S I M P L E. E R P ZARZ DZANIE MA J TKIEM.

Transkrypt

1 S I M P L E. E R P ZARZ DZANIE MA J TKIEM

2 SIMPLE.ERP ZARZ DZANIE MA J TKIEM Obszar funkcjonalny systemu ZARZ DZANIE MA J TKIEM umo liwia prowadzenie w systemie pe³nej obs³ugi maj¹tku nale ¹cego do jednostki. Z pomoc¹ modu³u mo liwe jest odwzorowanie pe³nej struktury budynków oraz pomieszczeñ wraz z pe³nym rozliczeniem mediów, œrodków transportu oraz ich ewidencj¹, obs³ug¹ aparatury, urz¹dzeñ, zg³oszeñ i powiadomieñ od u ytkowników koñcowych sk³adników maj¹tku a tak e repozytorium dokumentów umo liwiaj¹ce przechowywanie dokumentacji w postaci za³¹czników do obiektów systemowych. Modu³ bêd¹c czêœci¹ systemu klasy ERP umo liwia ³¹czenie zarejestrowanych w nim informacji z danymi z pozosta³ych obszarów SIMPLE.ERP, co pozwala na uzyskanie przekrojowych analiz oraz pe³ne rozliczenie kosztów zwi¹zanych z budynkami, œrodkami transportu czy aparatur¹. Zapewnia to u ytkownikowi pe³n¹ obs³ugê procesów zwi¹zanych z remontami i inwestycjami, pozwala zarejestrowaæ plan remontowy, przygotowaæ i rozliczyæ projekt inwestycyjny. Dziêki modu³owi mo na tworzyæ i analizowaæ bud ety wraz z postêpami inwestycji z pe³nym rozliczeniem projektu. Modu³ podzielony jest na trzy czêœci: Ewidencja, rozliczanie, analizy zwi¹zane z Budynkami, Infrastruktur¹, Wyposa eniem i Aparatur¹, Ewidencja, rozliczanie, analizy zwi¹zane z Œrodkami transportu i maszynami, Tworzenie struktur danych, obs³uga uprawnieñ, przegl¹danie i wyszukiwanie zbiorcze w Repozytorium dokumentów.

3 Dzia³ki, Budynki, Pomieszczenia, Infrastruktura Obszar pozwalaj¹cy kompleksowo zarz¹dzaæ Licznik. Dla ka dego z tych elementów mo liwa informacjami oraz powi¹zaniami zwi¹zanymi jest dowolna iloœæ pól dodatkowych oraz z z a b u d o w a n i a m i. M o n a w n i m za³¹czników w postaci plików przechowywanych ewidencjonowaæ informacje na temat bezpoœrednio w bazie danych lub linków do nastêpuj¹cych sk³adników maj¹tku: Dzia³ka, zasobów sieciowych. Budynek, Pomieszczenie, Infrastruktura, Dziêki definicji struktury system umo liwia miêdzy innymi: odwzorowanie podzia³u na kondygnacje/ pomieszczenia, p r z y p i s a n i e d o p o m i e s z c z e ñ i c h wyposa enia (ksiêga inwentarzowa, liczniki mediów), Dziêki modu³owi mo liwe jest pe³ne rozliczenie kosztów zwi¹zanych z utrzymaniem nie tylko z dok³adnoœci¹ do budynku jak to by³o dostêpne do tej pory, ale z dowoln¹ precyzj¹ ograniczon¹ tylko poprzez szczegó³owoœæ zarejestrowanych w systemie informacji. przypisanie do pomieszczeñ pracowników (automatyczne generowanie indeksów i ksi¹ ek telefonicznych), przechowywanie w postaci skanów w systemie pe³nej dokumentacji budynków, instalacji, konstrukcji. Mo liwe jest tak e zarejestrowanie i obs³uga zdarzeñ zwi¹zanych z ewidencjonowanymi obiektami. Uprawnieni u ytkownicy mog¹ rejestrowaæ zg³oszenia zwi¹zane z bie ¹c¹ obs³ug¹, awariami, ale te planami zwi¹zanymi z remontem czy rozbudow¹. Wyposa enie, Urz¹dzenia Dziêki zebraniu w jednym miejscu informacji nie tylko o budynkach i pomieszczeniach, ale tak e o wyposa eniu, mo liwe sta³o siê w pe³ni intuicyjne zarz¹dzanie nie tylko lokalizacjami, ale tak e generowanie Ksi¹g Inwentarzowych pomieszczeñ, automatyczna identyfikacja miejsca (z dok³adnoœci¹ do pomieszczenia w budynku) wyst¹pienia awarii urz¹dzenia czy jasne okreœlenie odpowiedzialnoœci maj¹tkowej za podleg³y sprzêt. Pe³na obs³uga wyposa enia i urz¹dzeñ w systemie pozwala tak e w jednym miejscu zbieraæ i analizowaæ informacje o awariach, przegl¹dach, rozbudowach i modernizacjach, co umo liwia z jednej strony agregacjê kosztów z pe³n¹ dok³adnoœci¹ a z drugiej u³atwia podejmowanie decyzji o inwestycjach w oparciu o historiê zg³oszeñ dotycz¹cych danego dostawcy, modelu czy serwisanta. Modu³ umo liwia rejestrowanie wszystkich zdarzeñ i procesów zachodz¹cych z u yciem lub na sk³adniku wyposa enia czy na urz¹dzeniu.

4 Œrodki Transportu Rosn¹ce potrzeby zwi¹zane z koniecznoœci¹ coraz bardziej szczegó³owej obs³ugi floty s a m o c h o d ów / m a s z y n w o r g a n i z a c j i, spowodowa³o powstanie obszaru Œrodki Transportu. Umo liwia on zarejestrowanie kartoteki samochodu/maszyny, udostêpniaj¹c tym samym mo liwoœæ zbierania w systemie informacji o zdarzeniach zwi¹zanych z kartotek¹. Id¹c dalej mo liwa jest rejestracja pe³nych kosztów zwi¹zanych z obs³ug¹ samochodu/maszyny wraz z informacjami o wykonanej pracy (karty drogowe, karty pracy maszyn), umo liwiaj¹c przypisanie tych kosztów do konkretnego zlecenia, projektu czy bud etu. systemu, umo liwia przygotowanie zestawieñ d o o p ³ a t y œ ro d ow i s kow e j, z e b ra n i e i opracowanie danych potrzebnych do wykonania analiz kosztów czy pe³nego przypisania danych o kosztach. Obszar zapewnia kompleksowe podejœcie do awarii, przegl¹dów i remontów. Po uruchomieniu modu³u, mo liwe jest wyliczanie rzeczywistego kosztu kilometra/ roboczogodziny samochodu/maszyny. Dostêp do informacji z pozosta³ych obszarów Repozytorium Dokumentów Repozytorium dokumentów to nowe podejœcie do za³¹czników. Pozwala przechowywaæ bezpoœrednio w bazie danych te dane, które do tej pory zapisywane by³y na udostêpnionych dyskach sieciowych. Pozwala to na prostsze i bardziej intuicyjne przegl¹danie za³¹czonych informacji mo na je przegl¹daæ z dowolnego miejsca bez koniecznoœci fizycznego przebywania w obrêbie sieci firmowej. Dodatkowo obszar pozwala na definiowanie struktur, w których przechowujemy za³¹czniki, co umo liwia usystematyzowanie danych, prostszy do nich dostêp, bardziej dok³adne wyszukiwanie oraz ograniczenie uprawnieñ operatorów do konkretnych zasobów. Obszar repozytorium zosta³ wyposa ony w zbiorcze okno pozwalaj¹ce przegl¹daæ wszystkie za³¹czniki niezale nie od kontekstu w systemie, w którym zosta³y one do³¹czone. Pozwala to na dostêp z poziomu jednego okna do np. wszystkich Umów najmu/dzier awy niezale nie od tego, którego budynku, pomieszczenia, kontrahenta one dotycz¹. Dziêki temu odpowiednie jednostki maj¹ szybki dostêp do wszystkich potrzebnych im danych bez koniecznoœci przegl¹dania archiwum papierowego czy wyszukiwania tych informacji w wielu miejscach w systemie. Dodatkowo dziêki repozytorium ka dy wydrukowany z systemu raport miêdzy innymi Faktury sprzeda y, dokumenty Wydania, Zamówienia do dostawców, bêdzie móg³ zostaæ automatycznie zapisany w bazie danych i u yty, jako cyfrowe archiwum.

5 Obs³uga Zg³oszeñ W celu pe³nej ewidencji zdarzeñ zwi¹zanych ze sk³adnikami zarz¹dzania maj¹tkiem w systemie istnieje mechanizm obs³ugi zg³oszeñ. Umo liwia on zbieranie zg³oszeñ od u ytkowników sk³adników maj¹tku, mog¹ to byæ zg³oszenia awarii, sugestie dotycz¹ce wymiany czy modernizacji, wszystkie 'pisma' zwi¹zane z obs³ug¹ pomieszczenia czy urz¹dzenia sp³ywaj¹ce od jego u ytkowników. Dziêki funkcjonalnoœci API dokumenty te mog¹ pochodziæ z dowolnego zewnêtrznego systemu jak Obieg dokumentów czy Portal Pracowniczy. Dziêki temu obszarowi mo liwe jest zarejestrowanie w systemie pe³nego obiegu Planu remontowego i Inwestycyjnego. Mo liwe jest zbieranie zg³oszeñ, dodawanie ich do planu wraz z wstêpn¹ wycen¹, opiniowanie i akceptacja lub odrzucenie punktów planu, harmonogramowanie prac a na koniec szczegó³owe rozliczanie realizacji. D o k u m e n t y t e t r a f i a j ¹ d o o s o b y odpowiedzialnej za sk³adnik maj¹tku, którego dotycz¹ lub do odpowiedniej jednostki w organizacji, na przyk³ad dzia³u Remontów czy Utrzymania Ruchu, gdzie s¹ rozpatrywane, opiniowane i kierowane do dalszej realizacji lub odrzucane. Korzyœci i zalety Zarz¹dzania Maj¹tkiem: Budynki, Infrastruktura, Wyposa enie i Aparatura: rejestracja pe³nej struktury sk³adników maj¹tku, obs³uga rozliczeñ kosztów mediów z dok³adnoœci¹ do metra kwadratowego, ewidencja i rozliczanie umów najmu i dzier awy, generowanie raportu dla podatku od nieruchomoœci, szczegó³owa obs³uga planu inwestycji i remontów, ew i d e n c j a i o b s ³ u g a z g ³ o s z e ñ o d u ytkowników/operatorów wraz ze œcie k¹ opiniowania, akceptacji i realizacji, k o m p l e k s o w a o b s ³ u g a u r z ¹ d z e ñ i wyposa enia wraz z obs³ug¹ zdarzeñ wystêpuj¹cych na tych obiektach, obs³uga awarii mo e powodowaæ automatyczne powiadamianie zainteresowanych w firmie wraz z wymuszeniem przeplanowania harmonogramu produkcji dla wy³¹czonej maszyny, Œrodki Transportu i Maszyny: zarz¹dzanie flot¹ samochodów/maszyn w przedsiêbiorstwie, planowanie, przypominanie i rozliczanie przegl¹dów, remontów, awarii, mo liwoœæ generowania z systemu raportu op³at œrodowiskowych. Repozytorium Dokumentów: z a p i s z a ³ ¹ c z a n y c h d o k u m e n t ó w bezpoœrednio w bazie danych, m o l i w o œ æ s t w o r z e n i a s t r u k t u r y dokumentów i nadawania uprawnieñ do ka dego jej wêz³a, zbiorcze okno pozwalaj¹ce zarz¹dzaæ, wyszukiwaæ i edytowaæ wszystkie za³¹czniki w systemie bez wzglêdu na ich oryginalny kontekst, archiwum wszystkich dokumentów bezpoœrednio w systemie ERP, automatyczna archiwizacja wysy³anych z firmy dokumentów (faktury, zamówienia, etc.).

6 SIMPLE S.A. ul. Bronislawa Czecha 49/ Warszawa tel.: (22) fax.: (22)