Zarządzenie Prezesa Sądu Okręgowego w Legnicy Nr 9/15 z dnia 2 marca 2015 roku. w sprawie korzystania z czytelni akt w Sądzie Okręgowym w Legnicy

Transkrypt

1 Zarządzenie Prezesa Sądu Okręgowego w Legnicy Nr 9/15 z dnia 2 marca 2015 roku w sprawie korzystania z czytelni akt w Sądzie Okręgowym w Legnicy Na podstawie art pkt 1a i 2 ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku Prawo o ustroju sądów powszechnych (j.t. Dz. U. z 2015 roku, poz. 133) w związku z 544a zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 roku w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. Ministra Sprawiedliwości z 2003 roku, nr 5, poz. 22 z póź. zm.) zarządzam, co następuje: 1 1. Akta spraw sądowych rozpoznawanych w Sądzie Okręgowym w Legnicy, w tym protokoły sporządzone za pomocą urządzeń rejestrujących dźwięk lub obraz i dźwięk przeglądane przez strony, pełnomocników, obrońców i biegłych oraz wszystkich interesantów mających upoważnienie do przeglądania akt z mocy przepisów szczególnych, są udostępniane wyłącznie w Czytelni akt mieszczącej się w Biurze Obsługi Interesantów w budynku Sądu Okręgowego w Legnicy przy ul. Złotoryjskiej Czytelnia akt czynna jest: - poniedziałek: 8:00 17:30, przy czym akta wydawane są do godz. 17:00 - wtorek piątek: 8:00 15:00, przy czym akta wydawane są do godz. 14: Czytelnia wchodzi w skład Biura Obsługi Interesantów. 4. Pomieszczenia Czytelni objęte są monitoringiem. 5. Kierownicy Sekretariatów Wydziałów zobowiązani są do ścisłego współdziałania z pracownikami Biura Obsługi Interesantów oraz podejmowania czynności mających na celu umożliwienie rzetelnej i sprawnej obsługi interesantów w Czytelni. 2 Pracownicy Biura Obsługi Interesantów zobowiązani są do: - zapewnienia prawidłowej obsługi Czytelni, - przestrzegania obowiązków służbowych wynikających z niniejszego Regulaminu, poleceń służbowych oraz zakresów obowiązków, w tym wykazywania szczególnej troski o powierzone akta spraw, - niezwłocznego informowania Kierownika Oddziału Administracyjnego o nieprawidłowościach związanych z funkcjonowaniem Czytelni, - prowadzenia Rejestru akt udostępnionych w Czytelni akt (załącznik nr 1 do Regulaminu), - prowadzenia kontrolki akt przekazanych do Czytelni (załącznik nr 2 do Regulaminu), - wypełniania rubryk 2-5,7 karty kontrolnej dołączonej do akt sprawy przed udostępnieniem interesantowi akt do wglądu (załącznik nr 3 do Regulaminu).

2 3 1. Interesanci przeglądający akta zobowiązani są do zachowania ciszy i niezakłócania pracy innym osobom przebywającym w Czytelni. 2. Przed wejściem do Czytelni należy wyciszyć telefony komórkowe. 3. W Czytelni nie wolno spożywać posiłków i napojów. 4. Osoby oczekujące na akta przebywają poza pomieszczeniem Czytelni. 5. W Czytelni mogą przebywać jedynie pracownicy sądu i osoby, które zapoznają się z aktami. 6. Osobom zapoznającymi się z aktami zabrania się dokonywania jakichkolwiek czynności poza przeglądaniem akt, a w szczególności zabrania się ich niszczenia, uszkadzania, czynienia w nich adnotacji (podkreśleń, zakreśleń, notatek itp.) oraz wynoszenia akt lub jakichkolwiek dokumentów stanowiących część akt poza Czytelnię. 7. Interesanci mają obowiązek poszanowania udostępnionych akt oraz zgłoszenia pracownikom obsługi Czytelni zauważonych uszkodzeń akt. 8. Pracownicy Czytelni zobowiązani są do informowania kierownika Oddziału Administracyjnego o wszelkich incydentach związanych z naruszeniem zasady określonej w ust Interesanci przebywający w Czytelni mogą korzystać z własnych materiałów piśmienniczych oraz własnego sprzętu (np. aparatów fotograficznych, skanerów i laptopów) po uprzednim zgłoszeniu jego posiadania pracownikowi Czytelni. 10. Zabrania się samodzielnego odtwarzania na prywatnych urządzeniach załączonych do akt sprawy materiałów dowodowych na elektronicznych nośnikach danych (CD, pen-drive itp.). 11. Interesanci zobowiązani są do pisemnego potwierdzenia faktu zapoznania się z Regulaminem Czytelni akt w Sądzie Okręgowym w Legnicy w Rejestrze akt udostępnionych w Czytelni akt (załącznik nr 1 do Regulaminu). 1. Akta w Czytelni są udostępniane: 4 1) Stronom. 2) Obrońcom. 3) Pełnomocnikom procesowym. 4) Przedstawicielom ustawowym stron. 5) Oskarżonym. 6) Oskarżycielom posiłkowym. 7) Podmiotom określonym w art. 416 kpk. 8) Za zgodą Przewodniczącego Wydziału: - osobom uprawnionym, o których mowa w art. 525 kpc, tj. każdemu, kto potrzebę przejrzenia dostatecznie usprawiedliwi - upoważnionym przedstawicielom organizacji społecznych, które mogą wstąpić do toczącego się postępowania w danej sprawie lub zgłosić w nim swój udział (art. 94 2

3 ust.1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 r. - Regulamin urzędowania sądów powszechnych. 9) Innym osobom za zgodą Prezesa Sądu. 2. Osoby określone w 4 ust. 1 punkt 1-7 przeglądają akta bez konieczności składania wniosku o wgląd do akt. 3. Osoby określone w 4 ust. 1 punkt 8-9 mogą przeglądać akta po uprzednim złożeniu wniosku o wgląd do akt i otrzymaniu zgody Przewodniczącego Wydziału lub Prezesa Sądu. 4. Udostępnienie większej liczby akt (np. do celów naukowo- badawczych) wymaga zgody Prezesa Sądu (zgodnie z art.94 ust. 3 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 roku Regulamin urzędowania sądów powszechnych. Czytelnia nie udostępnia materiałów zawierających informacje niejawne. Sposób udostępniania tych materiałów w Kancelarii Tajnej regulują odrębne przepisy W Czytelni Sądu Okręgowego w Legnicy obowiązuje system kolejkowy. Interesant zamierzający przejrzeć akta pobiera numer i oczekuje na swoją kolejność. 2. Możliwe jest wcześniejsze zamówienia akt w Czytelni pod numerem telefonu albo za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem boi@legnica.so.gov.pl Akta udostępniane są po okazaniu dowodu osobistego lub innego dokumentu ze zdjęciem umożliwiającego potwierdzenie tożsamości oraz po złożeniu podpisu w Rejestrze akt udostępnionych w Czytelni akt. 2. Adwokaci, prokuratorzy, radcy prawni, radcowie z Prokuratorii Generalnej oraz aplikanci adwokaccy, prokuratorscy, radcowscy zobowiązani są do okazania ważnej legitymacji służbowej Akta spraw są wydawane w godzinach pracy Czytelni zgodnie z 1 ust Wgląd do akt zamówionych z wyprzedzeniem odbywa się w dniu wskazanym we wniosku w Czytelni. 3. Akta spraw znajdujące się w sekretariacie wydziału udostępniane są bezzwłocznie o ile nie są niezbędne do wykonania terminowych czynności. 3

4 4. Akta spraw znajdujące się w Archiwum udostępniane są w terminie ustalonym przez pracownika Wydziału z pracownikiem Archiwum. 5. Czas oczekiwania na akta zamówione bez wyprzedzenia uzależniony jest od dostępności akt. Czas ten może się wydłużyć, o ile akta przedstawiono sędziemu lub znajdują się w Archiwum. 6. Akta spraw, których udostępnienie nie jest możliwe w dniu ich zamówienia, udostępniane są w terminie ustalonym przez osobę obsługującą Czytelnię z właściwym Wydziałem. 7. Interesant informowany jest najpóźniej następnego dnia roboczego o przybliżonym czasie oczekiwania na dostęp do akt sprawy. 8. Akta przekazywane z Wydziałów do Czytelni muszą być zszyte lub połączone inną techniką w sposób trwały, a karty w nich ponumerowane. 9 Interesanci mają prawo do zamówienia akt więcej niż jednej sprawy, przy czym do wglądu akta udostępniane są pojedynczo, natomiast w sprawach wielotomowych w ilości maksymalnie do 5 tomów akt jednej sprawy. W celu przejrzenia akt jednej sprawy lub kolejnych tomów danej sprawy interesant zwraca akta lub tomy dotychczas przeglądane i pobiera kolejne akta lub tomy od pracownika Czytelni. 10 Jeśli w trakcie przeglądania akt sporządzanie są fotokopie dokumentów pracownik Czytelni akt odnotowuje ten fakt w Karcie kontrolnej. 4

5 Załącznik nr 1 do Regulaminu Czytelni akt w Sądzie Okręgowym w Legnicy Rejestr akt udostępnionych w Czytelni akt Sądu Okręgowego w Legnicy L.p. Data Sygnatura akt Imię i nazwisko osoby przeglądającej akta Rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość Godzina zwrotu akt Potwierdzenia zapoznania się z Regulaminem Czytelni akt w Sądzie Okręgowym w Legnicy

6 Załącznik nr 2 do Regulaminu Czytelni akt w Sądzie Okręgowym w Legnicy Kontrolka akt przekazanych do Czytelni akt Biura Obsługi Interesanta L.p. Sygn. akt Imię i nazwisko strony/ oskarżonego Data i godzina przekazania akt do czytelni Potwierdzenie odbioru akt przez upoważnionego pracownika Czytelni (Biura lub Punktu Obsługi Interesanta) Data i godzina zwrotu akt do sekretariatu wydziału Potwierdzenie odbioru akt przez Kierownika sekretariatu lub osobę go zastępującą Uwagi

7 L.p. Data Imię i nazwisko osoby przeglądającej akta Załącznik nr 3 do Regulaminu Czytelni akt w Sądzie Okręgowym w Legnicy KARTA KONTROLNA Sygnatura akt Rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość Podpis osoby udostępniającej akta Podpis osoby przeglądającej akta Uwagi