Profesjonalny system Enterprise Content Management

Transkrypt

1 DocuWare Product Info Profesjonalny system Enterprise Content Management Enterprise Content Management firmy DocuWare to znacznie więcej niż tylko elektroniczna archiwizacja i zarządzanie obiegiem dokumentów. ECM jest mocno zintegrowany z infrastrukturą informatyczną przedsiębiorstwa przez co łączy i automatyzuje procesy, które generują dużą liczbę dokumentów. DocuWare jest kompleksowym i całościowym rozwiązaniem służącym bezpiecznej archiwizacji dokumentów biznesowych wszelkiego rodzaju, posiadającym elastyczne funkcje udostępniania i efektywnego wykorzystania archiwizowanych dokumentów. Bez względu na format i źródło, ECM automatyzuje procesy biznesowe i obieg dokumentów oraz łączy je elektronicznie. Podstawą systemu jest strukturyzacja centralnego zbioru, w którym archiwizowane są dokumenty. Każdy pracownik posiadający odpowiednią autoryzację ma dostęp do wszystkich informacji potrzebnych mu do pracy - bez względu na to, czy pracuje aktualnie na swoim komputerze osobistym w biurze, czy poza biurem, na urządzeniu przenośnym. Wszelkie powiązane ze sobą dokumenty dotyczące danego klienta, projektu, lub procesu biznesowego są dostępne w ciągu zaledwie kilku sekund. Najważniejsze cechy DocuWare System przyjazny dla Użytkownika Nowoczesne technologie Elastyczna integracja Procesów kontroli Praca w podróży W chmurze czy w sieci firmowej, DocuWare oferuje wszystkie elementy jakie powinien posiadać funkcjonalny system klasy ECM. Chmura DocuWare zapewnia pełen zestaw funkcji. DocuWare On-Premises (działający w sieci firmowej) ma możliwość elastycznej rozbudowy o dodatkowe moduły. 1

2 Klient DocuWare Client Ułatwia Pracę DocuWare nie zmienia codziennego środowiska pracy ani znajomych procedur. Dokumenty można gromadzić, sortować i edytować w cyfrowych koszykach. Z koszyka lub ewentualnie bezpośrednio - całkowicie automatycznie - dokumenty można archiwizować w cyfrowych kartotekach. Dzięki bardzo użytecznym funkcjom indeksowania, każdy dokument jest odpowiednio rejestrowany i oznaczony odpowiednią kategorią. Dzięki polu wyszukiwania zarchiwizowane dokumenty odnajdowane są w sposób systematyczny i szybko. Na przykład, jeżeli jako dostawca potrzebujemy wszystkich informacji koniecznych do realizacji zamówienia, po wprowadzeniu nazwy i projektu wyświetli się oferta, zamówienia, cała korespondencja i faktura, w postaci czytelnej listy. Dokumenty aktualnie dostępne do przetwarzania automatycznego pojawiają się na naszych listach lub w zadaniach i będziemy mogli je natychmiast sprawdzić lub zatwierdzić. Podstawą działania są dokładnie zdefiniowane cykle obiegu dokumentów, ponieważ: Kierują elektronicznie dokumenty do odpowiednich pracowników, do przeglądu lub kontroli. W przeglądarce DocuWare Client Viewer, można wyświetlić dokumenty bez konieczności otwierania ich w specjalnym programie. System posiada cyfrowe narzędzia do tworzenia tekstu, pieczątki do edycji, kontroli i zatwierdzania dokumentów. Dokumenty można spiąć zszywaczem, klipsem lub posortować; można dodawać ręczne notatki i podpisy dzięki funkcji pióra na kompatybilnych urządzeniach. Klienta DocuWare można z łatwością otworzyć w wyszukiwarce. Zaletą dla użytkowników jest intuicyjny model obsługi, podobny do tego, który znają z innych aplikacji internetowych. System posiada również osobne aplikacje dla urządzeń mobilnych. Film: Pracuj lepiej z DocuWare W biurze lub w podróży DocuWare to cyfrowe biurko, przy którym możesz archiwizować, wyszukiwać i przetwarzać dokumenty. 2

3 Systematyczna rejestracja DocuWare pozwala na archiwizację w centralnym zbiorze dokumentów dowolnego typu i pochodzenia Dokumenty są indeksowane, to znaczy oznaczane symbolami klasyfikującymi, w momencie archiwizacji, by w przyszłości można było szybko wyszukać dowolne informacje. Dane klasyfikacji można wybrać na przykład z list wyboru lub po prostu przypisać Dodatkowo, znajdująca się aktualnie w trakcie procedury patentowej funkcja inteligentnego indeksowania DocuWare Intelligent Indexing Service pozwala na automatyczne indeksowanie w momencie rejestracji dokumentu. Funkcja Intelligent Indexing odczytuje odpowiednie wpisy indeksowe z dokumentów i sugeruje systematyczną archiwizację według nich. Funkcja uczy się od użytkownika, gdy zatwierdza on lub koryguje wpisy. Za drugim lub trzecim razem, po zarchiwizowaniu przez użytkownika lub jego współpracownika podobnego dokumentu, funkcja Inteligentnego Indeksowania w prawidłowy sposób automatycznie przypisuje wszystkie wpisy. DocuWare oferuje także rozmaite metody automatycznej i pół-automatycznej integracji danych indeksowych z zewnętrznych źródeł takich jak pliki tekstowe, bazy danych, książki adresowe, co zapewnia szybką i prawidłową indeksację. Kolekcja wideo: Zarejestruj i zarchiwizuj Dokumenty Informacja o produkcie: Intelligent Indexing DocuWare Import Barcode & Forms Connect to Outlook Connect to Mail Dokumenty papierowe Listy, faktury, sprawozdania, rysunki, a nawet dokumenty sporządzone odręcznie można importować przy użyciu większości typów skanerów od małych skanerów stanowiskowych po duże wielofunkcyjne drukarki sieciowe. W zależności od ustawień, po zeskanowaniu i przygotowaniu do dalszej obróbki i archiwizacji w kartotece, dokumenty przechowywane są w koszyku dokumentów DocuWare na tym etapie odbywa się indeksacja przy użyciu funkcji Inteligentnego Indeksowania. Ewentualnie, tekst i dane identyfikacyjne z kodu paskowego można odczytać bezpośrednio z dokumentu, nawet w trakcie skanowania. Dane te są wykorzystane podczas archiwizacji dokumentu jako wpisy indeksowe, a więc możliwa jest również bezpośrednia, automatyczna archiwizacja w kartotece. 3

4 Pliki Bez względu na to, czy są to pliki MS Office, CAD, czy inne, DocuWare daje kilka możliwości ich importowania. Dostęp do koszyków dokumentów DocuWare można uzyskać przy użyciu funkcji przeciągnij i upuść. DocuWare ma także możliwość niezależnego monitorowania folderu w katalogu, w celu automatycznego zaimportowania dużych ilości plików do koszyków lub zaimportowania ich bezpośrednio do kartotek. Dodatkowo, poza Klientem DocuWare w wyszukiwarce, istnieje też możliwość skorzystania z "Klienta Windows Explorer" czyli zintegrowania DocuWare bezpośrednio w wyszukiwarce Windows Explorer. Tutaj pokazano folder DocuWare w kartotece danych, który zawiera katalogi DocuWare. Dokumenty lub całe katalogi można rejestrować z poziomu Windows Explorera przy użyciu funkcji przeciągnij i upuść. Każdy plik jest tutaj automatycznie indeksowany. Taka integracja umożliwia także archiwizację dokumentów bezpośrednio z aplikacji Windowsa przy użyciu polecenia "Zapisz Jako". Niezależnie od naszego klienta, DocuWare importuje pliki w formacie oryginalnym. Pliki otwierane i wyświetlane są w uniwersalnej przeglądarce DocuWare; do edycji otwierane są w programie do edycji odpowiednim dla danego pliku. Archiwizacja w DocuWare i Windows Explorerze: Przenieś pliki przy użyciu funkcji przeciągnij i upuść w katalogu (kartoteki) lub zapisz je z aplikacji przy użyciu polecenia "Zapisz jako". 4

5 Archiwizacja wychodzących plików podczas drukowania Uniwersalna drukarka DocuWare Printer pozwala na import dokumentów do DocuWare z większości aplikacji, po wybraniu polecenia Drukuj. W tym celu. wystarczy wybrać DocuWare Printer z listy dialogowej "Drukuj" w aplikacji. W trakcie drukowania, system tworzy dokładną kopię dokumentu i archiwizuje ją w specjalnym formacie PDF/A, rzeznaczonym do archiwizacji długoterminowej, w koszyku cyfrowym lub bezpośrednio w kartotece. W przypadku dokumentów standardowych, takich jak faktury wychodzące, oferty lub kosztorysy, słowa kluczowe są odczytywane bezpośrednio z dokumentu, a dokumenty są archiwizowane całkowicie automatycznie. Centralna archiwizacja poczty elektronicznej, wraz z dokumentami innych typów pod tym samym tytułem i sortowanie ich wg tych samych kryteriów odbywa się bez żadnego wysiłku. DocuWare może importować i archiwizować wiadomości z programów takich jak Microsoft Outlook/Exchange i MAP automatycznie lub za potwierdzeniem lub po korekcie dokonanej przez użytkownika. ECM wykorzystuje informacje takie jak dane nadawcy, odbiorcy, datę, temat, i inne dane wiadomości do automatycznego indeksowania, a nawet podstawia firmę i dane osobowe z książek adresowych i innych baz danych. Zarchiwizowana wiadomość jest automatycznie oznaczana jako . Można na nie odpowiadać lub przekazywać bezpośrednio z DocuWare w lokalnym programie pocztowym, np w Microsoft Outlook. Wygodna archiwizacja poczty elektronicznej: DocuWare łączy się z Outlookiem za pomocą własnego panelu kart. 5

6 Bezpieczna Archiwizacja Dokumenty nie powinny się gubić, informacje wrażliwe należy zachować, a zasad archiwizacji i przechowywania dokumentów wymaganych ustawowo i praktykowanych w danej branży należy przestrzegać. DocuWare zapewnia ochronę przed dostępem niepowołanych osób. Utratą danych oraz błędami systemu i gwarantuje, że w firmie nie będzie przestojów, nawet w przypadku klęski żywiołowej, na przykład pożaru ar czy powodzi. Dokumenty można bez problemu replikować i zapisywać na nośnikach danych poza firmą lub w chmurze. Dowiedz się więcej: Certyfikaty White Paper Security Prawa dostępu skrojone na miarę Dostęp do dokumentów jest w sposób niezawodny kontrolowany poprzez szczegółowo zaprojektowany system autoryzacji, z podziałem na grupy, role i profile. Dzięki takiemu systemowi autoryzacji, pracownicy, klienci czy dostawcy uzyskają dostęp jedynie do dokumentów, na który zezwala poziom ich autoryzacji. Bezpośredni dostęp do plików z dokumentami przez przeglądarkę plików systemu operacyjnego nie jest możliwy. Parametry logowania umożliwiają także weryfikację użytkownika, który uzyskał dostęp lub wprowadził modyfikację do dokumentu i czas, w który tego dokonał, nawet po wielu latach. Systemy archiwizacji zaprojektowane w odpowiedzi na zapotrzebowanie W kartoteki DocuWare archiwizowane są dokumenty w każdym momencie cyklu ich obiegu: od chwili zaimportowania lub utworzenia dokumentu, poprzez jego edycję i przetwarzanie, aż po archiwizację długoterminową. Kompatybilność z wszystkimi nowoczesnymi technologiami: począwszy od twardego dysku lub systemu RAID, przezcontent Addressed Storage (CAS, archiwizacja wg zawartości), aż po rozwiązania typu Storage Area Network (sieć obszaru archiwizacji, SAN). Otwarte standardy dla Dokumentów i Danych Indeksowych Plik z dokumentem jest zapisywany w oryginalnym formacie lub jako plik PDF/A. Dla każdego pliku z dokumentem zapisywany jest plik meta w formacie XML. Służy on rejestrowaniu informacji o dokumencie i jego zawartości i zawiera komentarze i pieczęci oraz kopię danych kategorii i słów kluczowych dokumentu, dla celów bezpieczeństwa. Podstawową lokalizacją dla słów kluczowych jest baza danych SQL połączona z plikami dokumentów. Dzięki temu, wszystkie dokumenty można przywołać szybko i łatwo, za pomocą dodatkowego indeksu pełnotekstowego, jeżeli jest taka konieczność. 6

7 Gwarancja Zgodności DocuWare posiada rozbudowany mechanizm bezpieczeństwa służący archiwizacji zgodnej z wymaganiami audytowymi. Chroni on dokumenty w całym cyklu obiegu, od momentu zaimportowania aż do archiwizacji długoterminowej na nośnikach i w systemach archiwizacji. DocuWare odpowiada stosownym standardom wynikającym z przepisów prawa, w tym AO i GoDB. Automatycznie monitoruje okresy archiwizacji i czas, po którym dane są usuwane. DocuWare zapewnia dostęp do danych, które mogą być potrzebne do celów wymaganych przepisami prawa w trakcie całego okresu ich przechowywania określonego ustawowo, dzięki funkcjom eksportu. 7

8 Szybkie przywoływanie W DocuWare wyszukanie potrzebnych informacji jest łatwe. Frazy wyszukiwania można wprowadzać w całości, we fragmentach, łącząc je lub wybierając z list wyboru. Listy wyników dostępne są od razu i można je dowolnie sortować. Dzięki uniwersalności przeglądarki DocuWare, nie jest konieczna instalacja oryginalnej aplikacji na komputerze. Kolekcja wideo: Wyszukiwanie i przeglądanie Dokumentów Wyszukiwanie wg zadania i profile archiwizacji Dla każdej kartoteki można określić różne okna dialogowe wyszukiwania i archiwizacji, można definiować listy wyników oraz pola, w których wyświetlane są ustawienia. Pozwana to na przypisanie osobnych okien dialogowych indywidualnym użytkownikom lub rolom. Każdy użytkownik posiada więc indywidualny interfejs, który najlepiej wykonuje określone w DocuWare dla niego zadania. Krótko mówiąc, czytelne okna dialogowe ułatwiają pracę każdemu. Wyszukiwanie pełnotekstowe Wyszukiwane terminy nie muszą koniecznie odnosić się do słów kluczowych (indeksów) dokumentów. Można także przeszukiwać tekst dokumentów. W tym celu, indeks pełnotekstowy dla dokumentów jest tworzony automatycznie w kartotece, w tle. Funkcja ta odczytuje terminy ze zeskanowanych dokumentów i najpopularniejszych formatów plików. Dobry indeks pełnotekstowy można połączyć ze wszystkimi kompatybilnymi systemami baz danych. Funkcja wyszukiwania pełnotekstowego akceptuje skróty i wpisywanie kilku terminów wyszukiwania. Odnalezione frazy podświetlone są kolorem na wyszukanym dokumencie wyświetlonym w przeglądarce. 8

9 Wyszukiwanie w DocuWare Szczególnie skuteczna jest także funkcja integracji zapytań dla wyszukiwania DocuWare z innymi często używanymi programami. Programy można integrować w prosty sposób, poprzez DocuWare Smart Connect. Każdy użytkownik może wskazać specjalne pola wyszukiwania w swoich aplikacjach w trakcie nieskomplikowanych konfiguracji. Informacja o produkcie: DocuWare Smart Connect Kliknięcie w polu powoduje natychmiastowe i precyzyjne dostarczenie właściwego dokumentu (dokumentów) z kartoteki DocuWare, związanego z procesem i niezbędnego do dalszej pracy. Przywołaj dokumenty bezpośrednio z innych programów: Tutaj, w interfejsie użytkownika programu księgowego widoczny jest specjalny przycisk wyszukiwania. Kliknięcie w polu natychmiast przywołuje z kartoteki DocuWare fakturę, którą należy zaksięgować. 9

10 Efektywna współpraca Dokumenty w firmie rzadko przechodzą przez ręce tylko jednej osoby. Ważna jest centralizacja miejsca przechowywania udostępnianych dokumentów, co zapewni współpracownikom elastyczny dostęp do aktualnych informacji w dowolnym czasie i informacje o statusie każdego dokumentu. DocuWare oferuje rozmaite funkcje ułatwiające efektywną organizację przepływu dokumentów i integrację współpracowników przy przetwarzaniu dokumentów. Wystarczy zapisać listę wyników i lista aktualnych i często przeszukiwanych dokumenty zawsze będzie pod ręką. Dzięki funkcji automatycznego zarządzania wersjami, każdy pracownik ma zawsze dostęp do aktualnej wersji dokumentu. Kolekcja wideo: Współpraca z DocuWare Edycja dokumentów Z DocuWare można edytować dokumenty na dwa sposoby: W przeglądarce można dodawać komentarze, zaznaczać tekst lub pieczętować dokumenty w większości formatów. Zmiany nie są wprowadzane do samych dokumenty, lecz elementy te zapisywane są oddzielnie w formie "kalki". Można także otwierać dokumenty w odpowiednim programie do edycji, np w Wordzie lub Excelu. Robi się to bezpośrednio w kartotece lub po zatwierdzeniu dokumentu. W trakcie zatwierdzania dokumentu, edycja wersji w kartotece jest zablokowana. W momencie powrotu zatwierdzonego dokumentu do kartoteki tworzona jest jego nowa wersja Wersje poprzednie zachowywane są do kontroli iw celu umożliwienia śledzenia historii. Uwagi, komentarze i pieczęci są w przeglądarce DocuWare dodawane cyfrowo. Sam dokument pozostaje niezmieniony dzięki zastosowaniu techniki nakładania kalek. 10

11 Współpraca w zespole Nawet w zespołach lub w projektach, przy których biorą udział różne zespoły o zmiennych składach, DocuWare wpiera użytkowników w pracy, ułatwiając ją i dbając o przejrzystość obiegu tworzonych dokumentów. Informacja o produkcie: DocuWare Task Manager Wystarczy kilka kliknięć aby utworzyć listy zawierające wszelkie aktualne dokumenty dotyczące na przykład projektu. W momencie dodania nowego dokumentu, lista automatycznie aktualizuje się dla innych użytkowników biorących udział w projekcie. Istnieje również funkcja automatycznego powiadomienia , dla potwierdzenia, ze na pewno żaden z użytkowników nie został pominięty. Za pomocą takich list i powiadomień można również przekazywać każdemu pracownikowi dokumenty do przetworzenia. Po wykonaniu swych zadań, mogą oni przekazać dokument kolejnej osobie odpowiedzialnej, pieczętując go. Do procesu bez trudu można włączyć także zewnętrznych dostawców. 11

12 Procesy Kontroli Przepływ pracy oparty na cyfrowych dokumentach jest nie tylko szybszy, ale i o wiele bardziej niezawodny w porównaniu do systemów opierających się na obiegu dokumentacji w wersji papierowej. Na przykład, jeżeli opieczętujesz fakturę cyfrowo, jest ona automatycznie i natychmiast przekazywana do przetworzenia przez kolejną osobę w obiegu cyfrowym. Pod nieobecność takiej osoby, system reaguje automatycznie i przekierowuje fakturę do zastępcy. Wystarczy jedno kliknięcie myszy, by natychmiast udostępnić powiązane z fakturą dodatkowe dokumenty zawierające wszelkie dodatkowe informacje, co pozwala unikać niejasności i dzięki temu podejmować najwłaściwsze decyzje. Informacja o produkcie: DocuWare Workflow Manager Automatyzacja procesów zapewnia przetwarzanie dokumentów w ramach odpowiedniej struktury, a wszystkie zadania wykonywane są w sposób całkowicie niezawodny. Informację o aktualnym statusie dokumentu można wyszukać w dowolnym czasie. 12

13 Super wydajny Workflow Manager Do przetwarzania dokumentów o wysokim stopniu powtarzalności, takich jak faktury przychodzące, DocuWare oferuje bardzo wydajny model procedur kontroli i monitorowania - Workflow Manager. Zadania do wykonania na dokumencie realizowane są etapami, przez kolejne odpowiedzialne osoby, ale można je także wykonywac jednocześnie. Na ekranie każdego uczestnika wyświetla się zawsze aktualny status. Tak więc, jeśli współpracownik zatwierdzi część kwoty faktury, dane aktualizują się automatycznie dla pozostałych. Dla każdego zadania można dokładnie zdefiniować procedurę na wypadek nieobecności współpracownika lub upłynięcia terminu realizacji. W zależności od poziomu eskalacji, program wysyła komunikat przypominający lub przekazuje zadanie gdzie indziej. Realizacja zadań na czas: Faktura przechodzi przez obieg elektroniczny. Workflow Manager DocuWare jest wyposażony w graficzny interfejs użytkownika, na którym w łatwy sposób cyfrowo ilustrowane są procesy zachodzące w firmie. Jaki krok podjąć i kiedy oraz co dzieje się w przypadku jeżeli nie da się wykonać zadania: W Workflow Designer DocuWare, narzędziu do projektowania obiegu dokumentów, użytkownik sam projektuje bardzo skomplikowane procedury przy użyciu prostych symboli i linków - nie jest wymagana wiedza z zakresu programowania. Jasno określone procesy bez programowania: Parametry przekazywania dokumentu ustawiane są w Workflow Designer, krok po kroku. 13

14 Praca w mobilnym świecie Wielu z nas przyzwyczaiło się do tego, że mają dostęp do danych i informacji w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca, ze swoich smartfonów lub tabletów. Z DocuWare, dotyczy to także środowiska pracy. Aplikacja DocuWare Mobile pozwala również na dostęp do katalogów na urządzeniach mobilnych i dostęp do takich samych opcji jak w biurze. Bez względu na to, czy zatwierdzasz fakturę na smartfonie na lotnisku, czekając na lot, czy jesteś na spotkaniu u klienta i chcesz przejrzeć na tablecie jego aktualne zamówienia: Aplikacja Docuware Mobile daje dostęp do wszelkich plików dzięki zaledwie kilku kliknięciom lub gestom wykonanym na ekranie dotykowym. DocuWare zapewnia także własne aplikacje biznesowe pozwalające na szybką archiwizację nowych dokumentów w DocuWare gdy jesteś w podróży. DocuWare PaperScan pozwala na skanowanie papierowych dokumentów na dowolnym smartfonie. Jakość skanowwanych kopii odpowiada wysokim wymaganiom świata biznesu, a obsługa funkcji jest bardzo prosta: Przytrzymujemy smartfon nad dokumentem, narzędzie uruchamia się automatycznie; w razie potrzeby skanujemy Informacja o produkcie: DocuWare Mobile DocuWare PaperScan DocuWare Hub kolejne strony i ładujemy dokument do DocuWare. Dodatkowo aplikacja DocuWare Hub pozwala wysyłać dokumenty z każdej aplikacji do systemu zarządzania dokumentami, korzystając z funkcji załaduj. 14

15 Integracja DocuWare z Innymi Istniejącymi Aplikacjami Dla optymalizacji procesów archiwizacji, wyszukiwania, oraz obiegu dokumentów, DocuWare można bezproblemowo zintegrować z istniejącymi aplikacjami IT, takimi jak rozwiązania ERP lub CRM. Różnorodność metod integracji oznacza, że integracja za każdym razem jest koordynowana zgodnie z potrzebami i dostępnymi zasobami. Oznacza to, że w zdecydowanej większości przypadków jest ona możliwa za pomocą prostej konfiguracji na poziomie menu. Do DocuWare można bezpośrednio podłączyć większość wielofunkcyjnych urządzeń drukujących większości producentów i przeprowadzić archiwizację dokumentów w czasie ich skanowania. Za pomocą drukarki DocuWare Printer, w kartotece można archiwizować dokumenty większości aplikacji używając polecenia Drukuj. Indywidualną integrację z interfejsem użytkownika dowolnego oprogramowania (w oparciu o maskę) można w łatwy sposób skonfigurować w Smart Connect. Z kolei, DocuWare Autoindex pozwala na przekazywanie informacji z innych systemów do DocuWare przy użyciu automatycznej funkcji zgodności danych na poziomie bazy danych, lub przeciwnie dane z DocuWare można przenosić do aplikacji osób trzecich. Kolekcja wideo: Integracja DocuWare Informacja o produkcie: Smart Connect Autoindex Software Development Kit Bogaty Zestaw do Rozbudowy oprogramowania (SDK) jest pomocny przy dalszej integracji. Poszczególne elementy, takie jak listy wyników lub koszyki dokumentów można integrować z innymi programami za pomocą funkcji integracja URL. Platforma DocuWare REST oferuje centralny interfejs programowania, z dostępem z wszystkich nowoczesnych środowisk developerskich, w dużym stopniu ułatwiając integrację z programami działającymi w systemach operacyjnych serwer/klient oraz na różnych urządzeniach. 15

16 Ustawianie i Konfiguracja DocuWare System DocuWare zawsze odznaczał się bardzo prostą obsługą i konfiguracją systemu, bez względu na stopień rozbudowy, który z czasem jest coraz wyższy. Prosta konfiguracja Każda firma ma własne wymagania w zakresie Zarządzania Zawartością w Przedsiębiorstwie i chce wprowadzać do systemu określone zadania. Dlatego też, projektując swe produkty, DocuWare koncentruje się na możliwości indywidualnej konfiguracji systemu DocuWare. Korzystając z przyjaznych interfejsów sieciowych, użytkownicy mogą tworzyć dla siebie zgodne konfiguracje i udostępniać je współpracownikom lub całym działom. Na przykład, z konfiguracji tych można korzystać w celu ustalenia parametrów importu i indeksowania skanowanych dokumentów, archiwizacji wiadomości pocztowych, przywoływania dokumentów w DocuWare z aplikacji osób trzecich, i wiele innych. W naszej bogatej kolekcji wideo, na naszym blogu i na forum DocuWare można uzyskać dodatkowe wsparcie i instrukcje. Podsumowanie informacji o konfiguracji DocuWare: Kartoteki, koszyki dokumentów, oraz wszystkie konfiguracje tworzone są szybko, przy użyciu intuicyjnego interfejsu użytkownika dzięki czemu ustawienie konfiguracji Drukarki DocuWare na przykład dla archiwizacji dokumentacji wychodzącej jest bardzo łatwe. 16

17 Czytelne funkcje administracji Podstawowe zasady funkcjonowania systemu DocuWare są określane i konfigurowane w DocuWare Administration. Dotyczy to między innymi serwerów DocuWare, połączenia baz danych, lokalizacji archiwizowanych dokumentów, logowania. Administratorzy systemów doceniają łatwość zarządzania systemem w DocuWare Administration, gdzie wszystkie szczegóły można zdefiniować za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Elastyczna skalowalność Bez względu na tempo wzrostu firmy czy zmian w aplikacjach, DocuWare rozwija się wraz z nimi, bez dodatkowych kosztów szkolenia. Rozpoczynając pracę na oprogramowaniu DocuWare, w systemie można zalogować niewielką liczbę użytkowników w dziale i stopniowo wdrażać system w kolejnych działach, można też wdrożyć kompleksowe rozwiązanie we wszystkich lokalizacjach jednocześnie. Nieprzerwane utrzymanie wysokiej efektywności funkcjonowania systemu jest bardzo łatwe, bez względu na liczbę użytkowników i zarchiwizowanych dokumentów. Wszystkie typy dostępu do dokumentów i wszystkie działania, jakie może przeprowadzić użytkownik są przetwarzane się przy wykorzystaniu usług. W małym systemie można je wszystkie zainstalować na tym samym serwerze, na których znajduje się baza danych. W przypadku większych systemów, te same usługi działają w środowisku kilku lub wielu serwerów. W celu rozłożenia obciążenia w dużych systemach lub w celu podniesienia jakości zabezpieczenia systemu, usługi można także uruchamiać wielokrotnie na oddzielnych serwerach w systemie DocuWare. Usługi te, architektura DocuWare i stosowane technologie są zawsze niezmienne. Żaden inny system ECM nie posiada tak elastycznej skalowalności przy jednoczesnej spójnej i prostej administracji. 17

18 DocuWare w chmurze i w biurze Jeśli Twoje rozwiązanie posiada ten sam zestaw funkcji, do twojej dyspozycji jest DocuWare Cloud (Software-as-a- Solution) lub model biurowy On-Premises. Możesz wybrać ten model zastosowania oprogramowania, który bardziej odpowiada koncepcji IT Twojej firmy. Podsumowanie wszystkich Funkcji Lista Funkcji DocuWare Chmura DocuWare W Chmurze DocuWare, wszystkie dane i dokumenty szyfrowane są w procesach przeprowadzanych wielopoziomowo, a następnie bezpiecznie archiwizowane w centrum danych. Zaletą rozwiązania chmury jest brak kosztów zakupu dodatkowego sprzętu serwerowego. Nie ma również potrzeby przeprowadzania czynności związanych z obsługa i konserwacją. Dodatkową korzyścią jest uzyskiwany automatycznie dostęp do innowacji ECM i możliwość korzystania z dodatkowych modułów bez dodatkowych kosztów. Zarówno system jak i nasi specjaliści dostępni są non stop. Elastyczne możliwości udzielania licencji dają użytkownikom pełny zakres funkcji, dostosowanych do ilości przetwarzanych dokumentów oraz do liczby użytkowników. W dowolnym momencie można dodać dodatkowych użytkowników lub przestrzeń do archiwizacji, bez potrzeby zmiany znajomego środowiska pracy. 18

19 Chmura DocuWare pozwala na elastyczność cen dla przedsiębiorstw dowolnych rozmiarów. DocuWare w biurze Docuware On-Premises Docuware On-Premises wiąże się z wykupem licencji na serwery, dla użytkowników i dodatkowe moduły. Tak więc, w bardzo elastyczny sposób można dostosować wersję DocuWare On-Premises do wymagań danej firmy. Podstawą każdej instalacji DocuWare jest posiadanie licencji serwerowej. Trzy różne modele serwera oferują zakresy funkcji dostosowane do zapotrzebowania firm różnej wielkości. Dodatkowo, oprócz całego zestawu proponowanych funkcji opartych o licencje serwerowe, można także indywidualnie rozbudować zestaw funkcji DocuWare o dodatkowe moduły. Na przykład, dostępne są moduły, które integrują zarządzanie dokumentami przeznaczonymi do archiwizacji i wyszukiwanie z innymi aplikacjami lub moduły dla ekstremalnie skomplikowanych obiegów dokumentów. Zakup dodatkowego modułu wiąże się z udostępnieniem rozbudowanego zestawu cech wszystkim użytkownikom w organizacji. Każdy użytkownik DocuWare musi posiadać licencje użytkownika, aby mógł się on zalogować. Każdy z pracowników, którzy pracują z DocuWare bez ograniczeń, posiada licencję imienną. Okazjonalnie, wybrani użytkownicy mogą współdzielić licencje. Do systemu może logować się jednocześnie tylu użytkowników ile istnieje współdzielonych licencji. Edycje Serwera i Licencji Klienta dla DocuWare On-Premises DocuWare BUSINESS Server jest rozwiązaniem proponowanym na początek i w małych firmach z jednym serwerem i jednym miejscem produkcji, bez konieczności zakładania większych kartotek. Wersja serwerowa PROFESSIONAL jest elastycznym rozwiązaniem dla firm średniej wielkości, która zapewnia jedną organizację dla użytkownika końcowego dla każdego systemu DocuWare i nieograniczony rozmiar kartotek. W zestawie funkcji znajdują się dodatkowe moduły. Wersja serwerowa DocuWare ENTERPRISE Server jest skalowalnym rozwiązaniem dla dużych firm, które obsługuje nieograniczoną liczbę organizacji w ramach tego samego systemu DocuWare i oferuje funkcje zarządzania obciążeniem, grupowania, szyfrowania danych dokumentów i łączenia z zewnętrznymi rozwiązaniami służącymi do przechowywania. Licencja obejmuje moduł Web Client Server. W zestawie funkcji znajdują się dodatkowe moduły. Licencje klienckie dla użytkowników systemu można nabyć w ramach modelu licencji nazwanej.cztery licencje nazwane można przekształcić na jedną licencję jednoczesną. 19

20 Nowoczesne technologie Innowacja, architektura, bezpieczeństwo, możliwość integracji i skalowalność są ważnymi elementami technologicznymi decydującymi o wyborze systemu ECM. Na podstawie doświadczenia zdobytego w realizacji dziesiątek tysięcy projektów dla klientów, pracownicy DocuWare opracowali technologie Zarządzania Dokumentacją Przedsiębiorstwa, które są obecnie wiodące na rynku. Biała Księga: Leading ECM Technology ECM Dzisiaj i jutro Świat IT przechodzi obecnie gwałtowna transformację, pracując na coraz to nowszych i coraz to większej ilości różnego rodzaju sprzętu i technologii, które pojawiają się nieomal codziennie. W tym kontekście, DocuWare wykorzystuje nowoczesne technologie w programowaniu i tworzeniu architektury swego systemu zarządzania dokumentacją, oferując klientom oprogramowanie spełniające wymagania nowoczesnego użytkownika. Do pracy z DocuWare niezbędne jest jedynie urządzenie z dostępem do internetu i przeglądarką. Systemu ECM można używać na rożnych platformach, zarówno na urządzeniach działających w oparciu o system Windows jak i Mac OS. Pozwala na to opierająca się na standardach architektura DocuWare, która wyróżnia się rzeczywistą możliwością obsługi wielu klientów i strukturą skoncentrowaną na usłudze oraz ultranowoczescnymi interfejsami aplikacji sieciowych i mobiilnych. Lokalne aplikacje wymagane są w niewielu przypadkach; są one integrowane w DocuWare Desktop Apps, którym z łatwością można zarządzać centralnie. Klient DocuWare opiera się na technologii HTML5, co pozwala na kompatybilność z wszystkimi standardowymi wyszukiwarkami, nawet w przypadku bardzo złożonych scenariuszy operacji. System pracuje z otwartymi standardami komunikacji i wykorzystuje HTTP/HTTPS pomiędzy komponentami, przeważnie wspólnie z REST (zmiana stanu poprzez reprezentację) lub protokół komunikacyjny SOAP. Architektura DocuWare odpowiada modelowi n- warstwowemu i dzieli się na cztery warstwy. Aplikacje mobilne DocuWare są dostępne zarówno dla ios jak i Androida, a więc można je instalować na wszystkich podstawowych platformach. Instalacja DocuWare wymaga najnowszych wersji Windows. Dodatkowo, system jest kompatybilny z wieloma wersjami baz danych takich jak MS SQL, MySQL i Oracle. 20

21 This document can also be found here: For more information please visit our website at: 21