MBS Partners Fleet Management

Transkrypt

1 MBS Partners Fleet Management Kompletny, zintegrowany system informatyczny do obsługi procesów biznesowych w firmach oferujących zarządzanie flotą Fleet Management. Scentralizowany specjalistyczny system jest źródłem rzetelnej wiedzy o transakcjach z klientami oraz o zasobach firmy i ich wykorzystaniu. Nie potrzeba zaglądać do wielu systemów by mieć informację o stanie firmy i osiąganych przez nią wynikach. Decyzje które musisz podejmować codziennie bazują na faktach przez co możesz być dokładny i precyzyjny, a twoja praca lepsza. Sprzedawcy otrzymują narzędzia do metodycznego poszukiwania nowych klientów i utrzymania już istniejących, zwiększając tym samym skuteczność działań. Zawierane transakcje i umowy z klientami mają natychmiastowe odzwierciedlenie w księgach handlowych i mogą być użyte do analiz i prognoz. Szybka reakcja na potrzeby klientów połączona z jakością oferowanych usług pozwala łatwo osiągnąć przewagę konkurencyjną i dynamiczny rozwój firmy. Kluczowe korzyści Zdobywanie i utrzymanie klientów oraz ciągłe podnoszenie poziomu oferowanych usług. Zwiększenie szybkości reakcji na potrzeby klientów dzięki lepszej organizacji pracy. Obniżenie kosztów operacyjnych i gotowość zaoferowania konkurencyjnych cen. Zapobieganie występowania kosztów nie fakturowanych Funkcjonalność Biznesowa Marketing i Sprzedaż Aby usprawnić procesy marketingu i sprzedaży potrzebne jest spojrzenie na wszystkie procesy zachodzące w firmie. Wszystko zaczyna się od zebrania informacji o potencjalnych klientach i przygotowania działań marketingowych. Odzew na kampanie marketingowe prowadzi do otwarcia szans sprzedaży i czynności związanych z obsługą procesu sprzedaży. System pozwala na automatyzację ofertowania i śledzenie listy czynności do wykonania przez każdego sprzedawcę. Poprawie ulega wydajność i organizacja pracy Możliwa jest ocena kampanii w relacji do realizowanej sprzedaży oraz analiza i weryfikacja planów sprzedaży w wybranym okresie czasu Flota Kartoteka pojazdów zawiera wszystkie niezbędne informacje o samochodach, ich parametrach i wyposażeniu oraz zmianach jakie miały miejsce w ramach istniejących umów z eksploatującymi je kierowcami i firmami. Kartoteka pojazdów połączona jest z systemowym procesem zakupów oraz z kartoteką umów dzierżawy, wynajmu i zarządzania pojazdem. Dzięki temu użytkownik systemu MBS Partners Polska Sp. z o.o. 1

2 ma pełną informację o pojeździe jego historii i eksploatacji, łącznie z informacjami o podpisanych umowach i zmianach do nich. Opieka nad Flotą Dobrze zorganizowana opieka posprzedażna pozwala zachować klientelę na wiele lat. Rzetelnie i solidnie wykonane usługi są również referencją dla potencjalnych klientów. Ewidencjonowane są wszystkie zdarzenia związane z eksploatacją zarządzanych bądź wynajmowanych pojazdów oraz podjęte kroki w wyniku tych zdarzeń. Istnieje możliwość przewidywania i planowania zdarzeń okresowych (przeglądy) i przygotowania wykazu prac do wykonania dla obsługi serwisowej. Billing Rozliczenie usług świadczonych klientom i wystawienie faktur wraz z załącznikami. Śledzenie stanu należności i analiza płatności. Kontrola obrotów i rentowności sprzedaży. Umowy Informacje o zawartych umowach z poszczególnymi klientami pozwalają na automatyczne rozliczenia z uwzględnieniem poniesionych kosztów dodatkowych. MBS Partners sprzedaje i wdraża zintegrowane systemy informatyczne do wspomagania zarządzania oparte o Microsoft Business Solutions Navision. Klienci MBS Partners optymalizują strategiczne procesy biznesowe w ramach zarządzania finansami, zarządzania relacjami z klientem, zarządzania usługami i serwisami, zarządzania projektem, zarządzania łańcuchem zaopatrzenia, handlu elektronicznego, produkcji i zarządzania handlem detalicznym. Oferowane rozwiązania zapewniają klientom MBS Partners dostęp do informacji niezbędnych do osiągnięcia sukcesu biznesowego Więcej informacji dostępnych jest na MBS Partners Polska Sp. z o. o. Ul. Chałubińskiego 8 p Warszawa Tel (22) Fax (22) info@mbs-partners.com MBS Partners Polska Sp. z o.o. 2

3 Podsumowanie danych Kluczowe Funkcje Opis Marketing i Sprzedaż Ewidencja danych o potencjalnych klientach Szablony kompletacji dokumentów (różne w zależności np. od wymagań firmy leasingowej) Informacja o posiadanych dokumentach formalno-prawnych i finansowych klienta wraz z podaniem daty ich otrzymania i ważności Możliwość tworzenia segmentów zawierających wybrane kontakty Możliwość klasyfikowania kontaktów do potencjalnych klientów według definiowanych przez użytkownika kryteriów Ewidencja kontaktów z potencjalnymi i już istniejącymi klientami Obsługa procesu pozyskiwania klienta zgodnie z założeniami analizy w tym: o możliwość rejestracji wykonanych czynności związanych z danym kontaktem o ocenę spodziewanej sprzedaży (ilość i jakość) o określenie stopnia zaawansowania procesu sprzedaży Wspomaganie oceny sytuacji finansowej i wiarygodności potencjalnych klientów Automatyzacja przygotowywania ofert na wynajem długoterminowy pojazdu uwzględniających: o różne rodzaje pojazdów o koszty wynajmu pojazdu o koszty serwisu i eksploatacji o koszty ubezpieczeń o zakładany przebieg pojazdu o dodatkowe wyposażenie (w tym opony na zmianę) o okres wynajmu Możliwość prowadzenia i nadzorowania kampanii marketingowych Prowadzenie dla każdego sprzedawcy listy czynności do wykonania z możliwością przydzielania czynności z uwzględnieniem ich zakresu i terminu wykonania Zdarzenia eksploatacyjne ze szczególnym uwzględnieniem wpadek serwisowych. Automatyzacja przygotowania korespondencji seryjnej o możliwość wyboru kontaktów po wielu ich cechach o przygotowywanie korespondencji seryjnej w oparciu o szablony Microsoft Word o możliwość przechowywania w systemie plików dokumentów korespondencji seryjnej Raporty i zestawienia związane z: o przygotowaniem ofert na wynajem dla klienta o prowadzeniem korespondencji seryjnej o prowadzeniem akcji marketingowych o działaniami rejestrowanymi przez poszczególnych sprzedawców Flota Ewidencja pojazdów przeznaczonych do wynajmu z uwzględnieniem: o parametrów pojazdu o danych o eksploatacji i stanie technicznym pojazdu (również o przebiegu) o danych o wyposażeniu (w tym opony) o danych o zawartych ubezpieczeniach o danych właściciela o danych zarządzającego (w tym oddział) o danych dysponenta o danych użytkownika (firma) o danych kierowcy o danych o umowie wynajmu lub zarządzania o przyporządkowania do jednostki terenowej o miejsce przebywania Ewidencja wyposażenia i akcesoriów (w tym opon) z uwzględnieniem o parametrów wyposażenia i akcesoriów o danych o eksploatacji i stanie technicznym o danych o zawartych ubezpieczeniach o danych właściciela o danych zarządzającego (w tym oddział) o danych dysponenta o danych użytkownika (firma) o danych kierowcy MBS Partners Polska Sp. z o.o. 3

4 o danych o umowie wynajmu lub zarządzania o przyporządkowania do pojazdu o przyporządkowania do jednostki terenowej o miejsca przebywania Wspomaganie procesu zakupu, wymiany i składowania wyposażenia (w tym opon) w zakresie: o przygotowywania listy planowanego zapotrzebowania na wyposażenie o przygotowywanie zapytań ofertowych o przygotowywania zamówień zakupu dla dostawców o przygotowywania zleceń instalacji, deinstalacji, wymiany Ewidencja umów dzierżawy, wynajmu i zarządzania pojazdów obejmująca o dane zawarcia o dane kontrahenta o wykaz pojazdów objętych umową o warunki eksploatacji pojazdów o warunki finansowe rozliczeń o dane o wydaniu pojazdu o dane o zwrocie pojazdu o możliwość definiowania warunków finansowych w różnych walutach o możliwość wprowadzania zmian do warunków umowy w okresie jej trwania o modyfikacja listy pojazdów objętych umową Opieka nad Flotą Rejestracja zdarzeń związanych z eksploatacją zarządzanych lub wynajmowanych pojazdów opisujących jego wystąpienie oraz podjęte działania Przewidywanie wystąpienia zdarzeń eksploatacyjnych (przeglądy) Prowadzenie wykazu prac do wykonania przez pracowników zarządzających serwisem, wraz z możliwością przydzielania prac poszczególnym pracownikom Zestawienie dostępności i rezerwacje pojazdów zastępczych Możliwość rejestracji kosztów związanych z eksploatacją pojazdu oraz dalszego przenoszenia ich na klientów je użytkujących Możliwość wysyłania za pośrednictwem poczty elektronicznej arkuszy w formacie Microsoft Excel służących aktualizacji danych przez użytkowników pojazdów, w zakresie: o danych o użytkowniku o danych o eksploatacji pojazdu o danych o kierowcach pojazdów Import zmienionych przez użytkownika danych nadesłanych w arkuszach Microsoft Excel Możliwość ewidencji usług z uwzględnieniem: o parametrów podstawowych o umożliwiających grupowanie i wyszukiwanie o wielu cen sprzedaży o sprzedaży usług o cen i kosztów Możliwość tworzenia wydruków i raportów obejmujących o dokumenty, do których dane znajdują się w systemie i są wymagane przy: zawarciu, realizacji i rozwiązaniu (wygaśnięciu) umowy zlecaniu prac jednostkom własnym i zewnętrznym rozliczaniu z kontrahentami o zestawienia statystyczne związane z wynajmowanymi lub zarządzanymi pojazdami o nadruk na plastykowych kartach klienta (na specjalnej drukarce) Eksport danych do plików w formacie Microsoft Excel zawierających: o wybrane dane o pojazdach o wybrane informacje o użytkownikach pojazdów o kartotekę firm świadczących usługi serwisowe i ubezpieczeniowe wraz z kontaktami Biling Ewidencja nabywców z uwzględnieniem danych o potrzebnych do wystawiania dokumentów sprzedaży o umożliwiających grupowanie i analizowanie nabywców Wystawianie dokumentów sprzedaży takich jak: o oferta o faktura pro forma o faktury VAT (z uwzględnieniem akcyzy) o faktura korygująca o not obciążeniowych (bez VAT) Możliwość przygotowywania załączników do dokumentów sprzedaży takich jak: MBS Partners Polska Sp. z o.o. 4

5 o wykaz pojazdów ujętych na dokumencie sprzedaży wraz z ich parametrami podstawowymi o wykaz pojazdów uszczegółowiający kwotę dokumentu sprzedaży związanego z realizacją umowy wynajmu lub zarządzania Możliwość wystawiania faktury VAT na dwóch nabywców równocześnie Możliwość wskazywania na fakturze różnych miejsc dostawy Automatyczne generowanie dokumentów wydania do faktur na towary o dokumentów sprzedaży o wiekowania należności o kontroli obrotów i rentowności sprzedaży Umowy Automatyczne generowanie dokumentów rozliczeń na podstawie zawartych umów z uwzględnieniem poniesionych kosztów dodatkowych Rejestracja warunków ubezpieczeń związanych z zarządzanymi i wynajmowanymi pojazdami Zakupy Ewidencja dostawców z uwzględnieniem danych o potrzebnych do wprowadzenia dokumentów zakupu o umożliwiających grupowanie i analizowanie dostawców Wprowadzanie dokumentów zakupu takich jak: o oferta o faktury VAT (z uwzględnieniem akcyzy) o faktury korygujące Możliwość wprowadzania dokumentów zakupu od innych dostawców Kontrola pokrycia limitów w firmach finansujących wynajem z wystawionymi ofertami (ostatecznymi) do klientów Ewidencja umów leasingowych i kontrola zobowiązań leasingowych Automatyczne generowanie dokumentów przyjęcia do faktur na towary o wiekowania zobowiązań o kontroli zakupów Księgowość Możliwość prowadzenia księgi głównej w oparciu o wielopoziomowy plan kont Możliwość stosowania dodatkowych wymiarów hierarchicznych dla księgi głównej Przygotowywanie budżetów w oparciu o strukturę planu kont i dodatkowe wymiary Obsługa wymaganych podatków (CIT, VAT i akcyza) Możliwość prowadzenia wielu kont bankowych Możliwość prowadzenia wielu kas gotówkowych oraz wystawiania stosownych dokumentów takich jak raporty kasowe, KP i KW. Przygotowywanie przelewów i ich eksport danych w postaci plików tekstowych do systemu typu direct banking Ewidencja posiadanych środków trwałych umożliwiająca: o przechowywanie podstawowych informacji o środku trwałym o automatyzację procesu amortyzacji o zwiększenia i zmniejszenia wartości o przyjęcie i likwidację o przechowywanie informacji o ubezpieczeniach danego środka trwałego Raporty i zestawienia o raporty wymagane przez ustawę o rachunkowości o możliwość tworzenia własnych zestawień i analiz na podstawie danych zapisanych w księdze głównej o możliwość eksportu przygotowanych analiz do programu Microsoft Excel MBS Partners Polska Sp. z o.o. 5