DOKUMENTACJA PRZEBIEGU STUDIÓW

Transkrypt

1 DOKUMENTACJA PRZEBIEGU STUDIÓW 1

2 Podstawowe akty prawne regulujące zagadnienia dokumentacji przebiegu studiów: 1) Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 14 września 2011 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (obowiązuje od dnia 1 października 2011 r.) 2) Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 1 września 2011 r. w sprawie tytułów zawodowych nadawanych absolwentom studiów, warunków wydawania oraz niezbędnych elementów dyplomów ukończenia studiów i świadectw ukończenia studiów podyplomowych oraz wzoru suplementu do dyplomu (obowiązuje od dnia 1 października 2011 r.) 3) Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie wzoru oświadczenia studenta o spełnianiu warunków do podjęcia i kontynuowania studiów stacjonarnych w uczelni publicznej bez wnoszenia opłat z dnia 29 września 2011 r. 2

3 Zgodnie z ww. Rozporządzeniem teczka akt osobowych studenta powinna zawierać: 1) dokumenty wymagane od kandydata na studia, w tym: a) poświadczoną przez uczelnię kopię świadectwa dojrzałości, a w przypadku kandydata na studia drugiego stopnia również poświadczoną przez uczelnię kopię dyplomu ukończenia studiów, b) ankietę osobową zawierającą imię (imiona) i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL, a w przypadku jego braku nazwę i numer dokumentu tożsamości, adres zamieszkania oraz adres do korespondencji, c) poświadczoną przez uczelnię kopię dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość kandydata na studia w przypadku kandydatów na studia będących cudzoziemcami, d) aktualną fotografię kandydata, zgodną z wymaganiami obowiązującymi przy wydawaniu dowodów osobistych, e) oświadczenie o spełnianiu warunków do podjęcia i kontynuowania studiów bez wnoszenia opłat, o którym mowa w art. 170a ust. 9 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym, zwanej dalej ustawą w przypadku kandydata na studia stacjonarne w uczelni publicznej; 2) dokumenty postępowania kwalifikacyjnego stanowiące podstawę do podjęcia decyzji o przyjęciu na studia; 3) kopię decyzji o przyjęciu na studia oraz oryginał potwierdzenia jej doręczenia; 4) podpisany przez studenta akt ślubowania; 3

4 Ad. 1) Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 14 września 2011 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów określa sposób prowadzenia przez uczelnie dokumentacji przebiegu studiów, w tym min. zawartość teczki akt osobowych studenta, sposób prowadzenia albumu studenta i księgi dyplomów, wzór indeksu i legitymacji studenckiej, sposób dokonywania sprostowań i wydawania duplikatów, legalizacji dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą oraz wysokość i sposób pobierania opłaty za wykonywanie tych czynności, a także za wydanie indeksu, legitymacji studenckiej, dyplomu i dokumentów stwierdzających ukończenie studiów. 4

5 Zgodnie z ww. Rozporządzeniem teczka akt osobowych studenta powinna zawierać cd.: 5) umowę lub kopię umowy zawartej ze studentem, o której mowa w art. 160 ust. 3 ustawy; 6) potwierdzenie odbioru legitymacji studenckiej i indeksu, jeżeli regulamin studiów przewiduje dokumentowanie przebiegu studiów w indeksie, a także ich duplikatów; 7) karty okresowych osiągnięć studenta; 8) decyzje władz uczelni dotyczące przebiegu studiów, w szczególności: udzielonych urlopów, powtarzania roku, skreślenia z listy studentów, a także nagród, wyróżnień i kar dyscyplinarnych; 9) dokumenty dotyczące przyznania studentowi pomocy materialnej; 10) oświadczenia o niepobieraniu świadczeń na innym kierunku, o których mowa w art. 184 ust. 7 ustawy; 11) jeden egzemplarz pracy dyplomowej; 12) recenzję (recenzje) pracy dyplomowej; 13) protokół egzaminu dyplomowego; 14) dyplom ukończenia studiów egzemplarz do akt; 15) suplement do dyplomu egzemplarz do akt; 16) potwierdzenie odbioru dyplomu i jego odpisów, suplementu do dyplomu, a także duplikatu dyplomu lub duplikatu suplementu do dyplomu przez osobę odbierającą dyplom. Teczkę akt osobowych studenta przechowuje się w archiwum uczelni przez okres 50 lat. 5

6 Istotniejsze zmiany wprowadzone ww. Rozporządzeniem: - odstępuje się od obowiązku przechowywania w teczce akt osobowych studenta oryginałów lub odpisów świadectw dojrzałości, wprowadza się obowiązek przechowywania poświadczonej przez uczelnię kopii świadectwa dojrzałości. Może to być kopia oryginału świadectwa, jak również dopuszcza się kopię odpisu świadectwa oraz kopię duplikatu świadectwa mającego moc oryginału; - zobowiązuje się studenta do złożenia oświadczenia o spełnianiu warunków do podjęcia i kontynuowania studiów stacjonarnych w uczelni publicznej bez wnoszenia opłat; - zobowiązuje się studenta do złożenia oświadczenia o niepobieraniu świadczeń pomocy materialnej na innym kierunku; - w aktach studenta przechowuje się umowę lub kopię umowy zawartej ze studentem określającą warunki odpłatności za studia lub usługi edukacyjne, - wprowadzono zapis, że absolwenci studiów pierwszego stopnia mają prawo do posiadania legitymacji studenckiej do dnia 31 października roku ukończenia tych studiów; 6

7 Ad. 2) Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 1 września 2011 r. w sprawie tytułów zawodowych nadawanych absolwentom studiów, warunków wydawania oraz niezbędnych elementów dyplomów ukończenia studiów i świadectw ukończenia studiów podyplomowych oraz wzoru suplementu do dyplomu Główna zmiana: dyplom państwowy zastępuje się dyplomem uczelnianym. Rozporządzenie określa niezbędne elementy dyplomu, natomiast uczelnia indywidualnie określa własny wzór dyplomu. Oprócz elementów dotychczas obowiązujących dyplom będzie zawierał godło uczelni (godło RP nie jest wymagane), jak również zapis obszaru nauk oraz profilu kształcenia. 7

8 Teczka akt osobowych studenta-cudzoziemca powinna zawierać: 1) Matura przetłumaczona na język polski; 2) Zaświadczenie o ukończeniu Studium Języka Polskiego dla Cudzoziemców; 3) Skierowanie na studia w UW wystawione przez Studium Języka Polskiego dla Cudzoziemców; 4) Skierowanie na studia w UW wystawione przez Biuro Uznawalności Wykształcenia i Wymiany Międzynarodowej; 5) Pismo innych instytucji, np. Ambasad dot. przyjęcia na studia w UW; 6) Decyzja o przyjęciu na studia w UW podpisana przez Prorektora ds. Studentów i Jakości Kształcenia UW; 7) Decyzja o przyjęciu na studia w UW wystawiona przez Wydziałową Komisję Rekrutacyjną (gdy cudzoziemiec jest przyjęty na tych samych zasadach co Polacy); 8) Kopia paszportu; 9) Kopia wizy lub karty pobytu; 10) Decyzja określająca warunki finansowe osób rekrutowanych na studia w UW; 11) Kopia dokumentu potwierdzającego pochodzenie polskie kandydata cudzoziemca wystawione przez Konsulat Polski w kraju Jego zamieszkania; 12) Kopia Karty Polaka (o ile cudzoziemiec ją posiada); 13) Kopia zezwolenia na osiedlenie się (o ile cudzoziemiec ją posiada); 8

9 Teczka akt osobowych studenta-cudzoziemca powinna zawierać: 14) Podpisany akt ślubowania, pokwitowanie odbioru indeksu i legitymacji studenckiej, karty okresowych osiągnięć studenta; 15) Zaświadczenie o stanie zdrowia; 16) Potwierdzenie znajomości języka polskiego 17) Decyzja administracyjna dot. skreślenia; 18) Decyzja o skreśleniu na kwestionariuszu Biura Uznawalności Wykształcenia i Wymiany Międzynarodowej podpisana przez Dziekana i Prorektora ds. Studentów i Jakości Kształcenia UW; 19) Kwestionariusz (lub podanie) o wznowieniu podpisany przez Władze Wydziału i Prorektora ds. Studentów i Jakości Kształcenia UW, na druku Biura Uznawalności i Wymiany Międzynarodowej; 20) Kwestionariusz (lub podanie) o przedłużeniu eniu studiów podpisany przez Władze Wydziału i Prorektora ds. Studentów i Jakości Kształcenia UW, na druku Biura Uznawalności Wykształcenia i Wymiany Międzynarodowej; 21) Potwierdzenie odbioru decyzji dotyczącej zgody/odmowy na wznowienie/przedłużenie studiów; 22) Zgoda Władz Wydziału i Prorektora ds. Studentów i Jakości Kształcenia UW na urlop dziekański; 9

10 Teczka akt osobowych studenta-cudzoziemca powinna zawierać: 23) Decyzja Biura Uznawalności Wykształcenia i Wymiany Międzynarodowej dot. zgody/ lub jej odmowy na podjęcie studiów równoległych; 24) Decyzja Prorektora ds. Studentów i Jakości Kształcenia UW dot. zgody/ lub jej odmowy na podjęcie studiów równoległych na podstawie opinii Władz Wydziału; 25) Zgoda na przeniesienie wydana przez Dziekana Jednostki dydaktycznej na której student już studiuje; 26) Zgoda na przeniesienie wydana przez Prorektora ds. Studentów i Jakości Kształcenia UW na podstawie opinii Władz Wydziału; 27) Jeden egzemplarz pracy dyplomowej; 28) Recenzja pracy dyplomowej; 29) Protokół egzaminu dyplomowego (podpisany przez komisje egzaminacyjną); 30) Dyplom ukończenia studiów egzemplarz do akt; 31) Suplement do dyplomu egzemplarz do akt; 32) Potwierdzenie odbioru dyplomu i jego odpisów, suplementu do dyplomu, a także duplikatu dyplomu lub suplementu do dyplomu przez osobę odbierającą dyplom; 10