Uniwersytet Warszawski Prowadzenie Albumu Studentów

Transkrypt

1 Uniwersytet Warszawski Prowadzenie Albumu Studentów W związku z koniecznością dostosowania trybu prowadzenia dokumentacji studenckiej w Uniwersytecie Warszawskim (UW) z rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia oraz wdrożeniem w UW elektronicznej immatrykulacji studentów w programie USOS, począwszy od roku akademickiego 2004/05 będą obowiązywały następujące zasady i procedury prowadzenia Albumu Studentów i immatrykulacji studentów. Immatrykulacja i numer albumu 1. Immatrykulacją są objęci studenci następujących systemów i rodzajów studiów: a. systemy: dzienne, wieczorowe, zaoczne, specjalne; b. rodzaje: wyższe zawodowe, magisterskie, uzupełniające magisterskie. 2. Wszyscy immatrykulowani studenci dostają unikatowe w skali uczelni numery porządkowe (tzw. numer albumu). Studenci UW kontynuujący naukę na studiach uzupełniających, wznawiający studia oraz osoby, które na drodze rekrutacji zostały ponownie przyjęte w poczet studentów pozostają przy wcześniej nadanym numerze albumu, o ile jest to numer uzyskany w procesie centralnej immatrykulacji. 3. Numer albumu studenta jest przyznawany w programie USOS, według ciągłej numeracji w skali całej Uczelni, w kolejności zgłaszania próśb o przyznanie numeru. Teczka Osobowa Studenta w jednostce dydaktycznej 4. Osoba zakwalifikowana na studia w UW składa obowiązujące dokumenty w odpowiedniej jednostce dydaktycznej. W podanym przez jednostkę terminie dostarcza swoje dane w postaci elektronicznej wprowadzając je przy użyciu programu do Internetowej Rejestracji Kandydatów na studia (IRK). 5. Pracownik jednostki dydaktycznej odbiera i weryfikuje dane studenta, po czym umieszcza je w Teczce Osobowej Studenta. Teczka osobowa studenta powinna zawierać wszystkie dokumenty wymagane w celu przyjęcia na studia, w tym: a. kopię dowodu osobistego z numerem PESEL, b. zdjęcie, c. podanie o przyjęcie na studia w UW, d. dokument potwierdzający posiadanie wykształcenia wymaganego do podjęcia studiów. 6. Pracownik jednostki dydaktycznej wprowadza dane kandydata do programu USOS (poprzez pobranie ich z systemu IRK), weryfikuje je z zawartością teczki, w razie potrzeby koryguje, zatwierdza. Nadaje studentowi numer albumu poprzez pobranie go z USOS. 7. Pracownik jednostki dydaktycznej zapisuje dużymi literami na teczce następujące dane: numer albumu studenta, imię i nazwisko, jednostka, kierunek i etap studiów, data rozpoczęcia nauki w UW, odpowiednia adnotację w przypadku studiów równoległych, w tym wskazanie kierunku podstawowego (oryginał dokumentu 1

2 poświadczającego wykształcenie powinien być przechowywane w jednostce, w której student realizuje kierunek podstawowy). 8. Po zakończonym postępowaniu rekrutacyjnym jednostka dydaktyczna przekazuje teczki osobowe studentów do BSS UW, w terminie uzgodnionym z pracownikiem BSS. Album studentów w BSS UW 9. Pracownik BSS po sprawdzeniu zgodności wszystkich danych osobowych studenta zawartych w teczce przekazanej z jednostki dydaktycznej z danymi w USOS przystawia pieczątkę immatrykulacji na podaniu o przyjęcie na studia. 10. Jeśli teczka zawiera dane studenta podejmującego (w drodze rekrutacji) studia równoległe, to pracownik BSS wpisuje do istniejącego albumu na pozycji odpowiadającej temu studentowi datę rozpoczęcia studiów równoległych, jednostkę i kierunek studiów, a także ew. informacje o posiadanym wykształceniu uprawniającym do podjęcia danych studiów (jeśli różni się od dotychczas wpisanej). W razie potrzeby aktualizuje także informację o kierunku podstawowym. 11. Po zakończeniu immatrykulacji wszystkich studentów danej jednostki pracownik BSS ustala z jednostką termin odbioru teczek. 12. Po zakończeniu immatrykulacji wszystkich nowoprzyjętych studentów Uczelni pracownik BSS drukuje z USOS Album studentów przyjętych na studia w danym roku akademickim. 13. Album zawiera następujące dane: numer albumu studenta, datę rozpoczęcia studiów, imię i nazwisko, datę i miejsce urodzenia oraz numer PESEL, imiona rodziców, informacje dotyczące posiadanego wykształcenia uprawniającego do podjęcia studiów (rodzaj dokumentu, numer, datę i miejsce wystawienia oraz nazwę instytucji wystawiającej dokument), rok, na który student został przyjęty, nazwę jednostki i kierunek, na który student został przyjęty, miejsce na datę i przyczynę opuszczenia Uczelni, miejsce na uwagi. Aktualizacja Albumu Studentów 14. Po zakończeniu immatrykulacji dane osobowe studentów zapisane w albumie są blokowane do modyfikacji w USOS. Modyfikacji w trybie specjalnym, na wniosek macierzystej jednostki, może dokonywać jedynie upoważniony pracownik BSS 15. Zmiany imienia lub nazwiska są dokonywane w albumie studenta poprzez skreślenie dotychczasowego imienia lub nazwiska i wpisanie nad skreślonymi wyrazami właściwych danych. Po dokonaniu zmiany należy umieścić okrągłą pieczęć urzędową, datę i podpis osoby upoważnionej. Zmiany są dokonywane w tej samej rubryce. Nowe imię lub nazwisko może być wpisane na podstawie odpisu aktu małżeństwa, decyzji administracyjnej albo orzeczenia sądu. 2

3 16. Pracownik BSS uzupełnia w albumie studentów na podstawie list dostarczanych do BSS przez jednostki dydaktyczne informacje o studentach podejmujących studia równoległe. Listy zawierają dane o tych studentach podejmujących studia równoległe, którzy zostali przyjęci w sposób inny niż poprzez rekrutację. Pracownik BSS wpisuje do istniejącego albumu na pozycji odpowiadającej temu studentowi datę rozpoczęcia studiów równoległych, jednostkę, kierunek i etap studiów, a także ew. informacje o posiadanym wykształceniu uprawniającym do podjęcia danych studiów (jeśli różni się od dotychczas wpisanej). W razie potrzeby aktualizuje także informację o kierunku podstawowym. Każdorazowo pracownik BSS weryfikuje otrzymane listy z informacją zamieszczoną w USOS. 17. Pracownik BSS uzupełnia sukcesywnie na podstawie list dostarczanych do BSS przez jednostki dydaktyczne dane o studentach opuszczających Uczelnię. Przyczyną opuszczenia uczelni może być ukończenie studiów (i związane z nim wydanie dyplomu, odnotowywane także w Albumie Dyplomów), bądź skreślenie z listy studentów. Każdorazowo pracownik BSS weryfikuje otrzymane listy z informacją zamieszczoną w USOS. 18. Szczegółowa historia przebiegu studiów studenta jest prowadzona w USOS, w Elektronicznym Albumie Studenta. 3

4 Uniwersytet Warszawski Prowadzenie Elektronicznego Albumu Studentów w systemie USOS W związku z koniecznością dostosowania trybu prowadzenia dokumentacji studenckiej w Uniwersytecie Warszawskim (UW) z rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia oraz wdrożeniem w UW elektronicznej immatrykulacji studentów w programie USOS, począwszy od roku akademickiego 2004/05 będą obowiązywały następujące zasady i procedury prowadzenia Elektronicznego Albumu Studentów i elektronicznej immatrykulacji studentów w systemie USOS. 1. Począwszy od roku akademickiego 2004/05 centralną, elektroniczną immatrykulacją w USOS zostają objęci wszyscy studenci następujących systemów i rodzajów studiów: a. systemy: dzienne, wieczorowe, zaoczne, specjalne; b. rodzaje: wyższe zawodowe, magisterskie, uzupełniające magisterskie. 2. Za elektroniczną immatrykulację studenta w USOS odpowiada rekrutująca go jednostka dydaktyczna. 3. W celu ułatwienia pracy dziekanatom jednostek dydaktycznych Uczelni system Internetowej Rejestracji Kandydatów na studia (IRK) został sprzężony z systemem USOS, dzięki czemu dane wprowadzone przez kandydata do IRK można automatycznie pobrać do USOS. 4. Jednostka dydaktyczna powinna zobligować wszystkich zakwalifikowanych na studia kandydatów do samodzielnego: a. wprowadzenia/uzupełnienia niezbędnych danych bezpośrednio w IRK, b. wyrażenia w IRK zgody na elektroniczne przetwarzanie danych, c. zatwierdzenia wprowadzonych danych, d. wydrukowania podania o przyjęcie na studia w UW. Wydrukowane z IRK podanie jest oznaczone datą zatwierdzenia danych przez kandydata, co ułatwi weryfikację zgodności danych z podania z danymi w IRK (wystarczy sprawdzić, że data zatwierdzenia danych wydrukowana na podaniu jest zgodna z datą zatwierdzenia danych uzyskaną z IRK). Podpisane podanie kandydat składa wraz z innymi niezbędnymi dokumentami w rekrutującej go jednostce dydaktycznej. 5. Kandydat ma prawo (w okresie przejściowym) złożyć podanie na kwestionariuszu obowiązującym w poprzednich latach, jak i podanie wypełnione ręcznie. W takiej sytuacji pracownik rekrutującej kandydata jednostki dydaktycznej musi zweryfikować wszystkie dane z formularza, gdyż nie ma gwarancji, że pokrywają się one z danymi wprowadzonymi elektronicznie. 6. Jednostki dydaktyczne powinny poinformować kandydatów zakwalifikowanych na studia o konieczności uzupełnienia danych w IRK w określonym terminie. Sugeruje się przekazanie tej informacji na tablicach ogłoszeń, na których wywiesza się wyniki kwalifikacji na studia, w Internecie, a także w zawiadomieniu wysyłanym do kandydata. 7. System IRK jest dostępny z dowolnego komputera z zainstalowaną przeglądarką stron internetowych. W okresie immatrykulacji (czerwiec-wrzesień) na potrzeby kandydatów będą udostępnione wszystkie komputery z zasobów centralnych Uczelni (BUW, 4

5 Audytorium Maximum). Sugeruje się także, aby jednostki dydaktyczne w miarę możliwości udostępniły kandydatom komputery ze swoich zasobów. 8. W czasie przyjmowania dokumentów od kandydatów zakwalifikowanych na studia pracownik jednostki powinien sprawdzić kompletność składanych danych, zgodność danych w podaniu z pozostałymi dokumentami, a także poprawność numeru PESEL, który jest kluczowy w dalszym procesie pobierania danych z IRK. Obcokrajowcy powinni się posługiwać nadanym przez IRK sztucznym numerem PESEL. Zarówno prawdziwy, jak i sztuczny numer PESEL są unikatowe i pozwalają na jednoznaczną identyfikację kandydata. 9. Elektronicznej immatrykulacji studenta w USOS dokonuje jednostka rekrutująca kandydata na studia. Ponieważ procedura ta wymaga nieco więcej czasu, więc zapewne będzie wykonywana w terminie późniejszym, na podstawie dokumentów złożonych w teczce osobowej studenta. Przebiega ona następująco: pracownik jednostki dydaktycznej w odpowiednim formularzu USOS wprowadza PESEL kandydata, USOS na żądanie pracownika importuje dane kandydata z IRK. Jeśli kandydat nie wprowadził danych do IRK, to pracownik sam wpisuje te dane bezpośrednio do formularza USOS, pracownik weryfikuje poprawność i kompletność danych, sprawdzając ich zgodność z danymi zamieszczonymi w podaniu o przyjęcie na studia w UW i pozostałych dokumentach, pracownik dopisuje w USOS do danych studenta jednostkę rekrutującą, program i etap studiów, pracownik nadaje studentowi numer albumu numer ten jest automatycznie wybierany przez USOS z puli wolnych numerów, pracownik zatwierdza dane, kończąc tym samym proces elektronicznej immatrykulacji studenta w USOS. 10. Jeśli kandydat założył konto w IRK, to obowiązujące w nim identyfikator (PESEL lub sztuczny PESEL) i hasło znane kandydatowi są w procesie immatrykulacji pobierane do USOS i służą do utworzenia konta w systemie do rejestracji na zajęcia wychowania fizycznego, lektoraty języków obcych i egzaminy końcowe z języków obcych. Jest również możliwe równoczesne wygenerowanie żetonów uprawniających do tej rejestracji. Dzięki temu uniknie się konieczności przekazywania studentowi danych tego konta. Jeśli kandydat nie założył konta w IRK, to trzeba dla niego wygenerować nowe konto w USOS, a jego dane przekazać wraz z indeksem i legitymacją studencką. 11. W przypadku przyjmowania studenta na studia równoległe lub kontynuację immatrykulacja będzie przebiegać nieco inaczej, gdyż dane studenta zapewne są już dostępne w USOS. Po wprowadzeniu w USOS numeru PESEL takiego studenta w formularzu zostaną wyświetlone jego dane z USOS. Pracownik jednostki rekrutującej sam podejmie decyzję, czy uaktualnić je danymi pobranymi z IRK, czy uzupełnić je ręcznie. Jeśli taki student ma już przyznany numer albumu z puli centralnej, to nie należy generować dla niego nowego numeru, tylko z nowym programem studiów związać stary numer albumu. Należy także poprawnie zdefiniować podstawowy kierunek studiów (oryginał dokumentu poświadczającego wykształcenie powinien być przechowywane w jednostce, w której student realizuje kierunek podstawowy). 5