Korzystanie z usług Microsoft Office 365

Transkrypt

1 Brett Hill Korzystanie z usług Microsoft Office 365 Prowadzenie małej firmy w chmurze przełożył Leszek Biolik APN Promise, Warszawa 2012

2 Spis treści Przedmowa do wydania polskiego.... xiii Wprowadzenie... xv 1 Office 365: wielka sprawa dla małych firm....1 Czym jest usługa nazywana chmurą? Porównanie aktualnie używanych usług z chmurą....1 Czy chmura jest dobrym interesem dla małych firm?....2 Usługa Office 365 w skrócie....3 Porównanie chmury i usług utrzymywanych samodzielnie...4 Jakie korzyści przynosi naszej firmie usługa Office 365?....5 Profesjonalny wizerunek....6 Używanie znanych narzędzi i programów....6 Praca w biurze i poza nim...7 Bezpieczeństwo i dostępność....8 Co zawierają usługi Office 365?....9 Exchange Online dla poczty SharePoint Online dla witryn sieci Web i wspólnego opracowywania dokumentów Office Web Apps...17 Wiadomości błyskawiczne i spotkania online przy użyciu usług Lync Online Office Professional Plus (opcja) Następne etapy Wybór planu Office Plany E Zalety wszystkich planów E Plan E Plan E Plany E3 i E Office Professional Plus iii

3 iv Spis treści Plany K...33 Nieodpowiednie scenariusze Masowa obsługa poczty elektronicznej Firmy korzystające z powolnego lub niestabilnego łącza do Internetu.34 Specyficzne wymagania zgodności i bezpieczeństwa Istotne inwestycje w programy producentów niezależnych lub niestandardowe oprogramowanie dla serwerów w siedzibie Praca z dużymi plikami lub dokumentami, które nie są obsługiwane przez programy Office Dodatkowe informacje Rejestracja w usłudze Office 365 plan P Bezpłatna wersja próbna Rejestrowanie się w wersji testowej Etap 1: Wypełnienie strony rejestracji Etap 2: Rejestracja Etap 3: Zapewnienie możliwości odzyskiwania hasła administratora Etap 4: Używanie usług Office 365! Zakup usługi Następne etapy Dwa przeznaczenia portalu Office Menu główne Strona główna Strona główna: pierwsze użycie Strona główna: W drodze Profil portalu Office Portal administratora usług Office Zarządzanie Subskrypcje Pomoc techniczna...61 Administracja usług Uruchomienie portalu...68

4 Spis treści v 5 Zarządzanie kontami użytkowników Zalecenia dotyczące haseł Dodawanie nowego użytkownika...70 Etap 1: Szczegóły Etap 2: Ustawienia Etap 3: Przypisywanie licencji Etap 4: Wysyłanie wyników w wiadomości Etap 5: Wyniki Zbiorcze dodawanie użytkowników Etap 1: Wybór pliku Etap 2: Weryfikacja Etap 3: Ustawienia Etap 4: Licencje Etap 5: Etap 6: Wyniki Resetowanie haseł Resetowanie hasła użytkownika Resetowanie hasła administratora Usuwanie użytkownika Edycja informacji o użytkowniku Blokowanie możliwości, rejestrowania się przez użytkownika Edycja zbiorcza Podsumowanie procesu dodawania użytkowników Używanie domen niestandardowych Domeny i system DNS Rozwiązania DNS firmy Microsoft Inne rozwiązanie dla systemu DNS Zależności czasowe a modyfikacje systemu DNS Nasza pierwsza domena Kiedy dodawać użytkowników Ponowne użycie domeny w usługach Office Dodanie domeny: typowe etapy Dodawanie domeny przy użyciu kreatora Domain Quickstart Wizard Potwierdzenie własności domeny (walidacja domeny)

5 vi Spis treści Metody weryfikacji Dodawanie wpisów weryfikacji Odstępstwa od instrukcji ogólnych Opóźnienie przed walidacją Konfigurowanie usługi DNS Office 365 dla witryny sieci Web Aktualizacja istniejących adresów usług Office Dodanie użytkowników Zakończenie procesu Przeglądanie ustawień systemu DNS usług Office Definiowanie firmy Microsoft jako dostawcy usług DNS Dodawanie domeny bez stosowania kreatora Domain Quickstart Wizard Określenie domeny Weryfikowanie domeny Przygotowanie kont Aktualizacja systemu DNS usług Office 365 dla witryny sieci Web i innych usług Zmiana serwerów nazw Dodanie domeny bez przekierowania usług DNS Wiele domen Usługa SharePoint Online a domeny niestandardowe Wnioski końcowe Konfiguracja i migracja pulpitu Porządki Dokumentowanie istniejącej konfiguracji Możliwości migracji Współpraca z partnerem lub korzystanie z usługi Przeniesienie poczty za pomocą plików PST Eksport z programu Outlook Funkcja Połączone konta Eksport ustawień Kalendarza Konfigurowanie pulpitu dla usług Office Procedura pobierania Instalowanie programu Lync Uruchomienie programu instalacyjnego Office

6 Spis treści vii Kończenie instalacji programu Lync Konfigurowanie programu Outlook Importowanie wiadomości, kontaktów i innych ustawień z pliku PST Scalenie zawartości w nowej skrzynce pocztowej Dołączanie pliku PST do profilu programu Outlook jako folderu lokalnego Selektywne importowanie i filtrowanie Import kontaktów i innych danych przy użyciu pliku CSV Import informacji kalendarza z pliku ical Kolejne działania Korzystanie z programu Outlook Web App Personalizacja Skonfigurowanie języka i strefy czasowej Skonfigurowanie widoku konwersacji Dodawanie kontaktów wiadomości błyskawicznych do aplikacji OWA Wybór kompozycji Tworzenie podpisu Konfigurowanie formatu wiadomości i innych ustawień Tworzenie reguł wysyłania wiadomości tekstowych do telefonu Kontakty zewnętrzne Tworzenie kontaktu zewnętrznego Dodawanie informacji szczegółowych do kontaktu zewnętrznego Wskazówki poczty a usługi Office Dodawanie i administrowanie grupami dystrybucyjnymi Tworzenie grupy publicznej dla wszystkich pracowników Posługiwanie się grupami dystrybucyjnymi przy użyciu zewnętrznych adresów Kiedy nie należy używać grup dystrybucyjnych Przyłączanie się do grupy publicznej Funkcja Połączone konta: dodawanie istniejącej usługi poczty do usług Office Wysyłanie wiadomości z adresu konta połączonego Częstotliwość odczytywania poczty z konta połączonego Dodawanie i administrowanie pokojem konferencyjnym

7 viii Spis treści Dostosowanie skrzynki pocztowej pokoju Czyszczenie telefonu komórkowego Włączenie i konfigurowanie archiwum osobistego Włączanie i stosowanie zasady archiwizacji Włączanie i stosowanie zasady przechowywania Dodatkowe informacje Stosowanie urządzeń przenośnych Windows Phone Urządzenia z obsługą oprogramowania Exchange ActiveSync BlackBerry Kreator konfiguracji telefonu komórkowego Używanie usług SharePoint Online za pośrednictwem urządzeń przenośnych Windows Phone 7.5 lub Windows Mobile Inne telefony i urządzenia przenośne Microsoft Lync 2010 Mobile Administrowanie urządzeniami przenośnymi Uniemożliwianie dostępu do poczty użytkownikom programu ActiveSync Administracja funkcji telefonicznych i głosowych Łączność ma podstawowe znaczenie Poprawa wizerunku i produktywności firmy za pomocą programu Outlook Poprawa wizerunku Stosowanie domeny niestandardowej Tworzenie podpisu Odpowiedzi do kontaktów zewnętrznych przy użyciu wezwania na spotkanie Spotkania online przy użyciu usług Microsoft Lync Online Publikowanie kalendarza Poprawa produktywności Stosowanie listy GAL Udostępnianie kalendarza Wyznaczanie pełnomocnika

8 Spis treści ix Stosowanie wskazówek poczty Odpowiadanie na wezwanie do spotkania (adresaci wewnętrzni) Używanie wiadomości poza biurem Dostosowywanie filtru wiadomości-śmieci Używanie dodatku Outlook Social Connector Instalowanie dostawcy dodatku Social Connector Dodatkowe informacje Korzystanie z usług SharePoint Online Struktura i terminologia usług SharePoint Online Uzyskanie dostępu do usługi SharePoint Online Korzystanie z aplikacji Office Web Apps Dylemat aplikacji OWA Tworzenie dokumentu przy użyciu aplikacji OWA Zapisywanie dokumentów przy użyciu aplikacji OWA Drukowanie za pomocą aplikacji Office Web Apps Dodawanie plików do usługi SharePoint Online Tworzenie folderów dla dokumentów udostępnionych Otwieranie plików SharePoint przy użyciu programu Windows Explorer.246 Rozwiązywanie problemów związanych z otwieraniem dokumentów w Eksploratorze Windows Tworzenie nowej biblioteki dokumentów Dodawanie alertów do biblioteki dokumentów Ustawienia biblioteki Blokowanie aplikacji OWA Tytuł, opis i nawigacja Ustawienia przechowywania wersji Ustawienia przepływu pracy Usuwanie dokumentu lub biblioteki dokumentów Odzyskiwanie dokumentów znajdujących się w koszu Zarządzanie uprawnieniami Dodawanie kolumny Wyewidencjonuj Obecność w usługach SharePoint Online Publikowanie biblioteki dokumentów w programie Outlook Proca z dokumentami usług SharePoint Online w programach Microsoft Office

9 x Spis treści Otwieranie dokumentu w programie Microsoft Word Edytowanie i współtworzenie w trybie online Wyewidencjonowanie dokumentu Zaewidencjonowanie dokumentu (edytowanie w trybie offline) SharePoint i OneNote Edytowanie strony witryny zespołu Zmiana tytułu Składniki Web Part usług SharePoint Online Dodawanie obrazu Zmiana układu strony Kalendarze, kontakty i zadania Dodawanie stron do witryny zespołu Tworzenie nowych witryn Tworzenie stron dla nowych witryn Stosowanie list Tworzenie listy na podstawie arkusza programu Excel Dodawanie łącza Szybkie uruchamianie Widok DataSheet Edycja istniejących kolumn Dodawanie nowych kolumn Zmiana kolejności kolumn Filtrowanie i sortowanie Zapraszanie użytkowników zewnętrznych do dokumentów udostępnionych Uwierzytelnienie w usłudze ograniczone do Live ID Wysyłanie zaproszenia Udzielanie użytkownikom zewnętrznym dostępu tylko do określonej zawartości Urządzenia przenośne Publikowanie publicznej witryny sieci Web Stosowanie niestandardowego adresu URL Dostosowywanie witryny sieci Web Ograniczenia publicznej witryny Zaawansowana tematyka i zasoby Dodatkowe informacje

10 Spis treści xi 12 Korzystanie z usług Lync Online Poznanie klienckiego programu Lync Rejestrowanie się w usłudze Lync Online Otwieranie menu Opcje Konfigurowanie dźwięku i obrazu Personalizowanie programu Lync Dodanie zdjęcia Ustawienie lokalizacji Ustawianie stanu aktywności Dodawanie numerów telefonów Ustawienie dzwonków i dźwięków Dodawanie kontaktów Z własnej organizacji Dodawanie kontaktów spoza firmy Używanie wizytówki Funkcja sprawdzania obecności a usługi Lync Online Wskaźniki stanu Ręczne ustawienie stanu Obecność w innych programach IM (Instant Messaging wiadomości błyskawiczne) Rozpoczynanie i akceptowanie sesji wiadomości błyskawicznych Dodawanie do rozmowy innych osób Historia konwersacji Transfer plików Wywołania głosowe Udostępnianie Udostępnianie aplikacji Widok udostępnionej aplikacji dla prezentera Widok udostępnionej aplikacji dla uczestnika Żądanie przejęcia kontroli Wyznaczenie prowadzącego Udostępnianie pulpitu Zapraszanie innych osób do spotkań online Zaproś teraz Planowanie spotkania online za pomocą programu Outlook

11 xii Spis treści Dołączanie do spotkań Program kliencki Lync 2010 Attendee Lync Web App Interfejs użytkownika końcowego Konfiguracja i przygotowanie spotkania Konfiguracja spotkania Przekazywanie prezentacji programu PowerPoint Poruszanie się w pokazie Ankiety Zarządzanie spotkaniem Dopuszczanie do spotkania Wyłączanie głosu Używanie wideo Adnotacje i pokazy w czasie rzeczywistym Prezentowanie pokazów Administracja usługą Lync Online Użytkownicy Włączanie lub wyłączanie komunikacji zewnętrznej Dodatkowe informacje A Lista kontrolna wdrożenia Indeks