KREATYWNA EUROPA. Podprogram Kultura WSPARCIE DLA PROJEKTÓW WSPÓŁPRACY EUROPEJSKIEJ PRZEWODNIK

Transkrypt

1 KREATYWNA EUROPA Podprogram Kultura WSPARCIE DLA PROJEKTÓW WSPÓŁPRACY EUROPEJSKIEJ PRZEWODNIK W przypadku jakichkolwiek rozbieżności pomiędzy oryginalnym tekstem w języku angielskim a jego tłumaczeniem na dowolny inny język, za wersję wiążącą przyjmuje się wersję w języku angielskim.

2 SPIS TREŚCI 1. Wstęp 2. Cele i priorytety 2.1 Cele i priorytety 2.2 Wytyczne 3. Harmonogram 4. Dostępny budżet 5. Wymogi dopuszczalności 6. Kryteria kwalifikowalności 6.1 Państwa uczestniczące 6.2 Wnioskodawcy kwalifikujący się 6.3 Projekty kwalifikujące się 6.4 Działania kwalifikowane 6.5 Okres kwalifikowalności 7. Kryteria wykluczające 7.1 Wykluczenie z udziału 7.2 Wykluczenie z przyznania grantu 7.3 Dokumenty dodatkowe 8. Kryteria wyboru 8.1 Zdolność operacyjna 8.2 Zdolność finansowa 9. Kryteria przyznawania grantu 10. Warunki finansowania 10.1 Postanowienia umowy oraz procedura płatności 10.2 Poręczenie 10.3 Zasada zakazu podwójnego finansowania 10.4 Metoda finansowania 11. Podwykonawstwo i udzielanie zamówień 12. Publikacja, komunikacja i rozpowszechnianie 12.1 Przez Beneficjentów 12.2 Przez Agencję i/lub Komisję 12.3 Komunikacja i rozpowszechnianie 13. Ochrona danych 14. Procedura składania i wyboru wniosków 14.1 Publikacja 14.2 Rejestracja (Portal Użytkownika Komisji Europejskiej) 14.3 Składanie wniosków o dofinansowanie 14.4 Procedura oceny 14.5 Decyzja o przyznaniu grantu 14.6 Obowiązujące zasady 14.7 Kontakty Aneks 1 Aneks 2 Glosariusz Wymagane dokumenty lista kontrolna Wszystkie dokumenty niezbędne do złożenia wniosku, w szczególności elektroniczny formularz aplikacyjny (e-form) oraz wskazówki dla wnioskodawców można znaleźć na stronie: 2

3 1. WSTĘP Niniejszy przewodnik oparty jest na rozporządzeniu nr 1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 11 grudnia 2013 r. ustanawiającym program Kreatywna Europa (2014 do 2020) 1. Uwzględnia on także priorytety wynikające z polityki współpracy ustanowionej na szczeblu Unii Europejskiej (dalej zwanej UE ) w obszarze kultury. Europejska Agenda Kultury 2, którą Komisja Europejska przedstawiła w 2007 roku, ustaliła po raz pierwszy ramy współpracy kulturowej między państwami członkowskimi UE oraz między państwami a Komisją. Na tej podstawie, Rada Ministrów UE przyjęła Plan prac w dziedzinie kultury 3, który określa priorytety na lata , dążąc do podjęcia kluczowych wyzwań stojących przed organizacjami kulturowymi oraz MŚP w sektorach kreatywnym i kulturowym na szczeblu krajowym oraz unijnym w środowisku stale doświadczającym skutków globalizacji i cyfryzacji. Zarówno Europejska Agenda Kultury, jak i Plan prac w dziedzinie kultury na lata pomogą lepiej zdefiniować oraz zrozumieć ramy polityki, w których działa Program Kreatywna Europa (dalej zwany Programem ) oraz ostateczne cele realizowane dzięki oferowanym przez program możliwościom finansowania. Komisja Europejska jest odpowiedzialna za wdrożenie Programu oraz podjęcie decyzji o udzieleniu wsparcia z funduszy Unii Europejskiej. Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego (Education, Audiovisual and Culture Executive Agency), zwana dalej Agencją, zarządza podprogramami Kultura i MEDIA w imieniu i pod kontrolą Komisji Europejskiej. Ogólne informacje dotyczące programu Kreatywna Europa można znaleźć pod adresem: 2. CELE I PRIORYTETY 2.1 Cele i priorytety Zgodnie z ramami, o których mowa w punkcie 1 niniejszego przewodnika, program ma na celu wspieranie projektów dotyczących głównie mobilności transnarodowej, rozwoju publiczności (kultury dostępnej oraz sprzyjającej włączeniu społecznemu) oraz budowania potencjału (zwłaszcza w sferze cyfryzacji, nowych modeli biznesowych, a także kształcenia i szkolenia). Te priorytety programowe zostały przedstawione poniżej w 5 grupach (A, B, C1, C2 i C3). Krótki opis budowania potencjału w punkcie C ma jedynie charakter ilustracyjny i nakreślający kontekst. Wspierane projekty powinny zatem zawierać uzasadnioną strategię oraz szczegółowy opis planowanego sposobu realizacji jednego lub więcej priorytetów programowych. Przy składaniu wniosków za pomocą systemu online, o którym mowa w punkcie 14.3, wnioskodawcy muszą zaznaczyć maksymalnie 3 z 5 priorytetów, które najbardziej odpowiadają ich projektowi oraz ułożyć priorytety według ich znaczenia. 1 Rozporządzenie nr 1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiające program Kreatywna Europa zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu 20 grudnia 2013 (Dz. Urz. L 347, str. 221). 2 Więcej informacji na temat Europejskiej Agendy Kultury można znaleźć na stronie: 3 Więcej informacji na temat Planu prac w dziedzinie kultury można znaleźć na stronie: 3

4 Oprócz specyficznych cech programu i zgodnie z zasadą pomocniczości, wspierane projekty powinny przyczyniać się do tworzenia europejskiej wartości dodanej w rozumieniu art. 5 rozporządzenia nr 1295/2013 ustanawiającego program Kreatywna Europa. A) Mobilność transnarodowa Mowa tu o transnarodowej mobilności artystów i osób zawodowo związanych z kulturą, jak również o transnarodowym obiegu dzieł kultury i pracy twórczej, którego celem jest promowanie wymiany kulturowej, dialogu międzykulturowego, zrozumienia dla różnorodności kulturowej i integracji społecznej. Mobilność transnarodowa jest osadzona w projektach współpracy. Jej cele muszą jednakże wykraczać poza koordynację, zarządzanie i realizację projektu. W mobilności najbardziej liczą się efekty, a nie jedynie fizyczne pokonywanie granic. Rolą projektów dotyczących tego priorytetu jest stworzenie i opisanie rzeczywistej strategii mobilności transgranicznej, której celem może być, między innymi: - budowanie potencjału instytucji kultury uczestniczących w projekcie do pracy w wymiarze transnarodowym i międzynarodowym, - tworzenie, produkcja, - doskonalenie umiejętności zawodowych, partnerskiego uczenia się, kształcenia/szkolenia, - rozwój kariery artystów oraz osób zawodowo związanych z kulturą w wymiarze transnarodowym i międzynarodowym, - wkraczanie na nowe rynki, - tworzenie sieci współpracy, budowanie partnerstwa i kontaktów, - docieranie do nowej i szerszej publiczności, - wyzwalanie dialogu międzykulturowego i szacunku dla różnych kultur oraz form wyrazu kulturowego. Współpraca z instytucjami kultury spoza UE powinna odzwierciedlać koncepcję roli kultury w stosunkach zewnętrznych UE, jak podkreślono w punkcie 1 Europejskiej Agendy Kultury. B) Rozwój publiczności Rozwój publiczności oznacza przybliżanie ludzi do kultury. Jego celem jest bezpośrednie zaangażowanie ludzi i społeczności w doświadczanie, czerpanie przyjemności oraz docenianie walorów kultury i sztuki. Rozwój publiczności polega na współpracy z publicznością, a nie jedynie pracy dla niej. Rozwój publiczności jest nowym, ważnym priorytetem w programie Kreatywna Europa, który pomaga europejskim artystom/osobom zawodowo związanym z kulturą i ich dziełom w dotarciu do jak największej liczby odbiorców na całym kontynencie, a także zwiększa dostęp do dóbr kultury dla grup niedostatecznie reprezentowanych. Celem opracowania strategii rozwoju publiczności może być zwiększenie liczby odbiorców, ich dywersyfikacja lub pogłębienie relacji z istniejącymi odbiorcami (lub połączenie wszystkich powyższych idei). Wnioskodawcy powinni wiedzieć, kim są ich aktualni odbiorcy oraz do jakich grup odbiorców chcą dotrzeć w przyszłości. Rozwój publiczności powinien stanowić integralną część projektu poprzez udział odbiorców w planowaniu, produkcji, sztuce partycypacyjnej, dialogu fizycznym, interakcji mediów społecznych, wolontariacie lub kreatywnym partnerstwie z innymi sektorami (zdrowie, edukacja, handel detaliczny, itp.). Realizacja strategii rozwoju publiczności wymaga zwykle przeszkolenia pracowników i przypisania ich do konkretnych zadań. Szkolenia powinny być istotnym elementem każdej strategii na tym polu. Przed wprowadzeniem strategii wnioskodawcy powinni przeprowadzić badania oraz dążyć do 4

5 zastosowania modeli segmentacji. Dobrą praktyką jest monitorowanie postępów i powodzenia działań w obszarze rozwoju publiczności, między innymi poprzez gromadzenie informacji zwrotnej uzyskanej od odbiorców (w sposób formalny lub nieformalny). Możliwe kierunki, jakie należy przyjąć: - projekty dotyczące budowania umiejętności w zakresie rozwoju publiczności dla działaczy kultury/artystów jako jeden z ich głównych celów; - projekty dotyczące współtworzenia, współprodukcji, występów rotacyjnych, itp. posiadające wyraźną strategię rozwoju publiczności towarzyszącą projektowi tak, by nie skupiały się wyłącznie na aspekcie podaży, ale także na aspekcie popytu, zapewniając, że działania osiągną jak największy możliwy wpływ; - wymóg, aby projekty obejmujące rezydenturę lub wymianę artystów wchodziły w interakcję z lokalnymi społecznościami oraz odbiorcami, zamiast ograniczać ich doświadczenia w zakresie mobilności do swoich najbliższych kolegów. C) Budowanie potencjału Budowanie potencjału oznacza pomoc osobom zawodowo związanym z kulturą w dalszym rozwijaniu ich umiejętności oraz umiędzynarodowieniu ich kariery, aby ułatwić im dostęp do nowych perspektyw zawodowych, a także stworzyć warunki do zwiększenia ponadnarodowego obiegu dzieł kultury i pracy twórczej oraz do nawiązania współpracy transgranicznej. Działania te mogą przybrać wiele form. Trzy najważniejsze przedstawiono poniżej, a każda z nich stanowi odrębny priorytet programowy. C.1) Cyfryzacja Cyfryzacja ma ogromny wpływ na to, jak towary z branży kultury i branży twórczej są wytwarzane, rozpowszechniane, udostępniane, konsumowane oraz monetyzowane. Zmiany na tym polu oferują szerokie możliwości dla sektora kultury i sektora kreatywnego. W celu wykorzystania tych możliwości, sektory kultury i kreatywny muszą rozwijać nowe umiejętności pozwalające na nowe metody produkcji i dystrybucji oraz nowe modele biznesowe. Podprogram Kultura programu Kreatywna Europa wspiera w związku z tym projekty o charakterze ponadnarodowym, umożliwiające działaczom sektora kultury i branży twórczej dostosowanie do cyfryzacji poprzez zachęcanie do korzystania z technologii cyfrowych, od produkcji do dystrybucji i konsumpcji. Działania mogą obejmować organizację warsztatów, testowanie nowych kanałów dystrybucji poprzez media cyfrowe lub rozwój narzędzi służących do digitalizacji treści kulturowych. Te a także inne działania w większości przypadków będą ściśle powiązane z rozwojem publiczności lub powstaniem nowych modeli biznesowych, a wnioskodawcy powinni uwzględnić te związki i wyjaśnić, co jest głównym celem działania. Projekty mające na celu realizację tego priorytetu powinny charakteryzować się innowacyjnym podejściem i wychodzić poza samą digitalizację treści. C.2) Nowe modele biznesowe Możliwości oferowane przez nowe technologie stwarzają konieczność opracowania i testowania nowych modeli przychodów, zarządzania i marketingu w sektorze kulturalnym. Jednocześnie, podmioty działające w sektorze kultury i kreatywnym powinny rozwijać swoje umiejętności finansowe i biznesowe, co pozwoli im osiągać lepsze wyniki rynkowe oraz w pełni korzystać z możliwości finansowania zmieniających się wraz z kontekstem finansowym. Podprogram Kultura programu Kreatywna Europa wspiera ponadnarodowe projekty, które doskonalą umiejętności biznesowe podmiotów sektora kultury i kreatywnego, aby mogły one lepiej zrozumieć zmieniający się kontekst gospodarczy i znaleźć nowe źródła dochodów lub nowe 5

6 modele zarządzania pozwalające na lepszą wydajność i niższe koszty. Mogą to być (lista nie jest wyczerpująca) organizacja warsztatów, tworzenie miejsc współpracy i współtworzenia, opracowywanie oraz testowanie nowych rozwiązań biznesowych i modeli zarządzania, a także inne działania związane z umiejętnościami w zakresie przedsiębiorczości dla sektora kultury i kreatywnego. Wnioskujący powinni uwzględnić ścisłe powiązania między niniejszym priorytetem oraz innymi (cyfryzacja, rozwój publiczności) i określić ich podstawowy cel oraz skutki oddziaływania na inne priorytety. C.3) Szkolenie i kształcenie Umożliwienie ludziom zdobycie nowych umiejętności, które wzbogacą ich życie zawodowe oraz zwiększą ich szanse na rynku pracy, jest jednym z nadrzędnych priorytetów działań Unii Europejskiej. Szkolenia oraz kształcenie w zakresie sztuki i kultury stanowią integralną część tych starań. Podprogram Kultura programu Kreatywna Europa wspiera ponadnarodowe projekty oferujące uczestnikom możliwość zdobycia nowych umiejętności i poprawy zdolności zatrudnienia, czy to poprzez kształcenie formalne w uznanych szkołach uczestniczących w projektach, czy to za pośrednictwem nieformalnych działań ukierunkowanych na kształcenie artystyczne lub zdobywanie miękkich umiejętności w sektorze kultury i sztuki. Logiczne połączenie tego priorytetu z innymi należy do dobrych praktyk i wymaga szczegółowego objaśnienia. 2.2 Wytyczne Obszar ten oferuje dwa rodzaje wsparcia. W zależności od skali, potrzeb, charakteru i celów projektu (zwanych również "działaniami"), lider projektu oraz partnerzy (zwani również wnioskodawcami ), będą musieli zdecydować się na aplikowanie do kategorii 1 albo kategorii 2: Kategoria 1 Projekty współpracy na mniejszą skalę Projekty, w które zaangażowany jest lider projektu oraz co najmniej dwóch partnerów, mających siedziby w co najmniej trzech różnych państwach biorących udział w Podprogramie Kultura, o maksymalnym dofinansowaniu UE wynoszącym euro. Kategoria 2 Projekty współpracy na większą skalę Projekty, w które zaangażowany jest lider projektu oraz co najmniej pięciu partnerów, mających siedziby w co najmniej sześciu różnych państwach biorących udział w Podprogramie Kultura, o maksymalnym dofinansowaniu UE wynoszącym euro. Przykładowe rodzaje działań, które mogą być wspierane w ramach projektów, jeśli przyczyniają się one do powyższych priorytetów, są następujące (należy zauważyć, że lista nie jest wyczerpująca): - Wymiany uczestników sektora kultury mające na celu budowanie kompetencji umożliwiających im pozyskiwanie umiejętności i know-how niezbędnego do przystosowania się do zmieniającego się środowiska (digitalizacja, nowe modele działalności gospodarczej i zarządzania, nowe podejścia do rozwoju publiczności, wspieranie małych organizacji w rozwoju gotowości biznesowej przy wnioskowaniu o kredyty bankowe). Może to obejmować sesje szkoleniowe, warsztaty, przygotowanie w tym celu materiałów, stron internetowych, itp..; 6

7 - Wymiany uczestników sektorów kultury między państwami, w tym długoterminowe pobyty i rezydentury, które pomogą artystom lub osobom zawodowo związanym z kulturą w rozwoju zawodowym. Podczas tych pobytów, działania mogą obejmować tworzenie prac artystycznych, w tym tworzenie prac zbiorowych i współprodukcji, które następnie są przedstawiane lub eksponowane w formie wydarzeń mobilnych w rożnych państwach. Na tyle, na ile to możliwe, powinny one również obejmować szkolenia i działania mające na celu rozwój publiczności oraz interakcję z lokalnymi społecznościami, w tym inicjatywy mające na celu dotarcie do grup zwykle niedostatecznie reprezentowanych; - Spotkania organizacji kulturowych (np. sale koncertowe, opery, teatry, festiwale, orkiestry, zespoły muzyczne, grupy teatralne) z różnych państw, mające na celu wspólne wyprodukowanie i/lub wykonanie oraz występy w trakcie trasy rotacyjnej na różnorodnych scenach i podczas wielu wydarzeń w różnych państwach, lub podczas pojedynczego wydarzenia, pod warunkiem, że jest to rozpoznawalne wydarzenie o szerokim międzynarodowym zasięgu, które może oddziaływać w innych państwach. Wspólne produkcje mogą obejmować dzieła nowe lub awangardowe. Działania promocyjne oraz ukierunkowane na rozwój publiczności muszą zostać uwzględnione w celu przyciągnięcia szerszych grup odbiorców, ułatwienia odbiorcom dostępu do złożonych dzieł oraz poszerzenia dostępu dla grup niedostatecznie reprezentowanych. Działania te powinny pomagać artystom/osobom zawodowo związanym z kulturą w rozwoju zawodowym, pomagać artystom oraz ich dziełom w docieraniu do szerszego grona odbiorców w całej Europie i poza nią, pomagać wydłużać trwałość produkcji oraz pomagać organizacjom w nawiązywaniu trwałej współpracy z nowymi partnerami w innych państwach oraz tworzeniu dla nich nowych perspektyw zawodowych. - Ponadnarodowe wymiany dzieł sztuki o szczególnym wymiarze europejskim: wymiany te nie muszą prowadzić do powstania nowych dzieł, lecz mogą pozwolić na obieg nowych i już istniejących, np. poprzez wystawy rotacyjne pomiędzy różnymi partnerami lub wypożyczanie eksponatów z danego muzeum do muzeów w innych państwach, ze szczególnym naciskiem na poszerzanie i powiększanie grup odbiorców tych dzieł, a także zwiększanie trwałości wystaw. 3. HARMONOGRAM Wstępny harmonogram dla zaproszeń do składania wniosków na rok 2016 jest następujący: Dla kategorii 1 Projekty współpracy na mniejszą skalę: Publikacja zaproszenia do składania wniosków lipiec 2015 Termin składania wniosków Pierwsza środa października (południe) czasu brukselskiego Okres oceny wniosków Informacje dla wnioskodawcó w Podpisanie umów o grant 6 miesięcy marzec 2016 kwiecień 2016 Data rozpoczęcia działań Od maja do grudnia 2016 Dla kategorii 2 Projekty współpracy na większą skalę: Publikacja zaproszenia do składania wniosków Termin składania wniosków Okres oceny wniosków Informacje dla wnioskodawcó w Podpisanie umów o grant Data rozpoczęcia działań lipiec 2015 Pierwsza 6 miesięcy marzec 2016 maj 2016 Od czerwca do 7

8 środa października (południe) czasu brukselskiego grudnia 2016 Wstępny harmonogram na kolejne lata jest następujący: Dla kategorii 1 Projekty współpracy na mniejszą skalę: Publikacja zaproszenia do składania wniosków lipiec roku n- 1 Termin składania wniosków Pierwsza środa października roku n-1 Okres oceny wniosków Informacje dla wnioskodawcó w 6 miesięcy marzec roku n Podpisanie umów o grant kwiecień roku n Data rozpoczęcia działań Od maja do grudnia roku n Dla kategorii 2 Projekty współpracy na większą skalę Publikacja zaproszenia do składania wniosków lipiec roku n- 1 Termin składania wniosków Pierwsza środa października roku n-1 Okres oceny wniosków Informacje dla wnioskodawcó w 6 miesięcy marzec roku n Podpisanie umów o grant maj roku n Data rozpoczęcia działań Od czerwca do grudnia roku n Jeśli termin składania wniosków upływa w dzień świąteczny w państwie wnioskodawcy, nie ulega on przedłużeniu. Wnioskodawcy muszą to uwzględnić przy planowaniu składania swoich wniosków. 4. DOSTĘPNY BUDŻET Całkowity budżet dostępny na dofinansowanie projektów w ramach tego obszaru szacowany jest na 70% całkowitego budżetu podprogramu Kultura programu Kreatywna Europa (tj. 454,8 milionów euro), czyli około 318 milionów euro w latach Każdego roku podczas trwania programu Komisja Europejska oraz Agencja opublikują roczny program prac, w którym podany będzie budżet przeznaczony na Projekty Współpracy na dany rok. Wsparcie finansowe UE nie może przekroczyć 60% łącznych kosztów kwalifikowanych dla kategorii 1 projekty współpracy na mniejszą skalę oraz 50% łącznych kosztów kwalifikowanych dla kategorii 2 projekty współpracy na większą skalę. Pozostała kwota musi być zapewniona przez wnioskodawców. Agencja zastrzega sobie prawo do nierozdysponowania wszystkich dostępnych funduszy. 5. WYMOGI DOPUSZCZALNOŚCI Wnioski muszą spełniać następujące wymogi: 8

9 - muszą być wysłane nie później niż w terminie składania wniosków, o którym mowa w punkcie 3 niniejszego przewodnika; - muszą być złożone w formie pisemnej na formularzu on-line (patrz punkt 14 niniejszego przewodnika); - muszą być sporządzone w jednym z języków urzędowych UE - muszą być wypełnione w całości, i zawierać wszystkie niezbędne podpisane załączniki (wymagane są oryginalne podpisy lub im równoważne). Rozpatrywane będą wyłącznie wnioski wypełnione i wysłane w wersji elektronicznej. Do formularza wniosku należy dołączyć zrównoważony budżet oraz wszystkie inne dokumenty, o których mowa w formularzu. Niezastosowanie się do tych wymagań będzie prowadziło do odrzucenia wniosku. W celu złożenia wniosku, wnioskodawcy (lider projektu oraz partnerzy) muszą podać swój kod identyfikacyjny uczestnika (PIC) w formularzu zgłoszeniowym. PIC można uzyskać poprzez rejestrację organizacji w Centralnym Systemie Rejestracji (URF) w Portalu Użytkownika. Centralny System Rejestracji jest narzędziem wykorzystywanym także przez inne usługi Komisji Europejskiej. Jeśli wnioskujący (lider projektu oraz partnerzy) posiada już kod PIC, który był wcześniej wykorzystany przy okazji innych programów (na przykład programów badawczych), ten sam kod jest ważny dla niniejszego zaproszenia do złożenia wniosku. Portal Użytkownika umożliwia wnioskodawcom (liderowi projektu oraz partnerom) przesłanie lub aktualizację informacji dotyczących ich statusu prawnego oraz dołączenie wymaganych dokumentów prawnych i finansowych (patrz punkt 14.2 w celu uzyskania dalszych informacji). 6. KRYTERIA KWALIFIKOWALNOŚCI Wnioski spełniające poniższe kryteria będą poddane dogłębnej ocenie. 6.1 Państwa uczestniczące Wnioski składane przez osoby prawne mające siedzibę w państwie należącym do jednej z poniższych kategorii kwalifikują się, o ile spełnione są wszystkie warunki, o których mowa w artykule 8 rozporządzenia nr 1295/2013 ustanawiającego program Kreatywna Europa, a Komisja rozpoczęła negocjacje z danym państwem: 1. Państwa członkowskie UE oraz kraje i terytoria, które kwalifikują się do udziału w programie zgodnie z art. 58 decyzji Rady 2001/822/WE 4 ; 2. Państwa przystępujące, państwa kandydujące i państwa potencjalnie kandydujące korzystające ze strategii przedakcesyjnej, zgodnie z zasadami i warunkami ogólnymi uczestnictwa tych państw w programach unijnych, ustalonymi w odpowiednich umowach ramowych, decyzjach Rady Stowarzyszenia lub innych podobnych umowach; 3. Państwa EFTA będące stronami Porozumienia EOG, zgodnie z postanowieniami porozumienia EOG; 4. Konfederacja Szwajcarska, na podstawie dwustronnej umowy, która zostanie zawarta z tym państwem; 5. Państwa objęte europejską polityką sąsiedztwa, zgodnie z procedurami określonymi wspólnie z tymi państwami po zawarciu umów ramowych dotyczących ich uczestnictwa w programach Unii Europejskiej. 4 Decyzja Rady 2001/822/WE z dnia 27 listopada 2001 w sprawie stowarzyszenia krajów i terytoriów zamorskich ze Wspólnotą Europejską ("decyzja o stowarzyszeniu zamorskim") (Dz. Urz. L 314 z 30 listopada 2001 r., str. 1). 9

10 Agencja może wybrać propozycje złożone przez wnioskodawców spoza państw Unii Europejskiej, pod warunkiem, że w dniu wydania decyzji o przyznaniu grantu podpisane i zgłoszone były porozumienia określające zasady uczestnictwa tych państw w programie ustanowionym rozporządzeniem, o którym mowa powyżej. Zaktualizowany wykaz państw spełniających kryteria, o których mowa w artykule 8 rozporządzenia nr 1295/2013 oraz tych, z którymi Komisja rozpoczęła negocjacje, dostępny jest pod adresem: Wnioskodawcy kwalifikujący się Wnioskodawcy (lider projektu i partnerzy) muszą być aktywnymi uczestnikami sektorów kultury i kreatywnego w rozumieniu art. 2 rozporządzenia nr 1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady, ustanawiającego program Kreatywna Europa. Wymagane jest przedstawienie dokumentów poświadczających taką działalność (np. statut/umowa spółki, sprawozdania z działalności). Lider projektu składa wniosek do Agencji w imieniu wszystkich partnerów. W związku z tym, wnioski muszą zawierać listy mandatowe od organizacji partnerskich potwierdzające ich uczestnictwo (wymagane są oryginalne podpisy lub im równoważne) Przy składaniu wniosku, zarówno lider projektu, jak i partnerzy muszą wykazać, że posiadają osobowość prawną od co najmniej 2 lat w dniu składania wniosku, o którym mowa w punkcie 3. niniejszego przewodnika. Wnioski o przyznanie grantu nie mogą być składane przez osoby fizyczne. 6.3 Projekty kwalifikujące się W zależności od skali, potrzeb, charakteru, celów i priorytetów projektu, wnioskodawcy będą musieli zdecydować się na złożenie wniosku należącego do jednej z poniższych kategorii: 1 projekty współpracy na mniejszą skalę, lub 2 projekty współpracy na większą skalę. Prosimy zwrócić uwagę, że lider projektu może złożyć wniosek tylko jeden raz w roku w kategorii 1 albo w kategorii 2. Wnioskodawca zgłaszający się jako lider projektu w ramach kategorii 1 lub kategorii 2 może być partnerem w innych projektach zgłoszonych przez innego lidera projektu w ramach kategorii 1 lub kategorii 2. Kategoria ta obejmuje projekty: Kategoria 1 projekty współpracy na mniejszą skalę - w które zaangażowany jest lider projektu oraz co najmniej dwóch partnerów, mający siedzibę prawną w co najmniej trzech różnych państwach biorących udział w podprogramie Kultura programu Kreatywna Europa. Lider projektu lub jeden z partnerów musi mieć swoją siedzibę prawną w jednym z państw, o których mowa w ust. 1, 3 i 4 punktu 6.1.; - które są przedmiotem wniosku o grant UE nieprzekraczający kwoty euro, stanowiącej maksymalnie 60% całkowitego budżetu kwalifikowanego. W przypadku wyboru wniosku i przyznania grantu, lider projektu kategorii 1 może złożyć wniosek dla nowego projektu kategorii 1 lub kategorii 2 w ramach późniejszych zaproszeń do składania wniosków. Kategoria 2 projekty współpracy na większą skalę Kategoria ta obejmuje projekty: 10

11 - w które zaangażowany jest lider projektu oraz co najmniej pięciu partnerów, mających siedzibę prawną w co najmniej sześciu różnych państwach biorących udział w podprogramie Kultura programu Kreatywna Europa. Lider projektu lub jeden z partnerów musi mieć swoją siedzibę prawną w jednym z państw, o których mowa w ust. 1, 3 i 4 punktu 6.1; - które są przedmiotem wniosku o grant UE nieprzekraczający kwoty euro, stanowiącej maksymalnie 50% całkowitego budżetu kwalifikowanego. W przypadku przyznania grantu, lider wybranego projektu kategorii 2 nie będzie uprawniony do złożenia innych wniosków w ramach kategorii 2 tak długo, jak projekt będzie realizowany. Oznacza to, że lider realizowanego projektu kategorii 2 nie jest uprawniony do tego, by być liderem innego projektu kategorii 2, chyba że okres kwalifikowalności wybranego projektu współpracy zostanie zakończony, gdy rozpocznie się okres kwalifikowalności kolejnego projektu kategorii 2, dla którego składa on wniosek jako lider projektu. Liderzy będących w toku projektów kategorii 2 mogą jednak składać wnioski zgłoszeniowe dla nowych projektów kategorii 1 w ramach późniejszych zaproszeń do składania wniosków. Dla obu kategorii Projektów Współpracy, projekt musi opierać się na umowie o współpracy zawartej pomiędzy liderem projektu a partnerami. Umowa o współpracy musi określać wszystkie prawne i finansowe warunki współpracy pomiędzy partnerami, a także ich obowiązki operacyjne w trakcie realizacji projektu. 6.4 Działania kwalifikowane Działania kwalifikujące się, które zostaną wzięte pod uwagę, to te, które prowadzą do osiągnięcia celów i priorytetów określonych w punkcie 2. niniejszego przewodnika. Działania muszą dotyczyć sektorów kultury i kreatywnego w rozumieniu art. 2 rozporządzenia nr 1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady, ustanawiającego program Kreatywna Europa. W ramach podprogramu Kultura nie kwalifikują się działania dotyczące wyłącznie sektora audiowizualnego. Jednakże działania audiowizualne są kwalifikowane jeśli pełnią one jedynie funkcję pomocniczą wobec nieaudiowizualnych sektorów kultury i kreatywnego. 6.5 Okres kwalifikowalności Działania muszą rozpocząć się między czerwcem roku n a grudniem roku n dla projektów współpracy na większą skalę lub między majem a grudniem roku n dla projektów współpracy na mniejszą skalę. Grant UE może zostać przyznany dla projektu już rozpoczętego, jeśli wnioskodawca udowodni, że wystąpiła potrzeba rozpoczęcia projektu przed podpisaniem umowy. W każdym przypadku Agencja będzie musiała zatwierdzić uzasadnienie konieczności rozpoczęcia projektu przed podpisaniem umowy, zaś projekt nie może rozpocząć się przed upływem terminu składania wniosków wskazanego w punkcie 3. niniejszego przewodnika. Nie będą przyznane granty wsteczne na projekty już ukończone. Zarówno dla projektów współpracy na większą skalę, jak i na mniejszą skalę, maksymalny czas trwania projektu to 48 miesięcy. Wnioski dotyczące projektów zaplanowanych na dłuższy okres niż określono w niniejszym przewodniku nie będą uznawane za kwalifikujące się. Przedłużenie okresu kwalifikowalności wykraczające poza maksymalny czas trwania nie będzie przyznawane. 11

12 Jednakże, jeśli po podpisaniu umowy oraz po rozpoczęciu projektu, dla beneficjenta stanie się niemożliwe ukończenie projektu w zaplanowanym okresie z w pełni uzasadnionych przyczyn pozostających poza jego kontrolą, przedłużenie okresu kwalifikowalności może być przyznane w trybie wyjątkowym. Przedłużenie o maksymalnie 12 miesięcy może być przyznane na wniosek zgłoszony przed upływem terminu określonego w umowie. Wówczas maksymalny czas trwania będzie wynosił 60 miesięcy. Jedynie wnioski spełniające wymogi dopuszczalności i kryteria kwalifikowalności zostaną zakwalifikowane do otrzymania dofinansowania. Jeśli wniosek zostanie odrzucony, do wnioskodawcy zostanie wysłane pismo z uzasadnieniem. 7. KRYTERIA WYKLUCZAJĄCE 7.1 Wykluczenie z udziału Wnioskodawcy (lider projektu i partnerzy) zostaną wykluczeni z uczestnictwa w zaproszeniu do składania wniosków, jeśli znajdują się w którejkolwiek z poniższych sytuacji: (a) są w stanie upadłości lub są przedmiotem postępowania upadłościowego, ich działalność jest poddana zarządowi sądowemu, zawarli ugodę z wierzycielami, zawiesili działalność, są przedmiotem postępowań w powyższych sprawach lub znajdują się w innej analogicznej sytuacji powstałej w wyniku podobnej procedury przewidzianej w ustawodawstwie krajowym; (b) oni sami lub osoby posiadające w stosunku do nich uprawnienia reprezentacyjne, decyzyjne lub kontrolne zostali skazani za przestępstwo w związku z działalnością zawodową orzeczeniem właściwego organu państwa członkowskiego, który ma powagę rzeczy osądzonej; (c) są winni poważnego wykroczenia zawodowego, udowodnionego dowolnymi środkami, które może uzasadniać odpowiedzialny urzędnik zatwierdzający, łącznie z decyzjami Europejskiego Banku Inwestycyjnego oraz organizacji międzynarodowych; (d) nie dopełnili obowiązku uiszczania składek na ubezpieczenie społeczne lub kwot podatków zgodnie z ustawodawstwem państwa, w którym są zarejestrowani, lub z przepisami prawa państwa odpowiedzialnego urzędnika zatwierdzającego lub z przepisami prawa państwa, w którym umowa ma być wykonywana; (e) oni sami lub osoby posiadające w stosunku do nich uprawnienia reprezentacyjne, decyzyjne lub kontrolne zostali skazani prawomocnym wyrokiem sądu za dopuszczenie się nadużyć finansowych, korupcji, udziału w organizacji przestępczej, pranie pieniędzy, lub jakiekolwiek inne przestępstwo naruszające interesy finansowe UE; (f) podlegają karze administracyjnej, o której mowa w art. 109(1) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 Parlamentu Europejskiego i Rady z października 2012 r. w sprawie reguł finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii 5 zwanego dalej rozporządzeniem finansowym"). 7.2 Wykluczenie z przyznania grantu Wnioskodawcom nie zostanie przyznane wsparcie finansowe, jeśli podczas trwania procedury przyznawania grantu: (a) znajdują się w sytuacji konfliktu interesów; (b) są winni złożenia nieprawdziwych informacji wymaganych przez Agencję jako warunku udziału w procedurze przyznania grantu, lub też nie złożą tych informacji. (c) znajdują się w jednej z sytuacji wykluczających, o których mowa w punkcie 7.1 powyżej. 5 Dz. Urz. L 298, 26 października 2012 r, str.1 12

13 Kary administracyjne i finansowe mogą zostać nałożone na wnioskodawców, którzy są winni złożenia nieprawdziwych informacji lub w przypadku stwierdzenia poważnego naruszenia zobowiązań umownych w ramach wcześniejszej procedury przyznawania grantu. 7.3 Dokumenty dodatkowe Osoby ubiegające się o grant w kwocie przewyższającej euro muszą podpisać oświadczenie honorowe potwierdzające, że nie znajdują się w żadnej z sytuacji, o których mowa powyżej w punktach 7.1 oraz 7.2, wypełniając stosowny formularz, jaki należy dołączyć do wniosku aplikacyjnego, który dostępny jest na stronie: 8. KRYTERIA WYBORU Wnioskodawcy muszą złożyć oświadczenie honorowe, wypełnione i podpisane, potwierdzające ich osobowość prawną oraz ich zdolność finansową i operacyjną do realizacji proponowanych działań. 8.1 Zdolność operacyjna Wnioskodawcy muszą posiadać kompetencje zawodowe oraz odpowiednie kwalifikacje niezbędne do realizacji proponowanego projektu. W związku z tym lider projektu musi złożyć oświadczenie honorowe, a dla osób ubiegających się o dofinansowanie powyżej EUR następujące dokumenty towarzyszące: - kopie sprawozdań z działalności organizacji aplikujących (lidera projektu i partnerów) z ostatnich dwóch lat. Wnioskodawcy, którzy na dzień składania wniosku wydali tylko jedno sprawozdanie z działalności z powodu ich daty założenia będą upoważnieni do przedstawienia tyko tego sprawozdania. Agencja dokona oceny i weryfikacji poziomu działań podwykonawczych stosowanych przez wnioskodawców w celu zrealizowania proponowanego projektu. 8.2 Zdolność finansowa Wnioskodawcy muszą posiadać stałe i wystarczające źródła finansowania w celu utrzymania swojej działalności przez okres jej wykonywania oraz uczestniczyć w jej finansowaniu. Zdolność finansowa wnioskodawców zostanie oceniona na podstawie następujących dokumentów dodatkowych, które należy przedłożyć wraz z wnioskiem: - dla wszystkich wniosków, oświadczenie honorowe lidera projektu; - w przypadku wniosków o dofinansowanie o wysokości ponad EUR, sprawozdania finansowe lidera projektu (w tym bilans i rachunek zysków i strat, wraz z załącznikami) z dwóch ostatnich lat finansowych, za które zamknięto rachunki. Wnioskodawcy, którzy na dzień składania wniosku zamknęli tyko jeden rok finansowy, będą upoważnieni do przedstawienia sprawozdania tylko za ten rok; - w przypadku wniosków o dofinansowanie o wysokości ponad EUR, oświadczenie o zdolności finansowej lidera projektu, zawierające odpowiednie ustawowe dane księgowe w celu obliczenia współczynnika, jak wyszczególniono w formularzu; - w przypadku wniosków o dofinansowanie o wysokości EUR, sprawozdanie z audytu przeprowadzonego przez biegłego rewidenta potwierdzające sprawozdania finansowe za ostatni rok finansowy. Jeżeli na podstawie przedstawionych dokumentów, Agencja uzna, że nie przedstawiono dowodów na istnienie zdolności finansowej lub nie jest ona wystarczająca, może: 13

14 - zażądać poręczenia (patrz punkt 10.2 niniejszego przewodnika) wystawionego przez zatwierdzony bank, instytucję finansową, wspólnego poręczenia od strony trzeciej lub beneficjentów projektu; - zaoferować umowę o grant bez przedpłaty i dokonać płatności okresowej(-ych) na podstawie poniesionych już wydatków kwalifikowanych, gdy projekt jest już częściowo zrealizowany. Agencja zastrzega sobie prawo do odrzucenia wniosku, jeśli którakolwiek z tych dwóch opcji, niezależnie od przyczyny, nie może zostać zrealizowana. Weryfikacja zdolności finansowej nie dotyczy organów publicznych lub organizacji międzynarodowych podlegających prawu publicznemu. Nie dotyczy również placówek kształcenia oraz placówek szkoleniowych, jeśli zdecyduje tak właściwy urzędnik na podstawie analizy ryzyka związanego z zarządzaniem. 9. KRYTERIA PRZYZNAWANIA GRANTU Kwalifikujące się wnioski zostaną ocenione na podstawie następujących kryteriów: Kryterium Definicja Maks. liczba punktów 1. Zgodność z celami programu Czy wniosek przyczynia się do 30 realizacji celów i priorytetów programu? 2. Jakość treści i działań Jak realizowany jest projekt? Komunikacja i Jakie jest podejście projektu do 20 rozpowszechnianie komunikowania działań oraz dzielenia się wiedzą i doświadczeniami z sektorem oraz ponad granicami? 4. Jakość partnerstwa Jaka jest jakość partnerstwa w odniesieniu do skutecznej realizacji i trwałości? Zgodność z celami programu (30) Kryterium to pozwala ocenić, w jaki sposób projekt, w oparciu o priorytety programowe wymienione w punkcie 2. niniejszego przewodnika, przyczyni się do wzmocnienia profesjonalizacji oraz zdolności do działania na szczeblu ponadnarodowym oraz międzynarodowym, promowania ponadnarodowego obiegu dzieł sektora kultury i kreatywnego, mobilności artystów, a także poprawy dostępu do dzieł sektora kultury i kreatywnego. W tym celu, projekt powinien zawierać uzasadnioną strategię do realizacji priorytetu/ów programowych zdefiniowanych w punkcie 2., poprzez udzielenie odpowiedzi na poniższe pytania: Jaka jest adekwatność projektu względem jednego lub więcej z poniższych priorytetów uznawanych za kluczowe do osiągnięcia celów podprogramu Kultura: o Mobilność transnarodowa artystów i twórców kultury oraz/lub ponadnarodowa cyrkulacja dzieł kultury oraz kreatywnych o Rozwój publiczności o Budowanie zdolności w kontekście dostosowania do cyfryzacji i zachęcanie do korzystania z technologii cyfrowych o Budowanie zdolności w kontekście podniesienia umiejętności biznesowych o Budowanie zdolności w kontekście nabywania nowych umiejętności i zwiększania szans na zatrudnienie Na ile przekonujące, jasno określone i innowacyjne są strategie proponowane w celu osiągnięcia powyższego priorytetu(ów), które projekt zamierza zrealizować? 14

15 W jakim stopniu projekt ma na celu przyniesienie rezultatów, które wykraczają poza wyłączny interes partnerów i bezpośrednich uczestników i mają potencjalny wpływ długoterminowy? W jakim stopniu projekt jest komplementarny do działań kulturalnych realizowanych na poziomie krajowym, regionalnym lub lokalnym? 2. Jakość treści i działań (30) Kryterium to służy ocenie, jak projekt będzie realizowany w praktyce (jakość działań i rezultatów, doświadczenie personelu odpowiedzialnego za projekt i organizację pracy). Czy istnieją konkretne i dobrze zdefiniowane działania przeznaczone do realizacji w ramach projektu? Jak wyraźnie cele i działania w ramach projektu związane są ze zidentyfikowanymi potrzebami grup docelowych? Czy istnieją konkretne i dobrze zdefiniowane produkty (rezultaty) i jak mają się one do ogólnych celów projektu? Czy przewidziana jest ocena jakościowa i ilościowa wyników i jak bardzo jest ona przejrzysta i odpowiednia? Jak istotne jest doświadczenie zespołu biorącego udziału w projekcie, np. z punktu widzenia umiejętności organizacyjnych, doświadczenia oraz historii dokonań w sektorach kultury i kreatywnym, komunikacji i umiejętności językowych? W tym celu ocenione zostaną CV osób odpowiedzialnych za zgłoszony projekt w ramach organizacji wnioskodawcy oraz każdej instytucji partnerskiej. Jak adekwatna jest alokacja budżetu i zasobów ludzkich do działań podjętych w ramach projektu? Na ile jasny i realistyczny jest harmonogram realizacji działań projektowych? 3. Komunikacja i rozpowszechnianie (20) Kryterium to pozwala na ocenę zastosowanego w projekcie podejścia do komunikowania działań oraz dzielenia się wiedzą i doświadczeniami z sektorem oraz ponad granicami. Celem jest tu maksymalizacja wpływu wyników projektu poprzez jak najszersze ich udostępnienie na szczeblu lokalnym, regionalnym, krajowym i europejskim tak, aby wykroczyły one poza osoby bezpośrednio zaangażowane w projekt oraz osiągnęły wpływ wykraczający poza czas trwania projektu. Na ile przejrzysta i adekwatna jest strategia komunikowania działań sieci partnerów, z uwzględnieniem celów, grup docelowych, narzędzi 6, kanałów 7, mediów, wpływu i harmonogramu? Jak widoczne będzie wsparcie UE przez cały czas trwania projektu i po jego zakończeniu, oraz w jaki sposób przyczyni się to do poprawy wizerunku UE? Jak i do kogo będą rozpowszechniane doświadczenie i wiedza uzyskane w ramach projektu na szczeblu lokalnym, regionalnym, krajowym i/lub europejskim, również po zakończeniu projektu? 4. Jakość partnerstwa (20) Kryterium to ocenia do jakiego stopnia ogólna organizacja i koordynacja projektu zapewnią skuteczną realizację działań oraz przyczynią się do ich trwałości. 6 6 Przykładami narzędzi są: publikacje, materiały promocyjne: ulotki, plakaty, gadżety, materiały audiowizualne, biuletyny informacyjne, bazy danych, itp. 7 Przykłady kanałów to: Internet, media społecznościowe (Facebook, Twitter, YouTube), wydarzenia: konferencje, seminaria, warsztaty, itp. 15

16 W jaki sposób zdefiniowane zostało partnerstwo i do jakiego stopnia zapewnia ono silne zaangażowanie wszystkich partnerów oraz wyraźny podział zadań między nimi? W jaki sposób zapewniona została trwałość partnerstwa po zakończeniu projektu? Do jakiego stopnia partnerstwo wykracza poza bezpośrednich sąsiadów geograficznych organizacji i włącza partnerów z różnych regionów europejskich? Tylko dla projektów obejmujących współpracę z organizacją (ami) mającymi siedzibę w tych państwach, o których mowa w ustępach 2, 4 i 5 punktu 6.1 przewodnika: W jakim stopniu współpraca z podmiotami spoza UE odzwierciedla koncepcję roli kultury w stosunkach zewnętrznych UE, jak określono w Europejskiej Agendzie Kultury? 10. WARUNKI FINANSOWANIA Wsparcie UE stanowi bezpośredni wkład finansowy w formie grantu mającego na celu sfinansowanie działań (zwanych również projektem ), które mają pomóc w realizacji celów polityki UE. Wsparcie oparte jest na zasadzie współfinansowania i stanowi dopełnienie środków własnych wnioskodawcy, przychodów uzyskanych dzięki działaniom oraz wkładów pozyskanych od stron trzecich. Akceptacja wniosku przez Agencję nie stanowi zobowiązania do udzielenia wsparcia UE w kwocie wnioskowanej przez beneficjenta. Co więcej, w żadnym wypadku kwota przyznana nie może przekroczyć wnioskowanej kwoty (patrz sekcja przewodnika faza dostosowawcza). Przyznanie dotacji nie stanowi uprawnienia do finansowania kolejnych latach Postanowienia umowy oraz procedura płatności Postanowienia umowy W przypadku przyznania grantu przez Agencję do lidera projektu zostaje wysłana umowa o grant wyrażony w euro, szczegółowo określająca warunki oraz poziom finansowania, łącznie z procedurą mającą na celu sformalizowanie obowiązków stron. Dwa egzemplarze umowy muszą zostać podpisane przez lidera projektu w imieniu wszystkich partnerów (lider projektu i partnerzy zwani są również beneficjentami ) oraz muszą zostać bezzwłocznie zwrócone do Agencji. Agencja podpisze dokumenty jako ostatnia Procedura płatności Jeśli wymagania w zakresie zdolności finansowych nie zostaną spełnione, wówczas procedura płatności zostanie określona w sposób omówiony w punkcie 8.2 niniejszego przewodnika (ocena zdolności finansowej). Jeśli spełnione zostały wymagania w zakresie zdolności finansowej, kwoty grantu oraz czasu trwania projektu, Agencja może zdecydować o przesłaniu jednej lub kilku płatności w ramach przedpłaty. Charakter, liczba i kwota płatności zostaną w pełni zdefiniowane w umowie o grant. Przypadek 1: W przypadku działań o maksymalnym czasie trwania 24 miesięcy oraz gdy grant UE jest mniejszy lub równy euro, Agencja przekaże na rzecz beneficjenta przedpłatę w wysokości 70% grantu. Przedpłata zostanie przekazana w ciągu 30 dni od dnia podpisania umowy przez ostatnią spośród obu stron pod warunkiem, że wszystkie niezbędne gwarancje zostały dostarczone. 16

17 Kwota grantu unijnego w euro ,00 Przypadek 3 Przypadek ,00 1 przedpłata 50% Płatność końcowa 50% 1 przedpłata 40% 2 przedpłata 40% Płatność końcowa20% ,00 Case 1 Case ,00 1 przedpłata 70% Płatność końcowa 30% 1 przedpłata 50% 2 przedpłata 30% Płatność końcowa 20% 0, Liczba miesięcy Przypadek 2: W przypadku działań trwających dłużej niż 24 miesięcy oraz gdy grant UE jest mniejszy lub równy euro, Agencja przekaże: na rzecz beneficjenta pierwszą przedpłatę w wysokości 50% grantu UE. Przedpłata zostanie przekazana w ciągu 30 dni od dnia podpisania umowy przez ostatnią spośród obu stron pod warunkiem, że wszystkie niezbędne gwarancje zostały dostarczone. na rzecz beneficjenta drugą przedpłatę w wysokości 30% grantu UE. Druga przedpłata będzie przekazana w oparciu o przesłany do Agencji wniosek o zapłatę z dołączonym sprawozdaniem z postępów w realizacji projektu. Zostanie ona przekazana w ciągu 60 dni od dnia zatwierdzenia tego sprawozdania przez Agencję. Może ona być przekazana jedynie, jeśli co najmniej 70% poprzedniej przedpłaty zostało wykorzystane. Jeśli wykorzystanie poprzedniej przedpłaty jest niższe niż 70%, kwota nowej przedpłaty będzie pomniejszona o niewykorzystaną kwotę poprzedniej przedpłaty. Przypadek 3: W przypadku działań o maksymalnym czasie trwania 24 miesięcy oraz gdy grant UE przekracza euro i jest mniejszy lub równy euro, Agencja przekaże na rzecz beneficjenta przedpłatę w wysokości 50% grantu. Przedpłata zostanie przekazana w ciągu 30 dni od dnia podpisania umowy przez ostatnią spośród obu stron pod warunkiem, że wszystkie niezbędne gwarancje zostały otrzymane. Przypadek 4: 17

18 W przypadku działań o czasie trwania dłuższym niż 24 miesięcy oraz gdy grant UE przekracza euro i jest mniejszy lub równy euro, Agencja przekaże: na rzecz beneficjenta pierwszą przedpłatę w wysokości 40% grantu UE. Przedpłata zostanie przekazana w ciągu 30 dni od dnia podpisania umowy przez ostatnią spośród obu stron pod warunkiem, że wszystkie niezbędne gwarancje zostały otrzymane. na rzecz beneficjenta drugą przedpłatę w wysokości 40% grantu UE. Druga przedpłata będzie przekazana w oparciu o przesłany do Agencji wniosek o zapłatę z dołączonym sprawozdaniem z postępów w realizacji projektu. Zostanie ona przekazana w ciągu 60 dni od dnia zatwierdzenia tego sprawozdania przez Agencję. Może ona być przekazana jedynie, jeśli co najmniej 70% poprzedniej przedpłaty zostało wykorzystane. Jeśli wykorzystanie poprzedniej przedpłaty jest niższe niż 70%, kwota nowej przedpłaty będzie pomniejszona o niewykorzystaną kwotę poprzedniej przedpłaty. Przedpłaty mają zapewnić beneficjentowi płynność finansową. W przypadku wszystkich projektów Agencja określi kwotę ostatniej płatności na rzecz beneficjenta w oparciu o ostateczne sprawozdanie (patrz punkt niniejszego przewodnika). Jeśli suma wcześniejszych płatności jest wyższa niż ostateczna kwota dotacji, beneficjent będzie zobowiązany do zwrotu kwoty nadpłaconej Agencję poprzez zlecenie windykacji Poręczenie W przypadku, gdy zdolność finansowa wnioskodawcy nie jest zadowalająca, Agencja może wymagać od każdej organizacji, która otrzymała grant w wysokości przekraczającej euro dostarczenia poręczenia w celu ograniczenia ryzyka finansowego związanego z przedpłatami. Celem gwarancji jest, aby bank, instytucja finansowa lub strona trzecia zapewniła nieodwołalne zabezpieczenie lub pełniła funkcję poręczyciela na pierwsze wezwanie względem zobowiązań beneficjenta grantu. Gwarancja finansowa, wyrażona w euro, powinna pochodzić od uznanej organizacji finansowej lub banku mającego swoją siedzibę w jednym państw członkowskich Unii Europejskiej. W przypadku beneficjentów mających siedzibę poza terytorium państw członkowskich UE, Agencja może zgodzić się, aby gwarancja dostarczona była przez bank lub instytucję finansową działającą w tym państwie trzecim, jeżeli uzna ona, że ów bank lub instytucja finansowa prezentuje podobne cechy i poziom bezpieczeństwa, jak banki lub instytucje finansowe działające w państwach członkowskich. Kwoty zablokowane na rachunkach bankowych nie mogą być przyjęte jako gwarancje finansowe. Gwarancja może zostać zastąpiona gwarancją solidarną strony trzeciej lub wspólną gwarancją beneficjentów będących stronami tej samej umowy o grant. Gwarancja będzie zwracana w miarę stopniowego rozliczania przedpłat względem płatności okresowych lub płatności sald beneficjenta, zgodnie z warunkami ustanowionymi w umowie o grant. Wymóg ten nie ma zastosowania do: - instytucji publicznych i organizacji międzynarodowych na mocy prawa publicznego, ustanowionych przez międzynarodowe umowy rządowe, - wyspecjalizowanych agencji utworzonych przez takie organizacje, - Międzynarodowego Komitetu Czerwonego Krzyża (MKCK), Międzynarodowej Federacji Stowarzyszeń Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca. 18

19 10.3 Zasada zakazu podwójnego finansowania Każde działanie może otrzymać z budżetu UE tylko jedno dofinansowanie w ramach tego samego wniosku. W tym celu wnioskodawcy muszą podać w swoim wniosku o dotację szczegółowe informacje dotyczące innych wniosków o granty, które przekazali Unii w odniesieniu do tego samego projektu lub części tego samego projektu, tego samego roku budżetowego, podając w odniesieniu do każdej dotacji linię budżetową, program Unii i kwotę. Jeśli zostanie stwierdzone, że proponowany projekt na dowolnym etapie procesu przed podpisaniem umowy o grant przez Agencję otrzyma finansowanie części jego proponowanych działań w ramach innych programów unijnych, wówczas Agencja zażąda wprowadzenia modyfikacji w zakresie działań, których sprawa dotyczy, nawet poprzez ponowne otwarcie zamkniętej już fazy dostosowawczej lub może odmówić przyznania grantu zwłaszcza, jeśli zmiany niezbędne do wprowadzenia w celu uniknięcia podwójnego finansowania wiązałyby się z niesprawiedliwym traktowaniem względem innych aplikantów, których wnioski nie otrzymały dofinansowania Metoda finansowania Dofinansowanie w formie kwoty zryczałtowanej Nie dotyczy Finansowanie na podstawie budżetu System finansowania to grant oparty na budżecie (koszty kwalifikowane). Dotacje finansowane przez zwrot kosztów kwalifikowanych, w połączeniu z ryczałtem obejmującym koszty ogólne, są obliczane na podstawie szczegółowego budżetu wstępnego, wskazującego wyraźnie koszty, które kwalifikują się do finansowania ze środków UE. Postanowienia ogólne Finansowanie budżetu obliczane jest na podstawie szczegółowych budżetów szacunkowych. Budżet załączony do wniosku musi być kompletny i zbilansowany tzn. całkowita kwota kosztów szacunkowych musi być równa całkowitej kwocie przychodów, w tym wnioskowane dofinansowanie od Agencji. Budżet musi wyraźnie wskazywać koszty, które kwalifikują się do finansowania ze środków UE. Kwota dofinansowania ze środków UE nie może przekroczyć 60% wszystkich kosztów kwalifikowanych dla projektów współpracy na mniejszą skalę. Kwota dofinansowania ze środków UE nie może przekroczyć 50% wszystkich kosztów kwalifikowanych dla projektów współpracy na większą skalę. Budżet należy przygotować w euro. Wnioskodawcy spoza strefy euro muszą do przeliczeń używać kursów walutowych opublikowanych w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu publikacji wezwania do składania wniosków na stronie internetowej Agencji. Część całkowitych szacunkowych kosztów kwalifikowanych musi być pokryta z innych źródeł niż grant ze środków UE. Wnioskodawca musi wskazać źródła i kwoty wszelkich innych funduszy uzyskanych lub wnioskowanych w tym samym roku budżetowym na realizację działań związanych z projektem. Przyznana kwota nie może przekroczyć kwoty wnioskowanej. 19

20 Osiągnięcie przez beneficjenta zysku nie może być celem, ani też skutkiem otrzymania grantu ze środków UE. Zysk rozumiany jest jako nadwyżka wpływów nad kosztami kwalifikowanymi poniesionymi przez beneficjenta. W przypadku wygenerowania zysku Agencja jest uprawniona do odzyskania części zysku odpowiadającej wysokości dofinansowania UE kosztów kwalifikowanych rzeczywiście poniesionych przez beneficjenta. Przepis ten nie ma zastosowania do grantu niższego lub równego euro. Koszty kwalifikowane Koszty kwalifikowane to koszty, które odpowiadają działaniom kwalifikowanym zgodnie z definicją zawartą w punkcie 6.5 niniejszego przewodnika. Za koszty kwalifikowane uznane są koszty rzeczywiście poniesione przez beneficjenta, które spełniają następujące kryteria: - są poniesione w trakcie czasu trwania działań opisanych w umowie o grant, z wyjątkiem kosztów związanych z ostatecznymi sprawozdaniami; - są wskazane w szacunkowym ogólnym budżecie projektu; - są poniesione w związku z działaniem, które stanowi przedmiot grantu i są niezbędne do jego realizacji; - możliwa jest ich identyfikacja i weryfikacja, w szczególności są one ujmowane w rejestrach księgowych beneficjenta i ustalane zgodnie z mającymi zastosowanie standardami rachunkowości państwa, w którym beneficjent ma siedzibę, oraz zgodnie z jego zwykłą praktyką ewidencji kosztów; - spełniają wymogi mającego zastosowanie prawodawstwa podatkowego i socjalnego; - są racjonalne, uzasadnione i zgodne z wymogami należytego zarządzania finansami, zwłaszcza pod względem oszczędności i efektywności. Wewnętrzne procedury rachunkowe oraz kontrolne beneficjentów muszą pozwalać na bezpośrednie uzgodnienie i rozliczenie kosztów oraz przychodów zadeklarowanych dla projektu wraz z odpowiadającą im ewidencją i dokumentami księgowymi. Kwalifikowane koszty bezpośrednie Za kwalifikowane koszty bezpośrednie uważa się te koszty, które zgodnie z warunkami kwalifikowalności określonymi powyżej są możliwe do zidentyfikowania jako koszty bezpośrednio związane z realizacją działań i w związku z tym mogą być bezpośrednio względem nich zaksięgowane. W szczególności za kwalifikowane uznaje się poniższe kategorie kosztów bezpośrednich pod warunkiem, że spełniają one kryterium określone w poprzednim ustępie: - koszty personelu przydzielonego do projektu, obejmujące rzeczywiste wynagrodzenia plus składki na ubezpieczenie społeczne i inne koszty ustawowe wchodzące w skład wynagrodzenia, pod warunkiem, że koszty te nie wykraczają poza standardową politykę wynagrodzeń lidera projektu lub w stosownych przypadkach jego partnerów. Nota bene: kosztami personelu muszą być rzeczywiste koszty poniesione przez beneficjentów. Koszty personelu innych organizacji są kwalifikowane tylko wtedy, gdy są one wypłacane bezpośrednio lub zwracane przez beneficjentów. Koszty personelu muszą być zgodne z działaniami i muszą być proporcjonalne do budżetu. Odpowiednie koszty wynagrodzeń personelu administracji krajowych są kwalifikowane w takim stopniu, w jakim mają one związek z kosztami działań, jakich odnośne władze publiczne nie wykonywałyby, gdyby dany projekt nie był realizowany; - koszty podróży i związane z tym koszty utrzymania pod warunkiem, że koszty te są zgodne z przyjętymi praktykami beneficjentów i nie przekraczają skali zatwierdzanej corocznie przez Komisję; - koszty amortyzacji sprzętu (nowego lub używanego) pod warunkiem, że są one umarzane zgodnie z przepisami podatkowymi i księgowymi mającymi zastosowanie do beneficjentów i ogólnie przyjętymi dla przedmiotów tego samego rodzaju. Tylko ta część amortyzacji 20