Pabianice, r. Zapytanie ofertowe

Transkrypt

1 Pabianice, r. Zapytanie ofertowe dotyczące usługi w zakresie zakwaterowania i wyżywienia w ramach 10 dniowego wyjazdu na terenie woj. łódzkiego dla 120 osób uczestników i kadry projektu: RODZINA, ACH RODZINA - pabianicki program usług wspierających współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego (Oś IX: Włączenie społeczne, Działanie: IX.2 Usługi na rzecz osób zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym, Podziałanie: IX.2.1. Usługi społeczne i zdrowotne) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata I. Nazwa i adres Zamawiającego Miasto Pabianice / Miejskie Centrum Pomocy Społecznej w Pabianicach siedziba MCPS: ul. Gdańska 7, Pabianice reprezentowanym przez Teresę Bożenę Bednarską Dyrektora MCPS zwanym dalej ZLECENIODAWCĄ będącym organizatorem wyjazdu. II. Tryb udzielenia zamówienia Zasada konkurencyjności zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata III. Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie usługi w zakresie zakwaterowania i wyżywienia (od obiadu w pierwszym dniu do obiadu w ostatnim dniu z zapewnieniem prowiantu na podróż powrotną) w ramach 10 dniowego wyjazdu na terenie woj. łódzkiego dla 120 osób uczestników i kadry projektu: RODZINA, ACH RODZINA - pabianicki program usług wspierających współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego (Oś IX: Włączenie społeczne, Działanie: IX.2 Usługi na rzecz osób zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym, Podziałanie: IX.2.1. Usługi społeczne i zdrowotne) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata Rodzaj zamówienia (kod CPV): usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

2 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz rodzaj i zakres czynności do wykonania: a) Liczba uczestników wyjazdu 120 osób (108 członków rodzin objętych projektem + 12 osób kadry). b) Pobyt 10 dni - 9 dób hotelowych (od obiadu pierwszego dnia do obiadu dnia dziesiątego). Wyjazd powinien odbyć się w dniach od r. do r. Termin preferowany do realizacji wyjazdu od r. do r. c) Miejsce zakwaterowania, w którym będzie realizowana przedmiotowa usługa musi znajdować się na terenie województwa łódzkiego. Ponadto miejsce zakwaterowania, z uwagi na możliwość prowadzenia zajęć na świeżym powietrzu, musi znajdować się w miejscu atrakcyjnym turystycznie (np. las, bliskość jeziora max. do 500 metrów od hotelu/ośrodka). d) Zamawiający wymaga, by Wykonawca zapewnił minimum 4 pokoje dostępne dla potrzeb osób niepełnosprawnych. e) Pokoje dla uczestników pobytu 10-dniowego: - kadra - 6 pokoi dwuosobowych z łazienką (WC, umywalka, prysznic), - osoby niepełnosprawne z opiekunami 4 pokoje dostosowane dla potrzeb os. niepełnosprawnych, bez barier architektonicznych z przystosowanymi toaletami. - pozostali uczestnicy projektu (108 os. z wyłączeniem os. niepełnosprawnych z opiekunami wskazanych wyżej) w pokojach 2-5 osobowych z łazienką (WC, umywalka, prysznic). Dokładny rozkład pokoi przedstawi Zleceniodawca po zakończonej rekrutacji, nie później niż 2 tyg. przed wyjazdem. f) Sale szkoleniowe: - 2 sale szkoleniowe do prowadzenia zajęć teoretycznych dla min. 30 osób. g) Wyżywienie: - 3 posiłki dziennie: śniadanie, ciepły obiad dwudaniowy z dodatkowym podwieczorkiem, kolacja szczegółowy opis w punkcie IV. - catering podczas szkoleń (napoje: kawa, herbata, woda i soki, a także słodkie przekąski, ewentualnie owoce). - zapewnienie prowiantu na podróż powrotną Wykonawca ma obowiązek uwzględnić w przygotowanym wyżywieniu zgłoszone przez Zamawiającego minimum 2 tygodnie przed rozpoczęciem pobytu uczestników ewentualne uwarunkowania dotyczące diety uczestników (dieta specjalistyczna, np.: wegetariańska, wegańska, bezglutenowa).

3 IV. Szczegółowe wymagania związane z wyżywieniem. Forma posiłków w ciągu pełnego dnia pobytu: a) śniadanie w formie szwedzkiego stołu - pieczywo różnorodne, danie na ciepło: jajecznica lub kiełbaski na gorąco, wędliny, ser żółty, dżem, mleko, płatki śniadaniowe, przetwory jogurtowe, świeże warzywa: pomidor, ogórek zielony, napoje: kawa, herbata, dodatki: cytryna, mleko, masło, margaryna; b) obiad - zupa, danie główne (mięsne z dodatkiem ziemniaków lub ryżu i zestawu surówek), napoje: kompot lub soki owocowe (0,33l/os.); c) deser owoc (jabłko, banan, brzoskwinia) lub słodki wafel, jogurt; d) kolacja w formie szwedzkiego stołu minimum jedno ciepłe danie np. bigos, zapiekanka, spaghetti oraz różnorodne pieczywo, wędliny, ser, świeże warzywa: pomidor, ogórek zielony, napoje: kawa, herbata, dodatki: cytryna, mleko, masło, margaryna; e) suchy prowiant na drogę i jednodniową wycieczkę: napój (sok owocowy 100% i woda mineralna 0,33 l/os), dwie bułki z wędliną i serem żółtym, świeży owoc (jabłko lub banan), drożdżówka. V. Szczegółowe wymagania pobytowe Wykonawca zapewni zakwaterowanie grupy w miejscowości wypoczynkowej woj. łódzkiego. Budynek musi spełniać następujące min. wymagania: - obiekt czysty, wyposażony w sprawne urządzenia sanitarne i techniczne; - stołówka oraz 2 sale szkoleniowe na min. 30 osób do zajęć grupowych do stałej dyspozycji i ewentualnie sala do gier, zabaw i dyskotek - świetlica mieszcząca na terenie ośrodka. Ponadto Wykonawca zapewni określony poniżej standard pobytu: - pokoje 2-5 osobowe, z łazienkami. Wyposażenie łazienki: wanna z baterią i natryskiem lub kabina natryskowa, umywalka, wc, lustro, gniazdko elektryczne, pojemnik na śmieci, brak ograniczeń w korzystaniu z ciepłej wody. Minimalne wyposażenie pokoi: łóżko/łóżka niepiętrowe (w ilości odpowiadającej nazwie pokoju), pościel, nocny stolik lub półka przy każdym miejscu do spania, telewizor, szafa lub zabudowana wnęka garderobiana, stół/biurko, krzesło, wieszak, oświetlenie, czajnik bezprzewodowy oraz kawa, herbata i cukier (na 30 porcji). Sprzątanie łazienek i pokoi co dwa dni. VI. Termin wykonania przedmiotu zamówienia Dowolność ustalenia 10-dniowego wyjazdu w terminie od r r. (preferowany termin r r. dodatkowe kryteria punktowe).

4 VII. Opis sposobu przygotowania oferty Wykonawca złoży ofertę cenową w formie pisemnej na formularzu stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego. 1. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. W celu wykazania spełnienia warunków objętych niniejszym zapytaniem ofertowym, każdy z Wykonawców zobowiązany jest przedłożyć ofertę przygotowaną na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do przedmiotowego zapytania ofertowego zawierającą Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz Oświadczenie wykonawcy o braku powiązań z Zamawiającym; Nie jest dopuszczalne składanie ofert częściowych, wariantowych i uzupełniających. 2. Oferent przedstawia cenę pobytu jednej osoby w ramach całego 10 dniowego pobytu (noclegi i wyżywienie). Zamawiający zastrzega sobie zmianę liczby uczestników wyjazdu w granicach do 10 %. 3. Oferta powinna zawierać cenę w PLN wraz z podatkiem VAT oraz obejmować inne podatki oraz daniny publiczne. 4. Cena ofertowa uwzględnia wszystkie zobowiązania, musi być podana w PLN cyfrowo i słownie. 5. Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia. 6. Cena może być tylko jedna. VIII. Miejsce oraz termin składania ofert: Oferty należy przesłać pocztą elektroniczną na adres: remikol@op.pl lub osobiście w sekretariacie Miejskiego Centrum Pomocy Społecznej w Pabianicach ul. Gdańska 7 do r. do godziny IX. Kryterium wyboru oferty A. Cena brutto 50 % Oferta z najniższą ceną otrzymuje 50 pkt. Punkty dla pozostałych ofert będą obliczone wg wzoru: Lp = ( Cn / Cb) x 50 pkt., gdzie: Lp - liczba punktów wyliczona dla danej oferty, Cn najniższa cena brutto wśród złożonych ofert, Cb - cena brutto badanej oferty.

5 Cena oferty powinna być podana w PLN cyfrowo i słownie. Cenę należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. B. Preferowany termin 30% Zamawiający przyzna Wykonawcy 30 punktów za realizację usługi w preferowanym terminie od r. do r. C. Zapewnienie dodatkowych atrakcji dla uczestników 20% Zamawiający przyzna dodatkowe punkty dla Wykonawców, którzy podczas pobytu rodzin zorganizują dodatkowe atrakcje dla uczestników (grill, ognisko, występy artystyczne itp.). Zamawiający przyzna maksymalnie 20 punktów - po 5 pkt za każde zaplanowane wydarzenie w sytuacji zorganizowania maksymalnie czterech dodatkowych atrakcji/wydarzeń. Łączna ilość punktów uzyskanych przez ofertę Wykonawcy stanowić będzie sumę punktów przyznanych w kryterium cena oraz w pozostałych wskazanych kryteriach. X. Informacja na temat zakresu wykluczenia z możliwości realizacji zamówienia 1. Z możliwości realizacji zamówienia wyłączone są podmioty, które powiązane są z zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: a) Uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) Posiadanie udziałów lub co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony w wytycznych programowych; c) Pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) Pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 2. Zamawiający wykluczy z udziału w postępowaniu Wykonawców, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu poprzez nie złożenie dokumentów potwierdzających ich spełnienie, lub z dokumentów przedłożonych wynika fakt istnienia podstaw do wykluczenia z postępowania.

6 XI. Opis warunków udziału w postępowaniu O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące wymogi: a) Posiadają uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień Zamawiający nie wyznacza szczegółowego wykazania i udokumentowania spełnienia niniejszego warunku przez Wykonawcę. b) Dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia Zamawiający nie wyznacza szczegółowego wykazania i udokumentowania spełnienia niniejszego warunku przez Wykonawcę. c) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia Zamawiający nie wyznacza szczegółowego wykazania i udokumentowania spełnienia niniejszego warunku przez Wykonawcę. d) Nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. XII. Termin związania ofertą: 14 dni. XIII. Informacje o odrzuceniu ofert: Zamawiający odrzuci oferty Wykonawców, które są niezgodne z wymaganiami Zamawiającego określonymi w przesłanym zapytaniu ofertowym. XIV. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty: 1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie wszystkie osoby, które złożyły oferty w ustalonym terminie. Przedmiotowa umowa podpisana zostanie z Wykonawcą, którego oferta uznana zostanie przez Zamawiającego za najkorzystniejszą, w obowiązującym w niniejszym postępowaniu kryterium. Ponadto Zamawiający opublikuje zawiadomienie o wyborze oferty najkorzystniejszej w takiej samej formie jak ogłoszenie niniejszego zapytania ofertowego. 2. W sytuacji kiedy Wykonawca, którego ofertę uznano za najkorzystniejszą uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający ma prawo podpisać umowę z Wykonawcą, którego oferta jest najkorzystniejsza z pozostałych, poddanych ocenie ofert.

7 XV. Zamawiający ma prawo do unieważnienia postępowania w szczególności, jeżeli wystąpią następujące okoliczności: 1. Wszystkie oferty, które wpłynęły w danym postępowaniu były wadliwe i nie można usunąć ich wad. 2. W toku postępowania ujawniono niemożliwą do usunięcia wadę postępowania uniemożliwiającą zawarcie zgodnej z Projektem umowy. 3. Wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie przedmiotu zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć. 4. Cena najkorzystniejszej oferty, lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający przeznaczył na sfinansowanie zamówienia (w sytuacji kiedy Zamawiający nie jest w stanie zwiększyć kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia). XVI. Pozostałe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia i umowy. 1. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości przez Zamawiającego o tych okolicznościach. 2. Podana przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym wielkość przedmiotu zamówienia (np. liczba uczestników objętych usługą) ma charakter szacunkowy, wskazany w celu sporządzenia przez Wykonawcę oferty. Zamawiający ze swojej strony przy opisywaniu przedmiotu zamówienia dochował należytej staranności, jednakże wskazany powyżej element opisu jest niezależny od Zamawiającego, działającego w ramach projektu i na rzecz beneficjenta projektu. 3. Tym samym Zamawiający wyraźnie zastrzega, iż wielkość przedmiotu zamówienia może ulec zmianie (zmniejszeniu do 10%) z przyczyn od niego niezależnych, a wynikających z rzeczywistych potrzeb beneficjenta projektu. W związku z powyższym Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie wyłącznie w wysokości wynikającej z rzeczywistej liczby uczestników, którzy skorzystali z usług Wykonawcy. 4. W sytuacji wystąpienia zmiany parametru wskazanego przez Zamawiającego, a mającego wpływ na wartość oferty, przed podpisaniem umowy znajdzie on swe odzwierciedlenie w stosownych zapisach przedłożonej do podpisu Wykonawcy umowy.

8 XVII. Informacje dodatkowe. Informacji dotyczących zamówienia udziela Mirosław Kołodziejczyk, bądź telefonicznie od poniedziałku do piątku w godzinach pod numerem tel. lub bezpośrednio w siedzibie MCPS Pabianice. Wybór wykonawcy usługi nastąpi do dnia r. Zawarcie umowy nastąpi do dnia r., chyba że z istotnych powodów zawarcie umowy nie będzie możliwe w tym terminie, wtedy umowa zostanie zawarta niezwłocznie po ustaniu przeszkód w zawarciu umowy. Wykonawca, który złożył ofertę ma prawo żądać udostępnienia mu protokołu postępowania. Załączniki: 1. Załącznik nr 1 Formularz ofertowy. 2. Załącznik nr 2 Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. 3. Załącznik nr 3 Oświadczenie wykonawcy o braku powiązań z Zamawiającym.