WSPARCIE DLA PROJEKTÓW WSPÓŁPRACY EUROPEJSKIEJ

Transkrypt

1 KREATYWNA EUROPA Podprogram Kultura WSPARCIE DLA PROJEKTÓW WSPÓŁPRACY EUROPEJSKIEJ PRZEWODNIK W przypadku jakichkolwiek rozbieŝności pomiędzy oryginalnym tekstem w języku angielskim a jego tłumaczeniem na dowolny inny język, za wersję wiąŝącą przyjmuje się wersję w języku angielskim.

2 SPIS TREŚCI 1. Wstęp 2. Cele i priorytety 2.1. Cele i priorytety 2.2. Wytyczne 3. Harmonogram 4. Dostępny budŝet 5. Kryteria wyboru 5.1. Kryteria formalne 5.2. Państwa uczestniczące 5.3. Wnioskodawcy kwalifikujący się 5.4. Projekty kwalifikujące się 5.5. Działania kwalifikowane 5.6. Okres kwalifikowalności 6. Kryteria wykluczające 6.1. Wykluczenie z udziału 6.2. Wykluczenie z przyznania grantu 6.3. Dokumenty dodatkowe 7. Kryteria wyboru 7.1. Zdolność operacyjna 7.2. Zdolność finansowa 7.3. Sprawozdanie z audytu 8. Kryteria przyznawania grantu 9. Warunki finansowania 9.1. Postanowienia umowy oraz procedura płatności 9.2. Poręczenie 9.3. Zasada zakazu podwójnego finansowania 9.4. Metoda finansowania 10. Podwykonawstwo i udzielanie zamówień 11. Publikacja, komunikacja i rozpowszechnianie 12. Ochrona danych 13. Procedura wyboru wniosków Publikacja Rejestracja (Portal UŜytkownika Komisji Europejskiej) Składanie wniosków o dofinansowanie Procedura oceny Decyzja o przyznaniu grantu Obowiązujące zasady Kontakty Aneks nr 1 Aneks nr 2 Aneks nr 3 Glosariusz Rozwój publiczności Wymagane dokumenty lista kontrolna Wszystkie dokumenty niezbędne do złoŝenia wniosku, w szczególności elektroniczny formularz aplikacyjny (e-form) oraz wskazówki dla wnioskodawców moŝna znaleźć na stronie: 2

3 1 WSTĘP Niniejszy przewodnik oparty jest na rozporządzeniu nr 1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 11 grudnia 2013 r. ustanawiającym program Kreatywna Europa (2014 do 2020) 1. Komisja Europejska jest odpowiedzialna za wdroŝenie Programu Kreatywna Europa (zwanego dalej Programem ) oraz podjęcie decyzji odnośnie udzielenia wsparcia z funduszy Unii Europejskiej. Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego (Education, Audiovisual and Culture Executive Agency), zwana dalej Agencją, zarządza podprogramem Kultura i MEDIA w imieniu i pod kontrolą Komisji Europejskiej. Ogólne informacje dotyczące programu Kreatywna Europa moŝna znaleźć pod adresem: 2 CELE I PRIORYTETY 2.1 Cele i priorytety Główne cele wspierania projektów współpracy kulturalnej to: - wspieranie moŝliwości europejskich sektorów kultury i kreatywnego w zakresie działania transgranicznego oraz międzynarodowego i promowanie ponadnarodowego obiegu dzieł kultury i pracy twórczej, a takŝe wspieranie ponadnarodowej mobilności uczestników sektorów kultury i kreatywnego, w szczególności artystów; - przyczynianie się do rozwoju publiczności przez wspieranie europejskich artystów, osób zawodowo związanych z kulturą i ich utworów w docieraniu do nowych i róŝnorodnych grup odbiorców, ulepszanie dostępu do dzieł sektora kultury i kreatywnego w Unii Europejskiej (zwanej dalej UE ) i poza nią, ze szczególnym uwzględnieniem dzieci, młodzieŝy, osób niepełnosprawnych i grup niedostatecznie reprezentowanych, poprzez wzbudzanie zainteresowania grup odbiorców na nowe i innowacyjne sposoby, zarówno w celu ich utrzymania i poszerzenia, jak równieŝ poprawy jakości i pogłębienia relacji z obecnymi i przyszłymi odbiorcami; - przyczynianie się do wspierania innowacyjności i kreatywności w dziedzinie kultury, np. poprzez innowację artystyczną, testowanie nowych modeli działalności gospodarczej, zastosowanie technologii cyfrowych oraz promocję innowacyjnego wpływu zewnętrznego na inne sektory. Aby osiągnąć powyŝsze cele, projekty współpracy będą musiały skupić się na jednym lub więcej z następujących priorytetów: Priorytety w dziedzinie wzmacniania potencjału sektorów kultury i kreatywnego do funkcjonowania na szczeblu ponadnarodowym to: - wspieranie działań zapewniających uczestnikom sektorów kultury i kreatywnego umiejętności, kompetencje i know-how, które przyczyniają się do wzmocnienia sektorów kultury i kreatywnego, w tym zachęcanie do stosowania nowych technologii cyfrowych, badanie innowacyjnego podejścia do rozwoju publiczności i testowanie nowych modeli działalności gospodarczej i zarządzania; - wspieranie działań umoŝliwiających uczestnikom sektorów kultury i kreatywnego współpracę międzynarodową oraz umiędzynarodowienie ich karier oraz działań na terenie Unii oraz poza nią, jeśli jest to moŝliwe, na podstawie strategii długoterminowych; - wspieranie wzmocnienia europejskich organizacji kulturowych i kreatywnych oraz międzynarodowych sieci współpracy w celu ułatwienia dostępu do nowych perspektyw zawodowych. Priorytety w dziedzinie promowania ponadnarodowego obiegu i mobilności to: 1 Rozporządzenie nr 1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiające program Kreatywna Europa zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu 20 grudnia 2013 (Dz. Urz. L 347, str. 221). 3

4 - wspieranie międzynarodowych działań kulturalnych, takich jak: rotacyjne imprezy, wystawy, wymiany i festiwale; - wspieranie obiegu literatury europejskiej w celu zapewnienia jak najszerszego dostępu do niej; - wspieranie rozwoju publiczności jako środka stymulującego zainteresowanie oraz ulepszającego dostęp do europejskich dzieł kultury i pracy twórczej, a takŝe materialnego i niematerialnego dziedzictwa kulturowego. Więcej informacji odnośnie rozwoju publiczności znaleźć moŝna w aneksie nr 2 do niniejszego przewodnika. Te załoŝenia charakteryzują się elastycznym i interdyscyplinarnym podejściem. Projekty mogą skupiać się na jednym lub więcej spośród priorytetów, na jednym lub więcej spośród załoŝeń w jednej lub wielu dziedzinach sektorów kultury i kreatywnego. Obszar ten ma wspierać w szczególności projekty non-profit. Oprócz specyficznych cech programu i zgodnie z zasadą pomocniczości, wspierane projekty powinny przyczyniać się do tworzenia europejskiej wartości dodanej w rozumieniu art. 5 rozporządzenia nr 1295/2013 ustanawiającego program Kreatywna Europa. 2.2 Wytyczne Obszar ten oferuje dwie kategorie wsparcia. W zaleŝności od skali, potrzeb, charakteru i celów projektu (zwanych równieŝ działaniami ), lider projektu oraz partnerzy (zwani równieŝ wnioskodawcami ), będą musieli zdecydować się na aplikowanie do kategorii 1 lub kategorii 2: Kategoria 1 projekty współpracy na mniejszą skalę Projekty, w które zaangaŝowany jest lider projektu oraz co najmniej dwóch partnerów, mających siedziby w co najmniej trzech róŝnych państwach biorących udział w Podprogramie Kultura, o maksymalnym dofinansowaniu UE wynoszącym euro. Kategoria 2 projekty współpracy na większą skalę Projekty, w które zaangaŝowany jest lider projektu oraz co najmniej pięciu partnerów, mających siedziby w co najmniej sześciu róŝnych państwach biorących udział w Podprogramie Kultura, o maksymalnym dofinansowaniu UE wynoszącym euro. Przykładowe typów działań, które mogą być wspierane w ramach projektów, jeśli przyczyniają się one do powyŝszych celów oraz priorytetów, są następujące (naleŝy zauwaŝyć, Ŝe lista nie jest wyczerpująca): - Wymiany uczestników sektora kultury mające na celu budowanie kompetencji umoŝliwiających im pozyskiwanie umiejętności i know-how niezbędnego do przystosowania się do zmieniającego się środowiska (digitalizacja, nowe modele działalności gospodarczej i zarządzania, nowe podejścia do rozwoju publiczności, wspieranie małych organizacji w rozwoju gotowości biznesowej przy wnioskowaniu o kredyty bankowe). MoŜe to obejmować sesje szkoleniowe, warsztaty, przygotowanie w tym celu materiałów, stron internetowych, itp.; - Wymiany uczestników sektorów kultury między państwami, w tym długoterminowe pobyty i rezydencje, które pomogą artystom lub osobom zawodowo związanym z kulturą w rozwoju zawodowym. Podczas tych pobytów, działania mogą obejmować tworzenie prac artystycznych, w tym tworzenie prac zbiorowych i współprodukcji, które następnie są przedstawiane lub eksponowane w formie wydarzeń mobilnych w roŝnych państwach. Na tyle, na ile to moŝliwe, powinny one równieŝ obejmować szkolenia i działania mające na celu rozwój publiczności oraz interakcję z lokalnymi społecznościami, w tym inicjatywy mające na celu dotarcie do grup zwykle niedostatecznie reprezentowanych. - Spotkania organizacji kulturowych (np. sale koncertowe, opery, teatry, festiwale, orkiestry, zespoły muzyczne, grupy teatralne) z róŝnych państw, mające na celu wspólne wyprodukowanie i/lub wykonanie oraz występy w trakcie trasy rotacyjnej na róŝnorodnych scenach i podczas wielu wydarzeń w róŝnych państwach, lub podczas pojedynczego wydarzenia, pod warunkiem, Ŝe jest to rozpoznawalne wydarzenie o szerokim międzynarodowym zasięgu, które moŝe oddziaływać w innych 4

5 państwach. Wspólne produkcje mogą obejmować dzieła nowe lub awangardowe. Działania promocyjne oraz ukierunkowane na rozwój publiczności muszą zostać uwzględnione w celu przyciągnięcia szerszych grup odbiorców, ułatwienia odbiorcom dostępu do złoŝonych dzieł oraz poszerzenia dostępu dla grup niedostatecznie reprezentowanych. Działania te powinny pomagać artystom/osobom zawodowo związanym z kulturą w rozwoju zawodowym, pomagać artystom oraz ich dziełom w docieraniu do szerszego grona odbiorców w całej Europie i poza nią, pomagać wydłuŝać trwałość produkcji oraz pomagać organizacjom w nawiązywaniu trwałej współpracy z nowymi partnerami w innych państwach oraz tworzeniu dla nich nowych perspektyw zawodowych. - Ponadnarodowe wymiany dzieł sztuki o szczególnym wymiarze europejskim: wymiany te nie muszą prowadzić do powstania nowych dzieł, lecz mogą pozwolić na obieg nowych i juŝ istniejących, np. poprzez wystawy rotacyjne pomiędzy róŝnymi partnerami lub wypoŝyczanie eksponatów z danego muzeum do muzeów w innych państwach, ze szczególnym naciskiem na poszerzanie i powiększanie grup odbiorców tych dzieł, a takŝe zwiększanie trwałości wystaw. 3 HARMONOGRAM Wstępny harmonogram dla zaproszeń do składania wniosków na rok 2015 jest następujący: Dla kategorii 1 projekty współpracy na mniejszą skalę: Publikacja zaproszenia do składania wniosków/ogłosze nie naboru Lipiec 2014 r. Termin składania wniosków Pierwsza środa października 2014 r. Okres oceny wniosków Informacje dla wnioskodawców Umowy o grant Data rozpoczęcia działań 6 miesięcy Marzec 2015 r. Kwiecień 2015 r. Od maja do grudnia 2015 r. Dla kategorii 2 projekty współpracy na większą skalę Publikacja zaproszenia do składania wniosków/ogłosze nie naboru Lipiec 2014 r. Termin składania wniosków Pierwsza środa października 2014 r. Okres oceny wniosków Informacje dla wnioskodawców Umowy o grant Data rozpoczęcia działań 6 miesięcy Marzec 2015 r. Maj 2015 r. Od czerwca do grudnia 2015 r. Wstępny harmonogram na kolejne lata jest następujący: Dla kategorii 1 projekty współpracy na mniejszą skalę: Publikacja zaproszenia do składania wniosków/ogłosze nie naboru Lipiec roku n-1 Termin składania wniosków Pierwsza środa października roku n-1 Okres oceny wniosków Informacje dla wnioskodawców Umowy o grant Data rozpoczęcia działań 6 miesięcy Marzec roku n Kwiecień roku n Od maja do grudnia roku n Dla kategorii 2 projekty współpracy na większą skalę Publikacja zaproszenia do Termin składania wniosków składania wniosków/ogłosze nie naboru Lipiec roku n-1 Pierwsza środa października roku n-1 Okres wniosków oceny Informacje dla wnioskodawców Umowy o grant Data rozpoczęcia działań 6 miesięcy Marzec roku n Maj roku n Od czerwca do grudnia roku n 5

6 Jeśli termin składania wniosków upływa w dzień świąteczny w państwie wnioskodawcy, nie ulega on przedłuŝeniu. Wnioskodawcy muszą to uwzględnić przy planowaniu składania swoich wniosków. 4 DOSTĘPNY BUDśET Całkowity budŝet dostępny na dofinansowanie projektów w ramach tego obszaru szacowany jest na 70% całkowitego budŝetu podprogramu Kultura programu Kreatywna Europa (tj. 454,8 milionów euro), czyli około 318 milionów euro w latach KaŜdego roku podczas trwania programu Komisja Europejska oraz Agencja opublikują roczny program prac, w którym podany będzie budŝet przeznaczony na Projekty Współpracy na dany rok. Wsparcie finansowe UE nie moŝe przekroczyć 60% łącznych kosztów kwalifikowanych dla kategorii 1 projekty współpracy na mniejszą skalę oraz 50% łącznych kosztów kwalifikowanych dla kategorii 2 projekty współpracy na większą skalę. Pozostała kwota musi być zapewniona przez wnioskodawców. Agencja zastrzega sobie prawo do nierozdysponowania wszystkich dostępnych funduszy. 5 KRYTERIA WYBORU Wnioski spełniające poniŝsze kryteria będą poddane dogłębnej ocenie. 5.1 Kryteria formalne Ocenione zostaną jedynie wnioski spełniające poniŝsze warunki: - zgłoszone w jednym z oficjalnych języków Unii Europejskiej, z uŝyciem elektronicznego formularza aplikacyjnego (e-form), w pełni uzupełnione, z podpisanymi wszystkimi wymaganymi aneksami (wymagane są oryginalne podpisy lub im równowaŝne); - z załączonym pakietem aplikacyjnym przesłanym pocztą lub ekspresową przesyłką kurierską przed upływem terminu (decyduje data stempla pocztowego w przypadku przesyłek pocztowych oraz potwierdzenie odbioru usługi w przypadku ekspresowej przesyłki kurierskiej). Pakiet aplikacyjny musi zawierać pismo oficjalne (list przewodni) podpisane przez prawnego przedstawiciela lidera projektu, a takŝe inne wymagane dokumenty (patrz lista w aneksie nr 3). 5.2 Państwa uczestniczące Wioski składane przez osoby prawne mające siedzibę w państwie naleŝącym do jednej z poniŝszych kategorii kwalifikują się, o ile spełnione są wszystkie warunki, o których mowa w artykule 8 rozporządzenia nr 1295/2013 ustanawiającego program Kreatywna Europa, a Komisja rozpoczęła negocjacje z danym państwem: 1. Państwa członkowskie UE oraz kraje i terytoria, które kwalifikują się do udziału w programie zgodnie z art. 58 decyzji Rady 2001/822/WE 2 ; 2. Państwa przystępujące, państwa kandydujące i państwa potencjalnie kandydujące korzystające ze strategii przedakcesyjnej, zgodnie z zasadami i warunkami ogólnymi uczestnictwa tych państw w programach unijnych, ustalonymi w odpowiednich umowach ramowych, decyzjach Rady Stowarzyszenia lub innych podobnych umowach; 3. Państwa EFTA będące stronami Porozumienia EOG, zgodnie z postanowieniami porozumienia EOG; 4. Konfederacja Szwajcarska, na podstawie dwustronnej umowy, która zostanie zawarta z tym państwem; 5. Państwa objęte europejską polityką sąsiedztwa, zgodnie z procedurami określonymi wspólnie z tymi państwami po zawarciu umów ramowych dotyczących ich uczestnictwa w programach Unii Europejskiej. 2 Decyzja Rady 2001/822 / WE z dnia 27 listopada 2001 w sprawie stowarzyszenia krajów i terytoriów zamorskich ze Wspólnotą Europejską ("decyzja o stowarzyszeniu zamorskim") (Dz. Urz. L 314 z 30 listopada 2001 r., str. 1) 6

7 Agencja moŝe wybrać propozycje złoŝone przez wnioskodawców spoza państw Unii Europejskiej, pod warunkiem, Ŝe w dniu wydania decyzji o przyznaniu grantu podpisane i zgłoszone były porozumienia określające zasady uczestnictwa tych państw w programie ustanowionym rozporządzeniem, o którym mowa powyŝej. Zaktualizowany wykaz państw spełniających kryteria, o których mowa w artykule 8 rozporządzenia nr 1295/2013 oraz tych, z którymi Komisja rozpoczęła negocjacje, dostępny jest pod adresem: Wnioskodawcy kwalifikujący się Wnioskodawcy (lider projektu i partnerzy) muszą być aktywnymi uczestnikami sektorów kultury i kreatywnego w rozumieniu art. 2 rozporządzenia nr 1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady, ustanawiającego program Kreatywna Europa ( ) i uchylającego decyzje nr 1718/2006/WE, 1855/2006/WE i 1041/2009/WE oraz muszą być podmiotami prawnie ustanowionymi w jednym z państw uczestniczących w podprogramie Kultura (o których mowa w punkcie 5.2 niniejszego przewodnika). Wymagane jest przedstawienie dokumentów poświadczających taką działalność (np. statut/umowa spółki, sprawozdania z działalności). Lider projektu składa wniosek do Agencji w imieniu wszystkich partnerów. W związku z tym, wnioski muszą zawierać listy mandatowe od organizacji partnerskich potwierdzające ich uczestnictwo (wymagane są oryginalne podpisy lub im równowaŝne) Przy składaniu wniosku, zarówno lider projektu, jak i partnerzy muszą wykazać, Ŝe posiadają osobowość prawną od co najmniej 2 lata w dniu składania wniosków, o którym mowa w punkcie 3. niniejszego przewodnika. Wnioski o przyznanie grantu nie mogą być składane przez osoby fizyczne W celu złoŝenia wniosku, wnioskodawcy (lider projektu oraz partnerzy) muszą podać w formularzu zgłoszeniowym swój kod identyfikacyjny uczestnika (tzn. kod PIC Participant Identification Code). Kod PIC moŝna uzyskać poprzez rejestrację organizacji na Portalu UŜytkownika programów edukacyjnych, audiowizualnych, kulturowych, obywatelskich i wolontariackich 3. Portal UŜytkownika pozwala wnioskodawcom (liderowi projektu i partnerom) na przesłanie lub zaktualizowanie informacji związanych z ich statusem prawnym oraz dołączenie wymaganych dokumentów prawnych i finansowych. Więcej informacji moŝna znaleźć w punkcie 13.2, poświęconym rejestracji na Portalu UŜytkownika. 5.4 Projekty kwalifikujące się W zaleŝności od skali, potrzeb, charakteru, celów i priorytetów projektu, wnioskodawcy będą musieli zdecydować się na złoŝenie wniosku naleŝącego do jednej z poniŝszych kategorii: 1 projekty współpracy na mniejszą skalę, lub 2 projekty współpracy na większą skalę. Prosimy zwrócić uwagę, Ŝe lider projektu moŝe złoŝyć wniosek tylko raz na rok albo w kategorii 1 lub w kategorii 2. Wnioskodawca zgłaszający się jako lider projektu w ramach kategorii 1 lub kategorii 2 moŝe być partnerem w innych projektach zgłoszonych przez innego lidera projektu w ramach kategorii 1 lub kategorii 2. Kategoria 1 projekty współpracy na mniejszą skalę Kategoria ta obejmuje projekty: 3 Organizacja musi zarejestrować się w centralnym systemie rejestracji (URF Unique Registration Facility), zamieszczonym na Portalu UŜytkownika programów edukacyjnych, audiowizualnych, kulturalnych, obywatelskich i wolontariackich. Centralny system rejestracji jest narzędziem dzielonym z innymi usługami Komisji Europejskiej. Jeśli dana organizacja posiada juŝ kod PIC uŝyty w ramach innych programów (np. programów badawczych), ten sam kod PIC będzie waŝny w ramach aktualnego zaproszenia do składania wniosków. 7

8 - w które zaangaŝowany jest lider projektu oraz co najmniej dwóch partnerów, mający siedzibę prawną w co najmniej trzech róŝnych państwach biorących udział w podprogramie Kultura programu Kreatywna Europa. Lider projektu lub jeden z partnerów musi mieć swoją siedzibę prawną w jednym z państw, o których mowa w ust. 1, 3 i 4 punktu 5.2; - które są przedmiotem wniosku o grant UE nieprzekraczający kwoty euro, stanowiącej maksymalnie 60% całkowitego budŝetu kwalifikowanego. W przypadku wyboru wniosku i przyznania grantu, lider projektu kategorii 1 moŝe złoŝyć wniosek dla nowego projektu kategorii 1 lub kategorii 2 w ramach późniejszych zaproszeń do składania wniosków. Kategoria 2 projekty współpracy na większą skalę Kategoria ta obejmuje projekty: - w które zaangaŝowany jest lider projektu oraz co najmniej pięciu partnerów, mających siedzibę prawną w co najmniej sześciu róŝnych państwach biorących udział w podprogramie Kultura programu Kreatywna Europa. Lider projektu lub jeden z partnerów musi mieć swoją siedzibę prawną w jednym z państw, o których mowa w ust. 1, 3 i 4 punktu 5.2; - które są przedmiotem wniosku o grant UE nieprzekraczający kwoty euro, stanowiącej maksymalnie 50% całkowitego budŝetu kwalifikowanego. W przypadku przyznania grantu, lider wybranego projektu kategorii 2 nie będzie uprawniony do złoŝenia innych wniosków w ramach kategorii 2 tak długo, jak projekt będzie realizowany. Oznacza to, Ŝe lider realizowanego projektu kategorii 2 nie jest uprawniony do tego, by być liderem innego projektu kategorii 2, chyba Ŝe okres kwalifikowalności wybranego projektu współpracy zostanie zakończony, gdy rozpocznie się okres kwalifikowalności kolejnego projektu kategorii 2, dla którego składa on wniosek jako lider projektu. Liderzy będących w toku projektów kategorii 2 mogą jednak składać wnioski zgłoszeniowe dla nowych projektów kategorii 1 w ramach późniejszych zaproszeń do składania wniosków. Dla obu kategorii Projektów Współpracy, projekt musi opierać się na umowie o współpracy zawartej pomiędzy liderem projektu a partnerami. Umowa o współpracy musi określać wszystkie prawne i finansowe warunki współpracy pomiędzy partnerami, a takŝe ich obowiązki operacyjne w trakcie realizacji projektu. 5.5 Działania kwalifikowane Działania kwalifikujące się, które zostaną wzięte pod uwagę, to te, które prowadzą do osiągnięcia celów i priorytetów określonych w punkcie 2. niniejszego przewodnika. Działania muszą dotyczyć sektorów kultury i kreatywnego w rozumieniu art. 2 rozporządzenia nr 1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady, ustanawiającego program Kreatywna Europa ( ) i uchylającego decyzje nr 1718/2006/WE, 1855/2006/WE i 1041/2009/WE. W ramach podprogramu Kultura nie kwalifikują się działania dotyczące wyłącznie sektora audiowizualnego. JednakŜe działania audiowizualne są kwalifikowane jeśli pełnią one jedynie funkcję pomocniczą wobec sektorów kultury i kreatywnego. 5.6 Okres kwalifikowalności Działania muszą rozpocząć się między czerwcem roku n a grudniem roku n dla projektów współpracy na większą skalę lub między majem a grudniem roku n dla projektów współpracy na mniejszą skalę. Grant UE moŝe zostać przyznany dla projektu juŝ rozpoczętego, jeśli wnioskodawca udowodni, Ŝe wystąpiła potrzeba rozpoczęcia projektu przed podpisaniem umowy. W kaŝdym przypadku Agencja będzie musiała zatwierdzić uzasadnienie konieczności rozpoczęcia projektu przed podpisaniem umowy, zaś projekt nie moŝe rozpocząć się przed upływem terminu składania wniosków wskazanego w punkcie 3. niniejszego przewodnika. Nie będą przyznane granty wsteczne na projekty juŝ ukończone. 8

9 Zarówno dla projektów współpracy na większą skalę, jak i na mniejszą skalę, maksymalny czas trwania projektu to 48 miesięcy. Wnioski dotyczące projektów zaplanowanych na dłuŝszy okres niŝ określono w niniejszym przewodniku nie będą uznawane za kwalifikujące się. PrzedłuŜenie okresu kwalifikowalności wykraczające poza maksymalny czas trwania nie będzie przyznawane. JednakŜe, jeśli po podpisaniu umowy oraz po rozpoczęciu projektu, dla beneficjenta stanie się niemoŝliwe ukończenie projektu w zaplanowanym okresie z w pełni uzasadnionych przyczyn pozostających poza jego kontrolą, przedłuŝenie okresu kwalifikowalności moŝe być przyznane w trybie wyjątkowym. PrzedłuŜenie o maksymalnie 12 miesięcy moŝe być przyznane na wniosek zgłoszony przed upływem terminu określonego w umowie. Wówczas maksymalny czas trwania będzie wynosił 60 miesięcy. 6 KRYTERIA WYKLUCZAJĄCE 6.1 Wykluczenie z udziału Wnioskodawcy (lider projektu i partnerzy) zostaną wykluczeni z uczestnictwa w zaproszeniu do składania wniosków, jeśli znajdują się w którejkolwiek z poniŝszych sytuacji: (a) (b) (c) (d) (e) (f) są w stanie upadłości lub są przedmiotem postępowania upadłościowego, ich działalność jest poddana zarządowi sądowemu, zawarli ugodę z wierzycielami, zawiesili działalność, są przedmiotem postępowań w powyŝszych sprawach lub znajdują się w innej analogicznej sytuacji powstałej w wyniku podobnej procedury przewidzianej w ustawodawstwie krajowym; oni sami lub osoby posiadające w stosunku do nich uprawnienia reprezentacyjne, decyzyjne lub kontrolne zostali skazani za przestępstwo w związku z działalnością zawodową orzeczeniem właściwego organu państwa członkowskiego, który ma powagę rzeczy osądzonej; są winni powaŝnego wykroczenia zawodowego, udowodnionego dowolnymi środkami, które moŝe uzasadniać odpowiedzialny urzędnik zatwierdzający, łącznie z decyzjami Europejskiego Banku Inwestycyjnego oraz organizacji międzynarodowych; nie dopełnili obowiązku uiszczania składek na ubezpieczenie społeczne lub kwot podatków zgodnie z ustawodawstwem państwa, w którym są zarejestrowani, lub z przepisami prawa państwa odpowiedzialnego urzędnika zatwierdzającego lub z przepisami prawa państwa, w którym umowa ma być wykonywana; oni sami lub osoby posiadające w stosunku do nich uprawnienia reprezentacyjne, decyzyjne lub kontrolne zostali skazani prawomocnym wyrokiem sądu za dopuszczenie się naduŝyć finansowych, korupcji, udziału w organizacji przestępczej, pranie pieniędzy, lub jakiekolwiek inne przestępstwo naruszające interesy finansowe UE; podlegają karze administracyjnej, o której mowa w art. 109(1) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 Parlamentu Europejskiego i Rady z października 2012 r. w sprawie reguł finansowych mających zastosowanie do budŝetu ogólnego Unii 4 (zwanego dalej rozporządzeniem finansowym"). 6.2 Wykluczenie z przyznania grantu Wnioskodawcom nie zostanie przyznane wsparcie finansowe, jeśli podczas trwania procedury przyznawania grantu: (a) (b) (c) znajdują się w sytuacji konfliktu interesów; są winni złoŝenia nieprawdziwych informacji wymaganych przez Agencję jako warunku udziału w procedurze przyznania grantu, lub teŝ nie złoŝą tych informacji. znajdują się w jednej z sytuacji wykluczających, o których mowa w punkcie 6.1 powyŝej. Zgodnie z art. 109 rozporządzenia finansowego, kary administracyjne i finansowe mogą zostać nałoŝone na wnioskodawców, którzy są winni złoŝenia nieprawdziwych informacji lub w przypadku stwierdzenia powaŝnego naruszenia zobowiązań umownych w ramach wcześniejszej procedury przyznawania grantu. 4 Dz. Urz. L 298, 26 października 2012 r, str.1 9

10 6.3 Dokumenty dodatkowe Osoby ubiegające się o grant w kwocie przewyŝszającej euro muszą podpisać oświadczenie honorowe potwierdzające, Ŝe nie znajdują się w Ŝadnej z sytuacji, o których mowa powyŝej oraz w art. 106(1) i 107 rozporządzenia finansowego. Podpisane oświadczenie honorowe musi być dołączone do wniosku aplikacyjnego. 7 KRYTERIA WYBORU Wnioskodawcy muszą posiadać stabilne i wystarczające źródła finansowania (zdolność finansowa) w celu utrzymania swojej działalności w czasie, w którym realizowany jest projekt oraz uczestniczenia w jego finansowaniu. Organizacje aplikujące muszą posiadać kompetencje i kwalifikacje zawodowe wymagane do realizacji proponowanego projektu (zdolność operacyjna). Wnioskodawcy muszą złoŝyć oświadczenie honorowe, wypełnione i podpisane, potwierdzające ich osobowość prawną oraz ich zdolność finansową i operacyjną do realizacji proponowanych działań. Oprócz oświadczenia honorowego, organizacje ubiegające się o grant w kwocie przewyŝszającej euro muszą złoŝyć wraz z wnioskiem następujące dokumenty: 7.1 Zdolność operacyjna - kopie sprawozdań z działalności organizacji aplikujących (lidera projektu i partnerów) z ostatnich dwóch lat. Wnioskodawcy, którzy na dzień składania wniosku wydali tylko jedno sprawozdanie z działalności z powodu ich daty załoŝenia będą upowaŝnieni do przedstawienia tyko tego sprawozdania. Agencja dokona oceny i weryfikacji poziomu działań podwykonawczych stosowanych przez wnioskodawców w celu zrealizowania proponowanego projektu. 7.2 Zdolność finansowa - formularz zdolności finansowej lidera projektu; - sprawozdania finansowe lidera projektu (w tym bilans i rachunek zysków i strat, wraz z załącznikami) z dwóch ostatnich lat finansowych, za które zamknięto rachunki. Wnioskodawcy, którzy na dzień składania wniosku zamknęli tyko jeden rok finansowy będą upowaŝnieni do przedstawienia sprawozdania tylko za ten rok. JeŜeli na podstawie przedstawionych dokumentów Agencja uzna, Ŝe zdolność finansowa nie została udowodniona lub nie jest satysfakcjonująca, moŝe ona: - wymagać gwarancji (patrz punkt 9.2 niniejszego przewodnika) wystawionej przez zatwierdzony bank, instytucję finansową, wspólnej gwarancji od strony trzeciej lub beneficjentów projektu; - zaoferować umowę o grant bez przedpłaty i dokonać płatności okresowej(-ych) na podstawie poniesionych juŝ wydatków kwalifikowanych, gdy projekt jest juŝ częściowo zrealizowany. Agencja zastrzega sobie prawo do odrzucenia wniosku, jeśli którakolwiek z tych dwóch opcji, niezaleŝnie od przyczyny, nie moŝe zostać zrealizowana. Weryfikacja zdolności finansowej nie dotyczy organów publicznych lub organizacji międzynarodowych. 7.3 Sprawozdanie z audytu W przypadku wniosków o dofinansowanie projektu na kwotę przekraczającą euro, do wniosków o dofinansowanie naleŝy dołączyć sprawozdanie z audytu zewnętrznego sporządzone przez audytora zewnętrznego. 10

11 Sprawozdanie z audytu ma zweryfikować i poświadczyć sprawozdania finansowe za ostatni rok finansowy. Obowiązek ten nie ma zastosowania do organów publicznych i organizacji międzynarodowych na gruncie prawa publicznego. Obowiązek ten moŝe równieŝ nie mieć zastosowania do instytucji edukacyjnych i szkoleniowych, zaleŝnie od decyzji podjętej przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, na podstawie analizy ryzyka w zakresie zarządzania. 8 KRYTERIA PRZYZNAWANIA GRANTU Kwalifikujące się wnioski zostaną ocenione na podstawie następujących kryteriów: Kryterium Definicja Maks. liczba punktów 1. Zgodność z celami programu Czy wniosek przyczynia się do 35 realizacji celów i priorytetów programu? 2. Jakość treści i działań Jak realizowany jest projekt? Komunikacja i rozpowszechnianie Jakie jest podejście projektu do komunikowania działań oraz dzielenia się wiedzą i doświadczeniami z sektorem oraz ponad granicami? Jakość partnerstwa Jaka jest jakość partnerstwa w odniesieniu do skutecznej realizacji i trwałości? 1. Zgodność z celami programu (35) Kryterium to pozwala ocenić, w jaki sposób projekt przyczyni się do wzmocnienia profesjonalizacji oraz zdolności do działania na szczeblu ponadnarodowym, promowania ponadnarodowego obiegu dzieł sektora kultury i kreatywnego, mobilności artystów, a takŝe poprawy dostępu do dzieł sektora kultury i kreatywnego. 20 Adekwatność projektu względem jednego lub więcej z poniŝszych priorytetów uznawanych za kluczowe do osiągnięcia celów podprogramu Kultura: - Zapewnianie uczestnikom sektorów kultury i kreatywnego umiejętności, kompetencji i know-how, w tym zachęcanie do stosowania technologii cyfrowych, badanie innowacyjnego podejścia do rozwoju publiczności i testowanie nowych modeli działalności gospodarczej i zarządzania; - UmoŜliwianie uczestnikom sektorów kultury i kreatywnego współpracę międzynarodową oraz umiędzynarodowienie ich karier i działań na terenie UE, a takŝe poza poza nią; - Wzmacnianie europejskich organizacji kulturowych i kreatywnych oraz międzynarodowych sieci współpracy w celu ułatwienia dostępu do nowych perspektyw zawodowych; - Wspieranie międzynarodowych rotacyjnych imprez, wystaw i festiwali; - Wspieranie obiegu literatury europejskiej; - Wspieranie rozwoju publiczności jako środka stymulującego zainteresowanie europejskimi dziełami kulturowymi. Czy określone są w strukturze projektu inne priorytety i jak waŝne są one względem osiągania konkretnych celów podprogramu? W jakim stopniu projekt ma na celu wygenerowanie rezultatów, które wykraczają poza wyłączne interesy partnerów oraz bezpośrednich uczestników, a takŝe mają potencjalne długoterminowe skutki? W jakim stopniu projekt stanowi uzupełnienie działań kulturowych realizowanych na szczeblu krajowym, regionalnym lub lokalnym? 2. Jakość treści i działań (25) Kryterium to słuŝy ocenie, jak projekt będzie realizowany w praktyce (jakość działań i rezultatów, doświadczenie personelu odpowiedzialnego za projekt i organizację pracy). 11

12 Czy istnieją konkretne i dobrze zdefiniowane produkty (rezultaty) i jak mają się one do ogólnych celów projektu? Czy przewidziana jest ocena jakościowa i ilościowa wyników i jak bardzo jest ona przejrzysta i odpowiednia? Jak konkretne i jak dobrze zdefiniowane są działania, które mają być zrealizowane w ramach projektu? Jak wyraźnie cele i działania w ramach projektu związane są ze zidentyfikowanymi potrzebami grup docelowych? Jeśli ma to zastosowanie, czy istnieje przekonywająca i wyraźnie zdefiniowana strategia rozwoju publiczności? 5 Jak istotne jest doświadczenie zespołu biorącego udziału w projekcie, np. z punktu widzenia umiejętności organizacyjnych, doświadczenia oraz historii dokonań w sektorach kultury i kreatywnym, komunikacji i umiejętności językowych? W tym celu ocenione zostaną CV osób odpowiedzialnych za zgłoszony projekt w ramach organizacji wnioskodawcy oraz kaŝdej instytucji partnerskiej. Jak adekwatna jest alokacja budŝetu i zasobów ludzkich do działań podjętych w ramach projektu? Na ile jasny i realistyczny jest harmonogram realizacji działań projektowych? 3. Komunikacja i rozpowszechnianie (20) Kryterium to pozwala na ocenę zastosowanego w projekcie podejścia do komunikowania działań oraz dzielenia się wiedzą i doświadczeniami z sektorem oraz ponad granicami. Celem jest tu maksymalizacja wpływu wyników projektu poprzez jak najszersze ich udostępnienie na szczeblu lokalnym, regionalnym, krajowym i europejskim tak, aby wykroczyły one poza osoby bezpośrednio zaangaŝowane w projekt oraz osiągnęły wpływ wykraczający poza czas trwania projektu. Na ile przejrzysta i adekwatna jest strategia komunikowania działań sieci partnerów, z uwzględnieniem celów, grup docelowych, narzędzi 6, kanałów 7, mediów, wpływu i harmonogramu? Jak widoczne będzie wsparcie UE przez cały czas trwania projektu i po jego zakończeniu, oraz w jaki sposób przyczyni się to do poprawy wizerunku UE? Jak i do kogo będą rozpowszechniane doświadczenie i wiedza uzyskane w ramach projektu na szczeblu lokalnym, regionalnym, krajowym i/lub europejskim, równieŝ po zakończeniu projektu? 4. Jakość partnerstwa (20) Kryterium to ocenia do jakiego stopnia ogólna organizacja i koordynacja projektu zapewnią skuteczną realizację działań oraz przyczynią się do ich trwałości. W jaki sposób zdefiniowane zostało partnerstwo i do jakiego stopnia zapewnia ono silne zaangaŝowanie wszystkich partnerów oraz wyraźny podział zadań między nimi? W jaki sposób zapewniona została trwałość partnerstwa po zakończeniu projektu? Do jakiego stopnia partnerstwo wykracza poza bezpośrednich sąsiadów geograficznych organizacji i włącza partnerów z róŝnych regionów europejskich? 9 WARUNKI FINANSOWANIA Wsparcie UE stanowi bezpośredni wkład finansowy w formie grantu mającego na celu sfinansowanie działań (zwanych równieŝ projektem ), które mają pomóc w realizacji celów polityki UE. Wsparcie oparte jest na zasadzie współfinansowania i stanowi dopełnienie środków własnych wnioskodawcy, przychodów uzyskanych dzięki działaniom oraz wkładów pozyskanych od stron trzecich. Akceptacja wniosku przez Agencję nie stanowi zobowiązania do udzielenia wsparcia UE w kwocie wnioskowanej przez beneficjenta. Co więcej, w Ŝadnym wypadku kwota przyznana nie moŝe przekroczyć wnioskowanej kwoty. 5 Więcej informacji odnośnie rozwoju publiczności moŝna znaleźć w aneksie nr 2 do niniejszego przewodnika. 6 Przykładami narzędzi są: publikacje, materiały promocyjne: ulotki, plakaty, gadŝety, materiały audiowizualne, biuletyny informacyjne, bazy danych, itp. 7 Przykłady kanałów to: Internet, media społecznościowe (Facebook, Twitter, YouTube), wydarzenia: konferencje, seminaria, warsztaty, itp. 12

13 Wnioskodawcy składający wnioski dotyczące projektów współpracy na większą skalę mogą zostać poproszeni o odpowiednie zmiany w swoich harmonogramach działań oraz prognozowanych budŝetach (patrz punkt niniejszego przewodnika faza dostosowawcza). 9.1 Postanowienia umowy oraz procedura płatności Postanowienia umowy W przypadku przyznania grantu przez Agencję do lidera projektu zostaje wysłana umowa o grant wyraŝony w euro, szczegółowo określająca warunki oraz poziom finansowania, łącznie z procedurą mającą na celu sformalizowanie obowiązków stron. Dwa egzemplarze umowy muszą zostać podpisane przez lidera projektu w imieniu wszystkich partnerów (lider projektu i partnerzy zwani są równieŝ beneficjentami ) oraz muszą zostać bezzwłocznie zwrócone do Agencji. Agencja podpisze dokumenty jako ostatnia Procedura płatności Jeśli wymagania w zakresie zdolności finansowych nie zostaną spełnione, wówczas procedura płatności zostanie określona w sposób omówiony w punkcie 7.2 niniejszego przewodnika (ocena zdolności finansowej). Jeśli spełnione zostały wymagania w zakresie zdolności finansowej, kwoty grantu oraz czasu trwania projektu, Agencja moŝe zdecydować o przesłaniu jednej lub kilku płatności w ramach przedpłaty. Charakter, liczba i kwota płatności zostaną w pełni zdefiniowane w umowie o grant. Kwota grantu unijnego w euro Przypadek 3 Przypadek 4 1 przedpłata 50% 1 przedpłata 40% Płatność końcowa 50% 2 przedpłata 40% Płatność końcowa 20% Przypadek 1 Przypadek 2 1 przedpłata 70% 1 przedpłata 50% Płatność końcowa 30% 2 przedpłata 30% Płatność końcowa 20% Przypadek 1: Liczba miesięcy W przypadku działań o maksymalnym czasie trwania 24 miesięcy oraz gdy grant UE jest mniejszy lub równy euro Agencja przekaŝe na rzecz beneficjenta przedpłatę w wysokości 70% grantu. Przedpłata zostanie przekazana w ciągu 30 dni od dnia podpisania umowy przez ostatnią spośród obu stron pod warunkiem, Ŝe wszystkie niezbędne gwarancje zostały dostarczone. 13

14 Przypadek 2: W przypadku działań trwających dłuŝej niŝ 24 miesięcy oraz gdy grant UE jest mniejszy lub równy euro Agencja przekaŝe: na rzecz beneficjenta pierwszą przedpłatę w wysokości 50% grantu UE. Przedpłata zostanie przekazana w ciągu 30 dni od dnia podpisania umowy przez ostatnią spośród obu stron pod warunkiem, Ŝe wszystkie niezbędne gwarancje zostały dostarczone. na rzecz beneficjenta drugą przedpłatę w wysokości 30% grantu UE. Druga przedpłata będzie przekazana w oparciu o przesłany do Agencji wniosek o zapłatę z dołączonym sprawozdaniem z postępów w realizacji projektu. Zostanie ona przekazana w ciągu 60 dni od dnia zatwierdzenia tego sprawozdania przez Agencję. MoŜe ona być przekazana jedynie, jeśli co najmniej 70% poprzedniej przedpłaty zostało wykorzystane. Jeśli wykorzystanie poprzedniej przedpłaty jest niŝsze niŝ 70%, kwota nowej przedpłaty będzie pomniejszona o niewykorzystaną kwotę poprzedniej przedpłaty. Przypadek 3: W przypadku działań o maksymalnym czasie trwania 24 miesięcy oraz gdy grant UE przekracza euro i jest mniejszy lub równy euro, Agencja przekaŝe na rzecz beneficjenta przedpłatę w wysokości 50% grantu. Przedpłata zostanie przekazana w ciągu 30 dni od dnia podpisania umowy przez ostatnią spośród obu stron pod warunkiem, Ŝe wszystkie niezbędne gwarancje zostały otrzymane. Przypadek 4: W przypadku działań o czasie trwania dłuŝszym niŝ 24 miesięcy oraz gdy grant UE przekracza euro i jest mniejszy lub równy euro, Agencja przekaŝe: na rzecz beneficjenta pierwszą przedpłatę w wysokości 40% grantu UE. Przedpłata zostanie przekazana w ciągu 30 dni od dnia podpisania umowy przez ostatnią spośród obu stron pod warunkiem, Ŝe wszystkie niezbędne gwarancje zostały otrzymane. na rzecz beneficjenta drugą przedpłatę w wysokości 40% grantu UE. Druga przedpłata będzie przekazana w oparciu o przesłany do Agencji wniosek o zapłatę z dołączonym sprawozdaniem z postępów w realizacji projektu. Zostanie ona przekazana w ciągu 60 dni od dnia zatwierdzenia tego sprawozdania przez Agencję. MoŜe ona być przekazana jedynie jeśli co najmniej 70% poprzedniej przedpłaty zostało wykorzystane. Jeśli wykorzystanie poprzedniej przedpłaty jest niŝsze niŝ 70%, kwota nowej przedpłaty będzie pomniejszona o niewykorzystaną kwotę poprzedniej przedpłaty. Przedpłaty mają zapewnić beneficjentowi płynność finansową. W przypadku wszystkich projektów Agencja określi kwotę ostatniej płatności na rzecz beneficjenta w oparciu o ostateczne sprawozdanie (patrz punkt niniejszego przewodnika). 9.2 Poręczenie W przypadku, gdy zdolność finansowa wnioskodawcy nie jest zadowalająca, Agencja moŝe wymagać od kaŝdej organizacji, która otrzymała grant w wysokości przekraczającej euro dostarczenia gwarancji w celu ograniczenia ryzyka finansowego związanego z przedpłatami. Celem gwarancji jest, aby bank, instytucja finansowa lub strona trzecia zapewniła nieodwołalne zabezpieczenie lub pełniła funkcję poręczyciela na pierwsze wezwanie względem zobowiązań beneficjenta grantu. Gwarancja finansowa, wyraŝona w euro, powinna pochodzić od uznanej organizacji finansowej lub banku mającego swoją siedzibę w jednym państw członkowskich Unii Europejskiej. W przypadku beneficjentów mających siedzibę poza terytorium państw członkowskich UE, Agencja moŝe zgodzić się, aby gwarancja dostarczona była przez bank lub instytucję finansową działającą w tym państwie trzecim, jeŝeli uzna ona, Ŝe 14

15 ów bank lub instytucja finansowa prezentuje podobne cechy i poziom bezpieczeństwa, jak banki lub instytucje finansowe działające w państwach członkowskich. Gwarancja moŝe zostać zastąpiona łączną gwarancją strony trzeciej lub wspólną gwarancją beneficjentów będących stronami tej samej umowy o grant. Gwarancja będzie zwracana w miarę stopniowego rozliczania przedpłat względem płatności okresowych lub płatności sald beneficjenta, zgodnie z warunkami ustanowionymi w umowie o grant. Wymóg ten nie ma zastosowania do: - instytucji publicznych i organizacji międzynarodowych na mocy prawa publicznego, ustanowionych przez międzynarodowe umowy rządowe, - wyspecjalizowanych agencji utworzonych przez takie organizacje, - Międzynarodowego Komitetu Czerwonego KrzyŜa (MKCK), - Międzynarodowej Federacji Stowarzyszeń Czerwonego KrzyŜa i Czerwonego PółksięŜyca. 9.3 Zasada zakazu podwójnego finansowania KaŜde działanie moŝe otrzymać z budŝetu UE tylko jedno dofinansowanie w ramach tego samego wniosku. W tym celu wnioskodawcy muszą podać w swoim wniosku o dotację szczegółowe informacje dotyczące innych wniosków o granty, które przekazali Unii w odniesieniu do tego samego projektu lub części tego samego projektu, tego samego roku budŝetowego, podając w odniesieniu do kaŝdej dotacji linię budŝetową, program Unii i kwotę. Jeśli zostanie stwierdzone, Ŝe proponowany projekt na dowolnym etapie procesu przed podpisaniem umowy o grant przez Agencję otrzyma finansowanie części jego proponowanych działań w ramach innych programów unijnych, wówczas Agencja zaŝąda wprowadzenia modyfikacji w zakresie działań, których sprawa dotyczy, nawet poprzez ponowne otwarcie zamkniętej juŝ fazy dostosowawczej lub moŝe odmówić przyznania grantu, zwłaszcza jeśli zmiany niezbędne do wprowadzenia w celu uniknięcia podwójnego finansowania wiązałyby się z niesprawiedliwym traktowaniem względem innych aplikantów, których wnioski nie otrzymały dofinansowania. 9.4 Metoda finansowania Dofinansowanie w formie kwoty zryczałtowanej Nie dotyczy Finansowanie na podstawie budŝetu System finansowania to grant oparty na budŝecie (koszty kwalifikowane). Postanowienia ogólne Finansowanie budŝetu obliczane jest na podstawie szczegółowych budŝetów szacunkowych. BudŜet załączony do wniosku musi być kompletny i zbilansowany tzn. całkowita kwota kosztów szacunkowych musi być równa całkowitej kwocie przychodów, w tym wnioskowane dofinansowanie od Agencji. BudŜet musi wyraźnie wskazywać koszty, które kwalifikują się do finansowania ze środków UE. Kwota dofinansowania ze środków UE nie moŝe przekroczyć 60% wszystkich kosztów kwalifikowanych dla projektów współpracy na mniejszą skalę. Kwota dofinansowania ze środków UE nie moŝe przekroczyć 50% wszystkich kosztów kwalifikowanych dla projektów współpracy na większą skalę. BudŜet naleŝy przygotować w euro. Wnioskodawcy spoza strefy euro muszą do przeliczeń uŝywać kursów walutowych opublikowanych w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu publikacji wezwania do składania wniosków na stronie internetowej Agencji. 15

16 Część całkowitych szacunkowych kosztów kwalifikowanych musi być pokryta z innych źródeł niŝ grant ze środków UE. Wnioskodawca musi wskazać źródła i kwoty wszelkich innych funduszy uzyskanych lub wnioskowanych w tym samym roku budŝetowym na realizację działań związanych z projektem. Wysokość środków własnych wykazanych w części szacunkowego budŝetu dotyczącej przychodów jest uznawana za zabezpieczoną i kwota ta, jako minimum, musi być wprowadzona w części ostatecznego sprawozdania dotyczącej przychodów. Przyznana kwota nie moŝe być wyŝsza od wnioskowanej. Osiągnięcie przez beneficjenta zysku nie moŝe być celem, ani teŝ skutkiem otrzymania grantu ze środków UE. Zysk rozumiany jest jako nadwyŝka wpływów nad kosztami kwalifikowanymi poniesionymi przez beneficjenta. W przypadku wygenerowania zysku Agencja jest uprawniona do odzyskania części zysku odpowiadającej wysokości dofinansowania UE kosztów kwalifikowanych rzeczywiście poniesionych przez beneficjenta. Przepis ten nie ma zastosowania do grantu niŝszego lub równego euro. Koszty kwalifikowane Koszty kwalifikowane to koszty, które odpowiadają działaniom kwalifikowanym zgodnie z definicją zawartą w punkcie 5.5 niniejszego przewodnika. Za koszty kwalifikowane uznane są koszty rzeczywiście poniesione przez beneficjenta, które spełniają następujące kryteria: - są poniesione w trakcie czasu trwania działań opisanych w umowie o grant, z wyjątkiem kosztów związanych z ostatecznymi sprawozdaniami; - są wskazane w szacunkowym ogólnym budŝecie projektu; - są poniesione w związku z działaniem, które stanowi przedmiot grantu i są niezbędne do jego realizacji; - moŝliwa jest ich identyfikacja i weryfikacja, w szczególności są one ujmowane w rejestrach księgowych beneficjenta i ustalane zgodnie z mającymi zastosowanie standardami rachunkowości państwa, w którym beneficjent ma siedzibę, oraz zgodnie z jego zwykłą praktyką ewidencji kosztów; - spełniają wymogi mającego zastosowanie prawodawstwa podatkowego i socjalnego; - są racjonalne, uzasadnione i zgodne z wymogami naleŝytego zarządzania finansami, zwłaszcza pod względem oszczędności i efektywności. Wewnętrzne procedury rachunkowe oraz kontrolne beneficjentów muszą pozwalać na bezpośrednie uzgodnienie i rozliczenie kosztów oraz przychodów zadeklarowanych dla projektu wraz z odpowiadającą im ewidencją i dokumentami księgowymi. Kwalifikowane koszty bezpośrednie Za kwalifikowane koszty bezpośrednie uwaŝa się te koszty, które zgodnie z warunkami kwalifikowalności określonymi powyŝej są moŝliwe do zidentyfikowania jako koszty bezpośrednio związane z realizacją działań i w związku z tym mogą być bezpośrednio względem nich zaksięgowane. W szczególności za kwalifikowane uznaje się poniŝsze kategorie kosztów bezpośrednich pod warunkiem, Ŝe spełniają one kryterium określone w poprzednim ustępie: - koszty personelu przydzielonego do projektu, obejmujące rzeczywiste wynagrodzenia plus składki na ubezpieczenie społeczne i inne koszty ustawowe wchodzące w skład wynagrodzenia, pod warunkiem Ŝe koszty te nie wykraczają poza standardową politykę wynagrodzeń lidera projektu lub w stosownych przypadkach jego partnerów. Nota bene: kosztami personelu muszą być rzeczywiste koszty poniesione przez beneficjentów. Koszty personelu innych organizacji są kwalifikowane tylko wtedy, gdy są one wypłacane bezpośrednio lub zwracane przez beneficjentów. Koszty personelu muszą być zgodne z działaniami i muszą być proporcjonalne do budŝetu. Odpowiednie koszty wynagrodzeń personelu administracji krajowych są kwalifikowane w takim stopniu, w jakim mają one związek z kosztami działań, jakich odnośne władze publiczne nie wykonywałyby, gdyby dany projekt nie był realizowany; 16

17 - koszty podróŝy i związane z tym koszty utrzymania pod warunkiem, Ŝe koszty te są zgodne z przyjętymi praktykami beneficjentów i nie przekraczają skali zatwierdzanej corocznie przez Komisję; - koszty amortyzacji sprzętu (nowego lub uŝywanego) pod warunkiem, Ŝe są one umarzane zgodnie z przepisami podatkowymi i księgowymi mającymi zastosowanie do beneficjentów i ogólnie przyjętymi dla przedmiotów tego samego rodzaju. Tylko ta część amortyzacji sprzętu, która odpowiada okresowi trwania projektu oraz poziomowi rzeczywistego wykorzystania w celu realizacji projektu moŝe być brana pod uwagę przez Agencję, z wyjątkiem sytuacji, gdy charakter i/lub kontekst zastosowania sprzętu daje podstawę do innego traktowania tej kwestii przez Agencję; - koszty materiałów eksploatacyjnych i zaopatrzenia, pod warunkiem, Ŝe są one moŝliwe do zidentyfikowania i są przypisane do projektu; - koszty wynikające z innych umów zawartych przez beneficjentów w celu realizacji projektu, pod warunkiem, Ŝe warunki określone w umowie o grant są spełnione; - koszty wynikające bezpośrednio z wymogów związanych z realizacją projektu (rozpowszechnianie informacji, szczegółowa ocena projektu, tłumaczenia, powielanie, itp.); - koszty odnoszące się do gwarancji przedpłat wniesionej przez beneficjentów grantu, jeśli jest wymagana; - koszty audytów zewnętrznych, jeśli są one wymagane i dotyczą wniosków o płatność; - podatek VAT niepodlegający odliczeniu za wszystkie działania, które nie są działaniami władz publicznych w państwach członkowskich. W odniesieniu do działań obejmujących koszty związane z państwami trzecimi (tj. koszty odnoszące się do osób fizycznych, które są obywatelami państwa trzeciego, organizacji z siedzibą w państwie trzecim i działań mających miejsce w państwie trzecim), odpowiednie koszty poniesione przez lidera projektu i/lub partnerów nie mogą przekroczyć 30% całkowitego budŝetu kwalifikowanego. Kwalifikowane koszty pośrednie (koszty administracyjne) Zryczałtowana kwota nieprzekraczająca 7% wszystkich kwalifikowanych kosztów bezpośrednich projektu jest kwalifikowana w kategorii kosztów pośrednich, reprezentujących ogólne koszty administracyjne beneficjentów, które moŝna przypisać do projektu. Koszty pośrednie nie mogą obejmować kosztów ujętych w innych pozycjach budŝetu. Koszty te obejmują następujące kategorie: - lokale i związane z nimi koszty (np. czynsz, ubezpieczenie,...); - wydatki biurowe i materiały eksploatacyjne (np. usługi pocztowe i telefoniczne, kserokopie, itp.). W razie otrzymania przez organizację wnioskującą grantu operacyjnego z budŝetu UE, koszty pośrednie nie kwalifikują się w ramach określonych działań. Koszty niekwalifikowane PoniŜsze koszty będą uznawane za niekwalifikowane: - zwrot z kapitału; - zadłuŝenie i opłaty za obsługę zadłuŝenia; - rezerwy na straty lub długi; - naleŝne odsetki; - wątpliwe naleŝności; - ujemne róŝnice kursowe; - koszty przelewów od Agencji pobierane przez bank beneficjenta; - koszty deklarowane przez beneficjenta w ramach innego działania korzystającego z finansowania UE. W szczególności, koszty pośrednie nie kwalifikują się w ramach przyznanego beneficjentowi grantu na projekt, który juŝ otrzymuje grant operacyjny finansowany z budŝetu UE w okresie, o którym mowa; - nadmierne lub nierozwaŝne wydatki; - wkłady rzeczowe; - VAT podlegający odliczeniu. 17

18 Wyliczenie ostatecznej kwoty dofinansowania oraz dokumenty dodatkowe Ostateczna kwota dofinansowania zostanie wyliczona przez Agencję na podstawie następujących dokumentów: - ostateczne sprawozdanie z realizacji wyników projektu ( ostateczny raport techniczny ) wraz z powiązaną dokumentacją, w tym publiczne podsumowanie/sprawozdanie przewidziane w punkcie 11.2 niniejszego przewodnika; - ostateczne sprawozdanie finansowe dotyczące rzeczywistych kosztów poniesionych ( ostateczne sprawozdanie finansowe ), które musi zawierać skonsolidowane sprawozdanie, jak równieŝ wyszczególnienie kwot zadeklarowanych przez kaŝdego beneficjenta. Dodatkowo, jeŝeli grant UE wynosi ponad euro, lecz jest niŝszy niŝ euro Na poparcie płatności końcowej beneficjent jest zobowiązany dostarczyć Raport z ustaleń faktycznych w sprawie ostatecznego sprawozdania finansowego typ I, sporządzony przez biegłego rewidenta lub w przypadku instytucji publicznych przez właściwego i niezaleŝnego urzędnika publicznego. Procedura i format, które mają być zastosowane przez biegłego rewidenta lub w przypadku instytucji publicznych przez właściwego i niezaleŝnego urzędnika publicznego są opisane w sposób szczegółowy w poniŝszych notach wyjaśniających : Korzystanie z formatu sprawozdania określonego przez "noty wyjaśniające" jest obowiązkowe. jeśli grant ze środków UE wynosi euro lub więcej i gdy skumulowana kwota wniosku o zapłatę wynosi co najmniej euro Na poparcie płatności końcowej beneficjent jest zobowiązany dostarczyć Raport z ustaleń faktycznych w sprawie ostatecznego sprawozdania finansowego typ II, sporządzony przez biegłego rewidenta lub w przypadku instytucji publicznych przez właściwego i niezaleŝnego urzędnika publicznego. Procedura i format, które mają być zastosowane przez biegłego rewidenta lub w przypadku instytucji publicznych przez właściwego i niezaleŝnego urzędnika publicznego są opisane w sposób szczegółowy w poniŝszych notach wyjaśniających : Korzystanie z formatu sprawozdania określonego przez "noty wyjaśniające" jest obowiązkowe. jeŝeli grant ze środków UE jest niŝsza lub równa euro Na poparcie płatności końcowej beneficjent jest zobowiązany do przedstawienia kopii następujących dokumentów bazowych: - Koszty personelu: trzy najwyŝsze skonsolidowane koszty personelu dotyczące całego okresu kwalifikowalności. - Trzy umowy podwykonawstwa o najwyŝszej wartości. - 25% najwyŝszych kosztów zgłoszonych w kategorii podróŝe i utrzymanie. JeŜeli z obliczenia ostatecznej kwoty grantu wynika, Ŝe rzeczywiste koszty kwalifikowane poniesione przez beneficjentów są niŝsze niŝ spodziewane, Agencja zastosuje stawkę dofinansowania określoną w umowie o grant dla wydatków faktycznie poniesionych. Agencja zastrzega sobie równieŝ prawo do zmniejszenia kwoty grantu, jeśli beneficjenci nie wdroŝyli w pełni uzgodnionych działań (jak określono w umowie o grant). 18

19 W przypadku niewykonania lub wyraźnie nienaleŝytego wykonania działań planowanych w ramach programu prac załączonego do umowy o grant lub w przypadku, gdy informacje określone w umowie o grant nie zostaną dostarczone, ostateczna wartość grantu zostanie odpowiednio obniŝona. W stosownych przypadkach beneficjenci będą zobowiązani do zwrotu wszelakich kwot nadpłaconych przez Agencję w formie przedpłaty. 10 PODWYKONAWSTWO I UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ JeŜeli realizacja działań wymaga nabycia towarów, usług lub opłacenia prac (umowy wdroŝeniowe), wówczas beneficjenci zobowiązani są do uzyskania ofert od potencjalnych kontrahentów oraz wybrania oferty o najlepszym stosunku ceny do jakości lub, w stosownych przypadkach, wybrania oferty o najniŝszej cenie dbając, aby pomiędzy stronami nie wystąpił konflikt interesów oraz zachowując dokumenty na wypadek audytu. Podwykonawstwo oznacza przekazanie stronie trzeciej określonych zadań lub działań, które stanowią część projektu zgodnie z opisem zawartym we wniosku. Podwykonawstwo musi spełniać warunki odnoszące się do wszelkich umów wdroŝeniowych (jak określono powyŝej), a oprócz tego spełniać następujące warunki: - moŝe obejmować jedynie ograniczoną część działania; - musi być uzasadnione w świetle charakteru projektu oraz tego, co jest wymagane do jego wdroŝenia; - musi być jasno określone we wniosku lub uzyskać uprzednią pisemną zgodę Agencji; - szacunkowe koszty muszą być wyraźnie rozpoznawalne w szacunkowym budŝecie. Podwykonawstwo dotyczy jedynie działań uzupełniających. Beneficjenci pozostają prawnie i finansowo odpowiedzialni za działania i beneficjenci ponoszą odpowiedzialność za koncepcję i rozwój projektu, realizację jego celów, wprowadzenie w Ŝycie działań i wykorzystanie odpowiednich narzędzi. NaleŜy zauwaŝyć, Ŝe Agencja dokona oceny i weryfikacji poziomu działań podwykonawczych stosowanych przez wnioskodawców, w szczególności przy ocenie zdolności operacyjnej wnioskodawcy/beneficjentów do realizacji jego działań. W przypadku umowy o podwykonawstwo przekraczającej kwotę euro beneficjenci muszą jasno udokumentować procedurę przetargową, przedstawić kopie odpowiednich dokumentów wraz ze sprawozdaniem końcowym po zakończeniu działania i zachować dokumentację w razie audytu. Koszty określane są w oparciu o weryfikowalne szacunki lub na podstawie oferty. 11 PUBLIKACJA, KOMUNIKACJA I ROZPOWSZECHNIANIE 11.1 Publikacja Wszystkie granty przyznane w trakcie roku budŝetowego muszą być publikowane na stronie internetowej instytucji wspólnotowych nie później niŝ 30 czerwca roku następującego po roku finansowym, w którym grant został przyznany. Informacja ta moŝe być równieŝ opublikowana za pośrednictwem wszystkich innych mediów włączając Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej. Beneficjenci upowaŝniają Agencję i/lub Komisję Europejską do publikacji następujących informacji w jakiejkolwiek formie i mediach, włączając w to Internet: - nazwa i adres beneficjenta, - wysokość oraz procentowy udział dofinansowania, - charakter i cel grantu. Na uzasadniony i właściwie umotywowany wniosek beneficjenta Agencja moŝe wyrazić zgodę na rezygnację z takiej publikacji, jeŝeli ujawnienie informacji, o których mowa powyŝej, moŝe zagraŝać wolności i prawom 19

20 osób uznawanym za chronione przez Kartę Praw Podstawowych UE lub zaszkodzić interesom handlowym odbiorców. Beneficjenci muszą wyraźnie potwierdzać wkład Unii we wszystkich publikacjach lub w związku z działaniami, do których wykorzystywany jest grant. Ponadto, beneficjenci są zobowiązani do umieszczania nazwy i logo programu Kreatywna Europa na wszystkich publikacjach, plakatach, programach i innych produktach realizowanych w ramach działań współfinansowanych. NaleŜy pamiętać, Ŝe jeŝeli warunki te nie są w pełni przestrzegane, kwota dofinansowania moŝe zostać zmniejszona zgodnie z postanowieniami umowy o grant Komunikacja i rozpowszechnianie W celu maksymalizacji wyników projekty powinny mieć jasno określoną i dobrze przygotowaną strategię komunikacji i rozpowszechniania swoich działań i wyników. Wnioskodawcy zaś muszą zapewnić wystarczającą ilość czasu i zasobów na odpowiednią komunikację i interakcję ze swoimi partnerami, odbiorcami i lokalnymi społecznościami. Beneficjenci będą zobowiązani do sporządzenia, zgodnie z umową o grant, publicznego podsumowania/sprawozdania w języku angielskim obejmującego informacje odnośnie ich pracy i wyników uzyskanych przez ich projekt. Publiczne podsumowanie/sprawozdanie musi być uwzględnione w ostatecznym sprawozdaniu dostarczonym do Agencji. Sprawozdanie moŝe być wykorzystane przez Komisję do dostarczenia informacji odnośnie wyników projektu. Komisja Europejska wspólnie z Agencją mogą zidentyfikować dobre praktyki i przygotować odpowiednie materiały upowszechniające, które mogą być udostępniane w krajach uczestniczących i poza nimi. Dane i wyniki projektów będą ogólnie dostępne do wykorzystania przez zainteresowane strony, decydentów i inne osoby na wiele róŝnych sposobów. Beneficjenci mogą zostać zobowiązani do uczestniczenia w wydarzeniach organizowanych przez Komisję Europejską lub Agencję w celu podzielenia się swoimi doświadczeniami z innymi uczestnikami i/lub decydentami. NaleŜy pamiętać, Ŝe jeŝeli warunki te nie są w pełni przestrzegane, kwota dofinansowania moŝe zostać zmniejszona zgodnie z postanowieniami umowy o grant. 12 OCHRONA DANYCH Wszystkie dane osobowe (takie jak imiona i nazwiska, adresy, CV etc.) muszą być przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych. 8 Jeśli nie zostały oznaczone jako opcjonalne, wszystkie odpowiedzi na pytania zawarte we wniosku są niezbędne w celu umoŝliwienia oceny oraz dalszego przetwarzania wniosku zgodnie ze wskazówkami zaproszenia do składania wniosków. Dane osobowe będą przetwarzane tylko i wyłącznie w tym celu przez departament odpowiedzialny za odnośny program przyznawania wsparcia (podmiot pełniący funkcję administratora danych). Dane osobowe mogą być przekazywane w oparciu o zasadę ścisłej potrzeby osobom trzecim biorącym udział w ocenie wniosków lub w procedurze zarządzania grantami, bez uszczerbku dla przekazywania do organów odpowiedzialnych za monitoring i kontrolę zadań zgodnie z prawem Unii Europejskiej. Wnioskodawca ma prawo do dostępu oraz skorygowania danych, które go dotyczą. W razie jakichkolwiek pytań dotyczących podanych danych prosimy o kontakt z administratorem danych. Wnioskodawcy mają prawo odwołania się do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych w dowolnym momencie. Szczegóły 8 Dz. Urz. L 8, 12 stycznia 2001 r. 20