapisu w Rozrachunkach i odwrotnie. 11

12 3. Dzienniki System zakłada istnienie wielu dzienników księgowań. Każdy księgowany dokument musi być przypisany do konkretnego dziennika. Na początku system generuje jeden dziennik o symbolu 1 i nazwie Dziennik podstawowy. Definicja ta może być wystarczająca. Należy pamiętać, że system Hermes sam rozróżnia rodzaje dokumentów i wykorzystując opcję Filtry można uzyskać informacje np. tylko o dekretach dotyczących sprzedaży. Jeśli jednak potrzebne jest wprowadzenie kolejnych dzienników należy usunąć stworzoną przez system pozycję i utwórzyć samodzielnie dzienniki. W praktyce spotyka się podział dzienników na: 1. Dziennik zakupów 2. Dziennik sprzedaży 3. Dziennik kasowy 4. Dziennik bankowy 5. Dziennik dla pozostałych dokumentów Dodając nowy dziennik (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz. Stworzenie dziennika polega na podaniu jego symbolu i nazwy. Dzienniki należy przypisać dokumentom w opcji Konfiguracja -> Definicje dokumentów oraz kasom i rachunkom bankowym Konfiguracja -> Kasy, Rachunki bankowe. 12

13 patrz Podręcznik Podstawowy Część II rozdziały Konfiguracja -> Definicje dokumentów, Kasy, Rachunki bankowe. Operacja ta jest niezbędna aby można było korzystać z automatycznego dekretowania dokumentów. patrz rozdział Dekretacja dokumentów Każdy księgowany dokument otrzymuje unikalny numer w dzienniku, w operacji zwanej księgowaniem. patrz rozdział Księgowanie dokumentów Numer ten zbudowany jest następująco: D/MM/NNNNNN Gdzie: D - symbol dziennika, MM - miesiąc księgowania, NNNNN - kolejny numer w ramach dziennika w danym miesiącu. Np. numer Z/02/ oznacza dokument z dziennika Z - np. dziennika zakupów, księgowany w lutym pod numerem kolejnym 10. Numery kolejne nadawane są w każdym dzienniku osobno w ramach każdego miesiąca. 13

14 4. Okresy Podstawowym okresem obrachunkowym w systemie Hermes jest jeden miesiąc. Bilans otwarcia nowego roku jest również traktowany jako normalny okres obrachunkowy. Każdy okres oznaczony jest numerem. Bilans otwarcia ma numer 00, styczeń - 01, luty - 02 itd. Rok obrachunkowy składa się więc z 13 okresów. Początek roku obrachunkowego ustala Użytkownik i może to być dowolna data roku kalendarzowego. W większości firm rok obrachunkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Otwieranie nowych okresów następuje automatycznie w momencie wejścia do systemu. Pozostałe operacje na okresach wykonuje się w opcji Okresy. Rok / Miesiąc / Status Lista okresów w wybranym roku obrachunkowym. Każdy miesiąc posiada status: - O otwarty - Z zamknięty Zamknięcie okresów do... System blokuje możliwość księgowania dokumentów do okresu zamkniętego. Dlatego do zamykania okresów należy podchodzić ostrożnie, gdyż lekkomyślne zamknięcie okresu sprawozdawczego może postawić użytkownika przed problemem co zrobić z niezaksięgowanymi dokumentami. 14

15 System Hermes nie limituje ilości jednocześnie otwartych okresów i nie przymusza do ich zamykania. Odpowiedzialność za właściwe i zgodne z przepisami gospodarowanie okresami spoczywa na osobie obsługującej system. Usunięcie dokumentów Opcja ta pozwala usunąć zbędne dokumenty z poprzedniego roku o ile są zamknięte wszystkie okresy tego roku. Przed wykonaniem tej operacji należy bezwzględnie sporządzić kopię (archiwizacja) Księgi Handlowej. Otwarcie nowego roku Okresy i lata w KH nie są otwierane automatycznie, tak jak w pozostałej części programu. Nowy rok obrachunkowy należy otworzyć korzystając właśnie z tej opcji. Rok obrachunkowy może się rozpoczynać w dowolnym miesiącu np. rok obrachunkowy 2002 może rozpoczynać się w 1 kwietnia 2002 i trwa do 31 marca Po otworzeniu roku otwartych zostaje 13 okresów: 00 Bilans otwarcia 01 pierwszy miesiąc roku obrachunkowego 02 drugi miesiąc itd. Początek roku obrachunkowego Przycisk pozwala na zmianę początku roku obrachunkowego w roku, który został otworzony, ale w KH nie zostały w nim jeszcze zarejestrowane żadne dokumenty. Naliczenie sald Przycisk ten pozwala naliczyć salda za wybrany okres i przenieść je na dokument PK przy pomocy schowka. Operacja ta przydatna jest szczególnie przy tworzeniu bilansu otwarcia i została opisana w dalszej części podręcznika patrz rozdział Bilans otwarcia 15

16 5. Bilans otwarcia w KH Jak wcześniej wspomniano bilans otwarcia traktowany jest przez system jako normalny okres o numerze 00. Nie istnieje więc dodatkowy dokument o nazwie Bilans otwarcia. Ustalenie bilansu otwarcia polega na sporządzeniu odpowiedniego dokumentu PK (np. w rejestrze PK/BO) i zaksięgowaniu go na okres 00. Formularz dokumentu PK oraz zasady jego wypełniania zostały opisane w rozdziale Polecenia księgowania (PK) Na jednym dokumencie PK wprowadzamy salda wszystkich kont. Sumy zapisów po stronie WN i MA powinny być równe sobie (zbilansowane), dopiero wtedy dokument będzie można zaksięgować. Zamknięcie bilansu otwarcia podlega normalnym regułom zamykania okresów. Dopóki okres 00 nie jest zamknięty, dopóty można dopisywać i korygować zapisy na dokumencie PK. Wprowadzanie ręczne bilansu otwarcia dokumentem PK jest sensowne tylko podczas wdrażania systemu. Temat ten został opisany w rozdziale dotyczącym wdrożenia. patrz rozdział Wdrożenie Księgi Handlowej 16

17 Podczas kontynuacji pracy w kolejnych latach bilans otwarcia powinien być generowany automatycznie na podstawie sald kont analitycznych w ostatnim okresie roku obrachunkowego Automatyczne generowania BO W procesie automatycznego generowania bilansu wykorzystywane jest funkcja Naliczenie sald dostępna w opcji Okresy. Generuje ona salda kont analitycznych dla dowolnych okresów, w tym dla okresu 12 czyli ostatniego w roku obrachunkowym. Kolejność czynności przy automatycznym generowaniu bilansu otwarcia: 1. W opcji Okresy wskaż okres 12 właściwego roku i wybierz przycisk Naliczanie sald. Pojawi się okno Naliczenie sald. 2. Po wyborze przycisku OK nastąpi obliczenie sald wszystkich kont analitycznych i przeniesienie ich do schowka dokumentów. patrz Podręcznik Opis systemu - rozdział Dokumenty -> Schowek dokumentów Znacznik Uwzględnij dokumenty robocze, pozwala naliczyć salda z dokumentów tylko zadekretowanych (niezaksięgowanych). 3. W opcji Polecenia księgowania PK dodaj nowe polecenie (Dodaj). Po wypełnieniu odpowiednich pól (rejestr, okres, dziennik) i przejściu do pozycji wybierz opcję Operacje -> Pobierz dokument ze schowka. Na liście dokumentów schowka powinna znaleźć się pozycja opatrzona symbolem np. SALDA/2001/12. Wybierz ten dokument i aktywuj przycisk Przenieś. Rozpocznie się proces przenoszenia sald kont z miesiąca grudnia danego roku na dekrety dokumentu PK. 4. Zakończ dokument PK jeżeli jest poprawnie wypełniony czyli zbilansowany. 5. Ostatnią operacją jest zaksięgowanie dokumentu. Ponieważ operacja ta blokuje modyfikacje dokumentu i jest nieodwracalna należy ją 17

18 odłożyć w czasie, aż do uzgodnienia wszystkich sald. Zapisy do tego czasu będą funkcjonować w systemie jako robocze. Kiedy sporządzać bilans otwarcia? System Hermes nie narzuca żadnego terminu. Operację można przeprowadzić w dowolnym momencie nowego roku. Względy praktyczne przemawiają za tym, aby operację tę wykonać po zamknięciu miesiąca grudnia poprzedniego roku. 18

19 6. Plan kont W module Księga Handlowa przyjęto, że konto składa się z segmentów o długości trzech znaków oddzielonych poziomymi kreskami. Pierwszy segment stanowi syntetykę, dalsze trzy natomiast analitykę. Przykładowo następujące symbole są poprawnie zbudowanymi elementami planu kont: 100, , Do konta syntetycznego lub dowolnego poziomu analityki można dołączyć jedną z następujących kartotek: - kontrahenci, - pracownicy, - urzędy, - inne podmioty, - właściciele, - magazyny, - oddziały, - wyroby, - zlecenia usługowe (wymaga modułu Zlecenia Usługowe), - zlecenia produkcyjne (wymaga modułu Produkcja), - centra kosztowe zdefiniowane przez Użytkownika. Konto z przypiętą kartoteką rozwijane jest automatycznie przez system w momencie pojawienia się zapisów dla danej pozycji kartoteki. Unikamy w ten 19

20 sposób bardzo niewygodnego i pracochłonnego zakładania z góry kont np. dla wszystkich kontrahentów Dodanie konta do Planu kont Dodając konto (opcja Dodaj) do tabeli Plan kont pojawia się poniższy formularz. Symbol konta Składa się z grupy czterech pól, które należy wypełnić definiując odpowiednie poziomy analityki. Kartoteka Pozwala "podpiąć" na dowolnym poziomie analityki konta jedną z kartotek: - kontrahenci, - pracownicy, - urzędy, - inne podmioty, - właściciele, - magazyny, - oddziały, - wyroby, - zlecenia usługowe (wymaga modułu Zlecenia Usługowe), - zlecenia produkcyjne (wymaga modułu Produkcja), - centra kosztowe zdefiniowane przez Użytkownika. Nazwa konta Umożliwia wprowadzenie nazwy konta. Pozabilansowe Zaznaczenie powoduje potraktowanie danego konta jako pozabilansowego. Znacznik jest dostępny dla kont syntetycznych, na których nie było żadnych 20

21 zapisów. Zapisy na kontach pozabilansowych nie są brane pod uwagę w bilansowaniu kont. Konta do planu kont dodawane są według pewnych zasad: 1. Aby dodać konto syntetyczne należy wybrać opcję Dodaj gdy wskaźnik w tabeli ustawiony jest na innym konie syntetycznym. Program przywołuje numer tego konta, który należy zmienić na pożądany. 2. Aby dodać konto analityczne pierwszego poziomu należy wybrać opcję Dodaj gdy wskaźnik w tabeli ustawiony jest na konie syntetycznym, do którego ma dotyczyć analityka. Program przywołuje numer tego konta, który potwierdzamy przechodząc dalej klawiszem Tab. W drugim członie symbolu konta wpisujemy numer pierwszego poziomu analityki. 3. Aby dodać konto analityczne drugiego poziomu należy wybrać opcję Dodaj gdy wskaźnik w tabeli ustawiony jest na konie analitycznym pierwszego poziomu. Program przywołuje numer tego konta, który potwierdzamy przechodząc dalej klawiszem Tab. W trzecim członie symbolu konta wpisujemy numer drugiego poziomu analityki. Podobnie postępujemy w przypadku dalszych poziomów analityki. Procedura tworzenia nowych kont opisana została w poniższym przykładzie. Chcąc utworzyć następującą sekwencję kont : Symbol konta Nazwa Kartoteka 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia Składki z tyt. ubezpieczeń społecznych P Świadczenia urlopowe P należy postąpić w sposób opisany poniżej. Pomiędzy polami na formularzu należy przechodzić klawiszem Tab. 1. Z poziomu tabeli Plan kont wybrać opcję Dodaj. 2. Wypełnić pierwszy człon symbolu konta (syntetykę) wpisując Podać nazwę konta Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia. 4. Wybrać przycisk OK. W tabeli Plan kont pojawi się następujący zapis: 21

22 5. Zapis ten należy podświetlić i wybrać opcję Dodaj. 6. Pojawia się formularz z wypełnionym polem syntetyki. Naciskając Tab przejść do pierwszego poziomu analityki. W pole to wpisać symbol Przejść do selektora wyboru kartoteki. Z listy dostępnych kartotek wybieramy pozycję Pracownicy. 8. Nadać nazwę konta Składki z tyt. ubezpieczeń społecznych. 9. Wybrać przycisk OK. W tabeli Plan kont pojawi się następujący zapis 10. Przystępując do utworzenia konta należy podświetlić konto o symbolu 405 i wybrać opcję Dodaj. Dalej postępuje się jak w punktach 6-9, podając odpowiedni symbole i nazwy. W tabeli Plan kont pojawią się następujące zapisy : 6.2. Poprawianie i usuwanie konta z Planu kont Aby poprawić definicję konta należy użyć opcji Popraw. Jeżeli konta użyte zostało w kategorii operacji lub schemacie księgowym albo wystąpiły na nim zapisy księgowe możliwe będzie zmodyfikowanie tylko nazwy konta. Aby usunąć konto należy wybrać opcję Usuń. Nie można usunąć konta, które posiada niższe poziomy analityki. Nie da się również usunąć konta użytego w 22

23 kategorii operacji oraz schemacie księgowym lub takiego, na którym wystąpiły zapisy księgowe. Aby sprawdzić gdzie wystąpiło dane konto, np. w jakich schematach, czy zapisach księgowych należy użyć opcji Operacje Operacje dla tabeli Plan kont Opcja Operacje dla tabeli Plan kont zawiera tylko jedną pozycję Gdzie użyto tego konta? Dzięki tej funkcji można sprawdzić w jakich miejscach wystąpiło wskazane w tabeli konto: - w których kategoriach operacji - w których schematach księgowych - w definicji których sprawozdań - w zapisach jakich kont. Informacja ta pomaga wycofać sprawnie konto z wybranej opcji, aby np. dokonać modyfikacji jego definicji czy usunąć z planu kont. 23

24 7. Schematy księgowe Schematy księgowe są mechanizmem pozwalającym automatycznie dekretować dokumenty. Zawierają one definicje dekretów jakie mają zostać wykonane na danym dokumencie w procesie automatycznej dekretacji. System Hermes nie narzuca żadnych definicji księgowań, schematy tworzy Użytkownik dostosowując je do sowich dokumentów, swojego planu kont i to on odpowiada za ich merytoryczną poprawność. Stworzone schematy księgowe przypisuje się poszczególnym dokumentom w opcji Konfiguracja -> Definicje dokumentów. patrz Podręcznik Podstawowy Cześć II - rozdział Konfiguracja -> Definicje dokumentów Przypisanie to jest niezbędne aby korzystać z automatycznego dekretowania dokumentów. Schematy wykorzystywane są także do księgowania list płac generowanych w module Kadry i Płace. Definicja takiego schematu odbiega od definicji schematów dla dokumentów i została opisana w podręczniku do tego modułu. Patrz Podręcznik Moduł Kadry i Płace - rozdziały Księgowanie dokumentów 24

25 7.1. Schemat księgowy - formularz Dodając nowy schemat (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz. Uwaga. Dla schematów księgowych działa mechanizm przenoszenia treści. patrz Podręcznik Opis systemu - rozdział Komunikacja z programem -> Tabele -> Dodawanie nowej pozycji Pozwala on tworzyć jedne schematy na podstawie innych. Jeśli np. utworzony został jeden schemat, a następnie trzeba utworzyć podobny, to zanim użyje się opcji Dodaj należy włączyć opcję Tabela -> Przenoszenie treści i ustawić kursor na właściwym schemacie w tabeli. W pole Symbol należy wpisać unikalny, maksymalnie trzyznakowy symbol będący najlepiej skrótem od definiowanej operacji, np. ST dla sprzedaży towarów, ZT dla zakupu towarów itp. W polu Nazwa należy umieścić nazwę schematu, pamiętając o tym, że stanie się ona w momencie dekretacji treścią dokumentu. Selektor Dotyczy dokumentów pozwala określić dla jakiego rodzaju dokumentów będzie wykorzystywany schemat. Wybierając z listy dokumenty F lub FZ pojawia się dodatkowy znacznik Stosuj również dla korekt sprzedaży/zakupu zmieniając odpowiednio znak. 25

26 Do tabeli pozycji dodaje się (opcja Dodaj) definicji dekretów. Konto pobierane z artykułu (pozycji) Wskazanie tej opcji oznacza, że konto dekretu będzie pobierane z pola konta przypisanego dla danego artykułu. Ten sposób dekretacji wykorzystywany jest przede wszystkim podczas księgowania zakupów kosztowych. Po zaznaczeniu tej opcji przestają być aktywne niektóre pola tj.: Konto, Kartoteka oraz Definiowanie kwoty dekretu. Konto Przywołanie listy planu kont. W przypadku wyboru konta z przypisaną kartoteką udostępniana jest lista pozycji kartoteki. Gdy np. zaproponowane zostało konto o następującej postaci 200-K Rozrachunki z kontrahentami, Użytkownik ma możliwość przywołania listy kontrahentów, naciskając klawisz Enter. Jeżeli nie zostanie wskazana żadna pozycja, kwota zostanie zadekretowana na konto podmiotu występującego na dekretowanym dokumencie. Dekret dokumentu MM? Selektor uaktywnia się, jeżeli wybrane konto będzie kontem z kartoteką magazynów. Jeżeli dekret definiowany jest dla dokumentu MM, należy zaznaczyć tę opcję. Wskazuje się wtedy czy konto jest kontem magazynu źródłowego czy docelowego. Strona Wybór strony księgowania WN lub MA. Znak Wybór operatora arytmetycznego. + wartość do obliczeń zostanie wzięta ze znakiem plus (księgowanie). wartość do obliczeń zostanie wzięta ze znakiem minus (storno). 26

27 Komentarz Komentarz do zapisu księgowego. Definiowanie kwoty dekretu Pierwszy selektor określa skąd ma być pobierana kwota: - kwota z nagłówka dokumentu (wartości sumaryczne z dokumentu) - kwota z pozycji dokumentu (wybór grupy artykułów bądź konkretnego artykułu, umożliwia automatyczne dekretowanie faktur na sprzedaż przedmiotów o różnym charakterze np. towarów, usług, wyrobów, materiałów) - kwota definiowana samodzielnie (możliwe jest przeprowadzenie obliczeń obrotów i sald poszczególnych kont, jak również podawanie już podczas dekretowania kwot, które wezmą udział w obliczeniach) Drugi selektora zawiera zdefiniowane w systemie kwoty i jego zawartość zależy od ustawienia w pierwszym selektorze. Selektor nie jest dostępny dla kwoty definiowanej samodzielnie. Definiowanie kwoty Pole umożliwia wpisanie wyrażenia dla kwoty definiowanej samodzielnie. Ten sposób definiowania kwoty dekretu jest użyteczny dla dokumentów PK księgujących pewne typowe operacje takie jak przeksięgowania, comiesięczne rozliczenie podatku dochodowego i podatku VAT itp. Wyrażenie może zawierać dowolne funkcje i operatory arytmetyczne takie jak: - dodaj +, - odejmuj - pomnóż * - podziel / W wyrażeniu można podawać również kwoty z nagłówka dokumentu, poprzedzone nazwą tabeli DOK_FK i kropką, np. DOK_FK.NETTO_1. Przy konstruowaniu wyrażenia bardzo pomocne są następujące funkcje: Obr_Wn('konto','miesiąc','rok') Obliczenie obrotów strony WN konta w Obr_Ma('konto','miesiąc','rok') danym miesiącu. Obliczenie obrotów strony MA konta w danym miesiącu. Saldo_Wn('konto','miesiąc','rok') Obliczenie salda po stronie WN obrotów konta w danym miesiącu. Saldo_Ma('konto','miesiąc','rok') Obliczenie salda po stronie MA obrotów konta w danym miesiącu. ObrNarWn('konto','miesiąc','rok') Obliczenie obrotów strony WN konta narastająco. ObrNarMa('konto','miesiąc','rok') Obliczenie obrotów strony MA konta narastająco. SalNarWn('konto','miesiąc','rok') Obliczenie salda po stronie WN obrotów konta narastająco. SalNarMa('konto','miesiąc','rok') Obliczenie salda po stronie MA obrotów konta narastająco. 27

28 W wyżej wymienionych funkcjach tylko parametr 'konto' jest obowiązkowy. Należy go wpisać koniecznie w apostrofach (np. '200'). Nieprzestrzeganie tego zalecenie może prowadzić do różnych błędów, powodujących nawet zatrzymanie programu. Jeżeli pozostałe parametry nie zostaną podane przez Użytkownika, zostaną przyjęte domyślnie, na podstawie miesiąca i roku dekretowanego dokumentu. W przypadku konta kontrahenta, pracownika, urzędu, innego podmiotu oraz magazynu nie jest konieczne wypisywanie go dokładnie, np. napis '330-M1' zostanie zinterpretowany jako: '330-M00001'. Wpisując fragmenty symbolu konta uzyskujemy obliczenia na dowolnym poziomie analityki. Pytaj('tekst',kwota) Funkcję można wywołać z dwoma parametrami. Pierwszy jest tekstem objaśniającym, czego dotyczy wpisywana kwota i musi zostać podany w apostrofach (np. 'Kwota premii:'). Pojawi się on w dialogu nad polem wprowadzania danych. Dialog ten zostanie automatycznie otwarty w momencie dekretowania dokumentu. Drugi jest domyślną wartością kwoty, która pojawi się w dialogu i którą będzie można zaakceptować naciskając klawisz Enter, lub dowolnie zmienić. Oba parametry są opcjonalne, tzn. można ich nie podawać. wywołanie funkcji będzie wtedy następujące:... + PYTAJ() +... Oblicz_lp('tekst') Funkcję wywołuje się z jednym parametrem. Jest nim tekst, który może zawierać nazwy pozycji z listy płac (np. SK_RAZEM, PODST_MC, GODZINY, AKORD itp.) oraz operatory arytmetyczne (+,-,*,/). Funkcja dotyczy dekretów dla dokumentu LP (lista płac). Przycisk Sprawdź umożliwia sprawdzenie poprawności (składniowej) wyrażenia definiującego kwotę. Warunek wykonania dekretu Podanie logicznego warunku wykonania dekretu. W warunku może użyć pól tabeli DOK_FK Przykłady schematów księgowych Schemat dla faktury sprzedaży Zakładamy, że: - wartość ogólną faktury księgujemy na konto 201-K (Rozrachunki z odbiorcami), - wartość podatku VAT na konto 222 (Podatek VAT należny), - wartość netto na konto 700 (Sprzedaż), - wartość w cenie zakupu na konto 330 (Towary w magazynach) i na konto 737 (Koszt własny sprzedaży w cenach zakupu). Pozycje schematu będą wyglądać następująco: 28

29 Jeżeli dokumenty gotówkowe są rozliczane bezpośrednio w kasie (trafiają do raportu kasowego) definicja dekretu powinna wyglądać następująco: Ten schemat jest niezależny od formy płatności faktury. Dekret na konto kontrahenta (201-K) zostanie wygenerowany tylko dla faktur z płatnością inną niż G - Gotówka. Dla faktur płatnych gotówką zostanie wygenerowany dekret na konto

30 Schemat dla zakupu towarów handlowych Zakłada się, że plan kont zawiera konta: K Rozrachunki z dostawcami VAT naliczony Rozliczenie zakupu towarów Pozostałe przychody operacyjne różnice z tyt. zaokrągleń Pozostałe koszty operacyjne różnice z tyt. zaokrągleń Magazyn Na koncie 301 dokonuje się rozliczenia zakupu w cenie netto. Pozycje schematu będą wyglądać następująco: Przy okazji omawiania tego schematu należy przypomnieć kilka problemów związanych z zakupem towarów. Problem 1 - skąd mogą brać się odchylenia? Odchylenia plus i minus to różnica pomiędzy rzeczywistą wartością netto faktury, a wartością netto towarów przyjętych na magazyn. Wartości te mogą się rozbiec m.in. z powodu przeliczania jednostek miar zakupionych towarów, lub z powodu otrzymania faktury w innym terminie niż towar i ze zmienionymi cenami. Odchylenia wyliczane są podczas korygowania podsumowań faktury zakupu lub w procesie Rozliczania dostaw. patrz Podręcznik Podstawowy Część I - rozdziały Zakupy -> Dokumenty zakupu, Rozliczenia dostaw. Odchylenie dodatnie oznacza większą wartość netto faktury w stosunku do PZ, a odchylenie ujemne - odwrotnie. 30

31 Problem 2 - czy należy księgować osobno PZ, a osobno faktury zakupu? Jeśli w Twojej firmie dostawy towaru przychodzą wraz z fakturą zakupu, to nie zaleca się w ogóle używania dokumentów PZ. Faktury należy sporządzać w wariancie Z przyjęciem na magazyn. Jeśli faktury zakupu otrzymujesz z opóźnieniem w stosunku do dostaw, to należy sporządzać dokumenty PZ, a następnie rejestrować faktury zakupu w wariancie Bez przyjęcia na magazyn. Jednak można nie księgować dokumentów PZ. Wystarczy dokonać Rozliczenia dostawy w opcji Zakupy. W wyniku tej czynności PZ przestanie być dostawą niefakturowaną, a faktura będzie zawierać wszystkie niezbędne informacje do jej poprawnego zaksięgowania. Wyjątkowo należy postępować z zakupami na przełomie miesiąca, kiedy faktura pojawia się w kolejnym miesiącu w stosunku do dostawy. W takim przypadku należy księgować zarówno dokument PZ jak i fakturę. W przeciwnym razie obroty konta TOWARY W MAGAZYNIE i ilościowowartościowe zestawienie rozchodów i przychodów poszczególnych towarów za dany miesiąc pokażą inne liczby. Dekretując z kolei fakturę na następny miesiąc należy pamiętać o usunięciu z niej zapisów obciążających konto magazynowe. Schemat dla zakupów kosztowych Zakłada się, że plan kont zawiera konta: K Rozrachunki z dostawcami P Pozostałe rozrachunki z pracownikami VAT naliczony - Konta zespołu 4 koszty wg rodzaju Pozycje schematu będą wyglądać następująco: 31

32 Schemat ten wykorzystuje mechanizm definiowania dekretów z pozycji dokumentów. Aby ten mechanizm mógł zadziałać należy wprowadzić do tabeli Artykuły Pozycje księgowe z przypisanymi kontami kosztowymi. Kwoty netto zostaną pobrane z pozycji faktury. W zależności od zawartości faktury, zostaną wygenerowane dekrety na odpowiednie konta kosztowe. Powyższy schemat zaksięguje wartość brutto faktury na konto kontrahenta albo pracownika w zależności od sposobu rozliczenia faktury. patrz Podręcznik Podstawowy Część I - rozdziały Zakupy -> Dokumenty zakupu Kwota VAT zostanie pobrana z nagłówka dokumentu. 32

33 8. Kategorie operacji Tabela Kategorię operacji dostępna w opcji Kasa/Bank wykorzystywana jest podczas tworzenia dowodów kasowych KP/KW oraz rejestracji dowodów bankowych BP/BW. Pozycje tabeli służą do określania konta przeciwstawnego na dowodzie kasowym /bankowym. Aby automatyczne dekretować operacje kasowe i bankowe należy spełnić dwa warunki: 1. w definicji Kas i Rachunków bankowych w opcji Konfiguracja należy wskazać ich konta księgowe jest to jedna strona operacji kasowej/bankowej 2. wskazać konto przeciwstawne operacji kasowej/bankowej przypisując jej odpowiednią kategorię operacji. Definiowaniem kategorii powinien zająć się księgowy, ale korzystać z nich mogą osoby nie znające zasad księgowości i obowiązującego planu kont. Możliwe jest to dzięki wprowadzeniu odpowiedniego opisu w polu Nazwa dla każdej kategorii. Opis formularz kategorii operacji patrz Podręcznik Podstawowy Część I - rozdział Kasa/Bank -> Kategorie operacji Przykładowe kategorie 1. Wpłata od kontrahenta. Typ : Przychód Konto : 200-K (rozrachunki) 2. Zapłata za faktury obce Typ : Rozchód Konto : 200-K (rozrachunki) 3. Wpłata na rachunek bankowy Typ : Rozchód Konto : 130 (rachunek bieżący) 4. Wpłata do kasy głównej Typ : Rozchód Konto : (kasa główna) 5. Zapłata za znaczki skarbowe Typ : Rozchód Konto : 4xx-xxx (koszty) 6. Zaliczka dla pracownika Typ : Rozchód Konto : 234-P (rozliczenia z pracownikami) 33

34 9. Polecenia księgowania (PK) Polecenia księgowania są jedynymi dokumentami obsługiwanymi w całości w module Księga Handlowa. Służą one do rejestracji zdarzeń gospodarczych nie obsłużonych w części handlowo magazynowej Hermesa np. naliczonej amortyzacji, comiesięcznych przeksięgowań itp. Dokument PK służy również do wprowadzenie bilansu otwarcia. Okresem dla takiego PK jest okres 00. patrz rozdział Bilans otwarcia w KH 9.1. Polecenie księgowania - formularz Dodają dokument PK (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz. Rejestr/Rok/Numer Numer ewidencyjny dokumentu. Data Data wystawienia dokumentu. Okres Selektor wyboru miesiąca i roku księgowania. Dziennik Selektor pozwalający wskazać, do którego dziennika zostanie wprowadzony dokument. 34

35 Automatyczna dekretacja Obiekty te umożliwiają wybór schematu księgowego, który po użyciu przycisku Wykonaj wygeneruje dekrety dla dokumentu. Ze schematów przy dokumencie PK korzystać można np. przy miesięcznych przeksięgowaniach VATu czy kosztów. patrz rozdział Schematy księgowe W tabeli pozycji definiuje się dekrety dokumentu. Dodając dekret (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz. Konto Przywołanie listy planu kont. W przypadku wyboru konta z dołączoną kartoteką udostępniana jest lista pozycji tej kartoteki. Strona Selektor wyboru strony księgowania. W zależności od wybranej wartości, dostępne będzie jedno z dwóch pól, w które wprowadza się wartości kwot - po stronie WINIEN albo MA. Kwota WINIEN Kwota dekretowana po strony WINIEN. Kwota MA Kwota dekretowana po strony MA. Komentarz do dekretu. Przycisk Następny umożliwia dodanie kolejnego dekretu bez konieczności opuszczania formularza. Pozycje dokumentu PK mogą być automatycznie pobrane ze schowka (opcja Operacje ->Pobierz dokument ze schowka) patrz Podręcznik Opis systemu rozdział Dokumenty Schowek dokumentów 35

36 Uwagi Pole opisujące dokument. Drukuj Umożliwia wydrukowanie dekretów dokumentu. Suma WN, Suma MA Suma dekretów po stronie WN i MA. 36

37 10. Konfiguracja przeksięgowania kosztów Opcja Konfiguracja przeksięgowania kosztów pozwala na zdefiniowanie kont niezbędnych do wykorzystania w Hermesie mechanizmu automatycznego przeksięgowania kosztów. Stosuj przeksięgowanie kosztów Jeżeli chcemy zastosować mechanizm przeksięgowania kosztów, znacznik musi zostać zaznaczony. Spowoduje to wypełnienie pozostałych elementów formularza wartościami domyślnymi. Przy księgowaniu na Jedna cyfra oznaczająca zespól kont kosztów według rodzajów, najczęściej 4. dodaj dekret na Konto rozliczeniowe, najczęściej 490. i pytaj o zespół Jedna cyfra oznaczająca zespół kont kosztów według typów działalności, najczęściej 5. Mechanizm automatycznego przeksięgowania kosztów ma zastosowanie dla automatycznego dekretowania dokumentów FZ, PZ, KP, KW, BP, BW i RO. Dokumenty FZ i PZ: Hermes umożliwia przypisanie do artykułu konta księgowego. Jeżeli będzie to konto z zespołu kont kosztów według rodzajów, podczas umieszczania go na dokumencie FZ lub PZ, będzie można wskazać konto z zespołu kont kosztów według typów działalności. Tworząc schemat księgowy można w nim umieścić definicję dekretu, dla którego konto pobieranie będzie z tabeli artykułów a kwota z pozycji dokumentu. Podczas wykonania schematu, po natrafieniu na taką definicję dekretu, Hermes wygeneruje stosowny dekret i sprawdzi, czy podczas tworzenia dokumentu zostało przypisane do pozycji konto z zespołu 37

38 kont kosztów według typów działalności. Jeżeli tak, dołoży jeszcze dwa dekrety: na konto rozliczeniowe oraz konto przypisane do pozycji dokumentu. Dokumenty KP, KW, BP, BW: Dodatkowe dekrety powstaną, jeżeli w kategorii operacji przypisanej do dokumentu konto przeciwstawne pochodzi z zespołu kont kosztów według rodzajów, a w czasie jego tworzenia wybrane zostało konto z zespołu kont kosztów według typów działalności. Jeżeli nie przypiszemy kategorii operacji dla całego dokumentu, będziemy mogli zrobić to dla każdej pozycji z osobna. Podczas automatycznej dekretacji powstaną wtedy dekrety dla każdej pozycji osobno. Dokumenty RO: Kategorie operacji i ew. konta z zespołu kont kosztów według typów działalności przypisywane są tylko do pozycji dokumentu. Jeżeli dokument RO wykaże saldo, będzie można wybrać konto, na które zostanie zaksięgowane. 38

39 11. Dekretacja dokumentów Operacje dekretacji wykonuje się w opcji Księgowanie dokumentów. Tabela ta zawiera wszystkie dokumenty przeniesione do KH z innych modułów (opcja Funkcje administracyjne -> Przenoszenie dokumentów do KPiR) oraz Polecenia księgowania (PK), zarówno już zaksięgowane jak i nie zaksięgowane. Operację dekretacji można wykonać na trzy sposoby: automatycznie, półautomatycznie, ręcznie. Polecany i najczęściej wykorzystywany jest sposób automatyczny. Zadekretowane dokumenty otrzymują status D i są traktowane jako dokumenty robocze (modyfikowalne). Można jednak na ich podstawie wykonywać wszelkie zestawienia, łącznie ze sprawozdaniami i deklaracjami. Umożliwia to przeprowadzenie symulacji danych przed ostatecznym zaksięgowaniem dokumentów Automatyczne dekretowanie Aby uruchomić tę funkcję należy wybrać opcję Dekretacja dokumentów, a następnie w opcji Operacje - Automatyczne dekretowanie dokumentów. Funkcja automatycznego dekretowanie powoduje dekretację grupy dokumentów: - wybranych przy pomocy filtrów, - posiadających przyporządkowany schemat księgowania KH Schematy tworzy się w opcji Schematy księgowe patrz rozdział Schematy księgowe a przypisuje się je dokumentom w opcji Konfiguracja -> Definicje dokumentów patrz Podręcznik Podstawowy Część II rozdział Konfiguracja -> Definicje dokumentów W jakich przypadkach dokument jest pomijany w procesie automatycznej dekretacji? 1. Dokument jest już zadekretowany (status D) lub zaksięgowany (status K). 2. W definicji dokumentu pominięto schemat księgowy lub dziennik. 3. Dla KP, KW, BP, BW nie określono kategorii operacji lub w definicji odpowiedniej kasy/rachunku bankowego pominięto konto księgowe lub dziennik, wtedy dekretacja następuje, ale zapisy nie bilansują się. 39

40 Po dekretacji pokazuje się okienko z informacją o tym ile dokumentów było do zadekretowania, a ile się zadekretowało Jeżeli nie wszystkie dokumenty zostaną zadekretowane program tworzy plik fkdekret.log, w którym zapisane są przyczyny niewykonania automatycznej dekretacji dla wybranych dokumentów Ręczne i półautomatyczne dekretowanie Operacja ręcznego i półautomatycznego dekretowanie wykonuje się na pojedynczym dokumencie. Polega ona na wskazaniu na jakie konta powinny być zadekretowane poszczególne kwoty dokumentu. Można to zrobić ręcznie wskazując odpowiednie konta, strony i kwoty lub półautomatycznie wybierając do wykonania schemat księgowy. 40

41 Księgowanie dokumentu - formularz Aby zadekretować jeden dokument należy wskazać w tabeli Dekretacja dokumentów pozycję i wybrać opcję Popraw. Zostanie przywołany poniższy formularz. Numer ewidencyjny i data rejestracji Numer ewidencyjny dekretowanego dokumentu oraz data rejestracji w systemie. Np. dla faktur zakupu będzie tutaj numer ewidencyjny i data przyjęcia tej faktury, dla faktur sprzedaż numer faktury i data wystawienia. Dokument oryginalny i data Numer i data dokumentu oryginalnego. Np. dla faktur zakupu będzie tutaj numer i data wystawienia tej faktury. Dziennik Selektor pozwalający wskazać, do którego dziennika zostanie wprowadzony dokument. Proponowany jest tu dziennik wskazany w definicji dokumentu. patrz Podręcznik Podstawowy Część II - rozdział Konfiguracja -> Definicje dokumentów Okres Selektor wyboru miesiąca i roku księgowania. Proponowany jest okres zgodny z definicją dokumentu patrz Podręcznik Podstawowy Część II - rozdział Konfiguracja -> Definicje dokumentów i ustawieniami w opcji Dane księgowe na samym dokumencie 41

42 patrz Podręcznik Opis systemu - rozdział Dokumenty -> Praca z dokumentami --> Tworzenie nowego dokumentu Podmiot Numer i skrót nazwy podmiotu dokumentu którym może być kontrahent, pracownik, itp. Dla niektórych dokumentów np. P czy R, pole to jest puste. Automatyczna dekretacja Obiekty te umożliwiają wybór schematu księgowego lub kategorii operacji w zależności od typu dekretowanego dokumentu. Przycisk Wykonaj umożliwi wygenerowanie zapisów na konta. W tabeli pozycji definiuje się dekrety dokumentu. Dodając dekret (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz. Konto Przywołanie listy planu kont. W przypadku wyboru konta z dołączoną kartoteką udostępniana jest lista pozycji tej kartoteki. Strona Selektor wyboru strony księgowania. W zależności od wybranej wartości, dostępne będzie jedno z dwóch pól, w które wprowadza się wartości kwot - po stronie WINIEN albo MA. Kwota WINIEN Kwota dekretowana po strony WINIEN. Kwota MA Kwota dekretowana po strony MA. Komentarz do dekretu. Przycisk Następny umożliwia dodanie kolejnego dekretu bez konieczności opuszczania formularza. Netto, Brutto, VAT Pola te prezentują poszczególne wartości dokumentu. 42

43 Suma WN, Suma MA Suma dekretów po stronie WN i MA. Treść Pole opisujące dokument. Zawiera ono nazwę rejestru w jakim dokument został wystawiony, a w przypadku dokumentów zakupu zostanie tu przepisana zawartość pola Uwagi z dokumentu. Pokaż dokument Przycisk ten udostępnia do przeglądu księgowany dokument w jego oryginalnej postaci. Drukuj Umożliwia wydrukowanie dekretów dokumentu Usunięcie dekretów Wygenerowane dekrety można wycofać korzystając z opcji Operacje -> Usunięcie dekretów wybranych dokumentów w tabeli Dekretacja dokumentów. Należy pamiętać o wybraniu dokumentów, za pomocą opcji Filtry, którym chcemy usunąć dekrety. W przeciwnym wypadku usunięte zostaną dekrety wszystkich dokumentów znajdujących się w tabeli Dekretacja dokumentów. Usunięcie dekretów dokumentu PK powoduje wyczyszczenie jego zawartości Filtry dla dekretowanych dokumentów Aby określić (odfiltrować), które dokumenty chcemy widzieć w tabeli lub wydrukować należy użyć opcji Filtry. Patrz Podręcznik Opis systemu - rozdział Tabele -> Filtry 43

44 Używając filtrów dla tabeli Dekretacja dokumentów można między innymi sprawdzić: - czy wszystkie dokumenty zostały zadekretowane - czy wszystkie dokumenty dekretowane zbilansowały się (suma strony WN = suma strony MA) Wydruk dekretów Zadekretowane dokumenty można wydrukować wraz z wykonanymi na nich dekretami. Operację tę można wykonać - dla jednego dokumentu wybierając przycisk Drukuj na formularzu dekretacji - dla wybranej przez Filtry grupy dokumentów uruchamiając opcję Drukuj w tabeli Dekretacja dokumentów (wzorzec wydruku DOK_FKD_ Wydruk z dekretami). 44

45 12. Księgowanie dokumentów Operacja księgowania realizowana jest w tabeli Dekretacja dokumentów w opcji Operacje. Księgowanie: - nadaje dokumentowi unikalny, kolejny numer w dzienniku - wpisuje datę zaksięgowania - blokuje możliwość edycji dekretów dokumentu. - nadaje dokumentowi status K. Księgowanie dokumentów jest procesem nieodwracalnym. Pamiętać należy o tym, że większość zestawień księgowych potrafi korzystać z zapisów dokumentów roboczych czyli zadekretowanych, a nie zaksięgowanych. Umożliwia to przeprowadzenie symulacji danych przed ostatecznym zaksięgowaniem dokumentów. Aby zaksięgować jeden dokument należy wskazać go w tabeli i użyć opcji Operacje -> Księgowanie jednego dokumentu Aby zaksięgować grupę dokumentów należy wpierw użyć opcji Filtry w celu odfiltrowania właściwych dokumentów, a następnie użyć funkcji Księgowanie wybranych dokumentów w przycisku Operacje. Zaksięgowane dokumenty trafiają do odpowiedniego dziennika, który można wydrukować w opcji Obroty dzienników. Automatycznie zaksięgowane mogą być tylko dokumenty zadekretowane (posiadające dekrety) i zbilansowane, których suma dekretów po stronie WN i MA jest równa sobie. KSIĘGOWANIE JEST NIEODWRACALNE!!! Nie można wycofać się z tej operacji. 45

46 13. Obroty konta w roku Opcja Obroty konta w roku służy do prezentacji obrotów, obrotów narastająco i sald konta w podziale na lata i miesiące. Po wyborze opcji pojawi się okno dialogowe. Należy wskazać Rok i Konto, którego obroty mają być policzone. Można nakazać uwzględnianie dokumentów roboczych (zadekretowanych). Przycisk Wykonaj generuje zestawienie w postaci tabeli zawierającej 13 wierszy po jednym dla każdego miesiąca plus bilans otwarcia oznaczony numerem 00. Aby podejrzeć zapisy danego konta w konkretnym miesiącu należy podświetlić dany miesiąc i wybrać opcję Popraw. Wyniki zestawienia można przenieść do arkusza kalkulacyjnego Excel opcja Narzędzia -> Eksport do Excela, gdzie można je dalej analizować. Zestawienie można wydrukować korzystając z przycisku Drukuj. Przydatna może tu być również funkcja Podsumowania tabeli. Pozwala ona np. posumować obroty czy salda w całym roku, gdzie w tabeli informacje te rozbite są na poszczególne okresy. 46

47 14. Obroty dzienników. Opcja Obroty dziennika służy do przeglądania i drukowania zawartości dzienników księgowych. Po wyborze opcji pojawi się okno dialogowe. Dziennik Wybór dziennika księgowego. Jeżeli wybrana zostanie opcja Wszystkie dzienniki, w wyniku wykonania zestawienia powstanie podsumowanie obrotów w miesiącu dla każdego dziennika oddzielnie. Za m-c Wybór okresu i roku. Tytuł Zawartość tego pola pojawi się jako tytuł wydruku. Przycisk Wykonaj generuje zestawienie w postaci tabeli zawierającej wszystkie zaksięgowane dokumenty jakie trafiły do dziennika we wskazanym okresie. W każdej pozycji prezentowany jest numer i data księgowania oraz sumaryczne kwoty dekretów. Aby podejrzeć dekrety dokumentu należy podświetlić daną pozycję i wybrać opcję Popraw. Na dole formularza prezentowane są podsumowania stron WN i MA dziennika. 47

48 Obroty do miesiąca Obroty strony WN i MA do końca poprzedniego miesiąca. Obroty w miesiącu Obroty strony WN i Ma dziennika w wybranym miesiącu. Razem Suma obrotów dziennika na koniec wybranego miesiąca. Obroty dziennik można wydrukować korzystając z przycisku Drukuj. 48

49 15. Zestawienie obrotów i sald Jest to jedno z podstawowych zestawień w księgowości. Zestawienie obrotów i sald w module Księga Handlowa zawiera wszystkie typowe dla tego zestawienia kolumny i podsumowania. Konto Selektor pozwala wybrać konta do zestawienia. Można wybrać: - wszystkie konta - konta od.. do.. - konta pozabilansowe - konkretne konto z planu kont Zawartość następnego selektora jest zdeterminowana wyborem w pierwszym selektorze i określa czy obroty mają być liczone na poziomie syntetyki czy analityki. Kartoteka Selektor ten pozwala wskazać pozycję wybranej kartoteki, dla której mają być policzone obroty i salda. Umożliwia to m.in. prześledzenie obrotów i sald konkretnego kontrahenta, pracownika a nawet wyrobu. Okres Wybór okresu i roku zestawienia. Uwzględnij zapisy robocze Selektor ten pozwala uwzględnić w zestawieniu dokumenty robocze (tylko zadekretowane). 49

50 Tytuł zestawienia jest generowany na podstawie wybieranych parametrów. Można go modyfikować. Przycisk Wykonaj generuje zestawienie w postaci tabeli zawierającej poszczególne konta, ich obroty i salda we wskazanym okresie. Poszczególne kolumny prezentują dla stron WN i MA: - wartość bilansu otwarcia - obroty w wybranym okresie - obroty narastająco - salda Aby podejrzeć zapisy konkretnego konta należy podświetlić daną pozycję i wybrać opcję Popraw. Przycisk Podsumowanie zawiera sumaryczne informacje o obrotach i saldach w wybranym okresie. Zestawienie obrotów i sald można wydrukować korzystając z przycisku Drukuj. Wydruk można wykonać w jednym z dwóch układów: - bez zapisów - z zapisami. Drugi wariant będzie zawierał dodatkowo wszystkie zapisy kont w wybranym miesiącu. Stosuje się go przeważnie dla konkretnych kont, np. konta Rozrachunki z kontrahentami, gdyż dla wszystkich kont w miesiącu byłby bardzo długi. 50

51 16. Zapisy na kontach Opcja ta prezentuje do przeglądu wybrane parametrami zapisy na kontach. Stanowi ona uzupełnienie podstawowych zestawień księgowych. Zestawienie to w połączeniu z filtrami oraz wydrukami stanowi podstawę tworzenia własnych raportów księgowych Zapisy na kontach - parametry Po wybraniu opcji Zapisy na kontach pojawia się okno parametrów zestawienia. 51

52 Rok...Wybór roku zestawienia. Domyślnie ustawiany jest rok pobrany z aktualnej daty Hermesa. Okres od, Okres do...wybór okresu, z którego pochodzić mają zapisy. Domyślnie ustawiany jest miesiąc pobrany z aktualnej daty Hermesa. Konto od, Konto do...zakres kont podlegających analizie. Można podać konto syntetyczne lub dowolny poziom analityki. Kartoteka...Można wybrać zapisy dotyczące jednej kartoteki. Symbol w kartotece...można wybrać zapisy dla jednej, konkretnej pozycji kartoteki, np. jednego kontrahenta czy pracownika. Status...Zawęża zestawienie do dokumentów roboczych lub zaksięgowanych. Przycisk Usuń parametry usuwa parametry ustalone przez Użytkownika i przywraca początkowy, najbardziej ogólny stan parametrów. Przycisk Wykonaj generuje tabelę zapisów Zapisy na kontach - pozycje Pozycjami zestawienia Zapisy na kontach są dekretowane dokumenty. Tabela zawiera m.in.: - konto na jakie trafił dokument - kartotekę konta i symbol w kartotece - nazwę konta - kwoty WN i MA dekretu - miesiąc i rok dekretacji - numer i datę dokumentu - numer w dzienniku datę księgowania - symbol operatora, który dekretował dokument - status dokumentu (D - dekretowany, K- księgowany) Wyniki zestawienia można przenieść do arkusza kalkulacyjnego Excel opcja Narzędzia -> Eksport do Excela, gdzie można je dalej analizować. Zestawienie można wydrukować korzystając z przycisku Drukuj. Przydatna może tu być również funkcja Podsumowania tabeli. Pozwala ona np. posumować kwoty WN i MA w całej tabeli, gdy pozycje rozbite są na poszczególne dokumenty. 52

53 17. Sprawozdana księgowe System Hermes wyposażony został w mechanizm umożliwiający zdefiniowanie sprawozdań księgowych. Mogą to być: - standardowe sprawozdania, takie jak Bilans czy Rachunek wyników - własne sprawozdania użytkownika - wskaźniki ekonomiczne itp. Wartości sprawozdań pobierane są z zapisów na kontach Księgi Handlowej. Definicje sprawozdań finansowych mogą zawierać maksymalnie dwudziestopoziomową strukturę. Numeracja poszczególnych poziomów definiowana jest przez Użytkownika. Służy do tego przycisk Sposób numerowania dostępny w oknie Definicji sprawozdania. Domyślnie pierwszy poziom oznaczony jest dużymi literami alfabetu łacińskiego, drugi poziom oznaczony jest cyframi rzymskimi, trzeci opisany jest liczbami arabskimi itd. Na każdym poziomie może być zawartych do 999 pozycji. Budowanie wyrażeń definiujących wartości (kwoty) w danej gałęzi może być dokonywane tylko na najniższym poziomie (na końcowym liściu drzewa). 53

54 Na przykład fragment sprawozdania finansowego posiada następujące punkty: A. A.I. A.I.1 A.II. W takim przypadku wartość może być przypisana tylko do punktu A.II.1. Wartości dla punktów A.II. i A. zostaną naliczone automatycznie podczas wykonywania sprawozdania finansowego. Wartością punktu sprawozdania mogą być obroty lub salda kont, liczby podane przez Użytkownika lub wartości innych punktów sprawozdania. O tym jak wartość powyższa będzie wykorzystana decyduje operator arytmetyczny Definiowanie sprawozdania Dodanie nowego sprawozdania (opcja Dodaj) przywołuje poniższy formularz. Pola Symbol zawiera dowolny, siedmioznakowy symbol sprawozdania. Wskazując Typ sprawozdania mamy do wyboru: - Bilans jednostki - Rachunek zysków i start porównawczy - Rachunek zysków i start kalkulacyjny. - sprawozdanie Użytkownika. Wybranie jednej z trzech pierwszych pozycji wtedy spowoduje, że drzewo definicji wypełni się punktami z wybranego typu sprawozdania. Nazwy sprawozdania pozwala szczegółowe je opisać, szczególnie w przypadku własnych definicji. 54

55 Punkty sprawozdania Definicje punktów sprawozdań typu Bilans lub Rachunek zysków i strat program generuje automatycznie, zgodnie z wymogami ustaw i na podstawie gotowych druków formularzy sprawozdań. Do obowiązku Użytkownika należy tylko przypisanie do poszczególnych pozycji odpowiednich kont z KH według własnego planu kont. Tworząc własne sprawozdanie należy utworzyć najpierw drzewo jego punktów. Przyciskiem Korzeń dodaje się najwyższe w hierarchii punkty (korzenie), a przyciskiem Gałąź kolejne rozwinięcia (gałęzie) do wybranego punktu. Po dodaniu punktu należy wybrać opcję Popraw, pojawi się formularz. Pole Numer służy do wpisania numeru punktu. Jest on wypełniany automatycznie zgodnie z ustawionym Sposobu numerowania, ale można go również wpisać ręcznie. W pole Tytuł wpisujemy tytuł punktu. Selektor Przekształcenie służy do ustalenia końcowego przekształcenia wyliczonej w danym punkcie kwoty. Wyliczona kwota może być: - pozostawiona bez zmian - wyzerowana kiedy ma wartość ujemną - wyzerowana kiedy ma wartość dodatnią - przekształcona na dodatnią gdy jest ujemna - przekształcona na ujemną gdy jest dodatnia - przekształcona na dodatnią gdy jest ujemna a gdy jest dodatnia wyzerowana - przekształcona na ujemną gdy jest dodatnia a gdy jest ujemna wyzerowana Definiowanie kwot Wskazując poszczególne punkty sprawozdania w okienku Definicje kwot wyświetlane są kwoty wyliczane w danym punkcie. Tuż po utworzeniu drzewa punktów ich definicje są puste, należy więc je zbudować używając opcji Dodaj i Popraw. Budowanie definicji kwoty dla punktu polega na dodawaniu kolejnych pozycji (obrotów, sald itd.), które zostaną policzone jako wartość punktu w sprawozdaniu. 55

56 Operator Wybór operatora arytmetycznego. O tym jak wartość funkcji będzie wykorzystana decyduje operator arytmetyczny. Operatorem arytmetycznym może być: + dodaj odejmij * pomnóż / podziel R zaokrąglij odrzuć grosze % procent Operacje mnożenia, zaokrąglania i wyliczania procentów można wykonywać wyłącznie dla argumentu Liczba. Funkcja Wybór funkcji operującej na wybranym koncie (saldo, obroty). Wartością punktu sprawozdania może być: ObrotyWn...Obroty strony winien w miesiącu ObrotyMa...Obroty strony ma w miesiącu SaldoWn...Saldo strony winien obr.w miesiącu SaldoMa...Saldo strony ma obr.w miesiącu ObrNarWn...Obroty narastająco strony winien ObrNarMa...Obroty narastająco strony ma SalNarWn...Saldo narastająco strony winien SalNarMa...Saldo narastająco strony ma Liczba...Dostarczona liczba Punkt...Inny punkt sprawozdania Następne pole uzależnione jest od wskazanej funkcji. Konto Dla funkcji obrotów i sald, należy wskazać konto z przywołanego planu kont. Liczba Jeżeli wybrana funkcją jest Liczba w polu tym należy podać jej wartość. Inny punkt Jeżeli wybrano funkcję Punkt to w polu tym można wskazać z przywołanej listy istniejący punkt sprawozdania. 56

57 17.2. Wykonanie sprawozdania Aby wykonać sprawozdanie należy zaznaczyć je w tabeli Sprawozdania księgowe i wybrać opcję Operacje -> Wykonaj sprawozdanie lub użyć przycisku Wykonaj na formularzu definicji sprawozdania. Pojawia się poniższe okno dialogowe. Za m-c Wybór okresu i roku dla sprawozdania. Na podstawie dokumentów Selektor ten pozwala określić czy zestawienie ma być liczone z uwzględnieniem dokumentów: - tylko zaksięgowanych - również niezaksięgowanych. W drugim przypadku program wyliczając wartości sprawozdania weźmie pod uwagę dokumenty robocze, czyli tylko zadekretowane. Tytuł zestawienia jest generowany na podstawie wybieranych parametrów. Można go modyfikować. Znaczniki Wartości pozwalają uszczegółowić ich wyliczanie oraz podać sposób liczenia zestawienia: narastająco lub za miesiąc. Naciśnięcie przycisku Wykonaj spowoduje obliczenie pozycji sprawozdania. Po wykonaniu sprawozdania program zezwala na poprawienie kwot wyliczonych w poszczególnych punktach (opcja Popraw). 57

58 Przycisk Drukuj uruchamia drukowanie sprawozdania. Dostępnych jest kilka wzorców wydruku. W zależności od potrzeb i rodzaju sprawozdania można wybrać: wydruk podst. jednokolumnowy wydruk podst. dwukolumnowy bilans jednostek 1 i 2 strona rachunek zysków i strat porównawczy lub kalkulacyjny. 58

59 18. Deklaracja CIT-2 W opcji tej utworzyć można deklarację CIT-2 czyli deklarację o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) przez podatnika podatku dochodowego od osób prawnych. Dane potrzebne do wypełnienia deklaracji: stawki podatku dochodowego od osób prawnych, skalę podatkową oraz inne dane podatkowe w tym nazwę firmy, urzędy skarbowe i nazwiska osób podpisujących się pod deklaracją należy podać w opcji Konfiguracja -> Dane podatkowe firmy. patrz Podręcznik Podstawowy Część II - rozdział Konfiguracja -> Dane podatkowe firmy Podstawą do obliczeń wartości deklaracji CIT-2 są zapisy na kontach w Księdze Handlowej. Po wybraniu opcji Deklaracja CIT-2 pojawia się formularz deklaracji ze wstępnie obliczonymi i wypełnionymi polami za bieżący rok i miesiąc podatkowy. Miesiąc można zmienić za pomocą selektora u góry okna. Selektor Na podstawie dokumentów pozwala określić czy deklaracja ma być liczona z uwzględnieniem dokumentów: 59

60 - tylko zaksięgowanych - również niezaksięgowanych. W drugim przypadku program wyliczając wartości deklaracji weźmie pod uwagę dokumenty robocze, czyli tylko zadekretowane. Z lewej strony formularza znajduje się pasek narzędziowy z przyciskami, za pomocą których można: wydrukować deklarację wygenerować dokument IZ - zobowiązanie wobec urzędu skarbowego na kwotę do zapłaty wynikającą z deklaracji zobaczyć historię zapisów deklaracji. Po naciśnięciu tego przycisku pojawi się okienko "Zapisy deklaracji" służące do przeglądania i aktualizowania historii zapisów deklaracji. obliczyć pola deklaracji na podstawie danych zapisanych w KH dla wybranego miesiąca podatkowego po naciśnięciu tego przycisku nastąpi obliczenie pól typu "RAZEM" oraz innych pól, których wartość obliczana jest na podstawie powiązań arytmetycznych z innymi polami deklaracji. wybrać widoczną stronę deklaracji. Definicja wartości pól deklaracji CIT-2 W deklaracji CIT-2 pola dotyczące poszczególnych wartości są definiowane na podstawie zapisów na kontach Księgi Handlowej. Jeżeli wskazując w deklaracji pole pojawia się przy nim przycisk oznacza to że takie pole należy zdefiniować. Kliknięcie tego przycisku powoduje wyświetlenie poniższego okna. 60

61 Budowanie definicji kwoty dla pola polega na dodawaniu kolejnych pozycji (obrotów, sald itd.), które zostaną policzone jako wartość pola deklaracji. Kwoty pola definiuje się identycznie jak kwoty dla punktów sprawozdania Patrz rozdział Sprawozdania księgowe -> Definiowanie sprawozdania 61

62 19. Deklaracja PIT-5 W opcji tej można utworzyć deklaracja na zaliczkę miesięczną na podatek dochodowy PIT-5. Deklaracja PIT-5 sporządzana jest dla właścicieli firmy dlatego przed jej wykonaniem należy uzupełnić dane współwłaścicieli w opcji Konfiguracja -> Właściciele. patrz Podręcznik Podstawowy Część II - rozdział Konfiguracja -> Właściciele Przy każdym współwłaścicielu podaję się informacje o procentowym udziale danej osoby w zysku firmy, jego dane osobowe i przynależność do urzędu skarbowego. Skalę podatkową oraz inne dane podatkowe w tym nazwę firmy, urzędy skarbowe i nazwiska osób podpisujących się pod deklaracją należy wypełnić w opcji Konfiguracja -> Dane podatkowe firmy. patrz Podręcznik Podstawowy Część II - rozdział Konfiguracja -> Dane podatkowe firmy Podstawą do obliczeń wartości deklaracji PIT-5 są zapisy na kontach w Księdze Handlowej. Po wybraniu opcji Deklaracja PIT-5 pojawia się formularz deklaracji ze wstępnie obliczonymi i wypełnionymi polami za bieżący rok i miesiąc podatkowy. 62

63 Miesiąc można zmienić za pomocą selektora u góry okna. Selektor Na podstawie dokumentów pozwala określić czy deklaracja ma być liczona z uwzględnieniem dokumentów: - tylko zaksięgowanych - również niezaksięgowanych. W drugim przypadku program wyliczając wartości deklaracji weźmie pod uwagę dokumenty robocze, czyli tylko zadekretowane. Z lewej strony formularza znajduje się pasek narzędziowy z przyciskami, za pomocą których można: wydrukować deklarację wygenerować dokument IZ - zobowiązanie wobec urzędu skarbowego na kwotę do zapłaty wynikającą z deklaracji zobaczyć historię zapisów deklaracji. Po naciśnięciu tego przycisku pojawi się okienko "Zapisy deklaracji" służące do przeglądania i aktualizowania historii zapisów deklaracji. obliczyć pola deklaracji na podstawie danych zapisanych w KH dla wybranego miesiąca podatkowego po naciśnięciu tego przycisku nastąpi obliczenie pól typu "RAZEM" oraz innych pól, których wartość obliczana jest na podstawie powiązań arytmetycznych z innymi polami deklaracji. 63

64 wybrać widoczną stronę deklaracji. Definicja wartości pól deklaracji PIT-5 W deklaracji PIT-5 pola dotyczące poszczególnych wartości są definiowane na podstawie zapisów na kontach Księgi Handlowej. Jeżeli wskazując w deklaracji pole pojawia się przy nim przycisk oznacza to że takie pole należy zdefiniować. Operacje tę wykonuje się identycznie jak przy deklaracji CIT-2. Patrz rozdział Deklaracja CIT-2 -> Definiowanie wartości pól deklaracji 64

65 20. Archiwizacja i odtworzenie KH Opcje te służą do zarchiwizowanie i ewentualnego odtworzenia danych zapisanych w Księdze Handlowej. Nie trzeba korzystać z tych opcji jeżeli wykonywane jest archiwizacja całego systemu w opcji Administracja. patrz Podręcznik Opis systemu- rozdział Administracja Operacje archiwizacji należy wykonywać codziennie, gdyż w przypadku awarii lub utraty komputera może się ona okazać jedynym źródłem z jakiego możemy odtworzyć dane i kontynuować pracę. Mechanizm archiwizacji i odtworzenia danych został opisany w Podręczniku Opis systemu - rozdział Administracja 65

66 21. Porządkowanie tabel KH Porządkowanie tabel Księgi Handlowej zmniejsza rozmiar zbiorów i przyspiesza pracę. Powinno się je przeprowadzić po każdej operacji automatycznego usunięcia dekretów. Przy dużej liczbie danych może długo potrwać. 66