WSTĘP WPROWADZANIE AKCJI

Transkrypt

1

2 WSTĘP W roku 2010 do Waszej dyspozycji został oddany taryfikator, który ma na celu ujednolicenie gratyfikacji działalności w IFMSA-Poland. Ponieważ zasoby ludzkie IFMSA-Poland podlegają ciągłym zmianom, pewne kwestie oraz pytania związane z taryfikatorem będą zawsze aktualne. Informator ten ma na celu pomóc LEOnom w przyznawaniu punktów, a także pozostałym koordynatorom w prawidłowym wprowadzaniu akcji do systemu. Mamy nadzieje, że spełni on Wasze oczekiwania i swoją rolę w kolejnych latach. Odpowiedzi na bardziej szczegółowe pytania LEOni mogą w każdej chwili uzyskad od NEO, a te powtarzające się będą umieszczane w aktualizacjach informatora. Kamila Korzeniewska NEO out 2013 WPROWADZANIE AKCJI Akcje powinny byd wprowadzane przez koordynatorów na bieżąco po akcji. Nasza pamięd nie jest niezawodna, dlatego każda zwłoka działa na niekorzyśd studenta. Aby koordynator mógł wprowadzad akcje do bazy danych musi takie prawo dostad od administratora strony oddziałowej (prezydent). Jak wprowadzamy akcje: 1. logujemy się na stronie 2. wybieramy MOJE AKCJE 3. wybieramy UTWÓRZ AKCJE 4. robimy opis akcji i datę kiedy się odbyła i ponownie klikamy UTWÓRZ 5. otwieramy utworzoną akcję klikając WIĘCEJ 6. na dole dodajemy uczestników 7. przy dodanym uczestniku mamy opcje: zadania, edycja, usuo 8. wybieramy ZADANIE 9. wybieramy EDYCJA i oceniamy zaangażowanie za pomocą SUWAKA 10. Wypełniamy pole UWAGI 11. publikujemy akcje żeby mogła pojawid się w bazie i zostad oceniona przez LEO Ad 6. Do akcji można przypisad jedynie członków zarejestrowanych na stronie internetowej. W interesie studenta jest zarejestrowanie się najszybciej jak to możliwe, a koordynator akcji/programu powinien tego dopilnowad, aby nie opóźniad przesłania raportu. Uczestników można oddawad także później, aż do momentu rozliczenia akcji przez LEO, kiedy to edycja i zmiany w raporcie stają się niemożliwe. 2

3 Ad 8. Wprowadzając wykonane zadania należy pamiętad o: - autor akcji nie równa się koordynator akcji osoba wprowadzająca akcje musi wprowadzid też swoje zadania - główne podpunkty można rozwijad i tam zaznaczad szczegółowe zadania, nie jest konieczne zaznaczanie zarówno punktu AKCJE jak i KOORDYNATOR AKCJI - koordynator akcji powinien zaznaczyd nie tylko funkcje koordynatora, ale i wszystkie wykonywane przez siebie zadania wybiegające poza swoje obowiązki ujęte w Załączniku nr 2 Regulaminu SCOPE, jeśli nie jest przekonany czy dane zadanie leżało w zakresie jego obowiązków to lepiej je wprowadzid i pozostawid je do rozwagi LEO Ad 9. Za pomocą suwaka zaznaczamy zaangażowanie procentowe uczestnika w powierzone mu zadanie, a nie w całą akcję. Ad 10. Bardzo ważne jest wypełnianie pola UWAGI. Powinno byd w nim sprecyzowane działanie studenta, co ułatwi LEO ocenę, np. jeśli wykonał to samo zadanie wielokrotnie; jeśli wykonywanemu zadaniu towarzyszyły jakieś specjalne okoliczności; jeśli konkretne zadnie wykonywał z kimś innym, wykonywał zadanie kilkakrotnie, czy też inne informacje pomocne przy odpowiedniej ocenie. FAQ Koordynatorów Jak zakwalifikowad akcję na małą lub dużą? Zasady klasyfikacji akcji na małe, średnie i duże została ujęte w Załączniku nr 1 do Regulaminu SCOPE i tylko na tej podstawie powinna zostad określona przez koordynatora. Czy akcja może mied więcej niż jednego koordynatora? Należy pamiętad, że KAŻDA AKCJA MOŻE MIED TYLKO JEDNEGO KOORDYNAORA! Obowiązki oraz zadania wykonane dodatkowo zostały ujęte w Załączniku nr 2 do Regulaminu. Koordynator nie otrzymuje dodatkowych punktów za wykonanie czynności z zakresu jego obowiązków, ale za czynności wykraczające poza nie. Zasada ta wywołuje wiele kontrowersji, jednakże musi byd respektowana dla jednolitej oceny pracy we wszystkich oddziałach. Koordynator akcji to nie to samo co osoby biorące udział w organizacji. Istotą pracy koordynatora jest tak rozdzielenie zadania między chętnych tak aby akcja się odbyła i sprawowanie nad nimi kontroli. Wyklucza to zasadnośd powoływania więcej niż jednego koordynatora i jest niesprawiedliwe w stosunku do osób, które same koordynują akcje. Czy koordynator akcji może powoład asystenta? Nie. Jest to regulowane przez regulamin IFMSA-Poland. Gdzie wprowadzad funkcje pełnioną przez studenta? Koordynator wprowadzając raport nie powinien zaznaczając zadania odhaczyd funkcji studenta (np. LPO Asst). Funkcje wprowadzane są jako oddzielna akcja przez prezydenta oddziału. Analogicznie Tworzy on akcje o nazwie funkcje i wprowadza wszystkich członków zarządu, ich asystentów oraz inne funkcje przez nic powołane, poza koordynatorami akcji. Oceniani oni zostają podczas posiedzenia Komisji Kwalifikacyjnej. 3

4 OCENIANIE AKCJI Aby LEO mógł przejśd do oceniania akcji musi owe prawo otrzymad od administratora. FAQ 1. Otwieramy panel administracyjny strony oddziałowej 2. Po lewej wybieramy opcję AKCJE, a następnie ROZLICZANIE PUNKTÓW 3. Aby przejśd do rozliczania akcji należy kliknąd niebieską ikonę w kolumnie OPCJE wyświetlającej się list akcji Jeden z uczestników akcji zarejestrował się na stronie po jej rozliczeniu. Czy można go dodad? Raz rozliczona akcja nie może byd edytowana (np. dopisywanie uczestników). Aby akcje edytowad należy oznaczyd akcje jako nierozliczoną w edycji akcji w akcjach koordynatorów. Po tej czynności możemy wprowadzid zmiany, ale akcje trzeba ponownie rozliczyd. Aby tego uniknąd należy oceniad raporty już ukooczone z dodanymi wszystkimi uczestnikami. W interesie studenta jest zarejestrowanie się na stronie, a w obowiązku koordynatora dopilnowanie tego, aby jego raport był kompletny. LEO popełnił błąd przy punktowaniu lub zmienił się taryfikator. Czy można zmienid punktacje w rozliczonych już akcjach? Tak. Wystarczy jeszcze raz wejśd w rozliczanie akcji i poprawid punktację. Następnie kliknąd rozlicz akcje. W tabeli pojawi się nowa data rozliczenia dzięki czemu wiemy, że zostały wprowadzone zmiany. FAQ OCENIANIE Najistotniejszy jest fakt iż taryfikator to punktacja MAKSYMALNA. Aby zróżnicowad punktacje osób wykonujących to samo zadanie, ale w różnym stopniu w nie zaangażowanych konieczne jest zaznaczanie tego na SUWAKU. Przyznawanie punktów za fotorelacje z akcji Fotorelacja z akcji to nie tylko wykonanie fotografii, ewentualna obróbka zdjęd, ale przede wszystkim ich publikacja. Fotorelacja jest ważna ze względów promocyjnych. Samo wykonanie zdjęd nie jest wystarczające aby otrzymad za nie punkty. Zdjęcia powinny byd opublikowane lub umieszczone np. w galerii typu Picasa, i w ten sposób oddane do użytku członkom IFMSA-Poland. Zdjęcia muszą byd dostępne. Ilośd wykonanych zdjęd można obrazowad za pomocą SUWAKA. Czy można dostad punkty jeśli ktoś starał się o sponsora, ale ten odmówił? Nie. Punkty można dostad za POZYSKANEGO sponsora lub patronat. Jeżeli mimo nie powodzenia poczynione były większe przygotowania można za niektóre z nich dostad punkty, np. przygotowanie oficjalnego pisma, przygotowanie project proposal. 4

5 Czy można przyznawad punkty za organizacje przez koordynatora spotkania informacyjnego na temat akcji? Nie. Leży to w obowiązku koordynatora akcji. Czy dyżur w biurze jest dodatkowo punktowany? Nie. Czy koordynator może dostad punkty za udział w akcji? Tak. Obowiązkiem koordynatora jest doprowadzenie do odbycia się akcji, a nie koniecznie udział w niej. Jak ocenid koordynatora akcji dużej trwającej kilka dni w której przez cały czas bierze udział? Koordynator dostaje punkty za koordynowanie akcji DUŻEJ, a jest to więcej punktów niż za koordynowanie mniejszych akcji. Jeśli brał w niej udział przez kilka dni można zliczyd te godziny i zaznaczyd w taryfikatorze oraz zaznaczyd to w polu UWAGI. * * * 5