Wdro enie Microsoft Dynamics NAV w MEDIM Sp. z o.o.

Transkrypt

1 Wdro enie Microsoft Dynamics NAV w MEDIM Sp. z o.o. Realizacja projektu wdro eniowego przebieg³a wzorcowo. Na ka dym etapie wdro enia wszystko by³o przewidywalne i jasne, a proces przejœcia na nowy system (uruchomienia produkcyjnego systemu NAV) zrealizowany zosta³ p³ynnie i bez niespodzianek.. Marcin Kaszubski, Specjalista ds. Informatyki, MEDIM Sp. z o.o.

2 Firma MEDIM zosta³a za³o ona w 1990 r., jako jedna z pierwszych polskich prywatnych firm zaopatruj¹cych s³u bê zdrowia w sprzêt medyczny. Jest wy³¹cznym przedstawicielem w Polsce kilku œwiatowych liderów w wybranych produktach medycznych. Oferta firmy MEDIM obejmuje: konsultacje i specjalistyczne wsparcie dla swoich klientów szkolenia aplikacyjne, u ytkowe i eksploatacyjne dostawy sprzêtu, urz¹dzeñ, systemów medycznych instalacje i monta e aparatury serwis techniczny MEDIM jest aktywnym cz³onkiem Business Centre Club oraz Ogólnopolskiej Izby Gospodarczej Wyrobów Medycznych POLMED. Dotychczas stosowany system ERP nie by³ w stanie sprostaæ stawianym wymaganiom w œwietle du ych zmian zachodz¹cych zarówno w samej organizacji jak i jej otoczeniu. Procedura wyboru nowego systemu nie by³a ³atwa, a ostateczna decyzja zapad³a dopiero na pocz¹tku 2012 roku. Spoœród dostêpnych na rynku systemów ERP wybrany zosta³ system firmy Microsoft MS Dynamics NAV. Wyzwania Decyzja o wdro eniu nowego systemu informatycznego wspomagaj¹cego zarz¹dzanie przedsiêbiorstwem zosta³a podjêta przez Zarz¹d firmy w 2010 roku. Czynnikami motywuj¹cymi tak¹ decyzjê by³y: dynamiczny rozwój firmy w ostatnich kilku latach, zwiêkszone zapotrzebowanie na szybki dostêp do bie ¹cych i sprawdzonych informacji na temat rentownoœci podejmowanych przedsiêwziêæ oraz ogólnej kondycji firmy, potrzeba usprawnienia procesów zarz¹dzania ³añcuchem dostaw (czynnik krytyczny dla terminowej realizacji projektów), koniecznoœæ zwiêkszenia kontroli obrotu magazynowego i sprawnego zarz¹dzania magazynem (ze szczególnym uwzglêdnieniem identyfikacji numerów seryjnych, partii i dat wa noœci produktów g³ównie w obrocie wyrobami medycznymi). Firma JCommerce przedstawi³a najbardziej kompleksow¹ ofertê, która obejmowa³a wiele niezidentyfikowanych wczeœniej zagadnieñ odkrytych dopiero podczas konsultacji poprzedzaj¹cych wybór w³aœciwej oferty. Wiedza i doœwiadczenie konsultantów firmy oraz znajomoœæ tzw. dobrych praktyk by³y czynnikami decyduj¹cymi o wyborze. Zdawaliœmy sobie sprawê, e tylko wspó³praca z w³aœciwym partnerem jest kluczem do osi¹gniêcia sukcesu, którym w tym przypadku by³o sprawne wdro enie systemu zgodnie z przyjêtymi za³o eniami co do zakresu, terminu i bud etu. Piotr M³ynarczyk, Dyrektor Naczelny w Medim Sp. z o.o. 2

3 Rozwi¹zanie Microsoft Dynamics NAV pokona³ konkurentów dziêki swojej bardzo obszerneji kompleksowej funkcjonalnoœci dostêpnej w standardowej wersji oraz pe³nej elastycznoœci w szerokim zakresie dostosowania systemu do indywidualnych potrzeb Klienta. Nie mniej istotny od wyboru w³aœciwego systemu by³ dobór odpowiedniego partnera firmy, która by³aby w stanie sprawnie i profesjonalnie przeprowadziæ proces wdro enia systemu. Po d³ugiej i wnikliwej analizie z³o onych ofert oraz przeprowadzonych konsultacjach z oferentami wybrana zosta³a firma JCommerce SA z Katowic, która wykaza³a siê profesjonalnym podejœciem i doskona³¹ znajomoœci¹ najwa niejszych zagadnieñ z zakresu zasad prowadzenia biznesu oraz zaproponowa³a bardzo ciekawe rozwi¹zania w newralgicznych dla MEDIM obszarach dzia³alnoœci. Wdro enie systemu MS Dynamics NAV 2009 zosta³o przeprowadzone zgodnie z przyjêtym harmonogramem, który zak³ada³ wykonanie wszystkich zaplanowanych prac w szeœæ miesiêcy. Projekt wdro eniowy zosta³ rozpoczêty w lutym 2012 szczegó³ow¹ analiz¹ procesów, natomiast uruchomienie produkcyjne systemu nast¹pi³o w czerwcu, a ca³y projekt zosta³ zamkniêty wraz z pocz¹tkiem sierpnia (po up³ywie 2-miesiêcznego okresu asysty przy starcie). Opracowana koncepcja wdro enia systemu zak³ada³a uruchomienie systemu we wszystkich obszarach dzia³alnoœci firmy i obejmowa³a: Zakupy Magazyn Sprzeda Ksiêgowoœæ Zarz¹dzanie zasobami Administracjê Wszystkie zdefiniowane na etapie analizy procesy zosta³y prawid³owo zmapowane w nowym systemie, a koñcowa funkcjo-nalnoœæ systemu zosta³a oceniona jako w pe³ni zgodna z przyjêtymi za³o eniami. Na potrzeby realizacji wdro enia systemu MS Dynamics NAV w firmie MEDIM Sp. z o.o. zosta³y przygotowane liczne modyfikacje i dodatkowe interfejsy dostoso - wuj¹ce standardow¹ funkcjonalnoœæ systemu do wymagañ zg³oszonych podczas analizy. str.3

4 Korzyœci biznesowe Zautomatyzowanie dzia³añ Procesy importu danych do systemu z plików w formacie.xls/.xml (zapasy, komponenty, cenniki zakupu i sprzeda y, zamówienia) Aktualizacja cen sprzeda y w PLN na podstawie aktualnego kursu i ceny w walucie sugerowanej przez dostawcê Eksport komponentów zestawów DEMO przeznaczonych do wypo yczenia Automatyzacja procesu tworzenia kartotek zapasów, nabywców, dostawców, informacji o numerach seryjnych i partii oraz zestawów komponentów atwoœæ i wygoda raportowania Wielowymiarowa analiza sprzeda y W pe³ni definiowane przez u ytkownika arkusze kont Zestaw gotowych raportów generuj¹cych potrzebne zestawienia Wydruki dokumentów w pe³ni zgodne z wymaganiami u ytkownika Zwiêkszenie kontroli Œledzenie numerów seryjnych, numerów partii i dat wa noœci w obrocie wyrobami medycznymi (zakup, sprzeda, serwis) Obs³uga numerów seryjnych, numerów partii i dat wa noœci dla komponentów zestawów Szczegó³owy rachunek wyników z wykorzystaniem wymiarów analitycznych (m.in.: dzia³, kontrakt, pracownik, noœnik kosztu) Monitorowanie procesu dopuszczania produktów medycznych do obrotu Mechanizm kontroli sprzeda y dla klientów zablokowanych przez Dzia³ windykacji Szczegó³owa ewidencja obrotu towarami str.4

5 Nazwa: Medim Sp. z o.o. Bran a: Producent sprzêtu medycznego Wielkoœæ firmy: <100 pracowników G³ówna siedziba: Pu³awska Plaza Usprawnienie procesów Ewidencja dokumentów magazynowych Ewidencja umów wieloletnich na dostawê produktów i kontrola ich realizacji Ewidencja wypo yczeñ sprzêtu (w³asnego i powierzonego) Obs³uga sprzeda y ratalnej Obs³uga i rozliczenie sprzeda y towarów na wymianê oraz akcji promocyjnych z zastosowaniem cen specjalnych Automatyczne tworzenie zamówieñ zakupu do dostawców z rezerwacj¹ planowanych dostaw Procedura podzia³u/przeksiêgowania sprzeda y i kosztu w³asnego na kilku handlowców Interfejs bankowy Fakty Cele wdro enia systemu Microsoft Dynamic NAV 2009: automatyzacja dzia³añ u³atwienie raportowania zwiêkszenie kontroli w firmie usprawnienie procesów Technologie: MS Windows Server 2008 R2, MS SQL Server 2008 R2, MS Dynamics NAV 2009 R2, MS Office Wykonawca: JCommerce SA Katowice, ul. T. Koœciuszki 227, tel.: , fax: , office@jcommerce.pl,