ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011)

Transkrypt

1 ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) Przyjmowanie dokumentów do Archiwum i ich obieg pod ELO (Nowości wprowadzone w Europie zachodniej) Elke Schönemann, ELO Digital Office Sp. z o.o. e.schoenemann@elo-digital.pl

2 O nas Innowacja z tradycją Louis Leitz założył swoją pierwszą firmę Pierwszy Elektroniczny Segregator Leitz (ELOoffice) Powstanie ELO Digital Office GmbH Wprowadzenie ELOprofessional Wprowadzenie ELOenterprise Nowa strona web, ELOoffice 8 ELOprofessional i ELOenterprise 7 ELOoffice 9 ELOprofessional/enterprise 2011 (ELO 8) ELOoffice 10 ELOprofessional/enterprise 9 23

3 O nas (Liczby, dane fakty) 450 pracowników, 200 w Niemczech, 500 Partnerów na świecie ELO jest w krajach: Niemiec, Austria, Szwajcaria, Czechy, Węgry, Polska, Asia (Singapur), Australia Ca produktywne licencje w użyciu Ca zrealizowanych projektów ELOprofessional / ELOenterprise, z tego 6000 w Niemczech ciągły wzrost coroczny Leader rynku w Niemczech (na podstawie użytkowników) 24

4 ELO Producent ECM roku 2013 Pentadoc Consulting presented ELO Digital Office with the ECM Award at this year's DMS Expo. The independent consulting firm specializing in Enterprise Content Management (ECM) honored ELO in the category of "ECM Manufacturer of the Year". ELO received the prize for the first time since the company's founding 15 years ago and prevailed against two renowned competitors in the finals. The title was awarded to ELO following an online vote. ELO also made it into the top three in the category of "Innovative Project Implementation". ELO receives "ECM Manufacturer of the Year" award Pentadoc Consulting presented ELO Digital Office with the ECM Award 2013 at this year's DMS Expo. For ELO, the ECM Award determined based on an online customer poll is a recognition of its successful work. The ECM Award also underscores customer satisfaction with ELO ECM and their loyalty to the company. 25

5 26

6 O nas Partnerzy technologiczne 34

7 Jak (tradycyjnie) wygląda praca? Poczta wejście Otwarcie Rejestracja Sortowanie Dystrybucja Wydział, Oddział Supervisor Specjalista Specjalista Poczta wyjście Często bałagan, wolne tempo Szef wydziału Drugi podpis załatwiania spraw!!

8 Jak może wyglądać praca pod ELO? Skanowanie Indeksowanie Szef działu Do archiwizacji Specjalista Poczta wyjście Wszystkie dokumenty pod ręką, szybkie tempo załatwiania spraw. 36

9 Jak może wyglądać praca pod ELO w przyszłości? Skanowanie Dodawanie Słów kluczowych Szef działu Do archiwizacji, a w przyszłości bezpośrednio do niszczarki Specjalista Poczta wyjście Wszystkie dokumenty pod ręką, szybkie tempo załatwiania spraw. 37

10 Zarządzanie dokumentami z ELO Papier faks Pracownik Archiwizowanie plików, Fileserver Aplikacje ERP, CRM, CAD, Dicom Pracownik Pracownik 38

11 ECM / DMS ERP CRM CRM ERP ELO 39

12 ECM / DMS ERP CRM ERP CRM ELO 40

13 ELO Linie produktowe Różnice Out of the Box -Produkt DB Access (Jet Engine) Fileserver Architecture Maks.10 miejsc prac w sieci maks dokumenty / Archiwum 4 Archiwa, Fulltext zawarte Analiza OCR synchroniczny Rozpoznanie Barcode VB Script interfejs programist. Tylko do Windows Client-/Server- Architektura MS SQL / Oracle / IBM DB2 Maks dok. Maks użytkowników Nielimitowana ilość archiwów Architektura modularna All-in-One 1-Server-Solution Java-Technology (J2EE) Analiza OCR asynchroniczny Workflow zawarte VB i Java Scripting na Klienta Automation Server zawarte Strategia multiklient Serwer tylko pod Windows migracja możliwa Wysoko skalowalnyy Wysoka wydajność Różne Accessmanager-y Możliwość instalacji w clustrach Wysoka dostępność Nielimitowana ilość użytkowników Nielimitowana ilość dokumentów MS SQL / Oracle / IBM DB2 Niezależnie od platformy 53 53

14 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Windows Klient 60

15 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 61

16 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 62

17 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 63

18 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Outlook Klient ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 64

19 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Microsoft Office Klient Outlook Klient ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 65

20 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Microsoft SharePoint Microsoft Office Klient Outlook Klient ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 66

21 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu ELO for Lotus Notes Microsoft SharePoint Microsoft Office Klient Outlook Klient ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 67

22 ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu SmartPhone, Tablet, iphone, ipad ELO for Lotus Notes Microsoft SharePoint Microsoft Office Klient Outlook Klient ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 68

23 Rewolucja w e-fakturowaniu Dyrektywa Rady 2010/45/UE z Dyrektywa ta pozwala na stosowanie dowolnej technologii, która zapewnia autentyczność pochodzenia integralność treści i czytelność. Fakturą elektroniczna jest każda faktura, która zawiera wymagane dane jako faktura i spełnia ww. wymogi. Uwaga: W pełni wprowadzone musiało być do końca 2012 roku, w Polsce zostały dodatkowe zmiany w 2013 roku wprowadzone Autentyczność pochodzenia: Przez kogo została wystawiona, ewentualne dane zawarte w właściwościach pliku, plus ewentualne archiwizowanie maila Integralność treści: w fakturze nie można zmienić dane, nieedytowalny plik, ewentualnie archiwizowanie jako read only (Revisionsecurity) Czytelność faktury: np. jako PDF/A, trzeba posiadać oprogramowanie do oglądania, ale taka faktura nie może podlegać zmianom w trakcie przechowywania 135

24 ITPP3/443-51/13/MD - Możliwość archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej (skanów zapisanych na serwerze..) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy - 3 kwietnia 2013 r..procedura przechowywania faktur VAT będzie przebiegała w następujący sposób: kontrahent wysyłał będzie fakturę VAT w formie papierowej na adres Spółki, oryginalna faktura VAT (otrzymana w formie papierowej) skanowana będzie w dniu otrzymania jej przez Spółkę, skan faktury potwierdzany będzie za zgodność z wersją papierową przez zarząd lub osobę upoważnioną, przy użyciu podpisu elektronicznego oraz znacznika czasu, wersja elektroniczna (skan) przechowywana będzie na serwerze, kolokowanym w zewnętrznej firmie, z którą Spółka posiada podpisana umową dotyczącą kolokowania serwera, po wprowadzeniu faktury VAT na serwer, faktura VAT w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona. Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany sposób, przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur VAT przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania. Na tym tle Spółka powzięła wątpliwość dotyczącą możliwości archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej (skanów zapisanych na serwerze podmiotu trzeciego) w kontekście prawa do odliczenia podatku naliczonego. Mając na uwadze przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe oraz powołane regulacje z zakresu podatku od towarów i usług potwierdzić należy, że Spółka będzie mogła przechowywać faktury otrzymane w formie papierowej tylko w postaci elektronicznej (skany zapisane na serwerze podmiotu trzeciego), pod warunkiem: zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia przez kontrahentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych. Potwierdzeniem powyższego jest fakt, że krajowy ustawodawca nie skorzystał z opcji zawartej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, tj. ustanowienia wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione.. Tym samym Spółka będzie mogła dokonywać odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur VAT otrzymanych w formie papierowej, ale przechowywanych w formie elektronicznej, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są (będą) wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy. 136

25 Modularność Integracja Government Mobil Replikacja Fulltext / OCR Multi CAD Podpis elektroniczny Workflow DMS-Client Barcode-/ Rozpoznanie formularze Serwer Archiwum Web Access Click & View Dostęp do archiwum COLD-XML Import ERP Archivlink Backup Serwer 163

26 ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) ELO Digital Office sp. z o.o. Faktury kosztowe

27 Faktury kosztowe Rozwiązanie Dokumenty-Papier ELO Ręcznie Barcode półautomat OCR DocXtractor Dokumenty elektroniczne DocXtractor ELO XC ELO Notes PDF Wymiana danych elektr. XML COLD Skrzynka wejściowa Archiwum EDI BLP SAP, Sage, Microsoft Dynamics, inforcom, ERP 210

28 Faktury kosztowe Przyjmowanie Dokumenty-Papier Ręcznie Barcode półautomat OCR DocXtractor Dokumenty elektroniczne DocXtractor ELO XC ELO Notes PDF Wymiana danych elektr. XML COLD Skanowanie lub przyjmowanie elektroniczne Opisanie: Ręcznie Rozpoznanie Barcode Click-OCR Automatyczne rozpoznanie dokumentów PDF/A i PDF/A-3 EDI BLP Rozszerzenie danych ze wczytaniem danych 211

29 Faktury kosztowe Standard pod PDF/A-3 Standard opracowane Niemczech Faktury elektroniczne Formaty: dowolny plik, EDI, PDF/A, Problem przy fakturach 2 strony medalu Dane z faktury Wizualizacja Oferent Typ Wizualizacja Dane netto Obróbk a cyfrowa PDF/A ze sygnaturą Noncoded Tak - EDIFACT Coded Nie Tekst / binarny / XML papier Noncoded Tak - Tak - PDF/A Noncoded Mail Noncoded Tak - Pliki Office lub tekst Noncoded Tak - PDF/A-3 hybryd Tak XML PDF/A-3 ze sygnaturą hybryd Tak XML 212

30 Faktury Standard pod PDF/A

31 Faktury kosztowe Standard pod PDF/A-3 Prosta integracja w ERP możliwe!!! 214

32 ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) ELO Digital Office sp. z o.o. Obiegi oparte na formularzach

33 Obieg oparte na formularzach Wniosek urlopowy 226

34 BANF Złożenie wniosku o realizowaniu zamówienia 234

35 Sprawdzenie faktur (formularz plus dokument) 235

36 ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) ELO Digital Office sp. z o.o. Kancelaria

37 Kancelaria Rozwiązanie Dokumenty papierowe ELO Barcode ręcznie półautomat OCR DocXtractor Dokumenty elektroniczne DocXtractor ELO XC ELO Notes PDF Wymiana danych XML COLD Skrzynka wejściowa Archiwum EDI BLP SAP, Sage, Microsoft Dynamics, inforcom, ERP/CRM 239

38 ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) ELO Digital Office Sp. z o.o. Zarządzanie aktami

39 Zarządzanie Teczkami /Segregatorami Rozwiązanie Archiwum (Papier) Archiwum (ELO) 245

40 ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) ELO Digital Office Sp. z o.o. Zarządzanie umowami

41 Zarządzanie umowami Rozwiązanie (Przykład: Ponowne przełożenie przed terminem zakończenia) Archiv Dane indeksowe #Ponowne przeł. = #Termin zakończ. = #Przedmiot umowy =. 253

42 ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) ELO Digital Office Sp. z o.o. Zarządzanie ami

43 Management Rozwiązanie Możliwe szenariusze: Po stronie klienta (Mailbox) Po stronie serwera (Mailbox) Dziennik Mailboks Mailboksy Gateway Archiwum Mailserwer 259

44 Uprawnienia do dokumentów i elementów struktury (folderów) Pan Kowalski Pan Schmidt Księgowość, Dział Kadrowy Podanie o prace Księgowość Zarobki Potw. dostawy Potw. dostawy Zamówienia Faktury Zamówienia Faktury 264

45 Argumentacja pożyteczności: Rachunek 6-minutowy Przy założeniu iż przy codziennej pracy : 6 minut/godzinę każdy pracownik zajmuje się szukaniem, archiwizowaniem, uporządkowaniem,.. To jest : 10% czasu pracy!!! Każdy pracownik kosztuje bez uwzględnienia kosztów miejsce pracy PLN/rok 10% z tego są PLN!!! 265

46 Porównanie objętości archiwów Archiwum papierowe 1 segregator 1 metr półki = = 500 arkuszy 12 segregatorów = arkuszy 6 metrowych półek do wysokości 1,80 m = 1 metr regału 1 metr regału = 70 segregatorów = arkuszy Archiwum elektroniczne ELO 1 dokument = ca. 60 KB 1 dyskietka = 1,4 MB = ca. 28 dokumentów 1 CD-ROM = 650 MB = dokumentów = 26 segregatorów 1 Hard Disk = 20 GB = dokumentów = 800 segregatorów = 66,67 metry półek = 11,1 m Regału 266

47 Wybrane nowe Referencje

48 Z listy klientów w Polsce PKP Cargo Muzeum historyczne m.st. Warszawy PGE Rzeszów Zarząd portu Gdańsk NFZ Szczecin Bertelsmann Arvato Zarząd dróg wojewódzkich w Krakowie Weltbild Polska Powiatowy Urząd Pracy w Stargardzie Szczecinskim Workservice Centrum Nauki Kopernik w Warszawie Eurobank Home.pl Bank Spółdzielczy w Skierniewicach Marvipol S.A. PIU Warszawa Zarząd Morskich Portów Szczecin i Świnoujście S.A. Wirtualna Polska S.A. 273

49 Zarządzanie Dokumentami z ELO Live Demo 294

50 Pytania & Odpowiedzi Dziękujemy za uwagę 319

51 ELO Digital Office GmbH, Heilbronner Straße 150, D Stuttgart ELO Digital Office Sp. z o.o., ul. Kombatantów 34, PL Gorzów Wlkp. ELO Digital Office, ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional i ELOenterprise są znakami towarowymi ELO Digital Office GmbH w Niemczech i / lub w innych krajach. Microsoft, MS, Windows, Word i Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision są zarejestrowanymi znakami towarowymi Microsoft Corporation w USA i / lub w innych krajach. Inne nazwy firmy, produktów i usług mogą być znakami towarowymi innych producentów. Niniejsza publikacja stanowi jedynie niewiążącą informację ogólną i nie zastępuje szczegółowej porady indywidualnej. Informacje zawarte w niniejszej publikacji mogą zostać zmienione w dowolnym momencie, również bez uprzedzenia. W szczególności właściwości techniczne i funkcje mogą się różnić w zależności od kraju, w którym nasze produkty są oferowane. Aktualne informacje na temat produktów ELO, warunków umowy i cen otrzymają Państwo w poszczególnych spółkach ELO oraz u Partnerów Biznesowych ELO i / lub u Partnerów Handlowych ELO. Informacje o pro- duktach są zgodne z aktualnym stanem. Przedmiot i zakres usług są określane wyłącznie przez odpowiednie umowy. Firma ELO nie gwarantuje, że jej produkty lub inne usługi zapewniają zgodność z określonymi przepisami prawnymi. Klient jest odpowiedzialny za przestrzeganie obowiązujących przepisów bezpieczeństwa oraz innych przepisów prawa krajowego i międzynarodowego. Zmiany, pomyłki i błędy w druku pozostają zastrzeżone. Przedruk i powielanie, również fragmentaryczne, jest możliwe tylko po uzyskaniu pisemnej zgody ELO Digital Office GmbH, bądź spółek powiązanych. Copyright ELO Digital Office GmbH Wszelkie prawa zastrzeżone 367