Jeœli uwa asz, e coœ potrafisz lub e czegoœ nie potrafisz, na pewno masz racjê. Henry Ford

Transkrypt

1 Wdro enie systemu umo liwiaj¹cego analizê kondycji firmy i kluczowych wskaÿników jej dzia³alnoœci oraz monitorowanie osi¹gniêcia celów w Berendsen Textile Service Sp. z o.o. Jeœli uwa asz, e coœ potrafisz lub e czegoœ nie potrafisz, na pewno masz racjê. Henry Ford

2 Berendsen Textile Service Sp. z o.o. (BTS) to czêœæ grupy ogólnoeuropejskiej. Firma BTS dzia³a w bran y us³ugowej zwi¹zanej z tekstyliami. Do g³ównych us³ug nale ¹ wynajem i serwis odzie y roboczej, mat wejœciowych, urz¹dzeñ higienicznych bêd¹cych wyposa eniem ³azienek. Oferuje równie wynajem i serwis odzie y pranej w bezpy³owej strefie Cleanroom. Wyzwania W firmie zidentyfikowano problemy analityczne i narzêdziowe dotycz¹ce: Zestawiania bie ¹cej wartoœci wykonywanego kontraktu z wartoœci¹ z umowy oraz faktury sprzeda y Rozliczania udzia³ów poszczególnych handlowców w sprzeda y Œledzenia historii zmian w s³ownikach (np. kontrahentów, adresów dostawy) - efektem by³y niezgodnoœci w raportach historycznych Braku narzêdzi s³u ¹cych do wszechstronnej analizy danych z zaawansowanymi mo liwoœciami wizualizacji i personalizacji Automatycznej prezentacji rachunku wyników w ró nych uk³adach oraz zestawienia planu z wykonaniem Manualnego wersjonowania planów, czyli prowadzenia bud etowania w plikach Excel i przesy³anie kolejnych wersji danego pliku miêdzy pracownikami Sytuacja przed wdro eniem W firmie BTS funkcjonuje kilka systemów transakcyjnych, rejestruj¹cych operacje biznesowe. Wœród nich wyró niæ nale y dedykowane oprogramowanie SOL, którego podstawowymi zadaniami s¹: Ewidencja s³owników wykorzystywanych w poszczególnych procesach Zarz¹dzanie kontraktami specyfikuj¹cymi warunki wspó³pracy z odbiorcami Zarz¹dzaniem ³añcuchem logistycznym Baza centralna aplikacji SOL podlega synchronizacji z bazami lokalnymi poszczególnych zak³adów produkcyjnych w zakresie wspó³u ytkowanych s³owników. Kolejnym istotnym systemem jest Axapta - system klasy ERP firmy Microsoft. Na potrzeby BTS Axapta zosta³a poddana dedykowanym przeróbkom, które mia³y na celu zapewnienie integracji z pozosta³ymi systemami w firmie (w szczególnoœci import danych z systemu SOL). Podstawowe zadania realizowane w tym systemie to: Ewidencja ksiêgowa Rozrachunki z klientami Fakturowanie W firmie BTS funkcjonuje równie uproszczony system obiegu dokumentów oparty o SharePoint Server, wykorzystywany m.in. do udostêpniania dokumentów porozumieñ handlowych (umów) w postaci ich skanów w celu akceptacji przez prze³o onych. W trakcie realizowania analizy wymagañ powsta³ równie system ewidencjonuj¹cy szczegó³y dotycz¹ce umów na wynajem odzie y roboczej (ZUSO). Do wprowadzania i kontroli bud etów firma Berendsen wykorzystywa³a pliki Excel. Rozwi¹zania Firma JCommerce zaimplementowa³a kompleksow¹ architekturê rozwi¹zania, która obejmowa³a nastêpuj¹ce elementy: Obszar STAGE, czyli obszar przejœciowy, który umo liwia wstêpne czyszczenie i agregacjê danych zasilanych z systemów Ÿród³owych klienta Procesy ETL zasilaj¹ce hurtowniê danymi Hurtowniê danych pozwalaj¹c¹ na zapisanie kompletnej historii zmian s³ownikowych i transakcyjnych 2

3 Bazê analityczn¹ OLAP z funkcjonalnoœci¹ zapisywania w niej planów z poziomu dedykowanych formatek w Excelu Portal Business Intelligence wraz z dedykowanymi kokpitami Wdro one rozwi¹zania pos³u y³y osi¹gniêciu najwa niejszych celów firmy, takich jak: Uproszczenie mechanizmów dostêpu do informacji dla kadry ró nego szczebla poprzez utworzenie jednego Ÿród³a informacji Wprowadzenie intuicyjnych narzêdzi raportowych, umo liwiaj¹cych definiowanie zindywidualizowanych raportów dla u ytkowników Mo liwoœæ bie ¹cej analizy dzia³alnoœci operacyjnej poprzez zestawianie wartoœci z umowy (ZUSO) / kontraktu (SOL) / faktury (Axapta) Automatyzacja procesów planistycznych Mo liwoœæ szybkiego konfrontowania planu z wykonaniem, a tym samym sprawnego podejmowania istotnych decyzji strategicznych Wykorzystane technologie Serwer bazodanowy Microsoft SQL Server 2008R2 - Analysis Services - Integration Services - Reporting Services Microsoft SharePoint Server 2010 Microsoft Office Dziêki wykorzystanym technologiom otrzymano nastêpuj¹ce funkcjonalnoœci raportowe: Tworzenie raportów z wykorzystaniem narzêdzi Report Designer i Report Builder Publikacja raportów i/lub ich elementów na platformie SharePoint Budowa kokpitów/dashboardów z wykorzystaniem narzêdzia Dashboard Designer Automatyzacja procesu dystrybucji raportów Natywna integracja z pakietem Office (wbudowana, charakterystyczna dla technologii Microsoft) Obecnoœæ centralnego modelu analitycznego zrozumia³ego dla u ytkowników biznesowych Rysunek 1. Architektura rozwi¹zania 3

4 Korzyœci biznesowe Do otrzymanych korzyœci po implementacji rozwi¹zañ BI mo emy zaliczyæ sprawne prowadzenie analiz sprzeda owych i finansowych oraz usprawnienie procesów planistycznych. Szczegó³owe mo liwoœci w ka dym wymienionym obszarze to: Obszar sprzeda y: Analiza wyników sprzeda y w uk³adzie produktowym Klasyfikacja klientów wg uk³adów: - nowy / obecny klient - zak³ad produkcyjny - adres dostawy - bran a - obrót Analiza wyników sprzeda y zgodnie z informacjami zapisanymi w kontrakcie Analiza danych w uk³adzie sieci sprzeda y (lista przedstawicieli handlowych) Analiza danych wzglêdem regionów handlowych (na podstawie przypisania adresu dostawy do zak³adu produkcyjnego) Analiza danych prezentuj¹cych 3 stany informacji: - wartoœæ wynikaj¹ca z pierwotnych za³o eñ umowy - wartoœæ bie ¹ca kontraktu - wartoœæ z faktury sprzeda y Obszar finansowy: Analiza danych w uk³adzie podstawowego planu kont ksiêgowych na poziomie: - pojedynczych kont - syntetycznym Klasyfikacja danych w uk³adzie MPK (w miejscu powstania kosztu) Klasyfikacja danych w uk³adzie segmentów Klasyfikacja danych w uk³adzie dzia³ów Prezentacja danych z transakcji ksiêgowych w uk³adzie rachunku wyników P&L (zysków&kosztów) Prezentacja danych z transakcji ksiêgowych w standardzie grupowego rachunku wyników Konfrontacja danych planistycznych z faktycznym wykonaniem przy u yciu tego samego Ÿród³a analitycznego w uk³adzie rachunku P&L i grupowego Procesy planistyczne: Wprowadzanie planów w dedykowanych formatkach planistycznych Zapis pozycji bud etowych bezpoœrednio do bazy analitycznej Wersjonowanie planów Generowanie zestawieñ bud etowych w po ¹danych przez klienta uk³adach Mo liwoœæ filtrowania analizowanych danych na podstawie typu dokumentu Ÿród³owego 4

5 Nazwa: Berendsen Textile Service Sp. z o.o. Bran a: Us³ugi zwi¹zane z tekstyliami G³ówna siedziba: ukowo Podsumowanie Pracownicy firmy Berendsen u ytkuj¹cy rozwi¹zanie s¹ bardzo zadowoleni z uzyskanych efektów wdro enia. Procesy raportowania i planowania w firmie uleg³y znacznemu uproszczeniu dziêki zastosowaniu jednego, zcentralizowanego Ÿród³a informacji. Wszyscy u ytkownicy systemu zostali przeszkoleni, a w niedalekiej przysz³oœci planowany jest dalszy rozwój platformy analitycznej. A tak zakoñczenie prac podsumowuje Piotr Zygu³a, prezes JCommerce SA: Nasi specjaliœci nie tylko wdro yli funkcjonalne rozwi¹zanie BI, spe³niaj¹ce z³o one wymagania u ytkowników biznesowych, lecz równie przygotowali pracowników dzia³u IT firmy Berendsen do samodzielnego utrzymania rozwi¹zania, jak równie dalszego rozszerzania jego funkcjonalnoœci. JCommerce SA Spó³ka JCommerce to firma dzia³aj¹ca od 2005 roku na rynku IT. Bêd¹c partnerem firm Microsoft, IBM, SAP i Qlik oferuje pe³ne spektrum najbardziej nowoczesnych narzêdzi Business Intelligence. Posiada tytu³ Microsoft Gold Certified Partner, który jest potwierdzeniem kompetencji w zakresie pe³nych wdro eñ systemów i œwiadczenia wsparcia technicznego w tym obszarze. Fakty Cel wdro enia: sprawne prowadzenie analiz sprzeda owych i finansowych usprawnienie procesów planistycznych definiowanie zindywidualizowanych raportów dla u ytkowników z rynku sprzeda y sprawne podejmowania istotnych decyzji strategicznych Zaimplementowane technologie: Microsoft SQL Server 2008R2 Wykonawca: JCommerce SA Katowice, ul. T. Koœciuszki 227, tel.: , fax: , office@jcommerce.pl,